MUHASEBAT GENEL MU DU RLU G U İ ŞLEM YÖ NERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM... 5 AMAÇ, KAPSAM, HUKUKİ DAYANAK VE TANIMLAR... 5 Amaç ve Kapsam... 5 Hukuki Dayanak... 5 Tanımlar... 5 İKİNCİ BÖLÜM... 6 BÜTÇE VE MALİ İŞLER DAİRESİ... 6 Genel Müdürlük Bütçesinin Hazırlanması... 6 Birim Kesin Hesabının Hazırlanması... 6 Maaş İşlemleri... 6 Birim Faaliyet Raporunun Hazırlanması... 7 Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporunun Hazırlanması... 7 Gelir Gider Belgeleri İle Yönetim Dönemi Hesap Cetvellerinin Sayıştay Başkanlığına Gönderilmesi... 7 Yargı veya Denetim Birimlerinden Talep Edilen Belgelerin Gönderilmesi... 8 Resmi Mühür Basım ve Dağıtımı... 8 Değerli Kağıt ve Vize Bandrol Pullarının Basımı... 8 Basılı Kağıtların Basımı... 9 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM... 10 MEVZUAT UYGULAMA DAİRESİ... 10 Görüş Verme... 10 Genelge Hazırlama... 10 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM... 11 MEVZUAT DÜZENLEME DAİRESİ... 11 Mevzuat Tasarılarına Genel Müdürlüğümüzce Görüş Verilmesi... 11 Mevzuat Hazırlama... 11 Görüş Verme... 11 Yansıtma Tablosuna Tanımlama Yapılması... 11 Detaylı Hesap Planlarının Güncellenmesi... 12 Taşınır İşlemleri Hakkında Görüş Verme... 12 Mevzuat Düzenleme ve Uygulamayı Yönlendirme... 13 Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminin (TKYS) Kullanımının Yaygınlaştırılması ve İdarelerin Kullanımına Açılması... 13 Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS) ve İhtiyaç Fazlası Taşınır Uygulama (İFTU) Modüllerinin İşletimi... 13 BEŞİNCİ BÖLÜM... 14 DÖNER SERMAYE DAİRESİ... 14 Görüş Verme... 14 İnceleme ve Denetim Raporların Gönderilmesi... 14 Saymanlık Kodu Verme ve İptal Etme... 14 Döner Sermayeli İşletmelerin Bilanço ve Eklerinin İncelenmesi... 14 İşletmelerin Bilanço Ekinde Alınan Yıllık Gayrisafi Hasılat Bildirimlerine Göre, Bakanlığımızca Tespit Edilen Oranlarda Hazine Hissesinin Yatırılıp Yatırılmadığının İzlenmesi... 15 İşletmelerin Denetimi ve Teftişi Sonucunda Düzenlenen Cevaplı Raporların İncelenmesi... 15 Hazine Hissesi Oranlarına İlişkin Açılan Davaların Takip Edilmesi ve Gerekli Savunmanın Yapılması... 16 Döner Sermayeli İşletmelerin Konsolide Verilerinin İnternette Yayımlanması... 16 İşletmelerin Sermayelerindeki Değişmelerin Hazine Genel Hesabına Aktarılmasının Sağlanması... 16 1
Döner Sermayelerin Aylık Gayrisafi Hasılatından Aktarmalar ve Döner Sermayelerin Yıl Sonu Karlarından Aktarmalar ile İlgili Gelir Tahmini Yapılması... 16 ALTINCI BÖLÜM... 18 PAY / FON DAİRESİ... 18 Pay-Fon Dağıtımı... 18 Devlet Muhasebesi Standartlarının Kabulü... 18 Kredi İzni Verilmesi... 18 YEDİNCİ BÖLÜM... 20 BİM DONANIM VE SİSTEM DESTEK DAİRESİ... 20 Sistem Yönetimi ve Güvenliği Prosedürlerinin Belirlenmesi... 20 Veri Tabanı Yönetimi ve Güvenliği İşlemleri... 20 İşletim Sistemleri ve Sistem Güvenliği İşlemleri... 20 Yerel Alan Ağı Sunucuları Yönetimi ve Güvenliği İşlemleri... 21 Genel Müdürlük Web Sayfaları Duyuru Talep İşlemleri... 21 Arıza Kaydı Bildirimi İşlemleri... 22 Hat Kurulum Talep İşlemleri... 22 Yetkilendirme İşlemleri ve Bilgi Güvenliği Politikalarının Belirlenmesi Kullanıcı Hesaplarının Oluşturulması, Erişim Hakkı Verilmesi ve İptali... 22 Genel Müdürlük Bilgi Güvenliği Politikalarının Belirlenmesi... 23 Doküman Yönetim Sistemi Evrak Modülü (Lotus) Kurulumu... 23 Merkez ve Taşra Muhasebe Birimlerindeki İşletim Sisteminin Kurulumu... 23 Muhasebe Birimlerine Ait Donanım Taleplerinin Karşılanması... 24 İlave Data ve Elektrik Ucu İhtiyaçlarının Karşılanması... 24 Taşınan Muhasebe Birimine Sistem Kurulumu ve Hat Nakli... 24 Yeni Kurulan Muhasebe Birimine Sistem Kurulumu... 25 SEKİZİNCİ BÖLÜM... 26 BİM PERSONEL YAZILIM VE UYGULAMA DAİRESİ... 26 Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) Uygulamaları İçin Yeni Projelerin Hazırlanması... 26 Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) Uygulamaları İçin Kullanıcılardan İletilen Sorunların Çözümü, Kullanıcılara Uygulama Desteği Verilmesi İşlemleri... 26 Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) Uygulamaları İçin Yazılım Geliştirme... 27 Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) Uygulamaları İçin Personel Ödemeleri Uygulama Destek Şubesinden Gelen Yazılım İyileştirme Talebinin Karşılanması... 27 Merkez Şubeleri İçin Yazılım Geliştirme... 28 DOKUZUNCU BÖLÜM... 29 BİM MUHASEBE YAZILIM VE UYGULAMA DAİRESİ... 29 Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) Uygulamaları İçin Yeni Projelerin Hazırlanması... 29 Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) Uygulamaları İçin Kullanıcılardan İletilen Sorunların Çözümü... 29 Acil ve Süreli Ödemeler ve İstisnai Durumlarda Nakit Yönetiminin Gerçekleştirilmesi... 30 Kamu Harcama ve Bilişim Sistemi (KBS) Üzerinden Yılsonu ve Devir İşlemlerinin Düzenlenmesi... 30 Harcama Birimlerinin Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemine (KBS) Tanımlanması... 30 Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) Uygulamaları İçin Yeni Projelerin Hazırlanması... 31 Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) Uygulamaları İçin Kullanıcılardan İletilen Sorunların Çözümü... 31 Kamu Harcama ve Bilişim Sistemi (KBS) Üzerinden Yılsonu ve Devir İşlemlerinin Düzenlenmesi... 32 2
