Dış Kaynak Kullanımı (Outsourcing) Bartın-2012
Artan rekabet koşulları ve dünyanın küçük bir pazar haline gelmesi işletmeleri iyi bildikleri işlere odaklanmaya zorlamaktadır.
Alternatiflerin fazla olması ve iletişimin kolay olması işletmelerin tüketici karşısındaki konumunu zorlaştırmaktadır. İşletmeler, son yıllarda uzmanlaşmaya ağırlık vermişler, bu uzmanlaşma ve belli alanlarda güçlü olma trendi temel yetenek kavramını işletmelerin gündemine sokmuştur. Temel Yetenek Kavramı Nedir?
Temel yetenek, bir işletmeyi başka işletmelerden farklı kılan; işletmenin vizyonunu gerçekleştirmesinde temel rol oynayan, rakipleri tarafından kolayca taklit edilemeyen bilgi, beceri ve yeteneklerdir. Temel Yetenek Kavramı Nedir?
Globalleşme ve liberal politikalar ile artan rekabet örgütlerin ayakta kalma çabalarını zorlaştırmaktadır. Bilgi teknolojilerinin hızla gelişmesi, işletmelerin esnek yapıya geçme gereksinimleri onları hem yönetim hem de üretim açısından belli alanlara odaklanmalarını zorlamıştır. Günümüzde, bir işletmenin tüm alanlara yayılması ve üretim kaynaklarının tümünü sağlamaya çalışması başarısızlık için yeterli bir neden haline gelmiştir. Bu nedenle, işletmeler faaliyet alanlarını temel yetenekleri ile sınırlandırmaya başlamışlardır. Dış kaynak kullanımı Zorunlu Kılan Nedenler?
Dış kaynak kullanımı Nedir? Dilimize, dış kaynak kullanımı olarak giren ve yabancı literatürde Outsourcing ya da Co-sourcing olarak adlandırılan dış kaynaklardan yararlanma çağdaş bir yönetim terimi olarak ortaya çıkmıştır (Kısaer, 1991). Yönetim literatüründe dış kaynak kullanımı için yapılan tanımlarda diğer birçok disiplinde olduğu gibi tanımsal karmaşa yaşansa da dış kaynak kullanımı en basit anlamıyla; Ürün ya da hizmetlerin örgüt dışı kaynaklardan tedarik edilmesi olarak tanımlanmaktadır(koçel, 1998).
Dış kaynak kullanımı Nedir? Diğer bir tanımda ise, Bir isletmenin yapması gerekli olan bütün faaliyetleri kendi bünyesinde gerçekleştirmeyip, bir takım işlerin yapılmasını bu konuda uzmanlaşmış olan başka işletmelere bırakması ya da organizasyonun her işi kendisi yapması yerine asıl faaliyet alanı dışındaki işleri dış işletmelere yaptırması olarak tanımlanmıştır (Budak ve Budak, 2004).
Dış kaynak kullanımı, isletmenin temel yeteneklerinden olmayan faaliyetlerini, konusunda uzman ve etkili bir hizmet sağlayıcıya devretmesidir(elmuti ve Kathawala, 2000). Bu uygulama, işletmelere zaman ve maliyetler açısından büyük ölçüde tasarruf sağlayan önemli bir adımdır. Bu seklide isletme, aynı zamanda istediği kaliteyi de uzmanlaşmış tedarikçi firma sayesinde yakalamış olmakta ve isletmenin verimlilik gücü artmaktadır (Ecerkale ve Kovancı, 2005).
ASLİ İŞLERE YOĞUNLAŞMA İşletmelerin gittikçe artan bir biçimde, yalnızca sahip oldukları yetenek ve becerileri esas alan işleri yapmak istemeleri ve temel yeteneklerini kullanılmadıkları işleri, organizasyon dışındaki başka işletmelerden alma eğilimleri, dış kaynak kullanımı (outsourcing) uygulamasını ortaya çıkarmıştır. İşletmeler bu sistemi kullanarak, kaynak tasarrufu sağlama, küçük ve yalın bir yapıya sahip olma ve çok iyi bildikleri işler üzerine yoğunlaşma imkanı elde ediyorlar.
Dış Kaynak Uygulamalarında İlk uygulamalar İlk uygulamaları yedek parça alanında Amerikan otomotiv sektöründe görülen dış kaynak kullanımı, günümüzde o kadar yaygınlaşmıştır ki, kuruluş amacı sadece outsourcing fonksiyonu görmek olan isletmeler kurulmuştur (Arslantas, 1999). İngiltere de ilk kez 1982 yılında kullanılmış ve resmi sözleşmeye ilk kez 1988 yılında Wisconsin şirketi tarafından konulmuş olan outsourcing ilk çıktığı yıllarda işletmelerin bakım, onarım, temizlik, dağıtım gibi ana faaliyet konuları dışında kalan alanlarında çok sınırlı olarak kullanılmıştır (Bone ve Kurtz, 1996).
