1. AMAÇ: Bu prosedürün amacı, Personel Daire Başkanlığınca hiç yapılmaması, hatalı veya geç yapılması halinde kurumun işleyişini aksatacak ya da memura, çalışma arkadaşlarına veya üçüncü kişilere zarar verebilecek olan, İstanbul Üniversitesi Personel Daire Başkanlığı Hassas Görevler Listesi nde belirtilen görevlerin, kim tarafından, nasıl ve ne zaman yürütüleceği ve gerektiğinde nasıl kontrol edileceğini belirlemek üzere standart bir yöntem belirlemektir. 2. KAPSAM: Bu prosedür, İstanbul Üniversitesi Personel Daire Başkanlığı Hassas Görevler Listesinde tanımlanan görevlerin yürütülmesi ile ilgili tüm faaliyetleri kapsar. 3. SORUMLULAR: Bu prosedürün uygulanmasından İstanbul Üniversitesi Personel Daire Başkanlığında görev yapan tüm Memurlar, Şefler, Şube Müdürleri ve Daire Başkanı sorumludur. 4. TANIMLAR: 4.1. Daire : Personel Daire Başkanlığı 4.2. Hassas Görev: Yapılmaması, hatalı veya geç yapılması halinde kurumun işleyişini aksatacak, çalışan memura, diğer çalışanlara veya üçüncü kişilere zarar verebilecek olan görev. 5. PROSEDÜR İŞLEYİŞİ: 5.1. Hassas Görevlerin Yürütülmesi ve Sorumlular 5.1.1. 657 Kadro ve Yazışma Şube Müdürlüğünce yürütülecek hassas görevler İ.Ü. Personel Daire Başkanlığı Hassas Görevler Listesi nde tanımlanan ilgili hassas görevlerin yürütülmesinden Daire Başkanı, 657 Kadro ve Yazışma Şube Müdürü, 657 Kadro ve Yazışma Şefleri ile 657 Kadro ve Yazışma Şube Müdürlüğü memurları sorumludur. A) Görev takvimi ve süreç: Görev Takvimi: 1. SSK-BAĞKUR-Askerlik, İntibak, Derece, Kademe ve Terfi değerlendirilmesi, 2. Rektörlük kadrosunda olan 657 personelin SGK Tescil İşlemleri. 3. Mecburi Hizmet ataması (Uzman Tabip-Tabip, Eczacı, Diş tabibi ) atamaları, 4. Açıktan (aday olarak) atama (kpss atamaları),özürlü, Terörle Mücadele atamaları, Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu, Terörle Mücadele ve Özürlü atama işlemleri,
5. Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği işlemleri 6. Kadroların dolu-boş, derece ve, iptal ve ihdas işlemleri. 7. Birim, Unvan ve Kadro Derecesi Değişikliği ve işlemleri 8. İstatistikler Görev süreç: SSK - BAĞKUR değerlendirmesi: Kişinin SSK lı geçen hizmeti hakkında verdiği dilekçeye istinaden Sosyal Güvenlik Kurumundan pirim gün sayısı istenir, gelen cevap üzerine dosyası çıkarılarak intibak yapılır ve yapılan değişiklik otomasyon sistemine işlenir. İntibak: Bir üst öğrenimi bitiren personel diploması ile başvuruda bulunur. Mevzuata uygun şekilde intibak yapılır ve yapılan değişiklik otomasyon sistemine işlenir. Askerlik Değerlendirmesi: Kişi dilekçe ile terhis belgesini ibraz eder, dosyası çıkarılarak intibak yapılır ve yapılan değişiklik otomasyon sistemine işlenir. - Derece, Kademe ve Terfi değerlendirilmesi, O ayki terfi alacaklar personel otomasyon sisteminden belirlenir, listeler alındıktan sonra ilgili amir tarafından onaylanır ve üçlü olura hazırlanır. İmzalandıktan sonra birimlere ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Rektörlük kadrosunda olan idari personelin Sosyal Güvenlik Kurumunun Tescil İşlemleri: Nakil atama, aday atama, kadro ve unvan değişikliği nedeniyle yapılan düzenlemelerde Sosyal Güvenlik Kurumunun otomasyon sisteminden tescil işlemleri yapılarak kişinin göreve başlaması veya ayrılması Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirilir. Mecburi Hizmet ataması (Uzman Tabip-Tabip, Eczacı, Diş tabibi) atamaları, Bütçe kanunu hükümleri gereğince ihtiyaç doğrultusunda yeterli kadro bloke edilir, birimlerin ihtiyaçlarının alınması için yazı gönderilir ve Sağlık Bakanlığına ihtiyacımız olan adet ve unvanlar bildirilir. Sağlık Bakanlığının kura sonucu yerleştirilen adaylarının atama teklifi gelir ve gelen kişinin görev yeri tespit edilip, idari kadro defterlerinden ve personel otomasyon sistemine bilgileri girilir atama kararnamesi çıkarılır ve adrese tebliğ edilir. Açıktan (aday olarak) (kpss atamaları), Özürlü, atamaları Devlet Personel Başkanlığı atama teklifi gönderir, atama yapılacak unvanların kodları ve atama şartları Personel Daire Başkanlığınca geri bildirilir, ÖSYM tarafından bu kadro ve şartları web sayfasında yayınlanır ve yerleştirilen personelin müracaatları atama belgelerinin alınması için adreslere yazı gönderilir ve görev yeri tespitinin ardından, kadro verilir ve atamaları gerçekleştirilir. Sosyal Güvenli Kurumu otomasyon sistemine işlenir.
