T.C ÇANAKKALE ONSEKİZMART ÜNİVERSİTESİ ARAŞTIRMA VE UYGULAMA HASTANESİ ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ KODU: ECZ.PR.01 YAYINLAMA TARİHİ: 21.04.2014 REVİZYON TARİHİ: 00 REVİZYON NO: 00 SAYFA SAYISI:07 1. AMAÇ: Bu prosedürün amacı ÇOMÜ Araştırma ve Uygulama Hastanesi nde kullanılacak ilaçların belirlenmesi, Satın Alma Prosedürü ne uygun olarak talebin yapılması, talep edilen nitelikte ve nicelikteki ilaçların en kısa sürede kabulünün sağlanması, uygun olarak saklanması, saklama koşullarının ve stok miktarının düzenli olarak kontrolünün yapılması, birimlerden yapılan taleplerin değerlendirilmesi, uygun taleplerin derhal gerçekleştirilmesi, uygunsuz taleplerin yeniden gözden geçirilmesine özen gösterilerek, hasta ve çalışan güvenliği ilkelerinden taviz vermeden kullanılacak tüm ilaçların hızla kullanıma sunulmasını sağlamaktır. 2. KAPSAM: Bu prosedür ÇOMÜ Araştırma ve Uygulama Hastanesi eczanesini ve ilaç saklanan depoları kapsar. 3.TANIMLAR: Depo: Yönetimi sadece ÇOMÜ Araştırma ve Uygulama Hastanesi Eczanesince yapılan, genellikle hastaya fatura edilebilen ürünlerden oluşan tüm depoları tanımlar. Ara Depo: Birimlerde oluşturulan, ilgili birimin ihtiyacına yönelik oluşturulan depolardır. Ara depoların yönetimi, ilgili birim tarafından atanmış sorumlularca yürütülür. Muayene Kabul İşlemi: ÇOMÜ Araştırma ve Uygulama Hastanesi nde kullanılacak olan ilaç ların teknik şartnameye uygun özellikte ve satın alma koşullarını sağlayacak şekilde stoklara aktarılmasının ve kabulünün yapıldığı işlemler bütünüdür. Kurum: ÇOMÜ Araştırma ve Uygulama Hastanesi HBYS : Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (Probel) 4. SORUMLULAR: Bu prosedürün uygulanmasından Başhekimlik, eczaneden sorumlu öğretim üyesi/üyeleri, baş eczacı, eczacılar/eczacı kalfaları,ara depo sorumluları,hemşireler,hastane personeli sorumludur. 1
5. UYGULAMALAR: 5.1. Eczane Çalışma İlkeleri: 5.1.1ÇOMÜ Araştırma ve Uygulama Hastanesi Eczanesinde hizmet, hafta içi 08:00-12:00/13:00-17:00 olmak üzere mesai saatleri içinde devam eder. İcap nöbetlerinde bir eczacı bulunur. Bu eczacı ilaç hazırlanmasından sorumludur. 5.1.2. Eczanede tutulacak nöbetlerin listesini bu işle görevlendirilmiş eczacı hazırlar. Liste, her ay düzenli bir biçimde hazırlanır, Eczane Nöbet Listesi Formu kayıt altına alınır. 5.1.3.İlaçların kabulünden, hastaya uygulanması ve uygulama sonrası dönemde izlenmesine kadar gerçekleşen tüm işlemlerde Güvenli İlaç Kullanım Prosedürü nde belirlenen ilkelere uygun hareket edilir. 5.1.4. Eczane çalışanlarının görev, yetki ve sorumlukları ilgili dokümanlarda belirtilmiştir. 