e-arşiv SİSTEMİ
www.bagcilar.bel.tr 2
1. PROJENİN BELEDİYECİLİKLE İLGİSİ Geleneksel anlamda devlet eliyle yapılan her tür işlem; oy verme, sağlık, vergi, belediye hizmetleri, nüfus ve gümrük işlemleri kâğıtlarla gerçekleştirilmektedir. e-arşivleme hizmetleriyle beraber bu durum değişerek, altından kalkılamaz bir hale gelen bu dokümanlar, elektronik ortama aktarılmış ve her tür analize imkân tanınmıştır. Bu sayede vatandaşlar hakkındaki bilgiye kısa sürede ulaşılabilmekte ve belgeler bilgiye dönüştürülebilmektedir. Bu durum aynı zamanda etkin bir arşivleme sisteminin oluşturulmasını ve tozlu raflarda çürümekte olan bilgilerin kullanılır kılınarak saklanmasını sağlamaktadır. E-arşivleme hizmetlerinin önemli bir başka işlevi de doküman yönetimine getirdiği kolaylıktır. Bugün ABD ve Avrupa ülkeleri bilgi ve doküman yönetimine önem vermekte ve hızla kâğıtsız ofis ortamı çalışmalarını sürdürmektedirler. Türkiye nin çok zengin arşivlere sahip olduğu ve bu arşivlerin hala bodrum katlarında ilkel yöntemlerle saklandığı düşünüldüğünde, e-arşivleme uygulaması ile modern arşiv teknolojisine de geçilebilmesi modern belediyecilik uygulamaları anlamında çok önemlidir. Bağcılar Belediyesi nin e-arşivleme projesi dahilinde vatandaşın doğrudan ilişkili olduğu imar, yapı ve ruhsat faaliyetlerine ilişkin yapılmış olan tüm dilekçe ve yazışmalar yapısal form olarak tasarlanmış, e-form, ICR Form, Web takibi ve dijital imza uygulamaları sağlanmıştır. Belediyenin yürüttüğü imar, yapı ve ruhsat faaliyetlerinde gerçekleşen yazışmaların yapısal form olarak tasarlanmış, SDP ile ilişkilendirilmesi ve Doküman Yönetim Sistemi ne entegre edilmesi sağlanmış ve belediyenin mevcut doküman akış faaliyetleri incelenerek belediyenin tüm faaliyetlerini kapsayan müdürlükler bazında ayrışmış SDP hazırlanmıştır. Vatandaş kaynaklı tüm şikayet, istek ve önerilerin çağrı merkezi ve web üzerinden yönetilebilmesi de e-arşivleme sistemi sayesinde gerçekleştirilmiştir. 2. PROJENİN GETİRDİĞİ YENİLİKLER Zaman ve Kaynak Tasarrufu Her yıl belediye üzerinde yük oluşturan harcamalar, e-arşivleme hizmetinin benimsenmesiyle birlikte çok büyük oranda düşmekte ve bu süreç aynı zamanda zaman tasarrufu sağlamaktadır. Kâğıtlı ortamdan elektronik ortama geçilmesi ile takip edilen evrak işlemlerinde kullanılan tüm ofis makine ve teçhizatının bakım-onarım giderlerinden önemli oranda tasarruf sağlanmakta ve fotokopi makinesi gibi ofis gereçlerine minimum düzeyde ihtiyaç duyulmaktadır. Hizmet Kalitesi İnternet ortamından gerçekleştirilmeye başlanan servisler, hizmet anlayışının belli bir kalite standartında vatandaşa ulaştırılmasını sağlamaktadır. İnsanlar arasındaki uzaklık kavramı yok edilip, isteyen herkese hizmetten eşit olarak yararlanma imkânı verilmektedir. Kesintisiz Hizmet Artan hizmet kalitesinin yanı sıra belediye, vatandaşlara bir tık kadar yakın olacak ve 7 gün 24 saat hizmete açık olacaktır. Bu durum kamu hizmetlerinin işleyişinden şikâyetçi olanlar için köklü bir değişim yaratmış, karşılıklı güven ortamının doğmasını sağlamıştır. www.bagcilar.bel.tr 3
