GZFT (SWOT)ANALİZİ 30 Mart 2010 Denizli
MİLLİ PRODÜKTİVİTE MERKEZİ KURULUŞ Tarihi : 17 Nisan 1965 Yasası : 580 Sayılı Yasa Niteliği : Kamu Kurumu
kapsam Stratejik planlama Strateji, vizyon, misyon, ilke, amaç, hedef kavramları SWOT(GZFT) Analizi Beyin Fırtınası Güçlü ve Zayıf yönler Fırsatlar ve Tehditler Güçlü ve Zayıf Yönlerin Gruplandırılması Kuvvet Alanı Analizi Eylem Planlarının Hazırlanması
Strateji Strateji kelimesinin etimolojik kökeni Eski Yunanca ya kadar dayanmaktadır. Strateji, Eski Yunanca stratos (ordu) ve ago (yönetmek,yön vermek) kelimelerinin birleştirilmesiyle oluşturulmuştur.
Strateji gidilecek yön, izlenecek yol, belirlenen istikamettir. amaca nasıl ulaşacağımızın ifadesidir. hangi yönde gidileceğini gösterdiği kadar, hangi yönlere gidilmeyeceğini de belirler. örgütün tüm bileşenlerini oluşturan bileşkedir.
Strateji Stratejinin,tıpkı askerlikte olduğu gibi amaçlara ulaşmak için eldeki kaynak veya olanakları en iyi şekilde kullanarak uzun dönemli genel bir işletme planı yapmak olduğu söylenebilir.
Stratejik Yönetim Stratejik yönetim,bir organizasyonun ne yaptığını,varlık nedenini ve gelecekte ulaşmak istediği hedefleri ortaya koyan bir yönetim tekniğidir.
Planlama En basit tanımıyla, neyin, ne zaman, nasıl ve kim tarafından yapılacağını önceden kararlaştırma sürecidir. Planın başarılı bir biçimde uygulanması, geçmiş bilgilerin analizine, mevcut durum içinde karar verilmesine geleceğe yönelik bir değerlendirmeye bağlıdır.
Stratejik Planlama Planlı hizmet üretme Belirlenen politikaları somut işi programlarına ve bütçelere b dayandırma Uygulamayı etkili bir şekilde izleme
Stratejik Yönetim kavramı içinde Vizyon Misyon Hedef Amaç Gibi unsurlar yer alır.
Vizyon Vizyon, kuruluşun gelecekte kendini görmek istediği yeri belirten bir kavramdır.. Kuruluşun gelecekte olması gereken durumunun resmidir.
Vizyon GELECEK Ne olmak isteriz? Nerede olmak isteriz? ZAMAN ŞİMDİ (Güncel) Neredeyiz? Mevcut hedeflerimiz kaynaklarımız,sınırlarımız nelerdir? GEÇMİŞ Nereden geliyoruz? Bizi neler böyle yaptı?
Güçlü bir vizyon aşağıdaki özelliklere sahiptir: İdealisttir; yürekten gelmesi, hissedilmesi gerekir. Özgündür; kuruluşa aidiyeti belirgindir. Ayırt edicidir; kuruluşun vizyonunu diğerlerinden ayırt edici özelliğe sahiptir. Çekicidir; kuruluş içinden olan ve olmayan kişilerin ilgisini çeker.
İyi ifade edilmiş bir vizyon bildirimi aşağıdaki özellikleri gösterir: Kısa ve akılda kalıcıdır. İlham verici ve iddialıdır. Gelecekteki başarıları ve ideal olanı tanımlayıcıdır. Tüm kuruluş çalışanları, hizmet sunulan kitle ve diğer kişiler için çekicidir.
Vizyon örnekleri: GE Bulunduğumuz pazarlarda bir veya iki numara olmak Intel Her yıl bir önceki yılın fiyatına ama bir önceki yılın iki katı performansta işlemciler yapmak CNN Kıyameti naklen yayınlamak
Misyon Kuruluşun ne amaçla hangi işi yapmayı hedeflediğidir. Misyon, vizyonun gerçekleştirilmesi ile sonuçlanacak olan çalışmaların bütününü tanımlar.
