KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI (ERP) SİSTEMLERİNİN MALİYETLERE VE İŞLETME PERFORMANSINA ETKİLERİ 1 Y.Doç.Dr. Volkan DEMİR Arş.Gör. Oğuzhan BAHADIR ÖZET İşletmelerde entegre edilmiş kurumsal kaynak planlaması (ERP-Enterprise Resource Planning Systems) sistemleri kullanımı giderek yaygınlaşmaktadır. Yazılım sistemleri kullanımında ERP sistemlerinin öneminin artmasının en büyük nedeni, ERP nin işletme faaliyetlerinin etkinliğini artıracağına inanılmasıdır. Genellikle işletmeler ERP sistemlerinin, vekalet maliyetlerini, bilgi maliyetlerini ve dış iletişim (işlem) maliyetlerini azaltarak performanslarını iyileştirmesini beklemektedir. Ancak bu iyileşmenin sağlanması işletmelerin ERP sistemlerinden sağladıkları finansal kazanımları rekabet ortamında düşük fiyatlarla tüketicilere yansıtabilmeleri ve işletmelerin yeni sistemlere uyum sağlayabilmesi gibi şartlara bağlıdır. Anahtar Kelimeler: ERP sistemleri, vekalet maliyetleri, bilgi maliyetleri, dış iletişim maliyetleri, işletme performansı ABSTRACT In companies, usage of integrated ERP systems becomes widespread. The biggest reason of the augmentation of the importance of ERP systems in software systems is the belief that ERP will increase efficiency of operations. In general, companies expect that ERP systems should improve their performance by decreasing agency costs, information costs and external communication costs (transaction costs). However, existence of this improvement depends on conditions such as the ability of reflecting financial benefits of ERP systems to costumers by lower prices and the adaptation of companies to new systems. Keywords: ERP systems, agency costs, information costs, external communication costs, company performance 1 Bu makale, Muhasebe-Bilim Dünyası Dergisi, (ISSN:1302-258X) Muhasebe Öğretim Üyeleri Bilim ve Dayanışma Vakfı (MÖDAV), Cilt:8, Sayı:3, Eylül 2006, s.57-70 de yayınlanmıştır. T.C. Galatasaray Üniversitesi, Meslek Yüksek Okulu, Muhasebe Bölümü T.C. Galatasaray Üniversitesi, Meslek Yüksek Okulu, Muhasebe Bölümü 1
1. GİRİŞ Günümüz işletmelerinde bilgi teknolojilerine aktarılan kaynakların işletmeye değer yaratıp yaratmadığı tartışılabilmektedir. Kurumsallaşmış işletmeler bilgi teknolojilerine aktardıkları kaynakları, öngörülen bir zaman periyodunda işletmeye değer yaratır duruma getirirken; henüz kurumsallaşmayı başaramamış işletmelerde bilgi teknolojilerine aktarılan kaynaklar israf niteliği taşımakta ve işletmelere daha fazla sorun olarak geri dönmektedir. İşletmelerin bilgi teknolojileri kurarken başarılı bir muhasebe bilgi sistemini amaç edinmeleri, kullanılan bilgi teknolojilerinden en fazla faydayı elde etmelerini sağlamaktadır. Şekil 1.1 başarılı bir bilgi sisteminin kuruluş aşamalarını göstermektedir. Bunun tam tersi olarak, sadece üretim, sadece dağıtım ya da bu departmanlar gibi organizasyonun tümünün değil de belirli bir kısmının başarısının artırılması amacıyla kurulan bilgi teknolojileri işletmeler için fayda sağlamamaktadır. Bu durum uygulamada yanlış kurulum, hatalı uygulama gibi kavramlarla ifade edilmektedir. İşletmelerde muhasebe bilgi sisteminin değer yaratabilmesi için bilgi teknolojilerinden faydalanması gerekmektedir. Bilgi teknolojileri ise yazılım ve donanım olmak üzere iki aşamada incelenebilir. Kurumsal kaynak planlaması (ERP-Enterprise Resource Planning Systems) sistemleri; bilgi teknolojilerinin yazılım (güçlü donanımlara sahip) kısmını oluşturmaktadır. 2
