OKULDA İLETİŞİM İPEK ARAÇ İSTANBUL, 2014
T.C. MARMARA ÜNİVERSİTESİ EĞİTİM BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ EĞİTİM BİLİMLERİ ANA BİLİM DALI EĞİTİM YÖNETİM ve DENETİMİ BİLİM DALI OKULDA İLETİŞİM İPEK ARAÇ 510114001 PROF. DR. AYŞEN BAKİOĞLU EĞİTİM YÖNETİMİNDE ÇAĞDAŞ YAKLAŞIMLAR İSTANBUL, 2014 1
İÇİNDEKİLER Özet... 5 Giriş... 5 Alan yazın... 7 İletişim... 7 İletişim Kavramı... 7 İletişim Süreci ve Unsurları... 8 Amaç... 8 Gönderici... 8 Mesaj... 8 Kanal... 8 Alıcı... 9 Etki... 9 İletişim Türleri... 9 Kişi İçi İletişim... 9 Kişiler Arası İletişim... 10 Sözlü İletişim... 10 Sözsüz İletişim... 11 Yazılı İletişim... 13 Yönetsel İletişim... 14 Kitle İletişimi... 14 Örgütsel İletişim... 15 Örgütsel İletişimin Önemi... 16 Örgütsel İletişimin Amaçları... 16 Örgütsel İletişimin İşlevleri... 17 Bilgi sağlama işlevi... 17 İkna etme ve etkileme işlevi... 17 Emredici ve öğretici işlevi... 18 2
Birleştirme işlemi... 18 Örgütlerde iletişimin görevleri... 18 Kontrol... 18 Güdüleme... 18 Duyguların ifade edilmesi... 18 Bilgi iletme... 18 Örgütsel iletişimin işleyişi... 18 Biçimsel (formal) iletişim yöntemleri... 19 Dikey iletişim... 19 Yatay iletişim... 22 Çapraz (diyagonal) iletişim... 22 Çok yönlü ve açık İletişim... 22 Biçimsel olmayan ( informal) iletişim yöntemleri... 23 Okulda Örgütsel İletişim... 23 Okulda örgütsel iletişimin amacı... 23 Üretim ve düzenleme amaçları... 23 Yenilik amaçları... 24 Sosyalleşme ve sürdürülebilirlik amaçları... 24 Okullardaki iletişim ağları... 24 Okullardaki Resmi İletişim Ağları... 24 Merkezileştirme... 25 Kurumların şekli ve biçimi... 25 Bilgi teknolojileri seviyesi... 26 Okullardaki Resmi Olmayan İletişim Ağları... 26 Tamamlayıcı Ağlar: Resmi ve Resmi Olmayan İletişim... 29 Okulda İletişim... 31 Okulda iletişimin işlevleri... 31 3
Okul kültürü ve iletişim... 33 Okul içi iletişim... 34 Öğretmen- öğretmen iletişimi... 34 Okul iklimi açısından öğretmen-öğretmen iletişimi... 34 Okuldaki informal yapı açısından öğretmen-öğretmen iletişimi... 35 Okul kültürü açısından öğretmen-öğretmen iletişimi... 36 Yönetici-öğretmen iletişimi... 37 Okul iklimi ve yönetici davranışları açısından yönetici öğretmen iletişimi... 37 Okul müdürünün sahip olduğu güçler açısından yönetici öğretmen iletişimi... 39 Öğretmen-yönetici iletişimini engelleyen etkenler... 43 Etkili İletişim İçin Yöneticilerin İzlemesi Gereken Stratejiler... 44 Okulun dışsal çevresi ile iletişimi... 44 Okul- veli iletişimi... 44 Yönetici-veli iletişimi... 45 Öğretmen-veli İletişimi... 46 Okul çevre iletişimi... 47 İletişim ile İlgili Türkiye deki Literatür... 49 Sonuç... 51 Öneriler... 53 Kaynakça... 54 4
Özet Bu çalışma literatürde yer alan okulda iletişimin işleyişi ve uygulamaları ile ilgili bilgilerin derlenip, Türkiye deki uygulamalarla karşılaştırılması sonucu yapılan çalışmaları da temel alarak bir sonuç üretme amacıyla yapılmıştır. Çalışma sonucunda ise okulda iletişime ilişkin teorik bilginin yeterli olduğu fakat buna karşın okullarda hala düzgün işlemeyen iletişim sistemlerinin sıkıntılara sebep olduğu görülmüştür. Özellikle öğretmen-müdür iletişiminin öneminin geç anlaşılması okulda sağlıklı iletişimi engelleyen en büyük faktördür. Bu sebeple, öğretmenlerin ve yöneticilerin etkili iletişim becerileri semineri/kursu almaları tavsiye edilmiştir. Anahtar kelimeler: İletişim, Okulda Örgütsel İletişim, Öğretmen-öğretmen İletişimi, Yönetici-Öğretmen İletişimi Giriş İletişim, karmaşık, simgesel, hem kapsam hem de ilişki boyutu olan etkileşimsel bir süreçtir. Bu süreçte yer alan ögeler; amaç, gönderici, mesaj, kanal, alıcı ve dönüttür.(aydın, 2010, s.149). İletişim süreci örgütlerde, insan davranışlarını değiştirmek, örgütte haberleşme ağı kurmak, kişiler ve gruplar arası ilişkileri geliştirmek, otoritenin görevlerini gerçekleştirmek ve etkili bir koordinasyon sağlamak amacıyla kullanılır (Bursalıoğlu, 2005, s.110). Kısaca örgütsel iletişim, örgütlerde bilginin bir bireyden diğerinde taşınması olarak tanımlanabilir (Demir, 2012, s.146). Örgütsel iletişim, resmi(formal) ve resmi olmayan (informal) iletişim olmak üzere iki şekilde gerçekleşir. Resmi iletişimde kendi içinde dikey, yatay, çapraz ve çok yönlü olmak üzere dört şekilde gerçekleşir (Gürgen, 1997). Okullar hiyerarşik yapılar olduğu için ast-üst ilişkileri söz konusudur. Eğitim örgütü olarak okullarda genellikle, müdür-öğretmen arasında dikey, öğretmenler arasında ise yatay iletişim görülmektedir (İlgar, 1996). Belli kurallar çerçevesi içinde başlayan bireyler arası iletişim, insanın sosyal bir varlık olması sonucu bu kalıpların dışına çıkması ile daha samimi ve doğal olan informal iletişime dönüşür. İnformal iletişim, formal iletişimin yetersiz kaldığı durumlarda, bireylerin gereksinimlerini karşılamak için geliştirilir. Örgüt üyeleri arasındaki kişsel yakınlıklar ve etkileşimler sonucu ortaya çıkar (Demir, 2012, s.156). İnformal iletişimin, hızlı ve yüz yüze olması, anında geri bildirim sağlar. Bu da iletişimin kalitesini artırır. Bireylerin yakınlaşmasını sağladığı için bütünleşmeyi kolaylaştırır. İnformal iletişimin avantajları olduğu gibi 5
dezavantajları da vardır. En önemli dezavantajı ise, dedikodu olarak algılanmasıdır. Okul yöneticileri ve öğretmenlerin, iletişim kanallarını genişleterek dedikodunun önüne geçmesi mümkündür (Çınkır, 2013). Okullar, eğitim için örgütlenmiş yapılar olduğu için, örgütsel iletişim için geçerli olan herşey okulda iletişim içinde geçerlidir. Diğer örgütlerle kıyasladığımızda, okulların hem girdisi hem de çıktısı insan olduğu için okul örgütlerinde iletişim önemli bir rol oynamaktadır. Çünkü eğitim iletişim yolu ile gerçekleşmektedir. Bu nedenle yönetici, öğretmen, öğrenci,veli vs. arasındaki sözlü veya sözsüz tüm eylemler okulda iletişimin kapsamı içine girmektedir (Bolat, 1996, s.75). Okulda iletişim denilince akla ilk gelen öğretmen-müdür ve öğretmen-öğretmen iletişimi olmaktadır. Okulda öğretmenler arasındaki iletişimi etkileyen üç önemli faktör; okul iklimi, okul kültürü ve okul yapısıdır (Altun, 2012; Şişman, 2012; Karadağ ve Arslanargun, 2012). Bunların yanında öğretmenlerin müdürle olan iletişimi, kişilik özellikleri, informal iletişim sonucu lider olup olmama durumları diğer bireylerle olan iletişimlerini etkilemektedir. Tüm bu etkileşimler öğretmenin sınıftaki uygulamalarına, yani öğrenci başarısına yansımaktadır. Dolayısıyla sorunların az olduğu ve başarının yüksek olduğu okullar, okullarda iletişimin kalitesinin bir göstergesi olarak ele alınabilir. Okullarda iletişimin merkezinde olan ve iletişimin başlatıcısı sayılan müdürün öğretmenlerle iletişimi esas önemli noktadır. Son yıllarda okulda iletişim ile ilgili yapılan çalışmaların odak noktasında müdür-öğretmen iletişiminin ele alınması konunun önemini göstermektedir. Müdür ve öğretmenler arası iletişim okul iklimi içinde müdürün davranışlarından ve sahip olduğu kişisel ve liderlik güçlerinden etkilenmektedir ( Şişman, 2012; Karadağ ve Arslanargun, 2012). Bunların yanında, okul içi iletişimin yanında, sosyal bir örgüt olan okulun çevresiyle de iletişimi söz konusudır. Bu kapsamda, alanyazın bölümünde okulda iletişim ile ilgili teorik bilgiler ele alınmış ve Türkiye de yapılan çalışmalarla karşılaştırılarak değerlendirmesi yapılmıştır. 6
