Yönetim ve Özellikleri Yrd.Doç.Dr. Gaye Açıkdilli Yrd.Doç.Dr. Erdem Kırkbeşoğlu Belirli amaçlara ulaşmak üzere bir grup insanın sistematik bir düzen içerisinde bir araya geldiği ortam ÖRGÜT olarak tanımlandığından, YÖNETİM bir örgütün amaçlarına ulaşabilmek üzere örgütsel kaynakların dengeli bir şekilde planlanması, örgütlenmesi, yöneltilmesi ve denetlenmesi sürecidir. YÖNETİM DÜŞÜNCESİNİN TARİHSEL GELİŞİMİ Sanayi Devrimi Hızlı nüfus artışı Tarımdaki gelişmeler ve göç Eskiden lüks sayılan mallar orta sınıfa indi Coğrafik yağmalar Orta sınıfın zenginleşmeye başlaması 17. yy Aydınlanma Dönemi - Bilimsel yöntem - Fransız Devrimi İngiltere nin kömür ve demir yönünden zengin yeraltı kaynaklarına sahip Borsa ve bankacılık sektörleri diğer ülkelerden çok ileriydi 1-4 Sanayi devriminin en önemli gelişmelerinden birisi buharlı makinenin bulunuşudur. 1763'de James Watt, İskoçya'da buharla çalışan makineyi buldu. Bu makinenin gelişmiş biçimi, makine çağının gerçek başlangıç noktasını oluşturur. 1
Sanayi Devrimi ile birlikte fabrika sisteminin doğuşu ve gelişmesi, Daha fazla çalışanla daha fazla miktarda iş üretilmesi, İşin nasıl tasarlanıp yönetileceği sorunu 1-8 Klasik (Geleneksel) Yönetim Dönemi Klasik veya geleneksel örgüt kuramı kapsamında 3 yaklaşım bulunmaktadır; 1. Bilimsel Yönetim Yaklaşımı (Frederick Taylor) 2. Yönetim Süreci Yaklaşımı (Henri Fayol) 3. Bürokrasi Yaklaşımı (Max Weber) Klasik kuram iki ana fikir etrafında toplanmıştır. Rutin işlerin görülmesinde insan unsurunun makinelere ek olarak nasıl etkin bir şekilde kullanılabileceği Formal örgütt yapısının oluşturulması Klasik Örgüt Kuramının Özellikleri İnsan unsuru dışındaki faktörler üzerinde durulmuştur (mekanik örgütler) Rasyonellik ve mekanik süreçler hareket noktası Kapalı sistem anlayışı hakimdir Reçete niteliğinde yaklaşımlardır İnsan unsuru fizik gücü ile eş değer tutulmuştur. 1-9 1-10 1. Bilimsel Yönetim Yaklaşımı Frederick W. Taylor (d. 1856 - ö. 1915) 1878'de işçi olarak girdiği Midvale Çelik Şirketi'nde altı yıl gibi kısa bir sürede yükselerek 1884'te başmühendis oldu. Midvale çelik şirketindeki en önemli mühendislik çalışması, fabrikanın ve makinaların büyük bir bölümünün tasarımını yapmak oldu. «Buhar işleyici», tamamıyla yeni ve orijinal tasarım olup 1890'da Taylor tarafından patenti alınmıştır. Metal Kesme Sanatı isimli kitabı ile 1900'deki Paris fuarında altın madalya kazandı. 1-11 2
1. Bilimsel Yönetim Yaklaşımı 1900 lerin başında Taylor un öncülüğü yönetimin esas hedefi, maksimum işveren refahını sağlamak ve buna tek tek her bir işçinin maksimum refahının eşlik etmesidir. Amerikan ekonomisindeki hızlı büyümeye karşılık kullanılan üretim tekniklerinin bilimsel olmayışı İşler mühendislik açısından incelenirse hem verimlilik artıracak hem de işçiler daha çok kazanacak maksimum refah ise ancak maksimum üretkenlikle olabilir. eğitim ve bunun sonucu her bir çalışanın gelişmesi böylece herkes doğal yeteneklerine uygun olduğu işlerde en üst seviyede başarı gösterecektir. 1-15 Taylor, işçi çalıştırmanın değerini vermişti ve işçi ücretlerinin üretkenlikleri ile orantılı olması gerektiğine inanmıştı. Taylor'un çalışanları, geleneksel yönetimle çalışanlara göre oldukça fazla kazanıyorlardı. Ancak Çalışanların neyi başardıklarının farkındalığının olmaması önemliydi. Taylor un Tespitleri 1.Verimsiz bir çalışma düzeni ve büyük israflar vardır. 2.İşçilerde fazla çaba göstererek çalışmalarının kendilerine bir çıkar sağlamayacağını bildikleri için az çalışıp yorulmadıkları, yani tembellik yaptıkları ölçüde kendilerini karlı zannediyor ve bu suretle işveren ile işçi çıkarları birbirine tamamen aksi bir duruma geliyordu. 3.İşçiler daha çok çalışır ve üretirlerse devamlı olarak çok çalışmak zorunda kalacaklardı. 3
