ANKARA ÜNİVERSİTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı,124 sayılı Kanun Hükmünde Kararname de yer alan Komptrolörlük Daire Başkanlığı ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlığının birleştirilmesi ile 190 sayılı Kanun Hükmünde Kararname gereği 13 Ağustos 1984 tarih ve 18488 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 84/8360 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki cetvelde belirtiği gibi, Ankara Üniversitesi bünyesinde yer alan sekiz Daire Başkanlığından birisidir. ORGANİZASYON YAPISI(TEŞKİLAT ŞEMASI) İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI SATINALMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İDARİ VE TEKNİK İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ KORUMA VE GÜVENLİK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ KURUM MERKEZİ VE ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜ SİVİL SAVUNMA UZMANLIĞI TAŞINIR KAYIT KONTROL SERVİSİ ÇEVRE HİZMETLERİ BİRİMİ ULAŞTIRMA SERVİSİ TAŞINMAZ KİRALAMA VE TAKİP BİRİMİ EVRAK SERVİSİ YEMEKHANE HİZMETLERİ BİRİMİ 1
SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI GELEN EVRAK İŞLEM YAPILACAK MI? HAYIR EVET EVRAK BİRİM İÇİNDE YÖNLENDİRİLMESİ DOSYAYA KALDIRILIR. UYGUN GÖRÜLMEZSE UYGUN GÖRÜLÜRSE EVRAKLA İLİŞKİN İŞLEMLER TALEBİN BÜTÇEDEN KARŞILANAMAYACIĞA DAİR YAZIŞMALAR BİRİMLERLE YAZIŞMALAR YAZIŞMALAR DOĞRUDAN TEMİN SATINALMA DİĞER İŞLEMLER AVANSLAR YURTDIŞI ÜYELİK DİĞER RESMİ YAZIŞMALAR İHALE YOLUYLA DMO YOLLUKLAR SİGORTA MUAYENE ELEKTİK VE SU ABONELERİ ÖDENMELERİ MÜHÜR TALEP KARŞILANMASI 2
İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Birimleri ve İş Akış Süreçleri 1.)Satın Alma Şube Müdürlüğü nün Görevleri 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu uyarınca; tüketime yönelik mal ve malzeme alımları, hizmet alımları, temsil ağırlama ve tanıtma giderleri, menkul mal, gayri maddi hak alım bakım ve onarım giderleri ile gayrimenkul mal bakım ve onarım giderleri tertiplerinden gerekli her türlü mal ve hizmetin satın alım işlemlerini yapmak. Taşıtların alımı, sigorta ve bakım-onarım işlerinin yaptırılmasını sağlamak. Üniversitemiz Rektörlüğü sermaye giderlerinden; bağlı fakülte, enstitü ve yüksekokul ile idari birimlerinden gelen istekler doğrultusunda araç-gereç, cihaz, makine ve teçhizat satın alma işlemlerini gerçekleştirmek. Üniversitemiz Rektörlüğü ve bağlı birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda araç kiralama, güvenlik, temizlik ve akaryakıt alımı ve benzeri hizmet ihalelerini gerçekleştirmek. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre giyecek yardımı satın alınması gereken personele, giyeceklerin satın alınması. Başkanlığımız birimleri için yangından korunma malzemeleriyle ilgili olarak yangın söndürme cihazları alımı, doldurulması ve bakımlarının yapılması işlemlerini yapmak, Mali Yılı Bütçe Kanunu ve Bütçe Uygulama Talimatları ile serbest bırakma oranları dahilinde Başkanlığın sorumluluğu altındaki harcamaların takibini yapmak. Taşıt kiralama,temizlik ve güvenlik hizmetleri gibi dışardan hizmet temini, akaryakıt ve yağ giderleri, mal ve hizmet alım giderleri ile sermaye giderleri ihale işlem dosyalarına ait faturaların tahakkuklarını yapmak. Telefon, su, elektrik ve doğalgaz faturalarının incelenerek ödeme emri belgesini düzenlenmek. Üye olunan uluslararası kuruluşların üyelik aidatları, temsil ağırlama giderleri, memurların öğle yemeğine yardım giderleri için ödeme emri belgesini düzenlemek. Başbakanlık Basımevi Döner Sermaye İşletmesi ve Basın İlan Kurumu aracılığıyla resmi ve çeşitli gazetelerde yayımlanan ilan giderleri faturalarını takip etmek, harcama yetkililerinin onayını almak ve ödeme emri belgesini düzenlemek. Avans ve kredilere muhasebe işlem fişi hazırlamak ve daha sonra ödeme emri belgesini düzenlemek. Rektörlük Makamı tarafından belirlenen personelin yurt içi, yurt dışı, geçici, sürekli görev yolluk bildirimi düzenlenerek evrakları ödeme emri belgesine bağlamak. Rektörlük Makamı tarafından belirlenen personelin kurs katılma giderleri ödeme emri belgesini düzenlemek. 3
TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLAMA SÜRECİ Teknik şartnameler 4734 sayılı Kanun ve bu Kanuna istinaden yayımlanan ikincil mevzuat çerçevesinde saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği sağlayacak ve belli bir marka, model patent menşei kaynak veya ürün belirtmeyen, mümkün olduğunca en fazla katılımı sağlayacak (en az üç marka/ firmanın iştirak edebileceği) şekilde hazırlanmalıdır. Teknik şartname (iş tanımı) hazırlanırken ne istendiği bilinerek, maliyet oluşturan kalemler üzerinde detaylı çalışmalar yapılarak, satın alma sürecinde ki yasal süreleri ve iş yoğunluğunu da göz önünde bulundurularak, planlama yapılması ve daha sonra revizyon gerektirmeyecek ve ihale iptaline sebebiyet vermeyecek şekilde hazırlanması esastır. Teknik şartnamelerin başlığı ve içeriği ile talep formundaki işin adında (başlıkta) aynı ifade (ortak dil) kullanılmalıdır. Teknik şartnameler en az üç imza ve kaşeli olacak şekilde hazırlanmalıdır. Alınacak sarf ve demirbaşlarda marka ve model belirtilmemesi başka firmaların girmesine engel olunmayacak şekilde hazırlanmalıdır. Alınacak ürünün dışında teknik şartnamede firmalardan farklı şeyler istenmemelidir. Teknik şartnamede istenecek özellikler kesinlikle firma ve üretici firma tarafından kanıtlanacak özellikler olmalı; muğlak ifadeler kullanılmamalıdır. Demirbaşlarda garanti şartları fabrikasyon ve imalat hatalarına karşı iki (2) yıl, sonraki on yıl içinde ücreti karşılığında yedek parça ve servis imkanı verecek şekilde garantili olmalıdır. Teknik şartnamelerde tercih nedeni gibi ifadelere yer verilmemeli, istenilen malzemenin teknik özellikleri belirtilmelidir. Teknik şartnamede yazılan hususlar ile alınacak ürün birebir uyumlu olmalı - dır. Şartnamelerde birbiriyle tezat taşıyan maddeler bulunmamalıdır. İdari şartnamede olması gereken hususlar teknik şartnamede belirtilme - meli. Ürün özellikleri tamamıyla yansıtılmalı, satın alma ve muayene aşamalarında komisyonları tereddüde düşürmemelidir. İleride doğabilecek idari, mali ve hukuki problemlere sebebiyet verilmeme - si için yukarıda belirtilen hususlara dikkat edilmelidir. Teknik şartname hazırlanırken aşağıdaki şemada belirtilen işlemler izlenir. 4
TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLAMA SÜRECİ İHALE DÖKÜMANIN HAZIRLANMASI Alımı yapılacak mal ve hizmetin her türlü özelliklerinin tereddütte, yanlış anlaşılmaya imkan vermeyecek şekilde açık ve kesin olarak ifade edilmesi Teknik şartnamelerde belli bir marka, model, patent, menşei,kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele veya tek firmaya yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmez.ancak ulusal ve/vea uluslar arası teknik standartlarının bulunmaması veya teknik teknik özelliklerinin belirlenmemesinin mümkün olmaması hallerinde veya dengi ifadesine yer vermek şartıyla marka ve model belirtilebilir. Evrak Kontrolünün yapılması Hazırlanan Teknik Şartnamenin ihale dosyasına Teknik şartnameler en az 3(üç) mümkünse daha fazla üretici firmanın ürününü kapsayacak ve böylece rekabet ortamını yaratacak şekilde hazırlanmalıdır. Tedarik edilecek her türlü mal veya hizmetin tedariğine esas olacak teknik şartnameler, ihtiyaç makamları tarafından hazırlanır,imzalanır.mec buri ulusal standart varsa bu standart esas alınarak ve içeriğe atıfta bulunarak, gerektiğinde idare yararına ilave teknik hususlar eklenerek hazırlanmalıdır.en az3(üç) uzman tarafından hazırlanarak imzalatılmalıdır. 5
YAKLAŞIK MALİYET HESAPLAMA SÜRECİ Yaklaşık maliyet hesaplama bir ihale sürecinin en kritik aşamalarından biridir. Bu süreç, yapılacak ihalenin mal alımı ya da hizmet alımı olmasına göre farklılık göstermektedir. Mal alımı ihalesinde maliyetlerin hesaplanması hizmet alımı ihalelerine göre daha basittir. Temel olarak, alınacak malın özelliğine göre ticaret odası, meslek odaları, malı üreten gerçek ve tüzel kişilerden alınan proforma fatura ya da teklifler yaklaşık maliyetin temel belirleyicisidir. Hizmet alımlarında ise öncelikle alınacak hizmetin türü belirlenmelidir. Alınacak hizmet, personel istihdam edilmesini gerektiriyorsa bu durumda izlenecek yol personel istihdam edilmeyecek hizmetlere göre farklılık göstermektedir. İstihdam edilecek personel vasıfsız personelse bu durumda brüt asgari ücret tutarı ve bu ücret üzerinden hesaplanan işveren payı hesabı dikkate alınır. Bu işlem esnasında Sigorta Müdürlüğünden iş kazaları ve meslek hastalıkları sigorta prim oranları tehlike sınıfı ve prim nispeti alınır. İstihdam edilecek personel vasıflı personelse bu personel için yaptırılacak işin niteliği dikkate alınarak brüt asgari ücret ve brüt asgari ücretin yüzde fazlası olarak belirlenen ücret ile bu ücret üzerinden hesaplanan işveren payı hesaba alınır. Bu işlem esnasında Sigorta Müdürlüğünden iş kazaları ve meslek hastalıkları sigorta prim tehlike sınıfı ve prim nispeti alınır. Alınacak hizmette personelin yemek, yol ve giyecek ihtiyaçları idare tarafından karşılanabilir. Bu giderler ayni ya da nakdi olarak karşılanabilir. Her iki durumda da bu giderlerin tespit edilmesi gerekir. Buna ilave olarak yapılan hizmet alımında gerekli malzeme, makine ve ekipman da idare tarafından karşılanabilir. Bu durumda yaklaşık maliyet hesaplanırken bunların piyasa değerlerinin de dikkate alınması gerekir. Son aşama olarak yukarıda hesaplanan maliyet unsurlarının toplamının %20 oranını geçmemek üzere kâr oranı eklenir. Personel istihdam edilmesini gerektirmeyen hizmet alımlarında ise yaklaşık maliyet hesaplamasında aşağıdaki üç yöntem izlenir: Diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı ya da benzer hizmetlerdeki fiyatlar ve ücretler incelenir. İlgili meslek odalarınca belirlenmiş fiyatlar incelenir. Piyasa fiyat araştırması yapılır ve bu fiyatların ortalaması alınır. 6
YAKLAŞIK MALİYET HESAPLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ Yaklaşık Maliyet Tespitinde ihale türünün tespit MAL ALIMI İHALESİ İş Türü Tespiti HİZMET ALIMI İHALESİ Tedarik edilecek malın özelliğine göre Ticaret Odası, Meslek Odaları ile konusu malı üretim ve pazarlayan gerçek ve tüzel kişilerden alınacak proforma faturalar veya tekliflerin Y A K L A Ş I K M A L İ Y E T T E S P İ T E D İ L D İ Diğer Hizmet Alımları İhale yapan idare veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer hizmetlerdeki fiyatların ve ücretlerin incelenmesi İlgili meslek odalarınca belirlenmiş fiyatların incelenmesi Yapılacak fiyat araştırması kapsamında, o hizmete ilişkin alınacak fiyat(piyasa) tekliflerinin ortalanması alınmak suretiyle fiyatların derlenmesi Personel istihdam edilerek gerçekleştirilecek hizmet alımları Vasıfsız personel için brüt asgari ücret tutarı ve brüt asgari ücret üzerinden hesaplanan işveren payı hesabının (sigorta müdürlüğünden iş kazaları ile meslek hastalıkları sigorta prim oranları tehlike sınıfı ve prim nispeti alınır) dikkate alınması Vasıflı personel çalıştırılması öngörülüyorsa, bu personel için yaptırılacak işin niteliği dikkate alınarak brüt asgari ücret ve brüt asgari ücretin yüzde (%) fazlası olarak belirlenen ücret ile bu ücret üzerinde (sigorta müdürlüğünden iş kazaları ve meslek hastalıkları sigorta prim tehlike sınıfı ve prim nispeti alınır) dikkate alınması İşçilerin yemek, yol, giyecek ihtiyacının istekli tarafından karşılanması öngörülüyorsa bu unsurların nakdi (yemek ve yol için) veya ayni olarak karşılanma durumuna göre tespit edilmesi Hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli malzeme ve makine ekipman unsurlarının istekli tarafından karşılanmasının öngörüldüğü durumlarda, bunların piyasa karşılıklarının dikkate alınması Yukarıdaki maliyet unsurlarının toplamının %20 oranını geçmemek üzere eklenecek kar ve genel gider karşılığı hesabının bulunması (Hesaplar KİK web 7 sitesindeki işçilik modülü yardımıyla hesaplanır)
