T.C. ABANT İZZET BAYSAL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İÇ DENETİM BİRİMİNE

Transkript

1 *BE840F10* T.C. REKTÖRLÜĞÜ Daire Başkanlığı Sayı : / Konu : İş Akış Şemaları İÇ DENETİM BİRİMİNE İlgi : 24/03/2016 tarihli, sayılı ve "Denetim" konulu yazınız yılı İç Denetim Programı gereğince gerçekleştirilen denetim kapsamına dahil tarih ve 2015-(1143)/1 sayılı İç Denetim Raporu'nda yer alan Bulguya göre İş Akış Şemaları yazılı olarak oluşturulmuş olup, söz konusu İş Akış Şemaları yazımız ekinde sunulmuştur. Bilgilerinize arz ederim. Ek :İş Akış Şemaları( 38 Adet) e-imzalıdır Mustafa GÜÇ Daire Başkanı 02/05/2016 Sekreter : Özlem ÇELİK İzzet Baysal Kampüsü Gölköy / Bolu Bilgi İçin: Özlem ÇELİK Telefon No: (0 374) Faks No: (0 374) Unvan: Sekreter E-Posta: strateji@ibu.edu.tr İnternet Adresi:

2 TC AİBÜ ÜNİVERSİTESİ MUHASEBE-KESİN HESAP MÜDÜRLÜĞÜ AVRUPA BİRLİĞİ PROJELERİ İŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt Yetkilisi ve Birim Gelen Evrak Elektronik ortamda proje açılış bildirim yazısı teslim alınır. Birim Dosya Dolabı Yetkilisi ve Birim Hesap açma İşlemi Ulusal Ajans tarafından kabul edilen proje için aktarılan ödeneğe üniversitenin ana hesabına dahil edilmeden özel bir proje hesabı açılması için bankaya talimat yazısının yazılması Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim Kayıt İşleminin yapılması İlgili proje için yeni bir doya açılması Ödenek aktarıldıktan sonra say2000i sistemi üzerinden Avrupa Birliği Projeleri İşlemleri menüsünden kayıt işlemi yapılır. Erasmus Koordinatörlüğü tarafından hazırlanan Sözleşme teslim alınarak proje ile ilgili dosyanın açılması Birim Dosya Dolabı Yetkilisi ve Birim Belgelerin teslim alınması Erasmus Koordinatörlüğü tarafından hazırlanan harcama talimatı, banka listesi vb. belgelerin teslim alınır sayılı Kanun ve Ekleri Sayılı Harcırah Kanunu Yetkilisi ve Birim EVET Evrak ve ekleri uygun mu? HAYIR Erasmus Koordinatörlüğünden gelen evrakların say2000i sistemine giriş işlemi yapılarak muhasebe işlem fişi düzenlenir. Mevzuat kapsamında evraklar da hata, eksiklik tespit edilmesi durumunda eksiklikler giderilmek üzere Erasmus Koordinatörlüğüne iade edilir sayılı Kanun ve Ekler i Sayılı Harcırah Kanunu Sisteme giriş işlemin yapılması İade işleminin yapılması Yetkilisi ve Birim Sistemden dökümlerin alınması Say2000i sisteminden 4 adet muhasebe işlem fişi alınarak onaylatılmak üzere Yetkilisine sunulur. Yetkilisi ve Birim Ödeme evraklarının hazırlanması Gönderme Emri, Banka Listesi hazırlanarak Bankaya ödenmek üzere gönderilir. Yetkilisi ve Birim Kontrol İşlemi Ödeme Yapıldıktan sonra mevcut ödenekten yapılan harcamalar çıkarılarak kalan ödenek hesaplanır. Adı Soyadı : Seyhan TAŞTAN Ünvanı : Mali Hizmetler Uzmanı O N A Y L A Y A N Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Daire Başkanı

3

4 TC MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ AY VE YILSONU İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ SORUMLULAR İŞ AKIŞI FAALİYET KAYIT/MEVZUAT Ay ve Yıl Sonu İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim Hayır Siteminden Kontrol veya Eksiklik Kayıt İşlemi Evet Hata Düzeltme İşlemi Yapılır. Sistemden Dökümlerin Alınması Onaya Sunulması Ay Sonu ve Yıl Sonu İşlemlerinin Sonuçlandırılması 5018 Sayılı Kan.62. maddesi, 2- Genel Ay ve yıl içeririnde yapılması Yön. Yön. 3- Merkezi gereken muhasebe işlemleri Yönetim Muh.Yön., 4- Strateji Gel.Bir.Çalş.usul ve Esaslar Hak.Yön. 5- tamamlandıktan sonra say2000i Yet. Eğt.Sertifika Verilmesi sistemi üzerinden ayrıntılı mizan ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. Yön. 6- cetveli alınır. Taşınır Mal Yön./Ayrıntılı Aylık Mizan Cetveli Ayrıntılı mizan cetcelinde, bütçe gelir ve giderler, ekonomik kodlar, alacak / borç artığı veren hesaplar ve Say2000i 5018 Sayılı Kan.62. maddesi, 2- Genel sisteminde Birimleri Kontrol Yön. Yön. 3- Merkezi Raporları menüsündeki bütün raporlar Yönetim Muh.Yön., 4- Strateji alınarak kontrol edilir.taşınır icmal Gel.Bir.Çalş.usul ve Esaslar Hak.Yön. 5- cetveli mizanda yer alan taşınırlarla Yet. Eğt.Sertifika Verilmesi karşılaştırılır ve Genel Yönetim ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. Yön.. 6- Tebliğinde belirtilen oranlara göre Taşınır Mal Yön amortisman ve tükenme payları ayrılır ve muhasebe kayıtları oluşturulur. Ayrıntılı mizanda borç alacak toplamlarının eşitliği, dönem sonucu eşitliği, nazım hesaplarborç alacak 5018 Sayılı Kan.62. maddesi, 2- Genel toplamlarının eşitliği, mizanda ters Yön. Yön. 3- Merkezi atık veren hesaplar ve hesap Yönetim Muh.Yön., 4- Strateji denklikleri yapılır. Ay ve Yıla Gel.Bir.Çalş.usul ve Esaslar Hak.Yön. 5- ilişkin Eğer hata tespit edilirse Yet. Eğt.Sertifika Verilmesi ayrıntılı mizan alınarak düzeltme ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. Yön.. 6- işlemi yapılır. Hata tespit edilmes ise Taşınır Mal Yön/ İşlem Fişi say2000i sisteminde muhasebe işlemlerine devam edilir Sayılı Kan.62. maddesi, 2- Genel Yön. Yön. 3- Merkezi Yönetim Muh.Yön., 4- Strateji Say2000i sistemi üzerinden Ay sonu Gel.Bir.Çalş.usul ve Esaslar Hak.Yön. 5- işlemleri / Yıl sonu işlemleri Yet. Eğt.Sertifika Verilmesi menüsünden ilgili bilgiler girilir ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. Yön. 6- Taşınır Mal Yön./Taslak/ İşlem Fişi Mahsup dönemine aktarılacak hesaplarımız var ise Mahsup Dönemine 5018 Sayılı Kan.62. maddesi, 2- Genel Aktarılan butonuna basılarak muhasebe Yön. Yön. 3- Merkezi kayıtları oluşturulur ve çıktısı Yönetim Muh.Yön., 4- Strateji alınır.say2000i sistemi üzerinden Ay Gel.Bir.Çalş.usul ve Esaslar Hak.Yön. 5- sonu işlemleri / Yıl sonu işlemleri Yet. Eğt.Sertifika Verilmesi merkeze gönderilerek ilgili rapor ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. Yön. 6- dökümleri alınır. Daha önce alınan mizan Taşınır Mal Yön./Ayrıntılı Mizan cetveli Kontrol Edilmiştir şerhi ile Cetveli/Bütçe Giderleri Cetveli/ Diğer imzalanır. Yıl sonu işlemi için 1 Nolu Cetvel ve Raporlar Açılış Kaydı Oluştur butonuna basılarak bir sonraki yılın açılış kaydı otomatik olarak oluşturulur ve çıktısı alınır. İşlem Fişi ve Ekleri 5018 Sayılı Kan.62. maddesi, 2- Genel Yön. Yön. 3- Merkezi onaylatılmak üzere Yönetim Muh.Yön., 4- Strateji Yetkilisine sunulur. Yıl sonu Gel.Bir.Çalş.usul ve Esaslar Hak.Yön. 5- İşlem Fişi ve Ekleri Yet. Eğt.Sertifika Verilmesi Yetkilisine ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. Yön. 6- imzalatıldıktan sonra bir nushası Taşınır Mal Yön./Taslak/ Sayıştay'a gidecek evraklara eklenir. İşlem Fişi ve Eki Cetveller 5018 Sayılı Kan.62. maddesi, 2- Genel Yön. Yön. 3- Merkezi Yönetim Muh.Yön., 4- Strateji Gel.Bir.Çalş.usul ve Esaslar Hak.Yön. 5- Yet. Eğt.Sertifika Verilmesi ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. Yön.. 6- Taşınır Mal Yön Adı Soyadı : Hikmet Zafer ARICAN Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Yetkilisi Ünvanı : Daire Başkanı Tarih :./../ 2016 Tarih :./../ 2016

