T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU BURSA İLİ KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ ORHANELİ İLÇE DEVLET HASTANESİ İDARİ VE MALİ İŞLER UYUM REHBERİ Doküman Kodu Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa Sayısı YÖN.RH.03 12.04.2013 0 1 / 13 T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELER KURUMU BURSA KAMU HASTANELER BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ ORHANELİ İLÇE DEVLET HASTANESİ 2013 HAZIRLAYAN: OĞUZ ARSİL İDARİ VE MALİ İŞLER MÜDÜRÜ
GİRİŞ Ülkemizde sunulan sağlık hizmetleri, her geçen gün teknoloji kullanımı, alt yapı gelişimi, insan gücü kapasitesi ve niteliği anlamında gelişmiş batı ülkelerini aratmayacak şekilde hatta birçok alanda da örnek ola cak şekilde gelişmektedir. Sağlık Bakanlığı, Performans Yönetimi ve Kalite Geliştirme Daire Başkanlığı, Hastane Hizmet Kalite Standartları Rehberi yayınlamış ve kurumlardan bu rehberde belirtilen kriterlere uyumları istenmiştir. Söz konusu rehberde bu kita pçığın hazırlanmasına konu olan oryantasyon (uyum) eğitimleri iki başlık altında toplanmıştır.; Genel Uyum Eğitimi: Hastanede çalışmaya yeni başlayan personele kurumun tanıtılması amacıyla yapılan eğitimdir. Bu eğitimde asgari; Hastanenin fiziki yapısı, Hizmet sunulan bölümler, Yönetsel yapı ve yöneticiler, Çalışma koşulları, İzinler, Hastaneye ulaşım, Hastane iletişim bilgileri kapsaması. Bölüm Uyum Eğitimi: Bölümde çalışmaya yeni başlayan çalışanlara bölümün tanıtılması amacıyla yapılan eğitimdir. Bu eğitimde asgari; Bölüm yönetici ve çalışanları, Bölümün faaliyetleri ve işleyişi, Bölümün fiziki yapısı, Çalışanların mesleki kategorilerine göre görev, yetki ve sorumlulukları, Bölüm ile ilgili yazılı düzenlemeler, Bölüm ile ilgili Hizmet Kalite Standartları, Hastane bilgi yönetim sisteminde çalışan tarafından çalışacağı bölüm ile ilgili modülün eğitimini kapsaması istenmektedir. Bu çerçevede kurumumuzda, Hastane Hizmet Kalite Standartları Rehberi nde ifade edilen konularla ilgili İdari ve Mali İşler Müdürlüğü bölümünde göreve yeni başlayan veya görev yeri değişikliği yapılan personel oryantasyon ( Uyum ) programına tabi tutulur. Hazırlanan uyum rehberinin kurumumuza yeni katılan personelimizin uyum sürecini kolaylaştırmasının yanında hastanemizde halen görev yapan personelimize de rehberlik edeceği düşünülmektedir. Tüm göreve yeni başlayan ve görev yeri değişliği yapılan personele başarılar dilerim. İdari ve Mali İşler Müdürü 2
İÇİNDEKİLER GİRİŞ İÇİNDEKİLER ORGANİZASYON ŞEMASI 1.01 İDARİ İŞLERDE ÇALIŞANLARIN GÖREV VE YETKİLERİ (MESLEKİ) 1.02 HASTANE MÜDÜRÜNÜN GÖREV VE YETKİLERİ 1.03 HASTANE MÜDÜR YARDIMCISININ GÖREV VE YETKİLERİ 1.04 İDARİ MEMURUNUN GÖREV VE YETKİLERİ 1.05 AYNİYAT SAYMANININ GÖREV VE YETKİLERİ 1.06 AMBAR VE DEPO MEMURUNUN GÖREVLERİ 1.07 SATINALMA MEMURUNUN GÖREVLERİ 1.08 ARŞİV MEMURUNUN GÖREVLERİ 1.9 TIBBİ SEKRETERİN GÖREV ve YETKİLERİ 1.10 BAŞTEKNİSYENİN GÖREV ve YETKİLERİ 1.11 TEKNİSYENİN GÖREVLERİ 1.12 SANTRAL MEMURUNUN GÖREVLERİ 1.13 ÇAMAŞIRCININ GÖREVLERİ 1.14 ÜTÜCÜNÜN GÖREVLERİ 1.15 TEMİZLİK HİZMETLERİ ÇALIŞANLARIN GÖREVLERİ 1.16 HASTANE BİLGİ YÖNEETİM SİSTEM SORUMLUSU GÖREVİ 1.17 DANIŞMA GÖREVLİSİ GÖREVİ 1.18 FATURALAMA MEURU GÖREVİ 1.19 HASTA KARŞILAMA ve YÖNLENDİRME GÖREVLİSİNİN GÖREVİ 1.20 İSTATİSTİK MEMURUNUN GÖREVİ 1.21 MUTEMET MAAŞ BİRİMİ MEMURU GÖREVİ 1.22 MUHASEBE BİRİMİ MEMURU GÖREVİ 1.23 SİCİL BİRİMİ MEMURU GÖREVİ 1.24 VEZNE BİRİMİ MEMURU GÖREVİ 2 YENİLEME ( REVİZYON ) KAYNAKÇA 3
