Doküman No: ECZ.PR.01 Yayın Tarihi: 18.09.2007 Revizyon Tarihi: 29.04.2013 Revizyon No: 02 Sayfa:1 / 5 1.AMAÇ: Eczanede yürütülen faaliyetleri tanımlamak. Hastanemiz eczanemizdeki tanımlama, miad takibi, ihtiyaç tespiti, girdi kontrol, soğuk vb. muhafaza faaliyetlerin uygulanması için metot belirlemek 2.KAPSAM: Tüm eczane hizmetlerini, eczane ve klinik çalışanlarını kapsar. 3.TANIMLAR: HBYS: Hastane Bilgi Yönetim Sistemi MKYS: Merkezi Kaynak Yönetim Sistemi 4.UYGULAMA 4.1. Hastane eczanesinde en az 1 Eczacı görev yapar. 4.2. Eczane hafta içi 08.00 17.00 saatleri arasında çalışır. 4.3. Hastanede yatan hastalara ilaç ve sarf malzeme temini sağlanır. 4.4. Servislere narkotiklerin dağıtımı sağlanır, kayıtlar hem bilgisayar ortamına hem de Uyuşturucu Defterine kayıt edilir. Mevcut narkotikleri kilitli dolaplarda saklar. 4.5. Günlük İlaç Çıkışları eczane modülüne kayıt edilerek stok kontrolü sağlanır. 4.6. ilaç ve sarf malzemelerin temini: Hastane eczanesine ilaç ve sarf malzeme temini il koordinatör hastaneden temin edilir. Eczacı 1 aylık dönemler halinde kurumun ihtiyacı olan ilaç ve sarfların istemini yapar. Bunun için aşağıdaki yöntemler uygulanır; *Tüm birim sorumluları tarafından birim ile ilgili nitelikli malzemelerin listesi hazırlanır. Eczaneye alım için * Bu listeler konsolide edilir, geçmiş yılların tüketimiyle karşılaştırılarak yıllık ihtiyaç miktarları belirlenir. * İlgili koordinatör hastaneden alımı yapılır. *Ayrıca Koordinatör hastanede olmayan ilaç ve sarf malzemeler SB Stok Yönetim Merkezinden ihtiyaç fazlası ya da stok fazlası malzemenin istemleri yapılır. *Hastanemizde eczane ile ilgili şartlar satın alma öncesinde belirlenir. Teknik şartname talepte bulunan birim ya da kişi tarafından belirlenir ve eczane tarafından satın almaya verilir, idari şartname satın alma birimi tarafından hazırlanır. Şartnameler tedarikçilere yasal mevzuat doğrultusunda duyurulur. 4.7. Hastane eczanesinde bulunmayan ancak kullanımı acil olan ilaç ve tıbbi malzemenin acil temini *İlaç ve tıbbi sarf malzemeleri uygulayan hekim satın alma talep formunu doldurarak Taşınır Kayıt Kontrol yetkilisinin yoktur imzasından sonra başhekimliğe isteğini bildirir. * Başhekim onayından sonra ilgili form eczaneye gelir. Eczacı aracılığı ile diğer hastanelerde acil istenilen ilaç ve tıbbi sarf malzeme araştırılır. Diğer hastane de kabul ederse devir protokolü, fatura ve TİF leri ile hastanemize devri yapılır. *Devlet hastaneleri ellerinde miatları yaklaşan veya tüketemedikleri ilaç ve tıbbi sarf malzemeleri bakanlık programı olan Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi üzerinden bedelli/bedelsiz bildirimi yapılır. * Acil temin yapılacağı zaman öncelikle bu Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemine bakılır. Acil ve elimizde az bulunan ilaç ve tıbbi sarf malzemeler bu yöntemle temin edilir. * Diğer hastanelerden ilaç veya tıbbi sarf malzemeler temin edilemezse: İhtiyaç Tespit Komisyonunun kararı ile Hastanemiz İçin gerekli olan ilaç ve tıbbi sarf malzemelerin alımını Taşınır Kayıt Kontrol yetkilisinin hazırladığı talep formuyla satın alma süreci başlatılır. 4.8. ilaç ve sarf malzemenin depolara kabulü: *Eczaneye gelen ilaç ve tıbbi malzeme Muayene Komisyon Başkanı ve Sorumlu taşınır kayıtçı tarafından sayımı yapılır, ilaçların uygunluğunun kontrolü yapılıp teslim alınır. *Soğuk zincire tabi ilaç ve tıbbi malzemelerin soğuk zincir kurallarına uygun getirilip getirilmediğine bakılır. *Gelen malları fatura veya irsaliye ile karşılaştırarak teslim alır. Uygun şekillerde kayıtlarını tutar. *Sevk irsaliyesiyle gelen ilaçlar uygun koşullarda hastane eczanesine getirilir ve depolanması yapılır. *Sevk irsaliyesine istinaden, otomasyon üzerinden girdi belgesi düzenlenerek imzalanır. *Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi, otomasyon üzerinden faturaya göre taşınır işlem fişi düzenler. *Fatura içeriği otomasyona işlenir. Hazırlayan: Sorumlu Eczacı Kontrol Eden: Onaylayan: Başhekim
