Yürürlük i:10.07.2013 FATURA İŞLEMLERİ BİRİMİ Revizyon i: - UYUM REHBERİ Sayfa: 1/5 Revizyon i Açıklama Revizyon No Madde No - Yeni yayınlandı. - - KAPSAM: Tüm Hastane Hazırlayan Duygu SIDDIKOĞLU Kalite Yönetim Birimi Kontrol Funda BATMAZOĞLU Kalite Koordinatörü Mustafa KALKAN Hastane Müdürü Prof. Dr. Belgin ALAŞEHİRLİ Başhekim Yardımcısı Prof. Dr. Metin KILINÇ Başhekim Yardımcısı Kalite Yönetim Temsilcisi Prof. Dr. Levent ELBEYLİ Başhekim 10.07.2013 10.07.2013
Yürürlük i:10.07.2013 FATURA İŞLEMLERİ BİRİMİ Revizyon i: - UYUM REHBERİ Sayfa: 2/5 1. Organizasyon Şeması: Müdür Müdür Yardımcısı Fatura Birimi Sorumlusu Fatura Sevkiyat Birimi Sorumlusu Klinik Fatura Poliklinik Fatura Fatura İnceleme Fatura Sevkiyat 2. Görev Yetki ve Sorumluluklar: 2.1. Fatura Birimi Sorumlusu: 2.1.1. Fatura işlemlerine ilişkin tüm süreçleri ve işleyişi Sağlık Uygulama Tebliği ne, Sağlık Bakanlığı Hizmet Kalite Sistemi ne, hastane Kalite Yönetim Sistemi yazılı düzenlemelerine göre kontrol etmek. Kontrol sonucunda tespit edilen uygunsuzlukları saptamak, kayıt altına almak, gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetleri planlamak, ilgili birimlerle işbirliği yapmak, ilgili müdür ve müdür yardımcısına raporlamak. 2.1.2. Hastalara verilen sağlık hizmetlerinin mali açıdan yönetmelik ve talimatlara uygunluğunu kontrol etmek, fatura ve icmallerinin hazırlanmasını sağlamak. 2.1.3. SSK, BAĞKUR, Emekli Sandığı ve yeşil kart hastalarının Medula sistemi üzerinde evrak kontrolünü ve fatura kaydını yapmak. Günlük fatura kaydı yapılan evrakları her ayın başında sonlandırmak, örneklemesini almak. Örnekleme alınan dosyaların tedavi belgelerini SUT a uygun olarak hazırlanmasını, eklerin faturaya iliştirme işlemlerinin yapılmasını sağlamak. 2.1.4. SGK belirlediğinde kesintilerin kaynağını incelemek, gerektiğinde ilgili bölümlerle (eczane, sarf malzeme deposu, ilgili ABD başkanlıkları) görüşerek kesintinin giderilmesini sağlamak, komisyona katılmak. 2.1.5. Protokol hastaları, İl Jandarma Askeri, 5. zırhlı Tugayı, yabancı uyruklu üniversite öğrencileri vb. hastaların tedavi faturalarının Sağlık Uygulama Tebliği ne göre incelemesini yapmak, doğruluğu kesinleştikten sonra mevzuata göre gerekli belge ve eklerin faturaya iliştirilmesini sağlamak.
Yürürlük i:10.07.2013 FATURA İŞLEMLERİ BİRİMİ Revizyon i: - UYUM REHBERİ Sayfa: 3/5 2.1.6. Fatura işlemlerinin yürütülmesinde Hastane Bilgi Yönetim Sistemi nin (HBYS) ve Medula nın amaca uygun kullanımını sağlamak ve geliştirilmesinde katkıda bulunmak. 2.1.7. Hizmetin sürekliliği için fatura birimi personel sayısını belirlemek, birimde çalışacak personeli seçmek, görevlendirmek, gerekirse görev değişikliği yapmak. 2.1.8. Kendisine bağlı çalışan personelin izin/rapor taleplerini değerlendirmek, düzenlemek, ilgili müdür yardımcısının/ müdürünün onayına sunmak. 2.1.9. Eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek, ilgili müdür ve müdür yardımcısına bildirmek. Eğitim Planının hazırlanmasında, koordinasyonunda ve uygulanmasında Kalite Yönetim Birimi ile işbirliği yapmak. (Eğitim Planı) 2.1.10. Göreve yeni başlayan personel için uyum eğitimlerini planlamak ve vermek. 2.1.11. KYS nin gerektirdiği yazılı düzenlemelerin (prosedür, talimat ve diğer dokümanların) hazırlanmasını, gözden geçirilmesini, dağıtımını, revizyonunu, muhafazasını ve çalışanların bilgilendirilmesini sağlamak. 2.1.12. Kendisine bağlı personelin gelişimlerine yönelik performans değerlendirmelerini yapmak. Performans artırmaya yönelik tedbirleri almak ve uygulamak. 