T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ GÖREV TANIMI FORMU Birim: Görev Adı: Amiri İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Bölüm Sekreterliği Birimi Bölüm Sekreteri Bölüm Başkanı / Fakülte Sekreteri / Dekan Sorumluluk Alanı: Bölümü ilgilendiren tüm konularda gerekli tüm faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak. Görev Devri: Diğer Bölüm Sekreteri Görev Amacı: Fakültenin ve ilgili bölümün misyonu ve vizyonu doğrultusunda Bölümü ilgilendiren tüm konularda gerekli tüm faaliyetlerin etkin ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi hedeflenmektedir. Temel İş ve Sorumluklar - Bölüme gelen akademik ve öğrenci evraklarının EBYS sisteminde tarayıcıdan taranarak elektronik olarak kayda alınması. - Ders kayıt tarihlerinden önce şube ve dersi yürütecek öğretim elemanı gibi gerekli tüm bilgilerin ÖBS ye girilmesi - Ders programlarının, ders dağılımlarının ve ders planlarının ÖBS ye girilmesi. - Ders kayıt tarihlerinden önce ÖBS de öğrenciye, bölüm başkanının önerisi doğrultusunda akademik danışman atanması. - İngilizce hazırlık sınıfından bölüme geçen öğrencilerle, bölüme dikey geçiş ve daha önce üniversite bitirilerek ÖSS ile gelen öğrencilerden intibakları yapılanların sınıf bilgilerinin ÖBS ye doğru girilmesi. - Ders aldırma, dersleri açık kapama ve sınavları ÖBS ye açıp kapama işlemlerinin zamanında yapılması. - Her yarıyıl başında, ders veren her bir öğretim elemanın ders içerik formlarının hazırlanmasının takip edilmesi, bu formların bölüm başkanlığının onayına sunulması, gerektiğinde yazılması, çoğaltılması ve dosyalanması. - Yarıyıl başlarında program koordinatörünce hazırlanan haftalık ders programlarının bilgisayar ortamına aktarılması. - Kesinleşen haftalık ders programlarının üst ile yazı dekanlığa bildirilmesi. - Kesinleşen haftalık ders programlarının kilitli öğrenci ilan panosunda duyurulması, öğretim elemanlarına kendi haftalık ders programlarının yazılı olarak iletilmesi. - Ekle sil tarihlerinden sonra öğrenci ders devam çizelgelerinin kesinleşmiş halinin ders sorumlularına yazılı olarak iletilmesi - Derslerin etkin şekilde yürütülebilmesi için öğretim elemanlarının ihtiyacı olan kırtasiye malzemeleri ile ders araçlarının sağlanması. - Fakülte öğrenci ilan panolarında ilgili duyuruların yapılması, süresi dolanların kaldırılması - Ekle- Sil işlemi bitiminde ders bildirim formlarının, bölüm sekreterliklerine danışmanlarca teslim edilen öğrenci işleri kopyalarının üst yazı ile dekanlığa teslim edilmesi. - Derslerin saatinde başlamaması halinde, ders sorumlusu öğretim 1
elemanı ile iletişim kurarak durumunun bölüm başkanına bildirilmesi. - Yarıyıl içi ve yarıyıl sonlarında program koordinatörünce hazırlanan sınav programlarının bilgisayar ortamına aktarılması. - Kesinleşen sınav programlarının üst yazı ile dekanlığa bildirilmesi. - Kesinleşen sınav programlarının kilitli öğrenci ilan panosunda duyurulması, tam ve yarı zamanlı öğretim elemanları ile gözetmenlere, kendi sınav programlarının, Gözetmenlik ve Görevlendirme Formu na işleyerek yazılı olarak iletilmesi. - Yarıyıl içi ve yarıyıl sonu sınavlarından önce fakülteye ait ortak derslerin öğrenci imza çizelgelerinin hazırlanması, ders sorumlularına ve sınav gözetmenlerine yazılı olarak bildirilmesi. - Yarıyıl sonlarında öğrencileri yarıyıl başarı durumlarını gösterir dökümlerin, belirtilen sürelere uygun olarak ders sorumlularından 3 nüsha halinde imzalanmış olarak imza karşılığı teslim alınması - Öğrencilerin yarıyıl başarı durumlarını gösterir dökümlerin iki nüshasının üst yazı ile dekanlığa telim edilmesi, bir nüshasının bölüm sekreterliğinde dosyalanması. - Fakülte bölüm arası ve bölümlere arası yazışmaların yapılması, ilgili yere zimmet karşılığı teslim edilmesi. - Bölümden giden ve bölüme gelen yazıların evrak kayıtlarının giden ve gelen evrak kayıt defterine işlenmesi, yazıların ilgili dosyalara saklanması. - Dekanlıktan gelen yazıların bölüm başkanlığınca gereğinin yapılmasının izlenmesi ve yanıt gereken yazıların gününde dekanlığa iletilmesinin sağlanması. - Bölüme gelen yazıları bölüm başkanın görüşü doğrultusunda gerekirse bölüm öğretim elemanlarına ve araştırma görevlilerine üç gün içinde imza karşılığında duyurulması yada dağıtılması. - Toplantı duyuruların yapılması.. - Bölüm Kurulu toplantı tutanaklarının bilgisayar ortamına aktarılması. - Bölüm personelinin yıllık izin formlarının bir nüshalarının bölüm sekreterliğinde