5.2. İlaç İhtiyacının Tespit Edilmesi ve Temini: 5.2.1. Kuruma hangi ilaçların alınacağı ve miktarları, birimlerden gelen talepler doğrultusunda, eczacılar tarafından belli dönemlerde belirlenir ve Satın Alma Birimi ne bildirilir. Bu belirlemede aşağıdaki faktörler göz önünde bulundurulur: Bir önceki yıl tüketimi, mevsimsel değişkenler Hastane gereksinimleri Doktor istemleri Etkinlik, toksisite Maliyet 5.2.2. Stokta mevcut olan ve aynı etken maddeye ya da aynı terapötik etkiye sahip ilaçların tüketilmesinin kurumun yararına olacağı prensibi her zaman göz önünde bulundurulur. 5.2.3. Her yıl uygun zamanlarda 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu nun ilgili maddelerine ve Satın Alma Prosedürü ne göre ilaç alımına karar verilir. İhalede alımı yapılamayan ürünler için yeni ihale düzenlenir ya da doğrudan temin yöntemi ile temin edilir. İhale komisyonunca karara bağlanan ilaçlar ilgili firmadan yazılı olarak sipariş edilir. 5.2.4. Tüketim hızının belirlenmesi için, Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) üzerindeki stok takip ekranlarından yararlanılır. Alımın türüne ilgili ürünün belirli bir periyotdaki tüketimi göz önüne alınarak karar verilir (Yıllık ihalede son bir yıl içindeki, doğrudan alımlarda daha kısa periyodlardaki tüketim göz önüne alınır). Bunun dışında ürünün son bir ay içindeki tüketimi de belirleyici olur. 2
5.2.5.İhalenin yaklaşık 3 ay öncesinde eczane tarafından birimlerden ihtiyaç duydukları ilaçların listesini yazılı olarak bildirmesi istenir. Bu ürünlerin alınıp alınmayacağına, alınacaksa miktarlarına eczacı, başhekimlikle görüşerek karar verir. 5.2.6. Stokta bulunmayan ve acil alımı gereken ilaçlar ilgili birim tarafından eczaneye yazılı olarak iletilir, ürünler eczacı tarafından Satınalma Talep Formu na yazılıp Satın Alma Birimi ne bildirilir. Satın Alma Birimi ne gelen talepler doğrultusunda 4734 sayılı kamu ihale kanununun 22/D maddesine ve Satın Alma Prosedürü ne göre acil ilaç teminine gidilir. 5.2.7.Acil müdahalede kullanılabilecek ilaçlar dışında, alıma çıkılıp ta kuruma temin edilemeyen ve izleyen süreçte bulunamayan ürünlerde, eczacı tarafından reçeteye Hastane Eczanemizde Yoktur kaşesi basılır, Başhekimlikçe onaylandıktan sonra hastanın ilgili ürünü serbest eczaneden ücretsiz olarak temin etmesi sağlanır. 5.3. İlaç ve Malzemelerin Teslim Alınması: 5.3.1. Alımı tamamlanan ürünlerin kuruma teslim zamanları, alım türüne göre belirlenir. KİK maddesi ve firma ile kurum arasında gerçekleştirilen sözleşme esası teşkil etmekle birlikte depo durumuna ve tüketim hızına göre kısmi miktarlarda ürünün kuruma teslim edilmesi sağlanır, doğrudan alımlarda alınan ürünün tamamı bir seferde kabul edilmek zorundadır. 5.3.2. Kuruma teslim edilen ürünlerin depoya kabulünden önce,muayene komisyonu ürünlerin uygunluğunu kontrol ederek ürünlerin uygun olup olmadığına karar verir. 5.3.3. Muayene Komisyonu herhangi bir sorun yoksa Muayene Komisyonu Raporunu hazırlar ve imzalar. Bir sorun olması durumunda (hatalı ürün) sorunu açıkça belirten bir rapor hazırlanır, Muayene raporuna uygunsuz ürün yazılır ve ürün alınan firmaya bildirilir. 