NECMETTİN ERBAKAN Ü N İ V E R S İ T E S İ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI KAPSAMINDA YAPILAN İŞ VE İŞLEMLER RAPORU.
TÜM BİRİMLER tarafından yapılacak işlemler KONU: İÇ KONTROL SİSTEMİ Eylem 1.1.1: Tüm birimlerde birim yöneticileri ve yardımcıları tarafından Kamu İç Kontrol Standartları hakkında tanıtım ve bilgilendirme amaçlı toplantılar yapılacaktır. Eylem 1.2.1: İç kontrol uyum eylem planı çalışmalarına katılımları sağlanmış olan birim yöneticileri ve yardımcıları, iç kontrol sisteminin uygulanmasında personeline örnek tutum ve davranış içerisinde olacaktır. 07.01.2015 tarihinde birimimizde Kamu İç Kontrol Standartları hakkında tanıtım ve bilgilendirme toplantısı düzenlenmiştir. Toplantıda iç kontrol sisteminin tanımı, amacı, bileşenleri ve standartları, Üniversitemizde yapılan çalışmalar ve Üniversitemiz İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı konuları ele alınarak personelin İç Kontrol Sistemini benimsemesi ve sahiplenmesi amaçlanmıştır. KONU: ÜNİVERSİTE MİSYONU, BİRİM GÖREVLERİ Eylem 2.2.1: Birimlere ilişkin mevcut görevler gözden geçirilerek Üniversitemiz misyonu ile uyumlu hale getirilecektir. Eylem 2.2.2: Güncellenmiş görevler birim internet sitelerinde duyurulacaktır. Eylem 2.1.1: Daha önce belirlenmiş olan ve Üniversitemiz internet sitesinde duyurulan Üniversitemiz misyonunun, birim yöneticileri tarafından personele anlatılarak personel tarafından benimsenmesi sağlanacaktır. Eylem 13.6.1: Birim yöneticileri tarafından toplantılar yapılarak, Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde personelin görev ve sorumlulukları anlatılacaktır. Birimimizin görevleri gözden geçirilerek güncellenmiş ve bap.konya.edu.tr internet adresimizde duyurulmuştur. 07.01.2015 tarihinde birimimizde yapılan toplantıda Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde personelin görev ve sorumlulukları anlatılmıştır. EK 1: Bilimsel Araştırma Projeleri Birimi Görevleri
KONU: BİRİM ÖZEL HEDEFLERİ Üniversitemiz Stratejik Planı ile Performans Programında yer alan hedeflere uygun olarak birimimiz için özel hedef bulunmamaktadır. KONU: TEŞKİLAT ŞEMASI Eylem 1.6.1: Birim faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için hiyerarşik kontroller yapılarak, hataların önlenmesi sağlanacaktır. Eylem 2.4.1: Birimlerin teşkilat şemaları gözden geçirilerek gerekli değişiklikler yapılacaktır. Birimimizin Teşkilat Şeması gözden geçirilerek gerekli değişiklikler yapılmıştır. EK 2: Bilimsel Araştırma Projeleri Birimi Teşkilat Şeması KONU: GÖREV DAĞILIMI Eylem 2.3.1: Her birim, personel görevleri ile bu görevlere ilişkin yetki ve sorumlulukları kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturarak personele tebliğ edecektir. Eylem 2.4.2: Birim teşkilat şemasına uygun fonksiyonel görev dağılımı belirlenecektir. Eylem 2.5.1: Birimlerin organizasyon yapısı ile temel yetki ve sorumluluk dağılımı, birimler tarafından yapılacak iş analizleri ile belirlenecek; böylece faaliyetler için hesap verebilirlik ve raporlanabilirlik sağlanacaktır. Eylem 3.3.1: Mevcut personelin nitelikleri saptanarak niteliklerine uygun görevler verilecektir. Eylem 9.1.1: Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü için farklı kişiler görevlendirilerek riskler en aza indirilecektir. Eylem 9.2.1: Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel görevlendirilmesinin mümkün olmaması durumunda, birim yöneticileri tarafından yapılacak risk analizine göre personel temini hususunda gerekli önlemler alınacaktır. Eylem 11.1.1: Tanımlanan her bir iş için görevlendirilen personele alternatif personel görevlendirmesi yapılacaktır. Eylem 11.1.2: Bilgi sistemi, yöntem, mevzuat değişikliği durumlarında gerekli eğitimin alınması ivedilikle sağlanacaktır.
