Mersis Bilgi Teknolojileri Danışmanlık Ltd. Proje Yönetimi Meriç Aykol
Neden Proje Yönetimi Gartner Institute un BT sektörü araştırması Projelerin %74 ü başarısız ya da maliyet/zaman hedeflerini aşıyor %51 i bütçesini %200 oranında aşıyor Hedeflenen özelliklerin %75 ini karşılayabiliyor Standish Group - 2000 (Chaos in the new Millenium 2000) Yazılım projelerinin başarıya ulaşma oranı %28 Diğerleri ya başarısız (%23) ya da zorlanmış (%49) projeler Gartner Group (Technowledge SM 99 Presentation) BT projelerinin %70 i beklenen faydayı sağlamıyor Gartner Institute 2001 BT sektörü araştırması Amerika da her yıl başarısız BT projeleri için 75 milyar dolar harcanıyor Başarısızlığın en önemli nedeni, projelerin kötü yönetilmesi 2
Projeler ve Sorunlar 1994 2003 Project Cancelled 31.1% 15% Project Challenged 52.7% (189% average overrun cost of their original estimates) 51% (43% avarage cost overrun) Project Succeeded 16.2% 34% Money Wasted $140 billion ($80 billion in failed projects) $55 billion ($38 billion in failed projects with another $17 billion in cost overruns) SW Research Center 2007- Jonathan Lee 3
Proje Başarısızlıkları Projelerin çoğu başarısız ya da maliyet/zaman hedeflerini aşıyor Yazılım projelerinin başarıya ulaşma oranı daha düşük Başarısızlığın en önemli nedeni, projelerin kötü yönetilmesi 4
Teknoloji Projeleri Neden Farklı? Proje organizasyonu İnsan kaynağı problemi Kişisel farklılıklar, performans farkı Organizasyonlardaki uzmanlık alanlarının çeşitlendirilmesi Yetkinliklerin tanımı/geliştirilmesi üzerine konuya özel zorluklar (alan bilgisi) Hızla değişen teknoloji Platformların sık değişimi (en son teknolojinin kullanılma eğilimi) Teknolojik Yetkinlikler Araç Desteği Riskler (Teknik, Maliyet, Çizelge) 5
Süreçlere verilen önem, eldeki kaynaklarla orantılı 6
Avrupa Yazılım Enstitüsü - En İyi Yazılım Pratikleri Anketi Standartlara uyum 20 ülke 42 soru Proje Yönetimi Yazılım projelerinin organizasyonun hedefleri ile ilişkilendirilmesi ve paydaşların planlama sürecine katılımı başarıyı arttırıyor 7
PROJE? Hedef Bitiş noktası...... Aktiviteler Başlangıç noktası
PROJE YÖNETİMİ? Bir projenin gereksinimlerini karşılamak üzere bilgi beceri araç ve tekniklerin tüm aktivitelere uygulanması 9
Proje Sınırlı bir süre içinde, belirli bir maliyet bütçesi ile planlanan sonuçlara ulaşmak için yapılır Her proje diğerlerinden farklıdır, sonuçları kesin olarak tahmin edilemez, risk oluşumudur Proje yönetimi, projenin hedeflerinin proje süresince ortaya çıkacak risklere karşı korunma işlevidir 10
Proje Yönetimi Örgütlenmenin yönetilmesi Hedeflerin Yönetilmesi Kapsamın yönetilmesi Maliyetin Yönetilmesi Zamanın Yönetilmesi Risklerin Yönetilmesi Kalitenin Yönetilmesi 11
Proje Yönetimi Sistemi Gereksinimler Planlama Yeniden planlama Organizasyon Raporlama Liderlik ve Yönetim Kontrol Proje planlama, hangi işin kimin tarafından, ne zaman ve hangi kaynaklar ile yapılacağının belirlenmesidir 12 Kontrol, planlamanın başarılı olması için yapılan çalışmalardır
Etkili Proje Yönetimi için Organizasyon Elemanları Prensip ve Metodlar Organizasyonel Destek Ekipler