Naklen atama: Kişinin dilekçe ile müracaatı alınır, görev yeri tespiti yapılır, var ise boş kadro rezerve edilir, bağlı olduğu kurumdan nakil muvafakat istenir. Kurumunun uygun vermesi halinde hizmet belgesi ve sicil özeti gönderir, kadro verilir ataması yapılır ve maaş nakil yazılır. Sosyal Hizmetler Ve Çocuk Esirgeme Kurumu atamaları 3413 Sayılı Yasa gereği her yıl idari serbest kadronun %001 oranında kadro bloke edilir ve T.C. Başbakanlık Sosyal Hizmetler Ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğüne ihtiyacımız olan kadroları öğrenim durumlarına göre bildirir ve Genel Müdürlük tarafından isim listeleri gelir. İsimleri gelen adaylara sınav için tebligat gönderilir. Sınav sonuçlarına göre asil ve yedek listeleri hazırlanıp başvuruda bulundukları unvan, derece ve öğrenim durumlarına göre kadro verilir ve personel otomasyon sistemine işlenir. Terörle Mücadele ve Özürlü ataması İşlemleri: İç İşleri Bakanlığı tarafından YÖK e teklif gider, YÖK Üniversiteye iletir, atanacak kişi ile irtibata geçilip atanması için gerekli olan evraklar temin edilir, kadro rezerve edilir ataması yapılır ve YÖK İş ve İşçi Bulma Kurumuna İç İşleri Bakanlığına ataması yapıldığı bilgisi verilir. Unvan Değişikliği Sınavı Ve Atama İşlemleri İlan edilecek kadrolar belirlenir, başvurular alınır, başvuruların yönetmelik çerçevesinde komisyon tarafından incelenmesi değerlendirilir ve sınava katılacak adaylar belirlenir, sınav sorularını hazırlayacak sınav komisyonun tespiti ve görevlendirilmesi yapılır. Sınav tarihi, yeri ve saatinin adaylara duyurulur. Sınav kâğıtları komisyon tarafından incelenir ve sonuçlar ilan edilir. Kazanan adayların yönetmelik kapsamında kadroları verilir, atamaları yapılır ve personel otomasyon sistemine işlenir. Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği işlemleri: İlan edilecek kadrolar belirlenir ve ilan edilir. İlan edilen kadrolara yapılan başvurular oluşturulan inceleme komisyonu tarafından incelenerek yönetmelik çerçevesinde eleme yapılır ve sınava alınacak personel listesi yayınlanır. Akabinde verilecek eğitim programı ve yeri belirlenerek ilgili personele tebliğ edilir. Eğitim bitiminde oluşturulan sınav komisyonu tarafından belirlenen tarih ve saatte ilgili personel sınava alınır. Sınav kağıtları sınav komisyonu tarafından (Sınav ÖSYM tarafından yapılmıyor ise) incelenerek sonuçlar web sitesinde ilan edilir. Kazanan adayların yönetmelik kapsamında kadroları verilir, atamaları yapılır ve personel otomasyon sistemine işlenir. Kadroların dolu-boş, derece ve, iptal ve ihdas işlemleri. Personel Daire Başkanlığınca her yılın Nisan ayında aksi bir yazı gelmedikçe Dolu Kadro ve Boş Kadro Değişiklik istekleri tüm birimlere Dolu ve Boş kadro değişiklik isteği için doldurulacak tablo ekte sunulmak üzere tamim edilir her yılın Mayıs ayı sonuna kadar Personel Daire Başkanlığı tarafından Maliye Bakanlığı, Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığı ve YÖK e birimlerden gelen Dolu ve Boş Kadro Değişiklik istekleri personel programından kontrol edilerek I, II ve III sayılı cetveller itibariyle doldurularak gönderilir. Her yılın Haziran ayında İ.Ü. Rektörlüğü adına en az bir Şube Müdürü Devlet Personel Başkanlığında yapılan toplantıya katılmak suretiyle tutanak tutularak alınan karar uyarınca
değişiklik yapılan kadrolar düzeltilmek üzere YÖK tarafından Devlet Personel Başkanlığının yazısı, tutanak ve düzeltilen I, II ve III sayılı cetveller Personel Daire Başkanlığına gönderilir ve Dolu ve Boş Kadro değişiklikleri II sayılı cetvel itibariyle yeniden düzenlenerek Resmi Gazete de yayınlanmak üzere YÖK e yazı ile gönderilir. Dolu ve Boş Kadro değişiklik isteklerinin Resmi Gazete de yayınlanmasından sonra Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığı na gerekli girişimlerde bulunularak vize edilmek üzere vize çizelgeleri gönderilir. Vizeden geldikten sonra o yılın ideal kadro durumunu gösterir tablolara Birim, Unvan, Derece ve Sınıf bazında dökümü yapılarak hazırlanır, onay alınır ve gerekli birimlere tebliği yapılır. Personel otomasyon sistemine veri girişi yapılır. Tenkis Tahsisi İşlemleri: Personel Daire Başkanlığı tarafından ihtiyaç duyulması halinde görev yeri ve kadro yeri farklı olan personelin veya kadro ihtiyacı olan birimlere boş kadro tahsis edilmesi için tenkis-tahsis işlemleri yapılabilmesi için birimlere tamim yapılır. Personel Daire Başkanlığı tarafından birimlerden gelen listeler kontrol edildikten sonra liste yapılır ve ilgili cetveller