5 Sorumlu Personel T.C. MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ BAĞIŞ VE YARDIM YOLUYLA EDİNİLEN TAŞINIRLARIN GİRİŞİ İŞ AKIŞ SÜRECİ İş Akışı Görev ve Sorumluluklar (Faaliyetler-Açıklamalar) Mevzuat Yetkilisi Harcama biriminden bağış taşınır işlem fişi EBYS sistemi üzerinden üst yazı ekinde havale edilir. EBYS sistemi üzerinden üst yazı ile Taşınır İşlem Fişleri Taşınır Konsolide Yetkilisine havale edilir. Muhaseb Görevlisi Bağış ve yardım yoluyla edinilen taşınırlar KBS/TKYS-HYS üzerinden ye gönderilen TİF' ler say2000i sisteminde sorgulanarak kabul işlemi yapılarak yevmiye kaydı alınır. Bağış ve yardım yoluyla edinilen taşınırlarda; bağış ve yardımda bulunan tarafından ispat edici bir belge ile değeri belirtilmiş ise bu değer, belli bir değeri yoksa değer tespit komisyonunca belirlenen değer, kayıtlara alınır Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Görevlisi Taşınır İşlem Fişlerinde tutarlar II.düzey detay kodu itibariyle ilgili hesaba giriş olarak kaydedilir. İşlem Fişi çıktısı alınarak TİF, üst yazı ve ilgili belgeler eklenir. Yetkilisi Yetkilisine imzaya Yetkilisi tarafından onaylanır. Taşınır Mal Birimi Dosyalanarak arşivlenir. Merkezi Yönetim hükümleri doğrultusunda birimince arşivleme yapılır. Adı Soyadı : Nurşen AYDOĞDU Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Bilgisayar İşletmeni Ünvanı : Daire Başkanı Tarih :./../ 2016 Tarih :./../ 2016

6 TC MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ BANKA HESABI VE GÖNDERME EMRİNİN KAPATILMASI İŞ AKIŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Mevzuat Görevlisi 1 Bankadan hesap ekstresi ve banka dekontları alınır. Bir önceki gün Üniversite hesabından ilgili firmalara veya kişilere yapılan ödemeler gerçekleştikten sonra bankadan ödemelere ilişkin hesap ekstresi alınır. Görevlisi 1 Ekstre ve dekont muhasebe kayıtları ile karşılaştırılır. Bankadan alınan ekstre ve dekontlara bakılarak Üniversite hesabına yatan ve hesaptan çıkan paralar tespit edilir. Görevlisi 1 Hesaptan yapılan ödemeler kontrol edilir. Hesaba yatan paralar kontrol edilir. Bankadan alınan ekstre ve dekontlara bakılarak Üniversite hesabına yatan ve hesaptan çıkan paralar tespit edilir Sayılı kanun ve ilgili yönetmelikler, Merkezi Yönetim Görevlisi 1 Verilen çekler hesabı kapatılarak ödemeler banka hesabına yansıtılır. Hesapta bulunan paralar ilgili gelir veya emanet hesaplarına alınır. Tespit edilen paraların kayıtları Merkezi Yönetim hükümleri gereğince ilgili hesaplara kaydedilerek MİF (muhasebe işlem fişleri) çıkartılır Sayılı kanun ve ilgili yönetmelikler, Merkezi Yönetim yetkilisi Onaylama işlemleri yapılır. Yetkilisi tarafından onaylanan MİF (muhasebe işlem fişi)'leri yevmiye defteri sırasına göre arşivlenir. Adı Soyadı : Sercan YÜKSEL Ünvanı :Mali Hizmeler Uzmanı Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Daire Başkanı

7 TC AİBÜ ÜNİVERSİTESİ MUHASEBE-KESİN HESAP MÜDÜRLÜĞÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ İŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim Gelen Evrak Hesap Açılması Elektronik ortamda Rektörlük Makamı tarafından onaylanarak Bap Ofisince düzenlenen Bilimsel Araştırma Projesine İlişkin proje özel hesabının açılış yazısı teslim alınır. Bankada Üniversitenin ana hesabına dahil edilmeyen özel bir proje hesabının açılmasına ilişkin talimat yazısının düzenlenerek hesap açılır. Birim dosya dolabı sayılı Kanun 2- Yükseköğretim Kurumları Bütçelerinde Bilimsel Araştırma Projeleri İçin Tefrik Edilen Ödeneklerin Özel Hesaba Aktarılarak Kullanımı, leştirilmesi ile Özel Hesabın İşleyişine İlişkin Esas Ve Usuller /6554 sayılı kararname Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birimi Kayıt İşleminin yapılması Belgelerin teslim alınması Özel hesaba ilgili projenin ödeneği geldikten sonra söz konusu meblağın say2000i sisteminde emanet hesaplarına alınır. Bap Koordinatörlüğü tarafından hazırlanan ödeme evraklarının teslim alınması sayılı Kanun 2- Yükseköğretim Kurumları Bütçelerinde Bilimsel Araştırma Projeleri İçin Tefrik Edilen Ödeneklerin Özel Hesaba Aktarılarak Kullanımı, leştirilmesi ile Özel Hesabın İşleyişine İlişkin Esas Ve Usuller /6554 sayılı kararname Yetkilisi ve Birim EVET Evrak ve ekleri uygun mu? HAYIR Bap biriminden gelen evrakların say2000i sistemine giriş işlemi yapılarak muhasebe işlem fişi düzenlenir. Mevzuat kapsamında evraklarda hata, eksiklik tespit edilmesi durumunda eksiklikler giderilmek üzere Bap Koordinatörlüğüne iade edilir sayılı Kanun 2- Yükseköğretim Kurumları Bütçelerinde Bilimsel Araştırma Projeleri İçin Tefrik Edilen Ödeneklerin Özel Hesaba Aktarılarak Kullanımı, leştirilmesi ile Özel Hesabın İşleyişine İlişkin Esas Ve Usuller /6554 sayılı kararname İade işleminin yapılması Yetkilisi ve Birim Sisteme giriş işlemin yapılarak onaya sunulması Say2000i sistemine girişi yapılan evraklar onaylatılmak üzere Yetkilisine sunulur. Yetkilisi ve Birim Ödeme evraklarının hazırlanması Gönderme emri, gönderme emri teslim tutanağı, banka listesi hazırlanarak Bankaya ödenmek üzere gönderilir. Yetkilisi ve Birim Kontrol İşlemi Ödeme yapıldıktan sonra mevcut ödenekten yapılan harcamalar çıkarılarak kalan ödenek hesaplanır Adı Soyadı : Seyhan TAŞTAN Ünvanı : Mali Hizmetler Uzmanı Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Daire Başkanı