Ancak günümüzde imalat faaliyetlerinden tasarım, pazarlama, insan kaynakları, finans, reklam, yemek, taşıma, halkla ilişkiler ve ARGE ye kadar pek çok faaliyet alanı artık dıs kaynağa aktarılmaktadır (Tezel, 1996). Örneğin,Chrysler ve Ford kendi bünyelerindeki araçların yarısından daha azını üretmiştir. Benzer bir şekilde, Boeing in üçüncü büyük ticari uçağı olan Boeing 767 ninüretiminde, içinde Fuji, Kawasaki ve Mitsubishi gibi Japon imalatçılarının bulunduğu bir konsorsiyuma outsource edilmiştir (Gilley ve Rasheed, 2000).
Dış Kaynak Kullanımın Yararları
Dış Kaynak Kullanımın Yararları Esnekliği Artırma: Maliyetleri azaltma ve Maliyetlerin önceden bilinmesi; Temel yeteneği geliştirme,kaliteyi arttırma; Risk azaltma ve sabit maliyetlerin değişkene dönüştürülmesi; Kontrol dışı fonksiyonlar: Yatırım harcamalarını azaltma:
Dış Kaynak Kullanımın Yararları Ana faaliyet gösterdiğiniz konuya odaklanmanıza olanak tanır, Dağınık verilerin tek merkezde toplanmasını sağlar, İstenilen bilgiye kısa zamanda ulaşmanız olanağını sunar, Gizliliğin korunması sağlar, Zamandan tasarruf sağlar, Verimde artışı getirir, İşin uzman tarafından yapılması gibi önemli bir avantaj yaratır, Kaynakların daha etkin kullanımını sağlar.
Dış Kaynak Kullanımın Yararları Bir firma, birkaç temel yetenek geliştirerek sürekli bir rekabet avantajı sağlama olasılığını artırabilir. Bunun yanında, firmanın yerine getirmesi gereken faaliyetleri dış kaynak yoluyla sağlaması, temel yetenekleri üzerinde tümüyle konsantre olmasını sağlar. ÖRNEK: Rolls-Royce Motorlu Arabalar Şirketi, dış kaynak kullanımına önem veren şirketlerin başında geliyor. Dünyanın en pahalı otomobillerini üreten bir firma, 1991 ve 1992 yıllarında toplam 150 milyon dolarlık bir kayba uğradı. Firmayı tekrar karlı hale getirebilmek için verilen kararlardan biri de, dış kaynak kullanım yoluna gitmek oldu. Bugün, firma, arabaların kasaları ve dingilleri gibi bazı elemanlarını outsource ediyor ve motor, boya, deri gibi kendi temel yetenekleri üzerine yoğunlaşıyor.
Dış kaynak kullanımının giderek önem kazanmasının nedenlerin başında gelen neden; giderek karmaşık ve hızlı hareket eder hale gelen pazarlarda uzman hizmet verebilmenin en hızlı yolu olması. Bununla birlikte, daha düşük maliyet yaratması ise diğer bir etmen. Bilgi ve iletişim teknolojisinin müthiş bir hızla ilerlediği de düşünülürse, özellikle rutin işlerde dış kaynak kullanımı yoluna gidilerek büyük avantajlar elde ediliyor.
Dış kaynak kullanımının bize verdiği esneklik sayesinde, artık sorunlar yaratan faktörler azaltır veya tamamen ortadan kaldırılabilir hale geldik. Bugün Amerika daki firmaların yüzde 65 i insan kaynakları bölümü outsource ediyor.