Alan yazın İletişim İletişim Kavramı İletişim; bilginin aktarılma ve karşılıklı değişimi süreci, bir anlamın paylaşılması süreci, hedef üzerinde bir değişimi gerçekleştirmek isteyen birinin bunu sağlayacağını sunduğu anlamı, karşı tarafın anlayacağı biçimde kodlaması ve iletişim kanalları vasıtasıyla hedef tarafa ulaştırması, hedefinde bu anlamı çözerek ondan etkilenme derecesidir (Balcı, 2010, s.92). İletişim terimi Latince bölüşmek anlamına gelen communis fiilinden, Hint-Avrupa dilinde kullanılan komünikasyon sözcüğünden gelmektedir. Bu bağlamda iletişim; bilgi, düşünce, davranışların kişiler, gruplar ve örgütler arasında paylaşılmasını sağlamak için yapılan çabalar olarak tanımlanır (Kayaalp, 2002). Türk Dil Kurumu iletişim sözcüğünü isim anlamı ve teknik anlamı olarak iki farklı şekilde tanımlamıştır. İsim anlamı, duygu, düşünce ve bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla başkalarına aktarılması, bildirişim, haberleşme, komünikasyondur. Terim anlamı ise, telefon, telgraf, radyo vb. araçlardan yararlanılarak yürütülen bilgi alışverişi, bildirişim, haberleşme, muhabere, komünikasyondur (Türk Dil Kurumu, 2014). İletişim, iki birim arasındaki duygu ya da düşünce alışverişi olarak tanımlanır. Gordon (1983) e göre bireyin kendinde meydana gelen dengesizlik durumunu düzeltmek için ihtiyaçlarını kodlaması ve dışarıya ileti vermesi ile başlayan bir süreç olarak tanımlar. Dökmen ( 1984) e göre, iki sistem arasındaki (iki hayvan, iki insan, iki makine, bir hayvan bir insan ya da bir insan bir makine) her türlü bilgi alışverişinin iletişim olarak kabul edilebileceğini söyler ve bir bilgi kaynağından tek yönlü bilgi iletilmesine enformasyon, karşılıklı bilgi iletimine ise komünikasyon ya da iletişim denildiğine dikkat çeker (Bozdoğan, 2004). İletişim, sonucunda anlamı oluşturan ve hem bireyleri hem de grupları etkileyen resmi ve resmi olmayan ağlar aracılığı ile mesaj gönderme işlemi olarak tanımlanabilir (DeFlaur, Kearner ve Plax, 1993; akt. Altun, 2012, s.357). İnsan, sosyal bir varlıktır. Bu nedenle sokakta, markette, işte, okulda vb. sürekli çevrelerinde olaylar gelişmektedir. İnsanlar da doğası gereği çevrelerinde olup bitenleri öğrenmek, algılamak ve tepkide bulunmak isterler. Aynı şekilde insanlar sahip oldukları duygu ve düşünceleri birbirlerine iletmek isterler. Bu özellikler nedeniyle insanlar arasında gerçekleşen ve iletişim diye adlandırılan süreç başlar (Erdoğan, 2000). 7
İletişim Süreci ve Unsurları İletişim anlık bir olay değil, bir süreçtir ve bu süreç en genel anlamda alıcı ve verici arasındaki bilgi değişimidir (Çınkır, 2013, s.158). Alıcı ile verici arasında gerçekleşen bu süreç değişik ögelerden oluşur. Aristo ya göre bu sürecin üç temel öğesi vardır. Bunlar, konuşmayı başlatan konuşmacı, iletilmek istenen mesajı içeren konuşmacının sözleri ve mesajları alan dinleyici dir. Aristo nun ortaya koyduğu sınıflamayı temel alan iletişim öğelerini şu şekilde sıralayabiliriz. Amaç Gönderici Mesaj Kanal Alıcı Etki (Erdoğan, 2000, s.63) Amaç İletişim sürecini başlatan, yön veren öğedir. İletişimin kalitesi, amacın gerçekleşmesine bağlı olarak ölçülebilir (Erdoğan, 2000, s.63). Gönderici Mesajı gönderen kişi, grup veya örgüttür. Gönderici önce gönderilecek mesajı belirler ve öncelikle mesajının anlaşılır olmasına dikkat eder. İkinci olarak ise, gönderdiği mesajın önemine öncelikle kendisi inanmalı, sonra mesajı alanı buna inandırmalı ve bunu bir amacı gerçekleştirmek için yaptığının farkında olmalıdır (Erdoğan, 2000, s.63). Mesaj Mesaj da dikkat etmemiz gereken noktalar, mesajın dili ve mesajın içeriğidir. Mesajın dili, anlaşılır, yalın ve net olmalıdır. Mesajın içeriği, yanlış yorumlara yol açmayacak şekilde aktarılmalıdır. İletilecek mesaj, alıcının eğitim düzeyine, sosyal statüsüne ve tüm kişisel özelliklerine uygun bir içeriğe sahip olmalıdır. Mesaj tam olmalı, ulaşılmak istenen amacı içeren tüm bilgiyi içermelidir. Alıcı tarafından anlaşılmadığı takdirde, tekrarlanabilmelidir (Erdoğan, 2000,s.63). Kanal Mesajın alıcıya iletildiği yol kanaldır. Bu kanallar, göze, kulağa ve diğer duyu organlarına hitap edebilir. Fakat iletişim kanalında fiziksel ya da psikolojik bir engel olmamalıdır. Sessizlik ve eylemsizlik gibi belli durumlardaki istenmeden gönderilen mesajlar açık değildir (Çınkır, 2013, s.159). İletişim kanalları düzgün şeklide işlemeli, denetlenebilmeli, işe yaramayan kanallar işler hale getirilmeli, eğer işlerlik kazandırılamıyorsa elenmelidir (Erdoğan, 2000, s.64) 8
Kanalların uzun olması, içeriğin değişmesine sebebiyet verebileceği için, kanallar kısa ve doğrudan olmalıdır (Erdoğan, 2000, s.64). Alıcı Mesajı alan birey, grup ya da örgüt olabilir. Alıcı mesajı kendi dünya görüşüne göre algılar. Alıcının mesajı tam ve doğru olarak anlayabilmesi için önyargısız bir değerlendirme yapması gerekir (Erdoğan, 2000, s.64). İletişim görüşme yolu ile gerçekleşiyorsa, alıcının iyi bir dinleyici olması gerekir. Eğer iletişim yazılı bir şekilde gerçekleşiyorsa, alıcının mesajın ifade ettiği anlam konusunda dikkatli olması gerekir (Çınkır, 2013, s.159). Etki Alıcı göndericiye mesajın alındığına ve anlaşıldığına dair bir geribildirim vermesi gerekir. Bu adım iletişim sürecini tamamlar. Çünkü alıcı iletişimi yok sayabilir, daha sonraki eylemleri için saklayabilir veya ona tepki gösterebilir (Çınkır, 2013, s.159). Alıcının, mesaj karşısında gösterdiği tepki ve takındığı tutum etkidir.. Alıcı amaca uygun bir davranışta bulunuyorsa iletişim sürecinin başarılı olduğu söylenebilir (Erdoğan, 2000, s.64). İletişim sürecinin verimli bir şekilde