Sayfa:1/10 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, TKGM ve Taşra Teşkilatlarında Kalite Yönetim Sistemini oluşturan dokümanların (Kalite Politikası, Kalite Hedefleri, Kalite El Kitabı, Prosedürler, Talimatlar, Süreçler, Görev Tanımları, Destek Dokümanları ve Dış Kaynaklı Dokümanların) hazırlanması, onaylanması revizyonu, dağıtımı, toplanması, geçerli baskıların ilgili yerlerde bulundurulması ve muhafazası için usul ve esasların belirlenmesidir. 2. TANIMLAR Birimler: Genel Müdürlükte doğrudan Genel Müdür Yardımcılarına bağlı olan bölümlerdir. Bölge Müdürlüklerinde ise Bölge Müdürlüğüne bağlı olan Şube Müdürleri, Tapu Sicil Müdürleri ve Kadastro Müdürlükleridir. Birim Amiri: Birimlerin en üst seviye yöneticileridir. (Genel Müdürlükte Daire Başkanı, Başkan, Bölge Müdürleri vb. Bölge Müdürlüklerinde ise Şube Müdürleri, Tapu Sicil Müdürleri ve Kadastro Müdürleridir.) Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi: Kurumda Kalite Yönetim Sistem çalışmalarını Genel Müdürlük adına yapan, koordinasyonu ve takibini sağlayan personeldir. Bu görev Kalite Müdürü tarafından yürütülür. Bölge Müdürlüğü Kalite Yönetim Temsilcisi: Bölge Müdürlüğünde ve bağlı müdürlüklerinde Kalite Yönetim Sistem çalışmalarını Bölge Müdürü adına yapan, koordinasyonu ve takibini sağlayan personeldir. Birim Kalite Sorumlusu: Birimlerde yapılacak Kalite Yönetim Sistem çalışmalarının koordinasyonu ve takibini sağlayan personeldir. Doküman: Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan ve sistemin gereklerini yerine getirmek için kullanılan Misyon, Vizyon Kalite Politikası, Kalite El Kitabı, Prosedürler, İş Akışları ve Çalışma Talimatları, Süreçler, Görev Tanımları, Formlar ve Dış Kaynaklı Dokümanları kapsayan basılı veya dijital ortamdaki belgelerdir. Kalite Sistemi Dokümanı Orijinali: Islak imzalı olan nüshalardır. 3. SORUMLULAR Tüm Birimler 4. UYGULAMALAR KALİTE EL KİTABI 4.1.1 Kalite El Kitabı, Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve kapak sayfası Genel Müdür tarafından onaylanarak yürürlüğe girer. 4.1.2 Kalite El Kitabında yapılacak herhangi bir değişiklikte, o sayfaya revizyon numarası verilerek yeniden yayınlanır. Bu revizyonlar Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından yapılır. Kalite El Kitabı sayfalarında yapılan değişiklikler toplam sayfa sayısının yarısından fazla olduğunda veya Kurum Kalite Yönetim Temsilcisinin uygun gördüğü durumlarda Kalite El Kitabı yeniden yayımlanır ve Kalite El Kitabının kapak sayfasındaki revizyon numarası değiştirilir. Bir sayfada birden fazla revizyon olsa dahi
Sayfa:2/10 bir revizyon kabul edilir. 4.1.3 Kalite El Kitabı Kurum içerisinde, bilgisayar ortamında yayımlanır. 4.1.4 Kalite El Kitabının Kurum dışında dağıtımı Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından yapılır. 4.1.5 Kalite El Kitabı belgelendirme kuruluşuna ve kurum dışına basılı kopya olarak dağıtılabilir. Kalite El Kitabının kurum dışına dağıtılmasından, revizyonundan, dağıtım listesinin tutulmasından, kontrollü kopya sahiplerine değişikliğin iletilmesinden ve eski kopyaların toplatılmasından Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi sorumludur, Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi bu işlemlerin kayıtlarını bilgisayar ortamında tutar. 