Etkili Proje Yöneticisinin Özellikleri Organizasyonu anlar Planlama, organizasyon ve kontrolü yürütebilir İletişimi kuvvetlidir Belirsizliklerle başa çıkabilir, karar alabilir Kişilerle ilgili sorunları çözebilir Proje teknolojilerini anlar Geniş bir yetkiye sahip olmalıdır 14
Organizasyon Etkisi Fonksiyonel Organizasyon Bölüm Yönetimi Araştırma& Geliştirme Yazılım Geliştirme Pazarlama Finans...... Yazılım Kalite Güvence 15
Organizasyon Etkisi Proje Tabanlı Organizasyon Bölüm Yönetimi A Projesi Yöneticisi B Projesi Yöneticisi Fonksiyonel Bölümler Araştırma&Geliştirme Yazılım Geliştirme Pazarlama Finans Araştırma&Geliştirme Yazılım Geliştirme Pazarlama Finans Yazılım Kalite Güvence Yazılım Kalite Güvence 16
Organizasyon Etkisi Matris Organizasyon Bölüm Yönetimi Araştırma& Geliştirme Yazılım Geliştirme Pazarlama Finans Yazılım Kalite Güvence Yazılım Projesi (A) Yazılım Projesi (B) 17
Organizasyon Etkisi Anahtar faktör Proje Organizasyon Tipi Fonksiyonel Matris Proje Tabanlı Belirsizlik Düşük Yüksek Yüksek Teknoloji Standart Karmaşık Yeni Karmaşıklık Düşük Orta Yüksek Süre Kısa Orta Uzun Ölçek Küçük Orta Büyük Önem Düşük Orta Yüksek Müşteri Çoklu Orta Bir İç bağımlılık Düşük Orta Yüksek Dış bağımlılık Yüksek Orta Düşük Zaman kritikliği Düşük Orta Yüksek Kaynak kritikliği Değişken Değişken Değişken Farklılık Düşük Yüksek Orta 18
Proje organizasyonu İnsan kaynağı problemi Kişisel farklılıklar, performans farkı Yetkinliklerin tanımı ve geliştirilmesi üzerine konuya özel zorluklar Platformların sık değişimi
Süreç Boyutu Proje yönetimi için süreç gereksinimleri Planlama, yürütme, risk yönetimi, kalite yönetimi, ölçme, kalite değerlendirmeleri, gözden geçirmeler, konfigürasyon yönetimi Altyüklenici faktörü Teknik altsüreçler (Mühendislik süreçleri) Nasıl? 20
Standart ve Metodolojiler Projenin başarısız olma riskinin önlenmesi Etkinlik ve verimliliğin artması Kalitenin artması İletişimin düzenlenmesi Etkin proje yönetiminin standart hale gelmesi, böylece kişilerden bağımsız ve tekrarlanabilir olması 21
PMI (Project Management Institute) 1969 Amerika da kurulmuş 100.000 den fazla üye Proje Yönetimi eğitimi ve sertifikası Rehber : PMBOK (A Guide to the Project Management Body Of Knowledge) www.pmi.org 22
PMI Süreç Grupları Başlatma Planlama Yürütme Kontrol Kapanış 23
PMI Alanlar 1- Bütünleştirme Yönetimi Proje planlama Planın yürütülmesi Değişim denetimi 2- Kapsam yönetimi Başlatma Kapsam tanımı Kapsam planlaması Kapsamın doğrulanması Kapsam değişikliği denetimi 24
PMI Alanlar 3 - Zaman yönetimi Yapılacak işlerin tanımı Sıralanması Sürelerinin tahmini Zaman çizelgesinin geliştirilmesi Zaman çizelgesinin denetimi 4 - Maliyet yönetimi Kaynak planlama Maliyet tahmini Maliyet bütçesi Maliyet değişiklik denetimi 25
PMI Alanlar 5 - Kalite yönetimi Kalite planlama Kalite güvence Kalite denetimi 6 İnsan kaynakları yönetimi Örgütsel planlama Kadro kurma Takım oluşturma 26
PMI Alanlar 7 - İletişim yönetimi : İletişim planlama Bilgi dağıtımı Performans raporlama 8 - Risk yönetimi : Risk tanımlama Risk boyutu belirleme Riske karşı planlama Risk azaltıcı denetim 27
