Kamu İçin Otomatik BES Şube ile kurumunuza ait otomatik BES sözleşmelerine dair tüm operasyonel süreçlerinizi yönetebilir, kurumunuz ve çalışanlarınız özelinde ihtiyacınız olan tüm bilgilere ulaşabilirsiniz. Otomatik BES Şube üzerinden giriş, tahsilat ve işten ayrılma işlemlerinizi yapabilir, sözleşme ve katılımcı bilgilerini tüm detayları ile birlikte görüntüleyebilirsiniz. Tüm işlemlerinizde hatalı dosyaları ve detaylarını şube üzerinde kolaylıkla listeleyebilir ve hızlıca düzeltebilirsiniz. Detaylı sorularınız için Otomatik Katılım a özel Otomatik BES Bilgilendirme Hattımız ile hem siz hem de çalışanlarınız taleplerinizi iletip, bilgi alabilirsiniz:
GİRİŞ SAYFASI Sözleşme süreci tamamlandıktan sonra kurumunuza ait grup oluşturulur. Grup müşteri numaranız ile birlikte kullanıcı şifreniz oluşturulur. Grup kodu ve şube şifre OKS şube kullanıcısının cep telefonuna sms ile gönderilir. Grup kodu ve şifre tarafınıza gönderildikten sonra, müşteri numarası, T.C. Kimlik No ve şifrenizi girerek tüm işlem ve görüntüleme adımları için şubeye giriş yapabilirsiniz.
GRUP SEÇİMİ Şubeye giriş yaptıktan sonra çatı kurumlardan ya da kuruma bağlı alt kurumlarınızdan herhangi birisini seçip işlemlere devam edebilirsiniz.
ANASAYFA Anasayfada öncelikle özet bilgilerini görmek istediğiniz Faizli/Faizsiz OKS Grubu seçimini yapabilirsiniz. Seçiminizi yaptıktan sonra özet ekranda grup başlangıç tarihi ve toplam tahsilat tutarı gibi bilgileri görebilirsiniz. Ayrıca sözleşme, teklif ve çıkış adetini görebilir ve bu sayılara tıklayarak detay sayfalarına ulaşabilirsiniz.
MENÜ Yapmak istediğiniz işlemi seçmek için Grup İşlemleri üst menüsünden ilgili başlığı seçebilirsiniz. Menüden Giriş, Tahsilat, İşten Ayrılma ve Ücretsiz İzin işlemlerini yapabilir, Sözleşme ve Katılımcı detay bilgilerine ulaşabilirsiniz.
GİRİŞ İŞLEMLERİ Giriş işlemleriniz için öncelikle örnek dosya formatını indiriniz. Örnek dosya formatına göre giriş dosyasını hazırladıktan sonra yükleme yapabilirsiniz. Yükleyeceğiniz dosyanın xls formatında olması gerekmektedir. UYARILAR: T.C. Kimlik numarası 11 haneli olmalıdır. Çalışılan İl/İlçe Bilgileri mutlaka sözleşme sırasında verilen lokasyon bilgileri ile aynı olmalı ve şablonda sunulana seçeneklerden seçilmelidir. Maaş ödeme günü mutlaka sözleşme sırasında verilen maaş ödeme günü/günleri ile aynı olmalıdır. Mavi kartlı çalışanların mavi kart fotokopileri Operasyon/Üretim ekibine ulaştırılmalıdır. Ad/ Soyad/ Doğum Tarihi bilgileri MERNİS ile aynı olmalıdır, aynı olmadığı taktirde dönen hatalarda belirtilen bilgiler güncellenmeli ve tekrar kontrol için gönderilmelidir. İletişim tercihi ne seçilirse seçilsin cep telefonu alanına mutlaka bir telefon numarası yazılmalıdır. İletişim tercihinde e-mail bilgisi seçildi ise e-mail adresi mutlaka girilmelidir. IBAN numarası 26 haneli olup, kişinin kendisine ait ve eksiksiz olmalıdır. Hatalı olması durumunda katılımcıya yapılacak ödemeler de hatalı olacaktır. Telefon numarası başında sıfır olmadan 532XXXXXXX şeklinde yazılmalıdır.