sonlandırılması, tek yönlü değil çift yönlü bir iletişimin gerçekleşmesi için mutlaka alıcının geribildirim vermesi gerekir. İletişim Türleri Kişi İçi İletişim İki birey, grup ya da ya da örgüt arasında gerçekleşen iletişimden önce, bireyin kendisiyle iletişimi gerçekleşir. Bireyin kendi iç dünyasını gözlemesi, kendisinin ve ihtiyaçlarının farkına varması, sevinmesi, üzülmesi ve hissettiği birçok şey bireyin kendisiyle olan iletişimdir ve içsel iletişim olarak da adlandırılabilir. Bu anlamda içsel iletişim, bireyin yaşadıkları ve hissettikleri sonucu kendi içinde ürettiği mesajları anlamlandırması ve çıkardığı anlama göre davranışa yönelmesi olarak tanımlanabilir (Yatkın, 2004, s.53). Bir bireyin düşünmesi, duygulanması, kendine sorular sorarak yanıtlar araması ve kendi iç dünyasnı keşfetmeye çalışması kişi içi iletişimdir. Bu iletişim sürecinde birey hem kaynak hem de alıcı olmakta ve kişi içi iletişim bir döngü halinde devam etmektedir. Kişi içi iletişim, diğer iletişim türlerinin temelini oluşturmaktadır diyebiliriz. Çünkü kendisini tanımayan ve varoluş amacını tanımlayaman insan başkalarıyla da iletişime geçemez (Yatkın, 2004, s.53). 9
Kişiler Arası İletişim Kişiler arası iletişim, insanların birbirinden anlam alma, birbirini yanıtlama çabalarını içeren bir etkileşim sürecidir (Başaran, 2000, s.128). Bu anlamda kaynağını ve hedefini insanların oluşturduğu iletişim kişiler arası iletişimdir (Yatkın, 2004, s.52). Başkalarını gözlemleyip, vardığımız yargılara göre davranma sanatı olan kişiler arası iletişimde, gözlem sonucunda ulaşılan veriler bilgiye dönüşür.kişiler arası iletişimin ayrılmaz bir parçası olan algılama, iyi ve dikkatli bir gözlemi ve tarafsız bir değerlendirme sürecini içerir. Karşımızdaki kişi ile iletişim kurmayaca nasıl başlanacağına, iletişimin devam edip etmeyeceğine karar vermeden önce, karşımızdaki kişinin tutumunu,duygularını ve kişiliğinin algılanması gerekir. Algıların anlamını kişinin geçmiş deneyimleri ve o andaki amaçları oluşturur (Tutar, 2003,s.76-77). Kişiler arası iletişimde önemli olan nokta, göndericinin bilgi, görüş, haber ve tutumları ile alıcıya mesajı doğru iletmesidir. Tek tek ya da pek çok kişinin duyularına ileti göndererek kurulan iletişimde sözel, sözsüz, simgelerin etkileşimi söz konusudur (Tutar, 2003, s.76-77). Bir iletişimin kişiler arası iletişim olarak nitelendirilmesi için üç unsurun olması gerekmektedir (Yatkın, 2004, s.53): Kişiler arası iletişime katılanların belirli bir fiziki yakınlık içerisinde yüz yüze olmaları ya da teknolojik ya da mekanik bir kanal ile karşı karşıya olmaları gerekir. İletişime katılanlar arasında tek yönlü değil, çift yönlü bir mesaj olmalıdır. Mesaj sözlü veya sözsüz olabilir. Kişiler arası iletişim, örgütlerde insan ilişkilerinin kurulmasında ve devamında önemli bir rol oynar. Bu yüzden kişiler arası iletişim örgütsel iletişimin temelidir. Örgütlerde kişiler arası ilişkiler açık biçimde kurulmalı ve örgütün gelişmesine katkı sağlamalıdır.örgütsel etkinliklerde kişiler arası iletişimin önemi, örgütün tüm etkinliklerinin kısmen ya da tamamen kişiler arası iletişime bağlı olmasıdır. Üst ve astlar arasında veya eşit statüde çalışanlar arasında, toplantılarda karar verme durumlarında kişiler arası iletişim sayesinde, örgütlerdeki yönetsel ve örgütsel faaliyetler yerine getirilir (Tutar, 2003,s 77-78). Sözlü İletişim Sözlü iletişim, dil ve dil ötesi iletişim olarak iki gruba ayrılır. Dile dayalı iletişim; duygu, düşünce ve bilgilerin sözcüklerle iletilmesidir. Konuşmalar hatta mektuplara yazılanlar bu 10
içerikte değerlendirebilir. İletişimin dil ötesi öğeleri ise sese dayalı olan ama sözcükleri içermeyen diğer öğelerdir. Duraksamalar, sesin tonu, konuşurken kullanılan gereksiz sözcükler, akıcılık, konuşma hızı, doğallık esneme, gülme, ağlama vb. bu kapsamda nitelendirilir (Dökmen, 1994). Bireyler arasında gerçekleşen her türlü karşılıklı konuşmalar ve yazışmalar sözlü iletişim kapsamına girer. Bu iletişim türünde harfler ve sözcükler yardımıyla kişiler arasındaki karşılıklı mesaj alışverişi söz konusu olmakta ve ortak simgelerin en önemlisi olan dil olgusu ile gerçekleşmektedir. Dil, bireyin kendisini ve çevresini anlama ve anlamlandırmasında önemli bir rol oynar insanlar ürettikleri bilgileri dil yardımıyla birbirlerine aktararak anlamlandırır (Yatkın, 2004, s.53). Burada Dökmen (1994) in vurguladığı gibi dil ötesi durumlar önem kazanır. Tutar (2003) e göre sözlü iletişimin bir çok yararı vardır: Verilen haberin anlaşılma derecesi denetlenebilir. Soru sorulabilir, verilen cevaplar kontrol edilebilir, anlaşılmayan konu varsa açıklık getirilebilir. Eş zamanlı olarak geri bildirim imkanı vardır. Sözlü iletişimin avantajları olduğu kadar dezavantajları da vardır. Örneğin, planlar, politikalar ve stratejilerle ilgili kalıcı ve uzun süreli iletişimler için, sözlü iletişim uygun bir iletişim yöntemi değildir (Tutar, 2003, s.70). Sözlü iletişim, kişiler arası iletişimin temelini oluşturduğu gibi, örgütsel iletişimde de önemli bir role sahiptir. Örgütlerde sözlü iletişim, anında geribildirim verme fırsatı sunduğu için öncelikle tercih edilir. Etkili iletişim kurmak isteyen yöneticiler de, sözlü iletişimi tercih etmelidir (Tutar, 2003, s.70) Sözsüz İletişim İletişimin en temel aracı sözcüklerdir. Sözlü iletişimde sözcükleri destekleyen jestler, mimikler, hareketler, mekan kullanımı, materyal kullanımı ve zaman ikincil mesaj kanallarıdır ve sözsüz iletişimin en temel unsurlarıdır (Tutar, 2003, s.70). İletişim sadece sözcüklerle kurulmaz. Yapılan araştırmalar sonucu kişiler arası iletişimde, mesajın %35 i sesli, %65 i ise sessiz kanallarla iletildiği görülmektedir. Bu sessiz kanallarda beden dili ile karşı tarafa ilettiklerimizdir. Beden dili evrensel ve ortaktır. Evrensel olması, dünyanın her tarafında insanlar tarafından kullanılıyor olmasıdır. Beden dilinde 11