5.3.4. Uygun ürünün teslimi için ilgili firma ile yapılan sözleşmeye bağlı kalınarak belirlenen süre içinde ürün yeniden talep edilir. Partiler halinde teslim edilmesi planlanan ürünler için de her parti teslimatında aynı işlemler tekrarlanır. 5.3.5. Sorunsuz olduğuna oy birliği ile karar verilen ürünler Muayene Komisyonu Raporu imzalandıktan sonra depoya kabul edilir ve kullanıma sunulur. 5.3.6. Ürünler bağış dahi olsa 5.3. maddesinin tümü gerçekleştirilir. 5.4. Ürünlerin Depoya Kabulü: 5.4.1. Depoya kabulü kesinleşen (muayeneden geçmiş) ürünler, (bu işle sorumlu eczacı veya eczacı kalfası tarafından) son kullanma tarihleri ile birlikte HBYS stoklarına alınır. 5.4.2. Aynı zamanda ilaçların program üzerinden de eczane yetkilileri tarafından fatura ve muayene girişi yapılır. 3
5.4.3. Faturasıyla birlikte gelen mala ilgili eczane yetkilileri tarafından Taşınır İşlem Fişi kesilir. Taşınır İşlem Fişi üzerine Eczacı, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi ve Firma Yetkilisi imza atar. Eczacı ilaçların bilgisayara girişini yapar. 5.4.4. İlaç fiyatlandırması, Sağlık Bakanlığı onaylı ilaç fiyat listesine göre yapılır. İlaçlar adet/ünite fiyatlı olarak HBYS ye girilir. 5.4.5. Uyuşturucu ilaçlar Uyuşturucu İlaçların Kontrolü Talimatı na uygun olarak kabul edilir. 5.4.6. Soğuk zincir özelliği olan ilaçlar ve malzemeler Soğuk Zincir İlaçların Kontrolü Talimatı na uygun olarak kabul edilir. 5.5. Ürünlerin Yerleştirilmesi ve Saklanması: 5.5.1.Ürünler yerleştirilirken, miadlı ürünlerde miadı erken olan, raflarda öne yerleştirilir. Miadsız ürünlerde ise ilk giren-ilk çıkar ilkesine göre yerleştirme yapılır. Birimlere/hastalara ürün verilirken ön sıradan verilir. Yerleştirme sırasında Yazılışları ve Okunuşları Benzer İlaç Listesi, Yüksek Riskli İlaçlar Listesi, Ambalajı Benzer İlaç Listesi, Pediatrik Dozdaki İlaç Listesi dikkate alınır ve bunların ayrı raflarda yerleştirilmesi sağlanarak diğer ilaçlarla karışmasının önüne geçilir. 5.5.2. Depolarda Depo Yerleşim Planı bulundurulur. Ürünlerin yer değiştirmesi durumunda bu planlar da güncellenir. 5.5.3. Hemzemin yerleştirme yapılmaz, rafların altında palet bulundurulur. Tavandan 40 cm aşağıya kadar yerleştirme yapılır ve yerleştirme sırasında malzemenin cinsine uygun davranılır. 5.5.4. İlaçlar oda sıcaklığında (25 derece altında), direk güneş ışığından uzak tutularak ve nem oranı %60 ı aşmayan ortamlarda saklanır. Depolarda ve eczanede ortam ısısı ve nemi kalibre cihazlarla izlenir. Isı-nem takipleri günde 3 kez eczane görevlileri tarafından yapılır ve Isı- Nem Takip Formu ile kayıt altına alınır. Uygunsuzluk tespit edilmesi durumunda Eczacı ve teknik birim durumdan haberdar edilir. 5.5.5. Depo ortamlarının fizik koşullarının uygunluğu, Depo Ortamları Takip Talimatı na göre sağlanır ve olası tehlikelere karşı bu talimatta tanımlanan önlemler uygulanır. 5.5.6. Uyuşturucu ilaçlar Uyuşturucu İlaçların Kontrolü Talimatı na uygun olarak saklanır. 5.5.7. Soğuk zincir özelliği olan ilaçlar ve malzemeler için Soğuk Zincir İlaçların Kontrolü Talimatı na uygun olarak depolama yapılır. 4