TOPLU GİRİŞ DOSYASI HAZIRLAMA Giriş Dosyası, örnek şablon kullanılarak her bir katılımcıya ait bilgiler ile eksiksiz bir şekilde excel dosyasına kaydedilir. Kayıt işlemi bittikten sonra OKS Şube deki yükleme alanına gelerek ilgili excel dosyası yüklenir. UYARILAR: T.C. Kimlik numarası 11 haneli olmalıdır. Çalışılan İl/İlçe Bilgileri mutlaka sözleşme sırasında verilen lokasyon bilgileri ile aynı olmalı ve şablonda sunulana seçeneklerden seçilmelidir. Maaş ödeme günü mutlaka sözleşme sırasında verilen maaş ödeme günü/günleri ile aynı olmalıdır. Mavi kartlı çalışanların mavi kart fotokopileri Operasyon/Üretim ekibine ulaştırılmalıdır. Ad/ Soyad/ Doğum Tarihi bilgileri MERNİS ile aynı olmalıdır, aynı olmadığı taktirde dönen hatalarda belirtilen bilgiler güncellenmeli ve tekrar kontrol için gönderilmelidir. İletişim tercihi ne seçilirse seçilsin cep telefonu alanına mutlaka bir telefon numarası yazılmalıdır. İletişim tercihinde e-mail bilgisi seçildi ise e-mail adresi mutlaka girilmelidir. IBAN numarası 26 haneli olup, kişinin kendisine ait ve eksiksiz olmalıdır. Hatalı olması durumunda katılımcıya yapılacak ödemeler de hatalı olacaktır. Telefon numarası başında sıfır olmadan 532XXXXXXX şeklinde yazılmalıdır.
GİRİŞ KONTROL İŞLEMLERİ Dosyayı gönderdikten sonra hata alıp almadığınızı Grup İşlemleri Menüsündeki Giriş kontrol işlemleri adımından görüntüleyebilirsiniz. Hata detayını görmek için Kontrol Et butonuna tıklayarak, hangi verilerde hata olduğunu görebilirsiniz.
Hatalı veri detayını direkt ekran üzerinde görebilirsiniz. Detay Gör butonuna tıklayarak problemli verileri düzeltebilirsiniz.
Problemli verileri düzeltip Kaydet e tıklayarak işlemi tamamlayabilirsiniz.
TAHSİLAT İŞLEMLERİ Tahsilat dosyasını yüklemek için Tahsilat Şablonu nu indiriniz. Bu dosyada yalnızca Dönem, Ücret Ödeme Günü ve Katkı Payı Tutarı sütunlarının sizler tarafından doldurulması gerekmektedir. Dosyayı tamamladıktan sonra yüklerken yine xls formatında olmasına dikkat ediniz.
TAHSİLAT DOSYASI HAZIRLAMA Toplu Giriş Dosyası Hazırlama Giriş Dosyası, örnek şablon kullanılarak her bir katılımcıya ait bilgiler ile eksiksiz bir şekilde excel dosyasına kaydedilir. Kayıt işlemi bittikten sonra OKS Şube deki yükleme alanına gelerek ilgili excel dosyası yüklenir. UYARILAR: Tahsilat datası yüklenmeden ve yüklenen data başarılı aktarılmadan gönderilen tutarlar, iş saatleri içinde mutabakat sağlanamaması halinde iade edilir. Datayı tam ve eksiksiz yüklemek işveren sorumluluğunda olduğundan yaşanacak muhtemel bir sorunda işveren sorumlu olacaktır. Tahsilat datası yüklendiğinde durum alanında Tahsilat gönderildi mesajı alınmamış ise datada sorun olduğu anlamına gelir, bu durumda ilgili mesaj alınana kadar datanın düzeltilerek tekrar yüklenmesi gerekmektedir. Datada toplam tutarından fazla gönderilen tutar olması ve mutabakat sağlanamaması durumunda fazla gönderilen tutar ile ilgili sorumluluk işverende olup, işverene iade edilir. Datada toplam tutarından eksik gönderilen tutar olması ve mutabakat sağlanmaması durumunda gönderilen tutarın tamamı işverene iade edilir ve sorumluluk işverendedir. İlgili aya ait katılımcılardan kesilen katkı payı tutarı şirket hesabına gönderilmeden önce Kurumun tahsilat datasını yüklemesi gerekir.
