T.C. SİNOP ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Sayı : 65116654-612.01.02-3678 29/11/2016 Konu : Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Planı REKTÖRLÜK MAKAMINA 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunuyla kamu malî yönetim sistemimiz uluslararası standartlar ve Avrupa Birliği uygulamalarına uygun bir şekilde yeniden düzenlenmiş ve bu kapsamda etkin bir iç kontrol sisteminin oluşturulması amaçlanmıştır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 5 inci maddesinde, iç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin, malî ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu belirtilmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğiyle de kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla (18) standart ve bu standartlar için gerekli (79) genel şart belirlenmiştir. Kamu idarelerinden iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için planı oluşturulması ve söz konusu planının 31/12/2016 tarihine kadar Mali Yönetim ve Kontrol Merkezi Uyumlaştırma web sayfası https://esgb.bumko.gov.tr adresine kayıt ve onay işlemlerinin gerçekleştirilmesinin sağlanması istenmektedir. Bu kapsamda hazırlanan Sinop Üniversitesi 2017- Dönemi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Planının onaylanarak yürürlüğe konulması hususunda emir ve müsaadelerinizi saygılarımla arz ederim. Ek: Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Planı (1 Tk. 20 Sayfa) Ali ALTUNGEYİK Başkanı Uygun görüşle arz ederim. 29/11/2016 Mehmet ATLI Genel Sekreter O L U R 29/11/2016 Prof. Dr. Nihat DALGIN Rektör Adres: Korucuk Köyü Trafo Mahallesi No:36 57000 SİNOP Bilgi için: Semra DEMİR Telefon: 0 368 271 57 82 Faks: 0 368 271 57 83 Şef e-posta: ickontrol@sinop.edu.tr Web: www.sinop.edu.tr Dahili Tel: 1912
SİNOP ÜNİVERSİTESİ DÖNEMİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 1- KONTROL ORTAMI Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya Çalışma KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, inin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği, Kamu İç Kontrol Rehberi, 10/07/2009 tarihli 566 Sayılı Üniversitemiz Kamu İç Kontrol Standartları Planı Tabloları Makam onayı, 02/12/2013 tarihli 10775 Sayılı Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Uyum Standartlarına Uyum Genelgesi, 08//04/2014 tarihli 669 Sayılı Üniversitemiz İç Kontrol Standartları Uyum Planı Raporu, 17-18/11/2015 tarihli Sayıştay Denetçisi tarafından verilen İç Kontrol Sistemi ve Risk Yönetimi konulu eğitim, 30-31/05/2016 tarihinde birim temsilcilerine verilen Kamu İç Kontrol Sistemi (KİOS) Yazılımı Uygulamalı İç Kontrol Eğitimi. KOS 1.1.1 KOS 1.1.2 İç kontrol konusunda hazırlanan planı hakkında üst yönetime bilgi verilmeye, İç Kontrol Planı tüm e ve personele duyurulmaya devam edilecektir. İç kontrol sistemi ve işleyişi ve iç kontrolle ilgili her türlü düzenleyici işlemler hakkında bilgilendirme faaliyetleri (eğitim, seminer, afiş, kurumun web sitesinde bilgi verilmesi vs.) yapılmaya devam edilecektir. 1.İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu 2.İç kontrol Standartlarına Uyum Planı Hazırlama Grubu 3. Eğitim Programı, Eğitim Materyali, İnternet Sayfası, Toplantı Tutanakları. ler KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkındaki Kanun Hükmünde Kararname, Sinop Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi. KOS 1.2.1 İç Kontrol Sisteminin önemi ve sürecin gerekliliği hakkında yöneticileri bilgilendirme toplantıları düzenlenmeye devam edilecektir. 1.İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu 2. İç kontrol Standartlarına Uyum Planı Hazırlama Grubu Eğitim Programı, Toplantı Tutanakları. ler
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya Çalışma KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Hayvan Deneyleri Etik Kurullarının Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönetmelik, Yükseköğretim Kurumları Etik Davranış İlkelerine İlişkin YÖK Genelgesi, Sinop Üniversitesi Etik İlkeleri ve İş Etik Kurulu Yönergesi, Rektörlük Makamının 22/01/2014 tarihli ve 701 sayılı Sinop Üniversitesi Etik İlkeleri ve İş Etik Kurulu güncellenmesine dair yazısı, Sinop Üniversitesi İnsan Araştırmaları Etik Kurul Yönergesi, Sinop Üniversitesi Hayvan Deneyleri Yerel Etik Kurulu Yönergesi. KOS 1.3.1 Etik İlkeleri ve İş Etik Kurulu Yönergesinde yer alan etik değerlerin benimsetilmesine ilişkin çalışmalar etik haftası içinde üniversitemiz web sitesinden personele duyurulacaktır. 