Yürürlük i: 04.07.2012 POLİKLİNİK İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ Revizyon i: Sayfa: 1/5 Revizyon Açıklaması İşleyişle ilgili düzenlemeler yapıldı. Yeni eklendi. Madde No 5.1., 5.2.1.2., 5.2.1.3., 5.2.1.4.a, 5.2.5., 5.3., 5.11.4. 3.5., 3.6., 5.2.1.2.1., 5.2.1.6., 5.2.1.7. Kapsam: Tüm Poliklinikler Hazırlayan Gül AKAR Kalite Yönetim Birimi Kontrol Eden Funda BATMAZOĞLU Kalite Koordinatörü Murat BOZKURT Poliklinik Hasta İşlemleri Sor. Mustafa KALKAN Hastane Müdürü Doç. Dr. Murat Taner GÜLŞEN Kalite Yönetim Temsilcisi Prof. Dr. Metin KILINÇ Başhekim Prof. Dr. Levent ELBEYLİ Tıp Fakültesi Dekanı
Yürürlük i: 04.07.2012 POLİKLİNİK İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ Revizyon i: Sayfa: 2/5 1. AMAÇ: Hastanemize ayaktan tanı ve tedavi hizmetleri için gelen hastalara doğru, zamanında ve etkin bir sağlık hizmeti verebilmek için gerekli poliklinik işleyişini belirlemektir. 2. KAPSAM: Tüm Poliklinikler 3. TANIMLAR: 3.1. HBYS: Hastane Bilgi Yönetim Sistemi 3.2. SGK: Sosyal Güvenlik Kurumu 3.3. Medula: Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından Genel Sağlık Sigortası ile hastaneler arasında fatura bilgisini elektronik olarak toplamak ve geri ödemesini gerçekleştirmek için oluşturulmuş bütünleşik sistem. 3.4. SUT: Sosyal Güvenlik Kurumu Sağlık Uygulama Tebliği 3.5. SPAS (Sağlık Provizyon Aktivasyon Sistemi): Nüfus kayıtlarından başlayarak kurumda mevcut olan kayıtları kullanarak sigortalının ve bakmakla yükümlü olduğu eş, çocuk, anne ve babasının sağlık yardımlarına müstehaklık durumlarını belirlemektir. 3.6. YUPASS (Yurtdışı Provizyon, Aktivasyon ve Sağlık Sistemi): Almanya sigorta kurumları adına sağlık yardımı hakkını elde etmiş sigortalılar, aylık gelir sahipleri ile bunların bakmakla yükümlü oldukları kişilerin ülkemizde bulundukları sırada anlaşmalı sağlık kurumlarından yararlanabilmelerine olanak sağlayan sistemdir. 4. SORUMLULAR: Md. No. SÜREÇ ADIMLARI / SORUMLULAR PDR PHİ ÜCV RS FB PD 5.1. Randevu X 5.2. Giriş İşlemleri X X 5.3. Muayene Kabul X 5.4. Muayene X 5.5. Tetkik İstemi X 5.6. Hastanın Tetkik/Tedavi Birimine Yönlendirilmesi X X 5.7. Yatış X X X 5.8. Konsültasyon İstemi X 5.9. İşlemleri X X X 5.10. Kontrol veya Sonuç Gösterme X X 5.11. Faturalandırma X X PDR: Poliklinik Doktoru PHİ: Poliklinik Hasta İşlemleri ÜCV: Ücretli Vezne RS: Rapor Sekreterliği FB: Fatura Birimi 5. PROSEDÜR AKIŞI: PD: Poliklinik Danışma 5.1. Randevu: Hasta/hasta yakınları polikliniklerde muayene olabilmek için, internet adreslerinden (www.gantep.edu.tr / www.gaunhastaneleri.com) veya telefonla muayene olmak istedikleri bölümde boş kontenjan varsa muayene randevusunu alır. Randevu almadan gelen hasta/hasta yakınları ise, poliklinik danışma personelinin yönlendirmesiyle hastanenin giriş katında bulunan kiosklardan varsa aynı gün için randevu alabilir. 5.1.1. Adli vakalar, mahkûmlar, Sağlık Kurulu hastaları, Acil servisten veya kliniklerden gelen, durumu acil olan ve il dışından gelen hastalar
Yürürlük i: 04.07.2012 POLİKLİNİK İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ Revizyon i: Sayfa: 3/5 randevusuz kabul edilir. Bu gibi durumlar haricinde randevusuz hasta bakılmaz. 5.2. Giriş İşlemleri: Hasta İşlemleri personeli HBYS deki randevu listesine göre hastaların giriş işlemlerini başlatır. 5.2.1. Hasta Kabul Evrakları; (SGK dışındaki hastalar için) 5.2.1.1. Medula sisteminde kayıtlı olmayan banka mensupları için, çalışanlardan sevk, emeklilerden ise karne/üyelik kartı istenerek işlem yapılır. 5.2.1.2. Yeşil kart sahibi hastaların işlemleri, 2. basamak sağlık kuruluşlarının (il devlet hastaneleri) Medula sistemi üzerinden göndermiş olduğu Dijital Sevk ve Ek4-A Belgesi istenerek yapılır. 