İş-İslem basamakları

Transkript

1 İslemi Yapan İslem Sorumlusu/ Kontrol Eden İşlemi Onaylayan /İmzalayan İs Ortalama Sresi İş Risk Dzeyi İş Risk Dzeyi KÜLTÜR ve SPOR ŞUBE HİZMET STANDARTLARI TABLOSU Üniversite birimleri (Rektörlk) İş İs Adı İs Tanimi Hukuksal Dayanak İstemci işlem sırası İş-İslem basamakları Gerekli Belgeler Engelli Öğrenci i uygun olarak; Engelli Öğrenci inin İdari İş ve İşlemleri 78 sayılı kanun maddesi Engelli Öğrenci Engelli öğrenci birimi temsilcileri tespit yazılarının yazılması Engelli öğrenci birimi temsilcilerinin toplantı yazışmaları Engelli Öğrenci i Faaliyetlerinin raporlanması Engelli Öğrenci i ile ilgili taleplerin ilgili birimlere bildirilmesi Raporu Engelli Öğrenci Tesbit Formu Mdr Yıllık yapılan etkinliklerin tr ve sayılarının kulpler ve birimler bazında raporlanması Raporlama İşlemleri uygun olarak; ve Mdrlklerinde yrtlen iş ve işlemlerin raporlamalarının yapılması Kulp Tanıtım Kitapçığında kullanılmak zere kulp yönetimi ve kup çalışmalarının ayrıntılı olarak raporlanması Üniversitemiz bnyesinde halk oyunları, keman, ney, tekvando, boks, halk mziği v.b. Kurslara katılan öğrenci sayılarının raporlanması Otobs tahsislerinin raporlanması tesislerinin kullanım raporları Dzenlenen etkinliklere ilişkin katılımcı sayıları, asılan afiş sayılarının raporlananması Mdr Rektör Yrd. 7 Üniversitemizi temsilen katıldığımız yarışmaların ve spor turnuvalarının sonuç raporları Fuarlarla İlgili İşlemler uygun olarak; Üniversitemizin Tanıtımı amacıyla katılım sağlanan Fuarlarla ilgili İş ve İşlemler 7 Sayılı Sosyal Katılım sağlanacak fuarların olurların alınması Fuara gönderilecek malzemelerin hazırlanması Fuarlarla ilgili araç görevlendirmelerinin yapılması Fuara katılacak kişilerin konaklama yerlerinin ayarlanması Mdr Rektör Yrd. 7

2 Fuarlarla İlgili İşlemler uygun olarak; Üniversitemizin Tanıtımı amacıyla katılım sağlanan Fuarlarla ilgili İş ve İşlemler Sosyal Fuarlarla ilgili görsel tanıtım metaryellerinin hazırlanması Rektör Yrd. 7 Stand İşlemleri Uygun olarak; Üniversite bnyesinde açılacak Standlarla İlgili İş ve İşlemler 7 sayılı YÖK Kanunu, 8 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu, Trk Ceza Kanunu, 077 sayılı Tketicinin Korunması Hakkındaki Kanun Öğrenci Kulpleri, Firmalar, Kurumlar Stant açma talep formu ile mracaatların alınması Açılması uygun görlen stantarla ilgili olurların alınması Olurun stand açılacak birime ve gvenliğe bildirilmesi Stant cretinin yatırıldığına dair dekontun alınması Stand için uygun yer gösterilmesi Mdr Rektör Yrd. 0 Öğrenciye kulp kurmaya ilişkin ön bilgilendirme yapılması ve Kulp Kurulması uygun olarak; Kulp ve Topluluk kurulma işlemleri 7 sayılı yök kanunu nun 880 sayılı kanunla değişik. ve 7. maddeleri Ö ğ r e n c i mız internet sitesinde bulunan form ve tzk örnekleri ile kulp başvurusu alınır Başvurunun resmi kanalla gelişinin ardından kulp geçici yönetim kurulu yelerinin sicillerin araştırılması Disiplin Cezası alan yok ise tzğn yönergeye göre incelenmesi ve amaçlarının diğer kulplerle karşılaştırılması Başvuru ile ilgili rapor hazılanarak Md. ve Bşk. Kulp hakkında bilgilendirilmesi Kurulması uygun görlrse Rektörlk makamının onayına sunulur Kulp Danışmanına ve Kulp Başkanına kulbn 7 kurulduğuna dair bilgi yazısı yazılır Yeni kurulan kulbn içinde genel kurul 8 yapıp yapmadığının takip edilmesi Kulubn yeni yönetiminin iletişim bilgilerinin 9 alınması Form ve tzk Rapor Rektörlk oluru Bşk. İmzası ile TEKELİOĞLU Yılmaz KAVLAK Mdr KADI/ Rektör 0 Kulbn Web Sayfasının dzenlenmesi Kulbn dönem içinde gerçekleştireceği etkinliklere ilişkin faaliyet raporunun alınması Faaliyet Raporunun değerlendirilerek gerçekleştirlecek etkinliklerin Rektör Yardımcısının onayına sunulması

