Kurumsallaşma ile ilgili sıkça sorulan sorular DR. HALUK ALACAKLIOGLU; FAMILY BUSINESS GOVERNANCE, LLP İş sahibi aileleri diğerlerinden farklı kılan nedir? 1. İletişimlerindeki karmaşıklık = Bu ailelerdeki her üye her an şu şapkalarından bir ya da birkaçını taşıyabilir a)-yalnızca aile bireyi; b)- şirkette çalışan profesyonel aile bireyi; c)- şirketin yönetimde görevli direktör; d)- hissedar. Böylece aile bireyliği ile diğer konulardaki sınırlar belirsizleşir, birbirine karışır. Kurumsallaşmamış bir aile şirket sisteminde bir bireyin hangi şapka ile hareket ettiğini ve iletişim kurduğunu ayırt etmesi nerdeyse imkânsızdır. Bu da büyük sorun ve çelişkilere yol açar. 2. Karar verme ve çelişki yönetme farklılığı = İş ailelerinde alınan her kararın en az iki ayrı etkisi olur, en basit kararların bile: Aileye etkisi ve işe etkisi. Seçeneklerin sık sık aile bireyleri üzerinde duygusal etkileri olur. Diğer taraftan aile dışı profesyoneller aile bireylerinin verdikleri kararların ve hareketlerinin nedenleri üzerinde kafaları karışır, anlamakta zorlanırlar, çünkü bunlar her zaman rasyonel kararlar olmayabilir. 3. Kurallara olan acil ihtiyaç= Doğal olarak bir aile yapısı gayrı resmi, doğal bir insani oluşumdur. O aileye doğmuş olmak, kan bağı ya da evlilik ilişkisi dışında üyelik için bir kriter yoktur. İlişkiler genellikle duygusal olup sevgi, saygı, ilgi benzeri temellerdedir. İş ise - tam tersine- başarılı olabilmek için katı kurallara, rasyonel gerçeklere ve başarı / performans ölçütlerine bağlıdır. Burada karmaşayı önleyebilmek için resmi kurallara ihtiyaç vardır. 4. Aile şirketine özgün olan aşılması gerekli sorun ve problemler nelerdir? Sahiplik ile yönetim ve icraatı ayıran otorite ve güç ayrılığı Devir teslimde adillik konuları Ortak vizyon ve hedef saptamada belirsizlik İletişim sorunları
İdari karar verme süreçlerinde resmi yapı ve yöntemlerin olmayışı ya da eksiklikler. Kişisel, ailevi ve organizasyonel gelişmede eksiklikler Başarılı iş ailelerinin bazı ana özellikleri nelerdir? 1. Ortak değer, ilke ve inançlar. 2. Karar almanın tüm ana hususlarında güçlü bir algılanan adalet duygusu 3. Birlikte olmanın verdiği temel güven ve zevk alma. 4. Açık iletişim, şeffaflık, çelişki ve sorunları konuşup çözebilme yeterliği 5. Aileye ait olma ve işe sahip çıkma duygusu. 6. Otorite ve gücü paylaşma. 7. Hesap verme ve sorumlu tutulabilme. 8. Kan bağına göre değil yeterliklere göre istihdam ve ödüllendirme politikaları. 9. Performans değerlendirme. 10. Net ve anlaşılır işten ayrılma, çıkış strateji ve kuralları. 11. Açık ve adil dağıtım ve temettü politikaları. İşi profesyonelleştirme ve kurumsallaştırma ne demektir? Kişiler sık sık iyi kurumsallaşma (kurumsal yönetim) ile aile şirketini profesyonelleştirmeyi karıştırırlar. Bu hata yüzünden aile iyi kurumsal sistemler oluşmaktan kaçınır ve böylece ailenin birlikte gelişme, geleceğini bilinçli olarak garanti altına alma şansını kaçırır. Profesyonel idarecileri işe almak, insan kaynakları sistemi oluşturmak, işi rasyonel, analitik bilgiler ve raporlar temelinde yönetmek, gerçek ve işleyen bir Yönetim Kurulu oluşturmak ve diğer en iyi uygulamalar zaten her iş ve şirketin sürdürebilir başarısı için vazgeçilemez şartlardır. Şirketin profesyonelleşmesinden kasıt budur. Fakat bu aile bireylerini dışarıdan profesyoneller ile değiştirmek demek değildir. Bir aile şirketi halen aile olarak gücünü ve kontrolünü koruyarak da çok profesyonel bir şekilde işini yönetebilir.
