Organizasyonlarda Güncel Proje ve Portföy Yönetimi Trendleri

Transkript

1 Organizasyonlarda Güncel Proje ve Portföy Yönetimi Trendleri. 12. Çözüm Ortaklığı Platformu

2 İçerik 1. Temel Proje ve Portföy Yönetimi Kavramları 2. Günümüzde İş Dünyası ve Projeler 3. Trendlere Genel Bakış 4. Trendlere İlişkin Detaylar 2

3 Temel Proje ve Portföy Yönetimi Kavramları 3

4 Proje yönetimi nedir? Proje yönetimi başka bir ifadeyle dörtlü kısıt ın yönetilmesidir. Sıcak, Eti iyi pişmiş, Pidesi taze 15 TL 4

5 Proje yönetimi nedir? Proje yaşam döngüsü: Başlangıç Planlama Uygulama Kontrol Kapatma 5

6 Proje / Program /Portföy Yönetimi Projeler, programlar ve portföylerin ilişkisi farklı seviyelerdedir. Stratejik Stratejik uyum Önceliklendirme ve bütçeleme (fonlama) Portfolio management İzleme Program management Organizasyonel bir yetkinlik oluşturmak üzere birbirleriyle ilişkili olan bir grup projenin ortak yönetimi ve koordinasyonu Project management Tanımlanmış kapsam, maliyet ve takvim Kendine özgü çıktılar Taktik Düşük Yüksek Aşamalı gelişim (olgunlaştırma) planlaması Karmaşıklık/Bağımlılık 6

7 Günümüzde iş dünyası ve projeler 7

8 İş dünyası ve projeler Departmanları, hatta farklı organizasyonları kapsayan büyük proje/programlar Artan regülasyon Hissedar değeri ve sürdürülebilirliği sağlayacak kıvraklık Piyasa koşullarına hızlı adaptasyon, beklenen yatırım getirisi ve faydayı sağlamak ya da regülasyona uyum için projeler vazgeçilmez Organizasyon Yönetim kurulları ve denetim komitelerinin proje aktiviteleri üzerinde artan şeffaflık ihtiyacı Programlar için ayrılan kısıtlı yatırım fonları/ kaynakları Tüm projelerden somut yatırım getirisi beklentisi Uzun süreli, büyük ölçekli projelere yapılan yatırım şirketlerin bütçelerinin çok önemli bir kısmını oluşturmakta Organizasyonlar günümüz şartlarında hızlı değişime ayak uydurmak için farklı ölçeklerde ve türlerdeki çoklu dönüşüm programları eşzamanlı olarak yönetmek durumundalar 8

9 İş dünyası ve projeler Büyük ölçekli karmaşık bir fonksiyonda yağılan değişiklik Örnek: Outsourcing ya da Off-Shoring programları Ortak hizmet merkezleri (Finans, BT) Mevcut operasyonel yapıdaki performans iyileştirme çalışmaları Örnek: Finans optimizasyonu ödeme sistemleri onay otomasyonu Değişimin ölçeği Küçük/Basit Büyük/Karmaşık Fonksiyonel dönüşüm etkinlik Fonksiyonel performans iyileştirme verimlilik Kurumsal dönüşüm oyunun kuralı Kurumsal performans iyileştirme EBIT Tek fonksiyon Tüm organizasyon Değişimin kapsamı Şirket alımları, ortak girişimler, piyasa koşullarında önemli değişiklikler, yeni CEO, önemli yasal değişiklikler, büyük ölçekli sistem değişiklikleri Örnek: Üretim, Finans, tedarik zinciri, vs. kapsayan sistem değişiklikleri Süreç iyileştirmeleri, gelir artışı ya da maliyet azaltıcı yöntemlerle karlılık (EBIT) artırma Örnek: Kontrol otomasyonu, yönetim raporlaması sadeleştirme ve otomasyon, vb. 9

10 The image cannot be displayed. Your computer may not have enough memory to open the image, or the image may have been corrupted. Restart your computer, and then open the file again. If the red x still appears, you may have to delete the image and then insert it again. İş dünyası ve projeler Faaliyet giderleri çalışan sayısını azaltarak küçülmek, işe alımları durdurmak ya da harcamaları kısmak gibi farklı yöntemlerle düşürülebilir. 3/5 3/5yıl jr Orta/Uzun MTP Marketing, Vadeli Strateji Finance,Change Projeleri durdurmak ya da ertelemek; yatırım giderlerini (bütçesel değişiklikler) düşürmek daha kolay görünebilir. Ancak riskleri de beraberinde getirir: - Yanlış projeleri durdurmak (örn. stratejik, mevzuat, vb.), Ongoing Operasyonlar operations 3/5 jr Operasyonlar Operations Running İşi yönetmek the business Change proces Dönüşüm süreci 1/3 jr yıl PPM PYO İşi Changing değiştirmek the business - Diğer yatırım projeleriyle ilişkisini göz ardı etmek, - Kaynak sıkıntısı ya da başka nedenlerden dolayı sonlandırılamayan; bütçede gereğinden fazla yer kaplayan projeleri sürdürmek. Management of: Management of: Producten, Ürün, süreç, processen, sistem, İK, systemen, Program 1 Program n mensen project project project project yönetimi delivery İş teslim yönetimi 10