kullanılan işaretler evrensel değildir. Çünkü beden dilindeki işaretlere yüklenen anlamlar her toplum ve kültürde değişiklik gösterebilir (Tutar, 2003, s.71) Beden dili ile gösterebileceğimiz en ilkel davranış dokunmadır. Yüzyüze iletişimde kurulan göz temasını pekiştirmek için, dokunma davranışı gösterilebilir. Bunların yanında beden dilindeki önemli faktörlerden diğeri jest ve mimiklerdir. Yüz kaslarının anlatım amaçlarına göre kullanılması beden jestlerini oluşturur. Bizim için önemli olan anlatım jestleridir. Çünkü anlatım jestleri, günlük iletişimimizin temel işaretleridir ve tüm kültürlerde ortaktır. Kişiler arasında sözlü iletişim üç şekilde gerçekleşir (Tutar, 2003, s.72): Mekan kullanımı: Daha üst düzeyde olanların kullandıkları mekanlar, statü ve otorite durumlarını gösterecek şekilde ifade edilir. Beden dili: Konuşma esnasında bireylerin birbirine yakınlık-uzaklık durumu, beden dili ile iletilmiş bir mesajdır. Yakın temas, samimiyet ve düşmanlık anlamına geleceği gibi, göz teması da pozitif ve negatif duygularımızı iletmenin bir aracıdır. Göz teması iki kişi arasında iletişim geliştirmenin ve sözsüz iletişim kurmanın en etkili yoludur. Sözlü iletişimin en etkili ve en güvenilir yolu ise, gözlerdir. Dil yoluyla betimleme: Betimlemede mesajın asıl anlamının yanında, yan anlamlarının üzerinde durulur. Sözlü ve sözsüz iletişim, alıcıda bir anlam yaratmak ve bu anlamı pekiştirmek amacı ile kullanılır. Sözlü iletişim ile gönderilen mesaj, sözsüz iletişim ile göndericinin duygu ve hareketleri ile birleşerek daha anlamlı hale gelir. Hatta sözsüz iletişim alıcı üzerinde daha fazla etki bırakmaktadır (Tutar, 2003, s.72). Sözsüz iletişim, sözlü iletişim mesajlarından daha güvenilir bulunur. Çünkü bazı durumlarda insanlar duygu ve düşüncelerini dile getirmez veya getiremezler ya da söylemek istedikleri ile söyledikleri birbirinden farklı olur. Bu durumlarda sözsüz iletişim, kişinin ne söylediği ya da ne söylemek istediğini anlamamızda güvenilir bir kaynak olur (Gürgen, 1997, s.85). Araştırmalara göre yöneticiler örgütlerde üç şekilde sözlü iletişimde bulunur. Bunlar; imajlar, mekan kullanımı ve vücut dilidir. İmaj, yöneticinin yönetsel faaliyetlerde gösterdiği yöneticilik ve liderlik davranışlarının bir sonucu olarak ortaya çıkar. Mekan kullanımı, özellikle kamu kurumlarında bir statü göstergesidir. Kurumda üst kademelere çıkıldıkça daha geniş ve 12
lüks çalışma ofisleri göze çarpar. Vücut dili, yönetici uzak durarak ya otoriter ya resmi, ya da yakın durarak, babacan ve samimi olduğunu göstermeye çalışır (Tutar, 2003, s.73). Sözsüz iletişim, örgütsel iletişimde önemlidir fakat tek yönlü bir iletişimi ifade etmektedir. Bu nedenle yöneticiler iletişimde etkinliği tam olarak sağlayabilmek için sözlü, sözsüz ve yazılı iletişimi bir arada kullanmalıdır. Yazılı İletişim Yazı, insanın ve toplumların geçirdiği toplumsal ve kültürel evrim sürecinin bir ürünüdür. Yazının icadı, bürokrasinin kurulmasına ve gelişmesine katkıda bulunmuştur. Bürokrasinin gelişimi ile birlikte yazı, merkez ve taşra örgütleri arasındaki koordinasyonu sağlamıştır. Bu da örgütlerde yazılı iletişimin önemini göstermektedir. Örgütlerde yazılı iletişimin önemi artmaktadır. Bunun nedenleri ise şu şekilde sıralanabilir (Schneider, Newman ve Donaghy, 1975, s. 184; akt. Tutar): Bilgi alanında artan uzmanlaşma Araştırma faaliyetlerinin öneminin artması Örgüt yapılarında meydana gelen büyük değişimler Yönetimin profesyonel bir beceri olarak gelişmesi Bilgiye duyulan ihtiyacın artması Yazılı iletişim önemli olmasına rağmen, yöneticilerin örgüt içinde çok sık kullandıkları bir iletişim biçimi değildir. Çünkü yazılı iletişimin bazı dezavantajları vardır. Birincisi otorite imajı zayıftır. İkinci zaman kullanımı açısından geribildirimi almak daha geç olur. Bunun yanında avantajları da vardır. Gönderici mesajını yeniden gözden geçirebilir ve kontrol edebilir. Bu yüzden ayrıntıların önemli olduğu durumlarda yazılı iletişim tercih edilmelidir (Tutar, 2003, s.74). Milli Eğitim Bakanlığı aldığı bir kararı, uygulanacak bir yönetmeliği ya da yapılmasını istediği bir faaliyeti resmi yazı ile il milli eğitim müdürlüklerine, ilçe milli eğitim müdürlüklerine ve okullara gönderebilmektedir. Okullarda yapılan öğretmenler kurulu toplantıları, zümreler, şube öğretmenler kurulu toplantılarında da ayrıntılar önemli olduğu için toplantı sürecinde gerçekleşen konuşmalar ve alınan kararlar yazılı olarak da kağıda geçmektedir. 13
Yönetsel İletişim Yönetsel iletişim, yöneticinin gönderdiği mesajla astını etkilemesi ve astın da üstünü yanıtlamasını içeren çift yönlü bir etkileşim sürecidir (Başaran, 2000, s.128). Okullarda yönetsel iletişimin amacı, okulun amaçlarına ulşamasını sağlamaktır. Bu anlamda yönetsel iletişim, ast ile üst arasında üst düzeyde bir etkileşim sağlamaya çalışır. Okul yönetimi, öğretmenler arasında sağlayacağı iletişim ile aralarındaki ilişkileri geliştirebilir, çatışmaları çözebilir, koordinasyonu sağlar ve denetimin yapılmasını sağlayabilir (Başaran, 2000, s.129). Kitle İletişimi Kitle iletişimi, diğer adıyla toplumsal iletişim insanların sosyal birer varlık olmalarının sonucudur. Sosyal bir yaşam ancak toplum içinde sürdürülebilir. İnsan da sosyal ilişkileri ile var olabilen bir canlı olduğu için iletişim toplumsal yapının temelini oluşturur (Tutar, 2003, s.85). Klasik zamanlarda ağızdan ağıza aktarılan bilgi, yazının keşfedilmesiyle kitaplar aracılığı ile daha geniş kitlelere ulaşma imkanı bulmuştur. Matbaanın icadı ve okur-yazar sayısının artması ile birlikte bugünkü sanayi toplumunun temelini oluşturan bilgi alışverişi gerçekleşmiştir. Bugün ise uzaya gönderilen uydular ile dünyanın her yeri birbirine bağlanmıştır. Herhangi bir ülkede meydana gelen gelişmeyi tüm dünya dakikalar içinde öğrenebilmektedir. Bu da kitle iletişim teknolojilerinin gelişmesi ile birlikte dünyanın büyük bir köye dönüştüğünün göstergesidir (Tutar, 2003, s.85) Toplumlar da kitle iletişim araçları ile yönlendirilmektedir. Kitle iletişim araçlarını yoğun bir şekilde kullanan ülkeler, sadece kendi toplumlarını değil, tüm toplulukları da etkisi altına alma gücüne sahip olurlar (Tutar, 2003, s.85). Toplumsal iletişim informal bir iletişim biçimidir ve karmaşık bir yapıya sahiptir. Etkili bir toplumsal iletişim, sosyal bir varlık olarak insanı başarılı kılarken, toplumsal iletişimi gerçekleştiremeyen insan kendini toplumdan yalıtır ve yalnızlığa mahkum eder (Tutar, 2003, s.86). Okullar, var oldukları toplumları yansıtmakla birlikte yansıttıkları toplumun bir parçasıdır. Bu nedenle toplumu etkileyen her türlü gelişme okulları, okullardaki gelişmelerde toplumu etkilemektedir. Okulların, toplumlarda bilgi aktarımını doğru bir şekilde sağlaması ve sosyal bir örgüt olması toplumsal iletişim içindeki yerini de üst seviye de tutmaktadır. 14