Diğer taraftan aile şirketinde iyi kurumsallaşma ve kurumsal yönetim, aile üyeleri için çalışma, ödüllendirme, devir planlaması, işbirliği, yönetim, stratejik planlama politika ve süreçleri hazırlamayı gerektirir. Aile Anayasası, iletişim ve davranış, istihdam politikaları, hissedarlar arası anlaşma, dağıtım ve ödüllendirme kuralları, Aile Konseyi, yönetim kurulu politikası ve benzerleri iyi bir kurumsal sistemin ögeleridir. Aile şirket üyeleri tarafından sorulan bazı zorlayıcı sorular nelerdir? A. Ailede ayrılık, çelişki, duygusal sorunlarla ilgili: Ailenin işinde kimler hangi rollerde çalışacak? Kim, ne zaman ve nasıl hangi ayrıcalık ve çıkarlara sahip olacak? Neden kuzenim (ya da kardeşim) terfi ediyor da ben değil? Eşim onunki kadar çok çalışıyor da neden aynı haklara sahip değil? Paraya ihtiyacım olup da hisselerimi satmak istersem ne olacak? İş istediğim yönde gidiyor mu? B. İşte çalışmayan hissedarların beklentilerine karşı işin ihtiyaçları. Aile şirketinde çıkması olası çelişkilerin su yüzünde görünen belirtileri nelerdir? Ödüllendirme: Şirkette çalışan aile bireylerinin ödüllendirilmesi. Giriş ve terfiler: Aile bireylerinin işe katılması ve terfileri. Sahiplik / Hissedarlık: Kim ne kadar alacak? Bir kuşaktan ötekine hisseler nasıl geçecek? Çoğu ailelerde bu konu tam bir sorun haline gelmeden tartışılmaz bile! İletişim: Aile bireyleri arasında açık, dürüst ve yapıcı iletişimi nasıl başarabiliriz? Benimle her şeyi açıkça hiç paylaşmıyorsun!, İznim olmadan benim elemanlarımla konuşuyorsun!, Beni karanlıkta bırakıyorsun!, Arkamdan konuşuyorsun! gibi sorunlarla nasıl uğraşırız? Çocuklar ve torunlara nasıl davranılıyor?
Kuşaklar arası devir ve geçişi zorlaştıran unsurlar nelerdir? Karar vericilerin ve hissedarların sayısı Varlıkların karmaşıklığı Paydaşlar arasındaki ahenk ve uyum Şirketin pazarına uyumu Paydaşlar arasındaki güven derecesi Anahtar idareciler ve hissedarların yeterlik (yetkinlik) seviyesi. Ana oyuncular arasındaki iletişim düzeyi ve yetenekleri Devir teslimi yönetirken dikkat edilecek en önemli hususlar nelerdir? Müşterilerimi yönlendirirken devir sürecinin özellikle 5 ana konusuna odaklaştırırım: 1. Hisselerin devri 2. İcraat sorumluluklarının devri 3. Otoritenin devri: Otorite son kararların alınma sorumluluğunu içerir. 4. İlişkilerin devri: Önceki bahisteki otoritenin paylaşımı ve icra edilmesi için yaratılan yapılardaki ilişkilerin aktarılmasını içerir. 5. Bilgi nin transferi: Bilginin devri, sonuç alıcı birikimlerin transferini içerir. Her şirketin (neslin) başarısının arkasında saklı olan sizin kim olduğunuzu ve neyi neden ve nasıl yaptığınızı tanımlayan en kritik bilgi ve birikimlerdir. Bu yapılmadan hiçbir devir tam başarılı olmaz. Başarılı bir devir teslim zaman alır. Araştırma ve deneyimler bu sürecin genç kuşağın üniversiteden mezun olmasından, gerçekten işi devralmasına dek ortalama 15 yıllık bir süreyi işaret etmektedir. Bu süreç için çok kritik bir planlama ve uygulama adımları gerekir.