1.Etik Kurulu Komisyonu 2.Bilgi İşlem Web sitesi duyurusu ler KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkındaki Yönetmelik, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkındaki Yönetmelik, Kamu İdarelerinde k Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik, Üniversitemiz k Planı, Yıllık Performans Programı, İdare Faaliyet Raporu, Mali Durum ve Beklentiler Raporu, Yatırım İzleme ve Değerlendirme Raporu. KOS 1.4.1 Yürütülen faaliyetlerle ilgili bilgi ve belgelerin ulaşılabilir olmasına ve Üniversitemiz web sitesinda yayımlanarak kamuoyuna duyurulmasına devam edilecektir. İdari Akademik k Plan, Faaliyet Raporu, Performans Programı, Mali Durum ve Beklentiler Raporu, Yatırım İzleme ve Değerlendirme Raporu, İhale ilanları ve Sonuçları. KOS 1.5 Sinop Üniversitesi İdari Personel Ödül Yönergesi, Sinop Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Uygulama Yönergesi, İdarenin personeline ve Sinop Üniversitesi Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik hizmet verilenlere adil ve eşit Programları Erasmus+ Erasmus Programı Öğrenci ve Personel davranılmalıdır. Değişimi Yönergesi, Sinop Üniversitesi İdari Personelin İl Dışı Naklen Tayin İşlemleri Hakkındaki Usul ve Esaslar, Akademik Teşvik Ödeneği Yönetmeliği. KOS 1.5.1 Hizmet İçi Eğitim Programlarına, BAP, ERASMUS projeleri ile Akademik personelin yurtiçi ve yurtdışı çalışmalarının desteklenmesine, Akademik Teşvik Ödeneği Yönetmeliği hükümlerine göre akademik personele akademik teşvik ödenmesine, Erasmus kapsamına İdari personelin alınmasına devam edilecek olup, çalışanlara memnuniyet anketi yapılacaktır. 1.Personel, 2.Bilgi İşlem. Çalışan Memnuniyet Anketi, Akademik Teşvik Ödeneği Alan Personel Sayısı ve Puanlarını Gösterir Tablo KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Faaliyet Raporları, İdare Faaliyet Raporu ve eki İç Kontrol Güvence Beyanı. 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu, Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı. KOS 1.6.1 KOS 1.6.2 KOS 1.6.3 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler, yetkilendirmeler bilgi güvenliği ve politikaları çerçevesinde yürütülmeye devam edilecektir. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) aracılığı ile bilgi ve belgelere elektronik ortamda ulaşılması sağlanacaktır. EBYS ile birim yöneticileri faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gerekli önlemleri alacaklardır. 1.Bilgi İşlem Başkanlğı 2. EBYS Üst Kurulu ve EBYS Uygulama Komisyonu Faaliyet Raporları, İdare Faaliyet Raporu ve eki, İç Kontrol Güvence Beyanı. EBYS. ler
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya Çalışma KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile in ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Üniversitemiz 2013-2017 Dönemi k Planı, Üniversitemiz İdare Faaliyet Raporu, Üniversitemiz Web Sitesi KOS 2.1.1 Üniversitemiz misyonunun web sitesinde duyurulmasına devam edilecektir. Bilgi İşlem Web Sitesi KOS 2.2 Misyonun 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, gerçekleştirilmesini sağlamak 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim üzere idare i ve alt Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkındaki Kanun Hükmünde ince yürütülecek Kararname, görevler yazılı olarak inin Çalışma Usül ve Esasları tanımlanmalı ve Hakkındaki Yönetmelik, duyurulmalıdır. KOS 2.2.1 Üniversitemizin tüm inin görev tanımları Kamu İç Kontrol Otomasyon Sistemi (KİOS) programına ve EBYS'ye girilerek, Üniversitemiz ilgili inin web sitesinde duyurulacaktır. 1. 2.Bilgi İşlem KİOS Çıktısı, EBYS Çıktısı. 2017 KOS 2.3 İdare inde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkındaki Kanun, inin Çalışma Usül ve Esasları Hakkındaki Yönetmelik, Kamu İç Kontrol Rehberi, Sinop Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi. KOS 2.3.1 de personelin görevlerini ve bu görevlerine ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgeleri belirlenip, KİOS'a girişi yapılarak, onaylı çıktısı personele bildirilecektir. 1. 2.Personel Görev Dağılım Çizelgesi 2017 KOS 2.4 ve İdare Faaliyet Raporları, İdarenin ve inin ve İdare Teşkilat Şemaları, teşkilat şeması olmalı ve 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, buna bağlı olarak fonksiyonel 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim görev dağılımı Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkındaki Kanun Hükmünde belirlenmelidir. Kararname, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu. KOS 2.4.1 Teşkilat Şemaları hazırlanarak KİOS'a aktarılacaktır. KİOS Çıktısı 2017 KOS 2.5 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, İdarenin ve inin 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, organizasyon yapısı, temel 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, yetki ve sorumluluk dağılımı, 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim hesap verebilirlik ve uygun Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkındaki Kanun Hükmünde raporlama ilişkisini Kararname, gösterecek şekilde olmalıdır. Sinop Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi. KOS 2.5.1 KİOS'da organizasyon şeması, temel yetki ve sorumluluk dağılımı hesap verilebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde oluşturulacaktır. KİOS Çıktısı 2017 KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu. KOS 2.6.1 de yürütülen işlerden hangilerinin hassas görevler olduğu ve bunlara ilişkin prosedürler tespit edilerek KİOS'a girilecek ayrıca personele duyurulacaktır. 1. Hassas Görev Tespit Komisyonu 2. Hassas Görev Envanteri