ORGANİZASYON ŞEMASI HASTANE YÖNETİCİSİ ( BAŞHEKİM ) BAŞHEKİM İDARİ Ve MALİ İŞLER MÜDÜRÜ SAĞLIK BAKIM HİZMETLERİ MÜDÜRÜ MÜDÜR YARDIMCISI 4
1. İDARİ İŞLERDE ÇALIŞANLARIN GÖREV VE YETKİLERİ (MESLEKİ) 1.1. HASTANE MÜDÜRÜNÜN GÖREV VE YETKİLERİ Hastane Yöneticisine bağlı olarak kurumun idari, mali ve teknik hizmetlerini kanun, tüzük, yönetmelik ve emirler uyarınca yürütmekle yükümlü ve yetkilidir. Kurumun en verimli şekilde çalışmasını sağlamak üzere her türlü ihtiyaçlarını zamanında tespit eder ve sağlanması için gerekli tedbirleri alır. Baştabibin vereceği talimata göre sonuçlandırır. Satın alma, depolama, ambar ve depodan çıkış hizmetlerini yakından izler ve gereği gibi yapılmasını sağlar. Cihaz, her türlü motor, eşya ve bina onarımı gibi işlerin ilgililerce zamanında yapılmasını sağlar. İdari birimlerin görevlerini düzenli ve verimli bir şekilde yapmalarını sağlamakla genel idare hizmetlerinde çalışan kendisine bağlı personelin mevcut kanun tüzük ve yönetmelikler uyarınca görev yetki ve sorumluluklarını beli rlemekle yükümlü ve doğrudan baştabibe karşı sorumludur. Kurumda gerekli emniyet tedbirlerini alır. Sivil Savunma uzmanı yoksa sivil savunma, deprem, yangın ve su baskınları gibi olağanüstü haller için genel olarak Devlet Kuruluşları idare amirlerine yüklenmiş görevleri titizlikle yürütür. Bulaşıcı hastalıklar teşhisi konulan vakıaları ve bunlardan ölenleri kurumun bulunduğu yerin sağlık amirine günü gününe ve ayrıntılı bir şekilde haber verir. Ambarda bulunan ve ambardan çıkarılan her çeşit maddenin ambar kayıtlarındaki miktarlara ve günlük yiyecek ve içeceklerin tabeladaki miktarları ile şartnamelerindeki niteliklere uygunluğunu kontrol eder. Noksan ve kusurlar görürse baştabibe bilgi vererek düzeltilmesini sağlar. Uygun nitelikte olmadığı ilgililerce bildirilen besin maddelerini baştabibin izniyle geri çevirir. 1.2. İDARİ VE MALİ İŞLER MÜDÜR YARDIMCISININ GÖREV VE YETKİLERİ Hastane müdür yardımcısı; hastane müdürünün görevlerine yardım eder. Hastane müdürünün kendisine vereceği idari, mali ve teknik görevler de kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuata göre hizmet görür. Hastane müdürünün yokluğunda onun görevini yapar. 3.3. İDARİ MEMURUNUN GÖREV VE YETKİLERİ: İdare memuru, hastane müdür yardımcısı bulunmayan kurumlar da hastane müdürünün yardımcısıdır. Hastane müdür ve yardımcısının bulunmadığı yerlerde, baştabibin sorumluluğu altında hastane müdürünün görevlerini yapmakla yükümlü olup onun yetkilerini kullanır. 1.4. AYNİYAT SAYMANININ GÖREV VE YETKİLERİ: Ayniyat Saymanı: Kurumun tüm Devlet mallarını kapsayan ayniyat işlemlerini mevcut kanun, tüzük ve yönetmelik hükümlerine göre yönetmek ve gerekli kayıtları tutmakla görevlidir. 5