Misyon Kısa, açık ve çarpıcı şekilde ifade edilir. Hizmetin yerine getirilme sürecini değil, hizmetin amacını tanımlar. Yasal düzenlemelerle kuruluşa verilmiş olan görev ve yetkiler çerçevesinde belirlenir. Kuruluşun hizmet verdiği kişi ve kuruluşlar belirtilir. Kuruluşun sunduğu hizmet ve/veya ürünler tanımlanır.
Misyon Bildirimi İçin Cevaplanması Gereken Sorular Kuruluşun var olma nedeni nedir? Kuruluş kimlere hizmet sunuyor? Kuruluş hangi alanda çalışıyor? Kuruluş hangi ihtiyaçları karşılıyor? Kuruluşun yerine getirmek zorunda olduğu yasal görevler nelerdir? Kuruluşun amacı ilk kurulduğundan bu yana değişti mi?
Misyon Kurumun misyon cümlesinin oluşturulması Misyonu oluşturduğu düşünülen özellikler önem sırası gözetmeden sıralanır. Daha sonra bu özelliklerden uygun bulunanlar bir araya getirilir ve gerekli düzenlemeler yapılarak katılımcıların oy çokluğu ile misyon cümlesi oluşturulur.
Amaç Amaç, bir işletmenin gelecekte ulaşmayı düşündüğü durumu ifade eder. Amaç belirleme, stratejik yönetim sürecinin başlangıcından önce gelen bir aşamadır.
Hedef Bir organizasyonun üst yönetiminin gitmek istediği yön, ulaşmak istediği amaçtır. Hedeflerin açık, anlaşılır ve ölçülebilir olması gerekir. Hedeflerin belirlenmesi vizyonun belirlenmesi ile başlar
GZFT Analizi G: Güçlü Yanlar Z: Zayıf Yanlar F: Fırsatlar T: Tehditler AMAÇ geleceğe yönelik plan ve hedefleri belirlemek için ayrıntılı durum değerlendirmesi yapmak
Plan ve Programlar GZFT Analizi Piyasa Analizi Hedef Kitle/İlgili Tarafların Belirlenmesi Kuruluşun varoluş gerekçesi Temel İlkeler Arzu edilen gelecek Orta vadede ulaşılacak amaçlar Spesifik, somut ve ölçülebilir hedefler Amaç ve hedeflere ulaşma yöntemleri Detaylı iş planları Maliyetlendirme Raporlama Karşılaştırma Geri besleme Ölçme yöntemlerinin belirlenmesi Performans göstergeleri Performans yönetimi DURUM ANALİZİ MİSYON, İLKELER VİZYON STRATEJİK AMAÇ VE HEDEFLER FAALİYETLER VE PROJELER İZLEME DEĞERLENDİRME VE PERFORMANS ÖLÇÜMÜ NEREDEYİZ? NEREYE ULAŞMAK İSTİYORUZ? NASIL ULAŞABİLİRİZ? BAŞARIMIZI NASIL TAKİP EDER VE NASIL DEĞERLENDİRİRİZ?
GZFT Analizi Bir işletmenin/kuruluşun analiz edilmesi ve değerlendirilmesi, işletmenin kimliğini ortaya koyma çalışmasıdır. İşletmenin/kuruluşun güçlü ve zayıf yönlerinin açıkça bilinmesi ve analiz edilmesi, yönetimin işletmenin amaçlarına uygun stratejiyi seçmesini kolaylaştıracaktır. Ayrıca, işletmenin/kuruluşun her zaman değerlendirmeye tabi tutulması, onun hatalarının görülmesine ve düzeltilmesine fırsat veren bir araç olarak görülmelidir.
Genel anlamda GZFT, Kuruluşun mevcut durumunun sistematik olarak analiz edildiği bir yöntemdir.
GZFT Analizi Bu yaklaşım, planlama yapılırken kuruluşun güçlü ve zayıf yönleri ile, karşı karşıya olduğu fırsat ve tehditleri analiz etmeyi ve geleceğe dönük stratejiler geliştirmeyi ifade eder.