5.2.1.2.1. İl dışından gelen yeşil kartlı hastalar, bulunduğu ildeki Üniversite Hastanesinden veya T.C. Sağlık Bakanlığı Eğitim Araştırma Hastanelerinden sevkli olarak kabul edilir. Hastanın bulunduğu/ikamet ettiği ilde Üniversite Hastanesi/Eğitim Araştırma Hastanesi yoksa bulunduğu ilin devlet hastanesinden önce Gaziantep Devlet Hastaneleri ne, Gaziantep Devlet Hastanelerinden Üniversite Hastanesine sevk edilmiş olmalıdır. 5.2.1.3. Yurtdışı sigortalılara SGK dan alınan denklik belgesi ve kimlik fotokopisi ile işlem yapılır. Almanya sigortalıların işlemleri, SGK dan alınan Yupass Belgesi ile Meduladan provizyon alınarak yapılır. 5.2.1.4. Suriye den gelen sığınmacı durumundaki geçici misafirler için; a) Bağlı oldukları çadır kent kimlikleri ve il devlet hastanesince verilmiş sevk formu (fotokopileri ile birlikte), b) Acil durumlarda ambulans formu ve çadır kent kimlikleri (fotokopileri ile birlikte), c) Şehir dışından gelenler için, geldikleri ildeki devlet hastanesi sevk formu ve çadır kent kimlikleri ile (fotokopileri ile birlikte) işlem yapılır. 5.2.1.5. TOBB, İl Ticaret Borsası, 5. Zırhlı Tugay er ve erbaşlar ve muhtaç durumdaki er-erbaş yakınlarına sevk/sağlık karnesi ile işlem yapılır. 5.2.1.6. TBMM üyeleri ile bakmakla yükümlü oldukları kişilerin işlemleri, kimlik fotokopileri ve spas sorgu sonucu ile yapılır. 5.2.1.7. Hastanemizle hizmet protokolü anlaşması olan kurumlardan (Patoloji Laboratuvarı, Merkez Laboratuvarı ve Transfüzyon Merkezi ne) gönderilen hastaların işlemleri EK-1/D belgesi ile ilgili tetkik ünitesinin hasta işlemleri personeli ve doktoru tarafından yapılır. (Bkz: Tetkik ve Tedavi Prosedürü) 5.2.2. Hastanın dosyası varsa, HBYS de Hasta Hizmet Girişi nden dosya numarası, TC numarası, hastanın adı-soyadı bilgilerinden birini girilerek giriş işlemleri başlatılır ve hastanın sosyal güvencesi sorgulanır. SGK lı
Yürürlük i: 04.07.2012 POLİKLİNİK İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ Revizyon i: Sayfa: 4/5 hastalar için sistemden alınan onay doğrultusunda sevk açılır, normal poliklinik muayene ücreti girilir. 5.2.3. Hastanın dosyası yoksa TC kimlik numarasına göre dosyası açılır, giriş işlemleri tamamlanır. 5.2.4. Hastanın herhangi bir sağlık güvencesi yoksa poliklinik hasta işlemleri tarafından dosyası olmayan hastalara dosya açılarak, hasta/hasta yakını ücretli veznelere yönlendirilir. Hasta muayene ücretini ödedikten sonra, tekrar polikliniğe gelerek randevu sırasını bekler ve sırası geldiğinde muayeneye girer. 5.2.5. Hasta işlemleri personeli, giriş işlemlerini tamamladıktan sonra, hasta/hasta yakınına muayene sıra fişini verir ve bekleme alanlarında bulunan televizyon ekranından sırasını takip etmesi gerektiği bilgisini verir. 5.2.6. Hasta muayene için ön hazırlık gerektiren bir poliklinikte muayene olacaksa, (Örn; Göz Hastalıkları Polikliniğinde muayene öncesi Göz Ölçümü yapılması) hasta işlemleri personeli girişini yaptıktan sonra hastayı polikliniğin görevli personeline yönlendirir. 5.3. Muayene Kabul: Poliklinik doktoru girişi yapılan hastaların kayıtlarını HBYS den görür ve Hasta Çağırma Modülü üzerinden hastaları çağırır. Hastanın sıra numarası ile muayeneye gireceği poliklinik numarası bekleme alanlarında bulunan televizyon ekranlarında göründüğünde hasta muayene odasına gider. 5.4. Muayene: Doktor, hastanın tanısını ve klinik bulgularını ilgili polikliniğin bağlı bulunduğu AD nın çalışma alanına ve prensiplerine göre HBYS ye kaydeder. 5.5. Tetkik İstemi: Doktor tetkik isteminde bulunacaksa, Tetkik ve Tedavi İstem Prosedürü ne göre HBYS üzerinden ilgili tetkik ünitesinin istem formunu seçerek kaydeder. 5.6. Hastanın Tetkik/Tedavi Birimine Yönlendirilmesi: Hasta işlemleri personeli doktor tarafından HBYS ye kaydedilen istemler için hasta/hasta yakınına Hasta Yönlendirme Formu nu vererek ilgili tetkik birim/birimlerine yönlendirir. 