Dış Kaynak Kullanımının İtici Faktörleri Globalleşme: globalleşme ile uluslar arası piyasalarda engellerin azalması rekabeti artırmaktadır. Bu nedenle şirketler global alanda hizmet verebilmek için bazı faaliyetlerini başka firmalara devretme gereksinimi duymaktadır İnternet: Piyasalara giriş engelleri e- ticaret ile azalmıştır. O nedenle pazara giriş kolaylaşmaktadır
Dış Kaynak Kullanımının İtici Faktörleri Gelişen ekonomi: ihtiyaç duyulan nitelikli işgücü giderek artmakta olduğu için dış kaynakla ihtiyaç duyulan nitelikli işgücü kullanır Teknoloji: hızla gelişen teknoloji becerilerini elde etmek amacıyla firmalar dış kaynak kullanır Liberalleşme, serbestleşme (Deregulasyon): Telekom ve enerji gibi sektörlerde deregulasyon nedeniyle pazarlara giriş kolaylaşmakta ve rekabet baskısı artmakta
Dünyada yaygın dış kaynak kullanım alanları şunlardır : Kayıt Yönetimi ve Arşiv Depolama İnsan kaynakları yönetimi (seçme-yerleştirme, eğitim, ücretlendirme, performans değerlendirme, danışmanlık, kariyer yönetimi, insan kaynakları bilgi sistemi vb.) Bilgi teknolojisi (bakım, onarım, eğitim, uygulama, yazılımı geliştirme vb.) Müşteri hizmetleri (bilgi sistemleri, saha hizmetleri, telefonla müşteri hizmetleri vb.) Muhasebe-finans (bordrolama, vergilendirme, satın alma ve genel muhasebe işlemleri) Lojistik-nakliye (ambarlama, postalama-dağıtım, bilgi sistemleri ve operasyonlar) İdari işler (yazılı dokümanlar, dosyalar, fotokopi vb.) Satış-pazarlama (tele-pazarlama, reklâm) Yemek, personel taşımacılığı, güvenlik, temizlik ve otomobil kiralama hizmetleri Üretim ve emlak yöntemleri
Ülkemizde en yaygın olarak dış kaynak kullanımına gidilenleri şunlardır: Personel taşıma servisi Yemek temin hizmetleri Temizlik hizmetleri Güvenlik hizmetleri İnsan kaynakları Eğitim Muhasebe Bilgi teknolojileri Buradan da görüldüğü gibi ülkemizde Dış kaynak kullanımı, dünyadaki örneklere göre biraz daha dar alanları kapsamakla birlikte bu alanda son yıllarda dünya seviyesine yaklaşmaya başlamıştır. Buradaki tabloda görüldüğü gibi, lojistik süreçleri ülkemizde yaygın Dış kaynak kullanımı alanlarından birisidir. Fakat bu alanda genellikle taşımacılık odaklı Dış kaynak kullanımı yapılanmaları görülmektedir.
Dış Kaynak Kullanımı Faaliyet Alanları Bilgi teknolojilerinde: Bilgi teknolojileri dış kaynak kullanımını kolaylaştırmaktadır Bilgi teknolojileri alt yapısı ve becerisine sahip olmayan şirketler dış kaynak kullanarak sahip olmaktadırlar
Dış Kaynak Kullanımı Faaliyet Alanları İş süreçlerinde: Temelde insan kaynakları, muhasebe-finansman, müşteri ilişkileri, maaş yönetimi gibi hizmetlerde yoğunlaşmaktadır Geleneksel iş yapma modelleri terk edilerek, işletmeler iş eğilimli bir anlayıştan süreç eğilimli bir anlayışa yönelmektedir
İnsan kaynakları yönetiminde: Genelde işlem maliyeti, insan sermayesi ve kaynak temelli yaklaşımlardan dolayı tercih edilmektedir. Küçülme eğilimi, İK yöneticilerinin yeni roller üstlenmeleri hizmet anlayışındaki değişim, global düzeyde faaliyet gösterme eğilimi nedeniyle ev sahibi ülkelerdeki işgücünden faydalanma zorunluluğu hızlı teknolojik değişim nedeniyle artan risk ve esneklik anlayışı strateji konulara daha fazla odaklanma sebepleri etkili olmuştur
Muhasebe ve finansman hizmetlerinde: Bu alanda dış kaynak kullanımının firmalara şu katkıları vardır Misyona odaklanmaya katkısı Ölçek ekonomisi ile sabit maliyetlerin azalması Ekonomik trendlere bağlı olarak büyüme kararları Uzmanların geniş bilgilerinden faydalanmak Mali tablolarda daha hızla bilgiye ulaşım Standart dışı raporların hazırlanması ile farklılıklar ve avantajların kazanılması
İmalat sektöründe: Ürün dizaynı, montajı, paketleme, parça üretimi işlerinin dünyanın farklı bölgelerinde kendi alanında uzman farklı firmalara verilerek yapılması Bugün mülkiyeti Nike firmasına ait olmayan 40 fabrika Dünya genelinde ona belli standartlarda mal üretmektedir Lojistik sektöründe: global dağıtım merkezleri, entegre depolama ve taşıma, lojistik hizmetlerinin her aşamasında izleme ve takip, satış sonrası hizmetler ve yedek parça dağıtımı gibi alanlarda kullanılmaktadır
DKK NIN AŞAMALARI 1. DKK Kararı 2. Hizmetin Alınacağı Tedarikçinin Seçilmesi (İstenen çözümü sağlayacak firmanın teknik kapasitesi, daha önceki referansları, fiyatı, kültürel uygunluğu, sağlamlık ve güvenilirliği, çalışma şartları vs. göz önünde bulundurulur.) 3. Kontrat 4. İş Takviminin Çalışmaya Başlaması
OUTSOURCİNG YAPMANIN İŞLETMELER AÇISINDAN RİSKLERİ Gizli bilgilerin rakiplerin eline geçmesi: eğer taşeron firma iyi seçilmemişse, güvenilir değilse işletmenin taşeronu ile paylaştığı bilgilerinin rakiplerine ulaşması bir risk unsurudur. Kalitenin düşmesi kaygısı: taşeron firma ile işletmenin kalite anlayışı ayrı olabilir. Bu durumda işletmenin kalite düzeyinin beklenenin altında kalmasına yol açabilir. Kontrolün yitirilmesi: işletmenin outsource ettiği iş üzerindeki kontrolü azalacaktır. Bu nedenle işletme taşeron firmanın faaliyetlerini özenle izlemeli ve sürekli iletişim içerisinde olmalıdır.
