Neler Konuşacağız? PROJE YÖNETİMİ Akıl Haritaları, Sorun Çözme Murat ÜNVER Eğitmen, Danışman AYT, 07 / 08 Şubat 2013 Tanışma Tanımlar(1.Gün) Proje Yönetim Aşamaları(1. Gün) Yürütme ve Kontrol(1. Gün 2. Gün) Sorun Çözme Teknikleri(2. Gün) Proje Yönetiminde İletişimin Önemi(2. Gün) Proje Kapanışı(2. Gün) Değerlendirme, Kapanış, Sınav (2. Gün) 1 3 Murat ÜNVER 1969 Ankara doğumlu, hafızası zayıf, dobra, fazla açık Porland Porselen A.Ş. Genel Satış Müdürlüğü 2004 den bu yana eğitmen, danışman Şimdi de sizleri tanıyalım 4 5 Beynimiz Akıl Haritası Proje Proje Yönetimi Proje Üçgeni Tanımlar Küçük Bir Oyun Gözlerinizi kapatın Kırmızı parlak bir top düşünün Nasıl bir toptu o? 6 7 1
Kısaca Beynimiz Akıl Haritası Sağ / Sol Lop Kelimelerin çağrıştırdıkları Resimlerin uyandırdıkları Tony BUZAN- (Mind Map) Anahtar sözcük ve anahtar görüntüler kullanarak, bilgi saklama, düzenleme ve önem sırasına göre organize etme tekniğidir. Mesainin bitmesine 5, servilerin kalmasına 10 dakika var. Yöneticiniz sizi arıyor: «Murat Bey, bir sorunumuz konu var. Gelir var. misiniz?» Gelir misiniz?» 8 9 Akıl haritası(zihin haritası); Kişiseldir: Tekil yapılması gereken bir çalışmadır. Sizin duygu ve düşüncelerinizi yansıtır. Beyin fırtınası değil; beyninizin fırtınasıdır! Bir düşünce tekniğidir, Bir planlama aracıdır A4 kâğıdı yan yazacak gibi önünüze alın. Renkli kalemlerinizi hazırlayın: Böylece görsel duyunuzu artırmış olacaksınız Ana temayı kâğıdın merkezine yerleştirin. Bunu; çok iyi gözükmeyebilecekse de resimle ifade etmeye gayret gösterin. Hatırlayın ki resimler hayal gücünüzü tetikler 10 11 Ana temadan yanlara, aşağı yukarı uzanan ve doğrusal olmayan kalın çizgiler çekin. Bu; gözünüze daha ilginç gelecek, daha kolay hatırlanacak Bu çizgileri; ana temaya sıkı sıkı bağlayın. Böylece en öncelikli ilişkileri daha kolay bulacaksınız Bu kollara ana temayla irintili birincil fikir, hayal ya da koşulları yazın. Yazarken; Yazınızla oynayın Ufak tefek figürler ekleyin Renkli kalemlerle yazın, Her birincil fikri, tali fikirlerle destekleyin 12 13 2
Aman Dikkat! Beynimiz aslında çok basit çalışıyor: Karmaşa yaratmaya çalışmayın Cümleler yerine tekil kelimeler kullanın, Şema yapmaktan kaçının: Amacınız akışı değil düşünceleri açığa çıkartmak. «Olmadı» demeyin, olmuştur: Beğenmediğiniz şey; akıl haritanız değil, düşünceleriniz ve çağrışımlarınız olabilir 14 Faydaları: Az kâğıtla çok not tutacaksınız, Kavramlar arasındaki daha önce fark etmediğiniz ilişkilerle tanışacaksınız, Beyninizin her iki lopunu da kullanacak, daha yaratıcı olacaksınız, Üzerinden uzun zaman geçse de notlarınızı kolayca hatırlayacaksınız, Daha etkin ve amaca yönelik plan yapabileceksiniz. 15 Akıl Haritası Uygulama «Türkiye de düşük sportif başarı» hakkında akıl haritanızı çiziniz 16 17 TDK, İsim Fr. Proje Değişik alanlarda önceden plan ve programa alınmış, maliyeti hesaplanmış, kurum ve kuruluşların yönetim organları tarafından onaylanmış, kısa ve uzun vadeye bağlanarak özel kurum veya devlet adına gerçekleştirilmesi kabul edilmiş bilimsel çalışma tasarısı Gerçekleştirilmesi istenen tasarı Proje; «Farklı veya benzersiz bir ürün, hizmet ya da sistem oluşturma» amacı, bu amaca ulaşmak için ölçülebilir hedefleri, belli bir başlangıç ve bitiş noktası olan, sınırlı kaynaklar kullanmayı gerektiren, geçici olarak organize edilmiş faaliyetler bütünüdür 18 19 3