B İ LGİ İ HTİ Y A Ç L A R IN IN TANIMLANMASI VE S İ STEM AM AÇLARININ BELİ RLENM ESİ VERİ TABANI GELİŞT İ RME DONANIM İ HTİ YAÇLARINI TANIMLAM A VE EKİ PM AN ELDE ETM E Y A ZILIM İ HTİ YAÇLARININ TANIMLANMASI KONTROL MEKANİ ZM ASININ, İŞLETİ M S İ STEM İ N İ N VE DONANIMIN VERİ TABANI İ LE BÜTÜNLEŞ M E S İ K U LL A N IC IL A R IN E ĞİT İ M İ UYGULAM A DEĞİŞİKLİ KLERİ N İ N YAPILM ASI VE S İ ST EM İ N TEST EDİ LM ESİ YAPILAN DEĞİŞİKLİ KLERİ N VE VERİ M L İ L İĞ İN GÖZLEM LENM ESİ Şekil 1.1: Başarılı Bilgi Sistemi Kurulma Aşamaları Bilgi teknolojilerine dayalı Muhasebe Bilgi Sistemi kurulumunun başarılı bir şekilde gerçekleşebilmesi için işletmelerin ERP sistemlerine olan ihtiyacının tüm organizasyon birimleri bazında iyi tespit edilmesi gerekmektedir. Aksi halde işletmelerin ihtiyaçlarından fazla teknolojik yapıya sahip, etkin olmayan kaynak kullanımı söz konusu olabilir ya da kullanılacak ERP sistemi işletmelerin ihtiyaçlarına cevap vermeyebilir. Çalışmamızın amacı; Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) sistemlerinin, muhasebe bilgi sistemlerinin önemli bir çıktısını oluşturan maliyetlere ve işletme performanslarına yaptıkları etkileri incelemektir. 3
2. ERP NİN TANIMI ve KAPSAMI Kurumsal kaynak planlama sistemleri (Enterprise Resource Planning Systems-ERP), işletme faaliyetlerini ve karar alma süreçlerini desteklemek amacıyla kurulan; bünyesinde çeşitli yazılım ürünlerini barındıran sistemlerdir. Çalışmamızda Kurumsal Kaynak Planlaması kavramı, bu kavramın ingilizce isminin kısaltması olan ERP ile ifade edilmektedir. ERP sistemleri tedarik zinciri yönetimi, stok yönetimi, üretim yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi, finansal muhasebe, maliyet ve yönetim muhasebesi, insan kaynakları yönetimi ve bunlar gibi diğer veri tabanlı yönetim faaliyetlerini birbirlerine entegre etmekte ve bu faaliyetleri otomatikleştirmektedir (Hitt, Wu ve Zhou, 2002; 72). Diğer bir deyişle, ERP işletme içi entegrasyonu sağlayarak iş süreçlerini iyileştirmekte ve böylece de yenilikçi bir iş stratejisi olarak ortaya çıkmaktadır (Hunton, Lippincott ve Reck, 2003; 146). ERP sistemleri örgüt bünyesindeki faaliyetlerin yürütülmesini destekleyen standart uygulama programları sunmaktadır. Teorik olarak, işletmenin değişik fonksiyonları ortak veri işleme ve iletişim tabanıyla entegre edilmektedir (Kennerley, Neely, 2001; 104). Ayrıca, değişik alt departmanlardan gelen bilgiler birleştirilmekte, depolanmakta ve sınıflandırılarak yöneticilerin kullanımına sunulmaktadır. Şekil 2.1 ERP sistemlerinin temelini oluşturan ve değişik işletme fonksiyonlarını entegre etmeyi sağlayan ortak veri işleme tabanını göstermektir: 4
Yöneticiler ve Diğer Bilgi Kullanıcıları Satış ve Dağıtım (Lojistik) Uygulamaları Raporlama Uygulamaları Finansal Uygulamalar Ortak Veri Müşteriler Satış gücü Tabanı Üretim (Back-office) Tedarikçiler Uygulamaları Geri Birimlerin Hizmet yöneticileri Uygulamaları Stok ve ve işçiler Satın Alma İnsan Uygulamaları Kaynakları Yönetimi Uygulamaları Çalışanlar Şekil 2.1: ERP Sistemi ve İşletme Fonksiyonları Kaynak: Thomas H. Davenport; Putting the Enterprise into the Enterprise System, Harvard Business Review, July-August 1998, s. 124. Birçok işletmede ERP sistemlerinin işlevlerini yerine getiren yazılım sistemleri bulunmasına karşın, standartlaştırılmış ve entegre edilmiş ERP yazılımları giderek yaygınlaşmaktadır. Yazılım sistemleri kullanımında ERP lehine yaşanan bu değişimin en büyük nedeni, ERP nin işletme faaliyetlerinin etkinliğini artırdığına inanılmasıdır. Örneğin, ERP sistemi kullanılan bir işletmede, bir satış personeli bölgesindeki siparişi girdiği zaman, sipariş işlemi eş zamanlı olarak işletme içi ve işletme dışı diğer fonksiyonel alanlarda da görülmektedir. Sipariş, üretim birimlerinde ve stok seviyelerinde anlık değişim yaratmakta ya da satış faturasının hazırlanması, müşterilerin kredi değerlendirmesinin yapılması ve tedarikçilere yeni siparişler geçilmesi gibi işlemleri tetiklemektedir. Otomatikleştirmeyi sağlamasının yanında, ERP 5