İHALE YÖNTEMLERİ İhale yöntemleri 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu nda(kik) aşağıdaki şekilde belirlenmiştir. KİK 4734,19.madde(Açık İhale Usulü) KİK 4734,20.madde(Belli İstekliler Arasında İhale Usulü) KİK 4734,21.madde(Pazarlık Usulü 1.)AÇIK İHALE USULÜNDE İŞ AKIŞI 4734 Sayılı Kanun Madde 19: Açık ihale usulü, bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür. Açık ihale usulü tanımıyla, tekliflerin açık olması değil, ihalenin herkese açık olması ifade edilmektedir. Kanun da ve ihale şartnamesinde yazılı genel şartları taşıyan herkes, bu ihaleye katılabilecektir. İhaleye, istenilen başvuru niteliklerine sahip olan ve usulüne uygun olarak teklif veren adaylar arasından, Kanun un 10 uncu maddesinde yazılı yeterlilik değerlendirme kriterlerine göre, en avantajlı teklif veren yüklenici saptanarak ihale süreci tamamlanır. Bu ihale türünde teklifler kapalı zarf içinde hazırlanarak idareye verilir. İhale sırasında istekli ile hiçbir konuda ( Fiyat, teknik koşullar, taahhüdün nasıl gerçekleştirileceği, vs. ) pazarlık yapılmaz. Sadece 37 nci maddede yazılı bazı durumlarda, isteklilerden yazılı olarak açıklama yapılması istenebilir. İHALE ÖNCESİ İŞLEMLER 1. İlgili birimlerden ihtiyacın temini için talep bildirmesi 2. İhale öncesi hazırlıklar. İhtiyacın toplam miktarının ve kullanım programının kesin olarak planlanması,. Ödeneğin temini,. İhale konusu işin niteliğinin ( mal, hizmet, yapım, danışmanlık ) belirlenmesi, 3.Yaklaşık maliyetin tespitinin ilgili servisten istenmesi 4.Yaklaşık maliyetin tespiti. İlgili resmi kurumlara, mesleki kuruluşlara yazılan yazılar. Piyasadan fiyat araştırması ( proforma fatura, teklif isteme ) 5. İhale onayının alınması. İhale usulünün tespiti ( Açık İhale Usulü ),. Avans verilip verilmeyeceği,. Fiyat farkı verilip verilmeyeceği,. İhale dökümanı satış bedeli,. İlanın şekli ve adedi, gibi hususların belirlenmesi 6.Kamu İhale Kurumu ndan İhale Kayıt Numarası Alınması İhale yetkilisinden onay alınır alınmaz Kamu İhale Kurumu ndan İhale Kayıt Numarası alınmalıdır.ihale Kayıt Numarası almak için Kamu İhale Kurumu nun www.kik.gov.tr adresli 8
internet sayfasına girilir. Buraya idare olarak bir kez kayıt olup Kullanıcı Adı ve Şifresi almak gerekir. Kullanıcı adı ve şifresi girilerek ulaşılan sayfadaki yardımlardan yararlanılarak işlem tamamlanır. 7.İhale dokümanının hazırlanması ( Tip şartname ve sözleşmeler esas alınır. ). İdari şartname,. İhtiyaç listesi ( mal alım ihalelerinde ). Teknik şartname / Genel teknik şartname / Özel teknik şartname,. Projeler,. Sözleşme tasarısı,. Genel şartname ( yapım ve hizmet alım ihalelerinde ). Birim fiyat tarifleri (varsa),. Mahal listeleri,. Standart formlar,. Düzenlenirse zeyilnameler ve açıklamalar,. Diğer belgeler 8. İhale ilanının ve dökümanının hazırlanması. İhale tarih ve saati,. Yeterlik kriterleri,. Yabancı isteklilere açık olup olmadığı,. Yabancı isteklilere açıksa yerli istekliler lehine fiyat avantajı olup olmadığı,. İdarece malzeme verilip verilmeyeceği,. Teklif ve sözleşme türü,. Alternatif teklif verilip verilemeyeceği ( mal alımlarında ),. Kısmi teklif verilip verilemeyeceği ( mal ve hizmet alımlarında ). Alt yükleniciler. Teklif ve ödemelerde geçerli para birimi,. Tekliflerin geçerlilik süresi,. Teklif fiyatına dahil olan masraflar,. Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi,. Sözleşmenin yapılmasına ait vergi, resim ve harçlarla diğer sözleşme giderleri, gibi ilanda ve/veya şartnamede yer alması gereken ayrıntılar için karar verilmesi. 9. İhalenin ilanı. İşin yaklaşık maliyetine göre ilanın süresi ve yayın yeri belirlenir. 10.İhale komisyonunun görevlendirilmesi En az 5 ve tek sayıda üye: İkisi uzman, biri maliye memuru / mali işlerden sorumlu personel, diğerleri idari personel olabilir. İhale sürecinin tüm aşamalarında aynı komisyon görev yapacaktır. 11. İhale işlem dosyasının hazırlanması. İhale dökümanı ( ihaleye girecek isteklilerce alınması zorunlu ). Yapım işlerinde yatırım programı,. Gerekli hallerde ÇED raporu,. Yaklaşık maliyet hesap tutanağı,. İlan metinleri,. Onay belgesi,. İhale komisyonunun görevlendirme yazıları,. İhale ile ilgili bütün yazşmalar,. Diğer belgeler 9
12. İhale işlem dosyasının bir yazı ekinde ihale komisyonuna verilmesi İlandan sonra 3 gün içinde olmalıdır. 13. İhale dökümanının satılması İhale Dökümanı Dizi Pusulası Formu ve Alındı Belgesi nin de düzenlenerek dosya satın alanlara verilir. TEKLİFLERİN İŞLEME ALINMASI 14.İhalenin türü ve niteliğine göre idare tarafından istenebilecek belgeler 15. İsteklilerce verilen teklif zarflarının teslim alınması 16. Postada geciken tekliflerin tespiti Postayla gönderilen ve idareye geç ulaşan ihale tekliflerinin işleme konulmayarak alınış zamanının tespit edilmesi için tutanak düzenlenir. 17. İhale teklif zarflarının ihale komisyonuna teslimi İdare tarafından teslim alınan bütün teklif zarfları, son başvuru (ihale)saatinde tutanak ile yopluca ihale komisyonuna teslim edilir. İHALE KOMİSYONU SÜRECİ Zarfların ve Belgelerin Kontrolü ( Açık Oturum ) 18.İhale zarflarının şekil yönünden incelenmesi İhale teklif zarfları, hazır olanların önünde incelenerek, usulüne uygun olamayanlar açılmadan değerlendirme dışı bırakılır ve ihale komisyonunca buna ilişkin tutanak düzenlenir. ( Değerlendirme dışı bırakılan zarflar iade edilmez ) 19. Teklif zarflarının açılması ve kontrol edilmesi Zarflar istekliler huzurunda, alınış sırasına göre açılır ve zarfın içinden çıkan bütün belgeler tutanağa bağlanır. 20. Varsa uygun bulunmayan belgelerin tespiti Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. 21. Teklif fiyatlarının açıklanması İstekliler ile teklif fiyatları açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. 22. Komisyonca tekliflerin alınması ve açılması oturumunun kapatılması Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır. Tekliflerin ve Belgelerin İncelenmesi ve Değerlendirilmesi ( Kapalı Oturum ) 10