5.6. Stok Seviyelerinin ve Miadların Takibi: 5.6.1. İlaçların stok takipleri HBYS üzerinden yapılır. Stok miktarları, 3 seviye üzerinden izlenir: Minimum, kritik ve maksimum stok seviyeleri. Bunlar içinde en belirleyici olan, kritik stok seviyesidir. En az stokla çalışmak kurumun ana prensibidir. 5.6.2. Kritik stok düzeyi belirlenirken, ürünün talep edilmesi ile doğrudan alımla alınıp kuruma teslim edilmesi ve stoklara yansıması arasında geçen sürede tüketilecek miktar göz önüne alınır. Ürün miktarı kritik stok seviyesine düştüğünde talep yapılarak alım süreci başlatılır. 5.6.3. HBYS, Kritik stok seviyesi altına düşen malzemeler için uyarı verir. Bu durumda alım süreci başlatılır. Ancak bu işlem için özellikle etken madde ve aynı ya da benzer töropatik etki yaratan ilaçların da stok durumu göz önüne alınır. Ayrıca yıl sonunda stok sayımı yapılarak yıl kapatılır. 5.6.4. HBYS de ürünler otomatik olarak son kullanma tarihlerine gore listelenebilir. SKT nin dolmasına 4 ay kalan ilaçlar, 30 gün kalan ilaçlar listelenir. 5.6.5. SKT nin dolmasına 4 ay kalan ürünlerin tüketiminin hızlandırılması için ilgili birimler uyarılır. 5.6.6. Son kullanma tarihine 3 ay ve daha az zaman kalmış ürünlerin değiştirilmesi için SKT nin dolmasına 4 ay kala firmalarla iletişime geçilir 5.6.7. Birimlerde kullanımı süren ve SKT nin dolmasına 3 ay ve daha az kalmış ürünlerin eczaneye iadesi eczacı ve birimlerdeki depo sorumlularınca planlanır. 5.6.8. Son kullanma tarihine 1 ay ve daha az kalmış ürünler birimlere dağıtılmaz. Ancak, birim, buna rağmen ürünü istediğini üst yazı ile belgelerse, dağıtım yapılabilir. 5.6.9. Son kullanma tarihi dolan ürünler kullanım alanından ayrılır, ilgili depoda bu iş için ayrılmış ve işaretlenmiş alana alınır. SKT geçmiş olan ilaçlar HBYS üzerinde zayi depoya ayrılır. HBYS, miadı geçmiş ürünlerin birimlere ya da hastaya çıkışına izin vermez. 5.6.10. Her gün eczanedeki ürünlerin miadları HBYS üzerinden otomatik verilen uyarı sayesinde kontrol edilir. 5.6.11. Her eczane deposu için miad kontrolü periyodik olarak yapılır. Hangi deponun kim tarafından, ne zaman kontrol edileceği Depo Kontrol Listesi ile belirlenmiştir. 5.6.12. İlgili eczane görevlisi depolarda miad kontrolü yapar ve sonuçlarını eczaneye bildirir. 5.6.13. Miad kontrolü sırasında miadının dolmasına 1 aydan az kalmış ürünlerin tümü, 5