Örgütsel İletişim Hayatımızın her anında olduğu gibi, örgütlerin de iletişim olmadan var olması söz konusu değildir. Bütün topluluk faaliyetlerinde, belirli bir teşkilatın kurulmasında, faaliyetler arası koordinasyon ve işlerin yürütülmesinde etkili bir iletişime ihtiyaç duyulmaktadır. Bu nedenle örgüt içinde ve dışında sürekli bilgi alışverişi olması önem taşımaktadır. Örgüt içindeki bireyler arasındaki etkileşimi ve bilgi akışını sağlayan unsur ise örgütsel iletişimdir (Vural, 2005, s.142). Örgüt, iletişim ağı olarak düşünülebilir. Örgüt içindeki iletişim örgüt çalışanlarını dolayısıyla performanslarını da etkilemektedir. Çünkü yöneticiler, planlama, örgütleme, yürütme, kontrol gibi yönetim süreçlerini iletişim yolu ile gerçekleştirmekte ve çalışanlarla birlikte yapmaktadır. Örgüt yönetiminde alınan kararların, örgüt içinde yayılmasını sağlayarak iletişim karar sürecinin tamamlanmasında etkili olur. Görüş ve düşünce paylaşımını artırarak iletişim, örgüt üyelerini bir araya getirir ve daha yakın ilişkiler kurulmasını sağlar. (Bursalıoğlu, 2005, s.151).bu nedenle örgütsel iletişim, örgüt içinde formal olan ve olmayan grupların arasında kurulan iletişimdir. Örgütsel iletişim, özellikle yöneticiler için önemli bir yönetsel fonksiyondur. Çünkü bir yönetici masabaşı işlerini gerçekleştirirken, toplantı yaparken, telefonda konuşurken, resmi yazıları okurken veya cevaplarken, örgüt çalışanlarını yönlendiriken veya denetlerken sürekli iletişimden yararlanır. Dolayısıyla bir yönetici zamanının çoğunu iletişim kurarak geçirir (Steers ve Miller, 1988; akt.tutar, 2003, s.116). Örgütsel iletişim, yöneticilerin iletişim becerilerinin gelişmesine katkı sağlayarak, onların liderlik davranışlarının gelişmesine de yardımcı olur. Örgütlerde kullanılan iç ve dış iletişimin amaçları çok farklıdır, ancak,örgütsel iletişimin amacı örgütsel amaçların gerçekleştirilmesidir. Bu amaçların gerçekleşmesi için etkin bir örgütsel iletişim gereklidir. Mell Grosz a göre yönetimin iki temel süreci planlama ve kontrol, bilgi işleme fonksiyonudur ve bu iletişim ile gerçekleştirilir (Qlueck, 1980; akt.tutar, 2003, s.117). Çünkü iletişimin temelinde bilginin aktarılması vardır. Sonuç olarak örgütsel iletişim, örgüt üyelerini birbirine bağlayan, örgütle çevrenin etkileşimini, örgütün oluşmasını ve yaşamasını sağlayan bir süreçtir (Gürgen, 1997, s.36). 15
Örgütsel İletişimin Önemi Bir örgütte, örgüt çalışanlarını, örgüt birimlerini örgütün amaçları etrafında koordine eden araç örgütsel iletişimdir. Örgütte faaliyetlerin sürdürülmesi, sorunların çözülmesi örgütsel iletişim ile gerçekleşir. Ayrıca örgütsel iletişim, örgüt içi iletişimi sağladığı gibi, örgütle dış dünya arasında da sağlıklı bir bilgi alışverişi sağlar (Tutar, 2003, s.117) Örgütsel iletişim, örgüt yönetiminin en önemli aracıdır çünkü tüm yönetsel süreçler etkili örgütsel iletişim ile olur. Örgüt içinde hiyerarşinin belirlenmesi ve otoritenin sağlanmasında etkilidir. Çünkü örgütler farklı bölümlerin, farklı görev ve sorumluluklarda insanların bulunması örgütsel hiyerarşiyi doğurur. Örgütsel hiyerarşi de örgüt içinde formal ve informal iletişim kanallarının bulunmasını zorunlu kılar (Tutar, 2003, s.117). Örgütsel iletişim, örgütün amaçlarına ve vizyonuna ulaşmasında bir araçtır ve örgütte vizyon, sürekli bir eylem haline gelmedikçe öğrenme ve derin düşünme döngüsü yolu ile insanları ileri doğru paylaşılan vizyon olamaz. Paylaşılan vizyon olabilmesi için iletişim stratejileri oldukça önemlidir. Çünkü paylaşılan vizyonlar kişisel temas yoluyla yayılır. Çoklu toplulukları birbirine bağlamak iletişim kanalları ile olur (Seng, ve diğerleri, 2004, s.87). Örgütsel iletişimde, örgütteki grupların birbiriyle ve kurumun bütünü ile sağlıklı ilişkiler kurmasını sağlar. Örgüt çalışanlarının ait olma duygusuna katkıda bulunur. Böylece ortaya çıkan güven ortamı serbest bilgi akışına zemin hazırlar (Tutar, 2003, s.117). Örgütsel İletişimin Amaçları Örgütler, belli bir amacı gerçekleştirmek amacıyla oluşmuş işbirliği sistemleridir. Amaçlarına ulaşmak için araçları bir araya getirerek koordine etmeleri gerekir. Koordinasyonun sağlamasında da iletişim önemli bir rol oynamaktadır. Çünkü hangi düzeyde olursa olsun, koordinasyon ve işbirliği ancak iletişim ile mümkündür. Örgütsel iletişim de belli amaçlar doğrultusunda kurulur. Örgütsel iletişimin amaçları temel olarak şu şekilde sıralanabilir (Gürgen, 1997, s.37-38): Örgütün çeşitli bölümleri ve yöneticileri, örgütsel yayın organları aracılığı ile tanıtılarak, örgüt üyelerinin örgütsel bilgilerini artırmak, Örgütün faaliyet alanına ilişkin her türlü mevzuatı örgüt üyelerine duyurarak olası hataları önlemek, Örgütsel bilgi düzeyi yüksek çalışanlar yoluyla, örgütün dış çevresinde tanıtılmasını sağlamak, 16
Örgütsel tutumların yönlendirilmesinde ve iş görenlerin örgütsel amaçlar doğrultusunda güdülenmelerinde örgütsel iletişim en önemli amaçtır. Frank ve Patrick (1988) e göre de örgütsel iletişimin dört temel amacı vardır. Bunlar; bilgi, motivasyon, kontrol ve örgütsel heyecan oluşturmaktır. Örgütsel iletişim, örgütteki tüm öğelerin örgütsel amaçlar etrafında birleşmesini sağlayarak örgütsel bütünlüğü gerçekleştirmede son derece önemli rol oynar ve örgütün yönetimine önemli katkılar sağlar. Bilgi paylaşımı, geri bildirim, bütünleşme, ikna etme, heyecanlandırma ve yenilik yapma örgütsel iletişimin yönetim alanına hizmetleridir. İletişim süreci ile hem örgüt içi hem de örgüt dışı bilgi paylaşımı gerçekleşmiş olur (Tutar, 2003, s.119). Örgütsel İletişimin İşlevleri Örgütler açısından iletişimin pek çok işlevi bulunmaktadır. Bu işlevlerden en önemlisi koordine etme işlevidir. Çünkü örgütlerde iyi bir iletişim olmadan, örgüt üyelerinin çalışmaları birbirinden kopuk ve bağımsız olacağı için örgütün amaçlarına ulaşması da mümkün olmaz (Gürgen, 1997, s.25). Örgütsel iletişimin işlevlerini dört grupta anlatmak mümkündür (Paksoy ve Acar, 1996; akt.gürgen, 1997, s.25-26-27-28). Bilgi sağlama işlevi Bilgi alış verişi, iletişimin en temel işlevi olarak kabul edilir. Bireyin çevresi ile sağlıklı ilişkiler kurabilmesi için bilgi gereklidir. Bununla birlikte örgütlerde de, amaçlara ulaşmak için yapılacak faaliyetlerin gerçekleşmesi için, örgüt üyelerinin neyi, ne zaman, nasıl yapacaklarına dair bilgiye ihtiyaçları vardır. Bundan dolayı, üst yönetimin örgüt politikaları ve hedefleri ile ilgili örgüt üyelerini bilgilendirmesi gerekir. Ayrıca yeterli bilgiye sahip olmadan sorunlar çözülemez ve herhangi bir konuda doğru karar verilemez. Bu özelliği ile iletişim karar verme sürecini de etkilemektedir. İkna etme ve etkileme işlevi İkna etme, insanın karşısındaki kişi ve kişilerin davranış, düşünce ve tutumlarını istenen yönde etkileme ve değiştirme sürecidir. Etkileme ise, kişilerin tutum ve davranışlarını, onların istek ve amaçlarına ters düşmeyecek şekilde uzun sürede değiştirme girişimidir. İletişimin ikna etmedeki amacı açık bir şekilde ortaya konmasına rağmen, etkileme gizli ve uzun süreç içerisinde bir iletişim stratejisi izler. Örgütsel iletişimin büyük bir kısmı, insanların düşünce, tutum ve davranışını değiştirmeyi amaçlar. Örgüt üyelerinin örgütün amaçları yönünde çalışması, hedefleri benimsemelerine ve örgütle özdeşleşmelerine bağlıdır. 17
