katip halkbank içerik yönetiminde yeni bir sayfa sektör Finans araç EMC xcp 2.2 platformu Tarama uygulaması Görüntüleme uygulaması sonuç tamamıyla online ve merkezi tarama, arşivleme ve işakışı çözümü Halkbank, süreç iyileştirme ve süreç merkezileştirme çalışmaları kapsamında 2009 yılı itibariyle içerik yönetimi ve iş süreç yönetimi altyapılarını içeren kurumsal içerik yönetimi projesini başlatmıştır. Belge tarama ve görüntüleme uygulaması için yerli bir çözüm tercih edilirken, içerik ve süreç yönetimi için EMC Documentum 6.7 platformu kullanılmıştır. Projenin hayata geçmesiyle Halkbank ın kullanım ihtiyaçları artmış, özellikle yerli çözümden kaynaklı kısıtlamalar nedeniyle proje artan bu ihtiyaçlara karşılık veremez duruma gelmiştir. 1 / 6
Merkezileşmenin yaygınlaşmasıyla kurumsal içerik yönetimi sisteminin yoğun kullanımı başlamışancak yazılım bileşenlerinde güncelleme yapılamaması nedeniyle performans ve hizmet kesintisi sorunları yaşanmaya başlanmıştır. Halkbank Bilgi Teknolojileri Grubu tarafından kurumsal içerik yönetimi altyapısının güncellenmesi ve belge toplama (tarama, arşivleme, görüntüleme) çözümünün banka bünyesinde geliştirilmesi, böylece bankanın artan ihtiyaçlarına hızlı bir şekilde cevap verilebilmesi amacıyla Katip Projesi başlatılmıştır. Proje kapsamında, tüm yazılım bileşenlerinin Documentum platformuna taşınarak banka bünyesinde geliştirilmesi ve kodların bankada kalması prensip olarak benimsenmiştir. Projenin yönetimi Halkbank ve Incentro ortaklığında yürütülmüştür. İşbirimlerimize karşı sorumluluğumuz olarak işsürekliliği ve performans kriterlerine yüksek seviyede önem veririz. Yürüttüğümüz projelerde bu kriterlerin yanında, güncel teknoloji kullanımı, geliştirme ve bakımın hızlı ve kolayca yapılabilmesi, teknik bilgi paylaşımını ve birikimini sağlamak gibi teknik konuların yanında ekip içi ve ekipler arası iletişimin yüksek seviyede olması için her türlü çabayı sarfederiz. Incentro, yüksek iletişim becerisi ve teknolojiye hakim olmasıyla projemiz için tercihimiz olmuştur. Ali Tunç Akıncı, Daire Başkanı, Halkbank Yazılım Geliştirme DB Haziran 2014 te başlayan projede, Incentro nun önerisiyle, klasik şelale proje yönetim modeli yerine, çevik proje yönetim metodolojisi kullanılmasına karar verilmiştir. Projenin başında, işanalizi ve eğitimler planlanmıştır. Eski sistemde çalışmakta olan 20 civarındaki işakışının yeni sisteme aktarılması ve yeniden geliştirilmesi, onlarca bankacılık uygulamasına entegre çalışan belge tarama ve 2 / 6
görüntüleme yapısının geliştirilmesi, eski sistemde arşivlenmişbelgelerin yeni sisteme taşınması, yeni sistemin mimarisi, donanım analizi gibi bir çok konu ile ilgili çalışmalar planlanmıştır. Mevcutta oldukça yoğun kullanılan bir sistem olması nedeniyle entegrasyonlar önemli bir başlık altında takip edilmiştir. Özellikle, eski sistemde yer alan belge tarama çözümüne ait bir veri modeli dokümantasyonu olmaması nedeniyle yeni ve eski sistem arasında veri aktarımı yapılamamıştır. Tek yönlü olarak eski sistemden yeni sisteme veri taşıması yapılabilmişve projenin tek aşamada hayata geçirilmesi amaçlanmıştır. Yukarıda bir kısmı açıklanan ve birçok kısıtlama içeren proje, Incentro-Halkbank uzmanlığında başarılı bir şekilde yönetilerek hayata geçirilmiştir. Projenin öne çıkan başlıklarına tek tek göz atmakta fayda görüyoruz. proje yönetimi Proje yönetimi metodolojisi olarak endüstriyel standartlara göre hizalanmışkendi metodolojisini kullanan Halkbank, pilot proje olarak, Incentro bilgi birikimini proje yönetim metodolojisine de yansıtmak amacıyla, bu projede çevik (agile) proje yönetim metodolojisini uygulama kararı vermiştir. Çevik yöntemin önemli bir bileşeni olan günlük ayakta toplantılarla (stand-up meetings) proje ekibinin, projede neler yapıldığı ve ilerlemelerle ilgili bilgi sahibi olmasının, projenin gelişimini oldukça pozitif etkilediğini gördük. İkili programlama (pair programming) yardımıyla ekip içerisinde bilgi aktarımı başarılı bir şekilde gerçekleşti. Ekip yapılanmamız ve çalışma şeklimizin çevik yöntemlere daha uygun olduğunu pilot projeyle kanıtlamışolduk. Hüseyin Karahan, Proje Yöneticisi, Halkbank Yazılım Geliştirme DB Analiz ve tasarım aşamasında kullanım senaryoları hazırlanmışve resmi onayı alınmıştır. 