doldurularak vize edilmesi için Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığına ve Maliye Bakanlığına gönderilir. Personel Daire Başkanlığı, Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığına. Ve Maliye Bakanlığı nca vize edilen tabloları bilgi için YÖK, Maliye Bakanlığı ve Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığına gönderir. Personel Daire Başkanlığı, vizeden gelen tablolar ve isim listelerini olur alınmak üzere Rektörlük Makamına arz eder ve imzalandıktan sonra bilgi için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve İdari Mali İşler Daire Başkanlığına, gereği için de ilgili birimlere üst yazı ile gönderir. Personel Daire Başkanlığı, tenkistahsis vize tablolarını o yılın 657 Sayılı Kanuna tabi ideal kadro durumunu gösterir tablolara birim, sınıf, unvan ve derece itibariyle tenkis edilen kadrolar çıkarılmak ve tahsis edilen kadrolar da eklenmek suretiyle işlenir. Ayrıca İdari Kadro Defterleri ve personel programında tek tek giriş yapılmak suretiyle birim aktarmaları yapılır. Personel Daire Başkanlığı, tenkis-tahsis yapılan personelin kadro aktarmaları tamamlandıktan ve dosya numaraları değiştirildikten sonra toplu olur alınarak dosyalarına gönderilir. Tenkis-tahsis yapılan personelin biriminden eski görevinden ayrılış ve yeni görevine başlama tarihlerini belirten yazı Personel Daire Başkanlığı na gelir ve personel programına işlenerek dosyalık yapılır. İstatistikler: Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına her ay sonu itibariyle İdari personelin dolu-boş, atananayrılan durumlarını gösterir tablonun doldurularak gönderilir. Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığına her ay sonu itibariyle atanan-ayrılan, unvan ve derece değişikliklerini gösterir cetvellerin doldurulması. Üniversite bazında idari kadroda çalışan özürlü personelin dolu-boş, atanan-ayrılan, kadın-erkek ve özür durumlarını gösterir istatistik tabloları Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığı na üç aylık dönemler halinde
gönderilir. Sağlık Bakanlığı na Üniversitemizde görev yapan Tabip ve Uzman Tabiplerin uzmanlık dallarına göre ilgili tablolar doldurulur. Personel Daire Başkanlığına tarafından 657 Sayılı Kanuna tabi Özel bütçe ve Döner Sermaye kadrolarının dolu-boş, atanan-ayrılan vb. şekilde her yılın Mart, Haziran, Eylül ve Aralık sonu itibariyle internet ortamında Maliye Bakanlığının internet sayfasından E-Bütçe uygulaması başlığı altındaki tablolar doldurulur. Personel Daire Başkanlığına tarafından Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığının resmi internet sayfasında DPB-Uygulama başlığı altında internet ortamında 657 İdari Kadro Özel Bütçe ve Döner Sermaye ayrı ayrı olmak üzere esas alınarak dolu-boş, atanan-ayrılan, kadın-erkek sayılarını gösterir tablonun doldurulur ve her yılın Mart, Haziran, Eylül ve Aralık sonu itibariyle çıktı alınarak üst yazı ile Devlet Personel Başkanlığı na gönderilir. Maliye Bakanlığının bütçe talimatına göre ek göstergelerin ayarlanması için her yılın sonunda Özel Bütçe ve Döner Sermaye ayrı olmak üzere birim bazında Unvan ve dereceler itibariyle dolu-boş sayıları belirten tablolar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına verilir. Maliye Bakanlığının bütçe talimatına göre Bütçe çalışmaları için tüm Üniversite bazında Özel Bütçe ve Döner Sermaye ayrı olmak üzere birim, unvan ve dereceler itibariyle listeler, ayrıca üst icmal çıkarılarak birimlere ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. 5.1.2. Akademik Kadro ve Yazışma Şube Müdürlüğünce yürütülecek hassas görevler A) İ.Ü. Personel Daire Başkanlığı Hassas Görevler Listesi nde tanımlanan ilgili hassas görevlerin yürütülmesinden Daire Başkanı, Akademik Kadro ve Yazışma Şube Müdürü, Akademik Kadro ve Yazışma Şefleri ile Akademik Kadro ve Yazışma Şube Müdürlüğü memurları sorumludur. B) Görev Takvimi ve Süreç: Görev Takvimi: 1. Kadroların dolu-boş, derece ve kademe değişiklikleri ve İntibak işlemleri. 2. Dolu-Boş kadro değişiklikleri, iptal ve ihdas işlemleri. 3. Akademik kadrolar ile ilgili ilan çalışmaları, 4. Profesör/Doçent kadrolarına yapılacak atamalar için Jüri belirleme yazışmaları, 5. Açıktan ve naklen atanacak akademik personelin atama işlemleri, 6. Öğretim Elemanlarının görev süresi uzatımı işlemleri, 7. 1416 sayılı Kanun uyarınca yapılan işlemler. 8. Akademik personel ayırma/ilişik kesme işlemleri, 9. Mecburi hizmet işlemleri, 10. Rektörlük kadrosunda olan akademik personelin SGK Tescil İşlemleri.
