END 418 Proje Yönetimi Bahar 2016 - Proje Süreçleri - Yrd. Doç. Dr. Bülent Gümüş Bilgi Alanları (Knowledge Areas) Proje Paydaş Yönetimi 2 1
Sayfa 3 Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi (Develop Project Charter ) Proje Beratı (Project Charter) projenin resmen başladığını duyurur, üst yönetimin destek ve onay verdiğini gösterir. Basit ama çok önemli bir dokümandır. Proje varlığını onaylar. Proje yöneticisi formal olarak atanır ve duyurulur. Proje ürünü/hizmetini tanımlar. Projenin hedeflediği iş gereksinimini tarifler Proje Yöneticisini ihtiyaç duyacağı kaynakları tedarik etmesi için yetkilendirir. 4 2
Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi (Develop Project Charter ) Project Statement of Work (Proje Beyanatı): Bir projenin finansal veya operasyonel amacını veya ihtiyacını belgeler. Müşteri veya Sponsor tarafından oluşturulur. Business Case: (İş Gerekçesi - Olurluk incelemesi) Proje beyanatını daha net olarak, bir takım tekniklerle destekler. Net Present Value(NPV) Internal Return of Rate (IRR) Cost-Benefit Ratio Payback Period 5 Uzman Görüşleri (Expert Judgement) PMI birçok proje yönetim sürecinin Araç ve Teknikler kısmında Uzman Görüşleri ne yer verir. Uzmanlar sürecin planlanması ve yürütülmesi sırasında fikir beyan edebilecek kişilerdir. Profesyonel ve teknik kişiler/kuruluşlar Endüstri grupları Organizasyondaki diğer birimleri Danışmanlar Konuyla ilgili uzmanlar Proje Yönetim Ofisi 6 3
Proje Beratı Neler İçerir? 1. Projenin adı 2. Projenin amacı ve gerekçesi 3. Ölçülebilir proje hedefleri ve başarı kriterleri 4. Üst seviye proje tanımı, ürün karakteristikleri 5. Aşamalar ve kilometre taşı listesi 6. Özet bütçe 7. Üst seviye riskler 8. Atanmış proje yöneticisi ve takımı, sorumlulukları ve yetkileri 9. Proje duyurusunu onaylayacak kişiler 7 Proje Başlangıcı Proje kısıtları Kısıt türleri Zaman Bütçe Kalite Kaynak kısıtları Teknolojik kısıtlar Yönetimin talimatları 8 4
Proje Başlangıcı Proje Varsayımları Proje paydaşlarının proje ile ilgili varsayımlarının anlaşılması ve dökümante edilmesi gereklidir Projelerin ileri bir aşamasında, belirli bir varsayımın yanlış çıkması veya unutulması yüzünden proje başarısızlıkla sonuçlanabilir 9 10 5
Kaynak: Zen ve Uygulamalı Proje Yönetimi Sanatı, 2006 11 Proje Başlatma Belgesi- Örnek 12 6
Proje Hikayesi 13 Paydaların Belirlenmesi (Identify Stakeholders) Proje paydaşları, projeden doğrudan/dolaylı etkilenen/etkileyen şahıs, grup ve kurumlardır. Proje paydaşlarının belirlenmesi süreci projeden olumlu veya olumsuz etkilenen şahıs ve organizasyonların belirlenmesi ve onların proje başarısına yönelik olarak ilgi, katılım ve etkilerini belgelemek üzere yapılan çalışmadır. 14 7
Paydaş Analizi Paydaşlar belirlenir. Paydaşların ilgi sahaları belirlenir. Paydaşların güç ve etkileri belirlenir. Paydaların projeye ne amaçla dahil edileceği belirlenir. Bilgi alışverişi amacıyla mı paydaş? Danışılmak üzere mi paydaş? Uzlaşma sağlaması için mi paydaş? Sorumluluk taşıması için mi paydaş? Paydaşlar için katılım şekli belirlenir. Paydaşları katılım için motive etmenin yöntemlerini araştırın. 15 Paydaş Analiz Matrisi 16 8
