ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI STRATEJİK PLANI (2009-2013) A- MEVCUT DURUM A 1- Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığının Tarihçesi Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığımız 1994 1995 Eğitim-Öğretim Yılı nda Enstitümüzün Gebze de bulunan Ek Hizmet Binasında lisansüstü programında Elektronik Mühendisliği, Çevre Mühendisliği, Malzeme Bilimi ve Mühendisliği, İşletme, Biyoloji ve Kimya anabilim dalı öğrencilerine ve personeline hizmet vermeye başlamıştır. Zaman içerisinde lisansüstü programında bu anabilim dallarına ek olarak yeni anabilim dalları açılmıştır. Daire Başkanlığımız 2003 yılından itibaren faaliyetlerini Enstitümüzün Çayırova Yerleşkesinde, U Blokta sürdürmektedir. Enstitümüzün lisans programına 2001-2002 Eğitim-Öğretim yılında Bilgisayar Mühendisliği ve Elektronik Mühendisliği bölümlerine ilk lisans programı öğrencileri alınmış, 2002-2003 Eğitim-Öğretim yılında lisans programına bu bölümlere ek olarak Malzeme Bilimi ve Mühendisliği, Matematik ve Fizik bölümlerine lisans öğrencileri alınmıştır. Şu an 17 lisansüstü programında kayıtlı olan 1392 lisansüstü öğrencisine, 5 lisans programında kayıtlı olan 850 lisans öğrencisine ve bu programlarda görevli olan akademik, idari ve teknik personele hizmet vermekteyiz. A 2- Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığının Organizasyon Şeması Hükümran ERDEM Daire Başkanı Tülay BÜYÜKAKSOY Şube Müdürü Otomasyon Sistemi Koordinatörlüğü Onur Tolga AYDEMİR Uzman Kayıt Kabul Şefliği Nurten ÇIKILI Şef Yazı İşleri Şefliği Sena ALTINTAŞ Şef Emine KÖRÜKMEZ Memur Derya DUMAN Memur 1
A 3-Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı nın görevlerini aşağıdaki şekilde özetlemek mümkündür; I- 124 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname nin 31. maddesi çerçevesinde yapmakla yükümlü olduğu görevler: Öğrencilerin yeni kayıt, kabul ve ders durumları ile ilgili gerekli işleri yapmak, Mezuniyet, kimlik, burs, mezunların izlenmesi işlemlerini yürütmek, Verilecek diğer benzeri görevleri yerine getirmek. II- 05.12.1994 tarih ve 1994-1995/5 sayılı Senato kararıyla belirtilen görevler: ÖSYM sonuçlarına göre Enstitümüzü kazanan öğrencilerin kesin kayıtlarının yapılması, Lisansüstü öğrenim için aday öğrencilerin ön başvurularının kabulü, Sınav Giriş Belgelerinin ve şahsi dosyalarının tanzim edilerek ilgili Sınav Komisyonlarına gönderilmesi, Kesin kayıt yaptırmaya hak kazanan öğrencilerin kalıcı şahsi dosyalarının hazırlanarak, başarı durumlarına göre tasnif edilmesi, Yeni kayıt olan öğrencilerle Hazırlık sınıfında okuyan öğrencilerin dönemler itibariyle başarı durumlarının takibi ve sonucuna göre yapılan işlemler (Başarılı olarak ders aşamasına geçen öğrencilerin danışman ataması için listelerinin hazırlanarak Anabilim Dalı Başkanlıklarına ve Fakültelerine, tüm süresini kullanarak başarısız olanların Enstitü Müdürlüklerine bildirilmesi), Her dönem ders aşamasında olan öğrencilerimizin Ders Kayıt Formlarının ve Tez Bildirim Formlarının kontrol edilerek Öğrenci İşleri Otomasyon Programına ve öğrenci bilgi kütüklerine işlenmesi, Öğrenci İşleri Otomasyon Programına öğretim elemanları tarafından girilmiş olan sınav notlarının kontrolü ve kayıtlara işlenmesi, Her dönem sonu tüm kayıtlı öğrencilerin durumlarının yönetmeliklerimiz doğrultusunda kontrol edilerek Fakültelerine/Enstitü Müdürlüklerine bildirilmesi ve bunlarla ilgili alınan Yönetim Kurulu Kararlarının işleme konması, gerekli dış yazışmaların yapılması, Her dönem öğrenci kimliklerinin tanzimi ve hazırlanıp kontrol edilerek dağıtılması, 2