öncelikli olarak kontrol edilir. Diğer ürünler randomize olarak kontrol edilebilir. 5.7. Eczaneden İlaç İstemi, Birimlere İlaç Dağıtımı: 5.7.1. Bölümlerin eczaneden hasta başı ilaç isteme işi 7 gün 24 saat kesintisiz devam eder. 5.7.2. Yatan hastalar için ilaçlar tedavi tabelasına doktor tarafından yazılır. Eczaneden hasta başına ilaç istemi hemşirelerler tarafından HBYS üzerinden yapılır. Order edilen ürün kan ürünü ise ayrıca mor reçeteye yazılır. 5.7.3. Sadece belirli bir branş uzmanı tarafından yazılabilen bir ilaç istenecekse önce hastanın hekimi tarafından HBYS üzerinden ilgili branştan konsültasyon istemi yapılır ve ilgili konsültan hekim ilacı uygun görürse konsültasyon raporuna yazar. 5.7.4. İstem eczacı tarafından; miktar, günlük doz, ilaç etkileşimi, bir önceki gün verilen miktar gibi özellikleri dikkate alınarak değerlendirilir ve onaylanır. Onaylandıktan sonra çıkarılan ilaç, eczane stoğundan düşülür. 5.7.5. İlaçlar, Güvenli İlaç Hazırlama, Dağıtım ve Taşıma Talimatı uyarınca hazırlanır ve dağıtılır. 5.7.6. Hasta üzerine aktarılmayan (kullanılmayan) ilaçlar ilgili birimin ara deposuna düşer, eczaneye iade edilecekse HBYS üzerinden stok transferi yaparak eczaneye iadesi sağlanır. 5.7.7. Birimlerde bulunan Ara depolar için yapılan toplu talepler, Taşınır İşlem Fişi ile yapılır; eczanede bu iş için görevlendirilen kalfa tarafından eczane stokları, bölümün stokları ayrıca bölümün ve eczanenin bu ilaçlara özgü tüketim hızı kontrol edilerek değerlendirilir. Değerlendirme sonucuna göre Ara depoya aktarımı uygun görülen ürünler, bir sonraki gün eczane taşıma ekibince Güvenli İlaç Hazırlama, Dağıtım ve Taşıma Talimatı na uygun şekilde teslim edilir. İlaçların hazırlanması ve transferi sırasında meydana gelecek zayi ve kayıplardan eczane sorumludur. Bu gibi durumların gerçekleşmesi halinde durum Kayıttan Düşme Tutanağı ile kayıt altına alınır. 5.7.9. Uyuşturucu ilaçlar Uyuşturucu İlaçların Kontrolü Talimatı na uygun olarak dağıtılır. 5.7.10. Soğuk zincir özelliği olan ilaçlar ve malzemeler için Soğuk Zincir İlaçların Kontrolü Talimatı na uygun olarak dağıtılır. 5.8. Bağış İlaçlar ve Malzemeler: 5.8.1.Bağış olarak getirilen ilaçlar önce formlarına göre gruplandırılır. Her ilacın SKT kontrol edilir. Bu ürünler HBYS ye alınırken sisteme bağış ve yardım olarak girilir.hbys ekranlarında da bağış ilaç olarak görünür. Satış fiyatı sıfır gösterilir ve SGK ya 6
faturalanamaz olarak işaretlenir. 5.8.2. Miadı geçmiş bağış ilaçlar Miadı Geçmiş İlaç İmha Talimatı uyarınca imha edilir. 6.İLGİLİ KONULAR 6.1.Satınalma Prosedürü 6.2.Eczane Nöbet Listesi Formu 6.3.Güvenli İlaç Kullanım Prosedürü 6.4.Kamu İhale Kanunu 6.5.Satınalma Talep Formu 6.6.Muayene Komisyonu Rapuru 6.7.Uyuşturucu İlaçların Kontrolü Talimatı 6.8.Soğuk Zincir İlaçların Kontrolü Talimatı 6.9.Yazılışları ve Okunuşları Benzer İlaçlar Listesi 6.10.Yüksek Riskli İlaçlar Listesi 6.11.Ambalajı Benzer İlaçlar Listesi 6.12.Pediatrik Dozdaki İlaçlar Listesi 6.13.Depo Yerleşim Planı 6.14.Isı Nem Takip Formu 6.15.Depo Ortamları Takip Talimatı 6.16.Depo Kontrol Listesi 6.17.Güvenli İlaç Hazırlama,Dağıtım ve Taşıma Talimatı 6.18.Taşıır İşlem Fişi 6.19.Kayıttan Düşme Tutanağı 6.20.Miadı Geçmiş İlaçların İmhası Talimatı 7