1. AMAÇ Bu talimatın amacı barkod okuyucu kullanımı ile ilgili bilgi vermek ve kullanım alanlarını belirlemektir. 2. KAPSAM Bu talimat depo ve şubelerde yapılan mal kabul, ürün sevki ve sayım süreçlerini kapsamaktadır. 3. SORUMLULUK Bu talimatın uygulanmasından depo ve şube personeli sorumludur. 4. TANIMLAR 4.1. Barkod okuyucu: Bilgi transferinde kullanılan araçtır. 4.2. Myasoft: Stok takibi, irsaliye hazırlanması, ürün irsaliye ya da faturalarının grilmesi ve şube siparişlerinin iletilmesi için kullanılan yazılımdır. 4.3. MyahandServer: MyaHandServer uygulaması entegre çalışan Myasoft programına bağlanıp, el terminallerine bilgi aktarılmasını sağlayan bir uygulamadır. 5. UYGULAMA Barkod okuyucular mal kabulü, ürün sevki ve stok sayımlarında kullanılmaktadır. Cihazlar, her akşam kapanışta takılır. Cihaz içinde bulunan dosyalar sisteme aktarıldıktan sonra silinmelidir, dosyalar depolanmamalıdır. 5.1. Barkodların Güncellenmesi Barkod okuyuculardaki barkod tanımları güncel olmalıdır. Bunun için kullanım öncesi Myahand programına bağlanılarak güncelleme yapılır. Her gün açılışta cihaz güncellemesi yapılmalıdır.
Mal kabul ya da sayım işlemleri sırasında okutulan ürünlerin barkodu bulunmadığı uyarısı mevcut ise konu HD Depoya bildirilmelidir. Güncelleme için; MyaHandServer a giriş yapıldıktan sonra bağlantının başarılı olup olmadığı ekrandan takip edilebilir. Gönder menüsü altından yapılacak olan dosyadan veya veritabanından seçimleri ile el terminallerine ürün bilgileri aktarılabilir.
Aktarılacak Stok Bilgisi tablosu altından; o Veritabanı alanından ilgili veritabanı seçilir. o Burada; Tümü seçilir. o Stok Oku butonuna tıklanır. Onaylama ekranında Evet butonuna tıklanarak işlem onaylanır.
Stok Oku butonuna tıklandıktan sonra veritabanından okunan ürünler listelenir. Sqlce dosya tiplerinden uygun olan seçilir. Dosya Oluştur butonuna tıklanır. Bilgi ekranından dosyanın oluşturulduğu görülür.
Dosya oluşturma işleminden sonra Mobil Cihaza Aktar butonuna tıklamadan önce el terminalindeki MobilMen.exe uygulamasından çıkış yapılmalıdır. Bilgi ekranından aktarım işleminin tamamlandığı görülebilir.
5.2. Mal Kabul El terminali açıldıktan sonra File Explorer dosyası açılır ve içinde bulunan MyaHandStore tıklanarak ana menü ekranı açılır. Mal kabule başlanırken el terminalinden mal kabul menüsüne tıklanır. Dosya numarası alanına sevkiyat tarihi ya da ayırt edici bir dosya adı girilir. Her irsaliye sayfası için ayrı bir dosya oluşturulmalıdır. Daha sonra Onayla butonuna tıklanır. Mal kabul için gelen ürünlerin fabrika çıkışı ambalajı üzerinde barkod varsa, Myasoft a bu barkodlar tanımlandığı için el terminalleri ile bu barkod okutulur. Üzerinde barkod
bulunmayan ürünler için önceden hazırlanmış barkodlar kullanılır (Şubelerin mal kabulünde depo tarafından e-posta ile ürünlerin barkod listesi gönderilir). Miktar alanından ürün miktarları girilir ve Ekle butonuna tıklanır. Bu ekranda görünen Okunanları Listele butonuna tıklanarak mal kabul dosyasının içeriği görüntülenebilir. Dosya İçeriği ekranında Değiştir butonuna tıklanarak daha önce yanlış girilmiş miktar bilgisi var ise değiştirilebilir veya sil tuşu ile okutulan ürün dosyadan tamamen silinebilir. El terminali ile okutma işlemi tamamlandıktan sonra Myasoft programında Restoran Yönetimi/Mal Kabulü/Depodan Gelen ekranına girilir.
Açılan ekranda ilgili depo sevk irsaliyesi bulunarak sağ tuşla kabul et seçeneği seçilir. Daha sonra açılan ekranın sol altında bulunan el terminali düğmesine basılır.
El terminali düğmesine basıldıktan sonra, el terminali sisteme bağlanır ve ilgili mal kabul dosyası seçilir. Bu işlemi yaptıktan sonra okutulan mal kabul dosyası bilgisayara aktarılır. Bu işlem sonrasında açılan ekranda Miktar ve El Terminal Miktar bölümlerinde yazan miktarlar kontrol edilir.