23.Belgelerin incelenmesi ve açıkla talebi Öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda KİK011.0/ numaralı standart form ile tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak isteklilerden belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Net olmayan hususlarla ilgili olarak isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamaları istenebilir. Belirlenen sürede eksik belge veya bilgileri tamamlanmayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır. 24. Tekliflerin ayrıntılı değerlendirilmesi Belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin yeterlik kriterlerine (4734/ 10.madde) ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. 25. Aşırı düşük teklifler ( varsa ) İhale komisyonu teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. 26.Teklif fiyatlarının incelenmesi ve ihale komisyonunun kararı Yapılan değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır. En avantajlı teklifin seçimi: a. Fiyat yönünden en düşük teklif, b. Fiyat dışındaki unsurların da dikkate alınarak tespit edilen en avantajlı teklif 27. İsteklinin yasaklı olup olmadığının teyit ettirilmesi İhale kararları ihale yetkilisince onaylanmadan önce idare, ihale üzerinde kalan isteklinin 58 inci maddeye göre yasaklı olup olmadığını anılan maddeye göre teyit ettirerek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır. Ayrıca ihale üzerinde kalan istekliden, dosyasındaki iş deneyim belgesi noter onaylı suret ise, belgenin aslını ibraz etmesi istenir. 28. İhale kararının onaya sunulması İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihale yetkilisinin onayına sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret ünvanları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir. 29. İhale kararının onaylanması İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç 5 iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. 30. Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi İhale sonucu, onay tarihini takip eden 3 gün içinde, ihaleye teklif veren bütün isteklilere EKAP sisteminden yada elden tebliği edilir. 31. İptal edilmesi halinde ihale kararının bildirilmesi İhale kararlarının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere aynı şekilde bildirim yapılır. 11
SÖZLEŞMEYE DAVET VE SÖZLEŞMENİN İMZALANMASI 32.İsteklinin sözleşmeye davet edilmesi İhale üzerinde kalan istekliye, tebliğ tarihini ( veya Maliye Bakanlığı nın vizesi gereken hallerde bu vizenin yapıldığının istekliye bildirilmesini ) izleyen 3 gün içinde, kesin teminatı vermek suretiyle 10 gün içinde sözleşmeyi imzalaması hususu, tebliğ edilir. 33. Kesin teminatın alınması Sözleşmenin yapılmasından önce ihale üzerinde kalan istekliden ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle % 6 oranında kesin teminat alınır. 34.Sözleşmenin imzalanması. İhalenin konsorsiyum üzerinde kalması halinde, konsorsiyumdan sözleşme imzalanmadan önce noter tasdikli konsorsiyum sözleşmesini vermesi istenir.. Yapılan bütün ihaleler bir sözleşmeye bağlanır. KİK payı kesilir. Sözleşmeler idarece hazırlanır ve ihale yetkilisi ile yüklenici tarafından imzalanır. İhale dökümanında aksi belirtilmedikçe sözleşmelerin notere tescili ve onaylattırılması zorunlu değildir.. Yüklenicinin ortak girişim olması halinde, sözleşmeler ortak girişimin bütün ortakları tarafından imzalanır. 35. Geçici teminatın iade edilmesi / gelir kaydedilmesi Sözleşme imzalandıktan hemen sonra geçici teminatlar iade edilir. İsteklinin sözleşmeyi imzalamaması halinde ise geçici teminatı gelir kaydedilerek, uygun görülen ikinci istekli sözleşmeye davet edilir. Bunun usulü, birinci isteklinin sözleşmeyi imzalamaya davet edilmesi usulünün aynısıdır. 36. İhale sonucunun ilanı 4734 Sayılı Kanunun 47. Maddesinde belirtilen değerleri aşan ihale sonuçları, sözleşmenin Sayıştay Başkanlığınca tescilinin idareye tebliğ edildiği, bu tescilin gerekli olmadığı durumlarda ise sözleşmenin taraflarca imzalandığı tarihi izleyen en geç 15 gün içinde Kamu İhale Bülteninde yayımlanmak suretiyle ilan edilir. 37. İhale Bilgi Formu nun Gönderilmesi Sözleşmenin taraflarca imzalanması sonra hazırlanacak İhale Bilgi Formu en geç otuz gün içerisinde Kamu İhale Kurumu nun www.ekap.kik.gov.tr adresli internet sayfasından Kuruma gönderilir. 12
AÇIK İHALE İLE İHALE USULÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI(Madde 19) TALEP GEREKLİLİK DEĞERLENDİRİLMESİ SATINALMA ONAYI Şartnameler Hazırlanır. İhale Kararının Onayı Yaklaşık Maliyet Tespiti Sözleşmenin İmzalanması İhale Onay ve Ekleri İlan İşlemleri 1) FATURA 4) HAKEDİŞ İhale İşlem Dosyasının Hazırln. Komisyon Görevlendirilmesi 2) MAUAYE KABUL 5) TAŞINIR İŞLEM FİŞİ İhale Dosyalarının Teslim Alınması İhale Sonuçlandırılması 3) HİZMET İŞLER TUTANAĞI Ödeme Emri 13
2.)BELLİ İSTEKLİLER ARASINDA İHALE USULÜNDE İŞ AKIŞI KİK 4734 Sayılı Kanun 20.madde: 1. Dosya Tanımlama ( Açma ) : İşin adı, niteliği ve türü verilerek, program dosyası açılır. 2. Yaklaşık Maliyetin Hesabı: İhale yoluyla temin edilecek olan Yapım, Hizmet, Danışmanlık veya Mal Alımı işinin Yaklaşık Maliyeti ilgili birim tarafından çıkarılır veya hesaplanır. 3. İhaleye Çıkılmasının Onayı: İhaleye çıkılmasını onaylamaya yetkili olan İhale Yetkilisi ne sunulacak dosyanın gerektirdiği bilgiler olan ve kısaca İhalenin Temel Bilgileri olarak isimlendirilen bilgiler girilir. 4. İhale Kayıt Numarası Alınması: İhale yetkilisinden onay alınır alınmaz Kamu İhale Kurumu ndan İhale Kayıt Numarası alınmalıdır. 5. İhale Dosyasının Hazırlanması: İlan, tip sözleşme, şartname, gibi ihale dosyasında gerekli bilgilerle istenecek standart ve özel belge ve bilgiler burada belirlenir. 6. İhale Komisyonu Atanması: İhale ilanının çıkmasını izleyen 3 gün içinde komisyon görevlendirilir. Memur son başvuru saatine kadar biriken dosyalar tutanakla ihale komisyonuna teslim edilerek değerlendirme süreci başlatılır. 