11 Trendlere genel bakış

12 Araştırmalar hakkında bilgi nin global güncel proje ve portföy yönetimi trendlerine ilişkin araştırmaları 30 sektör ve 38 ülkeden 1,524 katılımcının yanıtladığı 146 soruyla gerçekleştirildi. 12

13 Proje ve Portföy Yönetimi Trendleri 1 Proje ve proje portföyünün şirket stratejileriyle uyumu 2 Proje portföy yönetiminin rekabet avantajına etkisi 3 Olgunluk seviyesi ve proje ve portföy performansı arasındaki ilişki 4 Proje ve proje portföyü yönetiminde dünya genelinde benzer risklerin görülmesi 5 İnsan kaynağı, araçlar ve metodolojilerin etkin şekilde kullanılması 13

14 Trendlere ilişkin detaylar 14

15 1. Proje ve proje portföyü şirket stratejileriyle uyum içerisinde olmalı Change the Business Runİşin the Business Stratejik dönüşüm yönetimi Stratejik proje ve portföy yönetimi fonksiyonunun geliştirilmesine yönelik çabalar artıyor. Genellikle iş birimleri proje ve programlara yeteri kadar katılım göstermiyor. İş tarafı paydaşları genellikle projelerden sağlanan faydalarını göremiyor ve projelere ilişkin motivasyonları düşük. Projelerle iş stratejilerinin uyumlu olması, projelerin iş tarafındaki başarıya katkısını arttırıyor. Makro Etkiler Strateji ve Kurumsal Yönetim Hizalama ve Önceliklendirm e Portföy Yönetimi Measurement and rebalancing Ölçüm ve Ölçüm ve Dengeleme Eleme Operasyonla r Yaygınlaştırma ve Kabul Proje ve Program Yönetimi 15

16 1. Proje ve proje portföyü şirket stratejileriyle uyum içerisinde olmalı Proje yönetimi sırasında sürece yeteri kadar dahil olmuyoruz Alıntı Değişime hazırlıklı değildik ve süreç bize yeteri kadar erken bir zamanda anlatılmadı. Alıntı Üretilen çözüm şirketimize uygun değil Alıntı 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% High 10% Critical 0% global survey on the current state of project management (2012) 16

17 2. Proje portföy yönetimi rekabet avantajı sağlıyor... Çünkü portföy yönetimi şirketlerin daha azla daha fazla kazanım sağlamasında etkili bir yöntem Portföy yönetimi şirketlerin katma değeri yüksek ve şirket stratejisiyle uyumlu projelere yönelmelerini sağlıyor. Başarılı portföy yönetimi hem portföyün hem de projelerin her bir KPI bazında (bütçe, zaman, kalite, kapsam, fayda) performanslarını arttırıyor: C B A Proje başına maliyet azalışı %37 Yönetilen proje sayısında azalış %35 Düşük getirili proje sayısında azalış %10 Proje başarısızlık oranında azalış % 15 17

18 2. Proje portföy yönetimi rekabet avantajı sağlıyor... Portföy yönetimi rahat bir gezintiden çok azim, dayanıklılık ve sürekli yenilenme gerektiren zorlu bir tırmanıştır Portföy yönetiminde genel kabul görmüş standart bir metodoloji bulunmuyor. Şirketler en iyiye ulaşırken benzer aşamalardan geçiyorlar. Portföy yönetim araçları başarı için bir zorunluluk olmamakla birlikte iyi uygulanan bir süreçle başarıyı arttıran önemli bir faktör. Kurumsal Proje ve Portföy Yönetim Ofis leri dünya genelinde yaygınlaşıyor ancak kat edilmesi gereken çok yol var: - Başarı için sürenin önemi, - Süreçlerin yılda en az bir kez değerlendirilmesi. Stratejik önceliklerin belirlenmesi Hedeflerin belirlenmesi Portföyün oluşturulması Hedefler Gelişimin izlenmesi Sonuçlar Sonuçların ölçülmesi 18

19 2. Proje portföy yönetimi rekabet avantajı sağlıyor Portföy yönetimi hem projelerin hem de portföyün performansını arttırıyor Portföy yönetimi konusunda en önemli görülen nokta projelerin daha etkin önceliklendirilebilmesi Toplam proje bütçesi 10% Stratejik 15% Bilgisel 20% İşlemsel 30% (%) 25% 25% Altyapı 40% Mevcut Proje Portföyü 35% Hedef Proje Portfföyü

20 2. Proje portföy yönetimi rekabet avantajı sağlıyor... Portföy yönetiminde en iyiye ulaşabilmek için dünya genelinde benzer aşamalar katediliyor. Fayda Yönetimi Strateji Uyumlaştırma Şeffaflık Projelerin seçiminde standartlaşma ve şeffaflık İletişim İş tarafı ve IT arasında ortak dil Daha iyi tanımlanmış proje iş hedefleri Projeler arası ilişkilerin gözetilmesi Stratejik planlama Merkezi bütçe yönetimi Fiyatlama ve ceza mekanizmaları Strateji bazlı gelişmiş derecelendirme modeli IT ve iş tarafınca mutabık kalınmış iş faydaları Fayda takibi ve buna bağlı performans değerlendirmesi (ödül-ceza mekanizması) 20