8 Sorumlu Personel T.C. MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ DEVİR ALINAN TAŞINIRLARIN GİRİŞ İŞLEMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ İş Akış Şeması Görev ve Sorumluluklar (Faaliyetler-Açıklamalar) Mevzuat Sekreterya Görevlisi 1 Harcama Biriminden onaylı Taşınır İşlem Fişi gelir. Devir Alan Birim tarafından KBS/TKYS-HYS den ye gönderilen Taşınır İşlem Fişlerinde mevcut tutarlar II.düzey detay kodu itibariyle Say2000i sisteminde sorgulanarak kabul işlemi yapılır. Harcama birimlerinden teslim alınan Taşınır İşlem Fşleri Taşınır Konsolide Yetkilisine teslim edilir Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Say2000i sisteminde Taşınır İşlem Fişleri sorgulanarak II. düzey hesap kodunda kabul işlemi yapılır. Görevlisi 1 borç kaydı var mı? Say 2000i sistemi muhasebe kayıtlarında devreden birimin taşınırları ile ilgili hesablarında borç kaydı olup olmadığı kontrol edilir. Görevlisi 1 EVET Devralan birime borç, devreden birime alacak kaydı yapılarak say2000i' sisteminde onaylanarak MİF oluşturulur. (Duran varlık amortisman işlemine tabi ise gerekli kayıtlar da yapılır.) HAYIR Devir yapan birime alacak, devir alan birime ise borç kaydı yapılarak İİDevreden birimin Say2000i hesaplara yansıtılır. İlgili duran varlık sisteminde borç kaydı yoksa amortismana tabi ise devreden birime kontrol edilmek üzere TİF çıkış devir alan birime giriş kaydı sistem üzerinden ilgili birime iadesi yapılır. yapılır. Merkezi Yönetim Yetkilisi Birimi İşlemleri Dosyalanarak arşivlenir. TİF'e ait İşlem Fişi Yetkilisi tarafından imzalanır. Merkezi Yönetim hükümleri doğrultusunda birimince arşivleme yapılır. Taşınır Mal Adı Soyadı : Nurşen AYDOĞDU Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Bilgisayar İşletmeni Ünvanı : Daire Başkanı Tarih :./../ 2016 Tarih :./../ 2016

9 TC MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ EKDERS KONTROL SÜRECİ İŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Mevzuat Başkanlık sekreterliği Gelen Evrak Harcama Birimlerinden gelen ödeme evrakları kayda alınır. Şube Müdürü Evrak incelenmek üzere ilgili birime iletilir. Ödeme Emri ve eki evraklar mevzuata uygunluğu incelenmek üzere birim personeline iletilir. Birim Uygun değil Mevzuata uygun mu? Uygun Maaş ve özlük hakları kontrol ofisine gelen evrakların yasal mevzuat ve yönetmeliklere uygunluğu kontrol edilir. 5018, 2547 ve 2914 Sayılı kanun ve ilgili yönetmelikler Birim KBS sisteminden İlgili birime iade edilir. Uygun değil ise KBS sistemi üzerinden iade edilir. 5018, 2547 ve 2914 Sayılı kanun ve ilgili yönetmelikler Birim Ödeme Emri ve Eklerinin mevzuata uygunluğu kontrol edilir. Ödeme Emri Belgesi ve eki evrakların ilgili mevzuata uygun hazırlanıp hazırlanmadığı kontrol edilir. 5018, 2547 ve 2914 Sayılı kanun ve ilgili yönetmelikler Birim KBS sisteminde ödeme emri ve bordro kontrol edilir. İlgili mevzuata uygun olarak hazırlanan evrakların KBS sistemi ile aynı olup olmadığı incelenir. 5018, 2547 ve 2914 Sayılı kanun ve ilgili yönetmelikler Birim Ödeme Emri Belgesinin muhasebe kaydı yapılır. Kontrolleri tamamlanan evrak muhasebeleştirilir. Birim Ödeme Emri paraflanır ve imzalanır. leştirilen Ödeme Emri ve ekleri paraflanıp imzalanır. Birim Yetkilisine iletilir. Ödeme yapılmak üzere Yetkilisine iletilir. lar Adı Soyadı : Ümit AYDOĞDU İlknur ÇAÇA Raşit SÜRMELİ Ünvanı : Bilg. İşl. Memur / /2016 / /2016 Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Daire Başkanı

10 TC MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ EMANETLERİN ÖDENMESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Mevzuat Sekretarya Emanetle ilgili evrak teslim alınır. Harcama birimlerinden emanet hesabındaki tutarların iadesi ile ilgili evrak teslim alınır. Görevlisi 1 MİF hazırlanır. Merkezi Yönetim hükümleri gereğince kontrol yapıldıktan sonra İlgili emanet kaydı bulunarak Say2000i sistemi üzerinden MİF (muhasebe işlem fişi) düzenlenir. yetkilisi Onaylama işlemleri yapılır. Yetkilisi tarafından onaylanır Sayılı kanun ve ilgili yönetmelikler, Merkezi Yönetim Görevlisi 1 Ödeme servisine gönderilir. Gönderme emri, gönderme emri teslim tutanağı ve bankaya gönderilecek ayrıntılı listesi hazırlanarak bankaya gönderilerek ödeme gerçekleştirilir 5018 Sayılı kanun ve ilgili yönetmelikler, Merkezi Yönetim Adı Soyadı : Sercan YÜKSEL Ünvanı :Mali Hizmeler Uzmanı Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Daire Başkanı

11 Sorumlu Personel T.C. MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ FARABİ PROJELERİ VE MEVLANA PROJELERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ İş Akış Şeması Görev ve Sorumluluklar (Faaliyetler-Açıklamalar) Mevzuat Yetkilisi Bankada özel hesap açtırılır. YÖK tarafından Farabi/Mevlana Projeleri için aktarılan ödeneğe, Üniversitenin ana hesabına dahil edilmeden özel bir hesap açılır. Görevlisi 1 Görevlisi 1 Görevlisi Özel hesaba ilgili projenin ödeneği geldikten sonra, emanet hesaplara alınır. Proje protokolü Koordinatörlük tarafından teslim alındıktan sonra dosya açılır. Ödeme evrakları teslim alınır. Bankadan ilgili hesaba ait paranın yattığını gösterir dekont/ekstre alındıktan sonra Say2000i sistemine emanet kayıtları yapılır. Üniversitemiz ile diğer üniversiteler arasında imzalanan protokol Farabi/Mevlana Koordinatörlüğü tarafından teslim alındıktan sonra Proje ile ilgili dosya açılır. Farabi/Mevlana Koordinatörlüğünden gelen, ilgili projeye ait ödeme evrakları teslim alınır. Yükseköğretim Kurumları Arasında Öğrenci ve Öğretim Üyesi Değişim Programına İlişkin Yönetmelik Görevlisi evraklarının kontrolleri Yükseköğretim Kurumları Arasında Öğrenci ve Öğretim Üyesi Değişim Programına İlişkin Yönetmelik hükümleri doğrultusunda gerekli kontroller yapılır. Görevlisi Say2000i sistemine giriş yapılır. Farabi/Mevlana Koordinatörlüğünden gelen muhasebe işlem fişinin girişi yapılır. Yetkilisi işlemleri Yapılan muhasebe işlemleri Yetkilisi tarafından imzalanır. Görevlisi Ödeme İşlemleri Yapılır. Gönderme emri, gönderme emri teslim tutanağı, bankaya gönderilecek ayrıntılı liste hazırlanarak bankaya gönderilir. Harcama Belgeleri Görevlisi İlgili proje ödeneğinden, kalan ödenek takip edilir. Ay sonu gönderme emri kapatma işlemleri yapılır. Ödeme yapıldıktan sonra, mevcut ödenekten yapılan harcamalar çıkarılarak, kalan ödenek hesaplanır. Ay sonu bankadan alının hesap ekstresi kontrol edilerek gönderme emri kapatma işlemleri yapılarak emanet hesaptaki tutarla bankadaki meblağ kontrol edilir. Adı Soyadı : Nurşen AYDOĞDU Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Bilgisayar İşletmeni Ünvanı : Daire Başkanı Tarih :./../ 2016 Tarih :./../ 2017