Dönemler itibariyle öğrencilerin yatırması gereken öğrenci harçlarının takibi ve Öğrenci İşleri Otomasyon Programına işlenmesi, Yönetmelikler doğrultusunda öğrencilerimize, aday öğrencilerin Enstitüye kabulü, burslar, harçlar, ders ve kredi transferleri, ders kayıtları, dönem izni, akademik ölçme ve değerlendirme, açılan dersler, not değişiklikleri diploma programları, disiplin işlemleri ile izlek, yönerge ve yönetmelikler konusunda destekleyici rehberlik hizmeti verilmesi, Her yıl celp dönemi gelen öğrencilerimizin askerlik sevk tehir işlemleri ile ilgili gerekli yazışmaların Askerlik Dairesi Başkanlıklarına/Askerlik Şubelerine gönderilmesi ve gelen cevaba göre takibi, Dönemler itibariyle mezuniyet ve kayıt sildirme sonucunda sevk tehir takibi, iptali ve ilgiliye tebliğ edilmesi, Talepler doğrultusunda öğrencilere Transkript, Not Döküm Belgesi, Geçici Mezuniyet Belgesi ve Öğrenci Belgelerinin tanzimi, Yatay geçiş, çift anadal ve yandal başvurularında kabul edilen öğrencilerin öğrencilikle ilgili işlemlerinin yapılması, III- Ayrıca; Öğrenci Anket Form larının düzenlenmesi, ERASMUS kapsamında gelen öğrencilerin ikamet izinlerinin alınması ve öğrencilik işlemlerinin takibi ve sonucunun üniversitelerine bildirilmesi, Yurt dışına çıkacak öğrencilerin pasaport işlemleri için gerekli belgelerin tanzimi, YÖK tarafından eğitim-öğretim yılı başında istenen lisans- lisansüstü öğrenci ve mezun sayıları ile ilgili istatistiki formların doldurularak gönderilmesi. Mezun olan öğrencilerimize diplomaları ile birlikte diploma eklerinin verilmesi. A 4- Faaliyet Alanları Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı nda öğrencilere hizmet olarak; öğrenci belgesi, transkript, not dökümü ve geçici mezuniyet belgesi öğrencinin belge istek formu doldurmasıyla verilmektedir. Yönetmelikler doğrultusunda öğrencilerimize, aday öğrencilerin Enstitüye kabulü, burslar, harçlar, ders ve kredi transferleri, ders kayıtları, dönem izni, akademik ölçme ve değerlendirme, açılan dersler, not değişiklikleri diploma programları, 3
disiplin işlemleri ile izlek, yönerge ve yönetmelikler konusunda destekleyici rehberlik hizmeti verilmektedir. Ayrıca diplomalar diploma kütüklerine işlenerek imza karşılığı bir defaya mahsus olmak üzere öğrenciye verilir. Yurt dışına çıkacak öğrencilerin pasaport işlemleri için gerekli belgeler tanzim edilir. Öğrencilerin askerlik işlemleri de Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı ndan yürütülmektedir. A 5- Kayıtlı Öğrenci Sayısının Yıllara Göre Dağılımını Gösteren Tablolar ve Grafikler DÖNEMLER YÜKSEK LİSANS DOKTORA LİSANS 1994-1995 79 - - 1995-1996 260 10-1996-1997 437 60-1997-1998 415 87-1998-1999 469 174-1999-2000 671 126-2000-2001 999 157-2001-2002 965 162 44 2002-2003 906 148 217 2003-2004 703 138 289 2004-2005 827 196 494 2005-2006 810 242 623 2006-2007 811 291 786 2007-2008 1073 319 850 Eğitim-Öğretim Yıllarına Göre Öğrenci Sayıları 1200 1000 800 600 400 200 YÜKSEK LİSANS DOKTORA LİSANS 0 1994-1995 1995-1996 1996-1997 1997-1998 1998-1999 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003 2003-2004 2004-2005 2005-2006 2006-2007 2007-2008 4