Standart KOS 2.7 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, Her düzeydeki yöneticiler 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, verilen görevlerin sonucunu 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu. izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. KOS 2.7.1 KİOS ve EBYS'de yer alan görev sonucunu izlemeye yönelik menü, birim yönetcilerine açık tutulacak ve bu menünün aktif kullanılması için bilgilendirme yapılacaktır. veya Çalışma 1. Genel 2. 3. Bilgi İşlem KİOS Çıktısı, EBYS Çıktısı. KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 190 sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, 78 sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname. KOS 3.1.1 Yıl içinde verilen kadro izinlerinin sınırlı olması ve kurum içinden sağlık, görevde yükselme vb. durumlar nedeniyle ayrılanların olması ve ayrılanların yerine kadro izni verilmemesi nedeniyle bu standardı temin etmekte zorluklar yaşanmaktadır. Kurumun k Planında yer alan hedef ve amaçlarının gerçekleştirilmesi konusunda Personel nca le koordineli olarak insan kaynağının optimum dağılımı sağlanmaya ve insan kaynağı ihtiyaç tespiti yapılmaya devam edilmektedir. 3.Personel İhtiyaç Kaynağı Tespiti KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 190 sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, 78 sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname. KOS 3.2.1 Üniversitemizde yönetici ve personel görevlerini yerine getirmede kullandıkları bilgi ve deneyimleri bireysel çalışmalar ile kazanmakta, kurum içinde personel yetersizliğinden dolayı rutin bir hizmet içi eğitim planlaması yapılamamaktadır. İdarenin yönetici ve personelinin görevlerini en iyi şekilde yürütebilmesi amacıyla gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları için gerekli tedbirler alınacaktır. Personel Hizmet içi eğitim programı, Seminer, Toplantı KOS 3.3 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, Mesleki yeterliliğe önem 190 sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde verilmeli ve her görev için en Kararname. uygun personel seçilmelidir. 78 sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname. KOS 3.3.1 Üniversitemizde yürütülen her bir iş için gerekli eğitim şartlarını taşıyan yetkin personelin çalıştırılması genel şarttır. Ancak, mevcut personel sayısı yeterli olmadığından zaman zaman değişik eğitim şartlarını taşıyan ve değişik kadrolarda bulunan personel, mesleki alanı olmayan de görevlendirildiğinden mevcut durum,bu bölüm için öngörülen genel şartı karşılamaya yeterli değildir. Üniversitemizde yönetici ve çalışanların mesleki yeterlilik ve niteliğini artırmak için gerekli standartlar belirlenerek, mevcut imkanlar da göz önünde bulundurularak uygun personel görevlendirilme çalışması yapılmaya devam edilecektir. Personel İhtiyaç kaynağı tespiti, Hizmet içi eğitim programı,
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya Çalışma KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 190 sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, 78 sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, Sinop Üniversitesi İdari Personel Ödül Yönergesi. KOS 3.4.1 Üniversitemizdeki insan kaynakları politikaları uygulama süreçlerinde; personelin işe alınmaları, yükselmeleri, ödüllendirmeleri, terfi ve performans değerlendirmeleri gibi 3.Personel konularda ehliyet ve liyakat esas alınmaya devam edilecektir. Görevde yükselme sınavları, Ödül Yönergesi, İlgili Kanun ve Yönetmelikler. KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 190 sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, 78 sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname. KOS 3.5.1 Kurum içinde personel yetersizliğinden dolayı rutin bir hizmet içi eğitim planlaması yapılamamakla beraber Üniversitemiz personelinin eğitim ihtiyacı ilgili tarafından yıllık olarak planlanacak ve uygulama sonucunda yapılacak değerlendirmeler ile bilginin güncel tutulabilmesi için eğitim programları hazırlanacaktır. Personel in ihtiyaçları doğrultusunda Eğitim planlama KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 190 sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, 78 sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, Sinop Üniversitesi İdari Personel Ödül Yönergesi, Akademik Teşvik Ödeneği Yönetmeliği. KOS 3.6.1 KOS 3.6.2 Personelin yeterliliği ve performansı, mevcut mevzuatın öngördüğü çerçevede bağlı olduğu yöneticisi tarafından yılda en az bir kez değerlendirilecektir. Değerlendirmeler sırasında tespit edilen yetersizlikler ve eksiklikler o işten sorumlu olan kişiye bildirilecek ve ilgili kişiye gerekli olan önerilerde bulunulacaktır. Personel Sinop Üniversitesi İdari Personel Ödül Yönergesi, Akademik Teşvik Ödeneği Yönetmeliği. KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını Sinop Üniversitesi İdari Personel Ödül Yönergesi, geliştirmeye yönelik önlemler Akademik Teşvik Ödeneği Yönetmeliği. alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. KOS 3.7.1 KOS 3.7.2 Performans değerlendirilmelerinde emsallerine göre yüksek performans gösteren personel hakkında mevzuatta yer alan ödül yönetmeliğine ilişkin hükümler işletilmek