Opex Kullanım Kılavuzu Programı çalıştırdıktan sonra kullanıcı giriş ekranında yetkili adı ve şifreyi girerek programı kullanıma açabilirsiniz. Programı çalıştırdığımızda karşımıza girilen çağrıların listelendiği ana ekran çıkar.sağ kısımda çağrıların filtrelenmesini kolaylaştırmak için ; Departman, yetkili gibi seçim alanları bulunmaktadır.aynı zamanda çağrıların okunma,işlemde olma,gecikme ve bitme durumlarını seçebileceğiniz bir alan bulunmaktadır. 1
Tanımlamalar Departman Tanımları için: Tanımlar menüsünde Departman Tanımları sekmesine tıklamalısınız. Açılan formda Ekle butonuna tıklayarak çağrı departmanlarını sisteme ekleyebilirsiniz. 2
Çağrı Türlerini belirlemek için : Tanımlar menüsünde Çağrı Türleri sekmesine tıklamalısınız. Açılan formda Ekle butonuna tıklayarak kayıt yapacağınız çağrı türlerini belirleyebilirsiniz.kayıt yapılan çağrı türlerinde istenen bitiş ve planlama yapılabilmesi isteniyorsa alanlar evet olarak seçilmelidir. 3
Personel Tanımları için: Tanımlar menüsünde Personel Listesi sekmesine tıklamalısınız. Açılan formda Ekle butonuna tıklayarak kayıt yapacağınız personelleri ad,unvan, departman ve sicil no alanlarını girerek tanımlayabilirsiniz. 4
Çağrı Öncelik Tanımları için: Tanımlar menüsünde Çağrı Öncelikleri sekmesine tıklamalısınız. Açılan Notepad dosyasına, çağrı öncelik durumlarını alt alta yazarak kaydedebilirsiniz. 5
İş Tipleri Tanımları için: Tanımlar menüsünde İş Tipleri sekmesine tıklamalısınız. Açılan formda, ekle butonuna tıklayarak iş tipini ve bu tipinin bağlı olduğu departmanları belirleyerek kaydedebilirsiniz. 6
Çağrı Konuları Tanımları için: Tanımlar menüsünde Çağrı Konuları sekmesine tıklamalısınız. Açılan Notepad dosyasına, çağrı konularını alt alta yazarak kaydedebilirsiniz. 7
Yer Tanımları için: Tanımlar menüsünde Yerler sekmesine tıklamalısınız. Açılan Notepad dosyasına, otelimizde bulunan yerleri alt alta yazarak kaydedebilirsiniz. 8
Bölüm Tanımları için: Tanımlar menüsünde Bölümler sekmesine tıklamalısınız. Açılan Notepad dosyasına, bölümleri alt alta yazarak kaydedebilirsiniz. 9
Oda Tanımları için: Tanımlar menüsünde Oda Noları sekmesine tıklamalısınız. Açılan Notepad dosyasında, otelde bulunan oda nolarını alt alta yazarak kaydedebilirsiniz. 10
Kullanım Tanımlamaları yaptıktan sonra,çağrı girmek için ana ekranda bulunan Ekle butonuna tıklamasınız. Çağrı kayıt ekranı ekranda görüldüğü gibidir.kayıt ekranının sol üst bölümünde çağrının açıldığı tarih,saat alanları otomatik olarak eklenmektedir. 11
Çağrı girişi yaparken; öncelik alanında acil işler,öneri vb. durumları seçmelisiniz. Bu alandaki seçimleri çağrı öncelik tanımlarından getirmektedir. Personel alanında ilgili personeli seçmelisiniz.bu alandaki seçimleri personel listesi tanımlarından getirmektedir. Bildiren alanında, çağrıyı bildiren bölümleri seçmelisiniz. 12
Türü alanında,çağrı türünü arıza,şikayet gibi türleri, Konu alanında; çağrı konusunu genel,misafir vb şekilde seçmelisiniz. Detay alanına, çağrı ile ilgili detayları belirtebilirsiniz. Çağrı ile ilgili detayları ikinci bölüm olan Detaylar kısmından seçilmektedir.bu bölümde Yer alanına çağrı yerini, Bölüm alanına çağrının bölümünü seçmelisiniz. 13
Eğer arıza yada şikayet oda ile ilgili ise Oda No alanına otelde konaklayan bir odayı yazdığınızda Misafir alanına konaklayan misafirin ismi gelmektedir.(arıza veya şikayet oda ile ilgili değil ise boş bırakılabilir.) İş Tipi alanına,çağrının iş tipini seçmelisiniz. Kaydeden bölümünde, Kayıtı yapan yetkili adı,tarih ve saat otomatik olarak eklenmektedir. Sorumlu Olan bölümünde, çağrının iletilmesi gereken departman ve yetkiliyi belirtmelisiniz. 14