5.7. Yatış: Hastanın yatışı yapılacaksa, doktor tarafından Yatış Taburcu Prosedürü ne göre Hasta Yatış Formu doldurularak HBYS de de yatış istemi yapılır ve Hasta İşlemleri bankosuna yönlendirilerek yatış isteminin kabulü sağlanır. Yatışı yapılan hasta ilgili kliniğe yönlendirilir. 5.8. Konsültasyon İstemi: Hastanın başka bir bölüme konsültasyonu gerekiyorsa, doktor tarafından Konsültasyon Talimatı na göre Konsültasyon Formu doldurulur ve HBYS ye kaydedilir. 5.9. İşlemleri: Varsa sağlık kurulu raporu, konsültasyon istemi ve Hasta Yatış Formu nun onaylanması için hasta/hasta yakını, Hasta İşlemleri Bankosu na yönlendirilir. Hasta İşlemleri personeli işlemler için HBYS üzerinden onay alır. 5.9.1. SGK Medula sistemine göre, işlem süresi 24 saati geçmeyecek her türlü tetkik için doktor tarafından Yatış-Taburcu Prosedürü ne göre Hasta Yatış Formu doldurulur ve HBYS den günübirlik yatış istemi yapılır. 5.9.2. Poliklinik hasta işlemleri günübirlik yatış istemini kabul eder ve hastalar ilgili klinik/tetkik ünitelerine yönlendirilerek tetkik ve medikal tedavileri aynı
Yürürlük i: 04.07.2012 POLİKLİNİK İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ Revizyon i: Sayfa: 5/5 gün içinde tamamlanır. (Örn; Hematoloji polikliniğinde kemoterapi tedavisi, Ürolojide taş kırma ünitesi, Gastroenterolojide endoskopi, Radyolojik girişimsel tetkikler, vb.) 5.9.3. Rapor, poliklinik hasta işlemlerinden onaylandıktan sonra kattaki ilgili Rapor Sekreterliği ne gönderilir. Rapor sekreterliği, hasta/hasta yakınını raporun ne zaman hazır olacağı konusunda bilgilendirir. 5.10. Kontrol veya Sonuç Gösterme: 5.10.1. Kontrol Randevusu: Doktor gerekli görürse, hasta/yakınına randevu kartı vererek internet randevusu almaksızın kontrol amacıyla tekrar gelmesini ister. 5.10.2. Kontrol Süresi: 10 iş günü sonrasındaki kontroller muayene olarak değerlendirileceğinden yeniden randevu almak gereklidir. 5.10.3. Sonuç Gösterme: Aynı gün içerisinde muayene olan hastalar, sonuç göstermek için öğleden sonra kabul edilir. 5.11. Faturalandırma: 5.11.1. 10 iş günü süresini doldurmuş sevkler, SUT Ek-2/A-2 deki istenilen tetkiklerin sonuçları çıkana kadar açık bırakılır. Bu sevkin üzerine ilaç, tetkik ve sarf malzeme çıkışı yapılamaz. 5.11.2. SGK ya ait girişler ile yeşil kartlı hastaların sevk kapatma işlemleri, Medula Sistemi nden yapılır. 5.11.3. Sevkler kapatıldıktan sonra hastanın kaydı otomatik olarak icmale atılır ve faturalandırmaya hazır hale gelir. 5.11.4. SGK işlemlerinde fatura birimine elden evrak teslimi yapılmaz. (Yeşil kart, 65 yaş üstü hastalar, trafik kazası, iş kazası ve adli vakalar, 2022 Engelli ve Özürlü Maaşı Alanlar, Köy Korucuları evrakları hariç) 5.11.5. SGK dışında kalan kurumların sevk kapatma işlemlerinin tamamlanması için, sevkin üzerine ilgili bölümün Dr. kaşesi basılır ve elle hastanın klinik tanısı yazılır. İşi biten evraklar, fatura birimine elden teslim edilir. 5.11.6. Tüm tetkik ve tedavi işlemleri sonuçlanan hasta girişleri, sevk kapatma işlemleri tamamlandıktan sonra, SGK ise sistem üzerinden, SGK dışındaki kurumlar ise elden fatura birimine teslim edilir. 5.11.7. Fatura birimi icmal kontrolünü yapar, işlemlerde eksiklik ya da herhangi bir yanlışlık söz konusu ise, SGK işlemlerinin sistemden, SGK dışındaki kurum işlemlerini elden ilgili poliklinik hasta işlemleri personeline göndererek düzeltmelerin yapılmasını sağlar. 6. İLGİLİ DÖKÜMANLAR: 6.1. HPK-YD01 Polikliniklerde Kullanılan Formlar 6.2. HYH-F01-P01 Hasta Yatış Formu 6.4. HYH-T08-P02 Konsültasyon Talimatı 6.5. HPK-P02 Tetkik ve Tedavi İstem Prosedürü 6.6. HYH-P01 Yatış-Taburcu Prosedürü