Muhasebe Birimlerinin Hesap Hatalarının Tespiti ve Düzelttirilmesi... 32 Yılsonu İşlemlerinin Yürütülmesi... 32 Mahsup Dönemi ve Yönetim Dönemi Sürecinin Yönetilmesi... 33 Kesin Hesap Sürecinin Yönetilmesi... 33 Yeni Kurulan Muhasebe Birimlerine Kod Verilmesi... 33 ONUNCU BÖLÜM... 35 KESİN HESAP VE MALİ İSTATİSTİKLER DAİRESİ... 35 Mali İstatistik Derleme İşlemleri... 35 Mali İstatistik Birimlerinin Sisteme Tanımlanması... 35 Veri Girişi Merkezden Yapılacak Birimlerin Mizanlarının KBS ye Girilmesi İşlemleri... 35 Veri Girişinde Sorun Yaşayan Birimlerle İlgili Destek İşlemleri... 35 Süresinde Veri Girişi Yapmayan Birimlerle İlgili İşlemler... 36 KBS ye Girilen Mizanların İncelenmesi... 36 Mali İstatistik Verilerinin Toplanması... 36 Verilerin Mizan Denkliği ve Muhasebe İlkeleri Çerçevesinde İncelenmesi... 36 Genel Yönetim Mali Raporlarının Oluşturulması... 37 Özet İstatistik Tabloları Üretimi... 37 Bülten veya Analiz Raporunun Hazırlanması... 37 Görüş Verme... 37 OECD ye Görüş Yazısı Hazırlanması... 38 Proje Teklifi İletilmesi... 38 Bilgi Notu-Araştırma Raporu Hazırlanması... 38 Kurum Kesin Hesaplarının Hazırlanması... 39 Merkezi Yönetim Kesin Hesaplarının Hazırlanması... 39 Diğer İşlemler... 39 Merkezi Yönetim Bütçe İstatistikleri Hazırlama Süreci... 40 Genel Yönetim Bütçe İstatistikleri Hazırlama Süreci... 40 ONBİRİNCİ BÖLÜM... 42 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ... 42 Sayıştay İlamlarının İzlenmesi... 42 Evrak İşlemlerinin Yürütülmesi... 42 Gelen Evrak İşlemleri... 43 Giden Evrak İşlemleri... 43 Yayın İşlemleri... 43 Arşiv İşlemleri... 43 ONİKİNCİ BÖLÜM... 44 EĞİTİM VE RAPOR DAİRESİ... 44 Muhasebe Yetkilileri Sertifika Eğitimi... 44 Hizmet İçi Eğitim... 45 Rapor Takip ve Değerlendirme... 45 ONÜÇÜNCÜ BÖLÜM... 47 İNSAN KAYNAKLARI DAİRESİ... 47 Genel Atama Dönemi Çalışmaları... 47 Personelin Yer Değiştirme Suretiyle Atama, İstifa, Emeklilik Ve Muvafakat İşlemleri... 47 Yurt İçi ve Yurt Dışı Görevlendirme İşlemleri... 47 Muhasebe Birimlerinin Fazla Mesai Taleplerine İlişkin Görüş Bildirilmesi... 47 3
İhbar ve Şikâyetlerin Değerlendirilmesi... 47 Düzenlenen Raporlarla İlgili Yapılan İşlemler... 48 Ödül, Soruşturma ve Ceza İşlemlerinin Veri Tabanına Kaydedilmesi... 48 Müdürlük Sınavının Yapılması... 48 Savunma Görüş Yazılarının Hazırlanması... 48 Muhasebe Birimi Kurulması, Kapatılması, Birleştirilmesi ve Bağlantı Kurulması İşlemleri... 48 Sözleşmeli Personel Alımının Yapılması... 49 Düzenlenen Raporlarla İlgili Yapılan İşlemler... 49 Personelin Atama, İstifa, Emeklilik ve Muvafakat İşlemleri... 49 Genel Müdürlük Kadro Kararnamesinin Hazırlanması... 49 Genel Müdürlük Personelinin Kadro Terfi İşlemleri... 50 Genel Müdürlük Personelinin Ücretsiz İzin İşlemleri... 50 Genel Müdürlük Personelinin İzin İşlemleri... 50 Serbest Muhasebecilik Belgesine Esas Yetki Süresinin Tespit İşlemleri... 51 Bilgi Edinme Başvurularının Cevaplanması... 51 Başbakanlık İletişim Merkezi ( BİMER ) Başvurularının Cevaplanması... 51 Yürürlük... 52 Yürütme... 52 4
BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar Amaç ve Kapsam Madde 1- Bu Yönergenin amacı, Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünün faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerini kapsayan yazılı prosedürleri belirlemektir. Hukuki Dayanak Madde 2- Bu Yönerge, Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 3- Bu Yönergede geçen; a. Bakanlık: Maliye Bakanlığını, b. Üst Yönetici: Maliye Bakanlığı Müsteşarını, c. Genel Müdürlük: Muhasebat Genel Müdürlüğünü, d. Genel Müdür: Muhasebat Genel Müdürünü, e. Birim: Genel Müdürlük Daire Başkanlıkları, Şube Müdürlükleri / Yöneticiliklerini, f. Muhasebe Birimi: Kamu idarelerine ait, gelir ve alacakların tahsili, gider ve borçların hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanmasına ilişkin muhasebe hizmetlerinin yapıldığı birimi, g. Eylem Planı: Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planını, h. Yönerge: Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü İşlem Yönergesini, i. KBS : Kamu Harcamaları ve Muhasebe Bilişim Sistemini, j. say2000i : Web Tabanlı Saymanlık Otomasyonu Sistemini, İfade eder. 5