4.1.6 Kurum dışına Kalite El Kitabındaki değişikliklerin iletilmesi Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından yazılı olarak yapılır ve revize olmuş kopyaları imha etmesi istenir. 4.1.7 Kurum personeli Kalite El Kitabının revizyon yapılmasını istemesi durumunda Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi ne dâhili yazışmayla talepte bulunur. Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi talebi inceler, gerekiyor ise ilgili birimlerle görüşerek yapılıp yapılmayacağına karar verir. Revizyona karar verilir ise Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından revizyon yapılır ve revizyon yapılan ve ilave edilen bölümler italik olarak yazılır. 4.1.8 Kalite El Kitabı revizyon yapıldıktan sonra, Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi kendisinde bulunan orijinal (ıslak imzalı) nüshaya kırmızı renkli GEÇERSİZ yazar ve revizyon dosyasına kaldırılır. Kalite El Kitabında yapılan her sayfa revizyonu ile beraber, Kalite El Kitabında bulunan revizyon işleme sayfasına revizyon bilgileri işlenir ve Genel Müdür tarafından imzalanır. 4.1.9 Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi basılı kopya olarak dağıtım yaptığı Kalite El Kitabı için bilgisayar ortamında Doküman Dağıtım Listesi (Kalite El Kitabı İçin) tutar. 4.1.10 Kalite El Kitabı revizyonları beş gün içerisinde Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından bilgisayar ortamında da yayınlanır. 4.1.11 Kalite El Kitabının Kurum dışına basılı kopya olarak dağıtımı Kontrollü Kopya olarak yapılır. Kalite El Kitabının her sayfasına mavi renkli KONTROLLÜ KOPYA kaşesi vurulur. KONTROLLÜ KOPYA kaşeli Kalite El Kitabı sahiplerine, yapılacak herhangi bir revizyon Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından iletilir. Bilgi amaçlı dağıtılan nüshalara KONTROLLÜ KOPYA kaşesi vurulmaz. 4.2 PROSEDÜRLER 4.2.1 Prosedürler, Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve kapak sayfası Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından imzalanır ve Genel Müdür tarafından onaylanır. Prosedürlerin sayfaları Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından paraflanır.
Sayfa:3/10 4.2.2 Prosedürler Kurum içerisinde basılı kopya olarak dağıtılmaz, dijital ortamda yayınlanır. 4.2.3 Prosedürlerin belgelendirme kuruluşuna ve kurum dışına dağıtılmasından, revizyonundan, dağıtım listesinin tutulmasından, kontrollü kopya sahiplerine değişikliğin iletilmesinden ve eski kopyaların toplatılmasından Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi sorumludur. 4.2.4 Kurum dışındakilere prosedür değişikliklerin iletilmesi Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından yazılı olarak yapılır ve revize olmuş kopyaları imha etmesi istenir. 4.2.5 Kurum içerisinde prosedürlerin revizyonunun yapılması için, revizyona ihtiyaç duyan Birim, Birim Kalite Sorumlusu aracılığı ile Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi ne dâhili yazıyla veya e.mail ile talepte bulunur. Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi talebi inceler, gerekiyor ise ilgili birimlerle görüşerek yapılıp yapılmayacağına karar verir. Revizyona karar verilir ise, Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından prosedür revizyonu yapılır. Revizyon yapılan ve ilave edilen bölümler, cümleler ve kelimeler italik olarak yazılır. 