21 3. Olgunluk seviyesi yükseldikçe proje performansı artıyor Olgunluk seviyesi 3 ün üzerinde olan şirketlerin tüm proje performans göstergelerinde yüksek başarı gösterdikleri gözlemleniyor. Olgunluk seviyesinin en düşük olduğu alanlar organizasyonel yapı, insan kaynağı yönetimi ve kalite güvence. Şirketler olgunluk seviyelerini belirli periyotlarla ölçmeli/değerlendirmeli. % Performance Improvement Dünyada genel trend şirketlerin proje ve portföy yönetimi olgunluk seviyelerinin artışı yönünde. 70% 60% Low Performance High Performance 50% 40% 30% 20% 10% 0% Strategy executed to plan Organisation w orks on the right projects global survey on the current state of project management (2012) 21

22 3. Olgunluk seviyesi yükseldikçe proje performansı artıyor Proje ve Portföy Yönetimi Olgunluk Seviyeleri Project Management Diagnostic Report 22

23 4. Proje ve proje portföyü yönetiminde dünya genelinde benzer riskler var... Bu risklerin iyi yönetilmesi proje başarısı için en önemli unsurlardan biri Projelerin %86 sı bütçe, zaman, kapsam, kalite ve fayda hedeflerinin tamamını tutturmada başarılı değil. Yanlış tahminleme en önemli proje başarısızlık sebebi (32%) Yönetişime ilişkin sebepler (üst yönetim desteği eksikliği, zayıf iletişim ve paydaş katılımı olmaması) en yüksek ağırlığa sahip (36%) Belirli olmayan hedefler ve kapsam değişiklikleri de diğer önemli sebepler. global survey on the current state of project management (2012) 23

24 5. İnsan kaynağı, araçlar ve metodolojilerin etkin şekilde kullanılması gerekiyor Proje yönetimi yetkinliği ve tecrübesi eksikliği, proje ve portföy performansını olumsuz etkiliyor. Proje yönetimi sertifikasyonunun önemi giderek artıyor çünkü sertifikasyona sahip çalışanlarla proje başarısı arasında pozitif ilişki var. Proje yönetimi eğitimlerine yatırım 2 katına çıkmış durumda. Önemli alanlar: Kestirim, planlama, proje performans takibi analizleri. Proje başarısında en kritik iki rol proje yöneticisi, iş birimi sahibi, kalite yöneticisi ve kalite kontrol sorumlusu. global survey on the current state of project management (2012) 24

25 5. İnsan kaynağı, araçlar ve metodolojilerin etkin şekilde kullanılması gerekiyor Şirketlerin yarısından fazlası bir araç kullanıyor.portföy yönetimi araçları ancak iyi uygulanan süreçler eşliğinde proje ve portföy performansını arttırıyor. Şirketlerin %77 si bir proje yönetimi metodolojisi kullanıyor; genel trend standart bir yaklaşımdan ziyade standartlara uyarak şirketler için özelleştirilmiş metodolojilerin uygulanması yönünde. Proje yönetimi metodolojisi kullanımı her anahtar performans göstergesi için proje performansını arttırıyor. 25

26 Sonuçlar Şirket hedef ve stratejisi açık bir şekilde belirlenmeli, proje portföyüyle arasında uyum sağlanmalı Dünya uygulamaları ve trendleri proje ve portföy yönetiminde başarı için 7 öneriye odaklanıyor İş birimleri ile IT arasında uyumla birlikte proje sponsorları ve paydaşlarının projelere aktif katılımı sağlanmalı Proje ve Portföy Yönetiminde Başarı Kurumsal Proje ve Portföy Yönetim Ofisi nin kurulumu değerlendirilmeli Proje başarısının arttırılması için risk odaklı yaklaşım benimsenmeli Belirli aralıklarla portföy ve proje yönetimi olgunluk seviyeleri ölçülmeli/değerlendirilmeli İnsan kaynağının proje yönetimi yetkinliklerinin geliştirilmesine yönelik stratejiler belirlenmeli ve uygulanmalı Kurumsal portföy yönetimi aracının kurulumu, şirkete uygun bir proje yönetim metodolojisinin belirlenmesi ve uygulanması değerlendirilmeli 26

27 Sorularınız? Seda Demircioğlu Foppen Alican Zorbozan Türkiye. Tüm hakları saklıdır. Bu belgede ibaresi, her bir üye şirketinin ayrı birer tüzel kişilik olduğu PricewaterhouseCoopers International Limited in bir üye şirketi olan Türkiye yi ifade etmektedir. Türkiye, Başaran Nas Bağımsız Denetim ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik A.Ş., Başaran Nas Yeminli Mali Müşavirlik A.Ş. ve PricewaterhouseCoopers Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti. ticari unvanları ile Türkiye'de kurulmuş tüzel kişiliklerden oluşan organizasyonunu ifade ve temsil etmektedir. Türkiye