Taylor un Tespitleri 4.İşlerde standartlaşma olmadığı için işçiler işlerini kendi bildikleri gibi yapmaktadırlar. 5.İşçilerin işe alınmasında yetenek, bilgi ve kapasiteleri dikkate alınmamaktadır. 6.Yönetimi ile işçilerin yapacakları işler birbirine karıştırılmaktadır. Bilimsel Yönetimin İlkeleri kitabı (1911) Yapılması Gereken Gelişigüzel çalışma yerine bilimsel çalışma Başıbozukluk yerine koordinasyon Kişisellik yerine yardımlaşma Maksimum çıktı ve bunun sağlanması için eğitim 1-20 Nasıl Örgüte Uygulanacak? Görev Dağılımı (Standartlaştırma) bilimsel inceleme sonucunda metot, araç, gereçlerin nasıl etkin kullanılacağı ve görevi yapanın davranım şekli (işçi kürekleri) Çalışan Seçimi ucuza eleman yerine işi iyi yapacak eleman, yüksek fiziki ve zihni kapasite Çalışan Eğitimi işlevsel ustabaşı Teşvik Edici Güdüleme Üretimde standardın üzerine çıkanlara çok maaş, çıkamayanlara az maaş Üretim hedefi, böylece düşük ücretliler çok çaba sarf edecek Yönetimin, Sistemi Kontrolü Aksaklık tespiti 2. Yönetim Süreci Yaklaşımı Fayol, örgütün tamamını ele almış, iyi bir örgüt tasarımını ve yönetim ilkelerini araştırmıştır. Bilimsel Y.Y. nin devamı ve tamamlayıcısıdır. Sadece organizasyon konuları değil tüm yönetim etkinliğine yöneliktir. 1-21 1-22 2. Yönetim Süreci Yaklaşımı Yönetim faaliyetleri bir süreç şeklinde oluşur: YÖNETİM SÜRECİ PLANLAMA ORGANİZASYON YÜRÜTME KOORDİNASYON KONTROL 2. Yönetim Süreci Yaklaşımı Yönetim süreci yaklaşımının mesajı şudur: Bu ilkeleri izlersen başarılı olursun. Üst yönetim birimlerini geliştirmeye çaba sarf etmiş ve yönetime yukarıdan bakmıştır. GİRDİ Uzun dönemli uygulanabilir planlar yapılmalı İyi bir örgüt yapısı, görevleri açık ve seçik olarak belirler Yönetici, astlarını tanımalı, onlar hakkında bilgi sahibi olmalı, Yardımcıları ile toplantılar düzenlemeli ve başarısız personeli işten uzaklaştırmaktan çekinmemelidir. Her bölüm diğer bölümlerin yaptıklarından haberdar olarak hareket etmeli, yardımlaşmalaıdır ÇIKTI Her şeyin yapılan programa, verilen emirlere, kabul edilen ilkelere uygun olarak yapılıp yapılmadığının tespiti, hataların düzeltilmesi Geliştirdiği ilkeler günümüzde, planlama ve organizasyon yapıları için geniş ölçüde kullanılmaktadır. 4
2. Yönetim Süreci Yaklaşımı Fayol bu modelin çatısında yönetsel ilkeler belirliyor. Bunlar: 1) İş bölümü 8) Merkezicilik 2) Yetki ve sorumluluk 9) Kademe zinciri 3) Disiplin 10) Düzen 4) Kumanda birliği 11) Adil ve Eşit Davranma 5) Yönetim birliği 12) Personelin devamlılığı 6) Genel çıkarların üstünlüğü 13) İnisiyatif 7) İyi bir ödüllendirme sistemi 14) Birlik ruhu Diğer yazarlar: Gulick, Urwick 3. Bürokrasi Yaklaşımı 1900 lerin başlarında Max Weber tarafından geliştirilmiştir. Max Weber e göre bürokratik bir yapı, günlük dilde kullandığımız, işlerin geciktirilmesi, yokuşa sürülmesi veya bugün git yarın gel anlamının tersine, etkinlik açısından ideal bir örgüt yapısıdır. 