12 TC MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ GEÇİCİ TEMİNAT ÖDEME İŞ AKIŞ TEMASI Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt Görevli Personel Yetkilisi Gelen Evrak Yazı ve Ekleri Uygun mu? Üniversitemizle kamu ihale kanunu çerçevesinde iş yapan kişi, kurum ve tüzel kişilerden alınan geçici teminat bedellerinin iadesinde sakınca bulunmaması hususundaki yazı ve belgelerin birimler tarafından tarafımıza gönderilmesi Yetkilisi tarafından ön incelemesi yapılan evraklar birimindeki görevli personele gönderilir. EBYS Resmi Yazışma ve Usulleri Hk. Yönetmelik Görevli Personel Kontrol ve Karar Noktası Görevli Personel SAY2000İ sisteminden ilgili hesapla alakalı raporları inceleyerek işleme başlar Sayılı Kamu İhale Kanunu Görevli Personel Tahakkuk Aşaması SAY2000İ sistemi kullanılarak belirtilen miktarda tahakkuk düzenlemesi yapılır Say2000i Görevli Personel Onay 3 adet MİF çıktısı alınarak Yetkilisinin onayı alınır. Say2000i Görevli Personel Arşivleme Sayıştay ve Suret dosyası olmak üzere arşivlenir Birim Dosya Dolabı Adı Soyadı : Faruk KÖKSAL Ünvanı : Memur Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Daire Başkanı

13 TC GELEN, GİDEN EVRAK - SEKRETERLİK İŞ AKIŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Mevzuat Daire Başkanı Sekreter Evrak Kayıt Sorumlusu Giden Evrak Yazışma İşlemleri Üniversite içi ve dışı yazışma işlemleri yapılır. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Daire Başkanı Sekreter Evrak Kayıt Sorumlusu EVET Yazı ve ekleri Uygun mu? HAYIR Yazı ve eklerinin doğru ve tam olup, olmadığı incelenir. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Daire Başkanı Sekreter Evrak Kayıt Sorumlusu Evrak paraflanır ve imzalanır. Evrakın paraf ve ilgili imza işlemleri tamamlanır. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Sekreter Evrak Kayıt Sorumlusu Evrak kayıt edilir ve dosyalanır. Daire Başkanlığı Giden Evrak Kayıt Defteri ne kayıt edilir. Paraflı suretleri ilgili dosyasında muhafaza edilir. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Giden Evrak Kayıt Defteri Sekreter Evrak Kayıt Sorumlusu Evrakın dağıtımı yapılır ve işlem sonlandırılır. Kayıt edilen evrak ilgili birime veya kişiye Daire Başkanlığı Zimmet Defteri ile teslim edilir. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Evrak Zimmet Defteri Sekreter EBYS Kayıt Sorumlusu Kurum dışı giden evrakın yapılış işlemleri Evrakın çıktısını aldıktan sonra zarflayıp üniversitenin evrak kayıt biriminden posta yoluyla gönderilmesi. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Sekreter EBYS Birim Evrak Sorumlusu Daire Başkanı Gelen Evrak Yazışma İşlemleri Yazı ve eklerinin doğru ve tam olup, olmadığı incelenir. Daire Başkanına sunulup, ilgili kişilere dağıtımı yapılır Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Ödeme Emri Belgelerinin Tahakkuk Teslim Tutanağı ile alınması ve İlgili kişilere dağıtımı yapılması. Ödeme Emri Belgelerinin tam ve doğru olup olmadığı kontrol edilip kişilere verilir. Tutanakların dosyalaması yapılır Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Sekreter Sekreter Daire Başkanı Telefon Faks Fotokopi İşleri Telefon görüşmelerinin ilgili kişilerce yaptırılması ve daire başkanının görüşmeleri yaptırılması. Elektronik Tebligat

14 Sekreter EBYS Birim Evrak Sorumlusu Dilekçe, Sağlık raporu, Dışardan gelen evrakların tarayıcıdan bilgisayara kaydedilmesi Tarayıcıdan bilgisayara kaydedilen evrakların EBYS üzerinden başkana sunulması Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Sekreter Birim nin Özlük İşleri Birim personelinin özlük işlerinin kendi dosyalarında tutulması. HAZIRLAYAN O N A Y L A Y A N Adı Soyadı : Özlem ÇELİK Ünvanı : Bilgisayar İşletmeni Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Daire Başkanı

15 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLAĞI MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ GELİR FAALİYETLERİ DOSYASI HAZIRLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt İlgili Birim Yetkilisi Mutemetlerine Gerekli defterlerin teslim edilmesi. Yetkilisi Mutemetlerinin kayıtlarını yapabilmesi ve fiş satabilmesi için gerekli olan Kasa defteri. Yetkilisi Mutemedi Alındısı. ve Yemek fişleri tarafına teslim edilir. Birim Kayıt Defteri. Yetkilisi Mutemedi Satılan yemek fişleri ve yapılan yemek kartı dolumlarının kayıtlarının yapılması. Görevlendirilen Yetkilisi Mutemetleri tarafından satışları gerçekleştirilen yemek fişleri ve dolumu yapılan yemek kartları. Günlük olarak Kasa Defteri ve Yetkilisi Mutemedi Alındısına işlenerek hafta bitiminde tarafımıza sunulur. 10/12/2003 tarihli 5018 sayılı kanun 61.madde. Yetkilisi Yetkilisi evrakları inceler. İlgili personel tarafından incelenen belgeler Yetkilisini sunulur.. 10/12/2003 tarihli 5018 sayılı kanun 61.madde. Yetkilisi Evraklar ilgili personele sunulur. Yetkilisi evrakları inceler. Tutar belirlenir ve Yetkilisi Mutemedi belirlenen tutarı ilgili banka hesabına yatırır. Evraklara dekontta dahil edilerek görevli personele sunulur. 10/12/2003 tarihli 5018 sayılı kanun 61.madde.. İlgili Birim Evraklar Yetkilisinin onayına sunulur. Evrakları inceleyen ilgili personel muhasebe yetkilisinin onayına sunar. Yetkilisi evrakları kontrol eder eksik yatan tutar varsa tutarın ilgili hesaba yatırılması istenir. Eksiklik yoksa evrak onaylanır. 10/12/2003 tarihli 5018 sayılı kanun 61.madde. İlgili Birim Veri girişi yapılır. Belgeler hazırlanan Excel programına girilir ve ay sonunda hesaplamalar yapılarak,üst yazı ile Sağlık Kültür Daire Başkanlığına bilgi verilir. İlgili program. İlgili Birim Gelir faaliyetleri dosyası olmak üzere arşivlenir. Mutemedi Yetkilisi eliyle teslim edilen evraklar ve hazırlanan dosya dosyalanarak arşive kaldırılır. Birim arşivi. Adı Soyadı : Gülsüm BOR Ünvanı :Bilgisayar İşletmeni Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Daire Başkanı

16 TC MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HAZİNE YARDIMI TALEP İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ SORUMLULAR İŞ AKIŞI FAALİYET KAYIT/MEVZUAT Hazine Yardımı Yetkilisi, Birimi Yetkilisi, Birimi Talep Edilecek Nakit Miktarı Hazine M üsteşarlığı NTAS Üzerinden Elektronik Ortamda Nakit Talebinin Gerçekleştirilmesi Üniversitemize Bağlı Harcama Birimlerinin Önceki Aylardaki Kamu Kurum ve Harcamaları ve Mevcut Harcama Kuruluşlarının Nakit Durumu Dikkate Alınarak Taleplerinin Tespitine Kurumun Genel Bir Harcama Planı İlişkin Yönetmelik çıkarılır. En geç içinde bulunulan ayın son iş Kamu Kurum ve gününden 4 iş günü öncesinde Kuruluşlarının Nakit Hazine Müsteşarlığı İnternet Taleplerinin Sitesinden Nakit Talebi Aktarım Hazırlanması ve Hazine Sistemine giriş yapılarak takip eden Müsteşarlığına 3 ay için belirlenen nakit talepleri Bildirilmesine İlişkin sisteme işlenerek kaydedilir. Nakit Yönetmelik/Nakit Talep Tablosunun 1 adet çıktısı Taleplerinin Elektronik alınır. Yetkilisinin Ortamda Aktarılmasına onayına sunulduktan sonra Aylık İlişkin Kullanıcı Nakit İhtiyaç Dosyasına takılır. Klavuzu/ Nakit Tablosu Yetkilisi, Birimi Revize Talep Girişi Gerekli mi? Hayır Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Nakit Taleplerinin Hazırlanması ve Hazine Müsteşarlığına Bildirilmesine İlişkin Yönetmelik/Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Nakit Taleplerinin Tespitine İlişkin Yönetmelik Yetkilisi, Birimi Yetkilisi, Birimi Evet Sistemde Kaydedilen Tutarlar Kontrol Edilir. Hazine Müsteşarlığı NTAS Üzerinden Elektronik Ortamda Revize Talep Girişinin Gerçekleştirilmesi Gerekli durumlarda Hazine Müsteşarlığı İnternet Sitesinden Nakit Talebi Aktarım Sistemine giriş yapılarak içinde bulunulan ay da dahil kaydedilen tutarlar kontrol edilir. En geç içinde bulunulan ayın son iş Kamu Kurum ve gününden 4 iş günü öncesinde Hazine Kuruluşlarının Nakit Müsteşarlığı İnternet Sitesinden Taleplerinin Nakit Talebi Aktarım Sistemine giriş Hazırlanması ve Hazine yapılarak içinde bulunulan ay seçilir. Müsteşarlığına Eklenecek veya düşülecek tutarlar Bildirilmesine İlişkin Nakit Talep Tablosuna işlerek Yönetmelik/Nakit kaydedilir. Nakit Talep Tablosunun Taleplerinin Elektronik 1 adet çıktısı alınır. Ortamda Aktarılmasına Yetkilisinin onayına sunulduktan İlişkin Kullanıcı sonra Aylık Nakit İhtiyaç Dosyasına Klavuzu/ Nakit Tablosu takılır. Adı Soyadı : Aynur BABACAN Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Bilgisayar İşletmeni Ünvanı : Daire Başkanı Tarih :./../ 2016 Tarih :./../ 2016