Proje Paydaş Listesi Tanımlama Bilgisi: Ad-Soyad, organizasyondaki yeri, görev yeri, projedeki rolü, iletişim bilgileri Değerlendirme Bilgisi: Temel gereksinimleri, beklentileri, projedeki potansiyel etkisi, hangi aşama ile en çok ilgili olduğu Paydaş Sınıfı: İç/Dış veya Destek/Tarafsız/Karşıt 17 Proje Başlatma Toplantısı Kickoff Meeting Proje yöneticisi ve projede görev alacak birimler belli olduktan sonra proje başlangıç toplantısı (kickoff meeting) organize edilir. Amacı, projeye katılacak olan tüm partilerin aynı masa etrafında bir araya gelerek projenin yapılma nedeni, amaçları ve hedefleri hakkında fikir birliğine varmasını sağlamaktır. Toplantıda hem işi yapacak olan taraf, hem de projeyi kabul edecek olan iş sahibi/müşteri bulunur. 18 9
END 418 Proje Yönetimi Bahar 2016 Planlama Süreçleri Grubu 20 10
21 Proje Yönetim Planı 22 11
Proje Planlaması Planlar hiçbir şeydir, planlama her şeydir! Plans are nothing, planning is everything. -- Dwight Eisenhower 23 Proje Planlaması Proje planlama, projenin başlangıcında ve proje süresince yapılması gereken sürekli bir aktivitedir. Proje planlamanın öncelikli amacı, proje takımına, nelerin yapılmasına ilişkin gerekli detay yönlendirmeyi sağlamaktır. Planlar hiçbir şeydir çünkü: Tam olmayan bilgiye dayanarak üretilmiş tahminleri gösterir Planlar tamamlandığı anda eskimiş olurlar Ancak, bu demek değildir ki planlar kullanılmamalıdır! PMBOK ta yer alan toplam 47 adet süreçten 23 tanesi planlama ile ilgilidir. 24 12
Proje Planı ne işe yarar? Bütün katılımcıların aşağıdaki sorularına cevap verir Ne yapılacak? Nasıl birlikte çalışılacak? Ne bekleniyor? Kimlerin dahil edileceğinin organize edilmesinde kullanılır Kaynakların işlere atanmasında kullanılır Kilometre taşlarında tamam/devam kararları vermekte kullanılır Sorunları anlamamıza ve daha iyi kararlar vermemize yardımcı olur Potansiyel güçlükleri keşfetmeye, geleceği görmeye yarar. Sırasal ilişkileri düzenler. İletişimin nasıl olacağını belirler Kayıt oluşturma, geleceğe aktarmayı sağlar. 25 Planlama her şeydir! Çünkü Planlama, meseleleri anlamanızı sağlar Bilgi Edindiğiniz bilgi, daha iyi kararlar vermenizi sağlar Beklenen gelişmeler Beklenmeyen problemler Edindiğiniz bilgi sayesinde, planlara ne zaman ve neden uymayacağınızı bilirsiniz! 26 13
Planlamada Problemler Beklentilerin bilinmemesi Bilgi seviyesinin yeterli olmaması Bir tarihe yetişme paniği ile planlamanın hızlı yapılması veya hiç yapılmaması Amaçların değişmesi Belirsizliklerin doğru planlamaya izin vermeyecek kadar fazla oluşu. 27 Plan Yapmaya İsteksizlik Ekstra zaman ve efor gerektirmesi Üretken olmadığının düşünülmesi Yapan kişiye sorumluluk yüklemesi Planların gerçekleşeceğine dair güvensizlik Nasıl planlama yapılacağının bilinmemesi 28 14
Proje Planlama Süreci SÖZLEŞME Kapsam Tanımlama "KİM" Organizasyon "NASIL" Ağ yapısı "NE" WBS "KİM" "NE" YAPAR Sorumluluk Matrisi "NE ZAMAN" İş Programı TL/$ "NE KADAR" Bütçe Planı "NE OLUYOR" Sapma Çözümlemeleri 29 Planlama Nasıl Başlar? Kaba Plan Proje Yöneticisi atandıktan sonra 2-4 hafta arasında oluşturulur. Taslak Plan Kapsam belli olduktan sonra yapılır Her faz sonunda güncellenir. 30 15
Proje Planının İçeriği Ürün bilgileri Proje bilgileri Proses/Süreç bilgileri 31 Ürün bilgileri Sistem Sistemin kısa tanımı: Sistemin kullanım senaryoları Mimarinin ve ana parçaların özeti Kullanılacak teknolojinin açıklanması Anahtar performans amaçları ve sistem kısıtları Riskler 32 16
Proje bilgileri Kontrat tipi (sabit fiyat, maliyet +, vb.) Raporlama yapısı Müşteri ile ilişki Projenin yapılacağı yer(ler) Güvenlik ile ilgili konular Riskler 33 Proje bilgileri Takvim Ürün geliştirme modeli (ör. Şelale, spiral, vb.) Ana (Mastır) plan (Başlıca aktiviteler) Ana (Mastır) takvim Ana kilometre taşları ve amaçlar Önemli aktivitelerin zamanlaması Ana gözden geçirmeler (ör. Gereksinim gözden geçirme toplantısı, öntasarım gözden geçirme, detay tasarım gözden geçirme, vb.) 34 17