Birimimiz personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını gösteren Görev Dağılım Çizelgesi oluşturularak 05.01.2015 tarihinde personele tebliğ edilmiştir. Çizelge hazırlanırken; * Birimimizin Teşkilat Şeması göz önüne alınarak yapılacak işler analiz edilmiş; * Mevcut personelin nitelikleri dikkate alınarak hangi işe uygun oldukları saptanmış; * Riski yüksek olan faaliyet ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü için farklı kişiler görevlendirilmesine dikkat edilmiş; * Riski yüksek olan faaliyet ve işlemler için personel eksikliği bulunan alanlar tespit edilerek personel temini için 06.01.2015 girişimlerde bulunulmuş; * Her bir iş için görevlendirilen personele alternatif personel belirlenmiş; * Bilgi sistemi/yöntem/mevzuat değişikliği nedeniyle personelin eğitim alması zorunlu olan Bilimsel Araştırma Projeleri Yönergesi konularında personelin yönerge eğitimi alması sağlanmıştır. EK 3: Bilimsel Araştırma Projeleri Birimi Görev Dağılım Çizelgesi Prof.Dr. Oğuz DOĞAN (Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörü) (İzinli olduğu dönemlerde yerine Prof.Dr. Tahir YÜKSEK bakacaktır.) Adem ACAR (Satınalma Bölüm Sorumlusu) (İzinli olduğu dönemlerde yerine Erhan GÖZÜTOK, Bayramali BAYRAKÇI veya Ali UZER bakacaktır.) Zekeriya BİLİCİ (Proje Bölüm Sorumlusu) (İzinli olduğu dönemlerde yerine Ahmet ALANLIveya Semra ÇAKAR bakacaktır.) KONU: YAZILI PROSEDÜRLER VE İŞ AKIŞ ŞEMALARI Eylem 8.1.1: Her birim, gerçekleştirdiği faaliyetler ile mali karar ve işlemler için mevzuata uygun yazılı prosedürler ve iş akış şemaları hazırlayacaktır. Eylem 7.1.1: Gerçekleştirilen faaliyetlerin içerdiği riskler dikkate alınarak her birim tarafından iş akış şemaları oluşturulacaktır. Eylem 8.2.1: Birimler tarafından hazırlanacak prosedürler ve iş akış şemaları; faaliyet veya mali karar ve işleme başlanması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacaktır. Eylem 4.1.1: Birimlerin iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenecek ve personele duyurulacaktır.
Eylem 7.2.1: İş akış şemalarında; işlem öncesi, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrollerin yapılması için sistematik bir yapı oluşturulacaktır. Eylem 7.1.2: Süreç akış şemalarına uygun olarak süreç kontrolü yapılması sağlanacaktır. Eylem 8.3.1: Prosedürler ve iş akış şemaları, birimler tarafından personelin anlayabileceği bir şekilde ve mevzuata uygun hazırlanacak, gerekli hallerde güncellenecektir. Yapılan İşlemler Birimimizin gerçekleştirdiği faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin içerdiği riskler dikkate alınarak mevzuata uygun Yazılı Prosedürler ve İş Akış Şemaları hazırlanmış, 09.01.2015 tarihinde personele tebliğ edilmiştir. Yazılı Prosedürler ve İş Akış Şemalarında; * Faaliyet veya mali karar ve işleme başlanması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarına yer verilmiş; * İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmiş; * İşlem öncesi, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrollerin yapılması için sistematik bir yapı oluşturulmuş; * Personelin anlayabileceği bir yapı kullanılmıştır. EK 4: Bilimsel Araştırma Projeleri Birimi Yazılı Prosedürler ve İş Akış Şemaları KONU: HASSAS GÖREVLER Eylem 2.6.1: Birim yöneticileri tarafından birimlerin hassas görevleri tespit edilerek bu görevlere ilişkin prosedürler belirlenecektir. Eylem 2.6.2: Hassas görevlere ilişkin prosedürler personele duyurulacaktır. Birimimiz tarafından gerçekleştirilen hassas görev yoktur. KONU: FAALİYET RAPORU Eylem 1.4.1: Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirliğin sağlanması için birimlerin faaliyetleri birim internet sitelerinde yayımlanacaktır. 2014 Yılı Birim Faaliyet Raporumuz bap.konya.edu.tr internet adresimizde yayımlanmıştır. KONU: ARŞİV SİSTEMİ Eylem 15.5.1: Birim yöneticileri; gelen ve giden evrakın zamanında kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması ve bir sistem dahilinde arşivlenerek saklanması için gerekli tedbirleri alacaktır.
