filetme 1 ÜN TE V BÜRO ORGAN ZASYONU VE YÖNET M I. Büro Organizasyonu ve Yönetimi

Transkript

1 ÜN TE V BÜRO ORGAN ZASYONU VE YÖNET M I. Büro Organizasyonu ve Yönetimi 43

2 BU BÖLÜMÜN AMAÇLARI Bu üniteye çal flt n zda; BU ÜN TEYE NEDEN ÇALIfiMALIYIZ? * Büro organizasyonu ve yönetimin iflletme içindeki yerini kavrayacak, * Büro düzenlenmesinde yerleflme biçimi, estetik, renk ve müzi in olumlu ve olumsuz etkilerini kavrayacak, * Bürolarda kullan lacak araç ve gereçleri al rken kullan fll, kaliteli, ekonomik olmas n n olumlu etkilerini kavrayacak, * flletmelerde çal flma flartlar n meydana getirdi i tehlikeleri kavrayacak, * flletmelerde kullan lan makine, tesis ve malzemelerin olumlu ve olumsuz etkilerini kavrayacak, * Bürolar n verimlili ini art rmak için yönetim içi denetimin önemini ve görev alan n kavrayacaks n z. NASIL ÇALIfiMALIYIZ? Bu üniteyi kavrayabilmek için ünite içerisinde yer alan; * Ders notlar n dikkatli okuyun. Okurken, alt çizili kavram ve terimleri defterinize anlayarak yaz n ve üzerinde yorum yap n. * lgili konuyu televizyon programlar ndan da izleyin. Ö rendiklerinizle bütünlefltirmeye çal fl n. Akl n za tak lan sorular olursa, ders notuna veya ders kitab na bak n. * Bölüm aralar na konulan sorular cevaplay n. Cevaplamakta zorluk çekerseniz tekrar ders notuna baflvurun. * Ö rendiklerinizi pekifltirmek ve de erlendirmek amac yla ünite sonlar nda de erlendirme sorular konulmufltur. Bu sorular cevaplamaya çal fl n. Cevaplar n z kitab n sonunda yer alan cevap anahtar ile karfl laflt r n. htiyaç duydu unuzda ilgili konuyu tekrar gözden geçirin. 44

3 ÜN TE V BÜRO ORGAN ZASYONU VE YÖNET M I. Büro Organizasyonu ve Yönetimi Gerek kamu kurulufllar nda, gerekse özel kurulufllarda, ifllerin büyük bir k sm bürolarda yürütülmektedir. Kurulufl, kurum ya da iflletmeler hizmet ve çal flma konusu ne olursa olsun, mutlaka büro hizmetlerini içeren çal flmalar yapar. flletmelerdeki mal veya hizmet üretiminin miktar ve kalitesi büyük ölçüde bürolarda yap lan hizmetlerin etkinli ine ba l d r. Günümüzde bürolar n süratli, ekonomik, etkin, kaliteli ve pratik yöntemlerle iflleri sonuçland rmalar istenmektedir. Bunun sa lanabilmesi için de büro yönetimine iliflkin as l amac n, kural ve tekniklerin personel taraf ndan bilinmesi ve titizlikle uygulanmas g e r e k i r. Özellikle büro yöneticisinin, iflletmenin genel amaçlar, politikas, planlar, birimleri ve görevleri ile ilgili detayl bilgilere sahip olmas gerekir. Gerek kamu, gerekse özel iflletme bürolar nda ifllerin süratli, ekonomik, kaliteli ve verimli bir biçimde yürütülmesi önemlidir. Büro hizmetleri flu bafll klar alt nda s ralan r: 1. Bürolarda ifllerin planlanmas 2. Örgütlerin pozisyon ve fonksiyon flemalar 3. Bürolarda yerleflme ve çal flma koflullar n n gelifltirilmesi 4. Büro araç gereç ve makinelerinin seçimi, kullanma esaslar 5. Bürolarda form kullanma esaslar ve kontrolü 6. Evrak, dosya ve arfliv hizmetlerinin örgütlenmesi ve gelifltirilmesi Büro organizasyonunda flunlara dikkat edilmelidir: - Daire ve bürolar n; a. fiehir ve ilçelerdeki yerleflim plan b. Ayn bina içindeki yerleflim plan - Memurlar n oturma plan - Odalardaki malzemelerin yerleflme durumu Bürolar düzenlenirken nelere dikkat edilmelidir? Araflt r n z. 45