1-25 1-26 3. Bürokrasi Yaklaşımı Amaçların gerçekleştirilmesi için uzmanlaşmış çalışanlar gereklidir. Yönetimle ilgili kararlar yazılı hale getirilmelidir. Personelin görevini, biçimsel olarak ve gayri şahsi bir şekilde yapması gerekir. Çalışanlar teknik yeteneklerine göre çalıştırılmalıdır, Yükselmeleri performanslarına göre olmalıdır, Personel işin gerektirdiği teknik bilgi ve yeteneği ölçen sınav sonuçlarına göre seçilmeli ve terfi ettirilecektir. 3. Bürokrasi Yaklaşımı Bürokrasiden yarar sağlayabilmek için örgütlerin bazı özelliklere sahip olması gerekir: Uzmanlaşmaya dayalı iş bölümü Açık hiyerarşik yapı Her kademe için belirlenmiş ilke ve yöntemler Hissiyata dayanmayan davranış biçimleri Teknik bilgi ve yeteneğe göre terfi sistemi Yetki kaynağı örgütteki kademeden ileri gelir. Klasik Örgüt Kuramı - Sonuç İnsan unsuruna özel bir önem verilmemiş, onun bir makine gibi, ilgili kademenin öngördüğü doğrultuda davranacağı varsayılmıştır. Şahsi sorunların iş yerine yansımayacağı, işletme içinde geçirilen zaman ile işletme dışındaki yaşamın birbirinden ayrı olduğu varsayılmıştır. Örgüt sorunlarına yetmemiş, pek çok olayın açıklanmasında güçsüz kalmıştır. Tarım işçisine olan gereksinimin azalması, tarım işçilerinin fabrikalara akın etmesine yol açtı. Endüstriyel devrim ile birçok tarım işçisi kasaba ve şehirlere giderek fabrikalarda iş aramaya başlamıştı. Bu da sağlıksız çalışma koşullarını beraberinde getiriyordu. İşçi sömürülüyordu. Örgütü sadece maddi unsurlara dayandırması 1-30 5
Neo klasik dönemde insanın farklı bir yapıda olduğu görüşü genel ilke olarak kabul görmüş grup ve diğer sosyal faktörler önemli bir yer almıştır. Bu yaklaşımın ele aldığı başlıca konular; İnsan davranışı, insanlar arası ilişkiler, gruplar ve davranışları, algılama ve tutumlar, motivasyon, liderlik, organizasyonlarda gelişme ve değişmedir. 1-31 Örgütün en üstün varlığı işgörendir. Örgütün verimi, tek tek işgörenlerin veriminin toplamıdır. İşgören bir makine değildir. İşgörenin bilişsel gücü, duyguları, tutumları vardır. İşgören yalnız beden gücü ile değil, sahip olduğu psikolojik güçleriyle de örgüte katkıda bulunur. 1-32 İşgörenlerin kümeleşmesini engellemek değil, yöneterek örgüte yararlı kılmak gerekmektedir. İşgören, üyesi olduğu örgütün değerlerine ve düzenine uymak zorundadır. Bu yüzden, üretimini kümenin koyduğu ölçülere uydurur. İşgörenin üstünün, ona yapacağı destekleyici, yardım edici, yol gösterici eğitimi onu geliştirebilmekte, örgüte katkısını arttırabilmektedir. İşgörenin güdülenmesinde parasal özendiricilerden başka özendiriciler de vardır (psikolojik ve toplumsal gereksinimlerini karşılamaya yönelik özendiriciler). 1-33 1. Hawthorne Araştırmaları (Elton Mayo) 1. Hawthorne fabrikasında Mayo nun önderliğinde yürütülen çalışmalar 2. Klasik kuramın uygulaması olarak başlasa da farklı bulgular elde edildi. 3. Işıklandırma, ısıtma, dinlenme zamanları gibi fiziksel iyileştirmelerin üretime katkısı beklendiği gibi çıkmadı. 