A 6- Mezun Öğrenci Sayısının Yıllara Göre Dağılımını Gösteren Tablolar ve Grafikler DÖNEMLER YÜKSEK LİSANS DOKTORA LİSANS 1994-1995 - - - 1995-1996 4 - - 1996-1997 46 - - 1997-1998 59 - - 1998-1999 63 - - 1999-2000 87 3-2000-2001 33 4-2001-2002 97 9-2002-2003 153 28-2003-2004 160 23-2004-2005 183 20 23 2005-2006 179 8 20 2006-2007 182 14 63 Eğitim-Öğretim Yıllarına Göre Mezun Öğrenci Sayıları 200 150 100 50 YÜKSEK LİSANS DOKTORA LİSANS 0 1994-1995 1995-1996 1996-1997 1997-1998 1998-1999 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003 2003-2004 2004-2005 2005-2006 2006-2007 5
A 7- Yıllara Göre Verilen Diploma Sayıları YILLAR DİPLOMA SAYILARI LİSANS LİSANSÜSTÜ 1996-9 1997-50 1998-58 1999-75 2000-88 2001-95 2002-119 2003-191 2004-180 2005 24 196 2006 21 182 2007 61 163 Yıllara Göre Verilen Diploma Sayıları 200 150 100 50 LİSANS LİSANSÜSTÜ 0 1996 Yılı 1997 Yılı 1998 Yılı 1999 Yılı 2000 Yılı 2001 Yılı 2002 Yılı 2003 Yılı 2004 Yılı 2005 Yılı 2006 Yılı 2007 Yılı 6
A 8- Paydaşlarımız Paydaşlar İç Dış Paydaş Olma Nedeni Öncelik Paydaş Paydaş Rektörlük * Stratejik Karar Ve Yüksek Politikalarımızda Yönlendirme Etkileme Daire Başkanlıkları * İdari Ve Akademik İş Süreci Yüksek Ortaklığı Akademik Birimler * Akademik İş Süreci Ortaklığı Yüksek Akademik Personel * Akademik İş Sürecinde Hizmet Yüksek Sunumu Öğrenciler * Eğitim-Öğretim Sürecinde Yüksek Hizmetlerimizden Yararlanma, Etkileme İdari Personel * İdari İş Sürecinde Hizmet Yüksek Sunumu Diğer Öğrenci İşleri Daire * Kurumlararası Ortaklık Ve Orta Başkanlıkları Dayanışma YÖK * Stratejik Karar Ve Yüksek Politikalarımızda Yönlendirme Etkileme ÖSYM * Yüksek Diğer Kamu Kuruluşları * Kurumlararası Ortaklık Ve Orta Ve Vakıflar Dayanışma Aileler * Hizmetlerimizden Yararlanma, Düşük Etkileme Mezunlar * Hizmetlerimizden Yararlanma, Orta Etkileme 7
B- GELECEĞE BAKIŞ B 1- Misyon: Eğitim Birimleri ile eşgüdüm sağlayarak planlanan eğitim-öğretim sürecinin düzenli bir şekilde yürütülmesini gerçekleştirmek; öğrencilere mezunlara, öğretim elemanlarına ve ilişkide olduğumuz kurumlara bilgi ve belge hizmeti sunmak. B 2- Vizyon: Sürekli gelişen bilgi ve teknolojileri kullanarak, güler yüzlü bir ifade ile güvenli ve mümkün olan en hızlı şekilde bilgi ve belge hizmeti sunan; öğrenci, öğretim elemanı ve personelin memnuniyetini ön plana çıkaran, ülke çapında örnek ve farklı bir birim olmak. C- TEMEL DEĞERLER Atatürk İlkelerine ve Cumhuriyet in temel değerlerine bağlılık, Etik değerlere bağlılık. Takım Bilinci Kaliteli Hizmet Sorumluluk Bilinci Toplumsal Sorumluluk Etkili İletişim D- SWOT ANALİZİ D 1- Güçlü Yanlar Geleneksel olarak oluşmuş deneyimli, uyum sağlama kapasitesi yüksek bir idari kadronun oluşu Üst yönetimin yeniliklere açık olması, birimimizi destelemesi Yönetimin deneyimli ve yetişmiş kişilerden oluşması Çalışanlarımızın dinamik, paylaşımcı ve özverili olması Kanunlara ve yönetmeliklere titizlikle uyulması Yönetim ve idari personelin öğrenciler ile iyi ilişkiler kurması Birimimizin faaliyetlerini diğer birimlerle işbirliği içerisinde ve eşgüdümlü olarak yürütmesi Birimimizin teknolojik gelişmelere açık olması Talep ve isteklerin kısa sürede sonuçlandırılması 8
