Chronos Yönetici için Kullanım Kılavuzu Döküman Bilgisi Hazırlayan: Beste Öztamur Ünvan: Proje Yön Döküman versiyonu: 2.3 Versiyon Geçmişi Ver. No. Ver. Tarihi Revize Eden Açıklama 1.0 19.11.2013 Beste Öztamur İlk versiyonun yayınlanması 1.1 03.02.2014 Beste Öztamur İlk versiyonun yayınlanması 2.0 10.07.2014 Burcu Altay Önyüz güncelleme ve ek isteklerin canlıya alınması 2.1 16.09.2014 Burcu Altay Yeni ekran eklendi. 2.2 15.10.2014 Burcu Altay Aylık Rapor ekranı eklendi. İş tanımlama, iş görüntüleme ve güncelleme ekranları güncellendi. 2.3 10.11.2014 Burcu Altay İş tanımlama, İş Görüntüleme ve Güncelleme ve aylık rapor ekranı güncellendi, İş birleştirme, iş birleştirme onay, iş birleştirme raporu eklendi.
Kapsam Chronos uygulaması şirket genelinde kaynak doluluğunun, iş, müşteri ve sözleşme bazında karlılığın yönetilebilmesi için tasarlanmıştır. Bu sisteme sadece çağrı bazlı olmayan ve proje olarak PPM de takip edilmeyen çalışmaların eforları girilecektir. Başka bir deyişle SM, CA YM, PPM, SAP PS e girilen eforlar buraya tekrar girilmeyecektir. Chronos a efor girilebilmesi için işin ve aktivitenin size atanmış olması gerekmektedir. 2.0 versiyonu ile beraber ayrı olan mobil ekranlar kaldırılmıştır ve Boostrap, HTML5 ve css3 (responsive design) teknolojileri ile yapılan web ekranları tüm cihazlarda (tv, pc, tablet, akıllı telefon) ve tarayıcılarda (İE 8 hariç) kullanımına uygun hale gelmiştir. Genel Bilgiler Doğru tanımlamanın önemi: Chronos ta işlerimizin karlılığını doğru ölçebilmemiz için işlerin doğru tanımlanması çok önemlidir. Çalışanlar sadece kendilerine tanımlanan işleri girebildikleri için işler doğru tanımlanmaz ise sistemin başarılı olması imkansızdır. Akış: Sözleşmeye bağlı olan işler otomatik olarak tüm çalışanlara atanacaktır. Yöneticilerin tekrar bir atama yapmasına gerek yoktur. Sözleşme içeriği SAP deki 3. kırılımdan alınmıştır. 3. kırılımda yer almayan bir hizmet verilmesi durumunda manuel iş yaratılması gerekmektedir. (bknz: iş tanımlama) Her yeni gelen sözleşme için ekte paylaşılan eşleştirme excellerine göre sistem tarafından ekiplere günlük iş ataması yapılmaktadır. Her yeni müşteri günlük olarak CRM den alınarak sisteme eklenmektedir. Yeni çalışan katılması / görev değiştirmesi durumlarında eğer çalışann üzerine yeni ekibindeki aktivitelerin atanması isteniyor ise uygulama bakım ekibine SM üzerinden çağrı açılmalıdır. Çağrıda hangi çalışanın aktivitelerinin yeni gelen çalışana kopyalanması gerektiği belirtilmelidir. Uygulama bakım ekibi (AMS) tarafından belirtilen çalışanın üzerindeki aktiviteler hedef çalışana kopyalanacaktır. Sözleşme dışı bir iş için birim yöneticileri / takım liderleri tarafından Chronos üzerinde iş yaratılmalı ve çalışanlara aktivite ataması yapılmalıdır. Tatillerde- izinlerde delegasyon nedeni ile normalde çalışana atanmış olmayankendine işlerin efor girişi için Genel işinin altındaki delegasyon aktivitesine giriş yapılmalıdır. İş tipi Aktiviteleri gruplamak için üretilmiş bir kavramdır. Örneğin Satış destek çalışmaları için kullanılacak aktiviteler Satış destek iş tipinin altına gruplanmıştır. İş