PMI Alanlar 9 - Satın alma yönetimi Satınalmanın planlanması Talep planlama Talepte bulunma Firmanın seçimi Sözleşme yönetimi Sözleşmenin imzalanması 28
1. Proje Yaşam Döngüsünü Planla Sürecin amacı proje için uygun bir yaşam döngüsünün belirlenmesidir. Bu sürecin girdisi ürün kalitesi, maliyet ve zamana karşı proje hedeflerini tanımlayan bir anlaşma veya sözleşmedir. Çıktısı ise projede gerçekleştirilecek işler ve proje kontrollerinin tanımları (yönetim ve teknik gözden geçirmeler vb..) ile birlikte yaşam dönüsü modelidir. Yaşam döngüsü modelini seç Aktivite ve işleri açıkla İşlerin sıralamasını belirle Aktiviteleri dokümante et
2. Proje Planı Oluştur Sürecin amacı, projenin yönetimi için planlamanın yapılmasıdır. İş kırılım yapısını geliştir Proje standartlarını tanımla Özelleştirilmiş aktiviteleri tanımla Proje tahminlerini oluştur Projenin başlangıç risklerini tanımla Projenin ölçümlerini tanımla Proje çizelgesini oluştur Proje taahhütlerini belirle Proje planını dokümante et
3. Proje Ekipleri Oluştur Sürecin amacı, ekip içindeki sorumluluklarını yerine getirebilecek ve birlikte uyum içinde çalışacak uygun üyeler ile proje ekiplerinin oluşturulmasıdır. Proje takımını belirle Proje takımını yetkelendir Proje etkileşimini sürdür Takımlar arası işleri yönet
4. Gereksinimleri Yönet Sürecinin amacı, projenin ürünleri ve aktivitelerine hizmet eden bir gereksinim dayanağının belirlenmesi ve değişikliklerinin yönetilmesidir. Gereksinimler üzerinde anlaşmayı sağla Müşteri gereksinimleri için gereksinim dayanağını oluştur Müşteri gereksinim değişikliklerini yönet Müşteri gereksinimlerini kullan İzlenebilirliği sürdür
5. Kaliteyi Yönet Sürecinin amacı, müşteriyi tatmin edecek ürün ve hizmetleri sağladığından emin olacak şekilde projenin ürün ve hizmetlerinin kalitesinin yönetilmesidir. Proje ürünleri için gereken kalite karakteristiklerinin/ hedeflerinin tanımlanması, kalite hedeflerine ulaşmak için gereken çalışmaların yapılmasını içerir. Kalite hedeflerini belirle Kalite ölçümlerini tanımla Kalite aktiviterini belirle Kalite aktiviterini gerçekleştir Kaliteyi değerlendir Düzeltici önlemler al
Sistem Karmaşıklığı ve Risk Sistem karmaşıklığı arttıkça risk yönetimi ihtiyacı artar Risk Teknik Maliyet Çizelge Yöntemler, araçlar, ve süreçler Uzman bilgi, yargı ve deneyim Kişisel bilgi, yargı ve deneyim Sistem Karmaşıklığı 34
6. Riskleri Yönet Sürecin amacı, proje yaşam döngüsü boyunca sürekli olarak risklerin tanımlanması ve azaltılmasıdır. Risklerin yönetimi sürekli olarak yeni risklerin tanımlanması, risklerin azaltılmaya çalışılması ve risk azaltma etkinliklerinin değerlendirilmesini içerir. Risk yönetim kapsamını belirle Riskleri belirle Riskleri analiz et ve önceliklendir Önleme stratejileri geliştir, uygula Önleme stratejilerinin sonuçlarını değerlendir Düzeltici önlemler al