7. Ön Yeterlik Zarflarının Kontrolü: Komisyona gelen zarfların, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 30 uncu maddesinin 1 inci fıkrasına uygun olup olmadığı burada incelenir. 8. Ön Yeterlik Belgelerinin Kontrolü: İstekli firmaların zarfları sıra numarasına göre açılarak, çıkan belgelerin ilk kontrolü burada yapılır. Yeterli görülenlere davet yazılır. Davet yazısında dosya bedeli, dosya satın alma ve teslim yeri belirtilir. 9. Tekliflerin Alınması: Görevli memur vasıtasıyla, ihaleye teklif dosyaları kayıtla teslim alınır. 10. Teklif Zarflarının Kontrolü: Komisyona gelen zarfların, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 30 uncu maddesinin 1 inci fıkrasına uygun olup olmadığı burada incelenir. 11. Teklif Belgelerinin Kontrolü: İstekli firmaların zarfları sıra numarasına göre açılarak, çıkan belgelerin ilk kontrolü burada yapılır. 12. İhalenin Sonuçlandırılması: Teklif edilen fiyatlar girilerek ekonomik açıdan en ekonomik 1. ve 2. teklif listelenir. İhale komisyonu karar tutanağı hazırlanır. 13. İhale Kararının Onayı: İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç 5 iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. 14. Kesinleşen İhale Kararı: İhale sonucu, onay tarihini takip eden 3 gün içinde, ihaleye teklif veren bütün isteklilere EKAP sisteminden yada elden tebliğ edilir. 15. Sözleşmeye Davet: İhale üzerinde kalan istekliye, sözleşmeyi imzalaması hususu, tebliğ edilir. 16. Sonucun Kamuoyuna İlanı: Sözleşmenin taraflarca imzalandığı tarihi izleyen en geç 15 gün içinde Resmi Gazetede yayımlanmak suretiyle ilan edilir. 17. İhale Bilgi Formu: www.kik.gov.tr adresli internet sayfasından Kuruma gönderilir. 14
BELLİ İSTEKLİLER ARASINDA İLE İHALE USULÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI(Madde 20) TALEP GEREKLİLİK DEĞERLENDİRİLMESİ UYGUN DEĞİL UYGUN Şartnameler Hazırlanır. Tekliflerin Alınması Yaklaşık Maliyet Tespiti Son Tekliflerin Alınması İhale Onayının Alınması Tekn. Zarf ve Belge Kontrolü İhale Kayıt No su Alınması İhale Sonuçlandırılması Komisyon Görevlendirilmesi İhale Kararının Onayı Yeterlilik Başvurularının Alınması Kesinleşmiş İhale Kararı Zarf ve Belge Kontrolü Sözleşmeye Davet İhale Bilgi Formu 15
3.) (PAZARLIK USULÜ Madde 21 ) 1.Dosya Tanımlama (Açma ): Temel ihale usulü Açık İhale Usulü olduğu için kanunda belirtilen hallerde gerekçe raporuna istinaden pazarlık usulü ile ihale yapılabilir. İşin adı, niteliği ve türü gerekli açıklamalar yapılarak ihale dosyası açılır. 2. Yaklaşık Maliyetin Hesabı: İhale yoluyla temin edilecek olan Yapım, Hizmet,Danışmanlık veya Mal Alımı işinin Yaklaşık Maliyeti ilgili birim tarafından çıkarılır veya hesaplanır. 3. İhaleye Çıkılmasının Onayı: İhaleye çıkılmasını onaylamaya yetkili olan İhale Yetkilisi ne sunulacak dosyanın gerektirdiği bilgiler olan ve kısaca İhalenin Temel Bilgileri olarak isimlendirilen bilgiler girilir. 4. İhale Kayıt Numarası Alınması: İhale yetkilisinden onay alınır alınmaz Kamu İhale Kurumu ndan İhale Kayıt Numarası alınmalıdır. 5. İhale Dosyasının Hazırlanması: İlan, tip sözleşme, şartname, gibi ihale dosyasında gerekli bilgilerle istenecek standart ve özel belge ve bilgiler burada belirlenir. Madde 21 (b),(c),(f) durumlarında ilan zorunlu değildir, en az 3 davetli olmalıdır. 6. İhale Komisyonu Atanması: İhale ilanının çıkmasını izleyen 3 gün içinde komisyon görevlendirilmelidir. 7. Yeterlik Başvurularının Alınması: Görevli memur vasıtasıyla, ihale dosyaları aday / isteklilere kayıtla verilir, başvuru teslim edenlerden yine kayıtla teslim alınır. Sorumlu Memur da son başvuru saatine kadar biriken dosyalar tutanakla ihale komisyonuna teslim edilerek değerlendirme süreci başlatılır. 8. Yeterlik Zarflarının Kontrolü: Komisyona gelen zarfların, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 30 uncu maddesinin 1 inci fıkrasına uygun olup olmadığı burada incelenir. 9. Yeterlik Belgelerinin Kontrolü: İstekli firmaların zarfları yanı sıra numarasına göre açılarak, çıkan belgelerin ilk kontrolü burada yapılır. Yeterli bulunanlar teknik teklif vermeye davet edilirler. 10. Teknik Tekliflerin Alınması: Görevli memur vasıtasıyla, teknik teklif dosyaları kayıtla teslim alınır. 11. Teknik Teklif Zarflarının Kontrolü: Komisyona gelen zarfların, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 30 uncu maddesinin 1 inci fıkrasına uygun olup olmadığı burada incelenir. 12. Teknik Teklif Belgelerinin Kontrolü: İstekli firmaların zarfları sıra numarasına göre açılarak,çıkan belgelerin ilk kontrolü burada yapılır. 13. Tekliflerin Alınması: Görevli Memur vasıtasıyla, mali teklif dosyaları kayıtla teslim alınır. 14. Teklif Zarflarının Kontrolü: Komisyona gelen zarfların, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 30 uncu maddesinin 1 inci fıkrasına uygun olup olmadığı burada incelenir. 15. Teklif Belgelerinin Kontrolü: İstekli firmaların zarfları sıra numarasına göre açılarak, çıkan belgelerin ilk kontrolü burada yapılır. 16
PAZARLIK USULÜ İLE SATINALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI (Madde 21) TALEP İŞLEM YAPILACAK MI? UYGUN DEĞİL UYGUN Şartnameler Hazırlanır. Tekliflerin Alınması Yaklaşık Maliyet Tespiti Son Tekliflerin Alınması İhale Onayının Alınması Tekn. Zarf ve Belge Kontrolü İhale Kayıt No su Alınması İhale Sonuçlandırılması Komisyon Görevlendirilmesi İhale Kararının Onayı Yeterlilik Başvurularının Alınması Kesinleşmiş İhale Kararı Zarf ve Belge Kontrolü Sözleşmeye Davet İhale Bilgi Formu 17