4 Büro veya iflyerinde yap lacak organizasyon önceden tasarlanm fl plan ve baz esaslar do rultusunda yap l r. Bu esaslar; 1. Bürolar n yapt iflin niteli ine, 2. Bürolar n büyüklü ü ve yap s na, 3. Büronun di er bürolarla iliflkisine, 4. Varsa halkla iliflki durumu ve derecesine, 5. Personel say s na, 6. Bürolar aras ndaki ifl ak fl na, 7. Yerleflilecek binan n kat ve odalar n n durumuna göre düzenlenir. Bürolarda yerleflmeler gelifligüzel de il, baz ilkeler do rultusunda yap l rsa verimi büyük ölçüde olumlu etkilemesi beklenmelidir. Örne in; - Birbirleriyle ilgili ve ba lant l çal flanlar yak n masa ya da odalarda oturmal, - Halkla iliflkisi olanlar girifl kat nda veya kap ya yak n bulunmal, - Görüfl ve denetimi kolaylaflt rmak üzere, aç k bürolarda yöneticiler personeli görecek yer ve caml odalarda oturmal, - Herkesin kulland gereçler yak n yerlerde bulunmal, yap lan ifle uygun olmal ve rahat kullan lmal, ifle yaramayan eflyalar büro ve iflyerinden at lmal, - Bürolar n donat m ve iflleyiflinde teknolojik ve di er geliflmeler göz önünde tutulmal, - Kullan lmayan alan oran aza düflürülmeli, - Kazalara karfl ifl güvenli i sa lanmal d r. Bürolarda yerleflme yap l rken yukar da sayd m z etkenlerin d fl nda baflka neler göz önünde bulundurulmal d r? Düflününüz. Büro organizasyonunda yerleflme biçimi, estetik, renk ve müzik kullan m n n çal flanlar olumlu yönde etkileyebilece ini unutmamak gerekir. Renklerin moral ve çal flma verimi üzerindeki etkileri ile ilgili çeflitli araflt rmalar yap lm flt r. Bu araflt rmalar n sonuçlar na göre bürolarda koyu renkler hüzün vermekte, moral bozmakta, aç k renkler ise iç aç c, ferahlat c, yumuflak bir etki yaratmaktad r. Ayr ca, aç k renkler bürolar n ve ifl yerlerinin temiz tutulmas n zorunlu hale getirdi inden tercih edilmelidir. Çal flt n z ve çevrenizde gördü ünüz bürolarda renk seçimi yap l rken nelere dikkat edilmelidir? Araflt r n z. 46

5 Yerlefltirme biçimleri düzenlenirken özellikle aç k bürolarda masalar n yan yana, arka arkaya dizilmesi tek düzelik verir. Bu nedenle büyük salonlarda da n k kümeler halinde yerleflme daha uygun olur. Çal flanlara ve ifl takip edenlere ferahl k verir. Bürolar ister tek kiflilik odalar, isterse birçok kiflinin oturdu u aç k bürolar olsun, kiflilerin günlük yaflant lar n n büyük k sm n içinde geçirdikleri yerlerdir. Bu yerlerin dinlendirici, rahatlat c, göze hofl görünen estetik niteliklere sahip olmas önem tafl r. Bu nedenle büro ve ifl yerlerinde duvar n aç k renkle boyanmas duvar renginin tonunda ya da renkli perdeler tak lmas, masalar n üzerine, pencere önlerine çiçekler konmas, baz raflar n biblolarla, duvarlar n uygun ve iç aç c resimlerle dekore edilmesi, estetik bak mdan üzerinde durulacak hususlardand r. Büro ve ifl yerlerinde dinlendirici bir müzik çal nmas personelin moralini olumlu biçimde etkiler. Bu nedenle özellikle aç k bürolarda yumuflak ve hafif tonda müzik çal nmas önerilebilir. Büro ve ifl yerlerinde, yukar da aç klanan özelliklerin hepsinden önemlisi eflyalar n temiz ve bak ml olmas d r. Örne in, bilgisayarlar n tozdan korunmas gibi. Rahat bir çal flma düzeni sa lanmas, gidifl gelifllerin rahatl kla yap labilmesi için masalar n dört yan nda yeterince bofl alan b rak lmas, yani yerleflimin çok iyi planlanmas gerekir. Büro donat m nda büronun fiziksel koflullar n n yan s ra büroda kullan lacak araç ve gereçleri almaya karar verirken flu sorulara cevap vermek gerekir: a. Bir ifl ya da üretim elle mi yoksa makine ile mi yap l rsa daha kaliteli, ekonomik ve verimli olur? b. Ne tür, hangi model gereç ya da makineler bu ifl için uygun olur? c. Pahal ya da kapasiteli makine ve gereçler mi tercih edilmeli, yoksa daha ucuz ve basit makine ve gereçler mi sat n al nmal d r? Bu sorulara cevap verdikten sonra bürolara al nacak ve kullan lacak gereç ve makine seçiminde flu ilkeler esas al nmal d r: 1. Araç ve gereçler hizmet ya da mal üretimine en uygun, ucuz, sa lam ve kullan fll olmal, 2. Standart, parças bulunan, bak m ve onar m ülkede yap lan modeller seçilmeli, 3. Al nacak makineyi kullanabilecek, bak m ve onar m yapabilecek servis ve teknisyen bulunmal, 4. Gösterifle özenilmemeli, sadelik ve konfor seçim nedeni olmal, 5. Sat n alma yerine gerekti inde kiralanmaya gidilmelidir. Çevrenizde ve çal flt n z ifl yerlerinde bürolara araç-gereç ve malzeme al n rken nelere dikkat ediliyor? Gözlemleyiniz. 47