7. Kaynakları ve Zamanı Yönet Sürecin amacı, proje hedeflerini ve yazılım gereksinimlerini sağlayacak şekilde proje yaşamı boyunca proje kaynakları ve zamanın koordinasyon ve yönetimidir. Kaynakları sağla İlerlemeyi izle Yönetim gözden geçirmeleri yap Teknik gözden geçirmeler yap Taahhütleri yönet
8. Altyüklenicileri Yönet Sürecin amacı altyüklenicilerin seçimi ve performanslarının yönetimini gerçekleştirmektir. Kapsamı belirle Potansiyel altyüklenicileri nitelendir Altyükleniciyi seç Taahhütleri belirle ve yönet İletişimi sürdür Uyumu değerlendir Altyüklenici kalitesini değerlendir
Proje Yönetimi Süreci Çıktılar: Proje Planı Proje Çizelgesi Proje Özet Raporu Proje Değişiklik İsteği Aşama Sonu Değerlendirme Raporu Toplantı Raporu Proje Kapanış Raporu 38
Proje Planı Proje Amacı ve Kapsamı Proje Ürünleri Proje Zaman Hedefleri Proje Organizasyonu ve Sorumluluklar Dış Bağımlılıklar Proje Ekibinin Alması Gereken Eğitimler Proje Altyapı İhtiyaçları (Yazılım, donanım ve altyapı gereksinimleri) Alt Yüklenici ilişkileri (Alım) Proje Aşamaları ve Sapmaları Proje İçin Gerekli Kaynak Kullanımı Öngörüsü Risk Analizi ve Yönetimi Proje Kontrolü ve İletişimi (İzleme ve raporlama mekanizmaları) 39
Proje Çizelgesi 4/7 11/7 18/7 2 5/7 1/8 8/8 1 5/8 22/8 2 9/8 5/9 12/9 1 9/9 T4 T1 T2 Star t M1 T7 T3 M5 T8 M3 M2 T6 T5 T9 M4 M7 T10 T11 M6 M8 T12 Fin ish Proje zamanı 40
Proje Çizelgesi Task Süreleri ve Bağımlılıklar Activity Duration (days) Dependencies T1 8 T2 15 T3 15 T1 (M1) T4 10 T5 10 T2, T4 (M2) T6 5 T1, T2 (M3) T7 20 T1 (M1) T8 25 T4 (M5) T9 15 T3, T6 (M4) T10 15 T5, T7 (M7) T11 7 T9 (M6) T12 10 T11 (M8) 41
Proje Çizelgesi Aktivite Ağı 14/7 /03 15 da ys 8 da ys M1 T3 T1 2 5/7 /03 5 da ys 4/7 /03 M3 T6 star t 15 da ys T2 2 0 da ys T7 10 da ys 25/7 /03 10 da ys T4 M2 T5 18/7 /03 M5 4/8/03 M4 11/8/03 M7 15 da ys T9 2 5/8/03 M6 7 da ys T11 5/9/03 M8 15 da ys T10 10 da ys T12 Süreler belli dağılımlar gösterir, kritik yol üzerinde bulunan işler toplam proje süresini etkiler 42 25 da ys T8 19/9/03 Fin ish
Proje Çizelgesi Kaynakların Elverişliliği 4/7 1 1/7 18/7 2 5/7 1/8 8/8 15/8 2 2/8 2 9/8 5/9 1 2/9 19/9 Fred Jane Anne T4 T1 T2 T3 T8 T6 T9 T10 T11 T12 Jim T7 Mary T5 43
Proje Özet Raporu Raporlama Dönemi: Başlangıç-Bitiş Raporlama Döneminde Planlanan ve Gerçekleştirilen Aktiviteler Gerçekleştirilecek Aktiviteler Proje Değişiklik Önerileri (Eğer Varsa) Raporlama döneminde proje planının değişmesine yol açacak bir problemle veya değişiklik isteği ile karşılaşıldıysa başlık olarak özet raporuna yazılır. Ayrıca Proje Değişiklik İsteği hazırlanır, düzeltici önlemler belirtilir. Sorunlar ve Çözümler Projede yaşanan sorunlar, nedenleri ve çözüm ya da önleme durumları, çözülmemiş sorunlar için çözüm öngörüleri özet olarak belirtilir. 44
Aşama Sonu Değerlendirme Raporu Aşama için Hedeflenen / Gerçekleşen Bitiş Tarihi Aşama Süresince Üretilen İş Ürünleri/Tamamlanan İşler Hedeflenen Kaynak Kullanımı Proje planında bu aşama için hedeflenen kaynak kullanımı (adam*gün) Gerçekleşen Kaynak Kullanımı Bu aşama için gerçekleşen kaynak kullanımı (adam*gün) Aşama sırasında yaşanan ve çözülen önemli sorunlar Bir Sonraki Aşamanın Kapsamı 45