Proje bilgileri Organizasyon Organizasyon kırılım ağacı (Organizational breakdown structure) Önemli roller ve sorumluluklar Proje dahilinde raporlama yapısı Önemli ilişkiler ve iletişim yolları Önemli roller için gerekli kabiliyet ve beceriler İş kırılım ağacı, İKA (Work breakdown structure, WBS) Alt-yüklenici (taşeron) ve ortak (co-contractor) ilişkileri 35 Proje bilgileri Örnek proje ölçümleri Hangi aktiviteler tamamlandı Planlanan Gerçekleşen karşılaştırması Efor ve bütçe harcamaları 36 18
Süreç bilgisi Sistem geliştirmede, değerlendirme ve testinde kullanılacak metot ve süreçler Kilometre taşları ve gözden geçirmeler (reviews) Alt-yüklenici yönetimi metotları Kullanılacak araçlar Süreç iyileştirme teknikleri Risk analiz ve yönetim teknikleri Kalite kontrol ve konfigürasyon yönetimi gibi diğer destek aktivitelerinde kullanılan süreçler Riskler 37 Örnek süreç ölçümleri Kontrol ve gözden geçirmelerde hataları bulabiliyor muyuz? Bulunan hatalar ve hata düzeltme oranları Hatalar yüzünden tekrar işlerin sayısı/büyüklüğü Tanımlanan süreçler takip ediliyor mu? Süreçler amaçlarına ulaşabiliyor mu? 38 19
Proje Yönetim Planı İçeriği (Tipik) Giriş Geçmiş çalışmalar Sözleşme ve müşteri bilgileri Proje Tanımı Projenin amacı Sistem (ürün veya hizmet) tanıtımı Beklenen çıktılar (Ürün ve dokümanlar) Proje Organizasyonu Organizasyon şeması Görev, yetki ve sorumluluklar İş Dağılım Ağacı ve İş Tanımlar (Özet) Proje Takvimi(Özet) Proje Bütçesi (Özet) 39 Proje Yönetim Planı İçeriği (Tipik) Proje Takibi ve Kontrolü Toplantılar Dokümanlar / Planlar / Raporlar Teknik Performans ve Maliyet/Program Kontrolü Teknik Problem Kontrolü Değişiklik Kontrolü Malzeme Tedarik ve İzleme Dokümanların Saklanması Yazışmalar Proje Dokümanları Gizlilik Önlemleri Ekler Ana Program WBS / Sorumluları / İş Tanımları Proje Bütçesi Proje Ekibi 40 20
Plan statik (durağan) ancak planlama dinamiktir (devamlıdır) Planlar genellikle olduğu gibi takip edilmezler! İlerledikçe, daha fazla bilgiye sahip olursunuz. Planların güncellenmesiyle herkes etken bir şekilde koordine edilir ve sağlıklı iletişim sağlanır. 41 Gereksinimlerin Toplanması Collect Requirements Proje hedeflerine ulaşmak için proje paydaşlarının ihtiyaçlarını tanımlama ve belgeleme sürecidir. 42 21
Gereksinim Dökümanı Mevcut Durum - Ulaşılmak istenen hedef İş ve proje hedefleri Ürünle ilgili fonksiyonel gereksinimler Hizmet, performans, güvenlikle ilgili ihtiyaçlar Kalite ihtiyaçları Destek ve eğitim ihtiyaçları Gereksinim takip matrisi (requirment traceability matrix) 43 Gereksinimlerin Toplanması ve Dengelenmesi Görüşmeler Belirli bir konuda uzman paydaşların bir araya geldiği odak gruplar Farklı perspektifteki paydaşların bir araya gelmesi (tasarımcı ve son kullanıcı) Beyin Fırtınası (Brainstorming) Zihin Haritaları (Mind Maps) Anketler Gözlem yapma Prototip oluşturma 44 22
45 Kapsamın Tanımlanması Define Scope Proje Başarısı için kritik faktörlerin başında «kapsamın doğru ve eksiksiz anlaşılması» ve kapsamın doğru yönetilmesi gelir. Kapsamın iyi yönetilememesi Gecikmelere Kalitesiz ürünlere ve Aşılmış bütçelere yol açar.! 46 23