2.1.13. Fatura işlemlerinde kullanılan demirbaşların takibini yapmak, kayıtlarını tutmak, bakım, onarım ile ilgili yazışmaları ve kontrolleri yürütmek. 2.1.14. Mesleki veya idari bildirilen eğitim ve toplantılara katılmak, kazanımlarını personel ile paylaşmak. 2.1.15. Görev alanı ile ilgili olarak ilgili müdür ve müdür yardımcısı tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. 2.1.16. Hizmet kalitesinin sürekli iyileştirilmesi amacıyla araştırma yapmak, yeni yaklaşım ve öneriler geliştirmek, istenilen raporları hazırlamak. 2.2. Klinik/Poliklinik Fatura : 2.2.1. İlgili klinik/poliklinik hasta işlemleri personeli görevini tamamladıktan sonra hasta sevklerinin mevzuata uygunluğunu kontrol etmek. 2.2.2. Mevzuata göre faturaya eklenmesi gereken sağlık hizmetlerinin dökümünü almak. 2.2.3. Mevzuata göre faturaya eklenmesi gereken ilaç ve sarf malzeme dökümünü almak. İlaç ve sarf malzeme dökümünü kontrol için eczane ve sarf malzeme deposuna göndermek. 2.2.4. Protokol hastaları, İl Jandarma Askeri, 5. zırhlı Tugayı, yabancı uyruklu üniversite öğrencileri vb. hastaların tedavi faturalarının Sağlık Uygulama Tebliği ne göre gerekli incelemesini yapmak, doğruluğu kesinleştikten sonra faturasını kesmek ve talep edilen belge ve eklerin faturaya iliştirme işlemlerinin yapmak. 2.2.5. İlgili kuruma elden ya da postayla gönderilecek faturaları kesmek, onaylamak. Fatura inceleme personeline göndermek. 2.2.6. SGK, Bağ-Kur, Emekli Sandığı ve yeşil kartlı hastaların faturalarının SUT a uygunluğunu kontrol etmek ve elektronik ortamda fatura kaydını yapmak. 2.2.7. Fatura kaydı yapılan tedavi evraklarını 1 ay boyunca muhafaza etmek. Ayın ilk haftası alınan örneklemede mevzuata uygunluğu yönünden fatura ve ilgili evrak karşılaştırmasını yapmak, doğruluğunu kesinleştirmek, belge iliştirme, ayrıştırma işlemlerini yapmak. 2.2.8. Kontrolleri tamamlanan faturaları gönderilecek kuruma göre ayırmak. Her kurum faturasını kendi arasında fatura numarasına göre sıralamak ve fatura inceleme personeline teslim etmek. 2.2.9. Görev alanı ile ilgili olarak amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. 2.2.10. Mevcut ve olası sorunları saptamak, maddi kayıp söz konusu olmadan birim sorumlusuna bilgi vermek.
Yürürlük i:10.07.2013 FATURA İŞLEMLERİ BİRİMİ Revizyon i: - UYUM REHBERİ Sayfa: 4/5 2.3. Fatura İnceleme : 2.3.1. İlgili klinik ya da poliklinik fatura personelinden teslim alınan hasta sevklerinin harcama belgelerinin mevzuata uygunluğu yönünden son kontrolünü yapmak, doğruluğunu kesinleştirmek, gerektiğinde belge iliştirme, ayrıştırma işlemlerini yapmak. 2.3.2. Her ayın 1.-15. günleri arasında SGK ya gidecek tedavi evraklarını hazır hale getirmek. Medula sisteminden hasta adına fatura çıktısını almak, sevkiyata hazır hale getirmek. 2.3.3. SGK inceleme sonrasında kesinti bildirdiğinde, kesintilerin kaynağını araştırmak, gerektiğinde ilgili bölümlerle (eczane, sarf malzeme deposu, ilgili ABD başkanlıkları) görüşerek kesintinin giderilmesini sağlamak, evrakları düzenlemek. 2.3.4. SGK da farklı işlem gören (adli vaka, trafik kazası, donöre yapılan tetkikler, kemik iliği, plazmaferez, yeşil kart, maluliyet vb) tedavi evraklarının manuel faturalarını kesmek, onaylamak. 2.3.5. Hastane idaresinin onayıyla dış kurumların istediği bilgi ve belgeleri sağlamak. 2.3.6. İşlemi tamamlanan fatura ve ilgili evrakları 5 yıl boyunca arşivlemek. 