Ambar ve depo memurlarınca düzenlenen ve imzalanan ayniyat tesellüm makbuzlarına ayniyat saymanı kendine ait yeri imza edere k baştabibe onaylatır. Depo ve ambar memurlarının hizmetlerini ayniyat açısından kontrol etmekle yükümlüdür. Ayniyat Talimatnamesi hükümleri dairesinde kayıtları tutar ve Sayıştay hesabını verir. 1.5. AMBAR VE DEPO MEMURUNUN GÖREVLERİ: Ambar ve depo memuru, ayniyat saymanının mutemedidir. Ayniyat Talimatnamesi hükümlerine göre ambar ve depoya konulacak erzak, eşya, alet ve malzemenin geçici kabul ve kat'i tesellüm işlemleriyle, bunların gerek Ayniyat Talimatnamesi ve gerekse bu yönetmelik hükümlerine göre ihraçlarını ve bunlarla ilgili kayıtları ve diğer işlemleri yapar. Ambar ve depo memuru erzak eşya ve malzemenin iyi bir şekilde korunmasıyla bunlardan bozulmaya müsait olanların zarara uğramadan bir an evvel sarf veya kurumlara devri suretiyle elden çıkarılması ile ilgili işlemlerin yapılması için amirlerine zamanında haber vermekle yükümlüdür. Ambar ve depo memuru stokları azalmış olan erzak, eşya ve malzemenin hizmeti aksatmayacak şekilde, zamanında temini için hastane müdürüne yazılı olarak ihtiyaçlarını bildirir. Mali yılbaşından evvel bir yıllık kesin sarfları gözönüne almak suretiyle gelecek mali yılın kesin sarflarını ve depo ve ambar miktarlarını göz önüne alarak gelecek yıl alınması gereken erzak eşya ve malzemenin cins ve miktarlarını tesbit eder, ilgililere bildirir. Ambardan çıkan maddeleri ambar defterine günü gününe kaydeder. Giren maddelerin fatura fiyatlarını hizalarına yazar ve yılsonunda her tür için ortalama fiyatları tesbit eder. Ambardan çıkartılanların yılsonundaki miktarlarını ortalama fiyatlarla kuruşlandırarak 18 nolu istihmal ve istihlakata ait eşya için taşra cetveli düzenler. 1.6. SATINALMA MEMURUNUN GÖREVLERİ : Satın alma memuru yürürlükteki mevzuata uygun olarak hastane müdürünün emirlerine göre, satın alma ile ilgili işlemleri yapmakla yükümlüdür. Mevzuatın verdiği yetki çerçevesinde satın alma memuru elinde bulunan avanstan ödemek suretiyle, satın alınması gerekli ihtiyaçların alımını yapar avansın usulü dairesinde mahsubunu yaptırır. 1.7. ARŞİV MEMURUNUN GÖREVLERİ : Yatan hasta dosyalarının muhafaza edilmesi. Poliklinik, Laboratuar, Röntgen defteri ve Adli vaka formlarının muhafaza edilmesi. Servis sorumlu hemşiresi tarafından düzenlenmiş, hastanın daha önceki evraklarının bulunmasına binaen hazırlanan ilgili form karşılığında hasta dosyasının arşivden çıkartılması. Taburcu işlemleri bitmiş ve faturalandırılmış dosyaların döner sermayeden arşive gelmesi İş akışını kolaylaştırmak amacıyla tüm dosyaların düzenlenmesi. 6