11. Askerlik yazışmaları 12. TUS,DUS ve YDUS İlkbahar ve Sonbahar Dönemlerine ilişkin açık bulunan öğretim yardımcısı Kontenjanlarının bildirilmesi bakımından hassas görev tanımlıdır. Süreç: Kadroların dolu-boş, derece ve kademe değişiklikleri ve İntibak işlemleri (B1):Dolu Kadro derece değişikliği, yapılacak personelin teklifi ilgili birimden gelir. Akademik Kadro ve Yazışma Şube Müdürlüğü derece değişikliği yapılacak personelin durumunu inceler. Uygun ise Derece Değişikliği yapılmak üzere YÖK e teklif eder, YÖK den onay geldikten sonra derece değişikliği oluru alınır. İlgili birimlere bildirilir. Takip işlemleri Akademik Büro Personeli tarafından yasal süre içerisinde yapılmaktadır. Boş Kadro Birim değişikliği Rektörlük tarafından Birimin isteği, Akademik Kadro durumu kontrol edilip, ÜYK gönderilir. ÜYK kurulundan karar çıktıktan sonra YÖK e gönderilir. YÖK uygun geldikten sonra Rektörlük gerekli programlarda düzeltmeleri yapar. İntibak İşlemleri Bir üst öğrenimi bitiren personel diploması ile (Yüksek Lisans veya Doktora Diploması) başvuruda bulunur. Mevzuata uygun şekilde değerlendirilme onayı alınır. İlgili birime gönderilir. Dolu-Boş kadro değişiklikleri, iptal ve ihdas işlemleri (B2): Üniversitemize ait akademik kadroların üzerinde meydana gelen değişiklikler Personel Otomasyon sistemi üzerinden senede bir kez toplu olarak gerçekleştirilir. Üniversitemizde Dolu kadro derece değişikliği ve Boş Kadro Derece Değişikliği, Boş Kadro Ünvan değişikliği Üniversitemiz ihtiyacına gore iptal ve ihdas işlemleri yapılacak ünvanlar sistem üzerinden taranır. YÖK, Devlet Personel Başkanlığı ve Maliye Bakanlığına iletilir. Uygun görülen kadrolar Resmi Gazetede yayınlandıktan sonra işlevlik kazanır. Akademik kadrolar ile ilgili ilan çalışmaları (B3): Akademik Personel alımına ilişkin birimlerden gelen ilan teklifleri esas alınır. Taslak metinler üzerinden kadroların izinli olup olmadığı ve şartlarının mevzuat hükümlerine uygunluğu denetimi Şube Müdürü ve ilgili büro personeli tarafından yapılır. Öğretim Üyesi Dışındaki Ilanlar yayınlanmak üzere YÖK ün internet sitesine girilir, Öğretim Üyesi İlanları yayınlanmak üzere Basın İlan Kurumuna gönderilir. Profesör/Doçent kadrolarına yapılacak atamalar için Jüri belirleme yazışmaları (B4): Jüriler Mevzuata uygun biçimde belirlendikten sonra, Mevzuata uygun sürelerde jüri üyelerine gönderilir. Açıktan ve naklen atanacak akademik personelin atama işlemleri (B5): İlana başvuru yapan adaylardan öğretim üyesi kadrolarına atanacak adayların işlemleri Profesör ve Doçent kadrolarına yapılacaklar jürilerden raporları geldikten sonra, Rektörlük tarafından, Yardımcı Doçent kadrosuna atanacaklar İlgili birim tarafından ve öğretim üyesi dışındaki kadrolara atanacak akademik personelin kadrolarına sınavları yapıldıktan sonra kazanan adayların atama teklifleri ilgili birimlerden teklifi gelir mevzuata uygunluğu kontrol edildikten sonra atama işlemleri yapılır. Öğretim Elemanlarının görev süresi uzatımı işlemleri (B6): Akademik Personelden görev süresi uzatılacak süresi dolan akademik personelin birimlerden gelen süre uzatılma teklifleri incelenerek, mevzuata uygun olarak görev süresi uzatma uygunu alınır. İlgili birime bildirilir. 1416 sayılı Kanun uyarınca yapılan işlemler (B7):Milli Eğitim Bakanlığı hesabına Üniversitemiz adına yurtdışında lisansüstü eğitim yapmaya hak kazananların eğitimlerini tamamladıktan sonra, Adayın atanacağı birime kadro işlemleri süreci tamamlandıktan sonra, ilgili birimlere atamaları 3 aylık yasal süre içinde gerçekleştirilir. Ataması süre zarfında gerçekleşmediği takdirde oluşan kamu zararının mecburi hizmetin düşmesine sebebiyet
verenlere cezai müeyyide uygulanır. Kamu Zararı oluşmaması için işlemlerin yasal süre içerisinde takip edilmektedir. Akademik personel ayırma/ilişik kesme işlemleri (B8): İlişiği kesilecek Akademik Personelin ilgili birimden teklifi rektörlüğümüze yapıldıktan sonra ayırma/ilişik kesme işlemi gerçekleştirilir. Mecburi hizmet işlemleri (B9): Üniversitemize atanacak olan Akademik Personelin, Mecburi Hizmet Devri için YÖK e yazı yazılır. YÖK Mecburi hizmetini üniversitemize devrederse atama işlemleri yapılır. Mecburi Hizmeti bulunan Akademik Personelden mecburi hizmetini tamamlamadan ayrılması durumunda olanlar YÖK e bildirilir. Rektörlük kadrosunda olan akademik personelin SGK Tescil İşlemleri (B10):Üniversitemize atanan Akademik Personelin atama işlemi yapılıp ilgili birime göreve başlaması rektörlüğümüze bildirildikten sonra SGK Tescil İşlemleri İnternet ortamında mevzuat süresi içerisinde yapılmaktadır. Yapılmadığı takdirde cezai sorumluluğu bulunmakta olup. Takip işlemleri yetkili Akademik Büro Personeli tarafından yapılmaktadır. Askerlik yazışmaları (B11):Üniversitemizin öğretim elemanı kadrolarına atanacaklardan veya Üniversitemizde görevli öğretim elemanlarından askerlik görevini yapma aşamasına gelenler Mevzuat çerçevesinde adayın bulunduğu birimin teklifi üzerine rektörlüğümüze ulaşan talep Milli Savunma Bakanlığına bildirilmekte olup, Bakanlık tarafından sevk tehirinin yapılmaması durumunda kişinin askere sevkinin sağlanması için görevli olduğu birime gelen sonuç bildirilir. Bildirilmediği takdirde aday bakaya duruma düşmektedir. Kişi ve Kurum hakkında Bakanlık tarafından soruşturma başlatılmaktadır. Takip işlemleri Akademik Büro Personeli tarafından yasal süre içerisinde yapılmaktadır. TUS,DUS ve YDUS İlkbahar ve Sonbahar Dönemlerine ilişkin açık bulunan öğretim yardımcısı Kontenjanlarının bildirilmesi (B12): Üniversitemizdeki Tıpta Uzmanlık Eğitimi yapan birimlerin kadro talepleri kontenjanların Süresi içinde YÖK e internet ortamında bildirilmekte ve ayrıca kadro yazışmaları da yapılmaktadır. YÖK kontenjanlar bildirilmediği takdirde Üniversitemizin Tıp fakültelerindeki TUS, DUS ve YDUS kadro ihtiyacı giderilememektedir. Takip Akademik Büro Personeli tarafından süresi içinde yapılmaktadır. 