İKİNCİ BÖLÜM BÜTÇE VE MALİ İŞLER DAİRESİ Genel Müdürlük Bütçesinin Hazırlanması Madde 4- Genel Müdürlüğümüz bütçesinin hazırlanmasına ilişkin işlemler; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Bütçe Çağrısı ve eki Bütçe Hazırlama Rehberi ile Yatırım Genelgesi ve eki Yatırım Programı Hazırlama Rehberi çerçevesinde, Bakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığı nın ilgili yıl bütçesinin hazırlanması ve gönderilmesine ilişkin yazısı ile başlar. Bütçe teklifi hazırlıklarında kullanılmak üzere Genel Müdürlüğümüz şubeleri ve Bakanlığımızın diğer birimleri ile bütçe teklifini etkileyecek faaliyetlerin bilinmesine yönelik gerekli yazışmalar yapılır. Geçmiş yıl ödenek miktarları ile gelecek yıla ilişkin ödenek talepleri bir arada değerlendirilerek birim gider bütçe teklif verileri oluşturulur. Teklife ilişkin veriler SGB.net sistemine girilerek gerekli dokümanlar oluşturulur ve Strateji Geliştirme Başkanlığına yazı ile gönderilir. Genel Müdürlüğümüz bütçe teklifi üzerine Strateji Geliştirme Başkanlığı, Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü ve Kalkınma Bakanlığı ile görüşmeler yapılır. Birim Kesin Hesabının Hazırlanması Madde 5- Bakanlığımız Strateji Geliştirme Başkanlığından ilgili yıl kesin hesap gider cetveli açıklanmasına ilişkin yazının gelmesi ile başlar. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 42 nci maddesi ve Kamu İdarelerinin Kesin Hesapların Düzenlenmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmeliğin Kesin Hesap Cetvellerinin Düzenlenmesine İlişkin Esaslar başlıklı 3 üncü bölümünün 19 uncu maddesi gereğince Bakanlığımız ilgili Mali Yıl Kesin Hesap Gider Cetveli nin kesin hesaba eklenmesi sağlanır. Genel Müdürlüğümüz ilgili yıl bütçesinde yer alan her tertip için ayrı ayrı olmak üzere; ödenek ve harcamalar arasındaki farklar, nedenleri, tenkis edilen ödenekler ve tenkis edilme nedenleri açıklanır. Ödeneklerin harcamalara oranı gösterilerek, hedefler, mali ve fiziki gerçekleşme durumu, bütçe başlangıç ödeneğine göre sapmalar ve nedenleri hakkında yeterli bilgi verilecek şekilde SGB.net sisteminde giriş kaydı yapılarak elektronik ortamda ve yazı ekinde belirlenen süre içerinde Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilir. Maaş İşlemleri Madde 6- Genel Müdürlüğümüz personelinin maaş ödeme işlemleri, ilgili mevzuatta belirtilen belgelerin/bilgilerin İnsan Kaynakları Biriminden gelmesi veya ilgilinin beyanı ve bildirimlerine istinaden maaş unsurlarında değişiklik olup olmadığının tespit edilmesi ile başlar. 6
Genel Müdürlüğümüz maaş mutemetliğince Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemine (KBS) bilgi giriş işlemleri gerçekleştirilerek maaş hesaplaması yapılır. KBS Maaş Modülü üzerinden, Ödeme Emri Belgesi ve gerekli diğer belgelerin dökümü alınarak maaş dosyası oluşturulur. Yetkililerin imzalarını taşıyan ödeme emri belgesi, banka listesi ve diğer ekleri içeren maaş dosyası teslim tutanağı düzenlenerek saymanlığa teslim edilir. Aynı zamanda banka listesinin bir nüshası anlaşmalı banka şubesine teslim edilir ve ayrıca elektronik ortamda gönderilir. Genel Müdürlüğümüzden aylık ve özlük hakları düzenlenen personel için bildirge verme yasal süresi içinde Sosyal Güvenlik Kurumunun e-bildirge modülü kullanılarak bildirgelerin sistemden gönderilmesi ile maaş ödeme süreci tamamlanır. Birim Faaliyet Raporunun Hazırlanması Madde 7- Strateji Geliştirme Başkanlığından birim faaliyet raporunun hazırlanmasına ilişkin yazının Ocak ayı içerisinde gelmesi ve faaliyet raporu içeriğinin birimlere duyurulması ile başlar ve Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik ve ekinde yer alan hükümler çerçevesinde hazırlanır. Daire Başkanlıklarından gelen bilgiler anılan Yönetmelik çerçevesince konsolide edilerek taslak birim faaliyet raporu hazırlanır. Hazırlanan taslak faaliyet raporu sorumlu genel müdür yardımcısı veya daire başkanı başkanlığında incelenerek raporda tespit edilen hatalar düzeltilir. Hazırlanan Birim Faaliyet Raporu Genel Müdürünün onayına sunulur. Rapor ve ekinde yer alan İç Kontrol Güvence Beyanı Genel Müdür tarafından onaylanır/imzalanır ve Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilir. Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporunun Hazırlanması Madde 8- Strateji Geliştirme Başkanlığından Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporunun Hazırlanmasına ilişkin yazının gelmesi ve Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporunun içeriğinin birimlere duyurulması ile başlar. Daire Başkanlıklarından gelen bilgiler Bütçe Şubesince konsolide edilerek hazırlanan rapor Genel Müdür imzasıyla Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilir. Gelir Gider Belgeleri İle Yönetim Dönemi Hesap Cetvellerinin Sayıştay Başkanlığına Gönderilmesi Madde 9-6085 Sayılı Sayıştay uyarınca, ilgili mali yılda merkezde ve yerinde incelemesine karar verilen muhasebe birimlerine ilişkin yazı Sayıştay Başkanlığından gelmesi üzerine; Genel Müdürlükçe konuya ilişkin bir duyuru yazısı hazırlanarak muhasebe 7