DOĞRUDAN TEMİN USULÜ: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu nun 22. maddesinde sayılan durumlarda ihtiyaçlar; ilan yapılmadan, teminat alınmadan, ihale komisyonu kurulmadan, yeterlik kuralları aranmadan (4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 10. madde) ve ihale yetkilisi tarafından görevlendirilen kişi veya kişilerce piyasadan fiyat araştırılması ile temin edilebilir. İhtiyacın sadece tek kişi tarafından karşılanabilmesi. Sadece tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması. Mevcutla uyumun sağlanması için alımı zorunlu olan mal ve hizmetlerin asıl sözleşmeye bağlı olarak ve toplam süreleri 3 yılı geçmeyecek sözleşmelerle ilk alım yapılandan alımı. Büyükşehir Belediyesi sınırları dahilinde bulunan idarelerin 58.555,00 TL,(2017 yılı için ) diğer idarelerin 19.507,00 TL yi (2017 yılı için ) aşmayan ihtiyaçları ile temsil ağırlama alımları. İhtiyaca uygun taşınmaz alımları. Stoklanamayan ve acil durumlarda kullanılacak ilaç ve sarf malzemesi alımı. Milletlerarası tahkim yolunda avukatlık alımları, 4353 sayılı Kanun 22. ve 36. maddesi uyarınca yapılacak avukatlık alımları. (DOĞRUDAN TEMİN-MADDE 22) İş Akış Süreci 1) Birimlerden gelen talebin uygun görülmesi ve yeterli ödenek olması durumunda satın alma işlemine geçilir. 2) Satın alma memuru tarafından piyasa araştırması yapılır. Üç firmadan teklif alınır. Bu tekliflerin ortalaması ile yaklaşık maliyet belirlenmiş olur. 3) Onay belgesi hazırlanır. Onay belgesinin ekine piyasa araştırma tutanağı eklenir. Bu tutanağa firmaların teklif ettikleri bedeller yazılır. 4) En uygun fiyatı veren isteklinin yasaklılık sorgulaması yapılır. Yasaklı olmaması durumunda firmaya sipariş yazısı yazılır. 5) Firma talep edilen malzemeyi ilgili birime teslim ederek, teslim tutanağı ile birlikte faturasını ve vergi borcu olmadığına ilişkin almış olduğu belgeyi satın alma memuruna teslim eder. 6) Fatura ve tutanağın bir örneği Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisine verilir. Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından Muayene ve Kabul Raporu ile Taşınır İşlem Fişi hazırlanır. Satın alma memuru tarafından Ödeme Emri Belgesi düzenlenerek, bütün evrakların asılları ile birlikte ödeme yapılmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na gönderilir. 18
DOĞRUDAN TEMİN USULÜ(MADDE22) İŞ AKIŞ ŞEMASI TALEP HARCAMA YETKİLİSİ(Alım İşlemlerinin gerçekleşmesi için makamdan onay alınır.) DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA ALIM DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA HİZMET ALIMLARI DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA HİZMET ALIMLARI PİYASA ARAŞTIRMASI YAPILMASI PİYASA ARAŞTIRMASI YAPILMASI ONAY(Harcama Yetkilisinde Onay Alınır ONAY(Harcama Yetkilisinde Onay Alınır SİPARİŞ VERME(Yazılı ve Sözlü bildirilir. SÖZLEŞME İMZALANMASI ALIMIN GERÇEKLEŞMESİ İŞE BAŞLAMA MAL TESLİMİ İŞİN TESLİMİ MUAYENE KOMİSYON RAPORU MUAYENE KOMİSYON RAPORU TAHAKKUK TAHAKKUK 19
KORUMA VE GÜVENLİK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ NÜN GÖREVLERİ Üniversitemiz merkez (Tandoğan) Kampüsü başta olmak üzere tüm birimlerimizde kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuatlarımıza göre koruma ve güvenlik hizmetlerini 24 saat esasına göre aralıksız sağlamak Üniversitemiz genelinde meydana gelen/gelebilecek öğrenci olaylarının önlenmesi için gerekli çalışmaları yapmak Öğrenci olaylarında emniyet birimleri tarafından müdahale edilmesini ihtiyaç duyulduğunda, Rektörlüğün talimatı ile gerekli işlemleri ve kontrolleri yapmak Elektronik güvenlik sistemleri ile ilgili gerekli ön çalışmaları yapmak, projelendirme aşamasında önerilerde bulunmak, birimlerde kurulan/kurulacak olan kamera sistemlerinin çalışma esaslarının takibini yapmak, muhtemel arızaları ilgililerle koordine ederek giderilmesini sağlamak Yeni açılan, adres değiştiren birimlerimizle ilgili, alınacak fiziki önlemlerin ve ihtiyaç duyulan elektronik sistemlerin çalışmalarını yapmak Koruma ve Güvenlik hizmetleri ile ilgili konularda Ankara Valiliği ile gerekli yazışmaları yapmak, İl Koordinasyon Kurulu toplantılarına katılmak Güvenlik personelinin kimlik yenileme eğitimi çalışmalarını yürütmek, personelin katılımı konusunda gerekli raporları düzenlemek, Üniversitemize bağlı birimlerin yoğunluğu, ihtiyaçları, fiziki ve elektronik güvenlik sistemleri durumuna göre Koruma ve Güvenlik personeli dağılımı konusunda rapor hazırlamak Üniversitemiz genelinde görev yapan tüm Koruma ve Güvenlik personellerinin gece/gündüz denetimini yapmak Rektörün katılacağı tüm etkinliklerde, önceden bölgeye giderek gerekli güvenlik önlemlerini almak Yasa dışı izinsiz asılan afişleri toplattırmak, afişleri asanların tespit edilmesi halinde gerekli işlemlere başlamak Yerleşkeler içerisinde trafik akışı ve kontrollerini yaptırmak )Tüm birimlerin girişlerinde kimlik ve araç kontrollerinin yapılması ve yetkisiz kişilerin engellenmesi için gerekli tedbirleri almak ve kayıtların yapılmasını sağlamak Firma özel güvenlik personelinin görevlerini, Kurumumuz ile Koruma ve Güvenlik hizmeti satın alınan firma ile imzalanan sözleşmeye uygun yapılıp yapılmadıklarını denetlemek ve denetim raporlarını gereğini yapmak üzere bağlı bulunduğu birime sunmak Üniversitemiz mensuplarının araçlarına araç giriş kartı hazırlatmak Güvenlik konusunda gerekli yazışmaları yapmak, amirlerin verdiği diğer görevleri yerine getirmek. 20
KORUMA VE GÜVENLİK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI ARAÇ GİRİŞ KARTLARININ HAZIRLANMASI Basımevi Müdürlüğünde yeni araç kartlarının tasarım çalışmasının yapılması, Hazırlanan örneklerin Başkanlık Makamına sunulması, Onay alınmasının ardından boş kartlarının basılması Tüm Birimlere araç kartı yenileme işlemlerine başlandığının duyurulması, mensup ve araç bilgilerinin genel evrak aracılığıyla tarafımıza gönderilmesinin istenmesi Gelen başvurulara ilişkin gerekli incelemeler yapılarak, araç kartlarının hazırlanması ve üst yazı ile ilgili Birimlere kartlarının ulaştırılması Bireysel müracaatlarda, araç kartı talep formunun hazırlanarak ruhsat ve kimlik fotokopileri kontrol edildikten sonra uygun görülenlerin araç kartlarının hazırlanması Hazırlanan araç kartlarının imza karşılığı ilgili personele teslim edilmesi 21
