1 E - D E V L E T U Y G U L A M A L A R I e-fatura e-arşiv Fatura e-defter D İ R E K E N T E G R A S Y O N T A N I T I M B Ü L T E N İ Hazırlayan: Ankara Yazılım A.Ş. ANKARA, AĞUSTOS 2016
1 İÇİNDEKİLER 1. Giriş 01 2. Biz Kimiz? 01 3. Direk Entegrasyon Nedir? 01 4. Platform Bağımsız Ne Demek? 01 5. Müşteri Programıyla Entegrasyon Nasıl Sağlanır? 02 6. İşletme Maliyeti Var mıdır? 02 7. Fatura Sayısı Sınırlaması Var mıdır? 02 8. Lisanslama İçin Tüzel Kişilik Sayısı Önemli midir? 02 9. İşyeri ya da Kullanıcı Sayısı Limiti Var mı? 02 10. Güncelleme ve Program Sorunları Nasıl Gideriliyor? 02 11. Müşteri Bilgisayar Sistemi Direk Entegrasyona Uygun mudur? 02 12. Gelir İdaresi Direk Entegrasyon Süreci Nasıl İşler? 03 13. E-Arşiv Fatura İçin ISO Belgeleri Nasıl Alınır? 03 14. Müşteri ERP si Tarafından Desteklenmeyen İşler? 03 15. Direk Entegrasyona Geçiş Süresi Nedir? 04 16. Entegrasyon İçin Nasıl Teklif Alabilirim? 04
1. Giriş Bilindiği üzere e-dönüşüm uygulamaları kapsamında; belirlenen ölçekten büyük cirosu olan firmalara e-fatura, e-arşiv fatura ve e-defter işlemleri zorunlu hale getirildi. Böylece Gelir İdaresi nce e li işlerin yapılabilmesi için mükelleflere iki seçenek sunuldu. Müşteri bilgisayar sistemi direk entegrasyon yöntemi ve entegratör entegrasyon yöntemi. E li işler ulusal ölçekte bir uygulama olup, direk entegrasyon yöntemiyle yapılması bir çok konuda teknik bilgi, beceri yani uzmanlık gerektirmektedir. Firma direk entegrasyon yöntemi; işletme maliyeti olmayan, böylece rekabet avantajı sağlayan, daha hızlı ve sorunsuz çalışan stabil bir sistemdir. Kısaca işletme için kontör, MB v.s. ücretleri olmayan yüksek profilli bir sistemdir. Direk entegrasyon yönetimini tercih eden firmalar kendi bilgisayar altyapısını kullanarak entegratörün sunduğu hizmetleri kendisi yapmaktadır. Böylece ticari işlerini daha kolay, hızlı ve masrafsız yürütmektedir. 2. Biz Kimiz? Ankara Yazılım A.Ş. 2002 yılında kurulan %100 yerli ve milli yazılım şirketidir. Yazılım üretim, ürün geliştirme, satış, satış sonrası destek ve danışmanlık faaliyetleri ile bilişim sektöründe; kobi ve büyük ölçekli firmalara sektörel ve müşteri odaklı çözümler üretmektedir. Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) projeleriyle firma odaklı çözümlerimiz yanında, ülkemizde uygulanan e-dönüşüm projelerine platform bağımsız direk entegrasyon yazılımları üreterek; e-fatura, e- defter ve e-arşiv fatura ürünleriyle müşteri ile e-devlet uygulamalarında köprü vazifesi görmektedir. Gelir İdaresinden onaylı Platform bağımsız Ankara Yazılım E-Defter uygulamamız yanında, birçok müşterimizde e- fatura, e-arşiv fatura direk entegrasyonlarımız mevcuttur. 3. Direk Entegrasyon Nedir? Müşteri kendi bilgisayar sistemi ile Gelir İdaresi sistemini birbirine bağlayıp haberleştirmesine direk entegrasyon diyoruz. Böylece müşteri; e- fatura, e-arşiv fatura ve e-defter uygulamalarında dışarıdan (entegratörden) aldığı hizmetleri, kendi bilgisayar sistemiyle yapmakta, entegratör sorunlarını ve aylık işletme maliyetlerini direk ortadan kaldırmaktadır. Entegratör için ödenen fatura başı kontör, jeton, arşivleme v.s. masraflar yoktur. 1
4. Platform Bağımsız Ne Demek? Müşteri mevcut kullandığı yazılımı değiştirmek zorunda değildir. Direk entegrasyon yazılımı her türlü ERP ya da muhasebe programı ile entegre olabilmektedir. 5. Müşteri Programıyla Entegrasyon Nasıl Sağlanır? Müşteri yazılımı; e-fatura, e-arşiv fatura için taslak xml dokümanlarını zaten oluşturmaktadır. Oluşturulan bu xml taslak faturayı entegratör yerine direk entegrasyon yazılımımıza vermesi yeterlidir. Direk entegrasyon yazılımı, tüm süreçleri GİB ile müşteri sistemi arasında takip etmektedir. 6. İşletme Maliyeti Var mıdır? Direk entegrasyon sayesinde müşteri ile GİB sistemi birbirine bağlandığından arada herhangi bir entegratör firma olmayacaktır. Böylece entegratör için ödenen ücretler ortadan kalkmaktadır. İşletme maliyeti yoktur. 