Giriş İnsan Kaynakları verilerinin doğru değerlendirme ölçütleriyle analiz edilmesi, insan kaynaklarının daha verimli kullanılmasını sağladığı gibi, kurumun başarısında insan kaynaklarının oynadığı önemli rolün çok boyutlu ve somut biçimde Üst Yönetime raporlanmasını sağlar. Gelişkin İş Zekâsı yazılımları, farklı veri kaynaklarını birleştirme yeteneğine sahiptirler. Doğru seçilmiş İş Zekâsı yazılımları ile, ölçümleriniz bir bölümün verileriyle sınırlı kalmaz, analizleriniz kurumsal veriye dayalı olarak yöneticilere daha geniş bir bakış açısı sağlar. Teknolojinin ve ekonominin küreselleşmesi, günümüzde rakiplerin pazara sunduğu ürün ve hizmetlerin niteliğini artık birbirine çok daha yakın hale getirmiştir. İş dünyasında rekabet geçmişe göre çok daha çetin koşullarda geçmektedir. Bütün kuruluşlar, ayakta kalabilmek, rekabet edebilmek amacıyla maliyetlerini düşürmeye çalışmaktadır. Çözüm, daha ucuza daha nitelikli ürün ve hizmet sunabilmek olarak görülmektedir. Bir kurumu oluşturan bütün bölümler verimli, hatasız ve hızlı çalışmalıdır. Bu nedenle, Üst Yönetim, bölümlerin performanslarını daha kısa zaman aralıkları içinde daha doğru biçimde görme gereksinimi duymaktadır. Bu gereksinim, ancak İş Zekâsı yazılımlarının sunduğu gelişkin araçlarla, görsel bakımdan zengin arayüzlerde somut, ölçülebilir değerlendirme ölçütleriyle etkileşimli biçimde oluşturulabilecek analiz uygulamalarıyla karşılanabilmektedir. İK için belirlenecek somut ölçümler arasında, personel ücretlerine ilişkin maliyetler, personel çalışma saatleri ve süreleri, kıdem tazminatı maliyetleri, personel sayıları, işten ayrılış sıklıkları gibi değerler sayılabilir. Bu değerlerin sayısı, kurumun kullanmakta olduğu İK Yönetim sistemine ilişkin veri tabanının zenginliğine ve İK Yöneticisinin isteğine bağlı olarak artacaktır. Kaldı ki, gelişkin İş Zekâsı yazılımları, farklı veri kaynaklarını birleştirme yeteneğine sahiptirler. Örneğin, İK veri tabanı yönetim sistemi içinde yer almayan kurumun bilanço bilgileri kullanılarak personel başına düşen kârlılık oranının görüleceği analizler istenebilir. Doğru seçilmiş İş Zekası yazılımları ile, ölçümleriniz bir bölümün verileriyle sınırlı kalmaz, analizleriniz kurumsal veriye dayalı olarak yöneticilere daha geniş bir bakış açısı sağlar. Bu makalede, İş Zekası Sistemleriyle gerçekleştirilebilecek ve özellikle İK yöneticilerine büyük ölçüde yardımcı olacak 7 analiz uygulaması örneği özetlenmiştir. 2
İK Yöneticilerinin Vazgeçemeyeceği 7 Analiz Uygulaması 1. Çalışanın İşten Ayrılma (Turnover) Analizi: Bir kurumun İK gücünün değerlendirilmesinde kullanılan en önemli bilgilerden birisidir. Kimi araştırmalara göre, İk yöneticileri tarafından %82 kullanım oranıyla en belirleyici ölçüm olarak kullanılmaktadır. Erken dönemde önlem alınmazsa, bir kurumdaki en yararlı ve yetenekli personel, en önce ayrılan personel olmaktadır. Çalışanlar yıllar içinde kazandıkları deneyimler ve aldıkları eğitimler sonucunda kurumun yaptığı işle ilgili önemli ölçüdeki yazılı ve yapısal olmayan bilgiyi biriktirirler. İşten ayrıldıklarında, kurumların entelektüel sermayesinin önemli bir bölümünü oluşturan bu birikim de kaybolmuş olur. Bu nedenle, iyi yetişmiş nitelikli çalışanları rakiplere kaptırmak kurumlara çok pahalıya mal olmaktadır. İşten ayrılma sayıları, işten ayrılmayı etkilediği düşünülen çalışma yeri, bölüm, kıdem, cinsiyet, birlikte çalışılan yönetici, ücret, ek kazanç (prim, ikramiye) gibi ölçütlere göre incelenebilir. İşten ayrılmaların bu ve benzeri boyutlara göre analiz edilmesi, yalnızca istatistiksel bir bilgi vermekle kalmaz, işten ayrılma riski olan yararlı personeli de önceden belirlemenize yardımcı olur. İş zekâsı Sistemi ile. işten ayrılmaların çeşitli kriterlere göre analiz edilmesi, yalnızca istatistiksel bir bilgi vermekle kalmaz, işten ayrılma riski olan yararlı personeli de önceden belirlemenize yardımcı olur. 2. Gereksiz Fazla Mesai Harcamaları Analizi: Birçok