ANTALYA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI SÜREÇ YÖNETİMİ SİSTEMİ İş Analizi Raporu MAYIS/ 2013
Antalya Büyükşehir Belediye Başkanlığı Süreç Yönetimi Sistemi İş Analizi Raporu Sonuçları * Raporun Tüm Hakkı Saklıdır. İzinsiz Çoğaltılmaz veya Kopyalanamaz. * Bu Rapor Hizmete Özeldir. 1
RAPOR İÇERİĞİ 1 SUNUŞ 1 1. İŞ ANALİZİ GENEL ÇERÇEVE 3 1.1. Genel Yaklaşım 3 1.1.1. Kavramsal Olarak Süreç ve Süreç Yönetim Sistemi 3 1.1.2. Süreç Yönetimi Sistemi Çalışmalarında Kullanılan Kavramların Tanımlanması 6 1.2. Kamuda İş Analizi ve Süreç Yönetimi Çalışmaları 7 1.3. İş Analizi 10 1.3.1. Mevcut Durumun Belirlenmesi Yöntemi 10 Proje Başlangıç Toplantısı; 11 Süreç Yönetimi Genelgesinin Hazırlanması ve İdareye Sunulması; 11 Süreç Yönetimi Konusunda Eğitim Desteğinin Sağlanması; 12 Müdürlük Süreçlerinin Belirlenmesi; 12 Ortak Süreçlerin Belirlenmesi 13 1.3.2. İş Analizi Sonuçları 13 1.3.3.1. Temel Kontrol Çalışması 129 1.3.3.1.1. Sembol ve Standartlara Uyum Kontrolü 129 Sembol ve Standartlara Uyum Kontrolü Bulguları 129 1.3.3.1.3. Tutarlılık ve Anlaşılabilirlik Kontrolü 130 Anlaşılabilirlik ve Tutarlılık Kontrolü Bulguları 131 i
TABLO 1: MEVCUT DURUMUN BELİRLENMESİ 10 TABLO 2: ANTALYA BŞB DAİRE BAŞKANLIĞI VE ŞUBE KODLARI TABLOSU 14 TABLO 3: DEPREM RİSK YÖNETİMİ VE KENTSEL DÖNÜŞÜM DAİRESİ BAŞKANLIĞI SÜREÇ DİZİNİ 20 TABLO 4: İMAR VE ŞEHİRCİLİK DAİRE BAŞKANLIĞI 22 TABLO 5: FEN İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 31 TABLO 6: ULAŞIM PLANLAMA VE RAYLI SİSTEM DAİRE BAŞKANLIĞI 38 TABLO 7: ÇEVRE KORUMA VE KONTROL DAİRESİ BAŞKANLIĞI 46 TABLO 8: İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM DAİRE BAŞKANLIĞI 55 TABLO 9: YAZI İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 59 TABLO 10: ZABITA DAİRE BAŞKANLIĞI 65 TABLO 11: MALİ HİZMETLER DAİRE BAŞKANLIĞI 69 TABLO 12: KAYNAK GELİŞTİRME VE İŞTİRAKLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 75 TABLO 13: DESTEK HİZMETLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 80 TABLO 14: SAĞLIK İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 86 TABLO 15: İTFAİYE DAİRESİ BAŞKANLIĞI 93 TABLO 16: KÜLTÜR VE SOSYAL İŞLERİ BAŞKANLIĞI 98 TABLO 17: DIŞ İLİŞKİLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 105 TABLO 18: BASIN YAYIN HALKLA İLİŞKİLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 109 TABLO 19: SOSYAL HİZMETLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 114 TABLO 20: BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI 122 TABLO 21: ORTAK SÜREÇLER 127 ii
Rapor İçeriği Sunuş Süreç yönetimi çalışmaları, yeni kamu mali yönetim anlayışının en önemli bileşenlerinden birisidir. Söz konusu çalışmalarla, tüm iş ve işlemler atomik seviyede haritalandırılmakta ve süreçler kamu hukuku, kalite/verimlilik açısından analiz edilmektedir. Dolayısıyla, süreç çalışmalarının idarelerde süreklilik kazanması ve yönetim desteğinin sağlanması oldukça önemlidir. Antalya Büyükşehir Belediyesinde yürütülen süreç yönetimi çalışması, ilk aşama olan mevcut durum süreçlerinin analiz edilmesi ile gerçekleşmiştir. Bu çalışmalar önceden üzerinde çalışılmış bir iş programı doğrultusunda, tüm birimlerin katılımı ile yürütülmüştür. Bu iş programını dahilinde, mevcutda var olan süreçlerin geliştirilmesine yönelik durum analizi yapılmış ve sonraki aşamalara baz teşkil edecek öneriler sunulmuştur. Çalışmalar kapsamında; Birimlerin yürüttükleri faaliyetler altında yer alan süreç başlıkları, her daire başkanlığı altındaki şube müdürlükleri ile yapılan analiz toplantıları ile belirlenmiş, Belirlenen süreç başlıkları, daha önce Antalya Büyükşehir Belediyesi tarafından yapılan süreçler ile karşılaştırılmış, belirlenen süreç başlıkları kodlanmış, eksik olan, tamamlanması gereken süreçler belirlenerek, mevcutdaki süreçlerin iyileştirme adımlarına ilişkin ipuçları ortaya konmuştur. 1
Ayrıca kamu sektöründe Süreç Yönetimine olan metodolojik yaklaşımımız aktarılmış, ilgili eğitim dökümanları paylaşılmıştır. Her kurumun iş yapma tarzı kendine ait olduğundan ve ayrıca bu çalışma kurumun iş yapma biçiminin tüm detaylarını gösteren bir röntgen filmi mahiyetinde olduğundan dolayı kuruma özel tasarlanmış, bu nedenle paylaşımı kısıtlı "HİZMETE ÖZEL" olarak tasnifi tavsiye edilmiştir. Bu rapor iyileştirme çalışmalarına temel teşkil edecektir. Bu raporun üretilme sebebi budur. Ayrıca devam eden süreçte Süreç Yönetimi Sistemi İç Genelgesinde belirtilen ve iş analizinde ortaya çıkan eksikliklerin giderilerek sonraki adımların eksiksiz yürütülmesi sağlanması, süreçlerin çalışma hayatına entegrasyonu yönünde bir modül kurulması önem arz etmektedir. 2