Kapsamın Tanımlanması Gereksinimlerin toplanması ile birlikte Proje Kapsam Bildirimi (Scope Statement) hazırlanır. Başarısız projelerin çoğunda ya bu belge hiç hazırlanmamıştır veya başlangıçta anlaşılan kapsam fazlasıyla değişmiştir. Proje Kapsam Bildiriminde, proje temel kısıtları teslimatlar ve tahminler başlangıç sürecine göre daha detaylı olarak belirlenir. 47 Kapsamın Tanımlanması PROJE KAPSAM BİLDİRİMİ Proje Başlatma Belgesi nin detaylandırılması ile oluşur Projenin yapılış amacı Projenin temel teslimatları (deliverables) Proje kabul kriterleri Kısıtlar ve varsayımlar Öngürülen temel riskler ve söylenebiliyorsa alınabilecek potansiyel önlemler Kaba maliyet ve tarih tahminleri 48 24
49 İş Kırılım/Dağılım Ağacı/Yapısı İş Kırılım Ağacı, İKA (Work Breakdown Structure WBS) proje sonuçlarına ulaşmak için gerçekleştirilecek (önemsediğiniz/kontrol etmek istediğiniz) bütün faaliyetleri içerir. Ürün geliştirme aktiviteleri Yönetim aktiviteleri Destek aktiviteleri Dokümantasyon, eğitim, seyahat, vb. İKA, hiyerarşik iş birimlerine bölünmüş, alt görevlere ayrılmış ve iş paketleri oluşturulmuş projeleri resmeder 50 25
WBS proje yönetimini kolaylaştırır Büyük hedefe ulaşmak için ara hedefler belirlenir. Sorumlulukların atanmasını kolaylaştırır. Maliyetlerin çıkartılmasını kolaylaştırır. Kapsam değişikliklerinin takibini kolaylaştırır. Risk yönetimini kolaylaştırır. Ekip ihtiyacı daha kolay belirlenir. Projenin genel takibi kolaylaşır. 51 Ürün Bazlı WBS 52 26
Süreç Bazlı WBS 53 WBS Örneği 1 Software for C Compiler 1.1 Build a C Compiler 1.1.1 Build a User Interface 1.1.2 Build a File System 1.1.3 Build a Parser 1.1.4 Build a Code Generator 1.1.5 Build a Run Time System 1.2 Build the Test Suite for the Compiler 1.2.1 etc. 1.3 Write Documentation 1.4 Write Installation Software 1.5 Manage Software Development 54 27
İKY Faz temelli ayrışım örneği 55 WBS in Süreçlerle Etkileşimi 56 28
İKA - Terminoloji Aktivite (Activity) İş Paketi (Work Package) Tahminlerin Temeli (Basis of Estimate) İş Paketi Şablonu 57 İKA - Aktivite İKA nın her seviyesinde yapılacak işler. Her bir aktivite bir gereksinime karşı gelir / gelmesi gerekir. Yönetim, kaynakların bulunması, geliştirme sürecinin detayları gibi işler direk gereksinimlere karşı gelmeyebilir 58 29
İş Paketi (Work Package) İş paketi, İKA nın en alt seviyesindeki aktivitelerdir. Başlangıcı ve bitimi belirlidir Maliyeti tahmin ve takip edilebilir Yönetebilecek kadar küçük ancak ayrıca yönetilmeyi gerektirecek kadar büyüktür Bütçeden atama yapmak için uygundur İnsan, saat, maliyet/para, bilgisayar, makine, vb. 59 Tahminlerin Temeli (Basis of Estimate) İş paketinin ve maliyet tahminin sebeplerinin tanımı Tahminlerin Temeli Aktivite: Müşteri toplantıları için seyahat İKA #: 1.5.2.3 Maliyet: $16,800 Tanım: Müşteri toplantıları için 4 seyahat. Her bir seyahate 3 mühendis katılacak ve 2 gün sürecek Maliyet hesabı: 4 * 3 * 2 * $700/day = $16,800 60 30
İş Paketi Şablonu / WBS Dictionary Aktivite: Dosyalama sisteminin tasarımı WBS #: 1.1.3.2 Süre: 3 ay Girdiler: Dosyalama sistemi için müşteri isterleri Çıktılar: Dosyalama sistemi tasarım dokümanı Gözden geçirme (review): Ön tasarım gözden geçirmesi, detay tasarım gözden geçirmesi ve ara emsal (peer) gözden geçirmeleri Çıkış kriteri: Dosyalam sistemi tasarımı bütün isterleri karşılayacak ve tasarım standartlarına uyacak Detaylı Tanımı: Booch metot ve nesneye dayalı tasarım yaklaşımı kullanılarak dosyalama sisteminin tasarımının yapılması. 61 WBS Dictionary (İKY Sözlük) 62 31
İKY - Riskler Çok detaylı olabilir İş tanımları çok muğlak olabilir Bazı aktiviteleri unutulabilir 0 zaman, 0 bütçe! Önlemler: Gözden geçirmeler, aktivitelerin gereksinimlere takibi, periyodik güncelleştirmeler 63 Sorular & Cevaplar 64 32