birimlerinin bağlı olduğu il valiliklerine (defterdarlık) gönderilir. İl valiliklerine (defterdarlık) gönderilen genel duyuru yazısı Genel Müdürlük web sayfasında da yayımlanır. Yargı veya Denetim Birimlerinden Talep Edilen Belgelerin Gönderilmesi Madde 10- Yargı mercileri veya denetim elemanlarınca yargılama veya inceleme sırasında ihtiyaç duyulan ve Sayıştay Başkanlığında bulunan ödeme emri belgeleri, yargı mercileri veya denetim elemanlarınca Genel Müdürlükten resmi yazı ile istenir. İhtiyaç duyulan belgeler Genel Müdürlükçe ödeme emri tarih ve numarasına göre Sayıştay Başkanlığından resmi yazı ile talep edilir. Sayıştay Başkanlığınca Genel Müdürlüğümüze gönderilen belgeler resmi yazı ekinde talebin geldiği birime gönderilir. Yargı mercilerince yapılan yargılama sonucunda, ilam ile birlikte söz konusu belgelerin Sayıştay Başkanlığına iadesi sağlanır. Denetim elemanlarınca yapılan incelemelerin sonucunda ise düzenlenen rapor ile belgeler Sayıştay Başkanlığına iade edilir. Resmi Mühür Basım ve Dağıtımı Madde 11- Yeni birim kurulması, isim değişikliği yapılması veya yıpranma nedeniyle basım talebinin gelmesi üzerine; mühür basım talebinin kaybolma nedeniyle gelmesi halinde inceleme yapılıp yapılmayacağına karar verilir. İnceleme yapılması halinde inceleme sonucu beklenerek gelen sonuca göre Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğüne sipariş yazısı yazılır. İnceleme yapılmaması halinde doğrudan Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğüne sipariş yazısı yazılır. Basımı yapılan resmi mühürler, beratları ve teslim alma belgeleri soğuk damgalı bez torbalar içinde Genel Müdürlüğümüze geldikten sonra teslim alma belgeleri, varsa eski mühür ve beratlarının ilgili birime gönderilmesi talimatıyla resmi yazı ekinde gönderilir. Adına resmi mühür basımı yaptırılan birimce teslim alma belgesi, eski resmi mühür ve beratı Genel Müdürlüğe gönderilir. Genel Müdürlükçe teslim alma belgesi, eski mühür ve beratı Darphane ve Damga Matbaasına imha edilmek üzere gönderilir. Darphane ve Damga Matbaasınca resmi mührün imha edildiğine dair bilgi yazısı Genel Müdürlüğe gelir. Değerli Kağıt ve Vize Bandrol Pullarının Basımı Madde 12- Darphane ve Damga Matbaasının değerli kağıt talebi, Kıymetli Evrak ve Basılı Kağıtlar Şube Müdürlüğünün vize pul talebi, İçişleri ve Dışişleri Bakanlığından gelen talepler ile gerekli görülmesi halinde muhasebe kayıtlarından saymanlık stoklarının kontrol edilmesi sonucunda oluşan değerli kağıt, vize ve bandrol pulları ihtiyaçları konsolide edilerek basımı yapılacak değerli kağıt, vize ve bandrol pullarının listesi oluşturulur. Oluşturulan bu liste, Bütçe ve Mali Hizmetler Daire Başkanı tarafından imzalanan üst yazı ekinde Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğüne gönderilir. 8
Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğünce basımı yapılan değerli kağıtlar Darphane ve Damga Matbaası Saymanlık Müdürlüğüne, vize pulları ise Kıymetli Evrak ve Basılı Kağıtlar Şube Müdürlüğüne teslim edilerek Genel Müdürlüğe bilgi verilir. Basılı Kağıtların Basımı Madde 13- Kıymetli Evrak ve Basılı Kağıtlar Şube Müdürlüğünden basılı kağıt talebinin gelmesi, iller ile basılı kağıtları kullanan birimlerin bağlı olduğu bakanlıklarla yapılan yazışmalar sonucunda basımı yaptırılacak basılı kağıt ihtiyaçları belirlenir ve basımı yapılacak basılı kağıt listesi oluşturulur. Anılan liste Bütçe ve Mali Hizmetler Daire Başkanı tarafından imzalanan üst yazı ekinde Devlet Malzeme Ofisi Basım İşletmesine gönderilir. Devlet Malzeme Ofisi Basım İşletmesine basımı yapılan basılı kağıtlar Kıymetli Evrak ve Basılı Kağıtlar Şube Müdürlüğüne veya Müdürlüğün bildirdiği birimlere teslim edilerek Genel Müdürlüğe bilgi verilir. 9
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM MEVZUAT UYGULAMA DAİRESİ Görüş Verme Madde 14- Görüş verme işlemi, harcama ve muhasebe birimlerinden gelen görüş talep yazısının daireye intikal etmesi ile başlar. İntikal ettirilen konuya ilişkin mevzuat araştırılarak gerekli inceleme yapılır. Yapılan mevzuat değerlendirilmesi sonucunda, uygulamada karşılaşılan soruna/tereddüte ilişkin olarak münferit görüş yazısı veya duruma göre genel görüş yazısı oluşturularak imzaya sunulur. Gerekli imza aşamalarından geçerek onaylanan münferit veya genel görüş yazısı ilgili harcama veya muhasebe birimine gönderilir. Genel dağıtımı ilgilendiren nitelikteki genel görüş yazıları için internet/intranet ortamında erişim sağlanmasını teminen yayım Onayı alınarak, söz konusu