TAHSİLAT KONTROL İŞLEMLERİ Dosyayı gönderdikten sonra durum bazında Detay başlığına giderek verilerle ilgili detayları görebilirsiniz. Hatalı veriyi direkt ekran üzerinde düzeltebilir ya da silebilirsiniz. UYARILAR: OKS katkı payı tutarları emeklilik şirket hesaplarına gönderilmeden önce tahsilat datalarının yüklenmesi gerekmektedir. Mesai saatleri sonrasında (saat 17:30 dan sonra) yüklenen tahsilat datalarının (tam ve eksiksiz olsa dahi) sisteme işlenmemesi işveren sorumluluğunda olup, data yükleme bilgileri sistem tarafından tutulmaktadır.
İŞTEN AYRILMA İŞLEMLERİ Tüm çalışanlarınıza ait katılımcı bilgilerini görüntüleyebilirsiniz. Ya da direkt bilgilerine ulaşmak istediğiniz çalışanın Ad, Soyad, TC Kimlik No ya da Sözleşme No bilgisini girerek ENTER a basıp hızlıca görüntüleyebilirsiniz. İşten ayrılma işlemini yapmak istediğiniz katılımcının sözleşme numarasına tıklayarak personel bilgileri ekranına giriş yapabilirsiniz.
ÜCRETSİZ İZİN İŞLEMLERİ Tüm çalışanlarınıza ait katılımcı bilgilerini görüntüleyebilirsiniz. Ya da direkt bilgilerine ulaşmak istediğiniz çalışanın Ad, Soyad, TC Kimlik No ya da Sözleşme No bilgisini girerek ENTER a basıp hızlıca görüntüleyebilirsiniz. Ücretsiz izin işlemini yapmak istediğiniz katılımcının sözleşme numarasına tıklayarak personel bilgileri ekranına giriş yapabilirsiniz. Bu ekran üzerinde çalışanınızın izin başlangıç ve bitiş tarihlerini girerek işleminizi gerçekleştirebilirsiniz. Ücretsiz izin işlemleri ücretsiz izin alan, doğum iznine çıkan ve raporlu olan (30 günlük ücret ödenmediği durumlarda) personeller için yapılmalıdır.
SÖZLEŞME LİSTESİ Tüm çalışanlarınıza ait katılımcı bilgilerini görüntüleyebilirsiniz. Ya da direkt bilgilerine ulaşmak istediğiniz çalışanın Ad, Soyad, T.C. Kimlik No ya da Sözleşme No bilgisini girerek ENTER a basıp hızlıca görüntüleyebilirsiniz. Aynı zamanda Durum alanından sözleşme durumuna göre filtreleme gerçekleştirebilirsiniz. Katılımcı bilgilerinde çalışanın giriş bilgileri, katkı payı tutarı ve sözleşmesinin durumuna ulaşabilirsiniz.
SÖZLEŞME LİSTESİ Sözleşme numarasına tıklayarak sözleşme detay bilgisine, T.C. Kimlik No ya tıklayarak katılımcı bilgisine ulaşabilirsiniz.
Genel Bilgiler: Tüm sayfalarda işlem yapmak istediğiniz katılımcı için Ad Soyad ya da T.C. Kimlik No bilgisini girip ENTER a basarak bilgilere direkt ulaşabilirsiniz. Giriş, tahsilat, işten ayrılma işlemini yapabilirsiniz. Tüm işlemlerinizde hatalı dosyalarınız ve detaylarını listeleyebilirsiniz. Oluşan hataları direkt ekran üzerinden hızlıca düzeltebilirsiniz. Hataları giderilen verileri kaydedip, ilerleyebilirsiniz. Güncel sözleşme listesi, katılımcı bilgileri ve tüm detaylarını şube üzerinden takip edebilirsiniz. Personelin işe giriş ve çıkış tarihleri SGK kayıtlarındaki tarihler ile aynı olmalıdır.