sistemlerinin doğru ve zamanında bilgi sağlama özelliği yöneticilerin ve çalışanların karar alma süreçlerinin iyileştirilmesine de imkân vermektedir (Hitt, Wu ve Zhou, 2002; 72). Şekil 2.2 muhasebe bilgi sisteminin unsurlarını göstermekte ve ERP nin muhasebe bilgi sisteminin bir parçası olarak karar alma süreçlerine etkisini ortaya koymaktadır. ŞİRKET VE DIŞ VERİ TABANI KARAR DESTEK S İ STEM İ FAALİ YET Bİ LGİ Sİ STEM İ YÖNETİ M Bİ LGİ S İ STEM İ ÜST YÖNETİ M B İ LGİ S İ STEM İ RAPORLAMA Sİ STEM İ GRUP KARARINA ETKİ Sİ STEM İ Şekil 2.2: Muhasebe Bilgi Sisteminin Unsurları ve ERP META (bilgi teknolojileri ve onların mevcut kullanım durumları ile ilgili pazar araştırmaları yayınlayan uluslararası bir şirket) tarafından 1999 yılında yapılan uluslararası bir araştırmaya göre ERP sistemi kurulumunun ortalama maliyeti yıllık 15 milyon dolar ve ortalama kurulum süresi 23 ay olarak tespit edilmiştir. Benzer araştırmalar, 1998 yılı itibariyle Fortune 1000 şirketlerinin %70 inin ERP sistemlerini kurduklarını ya da kurmakta olduklarını ve ERP pazarının yıllık ortalama %35 büyüdüğünü ortaya koymuştur (Poston ve Grabski, 2001; 272). ERP sistemlerinin kurulumları, yüksek para ve yüksek iç kaynak yatırımı gerektirmekte ve bu anlamda büyük bir risk oluşturmaktadır. Diğer geliştirme projeleriyle kıyaslandığında, ERP sistemlerinin kurulumlarının gerçekleştirilmesi ve tamamlanması daha zor projeler olarak kabul edilmektedir. Bu zorluğun bir bölümü işletme fonksiyonlarının yeniden tasarlanması ve 6
ERP yazılımına uyumlaştırılması gibi sistemin kendisinin gerektirdiği değişimlerden; bir bölümü ise bu projelerin yönetimsel karmaşıklığından kaynaklanmaktadır. ERP sistemleri paket yazılım programları olmasına karşın, proje maliyetinin büyük bir bölümü (yaklaşık %60 ı) yazılımın kurulması ve firmaya uyumunun sağlanması gibi konularda dışardan alınan danışmanlık hizmetlerinin maliyetinden oluşmaktadır. Dolayısıyla, kurulum başarısı işletme içindeki uzmanlarla danışmanlık hizmeti sunan uzmanların becerisine bağlı kalmaktadır. (Hitt, Wu ve Zhou, 2002; 73). ERP kurulum projeleri yüksek maliyet ve yüksek başarısızlık riski içerseler de, genellikle bu projelerin işletme performansını olumlu etkileyeceğine inanılmaktadır. Kurulum zor ve belirsiz bir süreç olduğu için, kurulumda başarılı olan işletmelerin ERP konusunda isteksiz olan ya da benzer değişimleri yapmakta zorlanan işletmelere göre bir rekabet avantajı kazanmaları ve piyasa değerlerini artırmaları beklenmektedir. 3. ERP DEN BEKLENEN FAYDALAR ERP sistemlerini kuran birçok işletme (ortak veri tabanı sayesinde) kurumsal bilgi bankası yaratarak fonksiyonlar arası bilgi tutarsızlığını azaltmayı amaçlamaktadır. ERP sistemleri sayesinde, veri kaydetme ve veri işleme sürecindeki hatalar azalmakta; çalışanlar karar alma süreçlerinde kullanacakları bilgilere anında ulaşabilmektedirler. ERP sistemleri, aynı zamanda işletme içindeki bilginin paylaşılmasına imkân vererek fonksiyonlar arası entegrasyonu kolaylaştırmakta ve güncellemeleri otomatik olarak gerçekleştirmektedir. Bu özellikleriyle ERP, maliyetlerde azalışı sağlamakta ve karar alma faaliyetlerini iyileştirmektedir (Poston ve Grabski, 2001; 272). 7