Emredici ve öğretici işlevi Yöneticiler, astlarıyla yalnız bilgi vermek için değil; neyi nasıl yapacaklarını söylemek, yönlendirmek amacıyla da iletişim kurarlar. Astların, örgütsel amaçlar doğrultusunda performans göstermeleri için, sürekli mesleki gelişim içinde olmaları gerekir. Gelişim içinde eğitimler olmalı, eğitimin başarılı olması için de eğitici ile eğitilenler arasında olumlu bir iletişim olmalıdır. Birleştirme işlemi İletişimin diğer işlevleri birleştirme ve koordinasyonu sağlamadır. Kültürel olarak bir sistem içerisinde yer alan bireylerin, karşılıklı ilişki ve bağlılıklarını sürdürebilmeleri iletişim ile mümkündür. Bireyleri örgütsel amaçlar etrafında toplayan iletişim, bireylerin psikolojik bütünlüğünü sağlamada da etkilidir. Örgütlerde iletişimin görevleri Scott ve Mittchel (1976), iletişimin örgütlerdeki görevlerini aşağıdaki başlıklarda açıklamışlardır (Demir, 2012, s.148): Kontrol İletişim, görev, yetki ve sorumluluklara açıklık getirerek kontrole kolaylık sağlar. Belirsizlik içeren durumlarda, problemin kaynağını bulmayı ve önlemler alınmasını sağlar. Güdüleme İletişim, örgütsel amaçlara bağlılığı artırarak bireylerin motivasyonunu artırır. Duyguların ifade edilmesi İletişim, duyguların ifade edilmesini ve sosyal ihtiyaçların giderilmesini sağlar. Bilgi iletme İletişim karar vermede kullanılacak bilgiyi iletmede kullanılır. Etkili kararların alınabilmesi için; alternatifler, gelecekteki durum ve kararların olası sonuçlarına ilişkin bilgiye ihtiyaç vardır. Örgütsel iletişimin işleyişi Örgütsel iletişim biçimsel (formal) ve biçimsel olmayan (infomal) iletişim yöntemleri olarak iki gruba ayrılır. 18
Biçimsel (formal) iletişim yöntemleri İletişim, okulda var olan planlama, organize etme, iş bölümü yapma, yönlendirme, iş birliği ve raporlama gibi süreçlerin çoğu ile bağlantılıdır. Örgütsel iletişimin amacı hedefe ulaşmada gerekli olan bilgi aktarımını sağlamaktır (Çınkır, 2013, s.162). Biçimsel (formal) iletişim örgütteki hiyerarşik otorite yapısıyla ilgilidir ve planlanmış bilgi akışının sağlandığı iletişim kanallarından oluşur. Örgüt şemaları ve yönetmelikler kimin kimle iletişim kuracağını açık bir şekilde belirtir. Dolayısıyla formal iletişim, örgüt içindeki haberleşme kanallarını düzene sokar ve bazı sınırlar getirebilir. Formal iletişim dikey, yatay, çapraz ve çok yönlü-açık iletişim olarak dört gruba ayrılır (Gürsel, 2003, s.68). Dikey iletişim Dikey iletişim, örgütün üst kademeleri ile alt kademeleri arasındaki emir ve bilgi alışverişini sağlayan, yöneticiler ile astları arasında kurulan iletişimdir. Dikey iletişim, örgütteki hiyerarşi içinde hem yukarıdan aşağıya hem de aşağıdan yukarıya doğru kurulur. Yukarıdan aşağıya iletişim en üst yöneticiden başlar ve en alt çalışana kadar iner. Aşağı doğru iletişim, astlara bilgi verme ve onları örgütün amaç ve politikaları konusunda bilgilendirmek için yapılır. Yukarı doğru iletişim ise, üst kademedeki yöneticilerin alt kademelerde yaşananlarla ilgili bilgi sahibi olması için yapılır (Wesley ve Yokel, 1984; akt.tutar, 2003, s.126). Örgütlerde hayati işlemler, dikey iletişim sayesinde yerine getirilir. Katz ve Kahn (1978) e göre örgütlerde ast-üst ilişkilerinin beş temel amacı vardır: İş eğitimi hakkında direktifler vermek, Örgütsel uygulamalar ve prosedürler hakkında bilgi vermek, İş gerekleri konusunda bilgi sağlamak, Çalışanların performansı konusunda destek sağlamak, Amaçların kavranmasını kolaylaştıracak bilgiler sunmak. Örgütlerde iletişimler hiyerarşi gereği çift yönlü gerçekleşir. Üstler örgütün amaçları doğrultusunda oluşturulan emir ve kararları yukarıdan aşağıya iletirken, iş görenler aldıkları emirlerin sonuçlarını, dilek, şikayet ve önerilerini aşağıdan yukarıya iletirler (Tutar, 2003, s.127). İletişimin amacı, örgütün amaçlarını gerçekleştirmektir. Bu işlevin kısa sürede ve etkili biçimde gerçekleşmesi için iletişim kanallarının sağlıklı işlemesi gerekir. Örgütlerde dikey iletişim, yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya olmak üzere iki türlüdür. 19
Yukarıdan aşağıya dikey iletişimin kullanılma amacı, kural ve emirlerin iletilmesidir ve üstlerden astlara doğru geniş bir yol izler. Yukarıdan aşağıya iletişim tüm basamakları kapsadığı zaman iletişim yavaş olur. Basamak atlanarak yapılan kısa devre iletişimde de atlanan bölümlerde olumsuz sonuçlara neden olabilir. Örgütlerde hızlı ve sağlıklı bir dikey iletişim sağlamak için, örgütün yönetim yapısının merkeziyetçi olmaması gerekir. Otoriter yönetim yerine, fonksiyonel yönetimin benimsenmesi gerekir (Tutar, 2003, s. 127). Fakat okullarımız da merkeziyetçi bir yönetim vardır, fonksiyonel yönetim biçiminin uygulanması zordur. Bu durumda sağlıklı dikey iletişimi gerçekleştirmek için kural ve emirlerden oluşan mesajların açık ve anlaşılır olması gerekir. Yukarıdan aşağıya iletişim örgütlerde en sık kullanılan iletişimdir. Okul gibi büyük hiyerarşik sistemlerde de, üst kademedeki yöneticiler, alt kademedeki çalışanlarına bilgi aktarımı yukarıdan aşağıya iletişimi kullanma eğilimindedir. Bu iletişim, eğitim üst yöneticisinin yardımcıyla, eğitim müdür yardımcısının okul müdürüyle, okul müdürünün öğretmeniyle veya ast-üst arasındaki her türlü iletişimi içerir (Çınkır, 2013, s.164). Örneğin, okul bölgesi eğitim yöneticisi yardımcısına yeni çıkarılan bir uygulama ile ilgili talimat verir. Daha sonra sırasıyla eğitim yönetcisi yardımcısı okul müdürüne, okul müdürü de öğretmenine talimat verir. Yukarıdan aşağıya iletişim okulların amaçlarını açıklamaya yardımcı olması, misyon duygusu sağlaması, okulu etkileyen değişiklikler hakkında bilgilendirilmek ve astların performansı ile ilgili bilgi almak açısından önemlidir (Çınkır, 2013, s.164). Yukarıdan aşağıya iletişim kolay olması sebebiyle sık kullanılır fakat yetersizdir ve bazı dezavantajları da vardır. Bunlardan birisi, yöneticinin astlarına ilettiği mesajın, astlar tarafından bozulması ya da iletişim kanalı içinde akışının durdurulmasıdır. Diğer bir sorun, üstten gönderilen mesajın anlaşılıp anlaşılmadığına dair bilgiye ulaşmada yeterli zamanın ve çabanın harcanmamasıdır. Üçüncü sorun ise, üstlerin iletişim kanalını kapatarak belirli konulardaki bilgileri gizlemesidir (Morgan, 2007, Shafritz, 2011; akt.çınkır, 2013, s.164). Shocley ve Zalabak (2009) yöneticilerin yukarıdan aşağıya iletşimini geliştirilmesi için üç yol belirlemiştir (Çınkır, 2013, s.164-165): Okul bölgeleri bütün yöneticiler için iletişim eğitimi programları düzenlemelidir. Birçok okul yöneticisi etkili dinleme becerilerini geliştirerek iletişimden daha iyi yararlanma yollarını öğrenecektir. 20