GZFT Analizinde Temel Başlıklar İç faktörler Güçlü Yönler Zayıf yönler KARAR DESTEĞİ Tehditler Fırsatlar Çevresel Faktörler
Katılımcı Grup İşletmeyi/kuruluşu temsil edebilecek bilgi, beceri ve formasyona sahip çalışanlar ile işletmecilik faaliyetleri alanlarında uzmanlığı bulanan kişiler..
İçsel Analiz Güçlü yönler kuruluşun gelecekte yöneleceği hedeflere ışık tutacak, Zayıf yönler ise yaşadığı sorunlara yönelik alacağı önlemlere baz teşkil edecektir.
Pozitif İçsel Faktörler Örnek Ayırt edici özellikler nelerdir? Finansal kaynaklar yeterli midir? Rekabet etme becerisi var mı? Hangi ürünlerimizle pazarda lider durumundayız? Güçlü rekabet baskılarından korunabiliyor muyuz? Teknoloji düzeyi? Maliyetlere ilişkin avantajlar nelerdir? Rekabet etme konusundaki avantajlar nelerdir? Yeni ürün geliştirme konusunda yeterli miyiz? Yönetim ve organizasyon? Diğer?
Negatif İçsel Faktörler Stratejik yönümüz belli değil. Rekabet pozisyonumuz zayıf. Yönetsel konularda yetersiziz. Önemli beceri ve yetkinliklerimizi unutmaya başladık. Stratejinin uygulanmasında yetersiziz. Operasyonel sorunlarımız her tarafı sarmış durumda. Rekabet baskısına dayanmak çok zor. Ar-Ge faaliyetlerinde çok geride kaldık. Dar bir ürün çeşidimiz var. Pazardaki imajımız zayıf. Rekabetin dezavantajları bizi çok etkiliyor. Pazarlama becerilerimiz bakımından ortalamanın altına düşük. Strateji değişikliği için gerekli olan finansmanın bulunmasında başarısız olduk Diğer?
Çevresel Analiz Çevre analizi yapılırken çevresel faktörlerin kuruluş için ne gibi fırsatlar ve tehditler ortaya koyduğu incelenir.
Çevresel Analiz Çevre etkenlerinin belirlenerek fırsat ve tehditlerin saptanması Genellikle kontrol dışında olan Dış etkenler : Politik Ekonomik Sosyo-Kültürel Teknolojik
Çevresel Analizde Dünyada ve ülkemizdeki eğilimler ve sorunlar arasında kuruluşu yakından ilgilendiren kritik konular Bu konuların kuruluşu nasıl ve ne yönde etkileyeceği Kalkınma planları ve programlar Bölgedeki diğer yerleşim yerlerinin durumu Tarım, sanayi, eğitim, ulaştırma, ticaret, turizm vb. sektörlerindeki temel riskler ve belirsizlikler dikkate alınır.
Pozitif Dışsal Faktörler Mevcutların dışında yeni olarak ne geliştirebiliriz? Yeni pazarlara girebilir miyiz? Ürünlerimizi daha geniş kapsamlı müşteri tatmini sağlayacak şekilde geliştirebilir miyiz? Ürünlerimizi tamamlayıcı yeni ürünler geliştirebilir miyiz? Pazar hangi yönde gelişiyor? Çevre iller ve ülkelerde nelere ihtiyaç var?
Negatif Dışsal Faktörler Sahip olduğumuz değerler konusunda yeni rakiplerimiz var mı? Ürün ve hizmetlerimizin satış olanakları nasıl? Pazarın büyümesi yavaşladı mı? Hükümetin aldığı kararlar ticareti etkiledi mi? Rekabet baskısı artıyor mu? Satın alıcıların gereksinimleri değişiyor mu? Demografik değişimler, tahminlere zıt mı? Diğer?