Proje; Proje; Nitel ve nicel hedeflerle tanımlanabilen faydalı bir değişim; kendine has bir kapsam ve özniteliği olan bir iş yoluyla, insan, malzeme ve mali kaynakların yeni bir yaklaşımla ele alınmasıyla, zaman ve maliyet kısıtlarının gereklerini de gözeterek yerine getiren girişimdir. Projeyi günlük işlerinizden farklı yapan özellikler nelerdir? Zaman Kısıtı Bütçe Kısıtı 20 21 Proje Yönetimi 1/2 Projenin tanımlanmasını, kategorize edilmesini ve gerçekleştirmesini sağlamaya yönelik gerekli tüm araç ve tekniklerin bir arada kullanılmasına yönelik çalışma bütünüdür. Proje Yönetimi 2/2 Proje için tanımlanan; Hedef Maliyet Zaman Kalite ve Tatmini sağlayacak şekilde, insanî ve maddî kaynakları yönetme ve koordine etme sanatıdır. 22 23 Proje Üçgeni Proje Üçgeni Projenin üç temel unsuru olan Kapsam, Zaman ve Maliyetin birbirleriyle ilişkilerini bütünleşik anlamak ve anlatmak maksadıyla kullanılan bir sembolik alan tanımlamasıdır. Projenin faydaları üçgen alanı olarak mütalaa delirse: Süre Kapsam Sabit tutulur Kapsam Sabit tutulur ve süre azaltılırsa; ve maliyet azaltılırsa; maliyet Kapsam artar artarsa; süre ve süre maliyet artar artar Maliyet Kapsam 24 25 4
Proje Yaşam Döngüsü Proje Yönetim Aşamaları(PYA) Fikir Geliştirme, Başlatma Planlama Yürütme Kontrol Sonuçlandırma Projenin; Tanımlanması Planlanması Yürütülme ve Kontrol Edilmesi Sona Erdirmesi ni kapsayan işleyiş bütünüdür Plan Revizyonu 26 27 PYA Projenin Tanımlanması 5N1K cevapları verilmeli: Neden yapılacak Ne yapılacak Ne Zaman yapılacak Nasıl yapılacak Nerede yapılacak Kim yapacak Mevcut durum analizi 4: Mevcut durum analizi analizi: - 5: 3: 2: 4 : BİZ Tanımı Proje Bu Kurumsal Saptanan Belirlenen faaliyetlerin için BİZ eksikliklerin Misyon amaçlara tespit gerçekleşmesi ve edildikten uygun Vizyon giderilmesi, ışığında; sonra Zamanlama, amaç ve şekli tanımlı proje ve 1. arzulanan tanımlanan Eksiklikler yönetilmesi ekibinin gelişmelerin faaliyetlerin neler? kurulması için en uygun sağlanması ve yapılması iç yer görev bu faaliyetler için gerekli kaynaklar paylaşımları ve 2. için Geliştirilmesi mecra neler en doğru neresi? yapılmalı? zaman gerekenler ne zaman? neler? Bütçe, İnsan ve Zaman neler? PYA Projenin Tanımlanması Projenize başarı aşısı: Mantıksal Çerçeve: Yapılması düşünülen eylemler, alınması planlanan ekipman ya da hizmetler projenin kapsam, konu, amacıyla ve hatta sürdürülebilirliği ile ne denli ilişkili? Proje üçgenini hatırlayınız 28 29 PYA Projenin Tanımlanması Mantıksal Çerçeve; Amaçlar Sorunlar Sonuçlar Amaçlar Etkinlikler Sonuçlar Araçlar Etkinlikler Maliyet Araçlar arasındaki ilişkiyi kurar, gözetir. PYA Planlama Zamanlama: İş Akışı, süreçler Ağ Çizelgeleri, PERT(Project Evaluation and Review Technique) Diyagramı GANTT Şeması Personel Bütçe 30 31 5