Protokol numarasına göre yatan hastanın adı soyadı, baba adı, yatış tarihi, resmi güvencesi kontrol edilerek sıradaki arşiv numarasının verilmesi. O günün teslim tarihine göre dosyayı teslim alarak bilgisayar kaydının yapılması. İşlemi bitmiş olan dosyalar arşiv takip edilerek düzenlenip arşive yerleştirilmesi. Protokol numarasından adı soyadı, yatış tarihi, kontrol edilerek verilen arşiv numarasını dosya üzerine işleyerek mevcut dosyasına ekleyerek saklamak. Mevcut dosyasına eklemeden önce dosyalar arşiv sırasına göre dizilir, mevcut dosyası kontrol edilerek dosyaya eklenir ve saklanır. Tetkiklerinin arşiv numarası bilgisayardan bulunup dosyalara eklenerek saklanması. 1.8. TIBBİ SEKRETERİN GÖREV VE YETKİLERİ : Tıbbi sekreter, lise veya dengi okul mezunu daktilo bilir personeldir. Hasta müşahade kağıtlarını, tıbbi raporları ve tıbbi mesleki mektupları tabiplerin söyledikleri şekilde ve usulüne uygun olarak daktilo ile yazar. Tabipler tarafından teyp, pikap ve diğer kayıt cihazlarına söylenenleri deşifre eder. Bilimsel toplantılarda konuşulanları not alır. TIG işlemleri, Sağlık net 2, TSIM verilerini girer. Gerektiğinde hasta müşahade kâğıtları ve raporların örneklerini çıkartır. 1.9. BAŞTEKNİSYENİN GÖREV VE YETKİLERİ : Kadrosunda birden fazla teknisyeni bulunan kurumlarda bunlardan birisi hastane müdürünün teklifi ile baştabib tarafından başteknisyen olarak görevlendirilir. Başteknisyen, mühendis bulunan hastanelerde onun yardımcısı olup vereceği hizmetle ilgili emirlere göre görev yapar. Başteknisyen mühendis bulunmayan hastanelerde hastane m üdürüne bağlı olarak mühendisin görev ve yetkilerini üstlenir. 1.10. TEKNİSYENİN GÖREVLERİ : Teknisyen, hastanede bulunan bütün sıhhi ve fenni tesisler ve cihazların, muayene, kontrol, bakım, işletme ve küçük onarımlarını yapmakla ve muhafazasıyla yükümlüdür. Teknisyen ayrıca önemli ve acil hallerde ve gerektiğinde çalışma saatleri dışında yapılacak davete derhal uymak zorundadır. 1.11. SANTRAL MEMURUNUN GÖREVLERİ : Kurumun dış ve iç haberleşme hizmetlerini görür. Santral memuru, hariçten müracaatlara nezaketle cevap verir. Hastaların durumu hakkında bilgi isteyenlere servis ilgililerinin izni ile bilgi verir. 1.12. ŞÖFÖRÜN GÖREVLERİ : İlaç,tıbbi sarf hasta ve cenaze nakliyatını özel araçlarıyla yapan hastanelerde işe göre bir veya birkaç şoför çalıştırılır. Şoför mevcut motorlu araçlara mahsus yönetmeliğe göre hareket eder. 7
1.13. ÇAMAŞIRCININ GÖREVLERİ : Çamaşırcı, çamaşır makinaları ile makina yoksa elle çamaşırları yıkamak ve kurutmakla yükümlüdür. Yıkanan çamaşırları kuruduktan sonra ütüye, tamiri gerekenleri terziye gönderir. Çamaşırcı, çamaşır yıkama, sıkma ve kurutma makinelerinin kullanma ve bakımından sorumludur. Arızaları zamanında, çamaşırhane ve ütü hane sorumlusuna bildirir. Hastane hizmetlileri tarafından usulüne uygun olarak getir ilen bulaşıcı Hastalıklı hastalara ait çamaşırları birbirine karıştırmayarak ayrı ayrı yerlerde bulundurur. Bunlardan bulaşıcı hastalıklara ait olanları diğerlerinden ayrı olarak yıkar. Bu çeşit çamaşırları yıkarken çamaşırhanenin hiçbir tarafını bulaştır mamağa ve aynı zamanda kendini intana uğratmamaya son derece dikkat eder. Ayrıca çamaşırhane ve ütü hane sorumlusu bulunmayan kurumlarda çamaşırcılardan en yetenekli olanı hastane müdürünce çamaşırhane ve ütü hane sorumlusu olarak görevlendirilir. 