1 Amaçlar Çalışanlar Tedarikçiler Rakipler Maliyetler Terminler Değişimler Pazar Aksilikler Hammadde 2 Hatalar Đadeler Proje Yönetimi Nedir? Birden çok işletmenin ve/veya çok sayıda kişinin işbirliği yapmasını gerektiren işlerde, Değişik ve birbiriyle ilişkili/ etkileşim içinde olan işlerin görevlere ayrılmasında, Đlk kez karşılaşılan işlerin planlama ve uygulanmasında, Belirlenen sürede bitirilmesi zorunlu işlerde proje yönetim tekniklerine ihtiyaç duyulur. GÜNÜMÜZDEKĐ ÖNEMĐ 3 1
PROJE NEDĐR? Tek seferlik ve sonuca odaklı bir amacı vardır Başlama ve bitiş zamanı bellidir Bütçesi bellidir Kaynaklar belirlidir HEDEF Tek seferliktir Kapsamlıdır Komplekstir Önemlidir Rizikolar vardır PARA ZAMAN 4 SINIFLANDIRMA HEDEF PARA ZAMAN PROJELERĐN SINIFLANDIRILMASI 5 Proje Büyüklüğü Büyük > 150 çalışan > 100 Mi TL Küçük < 3 çalışan < 100 000 TL Proje Süresi Bir kaç ay Bir kaç yıl Proje Türü Araştırma Projesi Geliştirme Projesi Projeksiyon Projesi PROJE NEDĐR? Proje, sistemler içinde düşünme ve çalışma yolu aranmasıdır. Yönetim görevi, sorun çözümlerinin uygulanması için gerekli tüm önlemler, Sistem görevi ise, bütün sorun çözüm önlemleri, yani sistem tasarımı sürecidir. 6 2
PROJE NEDĐR? 1. Başlama ve bitme noktaları vardır. 2. Çeşitli görev, faaliyet ya da olayları kapsar. 3. Bir takım farklı kaynaklar gerektirir. 4. Her projenin kendine has şekilde planlanması ve kontrol edilmesi gerekir. 5. Nasıl yapılacağına ilişkin prensipler aynı olacaktır. Ayrıntılar farklı olacaktır. 6. Başarı ile başarısızlık yan yanadır. 7 PROJE NEDĐR? Sonuç, bütçe ve zaman gibi üç kısıtlama altında yapılır. Yaratıcılık, yenilik gerektirir. Katkı ve katılımın yanı sıra davranış değişikliğini içerir. Bilgi toplama, proje oluşturma, uygulama, izleme, disiplinler/firmalar arası çalışmayı gerektirir. Kurumu ve yönetim sistemlerini de kapsar, Planlama ve organizasyon, rutin işlere göre aylarca devam edebilir. Etkin ve kültürel ihtiyaçlara duyarlı bir yönetimi gerektirir. 8 PROJE ile RUTĐN ÇALIŞMA ARASINDAKĐ FARKLAR Proje Normal iş yapısından farklı Aktiviteler birbiri içinde ilişkili Hedef ve süre belirli Đstenen sonuç belirli Rutin Đş Bölüm amaçları içinde Birbiri ile ilişkili Hedef ve süre genel verilmiş Sonuç belirlenmemiş 9 3
SĐHĐRLĐ ÜÇGEN KMZ her zaman birlikte düşünülmeli. Aksi halde problem çıkar! K Kalite Sonuç Birikim Proje süresince amaç ve sınır şartları değişebileceğinden sürekli bir kontrol gereklidir! Verim Kapasite Maliyet Harcamalar M Esneklik Z Zaman Terminler Süreler 10 PROJEDEKĐ AMAÇLAR Problem Đlk adımlarda bazı kararlar vermek gerekir. Ancak bu sırada henüz proje ile ilgili yeterli bilgi yoktur. Bu nedenle; Kararlar proje aşamalarında değişiklik gösterebilir. Karar proje takımı tarafından verilir. Çok anlamlı, işe yarar metotlar vardır! Bazen kararlar hislere göre alınır! 11 PROJE AMAÇLARINA ULAŞMAK Karar Amaca ulaşmak için çalışmadaki konunun ağırlık ve etkilerinin belirlenmesi Koordinasyon Tüm katılımcıların aktiviteler konusunda uzlaşması (Đçerik, Zaman, Kapasite) Oryantasyon Projenin istenen yönde devamı için tüm katılımcıların yönlendirilmesi Motivasyon Kişisel yeteneklerin uyandırılması, proje hakkında katılımcıların gurur duymalarının sağlanması Hüküm Verme Amaçları tam olarak karşılayacak şekilde proje adımlarının başarılarının denetlenmesi 12 Projenin başarısı, hedeflerin gerçekçi şekilde tanımlanmasına bağlıdır! 4
PROJE AMAÇLARININ ORTAYA KONMASI Başlangıç aşamasında tüm amaçlar grubun tüm katılımcıları ile birlikte alınmalıdır (özellikle ilk aşamalarda) Amaç; hassas, anlaşılır ve mümkünse sayısal olarak ifade edilmelidir (Đstek Listesi) Yapabilirlik mümkünse erken aşamalarda ortaya konmalıdır. Satış bölümü ile koordinasyon hiç bir zaman unutulmamalıdır. Hedeflerin hassasiyeti zaman ilerledikçe artar! 13 PROJE AMAÇLARININ ORTAYA KONMASI Anlaşmazlıklar Öncelikler Đstek Alternatif çözümler Planın optimalleştirilmesi Değişebilirlik 14 GERÇEK BĐR PROJE Proje Başlar Teknik Çözüm Pazara Giriş Ekonomik Başarı Konsept, Fikir Geliştirme Đmalat, Giriş Gelişim, Başarısızlık Daha projenin başında, yatırımcı ve proje yüklenicisi Projenin firma hedeflerine uygun olup olmadığını doğrulamalıdır. 15 5
PROJENĐN HEDEFLERĐ FĐRMANIN HEDEFLERĐ Daha projenin başında, yatırımcı ve proje yüklenicisi Projenin firma hedeflerine uygun olup olmadığını doğrulamalıdır. Yatırımcı Kriterleri: - Başarı faktörlerinin belirlenmesi - Proje hedeflerinin denenmesi Metotlar: - QFD - Benchmarking - Maliyet karşılaştırma - Değer metotları - Firma hedefi Yönetim hedefleri Proje hedefleri Detay hedefler Yüklenici Kriterleri: - Kapasite - Rizikolar - Rekabet şartları - Müşteri karakteristiği Metotlar: - Riziko kontrol listesi - Ağırlıklı değerlendirme - 16 Proje Yönetimi teknikleri, ilk olarak 1950 li yıllarda ABD de hava ve uzay araştırmalarında kullanılmaya başlanmıştır. NASA nın APOLLO programlarında 20000 firmanın 300000 çalışanı bu teknikleri ile koordine edilmiştir. Proje yönetim tekniklerinin amacı; kompleks, bir kereliğine farklı disiplinlerden kişilerin yer alacağı, zaman-personel sayısı ve finansiyel olarak sınırlı bir projeyi karakteristik olarak ortaya koyup organize etmektir. 17 to be continued 18 6