sureti ile işlem tesis edilecektir. ce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personelin performansının arttırılması için çözümler üretilecek, gerekiyorsa ilgili personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları veya daha uygun yerlerde görevlendirilmeleri sağlanacaktır. Personel Sinop Üniversitesi İdari Personel Ödül Yönergesi, Akademik Teşvik Ödeneği Yönetmeliği, Eğitim Programları. KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 190 sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, 78 sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname. KOS 3.8.1 Personel yönetimine ilişkin düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele iletişim araçlarıyla duyurulmaya devam edilecektir. Personel İletişim Araçları
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya Çalışma KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Sinop Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri Yönergesi. KOS 4.1.1 KİOS ve EBYS üzerinden iş akış şemaları hazırlanarak süreçlerdeki imza ve onay mercileri belirlenip personele duyurulacaktır. 1.Bilgi İşlem 2. KİOS Çıktısı KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar Sinop Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri Yönergesi, çerçevesinde devredilen Harcama Yetkilileri Hakkında Genel Tebliğ ( 1 ve 2 no'lu) yetkinin sınırlarını gösterecek Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği, şekilde yazılı olarak Sinop Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği. belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. KOS 4.2.1 Sinop Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi, Yetki Devri Yönergesini de içerecek şekilde güncellenmesi sağlanacaktır. 3.Personel 4.Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Sinop Üniversitesi İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Sinop Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri Yönergesi. Harcama Yetkilileri Hakkında Genel Tebliğ ( 1 ve 2 no'lu), Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği, Sinop Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği. KOS 4.3.1 Yetki devredilmesinde, Üniversitemiz İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesine göre devredilecek yetki unsurları belirlenecektir. 3.Personel 4.Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Sinop Üniversitesi İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi, Sinop Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği.
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya Çalışma KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Sinop Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri Yönergesi, Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği, Sinop Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği. KOS 4.4.1 Yetki, yetki kademe ve zinciri içinde kademeli olarak devredilecek, eşitlerin içinden risk faktörü ve liyakat ilkesi de gözetilerek yetki devrinin uygun kişiye yapılması sağlanacaktır. 3.Personel 4.Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Sinop Üniversitesi İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin Sinop Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri Yönergesi, olarak belli dönemlerde yetki Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği, devredene bilgi vermeli, Sinop Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği. yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. KOS 4.5.1 Yetki devirlerinde devralan ile devreden arasında bilgi akışı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın geri dönüş sağlayacağı hususlarına yer verilecektir. 3.Personel 4.Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Yetki Devri Yönergesi
SİNOP ÜNİVERSİTESİ DÖNEMİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 2- RİSK DEĞERLENDİRME Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya Çalışma RD5 Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RD 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Kamu İdarelerinde k Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Kamu İdareleri İçin k Planlama Kılavuzu, k Planları, Sinop Üniversitesi 2013-2017 Dönemi k Planı. RD 5.1.1 2013 yılı itibariyle uygulamaya geçilmiş olup uygulamaya devam edilmektedir. Ayrıca -2022 Dönemi k Plan hazırlık çalışmalarına devam edilmektedir. Sinop Üniversitesi k Planı RD 5.2 İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programı Hakkında Yönetmelik, Performans Programları, Üniversitemiz Yıllık Performans Programları. RD 5.2.1 k Planda yer alan faaliyet ve projeler çerçevesinde, her yıl performans programı hazırlanmaya devam edilecektir. Sinop Üniversitesi Performans Programı RD 5.3 İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Maliye Bakanlığınca yayımlanan Bütçe Çağrısı ve eki Bütçe Hazırlama Rehberi, Kalkınma Bakanlığınca yayımlanan Yatırım Genelgesi ve Eki, RD 5.3.1 Yatırım Programı Hazırlama Rehberi, Sinop Üniversitesi Yıllık Kurum Bütçesi. Üniversitemizin yıllık kurum bütçesi, stratejik plan ve performans programına uygun olarak hazırlanmaya devam edilecektir. Sinop Üniversitesi Bütçesi RD 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Faaliyet Raporları, İdari Faaliyet Raporları, Üniversitemiz Web Sitesi. RD 5.4.1 Üniversitemiz faaliyetleriyle ilgili olarak mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamak üzere raporlama çalışmalarına devam edilecektir. İdare Faaliyet Raporu