50 den fazla kullanım senaryosunun yazılımları tamamlandıkça testlerine başlanmıştır. Çevik proje yönetiminin önemli bir prensibi olarak devamlı ve artan teslimatlarla, proje çıktılarının erken aşamalarda görülebilmesi sağlanmıştır. Proje süresi boyunca sürekli olarak günlük ayakta toplantılar yapılarak tüm proje ekibinin projenin gelişimiyle ilgili bilgi sahibi olması sağlanmıştır. Önemli bir nokta olarak, günlük veya dönemsel ek kaynak ihtiyaçları yakından takip edilmişve bu ihtiyaçlara anında çözüm üretilmiştir. Incentro ile Halkbank ekipleri arasında bilgi aktarımı için gereken tüm önlemler alınmıştır. Özellikle, proje sonunda, geliştirilen tüm uygulamalar Halkbank a devredileceği için banka ekibine gerekli bilginin aktarımına ayrı bir önem verilmiştir. Ekip yapılanması, değişiklik yönetiminin işletilmesi, bilgi paylaşımı gibi konularda Halkbank ekiplerinin çevik proje yönetimine çok hızlı uyum sağladığı ve hatta standart metodolojilerine göre daha hızlı yanıt verebildikleri görülmüştür. Halkbank ta pilot proje olarak yürütülen bu projede, çevik proje yönetimi, Incentro tecrübesiyle başarılı bir şekilde uygulanmıştır. 3 / 6
veri dönüşüm ve aktarımı Büyük veri içeren sistemlerin güncellenmesinde en önemli noktalardan birisi mevcut verinin yönetimidir. Incentro, alanında lider ürünleri başarılı bir şekilde konumlandırmak ve sonuç odaklı çözümler üretmek için çaba sarfetmektedir. Halkbank ın içerik yönetimi sisteminde de yüz milyonları bulan veri dönüşüm ihtiyacı olduğu için veri dönüşüm ve aktarımı ayrı bir kilometre taşı olarak takip edilmiştir. Halkbank ın eski kurumsal içerik yönetim sisteminde hem içerik hem de süreç verisi bulunmaktaydı. Ayrıca, bu içeriklerin indeks verisi farklı bir paket programa ait veritabanında tutulmaktaydı. Bu üç veritabanının eşleşmesi yapılarak yeni bir veri modeli çıkarılmış ve buna uygun olarak eski sistemlerdeki veri ve içerik toplanarak yeni sisteme aktarılmıştır. Halkbank ın yıllarca biriktirdiği milyonlarca belge ve bu belgelere ait süreç ve indeks bilgilerini aktarmak için bu konuda uzman açık kaynak kodlu Pentaho uygulaması kullanıldı. Pentaho sayesinde, eski Documentum sistemindeki doküman ve bilgiler, gerekli dönüşümler yapılarak, yeni sisteme üç gün gibi kısa bir sürede aktarıldı. Konusunda lider ürünlerin kullanımı, projenin süresini ve kalitesini ne kadar önemli derecede etkilediğini bir kez daha görmüşolduk. Hakkı Çabuk, managing director Incentro Veri aktarımının çok hızlı şekilde gerçekleştiği çalışmalar sırasında içerik aktarımının daha uzun zaman alacağı önceden öngörülerek gerekli planlama yapılmıştır. Proje geçişi öncesinde büyük oranda dönüşümler ve aktarımlar tamamlanmışve son dönüşüm/aktarım ile proje geçişi arasında kalan dönemdeki delta veri günlük olarak dönüştürüp/aktarılmaya devam edilmiştir. belge toplama çözümü Proje kapsamında geliştirilen son teknoloji bir doküman arşivleme ve görüntüleme çözümüdür.halkbank ın 900 üzerinde şubesi ve genel müdürlük birimleri olmak üzere 15.000 üzerinde çalışanı tarafından kullanılmak üzere tasarlanan belge toplama çözümü, kullanıcı deneyimini arttırmak amacıyla en ince detayına kadar uzman ekipler tarafından hazırlanmıştır. Ekran tasarımlarından, kullanım kolaylığına, kullanıcıları doğru şekilde yönlendirmesinden kullanım bilgileri içermesine, kullanım öncesinde duyurulardan eğitim materyallerine tüm ayrıntılar düşünülmüşve hayata geçirilmiştir. 4 / 6