Efor girilecek çalışmaları tanımlamak üzere üretilen bir kavramdır. Örneğin sözleşmeden otomatik üretilen Aygaz Dışkaynak Yönetimi aktivite girilecek bir iştir. Aynı şekilde belirli bir sözleşme ile çalışılmayan ancak efor girilecek olan müşteri altyapı analizi de bir iştir. İş tanımlama İş tanımlamadan önce mutlaka müşteri ve sözleşme ile arama yapılarak işin Chronos ta tanımlı olup olmadığı kontrol edilmelidir. Sözleşmeye bağlı olan işler için otomatik atama yapılmaktadır. Bu nedenle sözleşme yönetimi kapsamında takip edilen bu tip işler için ayrıca iş tanımlanmamalıdır. Bu uygulamanın nedeni aynı sözleşme için birden fazla ekip hizmet veriyor ise (örn. birden fazla ekip danışmanlık hizmeti veriyor olabilir) duplike iş yaratımını engellenmesi ve iş sözleşme bazında sağlıklı raporlama yapılmasıdır. İş Tanımlama(ekran görüntüsü) Yönetici Ekran kullanımları Tanımlamalar menüsünden İş Tanımlama seçilir. İş tipi alanına tanımlanmak istenen aktivite grubunu içerecek şekilde uygun iş tipi seçilir. Müşteri alanına CRM ve SAP de tanımlı olan tüm müşteriler gelmektedir. Müşteri seçmek için müşteri adının ilk 3 harfi yazılmalıdır. Sonrasında gelen listeden seçilmelidir.
CRM de fırsat ara butonuyla aşağıdaki ekran açılır. Fırsat No ve iş seçimi yapılabilir. Bu ekrandan arama yapmak için müşteri seçimi yapılmalıdır. Bu ekrandaki CRM de Fırsat Ara butonuyla müşteriye ait fırsatlar ekranın altında listelenir. Bu listenin solundaki seç butonuyla seçilen fırsat no ve fırsat adı ekrana getirilir. Müşteri seçildikten sonra fırsat no alanına manuel giriş yaparak da fırsat no seçilebilir. İş adı alanına tanımlanmak istenen iş adı girilir. İç sipariş numarası alanına işin iç sipariş numarası girilir. Masraf yeri, kullanıcının masraf yeri olarak seçili gelir. Seçimi zorunlu değildir. Kullanıcının alt iş birimi mevcut ise(alt iş birimi bilgisi sistemlerimizde yer almadığı için aylık olarak masraf yeri bazında çalışanların alt iş birimleri bir excel ile sisteme yüklenecektir.), alt iş birimi alanında seçili gelir. Seçimi zorunlu değildir. Masraf yeri değiştirildiğinde, alt iş birimi bu seçime göre değişir. İş adı alanında arama vardır. İş daha önce oluşturulduysa iş adı alanının altında listede gösterilir. Listede gelen işlerin üzerinde tıklandığında aktivite atama ekranına yönlendirme olur. İş arama, seçilen iş tipi, müşteri, fırsat noya göre filtrelenerek çalışır.
İş tanımı ekle butonuna tıklanır. İş tanımı eklenirken, mail gönderme seçeneği vardır. Bunun için küçük bir ekran açılır. Ekrandan girilen bilgiler ile mail içeriği otomatik olarak oluşturularak ekrana getirilir. Bilgilendirilecek kişiler alanında yönetici rolündeki kişiler ağaç şeklinde listelenir. Ekranın alt tarafında Seçilen kişileri bu iş tanımıyla ilgili bilgilendir. kutucuğu bulunur. İşaretlenerek iş tanımı ekle butonuna tıklandığında iş oluşturulur ve seçilen kişilere posta içeriğindeki alan e-mail olarak gönderilir. Bu kutucuk seçilmez ise sadece iş tanımı yapılır.