5.1.3. Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce yürütülecek hassas görevler A) İ.Ü. Personel Daire Başkanlığı Hassas Görevler Listesi nde tanımlanan ilgili hassas görevlerin yürütülmesinden Daire Başkanı, Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürü, Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Şefleri ile Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğü memurları sorumludur. C) Görev takvimi ve süreç: 1-Akademik, İdari ve İşçi olarak çalışan personelin emeklilik işlemlerinin mevzuata uygun yapılması 2-375 SKHK uyarınca Sözleşmeli Bilişim Personel alımının mevzuata uygun yapılması
yapılması hazırlanması İÜ REKTÖRLÜĞÜ 3-657 Sayılı Kanunun 4/B maddesi uyarınca Sözleşmeli Personel alımının mevzuata uygun yapılması 4-Tıpta ve Diş Hekimliğinde Uzmanlık Eğitimi Yönetmeliği uyarınca Yurt Dışı denklik işlemlerinin 5-Akademik personelin sicil raporlarının temini, muhafaza edilmesi ve kontrolü 6-Göreve başlayan ve ayrılan işçilerin Sosyal Güvenlik Kurumundan işe giriş ve çıkış bildirgelerinin 7-Rektörlük Teşkilatı kadrosunda olup, nakil ve emeklilik nedeniyle ayrılan personelin Sosyal Güvenlik Kurumundan işten ayrılış bildirgesini düzenlemek 8-BİMER e yapılan başvuruların günlük olarak takip edilerek ilgili birime işlem yapılmak üzere iletilmesi SÜREÇ: Emekliliğini talep eden kişi görev yerine dilekçe verir. Görev yerinin kişinin dilekçesini, kadrosunun bulunduğu birime iletir. Kadrosunun olduğu birim dilekçeye istinaden kişinin dosyasını çıkartıp emeklilik belgesini hazırlar ve diğer gerekli belgeler (varsa SSK Belgesi, Askerlik Belgesi vs.) eklenerek Başkanlığımıza gönderir. Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce onay için Rektörlük Makamına sunulur. Onayı alınan emeklilik belgesi Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığına gönderilir Rektörlük onayından 3 nüsha fotokopi çekilip bir tanesi dosyasında kalmak üzere çalıştığı birime, Strateji Daire Başkanlığına tebligat yapılır. Sosyal Güvenlik Kurumundan emekli aylığı bağlandı yazısı gelir. Emekli olan Profesör kadrosunda ise ilgili şahsa teşekkür yazısı yazılır. Personel Programından ilgilinin emekliliği işlenerek kadrodan düşülür. 5434 sayılı Kanunun 40.maddesi uyarınca Akademik personel 67 yaşında, İdari personel 65 yaşında yaş haddi nedeniyle emekliye ayrılacakların listesi her yılın sonunda Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce hazırlanır. İlgili şahısların doğum tarihleri geldiğinde görev yerine bildirilir. İlgilinin dosyası çıkartılıp gerekli belgeler (varsa SSK Belgesi, Askerlik Belgesi vs.) eklenerek yazılan emeklilik onayı Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce Rektörlük Makamına sunulur. Emeklilik için alınan onay ve eklenen diğer belgeler Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığına gönderilir Rektörlük onayından 3 nüsha fotokopi çekilip bir tanesi dosyasında kalmak üzere çalıştığı birime, Strateji Daire Başkanlığına tebligat yapılır. Sosyal Güvenlik Kurumundan emekli aylığı bağlandı yazısı gelir. Emekli olan Profesör kadrosunda ise ilgili şahsa teşekkür yazısı yazılır. Personel Programından ilgilinin emekliliği işlenerek kadrodan düşülür. Emeklilik hakkını kazanan işçi kadrosundaki personeller Sosyal Güvenlik Kurum İl Müdürlüğünden yaşlılık aylığı almaya hak kazanmasına ait bir yazı alarak maaş aldığı birime dilekçe vermek suretiyle emeklilik işlemlerini başlatmış olur.-kıdem tazminatı için kurumda çalıştığı süreler dikkate alınır (var ise borçlanması kıdemine ilave edilir)-4857 sayılı İş Kanununa dayanarak, 1475 sayılı iş Kanununun 14.maddesi ve Toplu İş sözleşmesi uyarınca Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce iş akdi fesh edilerek, Rektörlük Makamından kıdem tazminatı ödeme onayı alınır.rektörlük onayından 3 nüsha fotokopi çekilip, bir tanesi dosyasında kalmak üzere, çalıştığı birime, strateji daire başkanlığına tebligat yapılır. 375 SKHK Ek 6.maddesi ve bu maddeye dayanılarak KPSSP3 (B) grubu puan türünden en yüksek puan alan adaydan başlanarak yapılacak sıralamaya gore (KPSS puanı olmayan veya belge ibraz etmeyen adayın KPSS puanı 70 olarak dikkate alınacak olup, bu sıralamaya gore son sıralamaya göre aynı punanı alan adaylarda sınava katılmaya hak kazanacaklardır) sözleşmeli bilişim personeli pozisyonunun 4 ( dört) katı aday arasından, gerçekleştirilecek yazılı ve uygulamalı sözlü sınav başarı sırasına gore yapılacağı sözleşmeli bilişim personeli için Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce istihdam edilecek sözleşmeli personele