Ekran üzerindeki tüm bölümler parametrik olarak tanımlanmakta ve gerekli kurallarla belge ile belge setinin bütünlüğü sağlanmaktadır. Ekran üzerinde sabit herhangi bir bilgi bulundurulmayıp, tamamen parametrik olarak yönetilmesi amaçlanmıştır. Bu uygulama Halkbank ana bankacılık uygulamasına tamamiyle entegre bir halde çalışmaktadır. Ayrıca bankacılık sistemi tarafından sadece hangi işleme ait belge arşivleme veya görüntüleme yapılacağının gönderilmesi yeterli olmaktadır. Belgelerin hangi mantıkla arşivleneceği, işlemin devamında işakışı başlatılıp başlatılmayacağı gibi detaylar tamamen parametrik olarak yönetilmektedir. Uygulama, herhangi bir kurumun kendine özgü kullanım şekline hızlıca uyarlanabilecek, parametrik bir yapıya sahiptir. Bu sayede, kurumun çalışma şekli ne olursa olsun, belgelerin takibi ve arşivlenmesi için parametreleri değiştirmek ya da yeni parametreler tanımlamak yeterli olmaktadır. Mevcut sistemin yönetimi için kod değişiklik ihtiyacı bulunmamaktadır. Yeni özellik ekleme veya benzeri amaçlarla kod değişiklik ihtiyacı olması durumunda kolayca geliştirme yapılabilmektedir. Web tabanlı olan bu çözümün, tarayıcıları yönetmek amacıyla kullanıcı bilgisayarlarına kurulan Windows servis bileşeni bulunmaktadır. işsüreçleri yönetimi Halkbank ın merkezileşme ve operasyon merkezi projeleri kapsamında geliştirdiği onlarca iş akışı 5 / 6
tamamen yeni teknoloji ve yeni mimariye uygun olarak yeniden geliştirilmiştir. Talimatlı işlemler gibi süreye duyarlı süreçlerin yanında kredi kartı başvuru süreci gibi kompleks değerlendirme süreçleri de yeni mimariyle hayata geçirilmiştir. Süreçler yeni mimariyle geliştirilirken süreçlerde performansa yönelik önemli iyileştirmeler yapılmıştır. Incentro nun süreç geliştirme tecrübesi, hem teknik anlamda hem de iş anlamında süreçlere uygulanmıştır. Teknik mimari olarak ise sistemin yatay olarak genişleyebileceği bir yapı kurulmuşve işakışlarıyla içerik sisteminin birbirinden ayrılması sağlanmıştır. Günlük yüz binleri bulan işlem hacmini karşılayabilecek bir sistem kurulmuştur. sonuç ve sonraki adımlar Halkbank tarafından yaklaşık olarak 4 senede hayata geçirilen onlarca işakışı ve onlarca bankacılık uygulama entegrasyonları, 10 ay gibi bir sürede tamamen yeni bir mimariyle kurgulanmış, güncel teknoloji kullanan bir platforma aktarılmıştır. Projenin hayata geçmesiyle, değişiklik yapılamayan ve üretici firmadan destek alınamayan belge tarama çözümünün kullanımı tamamen sonlandırılmıştır. Yeni projenin hayata geçmesiyle Halkbank yazılım ekibi, artık tüm bileşenler üzerinde geliştirme, değişiklik ve bakım yapabilir duruma gelmiştir. Güncel teknoloji kullanılarak yenilenen tüm sistem bileşenleri üzerinde onlarca işakışı çalışmakta ve günlük on binlerce talep işlenmektedir. Projenin hayata geçmesiyle, olası iyileştirme noktalarıyla ilgili çalışmalar yapılmışve Halkbank a önemli önerilerde bunulmuştur. xpression ve Captiva ürünlerinin konumlandırılmasıyla, tamamen bütünleşik bir kurumsal içerik yönetimi platformu oluşturulacağını ve Halkbank işsüreçlerinde oldukça iyi yönde iyileştirmeler olacağını öngörmekteyiz. Adnan Bor, managing director Incentro Bundan sonraki aşamalarda, çalışmakta olan işsüreçleri üzerinde tek tek geçilerek iyileştirme noktalarının tespit edilmesi ve uygulanması amaçlanmaktadır. Özellikle, haciz araştırma sürecinde cevap dosyalarının otomatik oluşması, taleplerin toplu olarak sürece alınması gibi tespitler yer almaktadır. 6 / 6