6 flletmelerde çal flma flartlar n n meydana getirdi i tehlikeler, makine, tesis ve malzemeye yönelik zararlar ortaya ç kabilmektedir. Bürolar n daha verimli olmalar için bu tehlike ve aksakl klar n araflt r lmas ve önlenmesi gerekir. Büro ortam ndaki tehlike ve aksakl klar önlemek için yap lan teknik ve sistemli çal flmalara ifl güvenli i denir. Tan mda da görüldü ü gibi iflyerlerindeki teknik düzenin yaratt tehlikelerden korunmak için araflt rmaya yönelik çal flmalar n metodlu yap lmas gerekir.bu metotlar, sadece çal flanlar n ifl kazalar na karfl korunmalar n de il, kaza ortam n n ortadan kald r lmas na iliflkin çal flmalar da kapsar. Bürolarda ifl güvenli inin sa lanabilmesi için ne gibi çal flmalar yap lmaktad r? Araflt r n z. Çal flanlara yönelik ifl güvenli i ile yak ndan ilgili bulunan üç unsur vard r. Bunlar; 1. fl güvenli i: flin devaml olmas (kaybedilmemesi) ve çal flana zararl olmamas, 2. flletme güvenli i: flletmenin çal flma flartlar na uygun bir flekilde düzenlenmifl, yap lan ifle göre gerekli güvenlik tedbirlerinin al nm fl olmas, 3. Üretim güvenli i: flyerlerinde üretilen mal n sat fl n devaml olmas, çal flana ve topluma zarar gelmeyecek flekilde korunmas durumudur. flletme güvenli ini sa layacak etkenler nelerdir? Tart fl n z. Bürolarda iyi bir ifl güvenli inin sa lanabilmesi için flu noktalara dikkat edilmelidir : 1. Tehlikeli durum ve davran fllara girilmemelidir. 2. Çal flma s ras nda do ru yöntemler kullan lmal d r. 3. Otomasyona gidilmelidir. 4. Kiflisel koruyucular kullan lmal d r. Otomasyon : Üretimin otomatik makinelerle yap lmas d r. Genel olarak iflyerlerinde üreyebilen mikroplar, kimyasal madde, radyasyon, bas nç ve nem gibi etkenler ifl güvenli i tehdit eden unsurlard r. flyerlerinde yukar da sayd m z tehlikelerin d fl nda ne gibi baflka tehlikeler vard r? Araflt r n z. 48