1.14. ÜTÜCÜNÜN GÖREVLERİ : Ütücü, çamaşırhanelerde yıkanan gömlek ve lüzumlu diğer çamaşırları kolalayıp, muntazam ütüler ve sahiplerine verilmek üzere dolaplara askı ile asar. Ayrıca ütülenmesi gereken ve hizmet esnasında giyilen her türlü giyecekler ile hasta pijaması, masa örtüsü, peçete ve diğer çamaşırları ütüler. 1.15. TEMİZLİK HİZMETLERİ ÇALIŞANLARIN GÖREVLERİ: Temizlik yaparken tuvaletlerin, banyoların, enfekte ve steril bölümlerinin ayrı ve kendi koşullarına göre temizliklerinin yapılmasına itina edilir. Bunun dışında periyodik olarak tuvaletlerin ve zeminlerin dezenfektan maddelerle genel temizlikleri yaptırılır 1.16. HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEM SORUMLUSU GÖREVİ Hastane Bilgi Yönetim Sistemini kuran firma ile hastane arasındaki iletişimi sağlar. Hastane Bilgi Yönetim Sistemi sorumluları ile kullanıcılar arasında iletişimi sağlar, çıkacak sorunları giderir. Yüklenici firmanın ihtiyaç duyduğu talepleri ve malzemelerin ilgili makamlara aktarılmasını sağlar. Terminallerin hangi modüller göreceği ve yetki alanlarının belirlenmesine karar verir. Terminal kullanıcılarının programa müdahale yetkisi ve şifre verilmesini sağlar. Arıza ve teknik sorunların şartnamede belirtilen koşullarda çözümünü sağlar. Kullanıcıların müdahale yetkisi olmadığı konularda oluşan sorunları giderebilmesi için onay verir. Kullanıcı hatalarının istatistiki değerlendirmesini yapıp çözüm üretmek. Bu konularda mevcut programın en verimli kullanımını sağlar. İdareci ve birim sorumlularının otomasyonla ilgili talep ve isteklerini (Programın daha verimli kullanılması açısından) karşılanmasını sağlar ve takip eder. 8
Kanun, yönetmelik ve genelgelerde belirtilen yenilik ve gelişmeler doğrultusunda programı güncellenmesini sağlar. 1.17. DANIŞMA GÖREVLİSİ GÖREVİ Gelen hastaları gerekli görülen yerlere yönlendirmek. Hasta sahiplerine gerekli bigileri sunmak. Ayaktan randevusuz gelen hastalara randevu vermek. Mühür, imza gibi işlemlerin tamamlanmasına yardımcı olmak. Yatan hastaların yattığı servise ulaşmalarına yardımcı olmak. Hasta sahiplerine hastanemiz hakkında bilgilendirmek. 1.18. FATURALAMA MEMURU GÖREVİ Faturalama birimine gelen tahakkuklarının TC Maliye Bakanlığı nın en son yürürlüğe giren Bütçe Uygulama Talimatına ve konu ile ilgili kurumlarla yapılan protokollere uygun olarak kontrollerin yapılması. Kontrolleri yapılan tahakkukların internet üzerinde medula sistemine gönderilmesi ve medula sisteminden, gönderilen tahakkuklarla ilgili onay geldikten sonra fatura kesilmesi. Kesilen faturaların Borçlar Defterine aktarımının sağlanması. Kesilen faturaların tasnifinin yapılarak gerçek ve tüzel kişilere iletilmesi. İşlemleri tamamlanan yatan hasta dosyası eklerinin arşiv bölümüne teslim edilmesi. 1.19. HASTA KARŞILAMA VE YÖNLENDİRME GÖREVLİSİNİN GÖREVİ Acil servise başvuran hastanın triaj hemşiresi tarafından triajı yapıldıktan sonra uygun alana taşır. (kırmızı, sarı, yeşil alan) Acile başvuran hastanın uygun yere naklini sağlar.