Aile şirketi liderlerini doğrudan şahsen ilgilendiren bazı hususlar nelerdir? Haleflerinin yeterlik ve yetkinliği İş sorumluluklarını bırakmak konusunda kendi yaşam korkuları Kendi danışmanlarından gelen çelişkili mesaj ve tanımlanmış öncelikler. Aldıkları tavsiyelerin geçerliliği ve raf ömrü İş kararlarının aile üstündeki etkileri ve bunun tersi. Bilmedikleri bir gelecek için kendilerini nasıl hazırlayabilecekleri İş yaşamındaki aileler için bazı evrensel bilgelikler nelerdir? Aile şirketinde otorite her zaman hissedarlık ya da resmi icra sorumluluklarına dayanmayabilir. Bu konuyla ilgili arka plandaki asıl konular tartışılmalıdır. Teknik çözümler ve anlaşmalar ciddi aile dinamiklerini çözemezler Aile konularıyla doğrudan yüzleşmek gerekir. İnsanlar açıklığı ve sakin bir liderliği takdir ederler. Eğer ciddi bir aile sorununu kontrol etmek ya da çözmek için şirketi kullanmaya kalkarsanız, hemen her zaman işinize zarar verirsiniz. Aile Konseyi nedir? Neye yarar? İçinde hem yetişkin hem de ergin genç aile üyelerinden, resmi bir yöntem ve kriterlerle oluşturulan aile organıdır. Konsey düzenli, gündemli bir şekilde toplanıp aile için ve aile- iş kesişmesindeki önemli konuları paylaşır, tartışır, anlaşmalar ve planlar yapar; gelecek kuşağı ailenin manevi- maddi tüm varlıklarına sahip çıkma konusunda eğitmek ve onların emanetçi zihniyetini geliştirmek için çalışır.
Aile Konseyinin görevleri nelerdir? Varlıklarına sahip çıkmanın temel nedenlerini ve amaçlarını tanımlamak, Gelecek nesli eğitmek, Ailenin işe katılımının sınırlarını tanımlamak, Aile bireylerinin sahipler / sorumlu hissedarlar olarak eğitim ve gelişmelerini koordine etmek, Dünyada artık birçok aile tüm bu konuları işlemek ve aile ile işe rehberlik etmek için kendilerine özel bir Aile Anayasası oluşturmaktadır. Aile Anayasası Nedir? Ailenin somut amaç, hedef ve değerlerini tanımlar Öngörülebilir zor konularla ilgili yaklaşımları belirler Aile Konseyini oluşturur Konseyin aile bireylerinin sürekli eğitim ve gelişmesine nasıl destek olacağını tanımlar Ailede uyumun sağlanması için altyapıyı oluşturur Aile varlıkları için politika ve planları hazırlar Ailenin istihdam politikasını oluşturur. Bu politika : (a) Ailenin işine kimin girip çalışabileceğini; (b) İcra pozisyonlarında aile bireyleri için gerekli olan eğitim ve deneyimleri; (c) Sorumluluk ve hesap verme, performans gereksinimlerini belirler. Aile bireyleri için Ödüllendirme Anlaşmasını oluşturur. Bu anlaşma işte çalışan aile bireylerine ödemeler ve çıkarlar ile ilgili politikayı tanımlar Hissedarlar Arası Anlaşmayı oluşturur. Bu belge sahiplik hakları, beklentileri ve sorumlulukları konularında ortak anlayışı, politika ve kuralları, transfer koşullarını ve ana konularda karar verme politikalarını tanımlar.