Oluşturulan iş İş görüntüleme ve güncelleme ekranından görüntülenir. İş Görüntüleme ve Güncelleme(ekran görüntüsü) Tanımlamalar menüsünden İş Görüntüleme ve Güncelleme seçilir. İş tanımlama ekranında tanımlanan işler bu ekranda listelenir. Ekranın üstündeki tarih aralığında seçim yapılıp Filtrele butonuna tıklanır.
Listedeki kolonların üstünde o kolona ait filtreleme girişi mevcuttur, bu alanlardan yüklenen listeden filtreleme yapılabilir. Listenin sol tarafındaki butona tıklandığında Detaylar, Düzenle ve Sil butonları görünür. Düzenle butonu ile seçilen iş ile iş tanımlama ekranı açılır. Sil butonu ile onay ekranı açılır ve Onayla butonu ile seçilen aktivitenin silme işlemi yapılır. Detaylar butonu ile listede görünmeyen kolonlar açılan ekranda görünür. Ekranın sağ tarafındaki Excel e aktar butonu ile filtrelenen aktiviteler excel çıktısı olarak alınır. Düzenle butonu ile seçilen iş ile iş tanımlama ekranı açıldığında, İş tanımı güncellenirken de, mail gönderme seçeneği vardır. Detaylar butonuna tıklandıktan sonra açılan iş tanımlama ekranında küçük bir ekran açılır. Ekrandan
girilen bilgiler ile mail içeriği otomatik olarak oluşturularak ekrana getirilir. Bilgilendirilecek kişiler alanında yönetici rolündeki kişiler ağaç şeklinde listelenir. Ekranın alt tarafında Seçilen kişileri bu iş tanımıyla ilgili bilgilendir. kutucuğu bulunur. İşaretlenerek iş tanımı güncelle butonuna tıklandığında iş güncellenir ve seçilen kişilere posta içeriğindeki alan e-mail olarak gönderilir. Bu kutucuk seçilmez ise sadece iş tanımı güncellenir. Aktivite Atama
Tanımlamalar menüsünden Aktivite Atama seçilir Atama yapılmak istenen çalışan Çalışan seçiniz kısmından seçilir. Bu ekrana giriş yetkisi olan herkes kendi yöneticisine bağlı tüm çalışanlara atama yapabilecektir. Şirket içinde kullanılan sanal takımlar nedeni ile bu şekilde tasarlanmıştır. Müşteri alanına iş tanımlanmış olan müşteriler gelir. Bu müşteriler arasından atanacak olan işin müşterisi seçilir. İş alanına atanacak olan iş seçilir. Tüm aktiviteler alanında seçili iş tipine (aktivite grubuna) ait tüm aktiviteler listelenmektedir. Atanan Aktiviteler alanında ise seçili iş için çalışana atanan aktiviteler listelenmektedir. Çalışana atanmak istenen aktiviteler Tüm aktiviteler alanından seçilerek sağ tarafında bulunan Atanan Aktiviteler alanına gönderilmelidir. Çalışandan kaldırılmak istenen aktiviteler de Atanan Aktiviteler alanından Tüm aktiviteler alanına gönderilmelidir. Aktivite kaldırıldığında önceden girilen aktiviteler silinmeyecek sadece yeni aktivite girişi yapılması engellenecektir. Aktivite atamasını tamamlamak için Ekle butonuna tıklanır. Tanımlanan aktiviteler Atanan aktiviteleri görüntüleme ve güncelleme ekranından görüntülenir. Toplu Aktivite Atama
Tanımlamalar menüsünden Toplu Aktivite Atama seçilir. Müşteri alanına iş tanımlanmış olan müşteriler gelir. Bu müşteriler arasından atanacak olan işin müşterisi seçilir. İş alanına atanacak olan iş seçilir. Çalışanlar alanında giriş yapan kullanıcıya bağlı ekip ve kendisinin bağlı olduğu yöneticiye bağlı olan tüm kullanıcılar listelenmektedir. Atama yapılmak istenen çalışanlar Atama Yapılacak Çalışanlar alanına taşınır. Aynı liste Çalışanlarım butonuna tıklayarak ağaç yapısında gösterilir, Seç butonu ile seçim yapılabilir.