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya Çalışma RD 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. k Planları RD 5.5.1 görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun olarak birim stratejik planlarında özel hedefler belirleyerek birim personeline duyuracak ve birim web sitesinde yayımlayacaktır. 1. 2.Bilgi İşlem k Planları, İlgili web sitesi Çıktısı RD 5.6 İdarenin ve inin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Sinop Üniversitesi 2013-2017 k Planı, k Planı. RD 5.6.1 Üniversitemiz k Planı ve k Planları çerçevesinde Üniversitemiz ve imizin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmasına devam edilecektir. Sinop Üniversitesi k Planı, k Planı. RD6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine RD 6.1.1 Üniversitemiz amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için "Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu" belirlenerek tüm ce yetkili ve yetkin en az üç kişiden oluşacak risk belirleme ekibi oluşturulacaktır. Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu, Harcama i Risk RD 6.1 yönelik riskleri Kamu İç Kontrol Rehberi, Belirleme Ekip belirlemelidir. Listesi RD 6.1.2 Her harcama birimi iş süreçlerine ilişkin karşılaşılması muhtemel riskleri tespit edecek, Belirlenen risklerin Harcama i tarafından Kamu iç Kontrol Sistemi 'ne girilmeleri istenecektir. 1.Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu 2. KİOS Çıktısı RD 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. RD 6.2.1 Üst Yöneticiden alınan Olur doğrultusunda Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonunca yılda en az bir kez olmak üzere risk analiz çalışması yürütülecektir. Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu Risk Analiz Raporları RD 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek planları oluşturulmalıdır. RD 6.3.1 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek planları oluşturulacaktır. 3. 4.Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu Risk Analiz Raporları
SİNOP ÜNİVERSİTESİ DÖNEMİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya Çalışma KF7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KF 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. KF 7.1.1 Süreç içerisinde rol alan her bir görevliye rol aldığı faaliyetin riskleri ve buna uygun kontrol strateji ve yöntemleri yazılı olarak bildirilecektir. Belirlenmiş olan Risk Kontrol Faaliyetleri KİOS'a girilecektir. 1.Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu 2. KİOS Çıktısı KF 7.2 KF 7.3 KF 7.4 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Yönetmeliği, Sinop Üniversitesi Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar. Taşınır Mal Yönetmeliği, Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik, Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Tahsis ve Devrine Hakkında Yönetmelik. KF 7.2.1 KF 7.3.1 KF 7.4.1 Belirlenmiş olan riskin etkisi ve muhtemel gerçekleşme olasılığı da gözönünde bulundurularak ilgili tarafından kontrol faaliyetinin İşlem Öncesi Kontrol, Süreç Kontrolü yada İşlem Sonrası Kontrol olmasına karar verilecek ve buna göre kontrol faaliyeti geliştirilecektir. in, belirlenen periyotlar içerisinde kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle (muhasebe kayıtları, taşınır, taşınmaz kayıtları gibi) varlıkların güvenliğini de kapsayacak şekilde tüm varlıkların tespit ve sayımları yapılacak ve defter kayıtlarıyla kaşılaştırılacaktır. Belirlenen kontrol yönteminin fayda-maliyet analizleri yapılarak kontrol faaliyetlerinin izlenmesi ve güncel kalması sağlanacaktır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu 1.Risk Belirleme ve Değerlendirme İş Akış Tabloları Komisyonu ve Kontrol 2. Faaliyetleri Çıktısı 1. 2.Yapı İşleri ve Teknik Taşınır, Taşınmaz Sisteminden Alınan Cetveller Fayda Maliyet Analizleri Tespit Raporları mevcut durum
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı KF8 KF 8.1 KF 8.2 KF 8.3 KF9 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. KF 8.1.1 Her bir faaliyet ile mali karar ve işlemler için belirlenen iş akış şemalarının Üniversitenin tüm inde aynı olması için prosedür belirlenecektir. veya Çalışma Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. KF 8.2.1 KF 8.3.1 İş Akış Şemalarının KİOS'a girişi aşamasında ilgili sürecin işlemin başlama,uygulama ve sonuçlanma aşamasını kapsaması sağlanacaktır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmasına devam edilecektir. 3.Bilgi İşlem İş Akış Prosedür Standart Çıktıları KİOS Çıktısı Mevzuat ve İç Genelge Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. mevcut durum KF 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. KF 9.1.1 ce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için iş akış şemaları doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde mevzuata dayalı işlerin farklı kişiler tarafından yapılmasına devam edilecektir. 3. İş Akış Şemaları ve Görev Dağılım Çizelgeleri mevcut durum KF 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. KF 9.2.1 Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından personel temini(görevlendirme) konusunda gerekli tedbirler alınacaktır.(örnek: İhalelerde teknik eleman bulunamaması halinde diğer kamu kurumlarından temin edilmesi, personel ihtiyacının önceden belirlenmesi, personelin zamanında temini vb gibi) 1.Genel 2.Personel Görevlendirme Yazısı