ilişkin olarak boş sözleşmeli personel pozisyon, unvan ve sayısını bu pozisyonlarda istihdam edileceklerde aranacak nitelikleri, pozisyonlara yapılacak yerleştirme usulünü, sınavla alınacaklarda sınav yeri, tarihi, türü konuları ile diğer hususları yerleştirme veya sınav tarihinden en az 15 gün önce Türkiye çapında yayınlanan yüksek tirajlı gazetelerden birinde ve varsa resmi internet sitesinden ilan edilir. Başvurulardan sonra alınacak personel için komisyon Üniversitemizin atamaya yetkili amirin veya görevlendireceği birim amirinin başkanlığında, personel işlerinden sorumlu birim yöneticisi ve atamaya yetkili amir tarafından görevlendirilecek 3 üye olmak üzere 5 kişiden teşekkül eder. Söz konusu komisyon üyelerinin öğrenim düzeyi adaylarda aranan öğrenim düzeyinden düşük olamaz, komisyon başkan ve üyeleri, eşlerinin, 3. Dereceye kadar kan ve 2. Dereceye kadar kayın hısımlarının katıldığı sınavlarda görev alamazlar. Belirlenen personellere Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce atama onayı ile hizmet sözleşmesi hazırlanır. Hizmet sözleşmeleri görev yerlerine ve Strateji Daire Başkanlığına tebligatı yapılır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 4/ B fıkrasına göre personel alımı ÖSYM Başkanlığı tarafından Kamu Personeli Seçme Sınavı (KPSS) (B) gurubu puan sırası esas alınmak suretiyle yazılı veya sözlü sınav yapılmaksızın doğrudan yapılan merkezi sınav ile yerleştirilir.söz konusu statüde çalıştırılacak personelin adet ve nitelikleri genel bütçeye konularak Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığı ve Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünün vizesine tabidir. ÖSYM Başkanlığı tarafından yapılan merkezi yerleştirme suretiyle alınanlar haricinde, istihdam edilecek sözleşmeli personele ilişkin olarak boş sözleşmeli personel pozisyon, unvan ve sayısını bu pozisyonlarda istihdam edileceklerde aranacak nitelikleri, pozisyonlara yapılacak yerleştirme usulünü, sınavla alınacaklarda sınav yeri, tarihi, türü konuları ile diğer hususları yerleştirme veya sınav tarihinden en az 15 gün önce Türkiye çapında yayınlanan yüksek tirajlı gazetelerden birinde ve varsa resmi internet sitesinden ilan edilir.kurulan komisyonda Üniversitemizde atamaya yetkili amirin veya görevlendireceği birim amirinin başkanlığında, personel işlerinden sorumlu birim yöneticisi ve atamaya yetkili amir tarafından görevlendirilecek 3 üye olmak üzere 5 kişiden teşekkül eder.söz konusu komisyon üyelerinin öğrenim düzeyi adaylarda aranan öğrenim düzeyinden düşük olamaz, komisyon başkan ve üyeleri, eşlerinin, 3. Dereceye kadar kan ve 2. Dereceye kadar kayın hısımlarının katıldığı sınavlarda görev alamazlar. Belirlenen personellere Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce atama onayı ile hizmet sözleşmesi hazırlanır. Hizmet sözleşmeleri görev yerlerine ve Strateji Daire Başkanlığına tebligatı yapılır. 18 Temmuz 2009 tarih ve 27292 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Tıpta ve Diş Hekimliğinde Uzmanlık Eğitim Yönetmeliği uyarınca yurt dışında yapmış olduğu uzmanlık eğitiminin denklik işlemleri için Sağlık Bakanlığı Üniversitemizde ilgilinin sınava girmesi hakkında dosyasını Personel.Dai.Başkanlığına gönderir. Sağlık Bakanlığı Sağlık Eğitimi Genel Müdürlüğünden gelen Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce. tarafından ilgilin sınava gireceği Fakülteye gönderilir. Fakültenin incelemesi sonucunda ilgilinin eğitim aldığı birimin tanınıp tanınmadığı konusunda Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına sorulması için pers.dai.başkanlığına yazı yazar. Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına görüş sorulur. Yükseköğretim Kurulu Başkanlığından pers.dai.başk.görüş gelir. Yükseköğretim Kurulu Başkanlığından alınan görüş Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce ilgilinin sınava gireceği Fakülteye gönderilir. Fakültesince Yapılan sınav sonucunda kişi başarılı olduğu takdirde sınav sonucu ile dosyası Personel Daire Başkanlığına gönderilir. Gelen yazı ve dosya Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce Sağlık Bakanlığı Sağlık Eğitimi Genel Müdürlüğüne iade edilir. 2547 Sicil raporları için Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce Tüm Birimlere sicil raporlarının doldurulup gönderilmesi için tamim yapar. Birimlerden gelen sicil raporları 2.sicil amiri Rektör beye imzalattırır. İmzaları tamamlanan sicil raporları Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce.arşive muhafaza edilmek üzere kaldırılır. Rektör Yardımcıları, Dekanlar, Yüksekokul Müdürleri, Enstitü Müdürleri, Merkez Müdürleri sicil raporları Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce. birinci sicil amiri olan Rektöre imzalatılıp, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına gönderilir. Rektörün sicil raporu Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına boş olarak gönderilir. Rektörün sicil raporu Yükseköğretim Kurulu Başkanlığında kalır, Dekanların sicil raporları Personel Daire Başkanlığına iade edilir. Sicil raporları Personel Daire Başkanlığı arşivinde muhafaza edilir.