(laboratuar, Röntgen ve polk.) Gelen hastaları gerekli görülen yerlere yönlendirmek. Hasta sahiplerine gerekli bilgileri sunmak.(verilen hizmetler-yer lavabo vb.) Mühür, imza gibi işlemlerin tamamlanmasına yardımcı olmak. Konsültasyonu karar verilen hastaları bekleme odasına yönlendirir veya uygun polikliniğe sevkini sağlar. Yatış kararı verilen hastaların servise naklini sağlar. Hastalara online MHRS randevu sistemi desteği verir. 1.20. İSTATİSTİK MEMURUNUN GÖREVİ Sağlık İstatistikçisi Fakülte ve yüksek okulların istatistik eğitim ve öğretimi yapan okullarından mezun olup, kurumlarda istatistik ve tıbbi dokümantasyon bölümüyle, arşiv ve hasta kabul bölümünün ve kendisine bağlı olan morg, gasil hane birimlerindeki hizmetlerin düzenli, koordine ve istatistik hizmetlerine uygun bir şekilde yürütülmesini sağlar. Bunlarla ilgili her türlü evrakın dosyalanması ve muhafazası için gerekli tedbirleri alır. 9
İstatistikle ilgili birimlerde gerekli kontrolleri yaparak gerekli araç ve gereçlerin sağlanması konusunda ilgililere teklifte bulunur. Kurumda tutulan; günlük, aylık, 3 aylık, 6 aylık, yıllık ve bunların dışında hastane idaresinin, sağlık müdürlüğünün ve bakanlığın istediği istatistikî formları, mernis ölüm kayıtlarını doldurur veya düzenli bir şekilde doldurulmasını sağlar. Kurumda yapılması mümkün olan istatistikî değerlendirmeler için gerekli tablo ve grafikleri hazırlar. Baştabiplikçe kurum çapında yapılacak değerlendirme çalışmalarına katılır ve istatistiklerin düzenlenmesinde temel kavramlara uyarak istatistiki rapor ve brifing dosyası hazırlar. İstatistikî formlarla ilgili gerekli verilerin alınması için hastane bilgi işlemiyle koordineli bir şekilde çalışmayı sağlar. İstatistikî formlarla ilgili dosya sistemi kurar ve diğer birimlerle gerekli ilişkileri sağlar Hastanenin kalite çalışmalarına katılarak, gerekli doküman ve verileri hazırlar. 1.21. MUTEMET MAAŞ BİRİMİ MEMURU GÖREVİ Maaşlar: Hükümetin belirlemiş olduğu maaş katsayıları doğrultusunda, gerekli evrakları ekledikten sonra hazırlanan bordro ile ilgili banka şubesinden maaşların ödenmesi. Nöbet Ücreti: Sağlık ve yardımcı sağlık personelinin bayram ve tatil günü tuttukları nöbetlere karşılık, kullanmadıkları nöbet izinleri için ödenen ücretlerin ilgili banka şubesinden ödenmesinin sağlanması. Görev Maaşı: Hastane idarecilerine kendi asil görevleri dışında yaptıkları görevlere karşılık maaş ödenmesi. Döner Sermaye Ek Ödeme: Hastane çalışanlarına hastane idaresinin verdiği kararla o dönem gelirinin yasal kesintilerden sonra % 48 i kadar ek ödeme yapılması.. Terfiler: Kişilerin bulundukları kadroda bir yıllık bekleme sürelerinin doldurmalarından dolayı kazandıkları kademe ilerlemelerinin hastane sicili tarafından hazırlanan terfi onaylarının bordroya dönüştürülüp, kişilerin kartına işlenmesi ve alacak doğduğunda bankaya ödenmesi. Yolluklar: Yurt içi sürekli ve geçici tayinlerinde kişilerin kadrolarına bağlı olarak belirlenen yevmiye, gün ve otobüs ücretleri baz alınıp hesaplanarak, ilgili banka hesap numarasına