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya Çalışma KF10 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KF 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. KF 10.1.1 KF 10.1.2 yöneticileri iş ve işlemlerin, mevzuat dahilinde şeması ve prosedürlere uygun olarak yerine getirilip getirilmediği konusunda sürekli olarak izlemeye devam edecektir. Yöneticileri KİOS üzerinden risk haritalarına ulaşacak ve sözkonusu harita üzerinden risk alanları gözönünde bulundurularak iş ve işlemlerin prosedürler dahilinde yapılıp yapılmadığını sorgulayacaktır. Sorgulama sonucunda hazırlanan rapor ce Aralık ayında Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonuna gönderilecektir. 1.Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu 2. KİOS Çıktısı mevcut durum KF10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. KF 10.2.1 Yöneticileri KİOS üzerinden risk haritalarına göre personelin iş ve işlemlerini izleyecek, onaylayacak, hata ve usulsüzlükleri gördüğünde giderilmesi için ilgili personele derhal bildirecektir. 3. Bildiri KF11 Faaliyetlerin sürekliliği:idareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KF 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, KF 11.1.1 Sürekli veya çeşitli nedenlerle geçici olarak boşalan kadrolar aracılığıyla yürütülen görevlerin aksamaması için her personelin yokluğunda yerine bakacak personel belirlenecektir. 3.Personel Görevlendirme Yazısı KF 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu. KF 11.2.1 Kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaştırma nedeniyle görevlerinden ayrılanların yerine usulüne uygun olarak asil personeldeki şartlara haiz vekil personel görevlendirilecektir. 3.Personel Görevlendirme Yazısı mevcut durum
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya Çalışma KF11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, rapor hazırlaması ve bu 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. KF 11.3.1 Görevinden ayrılış sebebi ve süresi ile işin mahiyeti ve yapılış süresini içeren, devreden ve devralan personelin imzalaması suretiyle Görev Devri Raporları veya yazıları oluşturulmaya devam edilecektir. 1.Genel 2.Personel 3. 4.Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Görev Devri Raporları veya Yazıları, EBYS Raporları mevcut durum KF12 Bilgi sistemleri kontrolleri:idareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. KF 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı, 2005/7 Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi. KF 12.1.1 KF 12.1.2 Bilgi sistemlerinin kontrollerinin nelerden oluşması gerektiği bakımından döküman oluşturularak bu kontrollerin yapılması sağlanacak, sistem yazılımlarının kontrolleri, uygulama yazılımlarının geliştirilmesi, erişim kontrolleri, güvenlik programlaması ve planlaması ve öngörülemeyen bir durumun oluşması halinde önemli ve hassas verilerin korunması gibi konularda da çalışma yapılacaktır. Kurum içi bilgi güvenliği politikası ve uygulama prosedürleri dökümanları Üst Yöneticiye onaylatılacaktır. Bilgi İşlem Mevzuat ve İç Genelge KF 12.2 KF 12.3 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı, 2005/7 Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi. KF 12.2.1 KF 12.3.1 Üniversitemiz bu standartla ilgili olarak 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun" gereğince bilgi güvenliği standardı kapsamında bilgi güvenliğini sağlayacak çalışmalara devam edilecektir. Bilginin etkin bir biçimde paylaşılması için gerekli olan donanım yazılım ve iletişim altyapısı hazırlanacaktır. Bilgi İşlem Bilgi İşlem Bilgi sistemleri yetkilendirmesi Kontrol listeleri mevcut durum mevcut durum
SİNOP ÜNİVERSİTESİ DÖNEMİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya Çalışma BİS13 BİS 13.1 Bilgi ve iletişim: İdareler, inin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Üniversitemiz Web Sitesi, E-Posta, Afiş, BİS 13.1.1 SMS, Üniversitemiz Kurum Yayınları (Aylık bülten, gazete, tanıtım kitapları, broşür). Yatay ve dikey iç iletişim için idrece hazırlanmış formlar,iletişim adreslerinin ilgili web sayfalarında yayınlanması sağlanacaktır. E-posta, web sitesi sunucu hizmetleri, teknik altyapı gereklilikleri sağlanacaktır. Periyodik bültenler, broşürler hazırlanacaktır. 1.Bilgi İşlem 2. Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü EBYS Formları, Bültenler, Broşürler, web sitesi çıktıları. olarak mevcut durum yeterli güvence BİS 13.2 BİS 13.3 BİS 13.4 BİS 13.5 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı, 2005/7 Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı, 2005/7 Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi. ve İdare Faaliyet Raporu, E-Bütçe, KBS, HYS. Yönetim bilgi sistemi, E-Bütçe, yönetimin ihtiyaç duyduğu KBS, gerekli bilgileri ve raporları TKYS Sistemleri, üretebilecek ve analiz yapma Öğrenci, Personel ve Kütüphane Bilgi Sistemleri, imkanı sunacak şekilde Tüm ce Kullanılan Otomasyonlar. tasarlanmalıdır. BİS 13.2.1 BİS 13.2.2 BİS 13.2.3 BİS 13.3.1 BİS 13.4.1 BİS 13.5.1 Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde EBYS tasarlanacaktır. EBYS'nin uygun halde kullanımının sağlanması için Hizmetiçi Eğitim düzenlenecektir. EBYS kurulması ile belgelerin tanımlanan iş akışları ile dolaşımı yönetilerek, bu belgeleri döküman ambarları içerisinde güvenli bir şekilde saklanması ile belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin ulaşım sağlanacaktır. Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecek ve bilgi akışını düzenli bir şekilde sağlayacaktır. Üst Yönetim ve Harcama i, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilirliği sağlamaya (E- Bütçe, KBS, HYS vs.) devam edilecektir. Bilgi sisteminin geliştirilmesi için den gelen taleplerin değerlendirilmesinde izlenecek yol ve yöntemler belirlenecektir. 1.Bilgi İşlem 2. EBYS Üst Kurulu ve EBYS Uygulama Komisyonu 1.Bilgi İşlem 2.Yönetim Bilgi Sistemi dahilinde otomasyon programı kullanan Bilgi İşlem EBYS Raporları Ulaşılabilir Elektronik Belge E-Bütçe ve KBS çıktısı Üst Yönetici Kararlarına Göre İhtiyaç Temini olarak mevcut durum yeterli güvence
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı BİS 13.6 BİS 13.7 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. k Planları, Üniversitemiz 2013-2017 Dönemi k Planı. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, Devlet Memurlarının Şikâyet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik, BİMER. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, Devlet Memurlarının Şikâyet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik, Kişisel iletişim, Kurumsal İletişim Adresleri,E-posta. BİS 13.6.1 BİS 13.7.1 BİS 13.7.2 Üniversitemiz misyon, vizyon, hedef ve amaçlarına yönelik olarak İş Akış Şemaları, Görev Tanımları, Görev Dağılım Çizelgeleri ile tüm personelin görev ve sorumlulukları kendilerine bildirilecektir. Dilek, şikayet, öneri, istek vb. için varolan formlar geliştirilecektir. Dilek, şikayet, öneri, istek vb. için geliştirilen formalara elektronik ortamda ulaşılabilmesi için teknik altyapı sağlanacaktır. veya Çalışma 3.Bilgi Edinme i 4.Hukuk Müşavirliği Bilgi İşlem 1.Üst Yönetim 3. 2. İdari İş Akış Şemaları, Görev Tanımları, Görev Dağılım Çizelgeleri BİMER, Başvuru formları BİS14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS 14.1 BİS 14.2 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Üniversitemiz 2013-2017 k Planı, Yıllık Performans Programı, Üniversitemiz Web Sitesi. Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu, Üniversitemiz Web Sitesi BİS 14.1.1 BİS 14.2.1 Üniversitemiz k Planı, Yıllık Performans Programı web sitesinde yayımlanmaya devam edilecektir Üniversitemiz Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu web sitesinde yayımlanmaya devam edilecektir. 1. 2.Bilgi İşlem 1. 2.Bilgi İşlem k Plan, Yıllık Performans Programı Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu olarak mevcut durum yeterli güvence olarak mevcut durum yeterli güvence
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı BİS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. 5018 Sayılı Kanun, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik, ve İdare Faaliyet Raporu, Üniversitemiz web sitesi BİS 14.3.1 Üniversitemiz İdare Faaliyet Raporu web sitesinde yayımlanmaya devam edilecektir. veya Çalışma 1. 2.Bilgi İşlem İdare Faaliyet Raporu olarak mevcut durum yeterli güvence BİS 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu. faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. BİS 14.4.1 Görev ve faaliyetlere ilişkin hazırlanması gereken raporlar hakkında yazılı ve bilgilendirme toplantılarıyla tüm birim personelinin bilgilendirilmesi sağlanacaktır. 1. 2.Bilgi İşlem KİOS ve EBYS Çıktıları
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya Çalışma Bİ15 BİS 15.1 BİS 15.2 BİS 15.3 BİS 15.4 BİS 15.5 Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, 2547 sayılı Kanun, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı, 2005/7 Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı 2005/7 Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi, Resmi Yazışmalarda Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 25692 sayılı Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 13298 sayılı Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı, 2005/7 Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi. BİS 15.1.1 BİS 15.2.1 BİS 15.3.1 BİS 15.4.1 BİS 15.5.1 Üniversitemiz tüm inde EBYS'ye geçilecek, kayıt ve dosyalama sistemi elektronik ortamda yürütülecektir. EBYS ile kayıt ve dosyalama sisteminin kapsamlı ve güncel olması, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilirliği ve izlenebilirliği sağlanacaktır. EBYS ile kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlayacaktır. EBYS ile kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun hale getirilecektir. EBYS ile gelen ve giden evrak zamanında kaydedilecek, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılacak ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmesi sağlanacaktır. 1.Genel 2.Bilgi İşlem 1.Bilgi İşlem Bilgi İşlem 1.Bilgi İşlem, 1.Bilgi İşlem, 2. İdari 2. İdari EBYS Çıktısı EBYS Çıktısı EBYS Çıktısı EBYS Çıktısı EBYS Çıktısı