D 2- Zayıf Yanlar Çalışma ortamının mekan açısından yetersiz olması Bütçe olanaklarının kısıtlı olması Personel sayısının yetersizliği Personel başına düşen öğrenci sayısının fazla olması Mevcut yazılımların ihtiyaca cevap verememesi D 3- Fırsatlar Lisansüstü eğitim almanın iş bulmak ve işte yükselmek için gerekli koşul haline gelmeye başlaması ve mevzuattaki değişikliklerin özel sektör ve kamuda çalışanlarını lisansüstü eğitim almaya teşvik etmesi. Üniversitemize ait sosyal tesislerin olması Çalışanların çocuklarına yönelik bir anaokulu bulunması. D 4- Tehditler Öğrenci sayımız ve buna paralel olarak öğrencilerle ilgili tutulan evrak ve dosyalar giderek artmaktadır. Bu gelişmeler karşısında tüm işler yedi personelle yürütülmekte olup, kalifiye personel eksikliğimiz iş akışını yavaşlatan boyutlara ulaşmıştır. İdari personelimizin görev yaptığı toplam alan 83m 2 olup fiziki mekan ihtiyaçlarımıza cevap verememektedir. Bu problemin en kısa sürede giderilmesi, bugünkü ve gelecekteki ihtiyaçlarımıza cevap verebilecek bir mekanın tahsis edilmesi gerekmektedir. Yönetmelik ve yönerge değişikliklerinin sık aralıklarla yapılması Af kanunlarıyla gelen sorunlu öğrenciler nedeniyle iş yükünün artması 9
E- AMAÇLAR, LER, FAALİYET ve GÖSTERGELER STRATEJİK AMAÇ 1 STARTEJİK AMAÇ 2 STARTEJİK AMAÇ 3 STARTEJİK AMAÇ 4 STARTEJİK AMAÇ 5 STARTEJİK AMAÇ 6 Kampus kart projesi ile maliyet dezavantajı ve entegrasyon sorunu olan mevcut öğrenci ve personel kimlik kartlarının değiştirilmesi 2009 yılında gerçekleştirmek Öğrenci Memnuniyeti, Çalışan Memnuniyeti, Paydaşların Memnuniyeti Kesin kayıtların internet üzerinden yapılmasının sağlanması yönünde çalışmalar yapmak 2009-2010 Eğitim Öğretim yılı kesin kayıtlarında gerçekleştirmek Öğrenci Memnuniyeti, Çalışan Memnuniyeti, Öğrenci Yakınları Memnuniyeti Geçici Mezuniyet Belgesi, Diploma ve Diploma Eklerinin Öğrenci İşleri Otomasyon Programından alınması 2009 yılından itibaren gerçekleştirmek Öğrenci Memnuniyeti, Çalışan Memnuniyeti İstatistiki bilgilerin Öğrenci İşleri Otomasyon Programından alınması 2009 yılından itibaren gerçekleştirmek Paydaşların Memnuniyeti, Çalışan Memnuniyeti Birimlerin yönetmelik ve yönergelerle ilgili bilgi eksikliklerini gidermek 2009-2010 Eğitim Öğretim yılından itibaren gerçekleştirmek Öğretim Elemanı Memnuniyeti, Öğrenci Memnuniyeti, Çalışan Memnuniyeti, Hatalı İşlem Sayısında Azalma Öğrenci işleri çalışanlarının performansını arttırmaya yönelik olarak kurum içi eğitim seminerleri düzenlenmesi ve çalışanların bu seminerlere katılımının sağlanması 2010-2011 Eğitim Öğretim yılından itibaren gerçekleştirmek Çalışanların profesyonelce davranması, çok çalışma yerine etkin çalışma sisteminin gelişmesi, yüksek performans, çalışan memnuniyeti, öğrenci memnuniyeti, paydaşların memnuniyeti 10
STARTEJİK AMAÇ 7 Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığımızın yeniden yapılandırılması 2011-2012 Eğitim Öğretim yılından itibaren gerçekleştirmek Çok çalışma yerine etkin çalışma sisteminin gelişmesi, yüksek performans, çalışan memnuniyeti, öğrenci memnuniyeti, paydaşların memnuniyeti 11