17 Sorumlu Personel T.C. MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HURDAYA AYIRMA NEDENİYLE ÇIKIŞ İŞ AKIŞ SÜRECİ İş Akış Şeması Görev ve Sorumluluklar (Faaliyetler-Açıklamalar) Mevzuat Yetkilisi Hurdaya ayrılan veya imha edilen taşınırlar için düzenlenen taşınır işlem fişi gelir. Fişin ekine Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağının bir nüshası bağlanır. Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır. Üst yazı ve ekleri EBYS üzerinden havale edilir. Görevlisi Görevlisi Hurdaya ayrılması uygun görülen Taşınırın kayıtlı değeri kontrol Ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya 5018 Sayılı tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle Kamu Mali kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı Yönetimi ve bırakılması gerektiği ilgililer veya özel mevzuatı Kontrol Kanunu çerçevesinde oluşturulan komisyon tarafından bildirilen taşınırların gerekli kontrolleri yapılır. Hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırlardan kayıtlı değeri Bakanlıkça belirlenecek tutara kadar olanlar harcama yetkilisinin, belirlenen tutarı aşan taşınırlar ise kamu idaresi üst yöneticisinin onayı ile kayıtlardan çıkarılır. Görevlisi II. Düzey hesap kodunda taşınırların çıkışı yapılır. Sistem tarafından oluşturulan MİF'in çıktısı alınır. KBS/TKYS-HYS den Birimine gönderilen TİF/Kayıttan Düşme Say2000i sisteminde sorgulanarak kabul onay işlemi yapılarak ilgili birimin hesap kodundan çıkış yapılır. Oluşan MİF'in çıktısı alınır. Yetkilisi Onaylama İşlemleri Yetkilisi tarafından imzalanır. Taşınır Mal Birimi Dosyalanarak arşivlenir. Merkezi Yönetim hükümleri doğrultusunda Birimi tarafından arşivleme yapılır. Adı Soyadı : Nurşen AYDOĞDU Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Bilgisayar İşletmeni Ünvanı : Daire Başkanı Tarih :./../ 2016 Tarih :./../ 2016

18 TC MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ İCRA VE NAFAKA KESİNTİLERİ İŞ AKIŞ TEMASI Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt Görevli Personel Gelen Evrak Üniversitemiz nin maaşlarından kesilen İcra ve Nafaka kesinti belgelerinin maaş ödeme evrakları içerisinde birimler tarafından tarafımıza gönderilmesi EBYS Yetkilisi Yazı ve Ekleri Uygun mu? Yetkilisi tarafından ön incelemesi yapılan evraklar birimindeki görevli personele gönderilir. Resmi Yazışma ve Usulleri Hk. Yönetmelik Görevli Personel Kontrol ve Karar Noktası Görevli Personel SAY2000İ sisteminden ilgili hesapla alakalı raporları inceleyerek işleme başlar. İcra İflas Kanunu Görevli Personel Tahakkuk Aşaması SAY2000İ sistemi kullanılarak belirtilen miktarda tahakkuk düzenlemesi yapılır Say2000i Görevli Personel Onay 3 adet MİF çıktısı alınarak Yetkilisinin onayı alınır. Say2000i Görevli Personel Arşivleme Sayıştay, Suret ve İcra Nafaka dosyası olmak üzere arşivlenir Birim Dosya Dolabı Adı Soyadı : Faruk KÖKSAL Ünvanı : Memur Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Daire Başkanı

19 TC MUHASEBE MÜDÜRLÜĞÜ KEFALET AİDATI İŞ AKIŞ TEMASI Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt Görevli Personel Gelen Evrak Kefalete haiz görev yapan kişilerden kesilen kefalet aidatı belgelerinin maaş ödeme evrakları içerisinde birimler tarafından tarafımıza gönderilmesi EBYS Yetkilisi Yazı ve Ekleri Uygun mu? Yetkilisi tarafından ön incelemesi yapılan evraklar birimindeki görevli personele gönderilir. Resmi Yazışma ve Usulleri Hk. Yönetmelik Görevli Personel Kontrol ve Karar Noktası Görevli Personel SAY2000İ sisteminden ilgili hesapla alakalı raporları inceleyerek işleme başlar Sayılı Kefalet Kanunu Görevli Personel Tahakkuk Aşaması SAY2000İ sistemi kullanılarak belirtilen miktarda tahakkuk düzenlemesi yapılır Say2000i Görevli Personel Onay 3 adet MİF çıktısı alınarak Yetkilisinin onayı alınır. Say2000i Görevli Personel Arşivleme Sayıştay, Suret ve Kefalet dosyası olmak üzere arşivlenir Birim Dosya Dolabı Adı Soyadı : Faruk KÖKSAL Ünvanı : Memur Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Daire Başkanı