4.2.6 Prosedürlerin revizyonları yapıldıktan sonra beş gün içerisinde Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından dijital ortamda da yayınlanır. 4.2.7 Prosedürlerin revizyonu yapıldıktan sonra, Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından kendisinde bulunan orijinal (ıslak imzalı) nüshaya kırmızı renkli GEÇERSİZ yazılır ve Revize Edilen/Yürürlükten Kaldırılan Dokümanlar Dosyasına kaldırılır. Prosedür onayı dijital ortamda yapılabiliyor ise, basılı kopya kullanılmadan bu işlemler bilgisayar ortamında da yapılabilir. 4.2.8 Yürürlükten kalkan prosedürlere ise Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından orijinal (ıslak imzalı) nüshaya kırmızı renkli YÜRÜRLÜKTEN KALKTI yazılır ve Revize Edilen/Yürürlükten Kaldırılan Dokümanlar Dosyasına kaldırılır. 4.2.9 Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi basılı kopya olarak dağıtım yaptığı prosedürler için bilgisayar ortamında Doküman Dağıtım Listesi (Prosedürler İçin) ni tutar. 4.3 TALİMATLAR 4.3.1 Talimatlar Genel Müdürlük Birimlerinde ilgili Birimin Kalite Sorumlusu koordinasyonunda, görevlendirilmiş personel tarafından hazırlanır, Şube Müdürleri tarafından kontrol edilir ve bağlı olduğu Daire Başkanı, unvanı Daire Başkanlığı olmayan birimlerde ise (Hukuk Müşavirliği, Bölge Müdürlüğü vb.) en üst yönetici tarafından imzalanır.bölge Müdürlükleri ve bağlı Birimlerinde hazırlanacak talimatlar birimler tarafından hazırlanır, Müdür/ Şube Müdürü tarafından kontrol edildikten Bölge Müdürlüğü Kalite Yönetim Temsilcisi ne gönderilir. Bölge Müdürlüğü Kalite Yönetim Temsilcisi kontrol eder, gerek görür ise ilgili birimlerle görüşür. Uygun olduğuna karar verdikten sonra yayınlanması için Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi yazışmayla veya e.mail ile bildirir. Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi kontrol eder uygun görür ise Kalite Şube Müdürlüğü tarafından görevlendirilmiş personel tarafından talimat ortak kodda
Sayfa:4/10 hazırlanır Kalite Şube Müdürü(Kurum Kalite Temsilcisi ) tarafından kontrol edilip Strateji Geliştirme Daire Başkanı tarafından onaylandıktan sonra beş gün içerisinde talimatı dijital ortamda yayımlar. 4.3.2 Genel Müdürlük Birimlerinde Birim Kalite Sorumlusu onaylanan talimatı beş gün içerisinde, Kurum Kalite Yönetim Temsilcisine iç yazışmayla veya e.mail ile bildirir. Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi kontrol eder ve beş gün içerisinde talimatı dijital ortamda yayınlar. Talimatın yayınlanmasından sonra, Birim Kalite Sorumlusu tarafından uygulamaya konulur. Bölge Müdürlükleri ve bağlı Birimlerinde Birim Kalite Sorumlusu yeni bir talimat uygulamaya koymak için Kalite Şube Müdürlüğüne yazılı olarak istekte bulunur Kalite Şube Müdürlüğü gerekli incelemeden sonra gerekli görür ise talimatı yazının kendisine ulaşmasından bir hafta içersinde talimatı dijital ortamda yayınlar ve ilgili birime resmi yazı ile dönüş yapar. Talimatın yayınlanmasından sonra, Birim Kalite Sorumlusu tarafından uygulamaya konulur. 4.3.3 Genel Müdürlük Birimlerinde Talimatların orijinali, Birim Kalite Sorumlusu tarafından birimlerinde muhafaza edilir. Bölge Müdürlükleri ve bağlı Birimlerinde Talimatların orijinali, Kalite Şube Müdürlüğünde muhafaza edilir. 