Doküman No: ECZ.PR.01 Yayın Tarihi: 18.09.2007 Revizyon Tarihi: 29.04.2013 Revizyon No: 02 Sayfa:2 / 5 *İlaç ve tıbbi malzeme cinsine göre sınıflandırılır. Miadı uzun ilaçlar ve tıbbi malzemeler yerleştirilirken miadı kısa olanlar önde olacak şekilde sıralanır. Birbirine benzer ilaçlar ve tıbbi malzemeler birbirinden ayrılacak şekilde muhafaza edilir. *Hastaneye gelen ilaç ve tıbbi sarf malzemelerin üzerindeki uyarılar dikkate alınarak taşınması yapılır ve depolanır. Muhafaza edildikleri kolilerin istif yüksekliğine dikkat edilir. *Soğuk zincire tabi ilaçlar ve tıbbi malzemeler soğuk zincir kurallarına uygun şekilde muhafaza edilir. *Uyuşturucu kapsamına giren ilaçlar ve kırmızı reçeteyle yazılan ilaçlar ilgili kilitli ilaç deposunda ve dolaplarında muhafaza edilir. *Işıktan etkilenebilecek ilaç ve tıbbi malzeme kapalı dolaplara konur. *Depoların rutubetsiz, ışıktan, nemden ve ısıdan korunacak şekilde, aydınlatılmasının iyi olması sağlanır. Depolardaki sıcaklık ve nemin optimum değerlerde olup olmadığının kontrolü yapılır. Günlük çizelgelere işlenir. *Depoya alınan tüm ilaç ve tıbbi sarf malzemelerin tanıtım bilgileri (ilacın adı, son kullanma tarihi, kodu, vb.) bilgisayara girilir. * Hastanemiz eczanesinde bulunan dolaplar ve rafların tanımları yapılır. Ulaşılmak istendiğinde dolap ve raf numarasına bakılarak kolayca ulaşılabilir. Bunun yanında eczanemizde dolapların yerlerini gösteren yerleşim planı bulunmaktadır. * Eczanemizde bulunan piskotrop ve uyuşturucu ilaçlar için kilitli dolaplar bulunmaktadır. Bu tarz ilaçlar bu dolaplarda kilit altında muhafaza edilir. *Depolarda çalışan personel için gerekli duruma göre kişisel koruyucu ekipman (maske, bone, eldiven ve koruyucu gözlük ) bulundurulur, gerekli durumlarda ilgili personelin kullanması için eğitim verilir. *Eczanede oluşabilecek atıklar ( cam, karton, kâğıt vb.) için bölümde ilgili atık toplama kutuları hazırlanmış olup, atıkların kaynağında ayrıştırılması sağlanır. *Pediatrik ilaçlar, Yüksek riskli ilaçlar, yazılışı okunuşu ambalajı biribirine benzeyen ilaçlar eczanede ayrı bir bölümde bulundurulur, bu ilaçlara ait listeler hazırlanıp ilgili bölümde bulundurulur. *Kurumumuzda yüksek riskli ilaç listesi hazırlanmış olup, Yüksek riskli ilaçlar üzerine Yüksek Riskli İlaç İbaresinin yer aldığı kırmızı etiket yapıştırılır. 4.9. Stok ve Miat Takibi: Hastanemizde 3 tip stok seviyesi var. Bunlar en çok, kritik, asgari stok seviyeleridir. Stok seviyelerini eczacı değiştirme yetkilidir. Otomasyon sistemi bu şekilde yetkilendirmeyi yapmıştır. Tedarik ve kullanım süresine göre stok miktarları belirlenir. Kritik ve asgari stok seviyesinde sistem uyarı vererek eczacıyı bilgilendirir. * HBYS ve MKYS programında bütün ilaç ve sarf malzemelerin stok takibi yapılır. * Bunların kritik, minimum ve maksimum seviyeleri HBYS üzerinden takip ve uyarıcı renklerle kontrol edilir. *İlaç ve sarf malzemelerin miad takipleri otomasyon sistemi üzerinden uyarıcı renklerle kontrol ve takip edilir. Bunların dökümü istenilen tarih aralığına göre alınır. *Bilgisayara girişi yapılan tüm ilaçların miat kontrolü bilgisayar programı üzerinden takip edilir. Programda, son kullanma tarihine 3-6 ay kalan ilaçlar Sarı renkte tanımlanmıştır. Programda, son kullanma tarihine 0-3 ay kalan ilaçlar Kırmızı renkte tanımlanmıştır. * Miadı yakın ilaçlar eczacı tarafından ilgili birimlere duyurur. Böylece son kullanma tarihi yaklaşan ürünlerin tüketilmesi sağlanır. *İlaç ve tıbbi malzemeler için periyodik olarak yılda 4 defa eczane ve depo stok sayımı (miat ve vasıf amaçlı) yapılmaktadır. *Eczanenin ilaç