7. Fatura Sayısı Sınırlaması Var mıdır? e-fatura için; gelen ve giden tüm faturalarda herhangi bir sınırlama yoktur, sınırsızdır. e-arşiv fatura için; firma aylık fatura ihtiyacına göre aldığı lisansa göre sınırlama vardır. Örnek; aylık 2000 adet fatura için lisans alınmışsa ilgili ayda maksimum 2000 adet fatura tanzim edecektir. 8. Lisanslama İçin Tüzel Kişilik Sayısı Önemli midir? Aynı bilgisayar sisteminde birden fazla tüzel kişilik için e-fatura, e-arşiv fatura işlerinin yürütülmesi mümkündür. İlk firma için alınan ürün bedeli, diğer birim firma için %80 indirimli verilmektedir. 9. İşyeri ya da Kullanıcı Sayısı Limiti Var mı? Aynı bilgisayar sisteminde; işyeri ve kullanıcı sayısında herhangi bir sınırlama yoktur. Ayrıca kullanıcı sayısına göre ilave bir ücret yoktur. 10. Güncelleme ve Program Sorunları Nasıl Gideriliyor? Yıllık imzalanan destek sözleşmesiyle; kanunun öngördüğü zorunlu değişiklikler firmamız tarafından yerine getirilerek müşteriler bu değişiklikleri otomatik yazılım güncellemesiyle ücretsiz alır ve kullanmaya başlar. Program kullanımı esnasında oluşan işletme sorunları firmamız ya da yetkili bayileri tarafından telefon ve/veya internet üzerinden bağlantı araçları kullanılarak ücretsiz yerine getirilir. 2
11. Müşteri Bilgisayar Sistemi Direk Entegrasyona Uygun mudur? Firmamız tarafından müşteri bilgisayar sistemi analiz edilir. Gelir İdaresi nin istediği altyapı standartlarını kaşılamıyorsa eksiklikler müşteriye bildirilir ve giderilmesi sağlanır. Asgari bilgisayar sistemi gereksinimi şöyledir. Windows 2008/2012 işletim sistemi çalıştıran bir sunucu, 8 mbps ADSL internet, 2 TB NAS cihazı ve uzak yedekleme için 2 TB Netdisk alanı ile firewall özelliği olan modem ya da firewall cihazı. Pazarlama amaçlı piyasada çok pahalı altyapı gerekiyor diye olumsuz yönlendirmeler olabilmektedir. Analiz yapılmadan bu tür söylentilere itibar edilmemelidir. Şöyle basit bir örnek verecek olursak; 50 kullanıcılık bir bilgisayar ağı olan firmanın sunucu+adsl ve yedekleme ünitesi varsa sadece felaketten korunma (2TB alan) ve arşivleme için uzak yedekleme ücreti aylık ödeyeceği tutar 10 TL dir. 12. Gelir İdaresi Direk Entegrasyon Süreci Nasıl İşler? Müşteriyle satış sözleşmesi imzalandıktan sonra Gelir İdaresi ile olan direk entegrasyon süreçleri firmamızca yürütülmektedir. Testlerin başarıyla tamamlanmasının ardından onay alınarak müşteri sistemi Gelir İdaresince yetkilendirilmektedir. Bu yetkilendirme ile müşteri, fatura alma ve gönderme süreçlerini direk kendi sistemi üzerinden GİB sistemiyle haberleştirerek yapmaktadır. 13. E-Arşiv Fatura İçin ISO Belgeleri Nasıl Alınır? Direk entegrasyon yöntemiyle e-arşiv fatura kullanmak isteyen mükelleflerin aşağıdaki TSE ya da ISO belgelerini temin etmeleri gerekmektedir. Müşterinin talep etmesi halinde ilgili belgeler, anlaşmalı olduğumuz yetkilendirme firması tarafından kurum adına çıkarılmaktadır. Belge ücretleri müşteri tarafından anlaşmalı firmaya teslimat sonrasında ödenmektedir. ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı Belgesi ISO 22301 İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Standardı Belgesi ISO 20000 Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetim Sistemi Belgesi 14. Müşteri ERP si Tarafından Desteklenmeyen İşler? Temel ve Ticari e-fatura uygulamalarında Müşteri/Satıcı arasında özel sipariş kodlarının ya da benzeri diğer bilgilerin e-fatura xml dosyasında taşınması yapılabilmektedir. 3
15. Direk Entegrasyona Geçiş Süresi Nedir? Gelir İdaresi ile yürütülen testler maksimum; E-fatura için 10 gün, e- Arşiv fatura için 10 gün olup yoğunluğun az olduğu dönemlerde bu süre aşağı çekilebilmektedir. E-Arşiv fatura ISO belgelerinin tedarik süresi yaklaşık 15 gün almaktadır. 16. Entegrasyon İçin Nasıl Teklif Alabilirim? Firmanızda kullanılan muhasebe program adı, aylık ortalama kullandığınız e-fatura ve e-arşiv fatura sayısını destek@ankarayazilim.com adresine mail atmanız yeterli olacaktır. Konu hakkında tarafınıza dönüş sağlanacak bilgi verilecektir. 4