4.3.4 Genel Müdürlük Birimlerinde Birimler talimatlarını revize etmek ister ise bunu daha önce hazırlamış ve uygulamada olan talimat üzerinde yapar ve revizyon yapılan ve ilave edilen bölümler italik olarak yazılır. Birim Kalite Sorumlusu kendisinde bulunan orijinal (ıslak imzalı) nüshaya kırmızı renkli GEÇERSİZ yazar ve biriminde bulunan Revize Edilen/Yürürlükten Kaldırılan Dokümanlar Dosyasına kaldırılır. Talimat onayı dijital ortamda yapılabiliyor ise, basılı kopya kullanılmadan bu işlemler bilgisayar ortamında da yapılabilir. Bölge Müdürlükleri ve bağlı Birimlerinde Birim Kalite Sorumlusu talimatlarını revize etmek ister ise Kalite Şube Müdürlüğüne yazılı olarak istekte bulunur Kalite Şube Müdürlüğü gerekli incelemeden sonra gerekli görür ise Talimatı yazının kendisine ulaşmasından bir hafta içersinde bunu daha önce hazırlamış ve uygulamada olan talimat üzerinde yapar ve revizyon yapılan ve ilave edilen bölümler italik olarak yazılır. Kendisinde bulunan orijinal (ıslak imzalı) nüshaya kırmızı renkli GEÇERSİZ yazar biriminde bulunan Revize Edilen/Yürürlükten Kaldırılan Dokümanlar Dosyasına kaldırılır, dijital ortamda yayınlar ve ilgili birime resmi yazı ile dönüş yapar. Talimatın yayınlanmasından sonra Taşra Teşkilatı ilgili Birimlerinde uygulamaya konulur 4.3.5 Genel Müdürlük Birimlerinde Birimler yürürlükten kaldırmak istedikleri talimatları Birim Kalite Sorumlusuna bildirir. Birim Kalite Sorumlusu tarafından orijinal (ıslak imzalı) nüshaya kırmızı renkli YÜRÜRLÜKTEN KALKTI yazılır ve Revize Edilen/Yürürlükten Kaldırılan Dokümanlar Dosyasına kaldırılır. Talimat onayı dijital ortamda yapılabiliyor ise, basılı kopya kullanılmadan bu işlemler bilgisayar ortamında da yapılabilir. Bölge Müdürlükleri ve bağlı Birimlerinde Birim Kalite Sorumlusu talimatlarını yürürlükten kaldırmak istedikleri talimatı Kalite Şube Müdürlüğüne yazılı olarak istekte bulunur Kalite Şube Müdürlüğü gerekli incelemeden sonra gerekli görür ise orijinal (ıslak imzalı) nüshaya kırmızı renkli YÜRÜRLÜKTEN KALKTI yazılır ve Revize Edilen/Yürürlükten Kaldırılan Dokümanlar Dosyasına kaldırılır, dijital ortamda yayınlar ve ilgili birime resmi yazı ile dönüş yapar.
Sayfa:5/10 4.3.6 Genel Müdürlük Birimlerinde Talimatların revizyonları ve yürürlükten kalkma işlemleri Birimler tarafından yapıldıktan sonra beş gün içerisinde Kurum Kalite Yönetim Temsilcisine iç yazışmayla veya e.mail ile bildirir. Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi kendisine bildirildikten sonra beş gün içerisinde yapılan değişiklikleri dijital ortamda yayımlar. 4.3.7 Yürürlüğe giren talimatların dijital ortamda yayımlanmasından Kurum Kalite Yönetim Temsilciliği ve uygulatılmasından Şube Müdürleri sorumludur. 4.3.8 Birimler kendileri ile ilgili talimatların, basılı kopya olarak dağıtılmasını ister ise kontrolünü sağlamak ve yetkisiz personel tarafından çoğaltılarak kullanılmasını önlemek için ıslak imzalı olarak verir. Talimatlar revize olduğunda eskilerini Birim Kalite Sorumlusu toplar ve yenilerini ıslak imzalı olarak verir. Revize olan ve yürürlükten kalkan talimatları toplar ve imha eder. 4.3.9 Bölge Müdürlüklerinde ve bağlı birimlerinde hazırlanan talimatların orijinali, Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından Kalite Şube Müdürlüğünde muhafaza edilir. Talimat onayı dijital ortamda yapılabiliyor ise, basılı kopya kullanılmaz. 