yazının Genel Müdürlüğümüz internet/intranet sayfasında yayımlanması sağlanır. Genelge Hazırlama Madde 15- Genelge hazırlanmasına ilişkin işlemler, harcama ve muhasebe birimleri tarafından uygulamada karşılaşılan soruna/tereddüte ilişkin olarak yazıların gelmesi veya Genelge ile düzenleme yapılmasını gerektirecek bir mevzuat değişikliğinin gerçeklemesiyle başlar. Uygulamadaki sorun/aksaklık veya mevzuat değişikliği incelenerek gerekli değerlendirmeler yapılır. Yapılan değerlendirmeler neticesinde, Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak Genelge hazırlanarak imzaya sunulur. Gerekli imza aşamalarından geçerek onaylanan Genelgeye internet/intranet ortamında erişim sağlanmasını teminen yayım Onayı alınarak, söz konusu Genelgenin Genel Müdürlüğümüz internet/intranet sayfasında yayımlanması sağlanır. 10
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM MEVZUAT DÜZENLEME DAİRESİ Mevzuat Tasarılarına Genel Müdürlüğümüzce Görüş Verilmesi Madde 16- Kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük ve yönetmelik tasarılarının Genel Müdürlüğümüz görüşünün oluşturulması ve görüş isteyen birime gönderilmesine ilişkin yazının gelmesi ile başlar. Tasarılar incelenerek hangi şubeleri ilgilendiriyorsa tasarının fotokopileri çekilerek ilgili şubelerden söz konusu tasarıyla ilgili görüş ve önerileri istenir. Şubelerden gelen görüş ve öneriler konsolide edilerek Genel Müdürlüğümüz görüşü oluşturulur. Görüş yazısı görüş talebinde bulunan birime gönderilir. Mevzuat Hazırlama Madde 17- Mevzuat hazırlanmasına ilişkin işlemler bu yönde bir ihtiyacın ortaya çıkmasıyla başlar. Konu üzerinde yapılan çalışmalar sonucunda mevzuat taslağı hazırlanır ve oluşturulan taslak hakkında Genel Müdürlük birimlerinin görüşleri alınır ve revize edilir. Genel Müdürlük görüşü haline getirilerek Bakanlığın diğer birimlerine görüş bildirmeleri için gönderilir. Bakanlığın diğer birimlerinden gelen görüşler değerlendirilerek taslak Bakanlık görüşü haline getirilir ve diğer kamu idarelerinin görüşüne gönderilir. Gelen öneriler değerlendirilerek taslak yeniden şekillendirilir ve Sayıştay ın da görüşü alınarak son hali oluşturulur. Bakanlar Kurulu kararı alınması gereken Yönetmelik Taslağı Bakanlar Kuruluna sunulur ve Bakan tarafından imzalanır ve yayınlanmak üzere Başbakanlığa gönderilir. Görüş Verme Madde 18- Görüş verme işlemi kamu idarelerinin uygulamada karşılaştıkları sorunlara ilişkin görüş talebini içeren yazının ya da Genel Müdürlük şubelerinden gelen görüş taleplerinin gelmesi ile başlar. Gelen yazılar ilgili mevzuat dikkate alınarak değerlendirilir ve konu hakkında yazılı görüş oluşturulur. Görüş yazısı görüş talebinde bulunan birime gönderilir. Yansıtma Tablosuna Tanımlama Yapılması Madde 19- Yansıtma Tablosuna tanımlama yapılması işlemi, tanımlama talebinin gelmesiyle başlar. Gelen talep Muhasebe Yönetmelikleri ve Bütçe Uygulama Talimatı çerçevesinde görevli personel tarafından değerlendirilir. Talebin olumlu bulunması halinde say2000i sistemi üzerinde yansıtma tablosuna gerekli tanımlamalar yapılarak yapılan işlem hakkında talep eden tarafa aynı yolla cevap verilir. Talebin olumsuz bulunması halinde tanımlama yapılamayacağının gerekçelerini içeren bilgi, talebi yapan birime bildirilir. 11
Detaylı Hesap Planlarının Güncellenmesi Madde 20- Detaylı hesap planlarının düzenlenmesi ve güncellenmesi işlemi genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin detaylı hesap planlarında güncelleme yapılması ihtiyacının ortaya çıkmasıyla başlar. Gelen talepler neticesinde bu ihtiyaç ortaya çıkabileceği gibi doğrudan hiçbir talep olmadan da güncelleme yapılabilir. Yıl başlarında ya da yıl içerisinde Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından analitik bütçe sınıflandırmasının ekonomik sınıflandırmasında yapılan güncellemeler e-bütçe sistemi üzerinden kontrol edilerek detaylı hesap planlarında gerekli güncellemeler yapılır. Ayrıca yapılan güncellemeler genel bütçe dışındaki idarelere bildirilir. Resmi yazı veya elektronik posta yoluyla yeni kod talep edilmesi durumunda da güncelleme yapılabilir. Genel yönetim kapsamında bulunan kamu idarelerinin ilgili mevzuata dayanılarak resmi yazı ile yeni kod talep etmeleri durumunda öncelikle talepler değerlendirilir. Ekonomik gelir veya gider kodlarını ilgilendiren kodların e-bütçe sisteminde var olması durumunda talep edilen kodlar detaylı hesap planlarına eklenir. Ekonomik gelir veya gider kodlarını ilgilendirmeyen kodların açılması ise inisiyatif dahilindedir. Resmi yazı ile gelmiş olan bu talepler yine resmi yazı aracılığıyla cevaplandırılır. Ancak özel bütçeli idarelerde ve mahalli idarelerde bu talepler elektronik posta yoluyla gelmişse ve talep edilen kodlar genel bütçe detaylı hesap