işletmede fazla mesai harcamaları, tüm harcamalar içinde önemli bir yer tutar. Çoğu zaman gerekli görülse de, deneyimli yöneticilerin, fazla mesai vardiyalarında verimliliğin düştüğü, üretim hatalarının arttığı yönünde şüpheleri vardır. İş Zekası Sistemi ile kolayca oluşturabileceğiniz bir analiz, fazla mesai sürelerinin önemli ölçüde azaltılmasına yardımcı olur. Örneğin, fazla mesainin ürün kalitesini nasıl etkilediğini görmek için, kurumun kurumsal kaynak planlama (ERP) verileri içindeki hurda ya da kalite-red sayılarına, çalışma saatleri ve çalışan boyutlarına göre bakmak yeterli olacaktır. İK verileri içinde yer alan personele ödenen fazla mesai ücreti ile ERP verileri içinde yer alan hurda miktarını tek ekranda karşılaştırma olanağı veren çizelgeler ve/ya da grafikler, yöneticilere bu konuyla ilgili kararlarında büyük ölçüde yardımcı olacaktır. 3. Performansa Dayalı Ücretlendirme Analizi: Performansa dayalı ücretlendirme, yetenekli personeli çekme ve uzun süre kurumda çalıştırabilme bağlamında yararlı bir yönetim yaklaşımı olarak görülmektedir. İş Zekası yazılımının etkin biçimde kullanılması sonucu, ücret politikalarının hem daha duyarlı hem de daha rekabetçi biçimde belirlenmesi olanaklı hale gelir. İş Zekâsı Sistemi ile kolayca oluşturacağınız bir analiz, fazla mesai sürelerinin önemli ölçüde azaltılmasına yardımcı olur. İş Zekâsı yazılımının etkin biçimde kullanılması sonucu, ücret politikalarının hem daha duyarlı hem de daha rekabetçi biçimde belirlenmesi olanaklı hale gelir. 3
Yönetici, ücret ve ek kazanç ödeme verilerini, çalışılan bölüm, işyeri, cinsiyet, kıdem (çalışma süresi), öğrenim durumu gibi pek çok boyutta değerlendirebilir, istediği görsellikte raporlayabilir. Sonuçta, düşük işten ayrılma oranı ve düşük işe alma maliyeti yönünde kazanımlara yol açacak kararları vermek kolaylaşır. 4. İşverence Karşılanan Yan Ödeme Analizi: Her yönetici, yatırımın artan satışlar ya da artan verimlilik gibi elle tutulur bir geri dönüşü olup olmadığını görmek ister. Doğru iş zekası sistemi ile eğitim programlarının verimliliği kolayca ölçülebilir, eğitim maliyetleri ile karşılaştırmalı olarak incelenebilir. Çalışan başına gelir ya da kar hesaplamaları nı içeren verimlilik analizleri yapılabilir. Personele doğrudan ödenmeyen ancak personelin yürüttüğü işle ilgili olarak işverence karşılanan giderler, örneğin yolluklar, personel ulaşım servisi ücretleri gibi giderler birçok işletme için önemli boyutta tutarlara ulaşmaktadır. En maliyet-etkin çözümü bulmak ve plan yapmak için, bir yöneticinin elinde resmin bütünü, başka bir deyişle, işle ilgili gerçek maliyetlerle, çalışanların işin gerçekleşmesine yaptıkları katkı paylarının harcama birimi, yan ödeme türü gibi boyutlara göre analizi bulunmalıdır. 5. Eğitim ve Geliştirme Yatırımlarının Eniyilenmesi: Yapılan bir araştırmaya göre, ABD de firmaların personel eğitimi ve gelişimi için yaptıkları yatırım, 56.8 milyar dolardır. Yurt içindeki önemli firmalarda da, personel eğitim yatırımlarının azımsanmayacak tutarlara ulaştığı bilinmektedir. Her yönetici, bu yatırımın elle tutulur bir geri dönüşü olup olmadığını görmek ister. Örneğin artan satışlar ya da artan verimlilik gibi. Bunun yanı sıra İK bölümlerinin mevcut personel becerilerini bilerek gelecekte ortaya çıkabilecek beceri ve işgücü gereksinimlerini de tahmin etmesi, eğitim planlarını bu analiz ışığında, maksimum verimliliği sağlayacak biçimde iyileştirmesi gerekir. Doğru iş zekası sistemi ile, eğitim programlarının verimliliği kolayca ölçülebilir, eğitim maliyetleri ile karşılaştırmalı olarak incelenebilir. 6. Personel Verimliliği Analizi: Çalışan başına gelir ya da kar hesaplamaları verimlilik analizinde, ücret artışlarında ve terfilerde en çok başvurulan analizlerdir. Kurumun finansal veri tabanı ile İK veri tabanının bütünleştirilerek bölüm, görev, öğrenim durumu gibi boyutlara göre analiz edilmesi ancak gelişkin bir iş zekası sistemiyle gerçekleştirilebilir. 7. İşgücü Kaybı Analizi: İşgücünün doğru biçimde planlanması kurumlar için yaşamcıl düzeyde önemlidir. İzin günlerinin, bölüm, süre, zaman, kıdem, personel ücreti, cinsiyet, görev gibi çeşitli boyutlara göre ölçülerek etkileşimli grafikler biçiminde yöneticilere sunulması, işgücü kaybını en aza indirecek önlemlerin alınmasına yardımcı olur. 4