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı BİS 15.6 BİS16 BİS 16.1 BİS 16.2 BİS 16.3 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. 2005/7 Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, in Fiziki Arşivleri. BİS 15.6.1 EBYS ile idarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve belgeleme sistemi oluşturulacaktır. veya Çalışma 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:idareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 3628 Sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu, 4483 Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun, Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri İle Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 3628 Sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu, 4483 Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun, Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri İle Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik. Anayasa, Avrupa İnsan Hakları Sözleşmesi, 2577 Sayılı İdari Yargılama Usulü Kanunu, 3628 Sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Hata, usulsüzlük ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu, yolsuzlukları bildiren 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, personele haksız ve ayırımcı Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri İle Başvuru Usul ve bir muamele yapılmamalıdır. Esasları Hakkında Yönetmelik, İşyerlerinde Psikolojik Tacizin (Mobbing) Önlenmesi ile İlgili 2011/2 Sayılı Başbakanlık Genelgesi. BİS 16.1.1 BİS 16.2.1 BİS 16.3.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri, mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslara göre yapılmaya devam edilecektir. Başvurular mevzuat çerçevesinde hata, usulsüzlük ve yolsuzluklara ilişkin ilgili yöneticiler tarafından inceleme yapılmasına devam edilecektir. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildiriminde bulunan personelin personel bilgileri birim tarafından gizli tutulacak ve ilgili personele ayrımcı bir muamele yapılmamasına devam edilecektir. 1.Genel 2.Hukuk Müşavirliği 2. İdari 3. Rektörlüğe 2. İdari 3. Rektörlüğe 1.Bilgi İşlem, 2. İdari 3. Rektörlüğe 1.Genel 2.Hukuk Müşavirliği 3.İç Denetim i 1.Üst Yönetim 3.Personel 4.İç Denetim i 5.Hukuk Müşavirliği EBYS Çıktısı İstatistiki Rapor İstatistiki Rapor İstatistiki Rapor olarak mevcut durum yeterli güvence olarak mevcut durum yeterli güvence olarak mevcut durum yeterli güvence
SİNOP ÜNİVERSİTESİ DÖNEMİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 5- İZLEME Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya Çalışma grubu üyeleri İS17 İç kontrolün değerlendirilmesi:idareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İS 17.1.1 Üniversitemiz bünyesinde oluşturulan "İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu" tarafından iç kontrol sisteminin yapısı ve işleyişi düzenli olarak izlenecek ve değerlendirilecektir. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu İS17.1 İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, İS 17.1.2 İS 17.1.3 İç Kontrol Sistemini, idare faaliyetlerini yöneten personel ve onları hiyerarşik olarak kontrol etmekle görevli yöneticiler tarafından belirli aralıklarla değerlendirilerek düzenleyecekleri raporu Aralık ayı sonuna kadar na gönderilecektir. ; soru formları, iç ve dış denetim sonuçları, ön mali kontrole ilişkin sonuçlar, yönetici görüşleri ile kişi veya idarelerin talep ve şikayetlerini de göz önünde bulundurarak en az bir defa olmaz üzere İç Kontrol Değerlendirme Raporu hazırlayacaktır. Değerlendirme Raporu Rapor Bu nedenle ilgili İS 17.1.4 ; uygulama sonuçlarını den gelen raporlara göre belirli aralıklarla izleyecektir. Değerlendirme Raporu İS17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, İS 17.2.1 İç Kontrol Değerlendirme Raporunda, iç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol faaliyetleri belirtilecektir. Söz konusu eksiklikler ve çözüme yönelik kontrol faaliyetleri, eksikliğin tespit edildiği birime bildirilecektir. Bildirim Bu nedenle ilgili İS17.3 İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin inin katılımı sağlanmalıdır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, İS 17.3.1 İç kontrolün değerlendirilmesi amacıyla Aralık ayında yapılacak olan toplantıya idarelerin birim yöneticilerinin katılımı sağlanacaktır. 1.İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu 2. Değerlendirme Raporu Bu nedenle ilgili