Eylem 15.6.1: Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi (EBYS) kurulacak ve kullanılacaktır Eylem 15.6.2: Her birimin bünyesinde fiziki birim arşivleri oluşturulacaktır. Birimimizde 01.10.2015 tarihinde Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sisteminin (EBYS) kullanımına başlanmıştır. Birimimiz hizmet binasının zemin katına 07.01.2015 tarihinde fiziki arşiv yapılmıştır. Birimimiz hizmet binasının zemin katında bulunan fiziki arşivde gerekli düzenlemeler yapılmıştır. KONU : RAPORLAMA ARAÇLARI Eylem 2.7.1: Tüm birim yöneticileri verilen görevlerin sonucunu açık ve anlaşılabilir bir biçimde izleyebilecekleri çeşitli raporlama araçları geliştireceklerdir. Birimimizde kullanılan raporlama araçları şunlardır: * Bilemsel Araştırma Projeleri Otomasyonu KONU: ETİK SÖZLEŞME Eylem 1.3.3: Etik Sözleşmesinin tüm personel tarafından okunup imzalanması sağlanacaktır. Eylem 1.3.4: Personelin Etik Sözleşmeye uygun hareket edip etmediği birim yöneticileri tarafından takip edilecektir. Personel Daire Başkanlığınca birimimize gönderilen Üniversitemiz Etik Sözleşmesi 23.10.2015 tarihinde tüm idari ve akademik personele okutturularak imzalatılmıştır. Personelimizin Etik Sözleşmeye uygun hareket edip etmediği birim yöneticilerimiz tarafından takip edilmektedir.
KONU: PERSONEL EĞİTİMİ Eylem 3.5.1: Personel Daire Başkanlığı tarafından her yıl birimlerin görüşleri alınarak gerekli yıllık eğitim faaliyetleri belirlenecek ve gerekli durumlarda eğitim planlamalarında güncelleme yapılacaktır. Eylem 3.2.2: Personelin güncel mevzuat ve kişisel gelişim konusunda kurum içi ve kurum dışı eğitimlere katılması sağlanacaktır. Birimimizce ihtiyaç duyulan eğitim faaliyetleri 30.12.2014 Başkanlığına bildirilmiştir. tarihinde Personel Daire Birimimiz personelinin 2015 yılında katıldığı eğitimler şunlardır: * Hizmetiçi Eğitimi KONU : PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİ Eylem 3.6.1: Birim yöneticisi tarafından, personel yeterliliği ve performansı yılda bir kez değerlendirilecektir. Eylem 3.6.2: Değerlendirme sonuçları hakkında personel ile görüşülecektir. Eylem 3.7.1: Birim yöneticileri tarafından yapılan performans değerlendirmeleri sonucunda yetersiz bulunan personelin performansını arttırmak üzere gerekli eğitim programlarına katılması sağlanacaktır. Eylem 3.7.2: Yüksek performans gösteren personele teşekkür yazısı, plaket gibi ödüller verilerek diğer personelin teşvik edilmesi sağlanacaktır. 2015 yılı Haziran ayında birimimizin tüm personeli değerlendirilerek Performans Değerlendirme Formları hazırlanmış ve değerlendirme sonuçları personel ile paylaşılmıştır. Yapılan değerlendirmeler sonucunda yetersiz bulunan personel yoktur.
KONU: GÖREVDEN AYRILAN PERSONEL Eylem 11.3.1: Birim yöneticileri, görevinden ayrılan personelden yapmakta olduğu iş ve işlemlerin durumunu ve gerekli belgeleri içeren bir rapor alarak, yeni görevlendirilen personele verecektir. Birimimizde görevinden ayrılan personel yoktur.