Sonuç Güçlü yönler ile fırsatların uyumlaştırılması Güçlü yönlerin fırsatlardan yararlanacak şekilde kullanılması Zayıflıkları güçlü yönlere dönüştürecek stratejiler geliştirilmesi Tehditlerin güçlü yanlar ile bütünleştirilebilecek fırsatlara dönüştürülmesi
Ne Zaman Kullanılmalı? Stratejik bir plan geliştirilmesi aşamasında Sorun tanımlama ve çözüm oluşturulması aşamalarında Nicel verilerin yetersiz, bilgilerin kişilerin belleklerinde olduğu durumların analizinde
Yöntem Farklı birim ve alanlardan kişilerin bir araya gelmesi Çapraz fonksiyonel takım yaklaşımı ve kolaylaştırıcı katkısı Çevresel değişimlere karşılık sistem yeteneklerinin haritasının çıkarılması Deneyimlere ve farklı gözlemlere dayalı öznel bilgilerin anlamlı bir halde düzenlenmesi
Bazı Kilit Noktalar Genellikle on kişilik gruplar ile yapılır Beyin Fırtınası teknikleri kullanılarak uygulanabilir Fırsatların belirlenmesinde somut çözümler üretmek yerine sorunun araştırılması ve çözümlenmesi ön plandadır
Misyon Cümlesi Oturumun birinci bölümünde kuruluşun misyonu belirlenir. Misyonu oluşturduğu düşünülen özellikler önem derecesi gözetmeksizin sıralanır. Bu özellikler değerlendirilerek misyonu en anlamlı bir şekilde ortaya koyan cümle oluşturulur.
Güçlü ve Zayıf Özellikler Oturumun ikinci bölümünde kurumun mevcut koşullar altında başarıya ulaşabilmesi, diğer bir deyişle misyonunu gerçekleştirebilmesi için güçlü ve zayıf yanlarının neler olduğu belirlenir. Daha sonra fırsatlar tehditlerin birlikte analiz edildiği dışsal faktörler araştırılır. Böyle bir çalışma ile kurumun bugünkü durumunun değerlendirilmesi ve geleceğe yönelik kararların verilebilmesi için önemli bir başlangıç noktası oluşturulabilir. Çalışmanın diğer bir yararı da kuruluşun değişik düzeylerdeki karar alıcılarının birbirlerinin düşüncelerini net olarak bilmelerine ve mevcut iletişimin güçlenmesine yapacağı katkıdır.
Beyin Fırtınası Kısa bir zaman aralığında bir çalışma grubunun düşünce güçlerini birleştirerek mümkün olduğunca çok sayıda kolektif fikir üretimi amacıyla kullanılan demokratik ve katılımcı bir çalışma tekniğidir. Sorunların tespit edilmesinde Sorunların çözümlerinin ortaya konulmasında
Amaç Olabildiğince çok sayıda problem ve bir probleme çözüm üretmek için, İnsanların kafalarında gizli kalmış görüşleri dışarı çıkarmak, Bireysel çabalarla tatmin edici sonuçlar elde edilemediğinde kullanılan yaratıcı bir teknik, Farklı düşünmeyi uygulamaya koymak.
Kurallar Tüm katılımcılar tekniğin kullanım amacını açıkça bilmelidir, İyi ya da kötü tüm fikirler cesaretlendirilir ve kaydedilir, Tüm üyelere eşit katılım ve söz olanağı verilir, Hiçbir öneri ya da çözüm eleştirilmez, 35-100 adet fikir üretilmesi arzu edilir, Daha önce önerilenlerin kombine edilmesi ve geliştirilmesi istenir, Sırası gelen pas geçebilir, Görüşler olduğu gibi kaydedilir.
Kurallar Tekniğin başarısı moderatörün katılımcılardan fikir üretmelerini isterken daha spesifik olmalarını hatırlatmasına bağlıdır. Yargılarda dinamik olunmalı, doğru yanlış ayrımı yapmak yerine bununla ne yapabilirim diye düşünmek gerekir.
Sorun Sınıflama Kriterleri ve Açıklaması A1: Kuruluşun tümünü ilgilendiren bir sorun A2: Kuruluşun bölümlerini ilgilendiren bir sorun B1: Sorunun çözümü kuruluş içinde B2: Sorunun çözümü kuruluş dışında C1: Teknik bir sorun C2: Organizasyonel bir sorun D1: Yönetim teknikleri ile çözülebilir bir sorun D2: Yönetim teknikleri ile çözülemez bir sorun E: Çok yönlü bir sorun
Eylem Planı Konu Koordinatör: Proje ekibi: İzlenecek yol: Takvim: Projenin çıktısı: Denetim ve kontrol:
Teşekk ekkür r ederiz. Türkiye nin Verimlilik Merkezi www.mpm mpm.org.tr