Tüm aktiviteler alanında seçili iş tipine (aktivite grubuna) ait tüm aktiviteler listelenmektedir. Atanan Aktiviteler alanında ise seçili iş için çalışana atanan aktiviteler listelenmektedir. Çalışanlara atanmak istenen aktiviteler Tüm aktiviteler alanından seçilerek sağ tarafında bulunan Atanan Aktiviteler alanına gönderilmelidir. İlgili iş için seçili çalışanlar üzerinde tanımlı aktivite varsa bu tanımlama ile ezilecektir. (eski girişler kaybolmayacak, yeni girişlerde atanan aktiviteler geçerli olacaktır.) Aktivite atamasını tamamlamak için Ekle butonuna tıklanır. Tanımlanan aktiviteler Atanan aktiviteleri görüntüleme ve güncelleme ekranından görüntülenir. Atanan Aktiviteleri Görüntüleme ve Güncelleme Tanımlamalar menüsünden Atanan Aktiviteleri Görüntüleme ve Güncelleme seçilir. Aktivite atama ve toplu aktivite atama ekranından atanan aktiviteler bu ekranda listelenir. Ekranın üstündeki tarih aralığında seçim yapılıp Sorgula butonuna tıklanır. Listedeki kolonların üstünde o kolona ait filtreleme girişi mevcuttur, bu alanlardan yüklenen listeden filtreleme yapılabilir. Çalışanlarım butonu ile giriş yapan kullanıcıya bağlı ekip ve kendisinin bağlı olduğu yöneticiye bağlı olan tüm kullanıcıların listesi yeni ekranda gösterilir ve Seç butonu ile seçim yapılabilir.
Listenin solunda Düzenle ve Sil butonları vardır. Düzenle butonu ile seçilen aktivitenin kullanıcı, müşteri ve iş bilgisi ile Aktivite atama ekranı açılır. Sil butonu ile onay ekranı açılır ve Onayla butonu ile seçilen aktivitenin silme işlemi yapılır. Ekranın sağ tarafındaki Excel e aktar butonu ile filtrelenen aktiviteler excel çıktısı olarak alınır. İş Raporu
Raporlar menüsünden İş Raporu tıklanır. Ekranın üstünde bulunan arama kriterleri ile Sorgula butonuna tıklanarak arama yapılır. Ekran ilk açıldığında, tarih filtresi güncel tarihin hafta aralığı ile görünür. Listedeki kolonların üstünde o kolona ait filtreleme girişi mevcuttur, bu alanlardan yüklenen listeden filtreleme yapılabilir. Listenin sol tarafındaki butona tıklandığında Detay butonu görünür. Detaylara tıklandığında seçilen işin detayı yeni ekranda açılır.
Ekranın sağ tarafındaki Excel e aktar butonu ile filtrelenen aktiviteler excel çıktısı olarak alınır. Ekranda görünmeyen 4 alan excel dosyasında mevcuttur. İş tanımına ait masraf yeri ve alt iş birimi bilgisi, kullanıcı tanımına ait masraf yeri ve alt iş birimi bilgisi excel dosyasında gösterilir. Aylık Efor Raporu Ekranı Raporlar menüsünden Aylık Efor Raporu tıklanır. IK Exceli Yükleme ekranından daha önceden kaydedilen ay ve yıl bilgileri ekranında üstünde görünecektir. Bu listeden seçim yapılır. Rapor tipi alanında 4 farklı seçenek vardır. Bu seçenekler ile raporlar görüntülenir. Ana kar merkezi seçilerek filtreleme yapılabilir. Sorgula butonu ile seçilen ay ve yıla ait efor hesaplamaları ekrana yansıtılır. Excele aktar butonu ile ekrandaki rapor excel çıktısı olarak alınabilir.