ETKİNLİKLERDE GÖREV ALMA İŞLEMLERİ Tüm Birimlere, bünyesinde yapılacak olan etkinliklerin(çalıştay, sempozyum, forum, mezuniyet törenleri v.b.)güvenlik önlemlerinin alınabilmesi bakımından faaliyetin yapılacağı tarihten en az 15 gün içerisinde tarafımıza bildirilmesi, sorumlu Rektör Yardımcımızın imzasıyla hatırlatma yazısının gönderilmesi, Yapılacak olan etkinliklerde alınması gereken önlemlerin net olarak tespit edilebilmesi için yerinde incelemelerde bulunulması, ilgili Birimin Güvenlikten Sorumlu personeli ile görüş alışverişinde bulunulması İlgili Birim Yöneticilerinden katılımcılar ve hedef kitle hakkında bilgi toplanması Basın ve Halka İlişkiler Koordinatörlüğünden V.İ.P. katılımcı olup olmadığının teyit edilmesi Etkinliğe Basın mensuplarının davet edilip edilmediğinin öğrenilmesi Belgede görevli sivil emniyet mensuplarından, öğrencilerden ve güvenilir kaynaklardan bilgi toplama işlemleri Tüm verilerin değerlendirilerek sırasıyla Daire Başkanı, Genel Sekreter Yardımcısı, Genel Koordinatör, sorumlu Rektör Yardımcısının görüşleri doğrultusunda Valilik ve Emniyet Müdürlüğüne TEDBİR yazısının gönderilmesi Üniversite geneli tüm Birimlerin o anki durumu göz önünde bulundurularak, faaliyetin gerçekleşeceği Birime geçici görevlendirme ile personel takviyesi yapılması Yapılacak olan etkinlik hakkında görev alacak personel ile faaliyete özgü ilave tedbirler, kullanılacak olan yöntem ve her türlü cihaz hakkında bilgilendirme toplantısının yapılması Faaliyetin gerçekleştirileceği bölgenin giriş/çıkış kapıları, ani müdahale yolları, konukların tahliye durumu, personelin konuşlanma biçimi makam araçlarının otopark alanlarına yerleştirilmesi Etkinliği takip etmek amacıyla gelen yazılı ve görsel basın mensuplarının giriş izinlerinin olup olmadığının Sorumlu Rektör Yardımcımıza sorulması Ortaya çıkabilecek olayların zamanında önlenebilmesi bakımından TALEP yazısı hazırlanarak, gerektiğinde Rektör ün talimatı ile Emniyet Müdürlüğü ne verilmek üzere faaliyet süresince muhafaza edilmesi Düzenlenen etkinlik sorununda yapılan işlemler ile olumlu olumsuz her türlü sonucun Başkanlığa sunulması 22
KORUMA VE GÜVENLİK GÖREVLİLERİNİN KİMLİK YENİLEME VE EĞİTİM SÜRECİ Üniversitemiz, bünyesinden görev yapan güvenlik görevlileri tarafından yasal olarak kullanılan Özel Güvenlik Kimlik kartlarının geçerlilik süresinin bitiminden 6 ay önce, personel isimlerinin belirlenerek işlem sürecinin planlanması Üniversitemiz Birimlerinde görev yapan kadrolu güvenlik görevlilerinin isimlerinin Daire Başkanlığına bildirilmesi, Özel Güvenlik firması bünyesinde olanlarını kimlik yenileme işlemlerine başlayıp, başlamadıklarının kontrol edilmesi Daire Başkanlığının uygun görüşü alındıktan sonra 5188 Sayılı Yasa gereği kimlik yenileme işlemleri için Kurumumuz tarafından uygun görülen eğitim kurumu ile gerekli yazışmaların yapılması Eğitim tarihi belirlendikten sonra, diğer işlemlerin ve belgelerin tamamlanması(sağlık raporu vb.) ve ilgili personelin gerekli eğitime katılması için görev yaptığı Birime üst yazı ile durumun bildirilmesi Eğitimini tamamlayan personelin eğitim sertifikalarını Emniyet Müdürlüğüne yapacakları müracaatta teslim etmek üzere,üst yazı ile ilgili Birimlere gönderilmesi Kimlik yenileme işlemlerini tamamlayan personelin kimlik fotokopilerinin ilgili Birim tarafından Birimimize gönderilmesinin sağlanması İlgili Birimler tarafından gönderilen Özel Güvenlik Görevlisi Kimlik fotokopilerinin, Birimimizde bulundurulan personel dosyalarında muhafaza edilmesi 23
ÖĞRENCİ OLAYLARINA MÜDAHALE Yaşanan öğrenci olayının büyüklüğüne göre, İlgili Birime imkanlar doğrultusunda müsait Birimlerden personel sevk edilmesi, Emniyet Müdürlüğü Yetkilileri ile iş birliği yapılması Sağlık kuruluşlarından yardım talebi Öğrencilerimizin, mensuplarımızın yaralanması durumunda derhal ilk yardım görevinin tarafımızca yerine getirilmesi Delillerin muhafaza edilmesi Olaylara karışanların isim, soy isim ve diğer bilgilerinin tespit edilmesi Tutanakların hazırlanması Varsa görüntü kayıtların watermark özelliği ile delilendirme işleminde kullanılmak üzere cd ortamına aktarılması ve tutanak ekinde Yönetime sunulması Olayın kamu davasına dönmesi durumunda önce karakola gidilerek ifade verilmesi Müşteri durumunda ise mahkemeye gidilerek Hakim/Savcının sorularının yanıtlanması Yukarıda sayılan tüm işlemlerin, her aşamasında sırasıyla Daire Başkanımız, Genel Sekreter Yardımcısı, Genel Koordinatör ve İlgili Rektör Yardımcısına bilgi verilerek talimatları alınmaktadır. 24
ÖĞRENCİ OLAYLARININ ÖNLENMESİ Akademik takvime göre, öğrencilerin özellikle sınav dönemlerinde olay çıkarttıkları bilinmektedir. Sınav dönemlerinde ilgili birimlere personel takviyesinin yapılması, Karşıt görüşlü öğrencilerin, aynı derslikte sınav yapılmaları durumunda azınlık sayıdaki öğrencilerin sınav salonuna güvenlik çemberinde götürülmesi, sınav süresince kapıda beklenilmesi İstihbarat çalışmalarına ağırlık verilmesi, alınan her türlü duyumun değerlendirilmesi 25
GÜVENLİK TUR KONTROL SİSTEMİ Görevli personelin, mesai saatleri dışında da sabotaja açık,önem arz eden sarfiyatın önlenmesi bakımından İdare tarafından belirlenen saatlerde giderek gerekli kontrollerin yapılıp yapılmadığı denetlenmesi amacıyla kullanılmaktadır. Tur Kontrol sistemi ihtiyacı duyulan Birim Yöneticisinin, Başkanlık makamına başvurusunun üzerine alınan talimat ile ilgili bölgeye gidilir. Birim Yöneticileri için önem arz eden noktalar belirlenir. Ayrıca risk analizi yapılarak kontrol noktası bulunmasının faydalı olacağı diğer noktalar belirlenir. Tur kontrol noktası,personel anahtarlığı, tur kontrol cihazı, data aktarım ünitesi adetleri belirlenerek Başkanlık makamına sunulur. Başkanlık Makamının sistemi satın alınmasının ardından Yüklenici firma ile bir kez daha kontrol noktalarının keşifleri yapılarak, montaj şeklinde karar verilir. Kontrol noktalarının montajından itibaren gerekli veri yedekleri alınarak, Birim Yöneticisine sistemin kısa sunumu yapılır. Koruma ve Güvenlik Amiri/Şefi/Sorumlusuna cihaz kullanım eğitimi verilir. Personelin İdare tarafından belirlenen saatlerde, elektronik tur kontrol sistemi ile genel kontrol ve devriye görevini yerine getirmesi sağlanır. Belirtilen saatlerde, belirtilen bölgelerde tur kontrolünü yapmayan personel hakkında yasal işlem uygulanır. 26