Bu aşamada iki liste karşılaştırarak hem ürün hem de miktar bazında arada farklılık olup olmadığını ekrandan kontrol edilir. Eğer bir farklılık varsa bu durumun iki sebebi olabilir. o Eksik/hatalı ürün okutulmuş olabilir. o Depo tarafından sevk irsaliyesine hatalı ürün(ler) yazılmış olabilir. Böyle bir durumda gelen ürünler tekrar kontrol edilerek hata kaynağı kontrol edilir. Eğer eksik/hatalı ürün okutulmuşsa ya da hata depo tarafından yapılmışsa depo ile görüşülerek sevk irsaliyesinin düzeltilmesi talep edilir, sevkiyatı onaylamadan ekrandan çıkılır. Düzeltme sonrası yukarıda anlatıldığı şekilde el terminalinden veriler tekrar Myasoft a aktarılır. Yapılan kontrol sonrası onaylanarak mal kabul işlemi tamamlanmış olur. 5.3. Sayım İşlemi Aylık stok sayımları OPR.FR.42 Aylık Stok Sayım Talimatı na uygun olarak yapılır.
Barkod okuyucu menüsünde sayımların girişi için Sayım Sipariş bölümü kullanılır. Sayımlar ile ilgili dosya girişi için Sayım Sipariş menüsüne tıklanır. Dosya numarası alanından depo görevlisinin belirlemiş olduğu dosya numarası girilir. Onayla butonuna tıklanır. Sayım dosyası oluşturulduktan sonra açılan sayım ekranında sayımı yapılan ürünlerin barkodları okutulur ve miktar bölümüne sayım sonucu belirlenen ürün miktarı girilir. Ürün miktarı girildikten sonra Ekle butonuna basılır.
Sayım işlemi tamamlandıktan sonra barkod okuyucudaki bilgiler Myasoft sistemine aktarılır. Erişim ağacından Depo Yönetimi-Sayım-Sayım Operasyonları işlem adımları takip edilir. Açılan sayım operasyonları ekranında ilgili lokasyon seçimi yapıldıktan sonra, operasyon numarası girilir ve Kaydet butonuna tıklanır. Kaydedilen sayım operasyonu üzerinde sağa tıklanarak Belgeler işlem adımları takip edilir. Açılan sayım belgesi ekranında belge numrası girilir ve El Terminali butonuna tıklanır.
Buradaki iletişim penceresinde ilk olarak El Terminalindeki Dosyaları Göster butonuna tıklanır. Listenen dosyalardan ilgili sayım dosyası seçilir. Kopyalanan Dosyalar tablosundan ilgili doküman seçildikten sonra El Terminalinden Seçilen Dosyaları PC ye Aktar butonuna tıklanır. En son Seçilen Dosyaları Aktar seçeneği tıklanarak mobil cihazdan Myasofta sayım dosyası aktarılmış olur.
Seçilen Dosyaları Aktar butonuna tıkladıktan sonra dosya içeriği sayım belgesi ekranına aktarılır ve Kaydet butonuna tıklanır. İlk sayım belgesi içeri alındıktan sonra, Sayım Belgeleri ekranında sağa tıklanıp Ekle işlem adımları takip edilerek birden çok dosya içeri alınabilir.
5.4. Ürün Sevki Şubeler arası ve depodan şubelere ürün sevk edilirken kullanılır. Ürün sevk işlemini başlatmak için ana menüden ürün sevki kısmı seçilir. Dosya Numarası alanına ürün sevk irsaliyesinin bilgisini içeren veya depo görevlisinin belirlemiş olduğu dosya numarası girilir. Onayla butonuna tıklanır. Ürün Sevk dosyası oluşturulduktan sonra açılan Ürün Sevk ekranında, barkod alanından sevk irsaliyesine konu olmuş ürünlerin barkodları girilir veya mobil cihazdan okutulur. Miktar alanından ürün miktarları girilir ve ekle butonuna tıklanır.
Sevk edilecek ürünlerin girişi tamamlandıktan sonra oluşturulan liste Myasoft programına aktarılır. Bunun için sistemde erişim ağacından Depo Yönetimi-Ürün Sevk-Mağaza Ürün Sevk-Ürün Sevk İrsaliyeleri işlem adımları takip edilir. Açılan ekranda Ekle butonuna tıklanır. Sevk Fişi ekranında giriş-çıkış lokasyonları şeçildikten sonra El Terminali(Offline) butonuna tıklanır. Açılan iletişim penceresinde Pocket PC Ürün Sevk Dosyası(Xml) tablosu altından ilk olarak El Terminalindeki Dosyaları Göster butonuna tıklanır. Listelenen dosyalar arasından ilgili dosya seçilir. Kopyalanan dosyalar tablosu altından aynı ilgili dosya seçildikten sonra El Terminalinden Seçilen Dosyaları PC YE Aktar butonuna ve daha sonra Seçilen Dosyaları Aktar butonuna tıklanır. Böylece mobil cihazdan Myasoft a ürün sevk dosyası aktarılmış olur.
Seçilen Dosyaları Aktar butonuna tıklandıktan sonra; aktarılan dosya içeriğinde Myasoftta daha önce tanımlanmamış ürün bilgisi olduğunu gösteren aşağıdaki uyarı ekranı ile karşılaşılabilir. Bu durumda ekrandaki Yazdır butonuna tıklanarak eşleşmeyen ürünler listesi yazdırılabilir. Yetkili kişi tarafından eşleşmeyen ürün/ürünler için Myasoft ta ürün kartları tanımlanır. Ürün kartlarının tanımlanması için depodaki görevli kişi ile iletişime geçilir. Ürün kartları tanımlandıktan sonra ürün sevk işlem adımları tekrarlanır.