Aylık Efor raporu ekranı ile IK Exceli ekranı birbiriyle bağlantılıdır. IK Excelinde yüklenen kullanıcıların CA, PPM, SAP PS, SM ve Chronos eforları, sistemde kayıtlı bazı formüllere göre hesaplanarak ana kar merkezi, alt iş birimi, ay ve yıl bazında hesaplanır. Pivot özet kişi raporu, aylık raporun kişi bazında gruplanmasıyla oluşturulur. Pivot özet müşteri, aylık raporun müşteri bazında gruplanmasıyla oluşturulur. Ks efor özet, aylık raporun veri kaynağı bazında Ks efor olarak hesaplanan işlerin en çok efora sahip 20 işi getirilerek oluşturulur. CA, PPM, SAP PS, SM ve Chronos tan gelen eforlar, güncel olarak gelir ve aylık rapor oluşturulur. İş Birleştirme Ekranı Tanımlamalar menüsünden İş Birleştirme tıklanır. Müşteri adı ve iş tipi seçildikten sonra iş alanları dolu olarak gelir. Yeni iş alanında ekranı kullanan kullanıcının tanımladığı, seçilen müşteri ve iş tipine ait işler listelenir. Eski iş alanında müşteri ve iş tipine ait tüm işler listelenir. Eski iş alanından seçilen işin sahibi, ekranı kullanan kullanıcıdan farklı ise birleştir butonuna tıklandığında eski işin sahibine onaya gönderilir ve bilgilendirme e-maili gönderilir. Örnek e-mail aşağıdaki gibidir.
Eski işin sahibi İş birleştirme onay ekranı ndan işleme onay/red verebilir. Eski iş alanından seçilen işin sahibi, ekranı kullanan kullanıcı ile aynı ise iş birleştirme birleştir butonuna tıklandığında iş birleştirme işlemi yapılır. İş birleştirme işlemi ; o Eski iş seçilerek giriş yapılan eforları yeni iş olarak güncellenmesi o Eski işin aktivitelerinin atandığı kullanıcılara yeni işin aktivitelerin atanması ve bilgilendirme maili gönderilmesi o o Eski işin silinmesi işlemleridir. ÖNEMLİ: Sadece işin sahibi iş birleştirme işlemi yapabilir. Bu işler yeni iş alanında listelenir. İş sahibinin değişmesi gerekiyor ise SM den çağrı açılması gerekir.
İş Birleştirme Onay Ekranı Tanımlamalar menüsünden İş Birleştirme Onay tıklanır. Ekranı kullanan kullanıcının onayına düşen iş birleştirme işlemleri ekranda listelenir. Müşteri, iş adı, yeni iş adı, yeni işin sahibi, iş tipi, onay durumu ve tarih bu listedeki alanlardır. Listenin solunda bulunan kutucuk işaretlenir. Ekranın sol altında bulunan onayla ve reddet butonlarına tıklanır. Onayla butonuna tıklandığında yapılan işlemler o Eski iş seçilerek giriş yapılan eforları yeni iş olarak güncellenmesi o Eski işin aktivitelerinin atandığı kullanıcılara yeni işin aktivitelerin atanması ve bilgilendirme maili gönderilmesi o o Eski işin silinmesi o Yeni işin sahibine işin onaylandığına dair bilgilendirme e-maili gönderilmesi işlemleridir.
o Reddet butonuna tıklandığında iş birleştirme işlemi yapılmaz, iş birleştirme işlemini onaya gönderen kullanıcıya reddedildiğine dair bilgilendirme e-maili gönderilir. İş Birleştirme Raporu
Raporlar menüsünden İş Birleştirme Raporu tıklanır. İş birleştirme işlemleri ve onay durumları, tarih aralığı seçilerek filtrele butonuna tıklandığında listelenir. Ekranın sağ tarafındaki Excel e aktar butonu ile filtrelenen rapor excel çıktısı olarak alınır.