Katılımın Artması Yaşanan gelişimlerle birlikte devlet hizmetlerinden yararlanan vatandaşların sayısı artmaktadır. Her tür belediye hizmetine bir ana sayfadan ulaşılabilecek olan vatandaşın birim birim dolaşmadan işlerini halledebilmesi sayesinde uzun bürokratik süreçler ortadan kalkmıştır. İşlemlerin Kayıt Altına Alınması Kamu yönetiminde bilişim ve iletişim teknolojilerinin kullanılması, devlet eliyle yapılan tüm işlemlerin elektronik ortamda tutulmasını sağlayacağı için her türlü işlemin kayıt altına alınması, planlamaya dâhil olması sağlanmaktadır. Böylece bazı işlemlerin kayıt altına alınmamasından dolayı belediyenin uğrayacağı kayıpların önüne geçilmektedir. Elektronik Demokrasi nin Yaygınlaştırılması Vatandaşların e-arşivleme hizmetlerini kullanarak belediye hizmetleriyle direkt temas içerisine girebilmeleri söz konusu olmaktadır. Bu süreç demokrasinin daha katılımcı bir düzeyde gerçekleşmesine, yani e-demokrasinin yerleşmesine yardımcı olmaktadır. 3. PROJENİN BELDENİN/ŞEHRİN SOSYAL, EKONOMİK, KÜLTÜREL VB. YÖNLERDEN GELİŞİMİNE KATKISI Proje ile katılımcılık temelinde etkin bir kamu yönetimi anlayışı yerleştirilmiştir. Vatandaş talep ettiği hizmete daha kolay ve kısa sürede cevap almıştır. Bilgi paylaşımı ve erişilebilirlik sayesinde halkın katılımı artmıştır. Bilgi paylaşımı ve katılımcılığı arttırarak kararların hızlı, tarafsız ve doğru alınması sağlanmıştır. Kamu kurumları arasında belge ve bilgi istenmesinden kaynaklanan zaman kaybı azalmış ve kurumlar arası bilgi paylaşımı kolaylaşmıştır. Demokrasinin işlemesine katkıda bulunarak, yönetimi güçlendirmiştir. Kamu hizmetlerinde iç verim arttırarak, maliyet tasarrufu sağlanmıştır. Hizmetler daha etkin ve verimli olarak sunulmuş, özel sektör ve diğer işletmelerle bütünleşme neticesinde; iş tekrarları ve koordinesizlik sonucu oluşan mali kayıplar önlenmiştir. Özel sektörle iş birliği artmış, uzmanlık gerektiren işlerin daha kaliteli ve ucuz yapılması veya alınması kolaylaşmıştır. Bağcılar Belediyesi, kendisini devamlı yenileyebilen dinamik sistem yapısı sayesinde, oluşan değişimlere hemen adapte olabilmiştir ve değişim maliyetinden kurtulmuştur. www.bagcilar.bel.tr 4
4. PROJE FİNANSMANINDA ALTERNATİF KAYNAKLARDAN (SPONSORLUK, KREDİ TEMİNİ, YURT İÇİ-DIŞI FONLAR, HİBE VE BAĞIŞLAR, GÖNÜLLÜ KATILIM VB.) NE ÖLÇÜDE YARARLANILDIĞI İSMEP Projesi Kapsamında: 600.000 TL Belediye Bütçesi Kapsamında: 1.250,00 TL yararlanılmıştır. 5. PROJENİN DİĞER BELEDİYELERDE UYGULANABİLİRLİĞİ e-belediyecilik uygulamalarında örnek bir proje olan e-arşivleme Hizmetleri diğer belediyelerin uygulayabileceği nitelikte bir çalışmadır. Böylece her birey borçlarını veya ödemelerini uzun kuyruklar beklemeden, mesai saatlerine bağlı kalmadan bir ekran karşısında oldukça kısa bir zamanda ve zahmetsizce yapma fırsatına kavuşacaktır. Bu durum hem hizmetten faydalanan hem de hizmeti sunanlar açısından zaman ve kaynak tasarrufu olacaktır. Belediye hizmetlerinin otomatikliği sağlandığından verimli, güvenilir, sağlıklı ve çağdaş belediye personel, cari ve yatırım harcamalarının karşılanmasına yönelik potansiyel kaynakların araştırılması, belediye menkul ve gayrimenkul gelirlerinin tespiti, takibi ve işletilmesinin kontrol altına alınmasıyla ise bütçeye en üst düzeyde katkı sağlanacaktır. www.bagcilar.bel.tr 5