planında olmasına rağmen kurumun hesap planında yoksa bu durumda yardımcı hesaplar eklendiklerinde kuruma cevap yine elektronik posta ile yapılır. Genel bütçeli idarelere yardımcı hesap eklemesi yapıldığında bilgilendirme amaçlı olarak eklenen yardımcı hesaplara ilişkin ayrı bir resmi yazı şubelere dağıtımlı olarak gönderilidir. e-bütçe sisteminde yer almayan kodların açılabilmesi için gelen resmi yazılar Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilir ve durumun değerlendirilerek Genel Müdürlüğümüze bilgi verilmesi istenir. Mahalli idareleri hariç olmak üzere detaylı hesap planlarına eklenmesine karar verilen ve excel formatındaki detaylı hesap planına eklenen yardımcı hesaplar say2000i sistemine tanımlanır. Mahalli idarelerde ise yeni bir yardımcı hesabın eklenmesi durumunda eklenen tüm hesaplar İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğüne resmi yazı ile bildirilir ve aynı zamanda açılan yardımcı hesabın KBS ye tanımlanması için mahalli@muhasebat.gov.tr adresine elektronik posta yoluyla bildirim yapılır. Taşınır İşlemleri Hakkında Görüş Verme Madde 21- Taşınır Mal Yönetmeliği, tebliğleri ve genel yazıları çerçevesinde kamu idarelerinden, uygulamada karşılaşılan sorunlara ilişkin görüş talebini içeren yazının gelmesi ile görüş verme süreci başlar. Konu ilgili kanun, yönetmelik, tebliğ ve diğer mevzuat dikkate alınarak araştırılarak elde edilen bilgiler derlenir. Edinilen bilgiler doğrultusunda konu hakkında görüş oluşturularak yazılı hale getirilir. Görüş yazısı, görüş talebinde bulunan birime gönderilir. 12
Mevzuat Düzenleme ve Uygulamayı Yönlendirme Madde 22- Mevzuat değiştirme ihtiyacının ortaya çıkması sonrasında hazırlanan yönetmelik değişiklikleri ile ilgili taslağın Genel Müdürlük görüşünün oluşturulması için Genel Müdürlük birimlerine gönderilerek görüş talep edilmesi ile süreç başlar. Genel Müdürlük görüşü haline gelen yönetmelik değişikliğine ilişkin taslak, Bakanlık görüşünün oluşturulması için Bakanlığın diğer birimlerine gönderilerek görüş talep edilir. Bakanlık görüşü haline gelen yönetmelik değişikliğine ilişkin taslak, diğer kamu idarelerine gönderilir ve bu kamu idarelerinden gelen öneriler doğrultusunda taslak yeniden şekillendirilir ve Sayıştay ın da görüşü alınarak son şekli oluşturulur. Yönetmelik taslağı Bakanlar Kuruluna sunularak yayınlanmak üzere Başbakanlığa gönderilir. Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminin (TKYS) Kullanımının Yaygınlaştırılması ve İdarelerin Kullanımına Açılması Madde 23- TKYS Modülü kullanımının merkezi yönetim kapsamındaki kamu idarelerine yaygınlaştırılması amacıyla modülü kullanacak olan kamu idareleri belirlenir. İdare listesinin eğitim planına alınması amacıyla Eğitim ve Rapor Dairesine gönderilir. Eğitim ve Rapor Dairesince oluşturulan eğitim plan dahilinde modülün kullanımını uygulamalı olarak göstermek amacıyla 3 gün ve 8 er saat olmak üzere toplam 24 saat eğitim verilir. Eğitimi tamamlanan kamu idareleri ile Genel Müdürlüğümüz arasında konuya ilişkin protokol imzalanarak T.K.Y.S. Modülü kullanıma açılır. Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS) ve İhtiyaç Fazlası Taşınır Uygulama (İFTU) Modüllerinin İşletimi Madde 24- TKYS ve İFTU modüllerini kullanan personelin işlemleri sürecinde karşılaştıkları sorunlar ile ilgili düzeltme ve/veya geliştirme taleplerinin tasinir@muhasebat.gov.tr adresine e-posta yoluyla bildirilmesi üzerine süreç başlar. İlgili talebin uzman personelce Taşınır Mal Yönetmeliği çerçevesinde değerlendirmesi ve gerekli görülmesi durumunda programcılara bildirilerek modüllerin iyileştirilmesi ve sorunsuz çalıştırılması sağlanır. Ayrıca; TKYS sistemi uzman personel tarafından sürekli test edilerek eksiklikleri tespit edilir. Taşınır Mal Yönetmeliği çerçevesinde her iki modül ile ilgili yazılım önerilerinde bulunularak modüllerde geliştirmeler sağlanır. 13
BEŞİNCİ BÖLÜM DÖNER SERMAYE DAİRESİ Görüş Verme Madde 25- Görüş verme işlemi; döner sermayeli işletmelerin karşılaştıkları sorunlar, yaptıkları veya yapacakları uygulamalarla ilgili olarak kişi veya kurumlardan gelen görüş talep yazısı ile başlar. Konu hakkında mevzuat ve diğer bilgi kaynakları araştırılır. Gerekli görüldüğü takdirde Genel Müdürlük birimlerinin görüşüne de başvurulur. Gerekli bilgi ve belgeler toplanarak, görüş yazısı oluşturulur. İmza aşamalarından geçerek onaylanan münferit veya genel görüş yazısı kişi veya kurumlara gönderilir. İnceleme ve Denetim Raporların Gönderilmesi Madde 26- Yaptırılan inceleme sonucunda veya resen düzenlenen inceleme raporları ile denetim raporları okunarak, sonuç bölümünün mevzuata uygunluğu araştırılır. Edinilen bilgiler doğrultusunda, mevzuata uygun olarak hazırlandığı anlaşılan raporlar hakkında yazı hazırlanır