20

21 TC MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ KESİN HESAP HAZIRLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ SORUMLULAR İŞ AKIŞI FAALİYET KAYIT/MEVZUAT Kesin Hesap İş Akış Süreci Birim Evrak Kayıt, Yetkilisi Yetkilisi ve Birim Maliye Bakanlığından Kesin Hesapların Hazırlanmasına Yönelik Yazı Gelmesi KBS Modülünden Kesin Hesaba İlişkin Cetvel Dökümlerinin Alınması Maliye Bakanlığı'nca Mart- Nisan ayları içerisinde bir önceki yıla ait 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve kesin hesabın hazırlanması için Kontrol Kanunu 42 maddesi/resmi Üniversiteye gönderilen yazı Yazı Yetkilisine havale edilir. Kesin Hesaba ilişkin tüm cetvellerin 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve dökümleri alınarak kontrol işlemine Kontrol Kanunu 42 maddesi/kbs geçilir. Sistemi/Kesin Hesap Cetvel Dökümleri Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim / İlgili Bakanlık İlgili Bakanlık Yetkilisi ve Birim / İlgili Bakanlık Yetkilisi ve Birim / İlgili Bakanlık yada Kurum Evet Kesin Hesap Gider ve Açıklama Formunun Doldurulması Evet Sonucu Uygun Kesin Hesap Tasarısının Hazırlanması Hayır Hata Tespit Edilen Tertibin Ait Olduğu Hesabın Düzeltilmesi Mutabakat Sağlanmak Üzere Maliye Bakanlığı'na Gönderilmesi 6 Adet Kesin Hesap Tasarısı Hazırlanarak İmzalanmak Üzere Rektör ve Bakana Sunulması Kontrol Hayır Hata Tespit Edilen Hususların Bildirilmesi ve Düzeltilmesi Kesin Hesap Tasarısının TBMM ve Sayıştay'a Gönderilerek İş Akış Sürecinin Sonlandırılması Merkezi Yönetim 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve hükümleri doğrutusunda Kontrol Kanunu 42 maddesi/kbs gerekli kontroller yapılır. Sistemi/Kesin Hesap Cetvel Dökümleri Hata tespit edmesi halinde Merkezden bir önceki yıla ait izin alınanrak Say 2000i sistemi üzerinde hesap bazında düzeltme işlemleri 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve yapılır. Hata düzeltme işleminden Kontrol Kanunu 42 maddesi/kbs sonra veya hata olmaması Sistemi/Kesin Hesap Cetvel Dökümleri durumunda kesin hesap gider ve açıklama formunun doldurulması işlemine gerçekleştirilir. Açıklamalar kontrol edilerek hata veya yetersizlikler varsa giderilir Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 42 maddesi/kbs Sistemi/Kesin Hesap Cetvel Dökümleri Cetveller tamamlandıktan sonra KBS Sisteminden Kesin Hesap 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Cetvelleri ve Bütçe Giderleri Kesin Kontrol Kanunu 42 maddesi/kbs Hesap Cetveli açıklamasının yer Sistemi/Kesin Hesap Tasarısı aldığı 1 adet kitapçık halinde Kesin Hesap Tasarısı Hazırlanır. Hazırlanan Kesin Hesap Tasarısı en geç Nisan ayının 15 ine kadar 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Resmi Yazı Ekinde mutabakat Kontrol Kanunu 42 maddesi/kbs sağlanmak üzere Maliye Bakanlığına Sistemi/Kesin Hesap Tasarısı (Muh. Gen. Müd. Kesin Hesap İzleme Şubesi) gönderilir. Kesin hesap görevlisi tarafından ilgili mevzuat hükümleri gereği Kesin Hesap Tasarısı gerekli kontrol ve incelemeler yapılır. Kontrol sonucu ilgili Bakanlık tarafından tespit edilen hata veya eksiklikler bildirilerek düzeltilmesi istenir. Mutabakat sağlanması halinde Kesin Hesap Cetvelleri 6 nüsha çoğaltılır. Çoğaltılan nüshalar üst yöneticiye (Rektör) imzalatılır Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Üst yönetici tarafından imzalanmış Kontrol Kanunu 42 maddesi/resmi olan nüshalar Milli Eğitim Bakanlığı Yazı/Kesin Hesap Tasarıları tarafından da imzalanır. İmzalanmış olan cetveller en geç Mayıs ayının 15 ine kadar 5 nüsha halinde Maliye Bakanlığına (Muh. Gen. Müd. Kesin Hesap İzleme Şubesi) teslim edilir. Kalan son nüsha 30 adet çoğaltılarak 25 nüshası TBMM (Plan ve Bütçe 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Komisyonuna) 5 nüshası da Sayıştay Kontrol Kanunu 42 maddesi/resmi Başkanlığı na resmi yazı ekinde Ekim Yazı/Kesin Hesap Tasarıları ayının ilk haftasında teslim edilir. Adı Soyadı : Hikmet Zafer ARICAN Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Yetkilisi Ünvanı : Daire Başkanı Tarih :./../ 2016 Tarih :./../ 2016

22 TC MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ KİŞİ BORCU İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ SORUMLULAR İŞ AKIŞI FAALİYET KAYIT/MEVZUAT İlgili Birim veya İlgili Personel Yetkilisi, Birimi Yetkilisi, Birimi Yetk, Birimi Pers. Yetkilisi, Birimi Yetkilisi, Birimi Kişilerden Alacaklar Sayıştay ilamı, denetim raporu veya ilgili birimden, bütçeden fazla ve yersiz ödeme yapıldığına dair yazı ve eklerinin Daire Başkanlığına gelmesi Kontrol Kayıt İşlemi Onaya Sunulması Tebligat Yapılması Evet 5018.say.Kamu Mali Yön.ve Kont.Kan./6118 say.amme Kişilerden alacaklara ilişkin yazı Alc.Tahs.Usl.Hk.Kan./Kamu ve belgeler teslim alınarak Zar.Tahs.İliş. Usul ve Esaslar kontrol işlemine geçilir. Hak. Yön. / Merk. Yönetim Yön./Gelen Evrak/EBYS Kişilerden alacakları gösterir belgeler kontrol ve değerlendirme 5018.say.Kamu Mali Yön.ve işlemine tabi tutulur. Yapılan Kont.Kan./6118 say.amme kontrol sonucunda maddi hata Alc.Tahs.Usl.Hk.Kan./Kamu tespit edilen belgeler düzeltilmek Zararlarının Tahsiline İliş. Usul üzere ilgili harcama birimine iade ve Esaslar Hak. Yön. / Merk. edilir, eksik belge veya bilgi varsa Yönetim Yön./Gelen talep edilir. Herhangi bir sorun olmaması durumunda kayıt işlemi gerçekleştirilir. Evrak ve Ekleri 5018.say.Kamu Mali Yön.ve Kont.Kan./6118 say.amme Alc.Tahs.Usl.Hk.Kan./Kamu Tespit edilen alacağın Say2000i Zararlarının Tahsiline İliş. Usul Sisteminde kayıt altına alınması / ve Esaslar Hak. Yön. / Merk. alacak izleme dosyası açılması Yönetim Yön./Say2000İ Sistemi/ İşlem Fişi işlem fişi onaylatılmak üzere muhasebe yetkilisine İşlem Fişi sunulur say.Kamu Mali Yön.ve Borçluya tebliğ edilerek asıl borç Kont.Kan./6118 say.amme ve ödeme tarihine kadar işleyecek Alc.Tahs.Usl.Hk.Kan./Kamu yasal faiz tutarını 30 gün Zararlarının Tahsiline İliş. Usul içerisinde ilgili hesabımıza yatırması talep edilir. Kişilerden alacakların tahsil edilip edilmediği değerlendirilir. ve Esaslar Hak. Yön. / Merk. Yönetim Yön./Borçlar Kanunu /Tebligat Yetk, Birimi Pers. Yet.Hukuk Müşavirliği Yet.Hukuk Müşavirliği Hayır Kişilerden Alacaklar İş Akış Sürecinin Sonlandırılması Alacak takip dosyasının Hukuk Müşavirliğine Hukuk Müşavirliğine Bildirilen Borca İlişkin Dönemsel Faiz Tahakkuku veya Tahsilat Yapılması Durumu Kişilerden alacakların sonucunda dosya kapatılarak arşivlenir. Arşivleme 5018.say.Kamu Mali Yön.ve Açılan borcun süresinde Kont.Kan./6118 say.amme ödenmemesi halinde ilgili hukuk Alc.Tahs.Usl.Hk.Kan./Kamu birimine bildirilerek hukuki Zararlarının Tahsiline İliş. Usul yollardan tahsili sağlanır. ve Esaslar Hak. Yön. /Giden Açılan borcun anapara ve ödeme Evrak tarihine kadar oluşan faiz tutarının tamamının tahsilatının gerçekleşmesi 5018.say.Kamu Mali Yön.ve durumunda say2000i Sisteminde ilgili Kont.Kan./6118 say.amme borç anapara ve faiz tahakkukuna Alc.Tahs.Usl.Hk.Kan./Kamu karşılık kayda alınarak borç dosyası kapatılır. Tamamı yatırılmadığı Zararlarının Tahsiline İliş. Usul takdirde yatırılan tutarın anapara ve ve Esaslar Hak. Yön. / Merk. faiz tutarına oranı hesaplanarak kayda Yönetim alınır. Borcun son durumu ile ilgili Yön./Say2000İ Sistemi/ borçluya ve Hukuk Müşavirliğine İşlem Fişi/Giden Yazı bilgi verilir. Her yılın sonunda geçmiş yıllardan devreden kişi borçlarına ilişkin faiz tahakkuku yapılır. Adı Soyadı : Aynur BABACAN Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Bilgisayar İşletmeni Ünvanı : Daire Başkanı Tarih :./../ 2016 Tarih :./../ 2016