aktarılması. Tedavi Giderleri: Personelin kendi veya bakmakla yükümlü oldukları yakınları için yaptıkları sağlık harcamalarının ödenmesinin sağlanması (güzlük, diş,ortopedi, malz.,tıbbi cihaz gibi) Giyim Yardımı: Hastane personeline yapılan giyim yardımının, ayniyat saymanınca yapılan liste, onay, karar ve fatura ve personel listesi eşliğinde tahakkuk kesilerek ilgili kuruma ödemesinin sağlanması. Telefon Giderleri: Hastanenin resmi ve özel telefon görüşme ücretlerinin ödemesinin sağlanması. Elektrik-Su Ödemesi: Su ve elektrik giderlerinin ödenmesi. 10
Mutemetlik (Maaş): Orhaneli Devlet Hastanesinin genel bütçeden ödeneğinin takip edilmesi (hastane, eczane, telefon gibi harcamalar). 1.22. MUHASEBE BİRİMİ MEMURU GÖREVİ Kurumumuzun gelir ve gider kalemlerini ifade eden evrakların kontrolünün ve bu evrakların TC Maliye Bakanlığı Tek düzen Muhasebe Sistemine göre düzenlenmesinin yapılması. Bir ay boyunca gönderilen ödemeler, gelir-gider kayıtları ve saymanlığın gönderdiği muhasebe kayıtlarının bilgisayara kayıt edilmesi. Banka hesabının kontrol edilmesi. Hazine hissesi oluşturulması ve merkez hissesinin oluşturulması. Bağlı bulunulan Saymanlıktan mizan gelir ve gider cetvelleri geldikten sonra yevmiye defterinin çıkartılması ve yapılan işlemlerin hesaplar bazında mutabakatının sağlanması ve kontrolü Saymanlıkla ve ilgili birimlerle mali yazışmaların yapılması ve takibi. 1.23. SİCİL BİRİMİ MEMURU GÖREVİ Gelen evrakların ilgili deftere kayıtlarının yapıldıktan sonra Başhekime ve Müdüre imzaya sunulması. Başhekimlikten çıktıktan sonra nereye havale edilmişse fotokopisi çektirilip, gerekli birimlere iç zimmet karşılığı dağıtılması. Asıl evrakların gelen evrak dosyasına takılması. Giden evrakların ilgili deftere kayıtlarının yapıldıktan sonra tarih ve sayı numarası verilerek dış zimmet karşılığında gerekli kurumlara teslim edilmesi. Bir nüshasının giden evrak dosyasına takılması. İlgili makam yazılarının yazılması. Kaymakamlık yazılarının yazılması.(yeşil kart ile ilgili) Sevk kağıtlarının doldurulması Rapor alan personelin raporlarının şahsi dosyasına takılması. İzin belgelerinin tanzim edilerek şahsi dosyasına takılması. Personelin ait olduğu aylarda düzenlenip yapılan kişiye ait özlük terfilerinin yapılarak maaş mutemedine verilmesi. Terfiler bittikten sonra terfi defterine işlenmesi. İzine ayrılan personelin izin dönüşü takip edilerek göreve başlamalarının yazılması, imzaya sunulması ve imzadan çıktıktan sonra Sağlık Müdürlüğüne bildirilmesi. Her ay sonunda nöbet tutan personelin nöbet listelerinin yazılarak maaş mutemedine teslim edilmesi. Her ay sonunda birimlerden gelen personelin bir ay sonraki aylık nöbet 11