Yapılan araştırmalar, ERP sistemlerinin işletme performansını artıracağına inanıldığını ortaya koymuştur. Özellikle işletmeler ERP sistemlerinin; Maliyetleri azaltmasını; Karar alma sürecine destek olmasını; Daha güvenilir ve hızlı bilgi akışı sağlamasını; İşletme fonksiyonları arasında entegrasyonu sağlayarak müşteri tatminini artırmasını; İşletme içinde ve tedarik zinciri boyunca bilgilere kolayca ulaşmayı sağlamasını ve E-ticareti mümkün kılmasını beklemektedirler (Poston ve Grabski, 2001; 273). Diğer taraftan, Fortune 500 firmaları üzerine yapılan bir araştırmada, ERP sistemi kuran işletmelerin stok maliyetlerinin ve personel maliyetlerinin azalmasını; üretim ve sipariş yönetimlerinin etkinlik kazanmasını; bilgi akış süreçlerinin ve iş süreçlerinin iyileşmesini bekledikleri sonucu ortaya çıkmıştır (Poston ve Grabski, 2001; 273). Gattiker ve Goodhue ise ERP sistemleri kurulumundan beklenen faydaları dört ana grupta incelemektedir. Gattiker ve Goodhue ya göre ERP; İşletme faaliyetlerini standartlaştırarak ve entegre ederek alt birimler arasındaki bilgi akışını iyileştirmekte, Yönetim faaliyetlerini merkezileştirmekte, Bilgi sistemlerinin maliyetini azaltmakta ve Etkin olmayan süreçlerden etkin süreçlere geçişi sağlamaktadır (Gattiker ve Goodhue, 2000; 105). 8
4. ERP SİSTEMLERİNİN MALİYETLERE ETKİSİ ERP sistemlerinin genellikle iç koordinasyon maliyetleri ve dış iletişim maliyetlerini azaltarak işletme performansına olumlu katkı sağlayacağına inanılmaktadır. 4.1. İç Koordinasyon Maliyetleri İç koordinasyon maliyetleri yöneticilerin kendi kişisel çıkarları doğrultusunda hareket etmelerini engellemek için alınan önlemlerin maliyetlerini (vekalet maliyetleri-agency costs) ve bilginin örgütsel hiyerarşinin alt kademesinden üst kademesine ulaştırılması için katlanılan maliyetleri kapsamaktadır. Tablo 4.1 vekalet maliyetleri ve bilgi maliyetlerinin türlerini göstermektedir. Tablo 4.1: Vekalet Maliyetleri ve Bilgi Maliyetleri Vekalet İç Koordinasyon Maliyetleri Maliyetleri Bilgi Maliyetleri İzleme Maliyetleri Bağlanma Maliyetleri Bilgi İşleme Maliyetleri Bilgi Eksikliği Maliyeti 4.1.1. Vekalet Maliyetleri İşletme sahiplerinin işletmedeki çıkarlarını korumakla görevlendirilen profesyoneller, genellikle kendi çıkarlarını en üst noktaya çıkarma hedefine yönelmektedirler. İşletme sahipleri ise profesyonellerin bu davranışlarını engellemek için motivasyon sözleşmeleri hazırlamaktadırlar. Motivasyon sözleşmeleri, profesyonellerin işletme performansı doğrultusunda ödüllendirilmelerini sağlayarak profesyonellerin kendi çıkarlarına göre hareket etmelerini engellemeyi amaçlamaktadır. 9
Vekalet maliyetleri, motivasyon sözleşmelerinin maliyetlerini (profesyonellere verilen ödülleri) ve profesyonellerin çalışma çabalarının ve katma değer yaratmayan faaliyetlerinin izlenmesi için gerçekleştirilen faaliyetlerin maliyetlerini kapsamaktadır. (Poston ve Grabski, 2001; 275-276). Bilgi sistemleri, profesyonellerin faaliyetlerinin izlenmesini kolaylaştırarak profesyonellerin davranışları hakkında bilgi edinme maliyetini azaltmaktadır. ERP sistemlerinin kurulması süreçlerin otomatikleştirilmesini ve çalışan sorumluluklarının elektronik ortama taşınmasını sağlayarak profesyonelleri izleme maliyetlerinin azalmasına neden olacaktır. ERP sistemlerinin tek bir veri tabanına ulaşımı kolaylaştırmasıyla, yöneticiler çalışanların hareketlerini etkin biçimde eş zamanlı olarak izleme imkanına ulaşacaklardır. Sonuçta bu durum, ek izleme faaliyetlerine olan ihtiyacı ortadan kaldıracak ve çalışanlardan kaynaklanan hataları azaltacaktır (Poston ve Grabski, 2001; 275-276). Genellikle ERP sistemleri izleme faaliyetlerinin verimliliğini artırmakta ve çalışanların hatalarını azaltmaktadır. İşletmenin profesyonel yönetim kadrosunun izlenmesi için katlanılan maliyetlerin azalması ise genel yönetim giderlerinin azalması sonucunu doğuracaktır. Fabrika içinde ise; ERP nin üretim denetçilerine olan ihtiyacı ortadan kaldırarak üretimde çalışanların izlenmesinin maliyetini azaltacağı ve bu şekilde genel üretim giderlerinde ve dolayısıyla stok ve satılan mamul maliyetinde azalışa neden olacağı beklenmektedir (Bknz. Tablo 4.2). Bağlanma maliyetleri (bonding costs); çalışanların yöneticilerine faaliyetlerini raporlarken harcadıkları zamanın ve sarf ettikleri çabanın maliyeti olarak tanımlanmaktadır. (Gurbaxani ve Whang, 1991; 62). Örneğin, bir satış personelinin mağaza müdürüne günlük satış faaliyetlerini raporlamak için harcadığı zaman ve çabanın maliyeti bağlanma maliyeti olarak nitelendirilir. ERP sistemleri raporlama sürecini otomatikleştirmekte; satış personeli ve 10