İşçi kadrosundaki personellerin işe girişlerinde 1 gün öncesinden, işten ayrılmasından itibaren 10 gün içerisinde Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirilmesi yapılır. İşçi kadrosunda olup, iş kazası geçiren personelin üç gün içerisinde polis tutanağı, hastane tutanağı ve şahitlerin imzasının bulunduğu bir dosya hazırlanıp, SGK ya ve Çalışma Bölge Müdürlüğüne bildirilmesi yapılır.çalışanların pirim sigortalarını bir sonraki ayın 7.gününe kadar ödenmesi yapılır. Maaşların ayın 5.gününe kadar hazırlanıp Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilip, ayın 14.günü maaş almaları sağlanır. Naklen atanma Üniversitemizde çalışan personel, başka kuruma naklen geçmek istediği takdirde geçmek istediği Kuruma dilekçe vererek başvuruda bulunur. Karşı Kurumdan Personel Daire Başkanlığına resmi olarak muvafakat yazısı gelir. Gelen yazı Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce ilgili şahsın görev yerine yazılarak sakınca olup olmadığı sorulur. Görev yerinden personelin nakil gitmesinde sakınca görülmediği takdirde sicil özeti ve sicil formu hazırlanarak üst yazıyla Personel Daire Başkanlığına gönderilir. Birimden gelen muvafakat yazısı Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce karşı Kuruma üst yazıyla gönderilir. Karşı Kurumdan personelin atama onayı Personel Daire Başkanlığına gelir. Atama onayına istinaden Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce görev yerine ilgilinin ilişiğinin kesilmesi gerektiği yazısı yazılır.görev yeri personelin ilişiğini keserek, Personel Daire Başkanlığına ilişik kesme belgesi ve görevden ayrılış yazısı gönderir. Görevden ayrılış yazısına istinaden Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce kişinin aktif hizmetini personel programından düşürür. İlgili Rektörlük Teşkilatı kadrosunda ise Sosyal Güvenlik Kurumu işten ayrılma bildirgesi düzenlenerek dosyasına konur. Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce nakil giden personelin özlük dosyası hazırlanarak atandığı birime gönderilir. Açıktan atanma Üniversitemizde çalışmış olup çeşitli nedenlerden dolayı ayrılan personelin, başka bir Kuruma açıktan atanması nedeniyle ilgili Kurumun Personel Daire Başkanlığından kişinin sicil özetini ister. Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce ilgilinin kadro yerinden sicil özeti istenir. Kadro yerinden Personel Daire Başkanlığına sicil özetini gönderir. Gelen sicil özeti Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce karşı Kuruma iletilir. Karşı Kurumdan Personel Daire Başkanlığı atama yazısı gönderilir. Atama yazısına istinaden Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce ilgilinin dosyası arşivden alınarak hazırlanır. Dosyası Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce karşı Kuruma gönderilir. BİMER resmi internet sitesine şifre ile giriş yapılarak gelen mailler okunur. Emeklilik, Sicil Sendika, İşçi ve Sözleşmeli Personel Şube Müdürlüğünce konusuna göre ilgili birime iletilir. İşlem yapıldığına dair BİMER e bilgi verilir. 5.1.4. Görevlendirme ve İzin Şube Müdürlüğünce yürütülecek hassas görevler A) İ.Ü. Personel Daire Başkanlığı Hassas Görevler Listesi nde tanımlanan ilgili hassas görevlerin yürütülmesinden Daire Başkanı, İzin-Görevlendirme Şube Müdürü, İzin Görevlendirme Şefleri ile İzin Görevlendirme Şube Müdürlüğü memurları sorumludur. B) Görev takvimi ve süreç: 1-Çeşitli nedenlerle Aylıksız izne ayrılacak olan Personelinin izin işlemleri; Olur tarihi, Maaş işlemleri ve SGK dan izin tarihlerinin girişi bakımından hassas görev tanımlıdır. Süreç:
1.1-Aylıksiz izne ayrılacak olan personelin izin teklifi Rektörlüğe, izine ayrılış tarihinden önceki bir tarihte gönderilmelidir, aksi takdirde kişiye gelen ay için maaş yapılabilir. 1.2-Gelen teklif ve ekleri incelenerek aylıksız izne engel bir durum olmadığı ve ilgili aylıksız izinin şartlarını yerine getirdiğini gösteren belgeler kontrol edilir. alınır. 1-3-Aylıksız izinler Rektörlük yetkisinde olduğundan bu izinler Rektör veya Vekiline imzaya açılarak Olur 1.4- İSKOP Personel Yönetimi Sisteminde aylıksız izine ait Hareket Onay Formu Düzenlenir. Bu Hareket Onay Formu Onaylı durumda bırakılır. 1.5- a- İdari Teşkilat kadrosunda bulunan personelin Aylıksız izin Olurlarında; aylıksız izin başlama tarihi ve takibindeki 10 gün içinde Sosyal Güvenlik Kurumu Kesenek Bilgi Sisteminde kişi aylıksız izine ayırılır. Bu işlem olmadığı takdirde Üniversitemize cezai işlem uygulanabilmektedir. Kesenek Bilgi Sisteminde aylıksız izne ayrıldığını gösterir çıktı alınarak bir nüshası Rektörlük Olurunun altına eklenir, diğer nüsha ise İzin Masası personelince ayrı bir dosyada saklanır. 1.5.b-İşçi kadrosunda olan personelin aylıksız izin tarihi gelmeden ayrılış günü maaş bürosuna bildirilir. 1.6-Aylıksız izin dönüşleri görev yeri tarafından Rektörlüğümüze bildirilir. Aylıksız izin Olur u Kişinin özlük dosyasından alınarak, 1.6.a-1-Rektörlük Teşkilatı kadrosunda olan personelin izin dönüşü göreve başlama tarihi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Genel Sekreterlik Makamına imzaya açılarak bildirilir. 1.6.a.2- Rektörlük Teşkilatı kadrosunda olan personelin izin dönüşü göreve başlama tarihi ve takibindeki 10 gün içinde Sosyal Güvenlik Kurumu Kesenek Bilgi Sistemine girilerek Çalışma Durumu: Aylıksız izinliden Aktif Çalışan Sigortalı konumuna gelmesi sağlanır. Çıktısı alınarak Evrak koçanına eklenir. 1.6.b.1- Kadrosu Rektörlük Teşkilatında olmayan personelin (Fakülte, Enstitü, Yüksekokul v.b.) Aylıksız izin dönüşü göreve başlama işlemlerinde personelin SGK işlemleri Kadro birimi tarafından yapılır. 1.6.b.2- Rektörlüğümüze bildirilen Aylıksız izin dönüşleri Genel Sekreterlik Makamına imzaya açılarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilir. 5.1.5. Doçentlik İşlemleri Şube Müdürlüğünce yürütülecek hassas görevler
5.1.6. Disiplin İşlemleri Şube Müdürlüğünce yürütülecek hassas görevler A) İ.Ü. Personel Daire Başkanlığı Hassas Görevler Listesi nde tanımlanan ilgili hassas görevlerin yürütülmesinden Daire Başkanı, Disiplin İşlemleri Şube Müdürü, Disiplin İşlemleri Şefi ile Disiplin İşlemleri Şube Müdürlüğü memurları sorumludur. B) Görev takvimi ve süreç: 1-) Disiplin ve Ceza soruşturmalarının sonuçlanması üzerine önerilen disiplin cezaları ile yargılanma veya yargılanmamaya ilişkin kararların hukuk aleminde var olması ve kararların uygulanması kapsamında yapılacak işlemlerin sekteye uğramaması için söz konusu kararların ilgililere, mevzuata uygun şekilde tebliğ edilmeleri çok önemlidir. Tebligatların hukuken geçerli olabilmesi için aşağıda belirtilen işlemlerin yapılması gereklidir. Resmi yazılar; a) İlgililerin görev yerlerinde yapılacak tebligatları kabul ettikleri hallerde, görev yerlerinde kendilerine Teslim Alındığına dair tutanak ile imza karşılığı verilmeli ve tutanak dosyaya eklenmelidir. b) Görev yerinde tebligatın kabul edilmediği durumlarda, ilgilinin Adres Kayıt Sisteminde kayıtlı adresine iadeli taahhütlü olarak gönderilmelidir. Ancak dikkat edilmesi gereken husus; evrakın postaya verileceği gün sistemdeki adresin bir çıktısını alıp, dosyada muhafaza edilmesini sağlamaktır. c) Evrak; İadeli taahhütlü olarak resmi adrese gönderildiği halde geri dönerse, Tebligat Kanununun Uygulanmasına Dair Yönetmeliğin 31. Maddesi gereğince muhtara tebliğ edilmelidir. Bu şekilde yapılacak tebliğlerde; adresine gidildiği gün adres kayıt sistemindeki adresinden çıktı alınmalı, yönetmeliğin sözü edilen maddesinde belirtilen tebliğ mazbatası adreste doldurulmalı, ilgilinin adresinin kapısına bırakılacak olan ihtarname 3 nüsha olarak hazırlanmalı ve bir tanesi kapıya, diğeri muhtara bırakılmalı ve son nüsha (tarih, muhtarın imzasını ve mührünü taşıyan nüsha) mazbata ve o güne ait adres çıktısı ile birlikte, dosyada muhafaza edilmelidir. d) Gidilen adres yanlış olduğu (adres kayıt sistemindeki adres de dahi olsa) veya ilgilinin tanınmadığı tespit edildiği taktirde konuya ilişkin tutanak tutularak dosyada muhafaza edilmeli ve Emniyet Müdürlüğünden; ilgilinin nüfus kayıt bilgileri ve kayıtlı son adresi gönderilerek adres tespiti istenilmelidir. e) Adres tespiti yapılamayan hallerde 48. Madde uyarınca ilanen tebligat yapılmalıdır.