alım teknik şartnamesine göre, son kullanma tarihine 3 ay kalan ilaçlar son kullanma tarihi daha uzun süreli olan ilaçlarla değiştirilir. Son kullanma tarihi yaklaşan ürünler ilgili firmaya daha önceden bildirilir. (Hastanemiz ilaç ve tıbbi sarf malzemelerin teminini il koordinatör devlet hastanesinin eczanesinden yaptığından son kullanma tarihi yaklaşan ürünler koordinatör hastane eczanesine bildirilir. * ilaç ve sarf malzeme talepleri günlük olarak otomasyon üzerinden istemi yapılır. *Eczane birimi her aybaşında aylık ilaç ve sarf kullanım pusulasını ve MKYS tüketim raporlarını düzenler. Ve ilgili saymanlığa yazılı olarak bildirir.
Doküman No: ECZ.PR.01 Yayın Tarihi: 18.09.2007 Revizyon Tarihi: 29.04.2013 Revizyon No: 02 Sayfa:3 / 5 *Eczane birimi her yılsonunda eczane ambar kapamalarını yapar. MKYS devirleri ile birlikte ilgili saymanlığa yazılı olarak bildirir. 4.10. ilaç ve sarf malzeme saklama koşulları: *Alınan ilaç ve serumların muadil olup olmadığını ve miadını kontrol eder. Uygun şartlarda depolanmasını sağlar. *İlaçlar etken maddeleri ve miadlarına göre ambalaj şekilleri de dikkate alınarak; ısı, nem, ışık şartları sağlanmış uygun depo ve raflarda saklanır. *Eczane depolarının ısı ve nem takipleri günlük olarak yapılır. Isı takipleri Isı ve Nem Takip Formuna (STK. FR.01) kayıt edilir. Soğuk zincir ilaçlarını (+2) - (+8) derecede muhafaza eder. 4.11. Eczaneden ilaç ve sarf malzemelerin eczaneden istemi: * Hastanemizde ilaç ve sarf malzemelerin istemi hasta bazlı olarak yapılır. *Acil Servis, Ameliyathane ve Anestezi birimlerine ait istemler 3 günde bir toplu olarak yapılır. *Hasta bazında çıkışı yapılmayan ilaçların çıkışı servis bazlı olarak haftalık yapılmaktadır. *İlaçların servislerde yatan hastalar için günlük dağıtımı sağlanır. *Hasta için kullanılması gerekli ilaçlar Hasta Tabelasına doktor tarafından yazılır, imzalanır. * Hasta tabelalarındaki ilaç ve sarflar günlük olarak otomasyon üzerinden ilgili birimler tarafından istenir. *Otomasyon ekranına düşen istemler taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından kontrol edilerek onaylanır. *Narkotik ve uyuşturucu ilaçların istemi otomasyon üzerinden yapılır. Narkotik İlaç İstem ve Kayıt Formu (YÖN. FR.21) doldurulur. Form İlgili Servis hemşiresi, doktoru ve eczacı tarafından imzalanır. Ve ilaç hemşire tarafından teslim alınır. İstem ayrıca Eczanedeki Uyuşturucu Defterine kayıt edilir. *Hastanemiz ihtiyaç duyduğu; Mor, Kırmızı ve Yeşil reçeteleri il sağlık müdürlüğü eczacılık şubesinden imza karşılığı temin eder. Bu reçeteler ile birlikte seri numarası dökümü de eczacıya teslim edilir. Hekimler bu tarz ilaçları yazma ihtiyacı duyduklarında eczaneden yeşil, kırmızı ve mor reçete talep ederler. Eczacı reçeteleri yeşil ve kırmızı reçete kayıt defterine kayıt eder imza karşılığı ilgili hekime teslim eder. 4.12. Eczanede ilaçların hazırlanması ve transferi: *Onaylanan ilaç ve tıbbi sarf malzemelerin istem çıktısı otomasyondan alınır. *İstemler günlük olarak otomasyon üzerinden takip edilir. İlgili hastaya ait ilaçlar Eczane stoklarından kontrol edilerek onayı yapılır. İlaç ve serumlar hastaya özgü paketlenir. * Hastanın kimlik bilgilerinin ve verilen ilaçların kayıtlı olduğu çıktılar paket içine konarak birimlere dağıtımı sağlanır. İstem çıktıları taşınır kayıt kontrol yetkilisi ve ilgili servis hemşiresi tarafından imzalanır. * Gün içinde çıkışı yapılan ilaçların tümü günlük olarak HBYS Eczane Modülüne ve bir gün sonra MKYS ye *Gün içerisinde taburcu ya da ex olan hastalara ait ilaçlar hastanın dosyası faturalandırılmadan önce en geç bir sonraki iş günü saat 10.00 a kadar ilgili servis hemşiresi tarafından Eczaneye İlaç İade Formu (YÖN. FR.35 ) kullanılarak teslim edilir. Hastaya ait eczane istem belgesinden düşüşü sağlanır.