yönetim kadrosunun raporlama faaliyetlerine ulaşımını kolaylaştırmaktadır (Poston ve Grabski, 2001; 277). Bu şekilde ERP sistemleri pazarlama satış ve dağıtım giderlerini ve genel yönetim giderlerini azaltmaktadır. Fabrikada ise, işçilerin ve çalışanların raporlama faaliyetlerine ulaşımını kolaylaştırarak genel üretim giderlerini ve dolayısıyla stok ve satılan mamul maliyetini azaltmaktadır (Bknz. Tablo 4.2). 4.1.2. Bilgi Maliyetleri Örgütsel hiyerarşinin en alt kademesinde bulunan çalışanlar yerel bilgiye diğerlerine göre daha kolay ulaşabilmektedirler. Eğer tüm kararlar vekâlet maliyetlerini azaltmak için üst düzey yöneticiler tarafından alınırsa, bilgiyi hiyerarşinin üst kademelerine taşımak gerekecek ve bunun da bir maliyeti ortaya çıkacaktır. Örneğin, bilginin iletilmesi için katlanılan iletişim maliyetleri ya da bilginin iletilmesinde ve iletişimde gerçekleşen gecikme ve aksaklıkların maliyetleri bilgi maliyetlerini oluşturmaktadır. Organizasyonda bilginin iletileceği kademe, bilginin sahip olunduğu kademeden uzaklaştıkça bilgi maliyetleri artmaktadır. Bununla birlikte, karar alma sürecini örgütsel hiyerarşinin alt kademelerine bırakmak, ortaklar ve profesyonel yöneticiler arasındaki amaçlar farklı olduğu için sorun olacaktır. ERP teknolojisi karar alma sürecinde gerekli kurum içi bilgileri karar alıcılara zamanında ve doğru bir biçimde sunduğu için, bilgi işleme maliyetleri ve yetersiz iletişimden kaynaklanan fırsat maliyetleri azalacaktır. Maliyet azalışları pazarlama, satış ve dağıtım (lojistik) giderlerinde, genel yönetim giderlerinde ve genel üretim giderlerinde (dolayısıyla stok ve satılan mamul maliyetinde) ortaya çıkacaktır (Bknz Tablo 4.2). 11
4.2. Dış İletişim Maliyetleri-İşlem Maliyetleri İşlem maliyetleri işletmenin kendisiyle iş yapabilecek olanları araştırmak, fiyat ve alışverişin diğer yönleri hakkında anlaşma yapmak ve anlaşmanın yerine getirilme koşullarını sağlamak amacıyla yaptığı harcamalardan oluşur. Aslında, üretimde kullanılacak girdilerin dış kaynaklardan sağlanması; piyasa bilgisine sahip olunması, coğrafi olarak dağınık bulunan satıcılarla iletişimin kurulması, girdilerin taşınması ve stokların elde tutulması gibi lojistik maliyetlerini ortaya çıkarmaktadır. ERP, piyasa bilgisine ulaşmada ve bu bilgiyi işlemede maliyet etkinliği sağlayarak, işletmeler arası bilgi paylaşımı ve karşılıklı izleme imkânı yaratarak piyasa işlem maliyetlerini azaltmaktadır (Poston ve Grabski, 2001; 278). ERP sistemleri güvenilir ve kolayca ulaşılabilir veri tabanı oluşturarak bilgi arama, stok taşıma, stok bulundurma, satıcılarla iletişim maliyetleri gibi maliyetleri azaltmaktadır (Bknz Tablo 4.2). 12
Tablo 4.2: ERP Sistemlerinin Maliyetlere Etkisi Kaynak: Robin Poston; Severin Grabski; Financial Impacts of Enterprise Resource Planning Implementations, International Journal of Accounting Information Systems, 2001, Vol. 2, s. 276. Maliyet Türü ERP Etkisi İlgili Maliyet Kategorisi İç Koordinasyon Maliyetleri Vekâlet Maliyetleri İzleme Maliyetleri Yönetsel izleme maliyetlerini azaltır. Genel Yönetim Giderlerini, Ürün ve bilgi hata maliyetlerini Genel Üretim Giderlerini azaltır. ve dolayısıyla Stok ve Yönetsel raporlama maliyetlerini Satılan Mamul Maliyetini Bağlanma Maliyetleri azaltır. azaltır. Bilgi Maliyetleri Bilgi İşleme Maliyetleri Bilgi Eksikliği Maliyetleri Karar alma sürecinin kalitesini artırır. Satışları artırır ve/veya maliyetleri azaltır. Karar alma sürecinin kalitesini artırır. Yetersiz iletişimden kaynaklanan maliyetlerini azaltır. Pazarlama Satış ve Dağıtım Giderlerini, Genel Yönetim Giderlerini, Genel Üretim Giderlerini ve dolayısıyla Stok ve Satılan Mamul Maliyetini azaltır. Dış İletişim-İşlem Maliyetleri Bilgi arama maliyetlerini azaltır. Stok taşıma maliyetlerini azaltır. Stok bulundurma (elde tutma) maliyetlerini azaltır. Satıcılarla iletişim maliyetlerini azaltır. Genel Yönetim Giderlerini azaltır. 