PYA Ağ Çizelgeleri Şebeke diyagramı olarak da bilinir. Proje süresince yapılacak işlerin birbirleriyle ilişkisini de gösteren iş akış şeması gibidir. Birbiri ile başlangıç / bitişi ilişkili faaliyetler Kimi işlerden bağımsız, kimilerine bağımlı işlemler Gerçek İşler PYA Ağ Çizelgeleri Zaman ve para harcayan işler Yapay İşlemler Sadece zaman harcayan işlemler Kukla İşler Ne zaman ne de kaynak harcayan işler... Kukla işlemlerin olduğu hatta, «bolluk» vardır. 32 33 PYA Ağ Çizelgeleri Her düğüm noktası(bir işin sonu, başka birinin başı olan noktalar) numaralandırılır: (0, 1, 2, ) Düğüm noktaları; soldan sağa kronolojik olarak verilir. PYA Ağ Çizelgeleri Herhangi bir iş; kendinden önce başlayan bir işin bir kısmına bağlı ise; araya kukla düğüm noktaları konulur. A1 A2 1 2 4 5 3 34 35 PYA Ağ Çizelgeleri Bütün düğüm noktaları, şebeke diyagramının başlangıç ve bitiş düğüm noktalarına bağlanmalıdır PYA Ağ Çizelgeleri Ana şebekede bir okla gösterilen bir işlemin detay işlemleri kapalı bir diyagram meydana getirmeli ve ilgili işlemin başlangıç ve bitiş düğüm noktalarına bağlanmalıdır. A3 A7 A1 A2 A4 A5 A8 A6 A 36 37 6
PYA GANTT PYA GANTT Proje işlem adımları belirlenir. İşlemler birbirinden farklı ve ayrıntı seviyeleri yaklaşık eşit olmalıdır. Projenin planlandığı şekilde ilerleyip ilerlemediği izlenir MsOffice Project 38 39 PYA Planlama: İK PYA Planlama: İK Proje Örgütlenmesi, İK Proje Ekibinin oluşturulması, Rutinler, proje görevleri Yetkinlik «Ekip» Görev dağılımı, Motivasyon Hatırlayınız ki; Performans = Yetenek x Motivasyon x Eğitim 40 41 PYA - Yürütme ve Kontrol(YK). En uzun aşama Her düğümün kendi içinde izlenmesi, Uygunluk ve doğruluk teyidi, Düğüm sonlarında değerlendirme ve raporlama, Proje planına bağlılık teyidi, Her aşamada geri bildirim. PYA - Yürütme ve Kontrol(YK). Her faaliyet için; Kontrol listeleri Prosedür ve talimatlar Kalite Proje hayat döngüsü Plan Revizyonu 42 43 7
TDK, İsim - Fr PYA - Risk Zarara uğrama tehlikesi, riziko PYA - Riskler Proje süresince doğabilecek sapmaları öngörmek Tecrübenizi kullanın Risk kaynaklarını belirleyin Risk / Sapma payları koymak Bütçe Süre: (T k +4T o +T i )/6 Teknoloji güzel ama İK 44 45 Sorun PYA YK- Sorunlar ve Çözümler TDK, İsim Araştırılıp öğrenilmesi, düşünülüp çözümlenmesi, bir sonuca bağlanması gereken durum, mesele, problem Sıkıntı veren durum, dert Kontrol Tanıla Problem Çözme Çevrimi Analiz Et Uygula Tasarla Planla 46 47 PYA YK- Sorunlar ve Çözümler PYA YK- Sorunlar ve Çözümler Akıl Haritaları Balık kılçığı(sebep/sonuç diyagramı): Grupla yapılır, Beyin fırtınası, Sadece metin kullanılır, Tüm ekip üyeleri probleme vakıf, Sorun(Hedef / Ana başlık) sağ/sol başa yazılır, Ana faktör/fikirler orta çizginin altına ve üstüne sıralanır. Bir düzene ihtiyaç yoktur, neden/çözüm öneren kişi, hangi ana madde için fikir verdiğini beyan eder. Tali faktör/fikirlerle beslenir Malzeme Metot Eğiticiler Türkiye de düşük sportif başarı 48 Çevre İnsan 49 8