4.4 SÜREÇLER 4.4.1 Süreçler, Genel Müdürlükte Birim Kalite Sorumlularının, Taşra Teşkilatlarında ise Bölge Müdürlüğü Kalite Yönetim Temsilcisi koordinasyonunda, Şube Müdürlükleri tarafından hazırlanır, Şube Müdürleri tarafından kontrol edilir ve bağlı olduğu Daire Başkanı, unvanı Daire Başkanlığı olmayan birimlerde ise (Hukuk Müşavirliği, Bölge Müdürlüğü, vb.) en üst yönetici tarafından imzalanır. 4.4.2 Genel Müdürlük Birimlerinde hazırlanan süreçlerin, Birimlerde muhafazası, dağıtımı, Kurum Kalite Yönetim temsilcisine iletilmesi, yayımlanması, revizyonu ve yürürlükten kaldırılması madde 4.3.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.3.5, 4.3.6, 4.3.7 ve 4.3.8 de açıklandığı gibi yapılır. 4.4.3 Bölge Müdürlüklerinde ve bağlı birimlerinde hazırlanan süreçler birimler tarafından hazırlanır, Müdür/ Şube Müdürü tarafından kontrol edildikten ve Bölge Müdürü tarafından onaylandıktan sonra Bölge Müdürlüğü Kalite Yönetim Temsilcisi ne gönderilir. Bölge Müdürlüğü Kalite Yönetim Temsilcisi kontrol eder, gerek görür ise ilgili birimlerle görüşür. Uygun olduğuna karar verdikten sonra yayınlanması için Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi yazışmayla veya e.mail ile bildirir. Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi kontrol eder ve beş gün içerisinde süreci dijital ortamda yayımlar. Sürecin yayımlanmasından sonra, Bölge Müdürlüğü Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından uygulamaya konur. 4.4.4 Bölge Müdürlüklerinde ve bağlı birimlerinde hazırlanan süreçlerin orijinali, Bölge
Tapu ve Kadastro Sayfa:6/10 Müdürlüğü Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından muhafaza edilir. Süreç onayı dijital ortamda yapılabiliyor ise, basılı kopya kullanılmaz. 4.4.5 Bölge Müdürlüklerinde ve bağlı birimlerinde, süreçlerin revizyonu ve yürürlükten kaldırılması madde 4.3.4, 4.3.5, 4.3.6, 4.3.7 ve 4.3.8 de Genel Müdürlük birimlerinde uygulandığı gibi yapılır. 4.4.6 Süreçler her yıl Ocak ayında Birim Kalite Sorumlularının koordinasyonunda, Şube Müdürleri ve Birim Amirleri tarafından gözden geçirilir ve gerek duyulur ise revize edilerek yeniden yayınlanır. Süreç Yönetim Kurulu veya iyileştirme takımları tarafından güncellenmesine karar verilen süreçler Ocak ayı beklenilmeden güncellenir. 4.5 GÖREV TANIMI (Görev, Yetki ve Sorumluluklar) 4.5.1 müz için hazırlanmış olan TKGM Merkez Teşkilatı Kuruluşu ile Görev, Yetki ve Sorumlulukları Hakkında Yönerge unvanların görevlerini, yetkilerini, sorumluluklarını, kime bağlı çalıştığını açıklamaktadır. Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili ilaveler yapılmıştır. 4.6 DESTEK DOKÜMANLAR Destek Dokümanlar: Formlar, tutanaklar, planlar, listeler, fişler, etiketler, defterler, raporlar, vb. 4.6.1 Destek dokümanların hazırlanması ve yayınlanması; 4.6.2 Kurumda birden çok birim tarafından kullanılan genel dokümanlar Kurum Kalite Yönetim Temsilcisinin koordinasyonda hazırlanır kullanacak birimlerin görüşü alındıktan sonra yayımlanır. 4.6.3 Birime özel ihtiyaç duyulan destek dokümanlar görevlendirilmiş personel tarafından hazırlanır, Şube Müdürleri tarafından kontrol edilir ve bağlı olduğu Daire Başkanı, unvanı Daire Başkanlığı olmayan birimlerde ise (Hukuk Müşavirliği, Bölge Müdürlüğü vb.) en üst yönetici tarafından imzalanır. Birim Kalite Sorumlusu destek dokümanları onaylandıktan sonra beş gün içerisinde, Kurum Kalite Yönetim Temsilcisine iç yazışmayla veya e.mail ile bildirir. Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi destek dokümanlarını kontrol eder ve beş gün içerisinde dijital ortamda yayınlar. 4.6.4 Destek dokümanlarının temininden, revizyonundan, ilgili yerlerde bulundurulmasından ve uygulatılmasından Şube Müdürleri sorumludur. Bunların dağıtımı, revizyonu ve yürürlükten kaldırılmaları madde 4.3.2, 4.3.3, 4.3.4 ve 4.3.5 de Genel Müdürlük Birimlerinde belirtildiği gibi yapılır. 4.7 DIŞ KAYNAKLI DOKÜMANLAR
Sayfa:7/10 Dış Kaynaklı Dokümanlar: Kurumumuz dışında başka kurum ve kuruluşlar tarafından yayınlanan, Kurumumuzu ilgilendiren ve güncelliğini takip emek zorunda olduğumuz kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, genelgeler, standardlar, formlar vb. yayınlardır. 4.7.1 Kalite Yönetim Sistemi standartları Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından, her yıl başında Türk Standartları Enstitüsü ile görüşmeler yapılarak ve internet ortamından takip edilir. Bu standardların takibi için Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından, bilgisayar ortamında Standardlar Listesi hazırlanır. Kanunlar, tüzükler, yönetmelikler ve genelgeler ise aynı şekilde ilgili birim tarafından, yayınlayan kuruluşlarla görüşmeler ve internet ortamında takibi yapılarak temin edilir, ilgili birimlere dijital ortamda yayınlanır. 4.8 MİSYON, VİZYON ve KALİTE POLİTİKASI Misyon, vizyon ve kalite politikası Kurum Yönetimi tarafından tespit edilir ve Genel Müdür tarafından onaylanarak yayınlanır. Kalite politikası Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından tüm personelin haberdar olacağı şekilde n ve tüm birimlerde uygun yerlere asılır ve Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından nerelere asıldığının listesi tutulur. Kalite Politikasının tüm personele benimsetilmesi Birimlerde yapılan toplantı ve eğitimlerle sağlanır. Her yıl yapılan Yönetimin Kalite Sistemini Gözden Geçirme Toplantısında Kalite Politikası görüşülür ve gerek duyulur ise revizyon yapılır. Bu revizyonlar aynı şekilde personele duyurulur. 4.9 KALİTE HEDEFLERİ müzde, hedeflerle yönetim sistemi benimsenmiş olup, Kurum 5018 sayılı kanuna uygun olarak stratejik plan çalışmaları kapsamında merkez ve taşra birimlerine ait hedefler dört yılı kapsayacak şekilde yazılı olarak belirlenmektedir. Hedeflerinin ölçülebilir/mukayese edilebilir, birim ve uygulama bazında n tüm faaliyetlerine yönelik ve kalite politikası ile tutarlı olmasına dikkat edilir. Kurum hedeflerinin gerçekleşmesi ilgili Birim Yöneticilerince takip edilerek tablolar, grafikler raporlar hazırlanır ve yönetime sunulur. 4.10 GENEL 4.10.1 Doküman kontrolünde, bu prosedüre ilave olarak Doküman Hazırlama Prosedürü nde belirtilen esaslara uyulur. 4.10.2 Birim Kalite Sorumlusu dokümanların basılı kopyaları kullanılıyor ise, kendi biriminde kullanılan Talimatların, Süreç Planlarının ve Görev Tanımlarının orijinallerinin (ıslak imzalılarının) muhafaza edildiği dosyalar oluşturur. Birim Kalite Sorumlusu tarafından kendi biriminde hazırlanan, Talimatların, Süreç Planlarının, Görev Tanımlarının ve Destek Dokümanların (formların) ayrı ayrı Güncel Doküman Listeleri ni hazırlanır. Bu listeleri bilgisayar ortamında da yapabilir.