Listelerinin tanzim edilerek Başhekimliğe imzaya sunulması. İmzadan çıkan nöbet listelerinin üst yazısı yazılarak İl Sekreterliğine gönderilmesi. Savcılıktan gelen yazıların kayıt yapıldıktan sonra imzaya sunulması, imzadan çıkan savcılık yazılarının önce hasta kabule daha sonra acile gönderilmesi. Kişi eğer bizim hastanemize gelmişse, imzadan çıktıktan sonra birer fotokopisinin gerekli kuruma gönderilmesi. Birer nüshasının savcılık (adliye) dosyasına takılması. Her ayın sonunda personelin izin ve rapor durumlarının çıkartılarak tanzim edilmesi. Bunun yanında eklerinin düzenlenerek üst yazılarıyla birlikte 6.nolu saymanlığa bildirilmesi. İmzadan çıkan bu yazıları giden evrak defterinde sayı numarası verildikten sonra 3 nüshasının maaş mutemedine verilmesi, bir nüshasının Döner sermaye dosyasına takılması. Kat sorumlu hemşireleri tarafından getirilen toplantı tutanaklarının tanzim edilerek kişilere verilmesi. Her ay sonunda tıbbi atıkların hesaplanıp üst yazıyla İl Çevre Müdürlüğüne gönderilmesi. Atom Enerjisi tarafından gönderilen dozimetri filmlerinin Röntgen sorumlusuna imza karşılığı teslim edilmesi. İmza karşılığı teslim alınan eskilerinin üst yazıyla Atom Enerjisine gönderilmesi. Kalan nüshasının dozimetri dosyasına takılması. Meslek Okullarında okuyup, hastanemizde staj yapmak isteyen öğrencilerden dilekçe alınması, alınan dilekçelerin başhekimlikten havale ettirilerek üst yazı ile Sağlık Müdürlüğünden onaylarının alınması. Gerekli evrakların staj dosyasına takılması. Yıl sonunda düzenlenen sicil raporlarının üst yazıyla Sağlık Müdürlüğüne kapalı zarf içinde gönderilmesi. Tüm personele ait kişisel dosyaların tutulması ve haklarındaki yazışmaların (tayin kararları,maaş nakilleri,göreve başlama ve ayrılış yazıları,almışlarsa rapor evrakları,soruşturma varsa yazıları v.b ) şahsi dosyalarına takılması. Tüm personel ÇKYS programına girilerek işlenir. İzin, rapor, terfi, kimlik bilgileri ayrıca ÇKYS den takip edilir. 1.24. VEZNE BİRİMİ MEMURU GÖREVİ Birime gelen muayene ve muayene dışı işlemlerin, avans işlemlerinin, çıkış ödemelerinin, kurum alacaklarının, şartname bedellerinin vezne alıntısı makbuzu, yazar kasa fişi tahsilâtının yapılması. Vezne Alıntıları-Yazar Kasa Alıntılarının tasnifinin yapılması ve ilgili suretlerin bağlı bulunulan saymanlığa teslimi. Yatan hasta ücret tahakkukuna göre alacaklı olan şahıslara iadenin, duruma göre yapılması. Gece nöbetçi memur tarafından yapılan tahsilatın gündüz yapılan tahsilatla birleştirilmesi, sayman mutemet alıntısına dönüştürülmesi Evrak kontrolleri yapıldıktan sonra kasa defterinin, saymanlık fişinin hazırlanması ve ilgili suretlerinin bağlı bulunulan saymanlığa teslim edilmesi. 12
Kurumun bağlı olduğu saymanlıkça tanzim edilen teslimat müzekkeresinin alınıp ilgili banka şubesine teslim edilmesi, tahsilâtın bankaya yatırılması, banka dekontunun saymanlık müdürlüğüne verilmesi. 2. YENİLEME (REVİZYON) Bu rehber ihtiyaç duyulduğunda veya hazırlanmasında yararlanılan kaynaklarda değişiklikler yapıldığında yenilenecektir.. Bu rehberin revizyon işleminden hastane müdürlüğü ve kalite birimi sorumludur. KAYNAKÇA 2.1. Sağlık Bakanlığı Yataklı Tedavi Kurumları Yönetmeliği 2.2. Sağlık Bakanlığı Hastane Hizmet Kalite Standartları Rehberi 2.3. Orhaneli Devlet Hastanesi Kalite Dokümanları HAZIRLAYAN KONTROL EDEN ONAYLAYAN İDARİ MALİ İŞLER MÜDÜRÜ KALİTE YÖNETİM DİREKTÖRÜ HASTANEYÖNETİCİSİ / BAŞHEKİM 13