23 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLAĞI MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ LOJMAN KİRA KONTROL DOSYASI İŞ AKIŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt İlgili Birim İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından üst yazı kesinti listesi gönderilir. Olması Gereken Lojman Kira Kesinti listesi aylık olarak tarafımıza İMİD tarafından gönderiliyor. Yetkilisi Yetkilisine evrak gönderilir. Yetkilisi tarafından ön inceleme yapılan evraklar birimindeki görevli personele gönderilir. Yetkilisi Yetkilisi evrakları inceler. Teslim alınan Kira Kesinti Listesi ile Maaşlardan Kesinti yapılan ve Kişilerin kendi yatırdıkları kira bedelleri karşılaştırılıp farklar tespit edilir. say2000i yardımcı defter ( )( )( ). Yetkilisi Liste üst yazı ile İdari Mali İşler Daire Başkanlığına Üst yazı ile gönderilir. İlgili personelin excelde oluşturduğu liste hazırlanarak farklar belirlenir ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına bildirilir. say2000i yardımcı defter ( )( )( İlgili Birim Lojman dosyası olmak üzere arşivlenir. Say200i sisteminden çıktı alınan maaş kesinti listeleri, hazırlanılan fark tablosu ve İMİD tarafından gönderilen Olması Gereken Kesinti listesi dosya yapılarak arşivleniyor. Adı Soyadı : Gülsüm BOR Ünvanı :Bilgisayar İşletmeni Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Daire Başkanı

24 TC MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ MAAŞ ÖDEME EVRAKLARI KONTROL SÜRECİ İŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Mevzuat Başkanlık sekreterliği Gelen Evrak Harcama Birimlerinden gelen ödeme evrakları kayda alınır. Şube Müdürü Evrak incelenmek üzere ilgili birime iletilir. Ödeme Emri ve eki evraklar mevzuata uygunluğu incelenmek üzere birim personeline iletilir. Birim Uygun değil Mevzuata uygun mu? Uygun Maaş ve özlük hakları kontrol ofisine gelen evrakların yasal mevzuat ve yönetmeliklere uygunluğu kontrol edilir. 5018, 657, 2914 sayılı kanunlar ve merkezi yönetim harcama belgeleri yönetmeliği Birim KBS sisteminden İlgili birime iade edilir. Uygun değil ise KBS sistemi üzerinden iade edilir. 5018, 657, 2914 sayılı kanunlar ve merkezi yönetim harcama belgeleri yönetmeliği Birim Ödeme Emri ve Eklerinin mevzuata uygunluğu kontrol edilir. Ödeme Emri Belgesi ve eki evrakların ilgili mevzuata uygun hazırlanıp hazırlanmadığı, gerekli verilerin doğru girilip hesaplamaların yapılıp yapılmadığı kontrol edilir. 5018, 657, 2914 sayılı kanunlar ve merkezi yönetim harcama belgeleri yönetmeliği Birim KBS sisteminde ödeme emri ve bordro icmal kontrol edilir. İlgili mevzuata uygun olarak hazırlanan evrakların KBS sistemi ile aynı olup olmadığı incelenir. 5018, 657, 2914 sayılı kanunlar ve merkezi yönetim harcama belgeleri yönetmeliği Birim Ödeme Emri Belgesinin muhasebe kaydı yapılır. Kontrolleri tamamlanan evrak muhasebeleştirilir. Birim Ödeme Emri paraflanır ve imzalanır. leştirilen Ödeme Emri ve ekleri paraflanıp imzalanır. Birim Yetkilisine iletilir. Ödeme yapılmak üzere Yetkilisine iletilir. lar Adı Soyadı : Ümit AYDOĞDU İlknur ÇAÇA Raşit SÜRMELİ Ünvanı : Bilg. İşl. Memur / /2016 / /2016 Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Daire Başkanı

25 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLAĞI MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ MUHTASAR ve KDV BEYANNAMESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt İlgili Birim Muhtasar Beyanname Formu doldurulur. Say2000i programından gerekli beyanname yapacağımız ay ile alakalı belgelerin çıktıları alınır. Muhtasar beyanname formu gerekli hesaplamalar yapılarak el ile doldurulur. Say2000i sistemi İlgili Birim Veri girişi programı güncellenir. Gelir İdaresi Başkanlığının Muhtasar Ve Kdv Beyannamesi düzenlemek için yapmış olduğu İnternet sitesinden indirilen program güncellenir. Gelir İdaresi Başkanlığı internet sitesi.( v.tr/) İlgili Birim Gelir İdaresi Başkanlığının programına veri girişi yapılır. Gelir İdaresi Başkanlığının İnternet sitesinden indirilen programa Muhtasar Beyannamesi ve Kdv Beyannamesi olmak üzere iki farklı pencerenden veri girişleri yapılır.. Gelir İdaresi Başkanlığı internet sitesi.( /). İlgili Birim Say200i programına veri girişi yapılır. Say2000i sistemine giriş yapılır Gelir İdaresi Başkanlığının programa girilen tutarların doğruluğunun sağlaması yapılır yanlışlık varsa veri girişleri düzeltilir ve onay yapılır. Say2000i sistemi ve Gelir İdaresi başkanlığının internet sitesinden indirilen program.. Yetkilisi MİF ve Gelir İdaresi Başkanlığının sitesinden Tahakkuk fişi ve Beyannamelerin çıktıları alınır. 3 adet MİF çıktısı,4 Adet Muhtasar beyanname Tahakkuk fişi,4 Adet Kdv Beyanname Tahakkuk Fişi, 3 Adet Muhtasar Beyanname,3 Adet Kdv Beyanname çıktısı alınarak Yetkilisinin onayı alınır. Say2000i sistemi ve Gelir İdaresi başkanlığının internet sitesinden indirilen program. İlgili Birim Muhtasar ve Kdv Beyanname dosyası olmak üzere arşivlenir. Arşivlenir. Birim arşivi. Adı Soyadı : Gülsüm BOR Ünvanı :Bilgisayar İşletmeni Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Daire Başkanı

26

27 TC MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ ÖDEMELERİN YAPILMASI VE ONAYLANMIŞ EVRAKLARIN ARŞİVLENMESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Mevzuat Görevlisi Onaylanan MİF ve Ödeme Emri Belgeleri ödeme servisine gönderilir. Yetkilisi tarafından onaylanan belgeler ödemeleri yapılmak üzere ödeme servisine gönderilir. Görevlisi Say2000i sisteminde kabul edilen evraklar sorgulanarak tespit edilir. Ödeme servisi tarafından Say2000i sistemi üzerinden evraklar sorgulanarak kontrolleri yapılır. Görevlisi Kabul edilen MİF ve ÖEB'leri onaylanır. Kontrolleri yapılan evraklar say2000i sistemi üzerinden onaylanır Sayılı kanun ve ilgili yönetmelikler, Merkezi Yönetim Görevlisi Gönderme Emri hazırlanır. Say2000i sistemi üzerinden onaylanan işlemlere ait gönderme emri ve ayrıntılı banka listesi alınır Sayılı kanun ve ilgili yönetmelikler, Merkezi Yönetim Görevlisi Gönderme Emri bankaya gönderilir. Ayrıntılı banka listesi doğrultusunda İlgili kurum ve kişilerin banka hesaplarına ödeme yapılır Sayılı kanun ve ilgili yönetmelikler, Merkezi Yönetim Görevlisi Onaylanmış MİF ve ÖEB'ler dosyalanarak arşivlenir. Merkezi Yönetim Hükümleri gereğince arşivleme işlemleri yapılır. Adı Soyadı : Sercan YÜKSEL Ünvanı :Mali Hizmeler Uzmanı Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Daire Başkanı