Okul yöneticileri makam odalarından çıkmalı ve ateş hattında çalışanlarla konuşmalıdır. Burada anlatılmak istenen etrafta olup bitenden haberdar olmasıdır ve merak ederek yönetme tekniği olarak adlandırılır. Bu teknik ile yöneticiler astlarının ihtiyaçlarını daha fazla farkında olacaktır. Okul yöneticileri düzenli olarak ast üst tartışmalarını düzenlemelidir. Bu katılımlı etkileşim yöneticilerin problemi tanımasına, analiz etmesine ve astlarıyla iş birliği yaparak çözmesine yardımcı olacaktır. Okullarda aşağıdan yukarıya iletişimin amacı, örgütte bilgilerin alt birimden üst birime aktarılmasını sağlar. Örneğin, öğretmen okulda alanı ile ilgili bir egzersiz açmak isteyebilir. Bu isteğini okul müdürüne, okul müdürü de ilçe milli eğitim müdürlüğüne iletir. Aşağıdan yukarıya iletişim, yöneticilere geri bildirim sağlaması, alınan kararların etkililiğinin izlenmesi, okul iklimini anlama, problemlere acil müdahale etme ve yöneticinin ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlaması açısından önemlidir (Çınkır, 2013, s.164). Aşağıdan yukarıya iletişimin bir çok yararı olmasına rağmen başarılı bir şekilde uygulamak zordur. Çünkü astlar kendi imajlarını zedeleyeceğini düşündükleri bilgileri çarpıtırlar ve üstlerinin öğrenmesini istemezler. Bu duruma yöneticilerine güvenmeyen kurumlarda daha çok karşılaşılır. Okullarda oluşan gruplar, gruplarına zarar gelmemesi içinde yöneticilerden bilgi saklama eğiliminde olurlar. Ancak merkeziyetçi yönetim değil de, fonksiyonel yönetimin olduğu yerlerde astlar bilgileri daha az çarpıtırlar. Canary (2011) yaptığı bir araştırmaya göre, aşağıdan yukarıya iletişimi geliştirmek için çalışan toplantıları, açık kapı politikası, çalışan mektupları ve sosyal gruplara katılma etkinliklerinin gerçekleştirilmesi gerektiğini söylemiştir. Çalışan toplantıları, astların karşılaştığı olumlu ve olumsuz durumları derinlemesine araştırılmasına yardımcı olur. Üstleri tarafından dinlenen astlar kendilerini değerli ve önemli hissederler. Açık kapı politikası, astları tüm yönetim kademesindeki insanların yanına gitmeye ve konuşmaya teşvik eden bir durumdur. Amacı yukarıdan aşağıya iletişimi kolaylaştırmaktır. Bunun daha kolay yolu yöneticilerin odalarından çıkarak etrafı dolaşarak yönetmesidir. Çalışan mektupları, açık kapı politikasının yazılı uygulamasıdır. Direkt ve kişisel olması astların fikirlerini açıkça söylmelerine yardımcı olur. Sosyal gruplara katılma, planlanamayan aşağıdan yukarıya iletişim için önemli bir fırsattır. Burada ast-üst arasındaki ilişkiler informel şekilde gerçekleşir. Tek engeli katılımın az olması ya da gerçekten bilgi ihtiyacı olan birinin bu gruplara katılmayışıdır. 21
Yapılan etkinliklerin asıl amacı aşağıdan yukarı iletişim olmamasına rağmen, iletişim toplantıların önemli bir yan ürünüdür (Çınkır, 2013, s.165). Yatay iletişim Bir örgütün düzenli olarak işleyişini sağlamak için, aynı kademedeki bölümler arasında iyi ilişkilerin kurulması gerekir. Örgütsel amaçlara ulaşmak için yapılması gereken ilk şey bölümler arası ilişkilerin nasıl olacağının belirlenmesidir. Yatay iletişim, aynı kademedeki yöneticilerin, bağlı bulundukları üst kademeye başvurmadan, kendilerini ilgilendiren konularda iş birliği yapmaları sonucu gerçekleşen iletişim biçimidir. (Oluç, 1959; akt.gürgen, 1997, s.73) Klasik örgüt kuramcıları, denetim kolaylığı sağladığı için dikey iletişime önem vermişler fakat dikey iletişimin yeterli olmadığını herkesten önce kendileri kabul etmiştir. Dikey örgüt modelinin yaratıcısı olan Fayol, sadece hiyerarşik ilişkilerin geçerli olduğu örgütlerde iletişim sorunlarının yoğunlaştığını bu nedenle yatay ilişkilerin geliştirilmesi gerektiğini savunmuştur (Tutar, 2003). Çapraz (diyagonal) iletişim Örgütün farklı birimlerinin dikey iletişim basamaklarını aşarak gerçekleştirdikleri iletişim çapraz iletişimdir. Çapraz iletişim, kısa sürede işbirliğinin oluşması için önemlidir. Çapraz iletişim, bir bölümdeki çalışanlarla, diğer bölümdeki ast-üstler arasında ya da bir bölümdeki yöneticinin kendi bölümü dışındaki iş görenlerle doğrudan ilişki kurmasıdır. Birçok örgütte çapraz iletişim görülmemektedir. Oysaki çapraz iletişim, farklı birimlerin birbirine karşı sorumluluklarını daha iyi anlamaları ve yardımlaşmalarını kolaylaştırıcı bir etkiye sahiptir (Tutar, 2003, s.130-131) Örneğin; bir eğitim kurumunda kazandırılmaya çalışılan davranışların ölçülmesinden ve değerlendirilmesinden sorumlu bir kişi, çapraz kanallar yoluyla öğretmenler üzerinde etkili olabilir. Bu kanalların işler olmasıyla mesajı gönderen ile alanın ilişkiye doğrudan geçmesi mümkün olabilir. Çapraz kanalların olmaması durumunda iletişimin gerçekleşmesi zaman alır (Erdoğan, 2000, s.64-65) Çok yönlü ve açık İletişim Örgütlerde dikey iletişim genel olarak tek yönlü ve kapalı bir iletişim modelidir. Bu durumda kaynaktan alıcıya ileti gönderilir fakat geribildirim alınmayabilir. Bunun sonucu olarak da çalışanların katılımının düşmesini hatta çalışanın ortamdan ve okulundan soğumasına neden olur. Bunları engellemek için örgütlerde ve bir örgüt olarak okullarda iletişim çok yönlü ve açık olmalıdır (Tutar, 2003, s. 132) 22