dosyalanması, yıllık izin dönüşünde, yıllık izin dönüş formlarının doldurulmasının sağlanması. - Gerektiğinde öğrenci ve danışmanı arasında bağlantı kurulmasının sağlanması, dekanlıktan gelen öğrenci ile ilgili Fakülte Yönetim Kurulu kararlarının akademik danışmana duyurulması. - Öğrenci sınav notu itirazlarının kabul edilmesi ve öğretim elemanlarına sunulması - Erasmus,Farabi öğrencilerin intibak işlemlerinin yapılması ve notların sisteme girilmesi -Öğrencilerle ilgili (not düzeltme, not bildirim, ekle-sil vb.) evrakların danışman tarafından onaylandıktan sonra bölüm başkanlığına ileterek üst yazı ile dekanlık makamına bildirilmesini sağlaması. - Öğrenci tek ders dilekçelerinin kabul edilmesi ve sonuçlarının öğrenci işleri bürosuna iletilmesi ve siteme işlenmesi. - Öğrenci stajlarının ÖBS ye girilmesi. - Mezuniyeti onaylanan öğrencinin ilişik kesmesinin ÖBS üzerinden yapılması - Öğrenci muafiyet dilekçelerinin kabul edilmesi,intibak komisyonu kararının yazılması ve sonuçlarının sisteme girilmesi, muafiyet kararlarının dekanlığa sunulması. -Öğretim elemanlarından gelen F1 formlarının kontrol edilmesi ve bölüm başkanının onayı ile dekanlığa sunulması 2
Yetkileri: Bilgi: - Sınav tarihlerinin ÖBS ye girilmesi ve sonuçların öğrencilere zamanında açıklanması. - Sınav listeleriyle ile ilgili öğretim elemanlarının bilgilendirilmesi ve listelerin bölüm sekreterliğine zamanında gelmesi için öğretim elemanlarına yardımcı olunması -2547 Sayılı Kanun gereği bölümde çalışan öğretim elemanlarının görevlendirilmeleri ile ilgili evrakların kabul edilmesi ve dekanlığa sunulması. - Telefonların yanıtlanması, gerekli durumlarda not alarak ilgili kişiye iletilmesi. - Bölüm Başkanının verdiği diğer işlerin yapılması. - Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek. - Üniversitenin etik kurallarına uymak. - Bağlı olduğu birim ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yürütmek Öğrenci Bilgi sistemini kullanmak. Yazıları parafe etme, Yazı işleri ile ilgili yazıları teslim alma ve tutanakları imzalama. Kanun - 2547 Sayılı kanun - 6245 Sayılı Harcırah Kanunu - Yüksek Öğretim Personel Kanunu (2914) Yönetmelik; - Üniversitelerde Akademik Teşkilât Yönetmeliği, - Doçent Sınav Yönetmeliği - Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği - Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik - Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Kurulların Oluşturulması ve Bilimsel Denetim Yönetmeliği - Devlet Memurlarına Verilecek Hastalıkları İle Hastalık Ve Refakat İznine İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, - Kocaeli Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği - Kocaeli Üniversitesi Çift Anadal Programı(ÇAP) Yönetmeliği - DGS Yönetmeliği - Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı Ve Memurları Disiplin Yönetmeliği -Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği Yönerge - Kocaeli Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri, Yetki Devri ve Elektronik Yazışma Kuralları Yönergesi Kocaeli Üniversitesi Genelgeleri; - Yardımcı Doçentlerin Yeniden Atanma Kuralları (Genelge-2013/10) - 2547 Sayılı Kanunun Uyarınca Yeniden Atanacak Öğretim Elemanları (Genelge-2013/11) - 2547 Sayılı Kanunun 31. 34. 37. ve 40.Md.Gereği Görevlendirmeler (Genelge-2013/12) - İzinlerin Kullanılmasına İlişkin Mevzuat(Genelge-2013/13) 3
Beceri ve Yetenekler: - Bilimsel Çalışma ve Araştırma Faaliyetleri İle İlgili Kurallar(Genelge - 2013/4) - 2547 Sayılı Kanunu 4/C ve 12.Md. Uyarınca Yapılacak Olan Bilimsel Çalışmalar (Genelge - 2013/5) - Ders Programları İle İlgili Mevzuat(Genelge - 2013/8) - Analitik düşünebilme - Analiz yapabilme - Değişim ve gelişime açık olma - Düzgün diksiyon - Düzenli ve disiplinli çalışma - Ekip çalışmasına uyumlu ve katılımcı - Empati kurabilme - Etkin yazılı ve sözlü iletişim - Güçlü hafıza - Hızlı düşünme ve karar verebilme - Hızlı uyum sağlayabilme - Hoşgörülü olma - İkna kabiliyeti - Karşılaştırmalı durum analizi yapabilme - Kurumsal ve etik prensiplere bağlılık - Ofis programlarını etkin kullanabilme - Ofis gereçlerini kullanabilme (yazıcı, faks vb.) - Sabırlı olma - Sistemli düşünme gücüne sahip olma - Sorun çözebilme - Sonuç odaklı olma - Sorumluluk alabilme - Sözlü ve yazılı anlatım becerisi - Stres yönetimi - Üst ve astlarla diyalog - Yoğun tempoda çalışabilme - Zaman yönetimi Görev Tanımını Hazırlayan: Onaylayan: Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ediyorum. Ad-Soyad İmza 4
5