ve imzaya sunulur. İmza aşaması tamamlandıktan sonra ilgili birime gönderilir. Mevzuata uygun olarak hazırlanmadığı düşünülen raporlar hakkında bir işlem yapılmaz ve saklıya alınır. Saymanlık Kodu Verme ve İptal Etme Madde 27- Saymanlık kodu verilmesine ilişkin işlemler; Döner sermayeli işletmeler için saymanlık kurulması talebi uygun görülerek Genel Müdürlüğümüzce veya ilgili kurumlarca saymanlık kurulması halinde işleme ilişkin yazıların gelmesi ile başlar. İşlem hakkında yapılan değerlendirmeler sonucunda saymanlık kodu verilmesi uygun bulunması halinde yeni saymanlık kod numarası verilir. Saymanlığın kapatılmasına ilişkin yazı gelmesi halinde ise, ilgili saymanlığa daha önce verilmiş olan kod numarası iptal edilir. Kod numarası verilmesi veya kod iptal edilmesine ilişkin hazırlanan yazı, imzalanmak üzere Onaya sunulur. Onaylanan yazının bir nüshası ilgili birime, bir nüshası da Sayıştay Başkanlığına gönderilir. Ayrıca bu işlemler, ilgili birimlere yazı ile bildirilir. Döner Sermayeli İşletmelerin Bilanço ve Eklerinin İncelenmesi Madde 28- Döner sermayeli işletmelerin bilanço ve eklerinin incelenmesi, yönetim dönemi cetvellerinin gelmesi ile başlar. Yönetim dönemi cetvelleri içerisinde yer alan bilanço ve gelir tablosunun, saymanlıkların say2000i sistemine yaptıkları girişlerle doğru olup olmadığı kontrol edilir. 14
Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğine uygun olarak hesapların çalışıp çalışmadığı, varsa hata ve noksanlıklar tespit edilir. Bilanço ve gelir tablosu üzerindeki hata ve noksanlıklar gerekli yazışma ve telefon görüşmeleri yapılarak düzelttirilir. İşletmelerin Bilanço Ekinde Alınan Yıllık Gayrisafi Hasılat Bildirimlerine Göre, Bakanlığımızca Tespit Edilen Oranlarda Hazine Hissesinin Yatırılıp Yatırılmadığının İzlenmesi Madde 29- Döner sermayeli işletmelerin yıllık gayrisafi hasılat ve kar bildiriminin yönetim dönemi cetvelleri içerisinde gelmesi ve say2000i sistemine giriş işlemlerinin yapılması ile başlar. say2000i sistemi üzerinden alınan mizanlar veya yönetim dönemi cetvelleri içerisinde yer alan geçici mizan üzerinden döner sermayeli işletmelerin yıllık gayrisafi hasılat tutarlarına, Bakanlığımızca belirlenen hazine hissesi oranları uygulanmak suretiyle hazineye yatıracakları tutarlar tespit edilir. İşletmelerin gönderdiği yıllık gayrisafi hasılat ve kar bildiriminde beyan edip hazineye yatırdıkları tutar ile hesaplanan Hazineye yatırılması gereken tutar arasında farklılık olması halinde gerekli yazışmalar yapılır. Eksik yatırıldığı anlaşılan tutarların döner sermayeli işletme tarafından Hazineye yatırılması ile süreç tamamlanır. Hazine hissesi ve yıl sonu karlarına ilişkin döner sermayeli işletmelerden gelen ek süre taleplerine ilişkin yazının gelmesi ile süreç başlatılır. Şubemizce gerekli değerlendirmeler yapıldıktan sonra uygun görülenlere ilişkin ilgili yazı hazırlanarak onaya gönderilir. Hazırlanan süre uzatma yazısı, Bakanlığımız parasal yetki sınırları çerçevesinde imzalanarak ilgili kuruluşa gönderilir. Verilen süre içerisinde yatırılması sağlanarak süreç sonlandırılır. Gerekli değerlendirmeler yapıldıktan sonra uygun görülmeyerek yasal süresi içerisinde yatırılması istenen Hazine hissesi veya kar tutarlarıyla ilgili erteleme taleplerine ilişkin ilgili cevap yazısı gerekçeleri ile birlikte hazırlanarak imzalandıktan sonra ilgili kuruluşa gönderilir. İşletmelerin Denetimi ve Teftişi Sonucunda Düzenlenen Cevaplı Raporların İncelenmesi Madde 30- Muhasebe birimlerinde denetim elemanları tarafından yapılan teftiş ve denetimler sonucunda düzenlenen Cevaplı Raporun gelmesi ile değerlendirilme işlemi başlar. Cevaplı Raporlar için denetim elemanınca düzenlenen son görüş bildirimine karşılık olarak Bakanlık görüşünü içeren Bakanlık Tebligatı hazırlanır. İlgili birimlere gönderilmek üzere gerekli yazışmalar yapılır ve sonuçları izlenir. 15
Hazine Hissesi Oranlarına İlişkin Açılan Davaların Takip Edilmesi ve Gerekli Savunmanın Yapılması Madde 31- Döner sermaye gelirlerinin aylık gayrisafi hasılatının tahsil edilen tutarı üzerinden Genel Bütçeye aktarılacak olan oran işletmeler itibarıyla 17 sıra nolu Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği ile belirlenmiştir. Genel Tebliğ ile belirlenen bu oranlar işletmelerden gelen taleplerin değerlendirilmesi sonucunda %1 e kadar Bakan onayı ile indirilebilmektedir. Genel Tebliğ veya Bakan onayına istinaden belirlenen bu oranlara karşı işletmelerce yargıya intikal ettirilen davaların savunması yapılır, açılmış olan davalar takip edilir. Döner Sermayeli İşletmelerin Konsolide Verilerinin İnternette Yayımlanması Madde 32- Döner sermayeli işletmelerce gönderilen yönetim dönemi cetvelleri ile say2000i sistemi üzerinden alınan aylık mizan