5. ERP SİSTEMLERİNİN İŞLETME PERFORMANSINA ETKİLERİ ERP sistemlerinin, maliyetleri olumlu etkilemesi sonucunda işletmenin performansının iyileşmesi beklenmektedir. Literatürde, ERP kurulumunun işletme performansı üzerine etkisini ölçmeyi amaçlayan birçok çalışma olsa da bu çalışmaların sonuçlarının birbirleriyle tutarlı olduğu söylenememektedir. 13
Genellikle bilgi teknolojilerinin aşağıdaki unsurlar sayesinde firma performansını artıracağı iddia edilmektedir (Poston ve Grabski, 2001; 273): Firma faaliyetlerinin ölçek etkinliklerini artırarak; İşlem maliyetlerini azaltarak; Karar alma sürecinde kullanılabilecek bilgiyi zamanında toplayarak ve işleyerek; Çalışanların performansını etkin biçimde göstererek; İletişim kanallarını düşük maliyetle tutarak. Şekil 5.1 bilgi teknolojisi yatırımlarının işletme performansını nasıl etkilediğini göstermektedir: Satış Artışı Bilgi Teknolojisi Yatırımı Faaliyet Giderlerindeki Azalış Karlılık Artışı Üretkenlik Artışı Şekil 5.1: Bilgi Teknolojilerinin İşletme Performansına Etkileri Kaynak: Quing Hu; Robert Plant; An Empirical Study of the Casual Relationship Between IT Investment and Firm Performance, Information Resources Management Journal, Vol. 14, Jul-Sep 2001, s. 18. 14
Hayes ve diğerleri yaptıkları çalışmada, ERP sistemleri kurulumunu tamamlayan işletmelerin piyasa değerlerini artırdıklarını ve yatırımcıların ERP kurulumu duyurularına sermaye piyasalarının olumlu tepki verdiklerini göstermişlerdir (Hayes, Hunton ve Reck, 2001; 3-18). Benzer bir şekilde Hunton ve diğerleri bir işletmenin ERP sistemi kurulumu planlarını açıkladığında, yatırımcıların ortalama kazanç tahminlerini revize ederek iyileştirdiklerini ortaya koymuştur (Hunton, Lippincott, Reck, 2003; 166). Her iki çalışma da sermaye piyasasındaki yatırımcıların ERP kurulumunun işletme performansını artıracağına inandıklarını kanıtlamış; ancak bu performansın ne ölçüde artacağını açıklamamıştır. Bu bilinmezliği ortadan kaldırmak için Poston ve Grabski, ERP sistemlerinin üç yıl boyunca işletme performansını nasıl etkilediklerini incelemişlerdir. 1993 ve 1997 yılları arasında ERP sistemlerini kuran 50 işletmeden oluşan bir örneklem kullanarak yapılan çalışmada, finansal performans ölçüm aracı olarak; Satış Geliri Başına Pazarlama, Satış ve Dağıtım Giderleri, Satış Geliri Başına Genel Yönetim Giderleri, Satış Geliri Başına Satışların Maliyeti, Satış Geliri Başına Çalışan Sayısı değişkenlerini kullanmışlardır. Çalışmanın sonuçlarına göre ERP sistemleri kurulumunu tamamlayan işletmelerde Satış Geliri Başına Çalışan Sayısı nın ve Satış Geliri Başına Satışların Maliyeti nin üç yıl boyunca azaldığı ortaya çıkmıştır. Ne var ki, Satış Geliri Başına Pazarlama Satış ve Dağıtım Giderleri ve Satış Gelir Başına Genel Yönetim Giderleri nde herhangi bir iyileşme tespit edilememiştir (Poston ve Grabski, 2001; 284-285). Bu durum, ERP sistemlerinin bazı alanlarda kazanımlara yol açarken, diğer alanlarda maliyet artışına yol açması ve elde edilen kazanımların etkisinin bu maliyet artışlarıyla yok olması olarak yorumlanmaktadır. ERP alanındaki bu çalışmalara paralel olarak, bilgi teknolojileri yatırımlarındaki artışla işletme performansı arasındaki ilişkiyi inceleyen çalışmalarda da bilgi teknolojileri yatırımlarındaki artışın performans 15