Sayfa:8/10 4.10.3 Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi Prosedürlerin, Talimatların, Görev Tanımlarının ve Destek Dokümanların (formların) ayrı ayrı Güncel Doküman Listeleri nin birer kopyasını bilgisayar ortamında tutarak takibini yapar. 4.10.4 Kalite Sistemini oluşturan dokümanların geçerli baskılarının ilgili yerlerde bulundurulması, revizyona uğrayan ve yürürlükten kalkan dokümanların kullanım alanında bulundurulmaması Şube Müdürleri tarafından sağlanır. 4.10.5 Revizyona uğrayan dokümanların basılı kopyalarının en son iki revizyonu saklanır. İmha edilecek olan dokümanların yayınlanma tarihinden bir yıl geçmiş olması gerekir. 4.10.6 Tüm Kalite Sistem dokümanlarındaki değişiklikler orijinal kopyayı hazırlayan tarafından yapılır. Söz konusu personelde görev değişikliği olursa revizyon, yerine görevlendirilen personel tarafından yapılır. 4.10.7 Basılı kopya olarak dağıtılan Kalite El Kitabı ve Prosedürler dağıtımı Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından bilgisayar ortamında Doküman Dağıtımı Formu ile takip edilir. 4.12 KAYITLARININ DİJİTAL ORTAMDA SAKLANMASI Bilgi İşlem Müdürlü tarafından hazırlanmış talimatlara göre yapılır. 4.13 DOKÜMAN KODLAMA SİSTEMİ müzce hazırlanan dokümanlara aşağıda anlatıldığı şekilde doküman kodu verilecektir. Dokümanların kodlama sistemi detayı aşağıda verilmiştir. BİRİM KODLARI B091TKG0010000 GENEL MÜDÜRLÜK ÖZEL KALEM B091TKG0010000 KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİLİĞİ B091TKG0100000 TASARRUF İŞLEMLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI B091TKG0110000 FEN DAİRESİ BAŞKANLIĞI B091TKG0120000 TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI B091TKG0130000 KADASTRO DAİRESİ BAŞKANLIĞI B091TKG0140000 FOTOGRAMETRİ ve GEODEZİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI B091TKG0140001 PLANLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B091TKG0140002 UÇUŞ İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B091TKG0140003 FOTOĞRAF LABORATUARI ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B091TKG0140004 KIYMETLENDİRME ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B091TKG0140005 TEKNİK ARŞİV ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B091TKG0140006 NİRENGİ İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B091TKG0140007 HAVAİ NİRENGİ SAYISAL DEĞERLENDİRME ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
Sayfa:9/10 B091TKG0140008 İNCE ALET ATÖLYESİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B091TKG0140009 AYNİYAT İKMAL AMBAR ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B091TKG0150000 TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI B091TKG0160000 YABANCI İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI B091TKG0600000 TEFTİŞ KURULU BAŞKANLIĞI B091TKG0610000 HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ B091TKG0620000 KONTROLÖRLÜK B091TKG0630000 BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER B091TKG0650000 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRESİ BAŞKANLIĞI B091TKG0710000 PERSONEL DAİRESİ BAŞKANLIĞI B091TKG0720000 EĞİTİM DAİRESİ BAŞKANLIĞI B091TKG0730000 İDARİ VE MALİ İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI B091TKG0750000 SAVUNMA UZMANLIĞI B091TKG0770000 BİLGİ İŞLEM MERKEZİ B091TKG0780000 TANITIM GRUBU(YAYIN) B091TKG0810000 DÖNER SERMAYE DOKÜMAN KODLARI - YY ÖRNEK: KE: Kalite El Kitabı PR: Prosedür TA: Talimat SÜ: Süreçler GT: Görev Tanımı FR: Formlar, Planlar, Tutanaklar, Etiketler vb. XXXXXXXXXXXXXX.YY.00 Birim Kodu Doküman Kodu B091TKG0010000.PR.01: Genel Müdürlük Makamı adına Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanmış 01 no. lu prosedür. B091TKG0140001.TA.05: Fotogrametri ve Geodezi Dairesi Başkanlığı na bağlı Planlama ve Koordinasyon Şube Müdürlüğü tarafından hazırlanmış 05 no. lu talimat. B091TKG0010000.FR.01: Kurumun 01 no.lu formu. Sıra No
Sayfa:10/10 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR 5.1 ISO 9001: 2008, Madde 4.2 5.2 Doküman Hazırlama Prosedürü 5.3 Güncel Doküman Listesi 5.4 Standardlar Listesi 5.5 Mevzuatlar Listesi