Proje Kapanış Raporu Projenin Amaç ve Kapsamı Projenin Bileşenleri Projenin Maliyeti Tamamlanan İşler / Ulaşılan Hedefler Hedeflenen /Gerçekleşen Tamamlanma Tarihi, Kaynak Kullanımı (adam*gün) Proje Sonrasında Tamamlanacak İşler (Eğer Varsa) Projede Görev Alanlar ve Rolleri Başarılar, Performans Göstergeleri Projeye ait iyi uygulamaları, alınacak dersleri Performansı Etkileyen Dar Boğazlar, Karşılaşılan Güçlükler Proje süresince yaşanan önemli sorunları ve çözüm yöntemlerini İyileştirilmesi Gereken Noktalar 46
Proje Değişiklik İsteği Sorun veya değişiklik isteği Proje planını etkileyen sorunun veya değişiklik isteğinin tanımı Önerilen çözüm Maliyet farkı ve proje kesin kabul tarihi Değişikliğin proje kesin kabul tarihi ve kaynak kullanımına (adam*gün) etkisi Yürürlükteki ve değişiklik halinde bitiş tarihi Yürürlükteki ve değişiklik halinde kaynak kullanımı öngörüsü 47
Kalite Planı Kalite Hedefleri Kalite Etkinlikleri ve Sorumluluklar Kalite gereksinimleri ve uyulmak zorunda olunan standartlar Kaliteyi değerlendirme / güvence metodu Kalite kriterleri Kalite verileri ve veri toplama mekanizmaları 48
Olası Riskler Teknoloji kaynaklı riskler İnsan kaynaklı riskler Organizasyonel riskler Gereksinimlerden kaynaklı riskler Tahmin kaynaklı riskler 49
Risk Planı Risklerin Tanımlanması ve Önceliklendirilmesi No Riskler Proje Riskleri 1.a Bakımı yapacak kişilerin projeye başlangıçta dahil olmaması 7.c Eğitimli eleman kaybı Olasılık Etki Risk Puanı (Öncelik)... Açıklama 50
Risk Planı Risk Önleme Etkinliklerinin Planlanması Etkinlik no İlgili Risk Çizelgede yer aldığı tasklar Etkinlik Sorumlu Son Durum 1 14c Haftalık toplantı... ekibin haftalık proje toplantılarına dahil edilmesi... Devam ediyor Değerlendirme Sonuçları Ölçüm 1. Değerlendirme Tarihi 2. Değerlendirme Tarihi Sonuç Toplam Risk Puanı Diğer Ölçümler 51
Altyüklenici Firma Seçimi Örnek Kriterler Firma, en az 2 yıldır hizmet veriyor Çalışan sayısı 10 kişi veya fazla Çalışan sayısı ortak yapılacak çalışma/proje için yeterli miktarda Hizmet alınacak konuda yeterli referansı var Ortak çalışma/proje için, belirleyeceğimiz sayıda eleman temin edebilir Ortak çalışma/proje için, deneyimleri yeterli Ortak çalışma/proje için, kullandıkları platform (yazılım/donanım) uyumlu Ortak çalışma/proje için, uygun altyapıları var Çalışma prensipleri, hizmetler grubu için tanımlı süreç yaklaşımı/kalite sistemine uygun Belirlediğimiz plan, kural ve standartlara göre çalışmayı taahhüt ediyor Daha önce birlikte çalışma yapılmış ise, önceki iş/ürün niteliği bu çalışma için de uygun ve yeterli Bakım kapsamında yapılacak işler için gerekli desteği sağlayabilir Bu firmayla çalışmak, benzer iş alanında çalışan diğer Alt Yüklenici firmalarla kurduğumuz iş ortaklığını olumsuz etkilemez Firma, ihtiyaç duyulan konuda tek/az bulunur 52
Altyüklenici Firma Değerlendirme Örneği 53
Proje Tahminleri Proje ölçümleri Önceki veriler son derece önemli Proje Ölçümleme Planı Neler ölçülebilir? Fonksiyon sayısı Gereksinim/gereksinim değişiklik sayısı Girdi-çıktı sayısı Teknik risk maddelerinin sayısı Veri hacmi Teknik olmayan ölçümler MMD... 54