Çok yönlü ve açık iletişimin olduğu okullarda, öğretmenlerin kendilerine ve birbirlerine olan güvenleri, okulun amaçları doğrultusunda çalışma istekleri, yönetime karşı olan saygı ve bağlılıkları ve öğretmenlerin verimliliği artar (Tutar, 2003, s.133) Biçimsel olmayan ( informal) iletişim yöntemleri İnformal iletişim, kişiler arası ilişkiler ağı yolu ile çalışır ve örgütün informal yanını işletir. Üyelerin örgüte karşı takındıkları tutumun bir göstergesidir. Formal iletişim sistemi ne kadar bozuk olursa informal iletişim ve söylentiler o derece artar. Bu söylentiler, eyleme geçirme, saptırma, eleme, şiddetlendirme gibi özellik ve etkiler taşır. Bunun sonucunda da örgütte asıl görevi kaynaştırma olan iletişim, çözülme görevi yapar, buda grupların dağılması, kliklerin oluşması ve moral düşmesi gibi unsurlara neden olur (Bursalıoğlu, 2005, s.114-115). Biçimsel olmayan (İnformal) iletişim Okulda İletişim başlığı altında detaylı olarak ele alınmıştır. Okulda Örgütsel İletişim Örgütler, bilgi-işlem sistemleridir (Hall, 2002; akt. Altun, 2012, s.357). Örgütler aracılığı ile bilgi akışı gerçekleşir ve örgüt içindeki bütün yapıları ve süreçleri etkiler. Daha önemlisi, örgütler gün geçtikçe artan boyutlarda veriyi işlemektedirler ve tercih edilen ortam yüz yüze tartışmalar ve grup katılımlarıdır ( Daft, Bettenhausen ve Tyler, 1993; akt.altun, 2012, s.357). Giderek artan bu boyutlar ve araçların giderek zenginleşmesi okullardaki örgütsel iletişimdeki değişimi anlamayı her zamankinden daha önemli hale getirmektedir (Altun, 2012, s.357). Okulda örgütsel iletişimin amacı Okul gibi örgütlerde iletişim birkaç temel amaca hizmet eder. Örneğin, üretim ve düzenleme, yenilik, bireysel sosyalleşme ve sürdürülebilirlik gibi ( Myers ve Myers, 1982; akt.altun, 2012, s.357). Üretim ve düzenleme amaçları Örgütün okulda öğretmek ve öğrenmek gibi öncelikli işini yapmayı amaçlar. Örgütsel iletişim amaçları ve standartları oluşturmayı, gerçekleri ve bilgileri aktarmayı, karar almayı, liderlik yapmayı, diğerlerini etkilemeyi ve sonuçları değerlendirmeyi içermektedir (Altun, 2012, s.357-358). 23
Yenilik amaçları Yeni fikirler üretmek ve okuldaki programları, yapıları ve prosedürleri değiştirmekle ilgili mesajları içerir (Altun, 2012, s.358). Sosyalleşme ve sürdürülebilirlik amaçları Bireylerin kendilerine saygılarını, kişiler arası ilişkilerini ve bireysel hedeflerini okulun amaçları ile birleştirmek ve ortak bir vizyon oluşturmak için motivasyonlarını etkilemektedir (Altun, 2012, s.358). Okulların karmaşık ve birbirine bağlı etkinliklerini başarılı bir şekilde yürütebilmeleri, iletişimle ilgilenebilme ve iletişimi geliştirme kabiliyetlerine bağlıdır. Bir okulun üretim, düzenleme, yenilik, sosyalleşme ve sürdürülebilirlik amaçlarına ulaşması için, iletişimin üst seviyede ortak anlamlar oluşturması beklenir. Bunun için bireysel eylemlere ihtiyaç vardır. Hedefe yönelik davranışlar iletişim yolu ile ortaya çıkarılır; bu nedenle, mesajın netliği ve anlaşılırlığı ne kadar iyiyse, yönetici, öğretmen ve öğrenci faaliyetlerinin de hedefe ulaşma olasılığı o derece fazladır (Altun, 2012, s.358) Örgütsel iletişimin etkili bir şekilde yürütüldüğü okullarda, yöneticiler, öğretmenler ve öğrenciler birbirlerini anlamak ve fikirlerini kabul etmek ve ona göre hareket etmek isterler. Bunun neticesinde yöneticiler, öğretmenler ve öğrenciler arasında hedefler ve hedeflere ulaşmak için izlenecek yolları ortaya çıkarmak için yoğun diyalog geliştirilir. Hedeflerin belirlenmesi ve hedeflere ulaşılmasında iletişim önemlidir. İletişimin okul örgütü içindeki ağlar tarafından ne kadar etkili bir şekilde başlatıldığı ve sürdürüldüğü hedeflere ulaşılmasında önemli bir noktadır (Altun, 2012, s.358). Okullardaki iletişim ağları İletişim ağları, iletişimi kuranlar arasında zaman içinde mesajların gönderilmesi ve alınmasıyla oluşturulan resmi ve resmi olmayan ilişkiler bütünüdür (Monge ve Contractor, 2001; akt.altun, 2012, s.358). Okullarda iletişimin gerçekleştiği kanallarda resmi olan ve resmi olmayan iletişim ağları olmak üzere ikiye ayrılır. Bu iletişim ağları okulların örgütsel yapılarının bir parçasıdır (Lewis, 1975; akt.altun, 2012, s.358). Resmi ve resmi olmayan kanallar tek ya da çift yönlü olabildiği gibi dikey ya da yatay da olabilir. Bu ağlar okul örgütlerinde mesajların iletildiği yöntemler, araçlar, biçimlerdir (Altun, 2012, s.358). Okullardaki Resmi İletişim Ağları Yöneticilerin ya da üstlerin örgütteki bilgi akışını kontrol edebilme kapasiteleri, örgütlerin gelişmesinde önemli rol oynamaktadır (Scott, 2003; akt.altun, 2012, s.361). 24
Okullarda da üst yönetim arasında, yöneticiler ve öğretmenler arasındaki durum güç farklarını birbirine bağlayan hiyerarşik bir yapı vardır. Hiyerarşik yapının en önemlisi merkezi bir iletişim sistemidir (Altun, 2012, s.361). İletişim, okul örgütlerinin içinde mutlaka yer almaktadır. Hall (2002) a göre örgütsel bir yapı kurulabilmesi için iletişimin belli bir yol takip etmesi gerekir (Altun, 2012, s.361). Resmi iletişim ağları, kurumun içinde otoritenin hiyerarşisi ile gerçekleşir. Resmi iletişim ağları, iletişim sistemi olarak da adlandırılmaktadır. Okullarda resmi iletişim sistemi geliştirirken ve kullanırken şu noktalara dikkat edilmesi gerekir (Barnard, 1938; akt.altun, 2012, s.361): İletişim kanalları bilinmelidir. İletişim kanalları okulun her üyesini birbirine bağlamalıdır. İletişim hatları doğrudan ve kısa olmalıdır. Bütün iletişim ağı kullanılmalıdır. İletişim, mesajı otoritesi çerçevesinde dağıtacak makama sahip olan doğru insandan gerçekleşmelidir. Okullarda resmi iletişim sistemi için önemli görülen üç özellik bulunur. Bunlar hiyerarşinin merkezileşmesi, kurumların şekli ve biçimi ve bilgi teknolojilerinin seviyesidir (Altun, 2012, s.361). Merkezileştirme İletişim sistemlerinin daha etkili olabilmesi için örgütlerde otoritenin dağılmaması gerekir (Porter ve Roberts, 1976; akt.altun, 2012, s.361). Merkezi yapıda olan okullarda, üst makamlarda bulunan kişiler en fazla bilgiye sahiptir. Merkeziyetçi yapıda olmayan okullar da ise, bilgi toplama daha çok kişiye yayılmıştır. Bilgi edinme kapasitesini araştıran çalışmalar, sorunlar ve görevler basit olduğunda merkeziyetçi yapıdaki okulların daha etkili iletişimci olduğunu göstermektedir. Sorunlar ve görevler daha karmaşık bir hale geldiğinde ise, merkeziyetçi olmayan okullardaki iletişim daha verimli görülmektedir (Argote, Turner ve Fichman, 1989; akt.altun, 2012, s.363) Kurumların şekli ve biçimi Okul örgütünün şekli ve bünyesinde bulundurduğu hiyerarşik aşama sayısı iletişim sürecini etkilemektedir. Aşama sayısı, bir mesajın gidip geldiği mesafe olarak görülmelidir. Mesafe arttıkça mesaj içeriğinin değişme olasılığı artar ve iletişimin niteliği ve niceliği ile ilgili tatmin düşer (Clampitt, 1991; Zahn, 1991; akt.altun, 2012, s.363). Bu nedenle; öğretmenler 25