PYA YK- Sorunlar ve Çözümler Temel kılçıklar: 7M(8M) Man İnsan Machine Makine Medium Ortam / Mecra / Çevre Material Malzeme Method Metot Management Yönetim Measurability Ölçülebilirlik Money Maddi Kaynak 50 PYA YK- Sorunlar ve Çözümler ÖLÇÜLEBİLİRLİK Katı disiplin Çok ağır spor programı Gevşek tavırlar sergilenmesi MALZEME Metodlar Uygun olmayan hava koşulları Çevre Malzemeler Uygun olmayan Metodsuzluk Metodsuzluk spor kıyafeti Uygun Ödül-ceza olmayan spor kullanmama Mlz. k Zaman sınırlaması Tesis altında ezilmek yetersizliği YÖNETİM MAKİNE Uygun olmayan spor alanı YÖNTEM Beslenme yetersizliği İsteksizlik İnsan İNSAN Eğiticiler Gönülsüz Eğitici Kötü Yetersizlik Uykusuzluk Yorgunluk alışkanlıklar ÇEVRE/ORTAM Eğitici eğitiminin yetersizliği Bilgisiz / Yetersiz Eğitici Yeni personel SONUÇ (SORUN) DÜŞÜK SPOR BAŞARISI VAR 51 PYA YK- Sorunlar ve Çözümler PYA YK- Sorunlar ve Çözümler başlangıç Akış Diyagramı Sorun karşısında; evet/hayır durumlarında yapılması gereken faaliyetler tanımlanarak sonuca gitmeyi hedefler faaliyet karar bitiş 52 53 Proje Yönetimi ve İletişim(PYİ) Kişiler Arası İletişim Etkin dinleme Doğru yazma Güncel olarak paylaşımda olmalı: Proje ekibinin iletişim bilgileri Tedarikçi ve dış uzmanların iletişim bilgileri Düğüm noktaları için onay makam(lar)ı Geri bildirim PYİ Kurum İçi İletişim Standart formlar ve rapor şablonları Dönemsel raporlar, ilerleme raporları, Periyodik toplantılar(genelde haftalık), Teknolojik alt yapı Proje; bir ekip işidir. Tek kişinin rol alacağı bir işler dizisi proje değildir. 54 55 9
Açıklık, Dürüstlük, Güven Açıklık, Dürüstlük, Güven 08.02.2013 PYİ - Ekip Başarısının «A B C» si Güven Açıklık ve dürüstlük Katılım ve işbirliği Güven; insan ilişkilerinin temelidir. Kendine Güven GÜVEN Başkalarına Güven Başkalarının Kişiye Güveni 56 57 Savunucu İletişim: Çözüm yönünde tartışmalar olmaz. Dediğini yaptırma ve otoriter tavır gözlemlenir. Savunucu İletişim: Galip- Mağlup, Mağlup-Mağlup Düşük İşbirliği 58 59 Saygılı İletişim: Tavize Dayalı İlişki Saygılı İletişim: Doğru olmadığını biliyorum ama şimdi söylemeyeyim. Savunucu İletişim: Galip-Mağlup, Mağlup-Mağlup Düşük İşbirliği 60 61 10
Açıklık, Dürüstlük, Güven 08.02.2013 PYİ - Ekip Başarısının «A B C» si Sinerjik İletişim: Yüzleşme, Uzlaşma, Galip-Galip İlişkisi. Saygılı İletişim: Tavize Dayalı İlişki Sinerjik İletişim: Uzlaşma ve fikir alış-verişi vardır. Amaç haklı çıkmaya çabalamak değil, işi geliştirmektir. Savunucu İletişim: Galip-Mağlup, Mağlup-Mağlup Düşük İşbirliği 62 63 PYA - Proje Kapanışı Proje sonu sunumu: Plan vs Aksiyon, Bütçe ve nakit akışı, Zaman planlaması, Amaçlar vs Sonuçlar / Çıktılar, Tablolar, resimler, videolar. PYA - Proje Kapanışı Sonuç Raporu: Projenin yola çıkış nedenleri, Hedefe ulaşıldı mı? Hedefte değişiklik yapıldı mı? Proje süresince hangi revizyonlar yapıldı? Bütçe, süreç ve/veya sonuca dair sapmalar(-/+) ve nedenleri? Organizasyonun etkinliği ve iletişimiyle ilgili yorumlar Çıkarılan dersler Görsel materyaller 64 65 Teşekkürler. Mart 2013 de Görüşmek üzere Murat ÜNVER Eğitmen, Danışman 08 Şubat 2013 66 11