4. Bu sebeple sosyal faktörlere bakıldı (motivasyon ve iş tatmini) 5. Bireyler örgütte informal gruplar oluşturur ve bunlar formal yapının öngördüğünden farklıdır (kişilerin algılarıyla kurulur) 1-34 1. Hawthorne Araştırmaları (Mayo) 1. Işıklandırma Testi: Işığın işçilerin üretkenliği üzerindeki etkisini araştırıldı Bir grup değişmeyen ışık altında, diğer grup ise değişik ışıklandırma altında çalıştırıldı Sonuçta her iki grubun çalışmasında bir üretim artışı gözlendi. Sonuç Kişilerin kendi üzerlerinde bir deney yapıldığından haberdar olmaları, onları grup halinde hareket etmeye yöneltti... Kişilerin, kendilerine önem verildiği varsayımları daha verimli çalışmalarına neden oldu. 6
1. Hawthorne Araştırmaları (Mayo) 2. Montaj Odası Testi: Yorgunluk ve dinlenmenin üretim üzerindeki etkileri araştırıldı Bir grubun başına sıkı ustabaşı, diğer gruba gevşek ustabaşı verildi. Sıkı denetimin olmayışı grup içindeki ilişkileri güçlendirdi, bir takım ruhu oluşturdu. Sonuç insanları küçük gruplar halinde bir araya getirdiğinizde, bu insanlar giderek birbirine bağlı bir hale geliyor. Tek vücut hale gelip öyle davranıyorlar. 3.Çağdaş Yönetim Dönemi Sistem Koşul bağımlılık (durumsallık) Yönetim bilimi Kültürel farklılıklar Kalite-mükemmellik yaklaşımları 1. Sistem Yaklaşımı Sistem; bir bütünlük gösteren, aralarında karşılıklı etkileşim bulunan parçalardan oluşan fiziksel yapıdır. Bertalanfy: «organizmalar, dinamik çevrede denge durumuna ulaşarak hayatta kalırlar» Örgütler de organizmalara benzer. Sinir sistemi örgütün iletişim sistemini, beyin örgütün üst yönetimini temsil eder. 1-40 1. Sistem Yaklaşımı Yönetim olaylarında iç ve dış faktörleri de hesaba katar. Bütün parçaların toplamından daha fazladır. Bir sistem belirli parçalardan (alt sistemlerden) oluşur. Bu parçalar arasında ilişkiler vardır. Bütünü anlamak için alt sistemleri anlamak lazım (insan vücudu, organlar) Parçalar bütüne katkıda bulunduğu ölçüde önemlidir. Thomson Learning 2004 1-41 1. Sistem Yaklaşımı Örgüt, ana sistemse; pazarlama, üretim, ar-ge, personel alt sistemlerdir. Sistem yaklaşımıyla birlikte klasik yaklaşımın kapalı sistem anlayışından açık sisteme geçilmiştir. Yöneticinin, görevinin dar değil geniş olduğu, alt sistemler ve çevreyi hesaba katması gerekliliği Örgüt yapısı-alt sistemler uyumu Tek bir alt sistem yerine aralarındaki uyum Dış çevrenin etkisini görebilme 1-42 7
1. Sistem Yaklaşımı Sistemin kendini oluşturan güç, parçaların toplamından daha fazlasıdır > Sinerji Sistem Olarak Örgüt Kapalı sistemler çevreyle etkileşime girmedikleri için ölürler > Entropi Örgütler entropiyi önlemek adına; teknolojik koşullara uymak, ekonomik krizler için nakit saklamak, yeni teknoloji transfer etmek gibi davranışlarla uyum sağlarlar > Negatif Entropi Açık Sistem Yaklaşımı Açık sistem yaklaşımına göre, örgütler hayatta kalabilmek için çevreyle etkileşim içinde olması gerekir Sürekli bir biçimde çevreye uyum vardır. örgüt, ihtiyaç duyduğu kaynakları bulmak, onlara ulaşmak, temin etmek, çevreyi anlamak, yorumlamak, çevresel değişimlere göre hareketlerini planlamak, ve tepki vermek zorundadır. 2.Koşul Bağımlılık (Durumsallık) Yaklaşımı Her zaman her yerde geçerli kurallardan söz edilmez. Yönetmenin en bir tek yolu yoktur. Duruma ilişkin koşullar belirler Farklı durum ve koşullar farklı yönetim uygulamaları ile uyumlandırılarak düzenlenir Koşul bağımlılığı yaratan bazı durum değişkenleri: Örgütün büyüklüğü Çevresel belirsizlik Teknolojinin türü 1-45 8