bilgileri üzerinden konsolide bilanço, gelir tablosu ve üçer aylık mizanlar oluşturulur. Döner sermayeli işletmelere ilişkin olarak oluşturulan konsolide verilerin hesap verme sorumluluğu çerçevesinde kamuoyuna açıklanması amacıyla periyodik olarak Genel Müdürlüğümüz internet sayfasında yayımlanır. İşletmelerin Sermayelerindeki Değişmelerin Hazine Genel Hesabına Aktarılmasının Sağlanması Madde 33- Döner sermayeli işletmelerin say2000i sistemi üzerinden alınan mizanları üzerinden gerekli incelemeler yapılarak işletmelerin sermayelerinde meydana gelen değişiklikler tespit edilir. İşletmeler itibariyle tespit edilen sermaye değişimlerine ilişkin Sermaye Hareketleri Cetveli oluşturulur. İşletmelerin yılı içerisinde sermayelerinde meydana gelen bu değişimlerin Hazine Genel Hesabına alınması için gerekli onay Bakanlık Makamından alındıktan sonra Hazine Müsteşarlığına gönderilir. Alınan Onaya istinaden hazırlanan ödeme emri belgesi Hazine Müsteşarlığına gönderilerek döner sermayeli işletmelerin sermayelerindeki değişimleri Hazine Genel Hesabına alınır. Döner Sermayelerin Aylık Gayrisafi Hasılatından Aktarmalar ve Döner Sermayelerin Yıl Sonu Karlarından Aktarmalar ile İlgili Gelir Tahmini Yapılması Madde 34- Gelir Politikaları Genel Müdürlüğünden gelen yazı ile süreç başlar. Döner sermayeli işletmelerin geçmiş yıl ve yılı içerisinde gerçekleşen gelir, gider, kar ve Hazineye yatırılan tutarları tespit edilir. 16
Döner sermayeli işletmelere ait tespit edilen mali verilere istinaden, işletmelerin gelişme potansiyeli ile bütçe deflatörü dikkate alınarak Hazineye yatırılacak tutarların tahmini yapılır. Döner sermayeli işletmelerin aylık gayrisafi hasılatından aktarılacak tutar ile yılsonu karından aktaracakları tutarı içeren tahmin yazısı imzalandıktan sonra ilgili Genel Müdürlüğe gönderilir. 17
ALTINCI BÖLÜM PAY / FON DAİRESİ Pay-Fon Dağıtımı Madde 35- Pay-Fon Dağıtımına ilişkin işlemler, say2000i sistemi üzerinden gerekli raporların alınabileceğinin Bütçe İstatistikleri Şubesi tarafından sözlü olarak bildirilmesi ile başlar. İlgili mevzuatları gereği say2000i sistemi üzerinden hesaplanan pay ve fon tutarları sistemden doküman olarak alınır ve veriler kontrol edilerek paylar hesaplanır. Hesaplanan tutarlar, ödeme talimatının verilebilmesi için Bakan Onayına sunulur. Büyükşehir belediyelerine ait ödenecek paylardan borçlu büyükşehir belediyelerinin borçlarına mahsuben yapılacak kesinti tutarları hesaplanarak kesinti tablosu hazırlanır. Ödeme Emri Belgesi hazırlanarak Genel Müdür Onayına sunulur. Yetkililerin imzalarını taşıyan ödeme emri belgesi ve ekleri ilgili Belediye, Fon, Kurum ve Kuruluşlara ödeme yapılmak üzere teslim tutanağı düzenlenerek Muhasebe Birimine teslim edilir. Devlet Muhasebesi Standartlarının Kabulü Madde 36- Devlet Muhasebesi Standartlarının hazırlanması, Uluslararası Kamu Muhasebe Standartlarının (IPSAS ların) İngilizce den Türkçe ye çevirisinin yapılmasıyla başlar. Mütercim tarafından yapılan çeviri tekrar gözden geçirilir. Her bir standart gerek mevzuat gerekse çeviri açısından değerlendirilip uyarlaması yapılarak yeniden yazılır, taslak standart metni oluşturulur. Taslak metin, Kurul üyelerine elektronik ortamda gönderilir ve Kurul Başkanı tarafından belirlenen toplantı günlerinde gündeme alınarak değerlendirilir. Devlet Muhasebesi Standartları Kurulunda kabul edilen standartlar nihai standart metni haline gelir. Kurulca kabul edilen standart, Resmi Gazete de yayımlanmasının sağlanması amacıyla üst yazı ekinde Bakan Onayına sunulur. Standart, yayımlanmak üzere ıslak imzalı ve elektronik olarak Başbakanlığa gönderilir. Kredi İzni Verilmesi Madde 37-5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 35 inci maddesi Ön Ödeme Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmeliğine göre yapılır. 18
Kredi talep formunun alınması; kredi talebiyle ilgili belgelerin Bakanlığımız genel evrakından elektronik ortamda Genel Müdürlüğümüz evrak şubesine gelmesi ve oradan da şubemize intikal ettirilmesi ile başlar. Kredi talep formunun kontrolü ve karar verilmesi; kredi talebi mevzuat yönünden incelenerek kredi verilmesi için uygun olup olmadığına karar verilir. Uygun değilse yazı ile iade edilir. Kredi İzin Onay Belgesinin sisteme girilmesi; Kredi verilmesi için uygun bulunan talepler şubemiz için düzenlenen ORACLE yazılım programında, kredi talepnamesi kayıt edilerek Kredi İzin Onay Belgesinin dökümü alınır. Belge, yetki limiti çerçevesinde Daire Başkanı/Genel Müdür Yardımcısı/Genel Müdür/Müsteşar Yardımcısı/Müsteşar/Bakan tarafından onaylanarak ilgili birime gönderilir. DYS-Evrak Modülü üzerinden evrak şubesine gönderilen kredi izin yazısı tarih ve sayı verilmek suretiyle posta yoluyla ilgili birime intikal ettirilir. 19