SİVİL SAVUNMA UZMANLIĞININ GÖREVLERİ Yetki ve Sorumlulukları: Sivil savunma planlarını hazırlamak ve bu planları güncellemek. Üniversitenin tahliyeye ilişkin planlamasını koordine etmek. Sivil savunma eğitimlerini yaptırmak ve belirli aralıklarla tatbikat yaptırmak. Kurum personeline toplu eğitimler vererek bilgilendirmek. Afet, sivil savunma ve acil durum hizmetleri için gerekli olan araç, gereç ve malzemenin tedarik ve teminini ilgili birimlerle koordine ederek planlamak, mevcutların bakım ve korunmalarının takibini yapmak. Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlik hizmetleri için gerekli ödeneği ilgili birimlerle koordine ederek belirlemek ve bütçeye konulmasını sağlamak. Afet ve acil durum hallerinde müdahaleyi koordine etmek ve üst yöneticileri bilgilendirmek. Binaların yangından korunması hakkında yönetmelik hükümlerinin kurumunda uygulanmasını takip etmek ve yangın önleme tedbirlerini denetlemek. Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlikle ilgili düzenlenen tatbikatlarda kurumu adına hizmetlerini yapmak, bu konularla ilgili kurumda tatbikatlar düzenlemesini ve yürütülmesini sağlamak. Afet, sivil savunma, acil durum, kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer tehdit ve tehlikeler, koruyucu güvenlik ve ilk yardım konularında kurum personeli ile kurumun yönetimine bağlı özel kuruluş personeline eğitim vermek. Seferberlik ve savaş hali hazırlıklarıyla ilgili iş ve işlemlerini yapmak ve yaptırılmasını sağlamak. Koruyucu güvenlik hizmetlerinin koordinasyonunu sağlamak, kamu kurum ve kuruluşlarının üst amiri adına hizmetin takip ve denetimini yapmak. Hizmetlerle ilgili mevzuat, yayın ve direktifleri izlemek, incelemek ve bunların gereklerini yerine getirmek. Kurumu ile Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı, İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü ve diğer kamu kurum ve kuruluşları arasında işbirliği ve koordinasyonu sağlamak. Kurum içerisinde ikaz ve alarm haberlerinin alınıp verilmesi ve siren sisteminin işletilmesine ilişkin işlemleri yürütmek. Kurumun sığınaklarla ilgili hizmetlerini düzenlemek ve yürütmek olarak sıralamak. 27
TAŞINIR KAYIT KONTROL BİRİMİNİN GÖREVLERİ Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. Depoda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek. Sayım ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak. 28
TAŞINIR KAYIT VE KONTROL İŞ AKIŞ ŞEMASI Harcama Yetkili Tarafından Havale Edilen Evrak İle İlgili İşlem Yapılacak mı? Evet Hayır Evrak Birim İçinde Yönlendirilmesi Dosyaya Kaldırıldı Uygun Görülmezse Uygun Görülürse Gerekli Yazışmalar Yapılır Evrakla İlişkin İşlemler Taşınır İşlemleri Yazışmalar Harcama Yetkilisi İle Yapılan Yazışmalar Harcama Birimleri İle Yapılan Yazışmalar Resmi Kurumlar İle Yapılan Yazışmalar Malzeme Alımları Malzeme Dağıtımları Hibe İşlemleri Komisyon Listeleri Yazışmaları Depo Sayım İşlemleri Hurda İşlemleri 29
TAŞINMAZ KİRALAMA VE TAKİP BİRİMİNİN GÖREVLERİ Üniversitemiz 12.03.2013 tarih ve 21829 sayılı Yönetim Kurulu Kararı gereği İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına bağlı Taşınmaz Yönetimi Şube Müdürlüğü kurulmasına karar verilmiştir. Yönetim Kurulunun 18.06.2013 tarihinde aldığı karar gereğince Taşınmaz Yönetimi Şube Müdürlüğü 15.07.2013 tarihinden itibaren Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığına bağlanmıştır.20.02.2015 tarih ve 10191 sayılı Rektörlük oluru ile İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına bağlı olarak Taşınmaz Kiralama ve Takip Birimi kurulmuştur. Kiralanacak yer için Başbakanlıktan izin alınması Kira tespit komisyonunun oluşturulması, Başkanlığımızca kiralanacak taşınmazların ait olduğu bölümün planı ve sayısal bilgileri kroki, plan ve alan hesabı bilgilerinin alınarak kiralama dosyasının oluşturulması, Kira tespit komisyonunun tespit ettiği kira miktarına ilişkin tutanağın düzenlenmesi, 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu ve Hazine Mallarının İdaresi Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre şartname hazırlanması, Uygun ihale usulüne göre ihale işlemlerinin gerçekleştirilmesi, Kiracının yıllık periyodik ödemelerini gösterir tabloların hazırlanması ve bunların kiracıya tebligatının yapması, Tebligatlarda belirtilen son ödeme tarihini geçirmiş olanlara gecikmeden dolayı oluşan cezaların ödenmesi amacıyla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına tebligatlardan birer kopyanın gönderilmesi, Sözleşme maddelerinin ihlali söz konusu olduğunda, yasal sürecin başlatılması için Hukuk Müşavirliği ile koordinasyonun sağlanması olarak sıralanabilir. 30
TAŞINMAZ KİRALAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI Kiralanacak Yer İçin Başbakanlıktan İzin Alınması ve Bedel Tespitinin Yapılması İhale Usülünün Belirlenmesi ve Kira Şartnamesinin Hazırlanması. Açık İhale Pazarlık Usülü İhale İta Amirinden Onay Alınması İhale İşlem Dosyasının Hazırlanması Kiralama Komisyonunca İhale Dosyasının Teslim Alınması ve İhalenin Sonuçlandırılması İhale Kararının Onayı ve Bildirimlerinin Yapılması Yer Tesliminin Yapılması Kira Kontratı ve Sözleşmesinin Yapılması 31
Evrak Servisinin Görevleri: Hazırlanan evraka imza süreçleri tamamlandıktan sonra sistem tarafından numara vermek. Dışarıdan gelen ve birim içinde dağıtılmak üzere sisteme kaydedilen evraka sistem tarafından verilen numarayı evrak üzerine kaydetmek. Dışarıdan gelen ve birim içinde dağıtılmak üzere sisteme kaydedilen evrakları Daire Başkanının bilgisine sunmak ve sonrasında ilgili birime evrakı ulaştırmak. Birimlerden gelen evraklar, genel evrak kanalıyla gelen evraklar, şahıslar tarafından yapılan müracaatlar, faks kanalıyla gelen evraklar Evrak şefliği Kayıt No su verilir. BAŞKAN Evrakların Kurum içi ve Kurum Dışı İmza Takibini Yapmak Evrak Şefliği İlgili Birimlere Dağıtım 32