28 TC MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ SORUMLULAR İŞ AKIŞI FAALİYET KAYIT/MEVZUAT Yetkilisi ve Birimi Yetkilisi ve Birimi Yetkilisi ve Birimi Yetkilisi ve Ön Mali Kontrol Birimi, İlgili Harcama Birimi Yetkilisi ve Birimi Yetkilisi ve Birimi Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim, Banka Görevlisi Hayır Ödeme İşlemleri İş Akış Süreci Ödeme Emri Belgelerinin Teslim Alınması Belgelerinin Kontrol Hata veya Evet Düzeltilmek Üzerine İlgili Harcama Birimine İade Edilmesi Borcu Sorgulanacak Onaya Sunulması Ödeme İşlemi Listesi Alınarak Gönderme Emri Düzenlenerek Onaya Sunulması Ödeme Talimatlarının Bankaya Götürülerek Ödeme İşlemleri İş Akışının Sonlandırılması Başkanlığa gelen Ödeme Emri Belgeleri 5018 Sayılı Kanun/Harcama Belgeleri sekreterlik tarafından alınarak ödeme Yön./Genel Yön. Yön./Merkezi evrakının maaş, yolluk, satınalma vs. gibi Yönetim Muh.Yön./Strateji Gel.Bir.Çalş.usul ve içeriğine göre ilgili Esaslar Hak.Yön./Muh.Yet. Eğt.Sertifika Verilmesi ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. Birimine teslim edilir. Yön./Öd.Emri Bel.ve Ekleri Birimince kontrol işlemine geçilir. Birimi personeli 5018 Sayılı Kanun/Harcama Belgeleri tarafından Ödeme Emri Belgesi ve eki Yön./Genel Yön. Yön./Merkezi belgeler üzerinde 5018 Sayılı Kanun Yönetim Muh.Yön./Strateji Gel.Bir.Çalş.usul ve kapsamında yapılması gereken kotroller Esaslar Hak.Yön./Muh.Yet. Eğt.Sertifika Verilmesi ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. yapılır. Maddi hata olup olmadığı, Yön./Öd.Emri Bel.ve Ekleri mevzuata uygunluğu vs. değerlendirilir Sayılı Kanun/Harcama Belgeleri Yön./Genel Yön. Yön./Merkezi Yönetim Muh.Yön./Strateji Gel.Bir.Çalş.usul ve Esaslar Hak.Yön./Muh.Yet. Eğt.Sertifika Verilmesi ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. Yön./Öd.Emri Bel.ve Ekleri 5018 Sayılı Kanun/Harcama Belgeleri Hata veya eksiklikler giderilmek üzerine Yön./Genel Yön.Muh.Yön./Merkezi Yönetim Muh.Yön./Strateji Gel.Bir.Çalş.usul ve Esaslar Ödeme Emri Belgesi ve eki belgeler ilgili Hak.Yön./Muh.Yet. Eğt.Sertifika Verilmesi ile harcama birimine iade edilir Çalş.Usul ve Eesasları Hak. Yön./Öd.Emri Bel.ve Ekleri Birimi personeli tarafından 5018 Sayılı Kanun/Harcama Belgeleri Ödeme Emri Belgesinin SGK ve Vergi borcu Yön./Genel Yön.Muh.Yön./Merkezi Yönetim sorgulama sınırları kapsamında olup Muh.Yön./Strateji Gel.Bir.Çalş.usul ve Esaslar olmadığı değerlendirilir. Sogulama sınırları Hak.Yön./Muh.Yet. Eğt.Sertifika Verilmesi ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. Yön./Öd.Emri kapsamında bulunuyorsa SGK veya Vergi Bel.ve Ekleri borcu sorgulanır. Yapılan sorgulama sonucunda borç bulunması durumunda Ödeme Emri 5018 Sayılı Kanun/Harcama Belgeleri Belgesi üzerine Vergi yada SGK borcu Yön./Genel Yön. Yön./Merkezi bulunduğu belirtilir. Say2000İ Yönetim Muh.Yön./Strateji Gel.Bir.Çalş.usul ve sisteminden işlem numarası alınır. Esaslar Hak.Yön./Muh.Yet. Eğt.Sertifika Verilmesi ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. «Kontrol edilmiştir ve uygun Yön./Öd.Emri Bel.ve Ekleri görülmüştür» şerhi düşülerek onaylatılmak üzere Yetkilisine sunulur. Muh.Yetkilisi tarafından tüm kontroller bitirilip onaylandıktan sonra ödenmek 5018 Sayılı Kanun/Harcama Belgeleri üzere Birimine verilen evrakın Yön./Genel Yön. Yön./Merkezi onay işlemi gerçekleştirilir. SGK veya Yönetim Muh.Yön./Strateji Gel.Bir.Çalş.usul ve Esaslar Hak.Yön./Muh.Yet. Eğt.Sertifika Borcu olması durumunda Muh.Birimi Verilmesi ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. Pers.tarafından Borç tutarı kadar ödenecek Yön./Öd.Emri Bel.ve Ekleri tutardan kesinti yapılarak ilgili yerlere mükellef adına gönderim yapılır. Son olarak yevmiye numarası verilerek ödeme süreci biten evrak Say2000İ sist Sayılı Kanun/Harcama Belgeleri banka ayr.ödeme kontrol listesi alınarak Yön./Genel Yön. Yön./Merkezi Ödeme Emirleri ve MİF'ler ile listenin Yönetim Muh.Yön./Strateji Gel.Bir.Çalş.usul ve Esaslar Hak.Yön./ Yet. Eğt.Sertifika ödeme tutarı, Havale edilecek kişinin adı Verilmesi ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. ve Iban bilgilerinin uyumu kontrol edilir. Yön./Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri/Banka Uygunluk bulunmaması durumunda sorun Ayrıntı Kont.Lis.Dk. çözülerek gön.emri düzenleme aşamasına geçilir. Kontrol aşamasından sonra ayrıntı banka 5018 Sayılı Kanun/Harcama Belgeleri listesi kontrol dökümü toplama rakamına Yön./Genel Yön.Muh.Yön./Merk.Yönetim göre gönderme emri belgesi düzenlenir. Muh.Yön./Strateji Gel.Bir.Çalş.usul ve Esaslar Gönderme emri belgesi, gönderme emri Hak.Yön./Muh.Yet. Eğt.Sertifika Verilmesi ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. Yön./Gön.Emri teslim tutanağı ve banka ayrıntı kontrol Belgesi ve Teslim Tutnağı/Banka Ayrıntı listesi onaylanmak üzere Kont.Lis.Dk. Yetkilisine sunulur. Muh.Yetkilisi tarafından onaylanan Ayrıntı List.Kontrol Dök.(1 Adet) ve Gönderme Emri Teslim Tutanağı (2 Adet) 5018 Sayılı Kanun/Harcama Belgeleri Yön./Genel Yön. Yön./Merkezi veznedar tarafından bankaya götürülür. Yönetim Muh.Yön./Strateji Gel.Bir.Çalş.usul ve Daha sonra Ayrıntı Lis.Kontrol Esaslar Hak.Yön./ Yet. Eğt.Sertifika Dökümünün bir nüshası ve bankaya Verilmesi ile Çalş.Usul ve Eesasları Hak. teslim edildiğine dair banka tarafından Yön./Gönderme Emri Belgesi ve Teslim Tutnağı/Banka Ayrıntı Kont.Lis.Dk. onaylanan Gönderme Emri Teslim Tutanağının bir nüshası Banka İşlemleri Dosyasına eklenerek süreç sona erdirilir. Adı Soyadı : Hikmet Zafer ARICAN Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Yetkilisi Ünvanı : Daire Başkanı Tarih :./../ 2016 Tarih :./../ 2016

29 TC AİBÜ ÜNİVERSİTESİ MUHASEBE-KESİN HESAP MÜDÜRLÜĞÜ ÖĞRETİM ÜYESİ YETİŞTİRME PROGRAMI İŞ AKIŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt Yetkilisi ve Birim Gelen Evrak ÖYP Koordinatörlüğü tarafından hazırlanan ödeme emri belgesi teslim alınır. Birim dosya dolabı Yetkilisi ve Birim Yetkilisi ve Birim EVET Evrak ve ekleri uygun mu? HAYIR Ödeme emri belgesi ve eklerinin mevzuata uygunluğu yönünden incelenir. Mevzuata uygunluğu tespit edilmesi durumunda söz konusu evrak için say2000i sistemi üzerinden işlem numarası alınır. Evraklar da hata, eksiklik tespit edilmesi durumunda eksiklikler giderilmek üzere ÖYP Koordinatörlüğüne iade edilir sayılı Kanun ve Ekleri Sayılı Harcırah Kanunu Yetkilisi ve Birim Sisteme giriş işlemin yapılması İade işleminin yapılması. Yetkilisi ve Birim Onaya sunulması Ödeme emri belgesi onaylatılmak üzere yetkilisine teslim edilir. Ödeme yetkilisi tarafından ödeme gerçekleştirilir. Yetkilisi ve Birim Adı Soyadı : Seyhan TAŞTAN Ünvanı : Mali Hizmetler Uzmanı Adı Soyadı : Mustafa GÜÇ Ünvanı : Daire Başkanı