2.4. Fatura Sevkiyat Birimi Sorumlusu: 2.4.1. Fatura sevkiyat işlemlerine ilişkin tüm süreçleri ve işleyişi Sağlık Uygulama Tebliği ne, Sağlık Bakanlığı Hizmet Kalite Sistemi ne ve hastane Kalite Yönetim Sistemi yazılı düzenlemelerine göre kontrol etmek. Kontrol sonucunda tespit edilen uygunsuzlukları saptamak, kayıt altına almak, gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetleri planlamak, ilgili birimlerle işbirliği yapmak, ilgili müdür ve müdür yardımcısına raporlamak. 2.4.2. Faturaları gönderilecek kuruma göre ayırmak, son kontrollerini yapmak, otomasyon isteminden icmallerini oluşturmak, icmalleri oluşan faturaların paketleme işlemini yapmak. 2.4.3. Faturaları il sınırları içinde bulunan kurumlara elden teslim etmek, il dışındaki kurumlara posta ya da kargo yoluyla göndermek. 2.4.4. Kurumlarda tahakkuk işlemi tamamlanan adli vaka, mahkum faturalarını defterdarlık muhasebe müdürlüğüne teslim etmek. 2.4.5. Eksikliklerden dolayı kurumlardan geri dönen faturaların icmallerini HBYS üzerinden geri çekmek ve düzeltilmek üzere fatura birimine teslim etmek. Düzeltilmiş faturalar için yeni icmaller oluşturarak ilgili kuruma teslim etmek. 2.4.6. Kesilen fatura karşılığı borçlu kurumlardan (SGK, bankalar, askeri kurumlar, özel sigorta şirketleri, ilaç firmaları, özel hastaneler vb) alacak takiplerini yapmak. 2.4.7. Kurumlara gönderilen hasta tedavi faturalarının bir nüshasını icmal numarasına göre tasnif ederek arşivlemek. 2.4.8. Borçlu kurumlar ödeme yaptıklarında HBYS de dekont girişini yapmak, muhasebe birimine bildirmek. 2.4.9. Kurumlar arası bilgi ve belge akışını sağlamak. 2.4.10. KYS nin gerektirdiği yazılı düzenlemelerin (prosedür, talimat ve diğer dokümanların) hazırlanmasını, gözden geçirilmesini, dağıtımını, revizyonunu, muhafazasını ve çalışanların bilgilendirilmesini sağlamak. 2.4.11. Eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek, ilgili müdür ve müdür yardımcısına bildirmek. Eğitim Planının hazırlanmasında, koordinasyonunda ve uygulanmasında Kalite Yönetim Birimi ile işbirliği yapmak. (Bkz: Eğitim Planı) 2.4.12. Kendisine bağlı çalışan personelin izin/rapor taleplerini değerlendirmek, düzenlemek, ilgili müdür yardımcısının ve müdürün onayına sunmak. 2.4.13. Göreve yeni başlayan personel için uyum eğitimlerini planlamak ve vermek. 2.4.14. Fatura sevkiyat işlemlerinin yürütülmesinde Hastane Bilgi Yönetim Sistemi nin (HBYS) ve Medula nın amaca uygun kullanımını sağlamak ve geliştirilmesinde katkıda bulunmak.
Yürürlük i:10.07.2013 FATURA İŞLEMLERİ BİRİMİ Revizyon i: - UYUM REHBERİ Sayfa: 5/5 2.4.15. Bağlı çalışan personelin gelişimlerine yönelik performans değerlendirmelerini yapmak. Performans artırmaya yönelik tedbirleri almak ve uygulamak. 2.4.16. Fatura sevkiyat işlemlerinin yürütülmesinde gerekli demirbaşların sayı, niteliklerinin belirlenmesi, temini, bakım ve onarımı ile ilgili yazışmaları ve takibini yapmak. 2.4.17. Mesleki veya idari bildirilen eğitim ve toplantılara katılmak, kazanımlarını personel ile paylaşmak. 2.4.18. Görev alanı ile ilgili olarak ilgili müdür ve müdür yardımcısı tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. 2.4.19. Hizmet kalitesinin sürekli iyileştirilmesi amacıyla araştırma yapmak, yeni yaklaşım ve öneriler geliştirmek, istenilen raporları hazırlamak. 2.5. Fatura Sevkiyat : 2.5.1. Fatura sevkiyat birim sorumlusunun yetki devrinde bulunduğu ve Madde 2.4. de yer alan görevler kapsamında çalışmaları yürütmek ve sonuçları raporlamak. 3. Bölümde Kullanılan Koruyucu Ekipman ve Üniforma: 3.1.1. Resimli tanıtım kartları çalışma süresi boyunca görünür şekilde taşınır. 3.1.2. Tüm personel resmi ve sivil kıyafet giyer. 4. İLGİLİ DOKÜMANLAR: 4.1.1. KY-F02-P02 Hastane Eğitim Planı 4.1.2. Sağlık Uygulama Tebliği