7 D e n e t i m, yönetim faaliyetlerinin kabul edilen plana, verilen emirlere, konulan ilkelere uygun olarak etken bir flekilde yap l p yap lmad n n kontrol edilmesidir. Denetim için ilk flart kabul edilmifl bir plan n bulunmas ve emirlerin verilmifl olmas d r. Verilen emirler ve konulan ilkeler uygun ve etkin bir yönetim faaliyeti için gereklidir. Denetimin bir di er flart, bu faaliyetleri ele alacak yani denetleyecek bir kimsenin ve organ n varl d r. darî teflkilat n, idari denetim yoluyla denetlenmesi, hiyerarflik denetim ve idari teftifl fleklinde kendini gösterir. Hiyerarflik denetimde bürolardaki hizmetin yürütülmesi için idarenin kulland çeflitli araç ve elemanlar aras nda en önemli yeri çal flanlar al r. Hiyerarfli, bir iflletmede çal flanlar n bölüm yöneticilerine ba lan fl ve bunlar n da kendi aralar nda s n fland r l fl d r. Hiyerarflik denetimde yönetici, hiyerarflik kademe atlamak suretiyle denetim yapamaz, ancak bir alt kademesinde çal flanlar denetleyebilir. Yöneticiler hiyerarflik denetimde kimleri, nas l denetlenmektedir? Tart fl n z. Yönetici, denetimi sonunda ast n n yapt ifllemi kabul edebilir, yürürlü ünü geciktirebilir, iptal edebilir veya de ifltirebilir. Ancak yönetici, asl n n yerine geçerek onun bir ifllemini iptal edip baflka bir ifllem yapamaz. Bununla beraber üst, ast na ifllemin ne flekilde yap laca konusunda emir ve direktif verebilir. dari teftifl, her kademedeki çal flan n, en üst kademedeki yürütmeye yetkili kifliler veya organlar ad na denetlenmesidir. dari teftifl ile hiyerarflik denetim aras nda bir benzerlik oldu u düflünülse bile esas nda farkl l klar vard r. Hiyerarflik denetim, çal flan n ifl baflar s durumuna yöneliktir. dari teftiflte ise genel kanun ve kurallara uyulmad na bak l r. 49

8 dari teftifl, müfettifller taraf ndan yap l r ve yürütme yetkileri yoktur. Halbuki hiyerarflik denetimi yapan yöneticilerin yürütme yetkileri vard r. dari teftifl ile hiyerarflik denetim aras ndaki farklar nelerdir? Tart fl n z. 50

9 ÖZET Kurulufl, kurum ya da iflletmelerin hizmet ve çal flma konusu ne olursa olsun, mutlaka büro hizmetlerini içeren çal flmalar yap l r. flletmelerdeki mal veya hizmet üretiminin miktar ve kalitesi büyük ölçüde bürolarda yap lan hizmetlerin etkinli ine ba l d r. Gerek kamu gerekse özel iflletme bürolar nda ifllerin süratli, ekonomik, kaliteli ve verimli bir biçimde yürütülmesi önemlidir. Büro veya iflyerinde yap lacak org a n i z a s y o n önceden tasarlanm fl plan ve baz esaslar do rultusunda yap l r. Bu esaslar; bürolar n yapt iflin niteli ine, bürolar n büyüklü ü ve yap s na, büronun di er bürolarla iliflkisine, varsa halkla iliflki durumu ve derecesine, personel say s na, bürolar aras ndaki ifl ak fl na, yerleflilecek binan n kat ve odalar n n durumuna göre düzenlenir. DE ERLEND RME ÇALIfiMALARI 1. Büro hizmetleri verilirken araç, gereç ve makinelerin seçimi ne gibi önem tafl maktad r? Tart fl n z. 2. Bürolar n donat m ve iflleyiflinde teknolojik ve di er geliflmeler ne kadar önemlidir? 3. Bürolarda oluflabilecek tehlikelere karfl ne gibi önlemler al nmal d r? Araflt r n z. 4. Üretim güvenli i nedir? 5. Bürolarda idari denetimi kimler yapar? 51

10 TEST V 1. Afla dakilerden hangisi bürolara al nacak araç-gereç ve makine seçiminde göz önüne al nmaz? a. Konforlu ve gösteriflli olmas b. Bak m ve onar m n kolay olmas c. Kullan fll olmas d. Ucuz ve sa lam olmas 2. dari teftifl kim taraf ndan yap l r? a. Müdür b. Müfettifl c. Genel Müdür d. Hukuk dan flman 3. Bürolarda iyi bir ifl güvenli inin sa lanabilmesinde afla daki düzenlemelerinden hangisi etkili olmaz? a. Kiflisel koruyucu kullan lmas b. Çal flanlara tehlikeli durum ve davran fllar hakk nda e itim verilmesi c. fl yerine yap lan ziyaretlerin k s tlanmas d. Makine ve teçhizat bak m 4. Afla dakilerden hangisi büro verimini art ran bir unsurdur? a. Tüm büro çal flanlar n n kulland gereçlerin kolay ulaflabilecek yerde bulunmas b. Amirlerin ayr odalarda bulunmas c. Halkla iliflkisi olan personelin en üst katta hizmet vermesi d. Kullan lmayan alan oran n n fazla olmas 52