Sağ kısımda; eğer çağrının sorumlu olan departman ve kişi dışında, başka departman ve kişilere de iletilmesini istiyorsanız Ek Departman Seç ve Ek Kişi Seç sekmelerinden işaretleyebilirsiniz. Tüm bu işlemleri tamamladıktan sonra, Kaydet butonuna tıklayarak çağrı kaydını tamamlayabilirsiniz. Ek departman veya kişi belirttiğinizde Çağrı Ek Olarak 2 Adet Yere Daha Gönderildi şeklinde bir uyarı notu ile karşılaşırsınız. Çağrı gönderilen kişi veya departmana bağlı kişi programa giriş yaptığında ana ekranda,alt alanda okunmamış veya gecikmiş çağrı adedini görebilir.ilgilenmesi gereken çağrılar ekranda listelenmektedir. Bu çağrıları alt kısımda bulunan sekmelere göre (hepsi,1,acil işler vb şeklinde),sağ kısımda bulunan departman,yetkili gibi alanlara göre ve çağrı durumlarına göre filtreleyeyip görebilirler. 15
Yetkili kişi kendisine gelen ve ekranına düşen çağrıyı kayıtın üzerine çift tıklayarak açabilir. Yetkili kişi açtığı çağrıyı okuduğu anda Sorumlu Olan bölümündeki tarih ve saat otomatik olarak gelir.eğer çağrıyı planlamak isterseniz planlama tarihi verebilirsiniz.iş tamamlandı ise Bitirdim alanına bitirilen tarihi ve saati belirtip, Yapılan İş Detayları bölümüne de o iş ile ilgili kullanılan malzeme,onaylayan kişi ve arıza sebebi gibi bilgileri doldurup işlemi tamamlayabilirsiniz. 16
Yeni Öneri Tanımlamak için; Öneriler menüsünden Yeni Öneri sekmesini tıklamalısınız. Açılan formda, Tarih,öneriyi bildiren personel,öneri detayları ve öneri sonucu alanlarını belirterek öneri kaydı yapabilirsiniz. 17
Kaydedilmiş önerileri görebilmek için, Ana ekrandaki Öneriler menüsünden Öneri Listesi sekmesine tıkladığınız da liste olarak görebilirsiniz. Gönderilmiş olan çağrılarla ilgili raporları; ana ekrandaki Gönderdiğim Çağrılar menüsünde bulunan, hala okunmayanlar,okunup işleme alınmayanlar,işleme alınıp tamamlanmayanlar,planlanıp gecikenler,tamamlananlar ve hepsi gibi rapor çeşitlerini kullanıp detaylı rapor alabilirsiniz. 18
Yukarıda Gönderilmiş Çağrılar menüsünde bulunan raporlardan birinin ekran görüntüsü örneği verilmiştir. Analiz Raporları menüsünde, çağrıların tekrarlanma sıklıkları,departmanlara dağılımları gibi durumları içeren raporlar bulunmaktadır. 19
Yukarıda Analiz Raporları menüsünde bulunan raporlardan birinin ekran görüntüsü örneği verilmiştir. Raporlar menüsünde de raporlama çeşitleri bulunmaktadır. 20
Bu raporlardan biri, parametrik raporlamadır. Parametrik raporlamada ;tarih aralığı vererek, 3 farklı grup türü belirterek çağrılarla ilgili istatistiklere ulaşabilir, Sonuçları grafik ve liste şeklinde görebilir, aynı zamanda excele gönderebilirsiniz. Raporlar menüsünde bulunan raporlardan bir diğeri de Gelişmiş Raporlama dır.gelişmiş raporlamada tarih aralığı vererek,sorumlu departman, iş tipi ve statü gibi durumları belirterek rapor alabilirsiniz. 21
Yukarıda gelişmiş raporlama örneği bulunmaktadır. Ana ekranda bulunan butonuna tıkladığımızda ROC Performans Analizi alabilirsiniz. Tarih aralığı vererek, çağrı durum, iştipi,çağrı türü,bildiren,sorumlu departman ve çağrı konuları gibi alanları seçerek raporu istediğiniz türde görebilirsiniz.raporda çağrılar ile ilgili istatistikler,öneri analizi ve diğer bir türlerde analiz alabilirsiniz. 22