OUTSOURCİNG YAPMANIN İŞLETMELER AÇISINDAN RİSKLERİ Esnekliğin yitirilmesi: ortaklık anlamında sıkı bir ilişki, sonunda dış kaynaklardan yararlanan işletmeyi taşeron firmaya bağımlı hale getirebilir. Bu durumda işletmenin bir takım toleranslar vermesi sonucunu doğurur. Niteliksiz bir taşeron firmanın seçilmesi: işin devredileceği taşeron firma seçilirken titiz davranılmaması işletmeyi zarara uğratacağı gibi, sürecin tekrar uygulanması gerekliliği yüzünden zaman kaybına yol açacaktır. İşletmenin yeteneklerini yitirmesi: ne kadar çok iş dışarıya devredilirse, işletme o kadar içi boş duruma gelebilir.
OUTSOURCİNG YAPMANIN İŞLETMELER AÇISINDAN RİSKLERİ Personel üzerindeki kontrolün zayıflaması ve yitirilmesi: dış kaynaklardan yararlanma uygulamalarının personel üzerinde yarattığı stres, gelecek korkusu, sıkıntı vs. verim düşüklüğüne neden olabilir. Dış kaynaklardan yararlanma stratejisi geliştirilirken personelin gereksinimlerine karşılık verecek bir sistem geliştirilmelidir. Kısa vadeli ekonomik amaçlara odaklanma: işletmenin kısa vadeli ekonomik amaçlara odaklanması birçok endüstride Pazar paylarının düşmesine neden olabilir. Dış kaynak kullanımı stratejileri uzun vadeli yapılmalıdır.
DİĞER RİSKLER: Mevcut personelin bir kısmının işten çıkarılması gerekebilir. Bu da personel ve sendikalarla sorunların doğmasına yol açar. Kötü tasarlanmış hizmet alım sözleşmeleri sorunlarına yol açabilir. Mevcut yönetim ve outsorucing sistemleri ile uyumsuzluk ortaya çıkabilir. Örgüt kültürü ve değerler sistemleri ile uyumsuzluk ortaya çıkabilir.
Örnek Dış Kaynak Kullanımı Uygulamaları Türkiye de yeni dış kaynak kullanımı uygulamaları, otomobil kiralama, posta-dağıtım gibi alanlarda görülüyor. Örneğin Alarko Holding, hiçbir şirketinin bünyesine araç satın almayıp, araç ihtiyacını rent a car şirketlerine outsource ederek karşılıyor.
Örnek Dış Kaynak Kullanımı Uygulamaları Yakın zamana kadar şirketlerin kendi içlerinde yaptıkları, postalama-dağıtım işleri de artık kurye şirketlerine outsource ediliyor. İnşaat şirketleri de giderek, kendi uzmanlık alanlarının dışındaki işleri dışarı vermeyi tercih ediyorlar. Örneğin, bazı müteahhitler, binayı bitirdikten sonra bahçe düzenleme işini, bu konuda uzman şirketlere yaptırarak bazı maliyetlerden kurtuluyorlar.
Örnek Dış Kaynak Kullanımı Uygulamaları Fotokopi şirketi Xerox ise, fotokopi işleri yoğun olan şirketlerin bütün işlerini yönetiyor. Böylece şirketler hem fotokopi cihazına yapılan sabit yatırımlardan kurtuluyor, hem de sık sık ortaya çıkan arızalarla uğraşmak zorunda kalmıyorlar.
Örnek Dış Kaynak Kullanımı Uygulamaları Oyak-Renault, bir otomobilde yer alan tam 2000 parçayı dışarıdan 140 ayrı şirkete outsource ediyor. Arçelik, kendi üretmediği parça ve bölümler için 350 şirketle çalışıyor. Perakendeciler rekabette bir adım öne geçebilmek için, nakliye, depolama ve stok yönetimi gibi lojistik işlerini uzman şirketlere devrediyorlar. Bu sektördeki şirketler, ambalaj işini Tetrapak gibi şirketlere devretmeye başladılar.