üzerindeki etkisinin çok zayıf olduğu tespit edilmiş ve bu olay üretkenlik paradoksu olarak adlandırılmıştır (Grover, Teng, Segars ve Fielder, 1998; 59-141). Robertson ve Gatignon (1986; 1-12) ve Hitt ve Brynjolfsson (1996; 42-121) üretkenlik paradoksuna farklı bir bakış açısı getirmişlerdir. Onlara göre, bilgi teknolojileri yatırımlarındaki artış işletmelerin etkinliğini artırmakta; işletmeler etkinlik artışının sağladığı finansal kazanımlarını rekabet ortamında düşük fiyatlarla tüketicilere yansıtmaktadırlar. ERP kullanan işletmeler finansal kazanımlar elde ettikçe ve bu kazanımları tüketiciye yansıttıkça, ERP kullanmayan işletmelerin performansı düşecektir. Tahmin edileceği üzere, ERP kullanan işletmelerin ERP kullanmayan işletmelerden yüksek performans göstermelerinin sebebi, öncelikli olarak ERP kullanmayan işletmelerin düşen performanslarıdır. Hunton ve diğerleri de benzer biçimde ERP sistemlerini kullanan 63 işletmeyle bu işletmelere finansal veriler açısından benzeyen; ancak ERP sistemlerini kullanmayan 63 işletmenin finansal performanslarını karşılaştırmışlardır. Aktif Karlılığı, Satış Karlılığı, Aktif Devir Hızı ve Yatırım Karlılığı nın finansal performans ölçüm aracı olarak kullanıldığı çalışmada; sonuçlar Aktif Karlılığı, Aktif Devir Hızı ve Yatırım Karlılığı nın ERP kullanmayan işletmelerde ERP kullanan işletmelere göre daha düşük olduğunu ve aradaki farkın zamanla arttığını göstermiştir. Ne var ki, ERP kullanan işletmelerle ERP kullanmayan işletmeler arasındaki bu finansal performans farkı, zaman içerisinde ERP kullanmayan işletmelerde performans azalışından kaynaklanmaktadır (Hunton, Lippincott, Reck, 2003; 174-181). 16
Her iki çalışmada da, ERP sistemlerinin etkinlik kazanımlarının sınırlı da olsa var olduğu görülmektedir. Ayrıca, ERP kullanımlarından sağlanan kazanımların düşük fiyatlarla müşterilere yansıtıldığını ve ERP kullanıcılarının rekabet avantajı yakaladıklarını göstermektedir. ERP yatırımlarından beklenen faydanın elde edilebilmesi için işletmenin yeni sisteme uyum sağlayabilmesi ve sistem kullanıcılarının eğitilebilmesi gereklidir. Bunun için de ERP kurulumunun tamamlanmasının üzerinden belirli bir süre geçmelidir. Nicalaou ERP kurulumunu tamamlamalarının üzerinden 4 yıl geçen işletmelerin finansal verilerini kullanarak yaptığı araştırmada, ERP nin uzun vadede işletme performansını olumlu etkilediği sonucuna varmıştır. Yatırım Karlılığı ERP yatırımının tamamlanmasından 2 yıl sonra; Aktif Karlılığı nın ise yatırımın tamamlanmasından 4 yıl sonra arttığı gözlenmiştir. Diğer taraftan, söz konusu performans ölçütlerinin yatırımın tamamlandığı yılda ve yatırımın tamamlanmasını takip eden yılda azaldığı belirlenmiştir (Nicolaou, 2004; 95-101). Bilgi teknolojileri yatırımları ile işletme performansı arasında pozitif bir ilişki bulmayı amaçlayan bazı çalışmalar ise; söz konusu ilişkinin anlamlı olmadığını ortaya koymuştur (Hitt ve Brynjolfsson, 1996; 42-121). Dos Santos ve diğerleri yenilikçi olmayan teknolojilerin firmanın piyasa değerini ya da finansal performansını artırmayacağını; yenilikçi teknolojilerin ise piyasa değerini ve finansal performansı olumlu etkileyeceğini iddia etmişlerdir (Santos, Peffers ve Mauer, 1993; 1-23). Bu iddialarını test etmek için bilgi teknolojileri yatırımlarına piyasanın verdiği tepkiyi ölçmüşler ve piyasanın bu duyurulara duyarsız kaldığını belirlemişlerdir. Bunun tam tersine, Peffers ve Dos Santos yenilikçi bilgi teknolojileri yatırımları ve işletme performansı arasında pozitif bir ilişki bulunduğunu kanıtlamışlardır (Peffers ve Dos Santos, 1996; 92-381). 17