Sonuç İnsan Kaynakları, başka bir deyişle entelektüel sermaye, aynı zamanda sahip olunan toplam iş bilgisi anlamına da gelir, bir kurumun en değerli varlığı, sürdürülebilir rekabet avantajının da birincil kaynağıdır. İnsan kaynaklarının yönetiminde stratejik planlama ve yönetim anlayışı, kurumun orta ve uzun vadeli amaçlarına, katılımı destekleyen, öngörülebilirliği arttıran, öncelikleri netleştiren bütüncül bir iç görüşü yani çok boyutlu veri analizlerini gerektirir. Yeni nesil iş zekası sistemleri bu gereksinimi karşılayan yazılım sistemleri olarak geliştirilmekte ve kullanılmaktadır. bilişimbi İş Zekâsı Sistemi, sunduğu zengin hesaplama fonksiyonları, görsel sunum biçimleri, etkileşimli ve kolay kullanımı ile İK yöneticilerinin işlerini büyük ölçüde kolaylaştıran yeni nesil bir İş Zekâsı Sistemi dir. Yöneticilere proaktif önlemlerle, performansı iyileştirme, kritik İK verilerini değişik işgücü parametreleriyle analiz etme gibi olanaklar sağlar. Yöneticiler, bilişimbi ın Veri Kalitesi işlevlerini kullanarak hem İK hem de diğer kurumsal verilerinin tutarlılığını kendilerinin belirleyeceği kurallara göre denetleyebilmektedirler. Böylelikle stratejik kararlarını dayandıracakları kurumsal verileri, daha sağlıklı ve güvenilir bir nitelik kazanmaktadır. bilişimbi İş Zekâsı Sistemi, sunduğu zengin hesaplama fonksiyonları, görsel sunum biçimleri, etkileşimli ve kolay kullanımı ile İK yöneticilerinin işlerini büyük ölçüde kolaylaştıran yeni nesil bir İş Zekâsı Sistemi dir. Tamamıyla web tabanlı yazılım mimarisinde geliştirilmiş olan bilişimbi İş Zekâsı Sistemi hiçbir sistem yazılımına, başka bir deyişle işletim sistemi, uygulama sunucusu ya da veri tabanı yönetim sistemine bağımlı değildir. Yeni nesil iş zekâsı sistemlerinin en iyi örneklerinde bulunan görsel zenginlik ve yenilikçi etkileşim yöntemleri ile, kurumsal verisi hakkında üst düzeyde bilgi sahibi olan ve bilgisayar okur-yazarı her yöneticinin bilgi işlem desteği olmadan kullanabileceği bir yalınlığa sahiptir. Eğer kuruluşta, İK verileri, bilişimhr ya da bilişimbordro ürünleriyle oluşturuluyorsa, bilişimbi ın sağladığı katkı artar. Çünkü bilişimbi ın içerdiği kurumsal İK üst veri havuzu, İK analizlerini daha hızlı ve kolay biçimde oluşturmalarını sağlar. Bu özellik, alınacak danışmanlık hizmetlerinin maliyetini düşüreceği gibi, önceki BT yatırımlarının da korunmasını sağlayacaktır. 5
1985 te kurulan Bilişim Ltd, Türkiye nin üstün başarıyla sonuçlanmış önemli projelerine imza atan öncü bir yazılımevi ve danışmanlık kurumu dur. Önemli kuruluşların bilgi işlem projelerinde yönetim bilişim sistemleri, kurumsal kaynak planlama, bankacılık, bakanlıklar, kamu yönetimi, işletme yönetimi, endüstriyel üretim yönetimi, okul yönetimi, hastane yönetimi gibi alanlarda sistem çözümleme/tasarım ve uygulama yazılımı geliştirme uzmanlığını 200'ü aşkın projede başarıyla geliştirmiştir. Bilişim Ltd'in kurucusu ve Genel Müdürü Prof. Dr. Aydın Köksal, bilgisayar, donanım, yazılım, bilgi işlem, bilişim vb. 2.500 dolayında Türkçe bilişim teriminin üretilmesinden, bilgisayar (bilimleri) mühendisliği öğretiminin doktora ve lisans düzeyinde başlatılmasına değin, bilişim mesleğinin gelişmesinde her aşamada öncülük etmiştir. Bilişim Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi Ankara Cyberpark Beytepe Köyü Yolu 5/A Kat:4 6530 Bilkent / Ankara TÜRKİYE Tel: +90 312-2661144 Faks: +90 312-2661140 bilisim@bilisim.com.tr Yıldız Tek. Üni. Teknopark B2 Blok No: 419 34220 Davutpaşa Esenler /İSTANBUL TÜRKİYE Tel: +90 212-483 73 49 Faks: +90 212-483 73 52 bogazici@bilisim.com.tr www.bilisim.com.tr 6