Doküman No: ECZ.PR.01 Yayın Tarihi: 18.09.2007 Revizyon Tarihi: 29.04.2013 Revizyon No: 02 Sayfa:4 / 5 4.13. Kullanımdan Arta Kalan ilaçların iadesi: *Hastanemiz Eczanesinden hasta adına kullanılmak üzere hemşire tarafından alınan ilacın hastanın ex, taburcu, Order değişikliği durumunda; İlgili servis hemşiresi hastanın taburcu işlemleri yapılmadan önce hastane eczanesinden alınan ve kullanılmayan ilaçları tespit eder. * Hastane eczanesine ilaç ve malzeme iade formunu ( YÖN. FR.35 ) doldurarak teslim eder. İade edilen İlaç ve sarf malzemeler hasta isteminden düşülür. *Miadı dolan veya bozulan ilaç ve tıbbi malzeme tespit edilir. *İmhası gereken ilaç ve tıbbi malzemenin listesi hazırlanır. *Tutanak eczanede tutanaklar dosyasında muhafaza edilir, *İmha tutanağındaki ilaç ve tıbbi malzeme eczane stoklarından, bilgisayar ve kayıtlarından düşülür. * İmha edilecek ilaç ve tıbbi malzeme tıbbi atık torbasına konularak ağzı sıkıca bağlanır, tehlikeli atık deposuna 5.0. SORUMLULAR: Başhekim Yardımcısı, Eczacı, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi, Birim sorumluları 6.0. İLGİLİ DÖKÜMANLAR: 6.1. Hasta Tabelası 6.2. Taşınır istem Belgesi 6.3. Isı ve Nem Takip Formu (STK. FR.01) 6.4. Narkotik ilaç kayıt ve kontrol defteri 6.5. Otomasyon 6.6. Sevk İrsaliyesi 6.7. Fatura 6.8. İlgili Yönetmelik 6.10. Buzdolabında Saklanması Gereken İlaç Listesi 6.11. Işıktan Korunması Gereken İlaç listesi 6.12. İsmi ve söylenişi benzer ilaç listesi (YÖN.LS.06) 6.13. Etkileşimleri tehlikeli ilaç listesi (YÖN.LS.07) 6.14. Yüksek riskli ilaç listesi (YÖN.LS.08) 6.15. İlaç uygulamalarında kullanılmaması gereken kısaltmalar listesi (YÖN.LS.09) 6.16. Acil İlaçların Çocuk Dozları Listesi (YÖN.LS.10) 6.17. Görünüşte Benzer İlaç Listesi (YÖN.LS.11) 6.18. Işıktan Korunması Gereken İlaç Listesi (YÖN.LS.12) 6.19. Kırmızı Reçeteye Tabi İlaç Listesi (YÖN.LS.13)
Doküman No: ECZ.PR.01 Yayın Tarihi: 18.09.2007 Revizyon Tarihi: 29.04.2013 Revizyon No: 02 Sayfa:5 / 5 6.20. Yeşil Reçeteye Tabi İlaç Listesi (YÖN.LS.14) 6.21. Buzdolabında Saklanması Gereken İlaç Listesi ( YÖN.LS. 15) 6.22. Töropatik Aralığı Dar Olan İlaç Listesi (YÖN.LS.16) 6.23. Kırmızı Reçeteye Tabi Olan İlaçların Maksimal Dozları Listesi (YÖN.LS.17) 6.24. Acil Serviste Bulunması Gereken İlaç Listesi (YÖN.LS.18) 6.25. Etkisi Aynı İsimleri Farklı İlaç Listesi (YÖN.LS.19 )