6. SONUÇ ERP sistemlerinin vekâlet maliyetlerini ve dış iletişim maliyetlerini azaltarak işletmenin pazarlama satış ve dağıtım giderlerinde, genel yönetim giderlerinde ve genel üretim giderlerinde (dolayısıyla stok ve satılan mamul maliyetinde) tasarruf sağlaması ve işletme performansının bu maliyet avantajlarından olumlu etkilenmesi beklenmektedir. Ancak, ERP sistemleri kurulumunun işletme performansı üzerinde olumlu etkisinin ortaya çıkabilmesi için bazı şartların varlığı gerekmektedir. Bu şartlar aşağıdaki gibi özetlenebilir: İşletmelerin ERP sistemlerinden sağladıkları finansal kazanımları rekabet ortamında düşük fiyatlarla tüketicilere yansıtabilmeleri ve bu şekilde finansal performanslarını artırabilmeleri için ERP kurulumunun üzerinden belli bir süre geçmesi gerekir. ERP sistemlerinin kurulumlarının ilk yıllarında işletme performansını artırmaları beklenmemelidir. ERP sistemlerinin maliyet avantajları yaratabilmeleri için sistem kullanıcılarının (işletme çalışanlarının) eğitilmesi ve işletmelerin yeni sistemlere uyum sağlayabilmesi gerekir. ERP sistemleri bazı alanlarda kazanımlara yol açarken, yüksek yatırım maliyetleri nedeniyle elde edilen kazanımların etkisi yok olabilmektedir. Dolayısıyla ERP sistemleri entegre edilmeden önce, sağlanabilecek olası kazanımlar ve yatırım maliyetleri karşılaştırılmalı; olası kazanımların yatırım maliyetlerinden yüksek olması halinde kurulum kararı verilmelidir. 18
YARARLANILAN KAYNAKLAR DOS SANTOS, B.; PEFFERS, K.; MAUER, D.C.; The Impact of Information Technology Investment Announcements on The Market, Information Systems Resources, Vol. 4, 1993. GATTIKER, T.; GOODHUE, D.; Understanding The Plant Level Costs and Benefits of ERP: Will The Ugly Duckling Always Turn Into A Swan?, Proceedings of The Thirty-Third Annual Hawaii International Conference on Systems Sciences, January 2000. GROVER, V.; TENG, J.; SEGARS, A.H.; FIELDER K.; The Influence of Information Technology Diffusion and Business Process Change on Perceived Productivity: The IS Executive s Perspective, Information Management Journal, Vol. 34, 1998. GURBAXANI, V.; WHANG, S.; The Impact of Information Systems on Organization and Markets, ACM Journal, Vol. 34, 1991. HAYES, D.C.; HUNTON, J.E.; RECK J.L.; Market Reaction to ERP Implementation Announcements, Journal of Information Systems, Vol. 15, 2001. HITT, Lorin M.; WU, D.J.; ZHOU, Xiaoge; Investment in Enterprise Resource Planning: Business Impact and Productivity Measures, Journal of Management Information Systems, Summer 2002, Vol. 19, No. 1. HITT, L.M.; BRYNJOLFSSON, E.; Productivity, Business Profitability, and Consumer Surplus: Three Different Measures of Information Technology Value, Management Information Systems, Vol. 20, 1996. HU, Quing; PLANT, Robert; An Empirical Study of the Casual Relationship Between IT Investment and Firm Performance, Information Resources Management Journal, Vol. 14, Jul-Sep 2001. 19
HUNTON, James E.; LIPPINCOTT, Barbara; RECK, Jacqueline L.; Enterprise Resource Planning Systems: Comparing Firm Performance of Adopters and Non adopters, International Journal of Accounting Information Systems, 2003, Vol. 4. KENNERLEY, Mike; NEELY, Andy; Enterprise Resource Planning: Analysing The Impact, Integrated Manufacturing Systems, 2001. NICOLAOU, Andreas I.; Firm Performance Effects in Relation to the Implementation and Use of Enterprise Resource Planning Systems, Journal of Information Systems, Fall 2004. PEFFERS, K.; DOS SANTOS B.; Performance Effects of Innovative IT Applications Over Time, IEEE Trans. Engineering Management, Vol. 43, 1996. POSTON, Robin; GRABSKİ, Severin; Financial Impacts of Enterprise Resource Planning Implementations, International Journal of Accounting Information Systems, 2001, Vol. 2. ROBERTSON, T.S.; GATIGNON, H.; Competitive Effects on Technology Diffusion, Journal of Marketing, Vol. 50, 1986. 20