3 Kulbn yapacağı etkinlik ile ilgili kulple ön görşme yapılması Md. ve Bşk. Kulbn yapacağı etkinlik hakkında bilgilendirilmesi ve Kulp Etkinlik Prosedr 7 Sayılı uygun olarak; Kulp ile etkinliklerinin Mediko Sosyal gerçekleştirilmesi için gerekli olan İşleri prosedrlerin yerine si getirilmesinin sağlanması Ö ğ r e n c i K u l b nın web Etkinlik sayfasında bulunan İlgili formların doldurularak Prosedr ve kulp başkanı ve danışmanın imzası ile Evrak Kayıt ekleri Brosuna teslim edilmesi Rektörlk Yapılacak etkinlik ile ilgili rektörlk oluru alınması makamı oluru Afiş Davetiye,Broşr vs. taleplerinin alınması Dilekçe Afiş Davetiye vs. tasarımı için grafik tasarımcıyla 7 Afişlerin imzalatılması ve asılması 8 Programın duyurusunun yapılması 9 Program tiyatro ise textlerin Edebiyat Fakltesine inceletilmesi 0 Dekor, kostm vb. ihtiyaçların karşılanması Konser vb. etkinlik ise ses sistemi ile ilgili görşmelerin yapılması Edebiyat Fakltesine Rektör Yrd. Yazılı talep ve malzeme alım onayı Sözleşme Hediye hazırlanması Tutanak Dışardan gelen bir konuk varsa yolluk, yevmiye ile ilgili işlemler için mali şubenin bilgilendirilmesi ve gelen konuğa evrağın doldurtulması Yolluk Bildirimi TEKELİOĞLU Yılmaz KAVLAK Mdr KADI/ Rektör Konaklama için rezervasyon yapılması Sözl Öğle yemeği varsa organize edilmesi Sözl Sunucu ve sunum metninin hazırlanması Protokol katılımı varsa oturma dzenin 7 sağlanması 8 Program söyleşi şeklinde olacaksa mikrofon ayarlanması ve Kulp teknik gezi işlemleri uygun olarak;kulplerin teknik gezi ile ilgili işlemlerinin yrtlmesi 7 Sayılı ile Mediko Sosyal İşleri si Ö ğ r e n c i K u l b 9 Hediye taktiminin takip edilmesi Kulplerin Teknik gezi afişlerinin asılabilmesi için kulp danışmanı ve kulp başkanının imzası ile Gezi afişinin asılması için daire başk.rektör yrd.onaya sunulur Geziye kendi isteğiyle katıldığına dair dilekçe TEKELİOĞLU Yılmaz KAVLAK Mdr KADI/ 0

4 ve Kulp teknik gezi işlemleri uygun olarak;kulplerin teknik gezi ile ilgili işlemlerinin yrtlmesi 7 Sayılı ile Mediko Sosyal İşleri si Ö ğ r e n c i K u l b Afişin asılması uygun görlrse asımına izin verilir Dzenlenecek teknik gezi için uygun görlrse kumanya temin edilir Kulp gezisinden sonra sonuç raporu alınır Akademik yıl başından itibaren kulplerin hafta içinde genel kurullarının yapılıp yapılmadığının takip edilmesi Geziye kendi isteğiyle katıldığına dair dilekçe TEKELİOĞLU Yılmaz KAVLAK Mdr KADI/ 0 ve Kulp Genel İşlemleri uygun olarak;kulplerin işleyişlerine ilişkin iş ve işlemler 7 Sayılı ile Mediko Sosyal İşleri si Ö ğ r e n c i Genel Kurullarını yapan kulplerin Akademik yıl faaliyet planlarının alınması Planların incelenerek uygun görlen veya görlmeyenlerin kulp yönetimine bildirilmesi Planlar kapsamında gerekli olan btçe planlamasının yapılarak mali şube ye bildirilmesi Yıl sonunda alınan defter ve hesaplarının incelenerek Yıl içinde yapılacak yeni yönetime faaliyetlere teslim ilişkin edilmesi yrtlmesi gereken prosedrle ilgili bilgilendirme toplantılarının yapılması Faaliyet raporları,genel kurul toplantı tutanakları,malz eme talep dilekçeleri TEKELiOĞLU Yılmaz KAVLAK Mdr KADI/ 0 ve Etkinlik duyuruları uygun olarak; Kulplerimiz tarafından niversitemizde gerçekleştirilecek etkinliklerin mail, web sayfası yoluyla duyurulması 7 Sayılı ile Mediko Sosyal İşleri si 7 Faaliyetlere ilişkin ayrıntılı görşmelerin yapılması Yıl sonunda defterlerin incelenmek zere teslim 8 alınması Oluru alınan faaliyetle ilgili duyuru metninin hazırlanması Hazırlanan metnin şube mdr,daire bşk. ve rektöre onaylatılması Metnin SKS nin web sayfasında yayınlanması Rektörlk Makamının onayından çıkan duyuru metninin Bilgi İşlem Dire Başk. na tebliği ve duyurunun yapılmasının sağlanması Program sonrası etkinlik görsellerinin SKS web sayfasında yayınlanması Duyuru Metni Mdr KADI/ Rektör Etkinlik dzenleyecek birim, kulp yazılı olarak Afiş, Davetiye, Broşr ve Tasarım Talebinde bulunur. Etkinliğin gerçekleştirilmesi Rektörlk Makamı tarafından uygun görldğ takdirde tasarım çalışmalarına başlanır. Dilekçe Tasarım Şb. Md. Ve na Onaylatılır. Tasarım afiş 7 sayılı YÖK Kanunu,

5 Davetiye ise Rektörlk Makamının onayı alınır. Davetiye ve Afiş, Broşr, Davetiye Tasarımı ve Tasarım İşleri Etkinlik,Panel,Konfer ans vb. Durumlarda Yazılı ve Görsel Tanıtım,Anlatım 7 sayılı YÖK Kanunu, 8 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu, Trk Ceza Kanunu, 077 sayılı Tketicinin Korunması Hakkındaki Kanun Kulpler ve ler Onayı alınan tasarım basımı için sözleşmeli matbaaya gönderilir. Basımı yapılarak alınan görseller dağıtım için Basın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlğne teslim edilir. Talep yapan birim ise birime, kulp ise kulbe teslim edilir. Sertifika veya teşekkr belgelerinde ıslak imza kullanılır. Plaket hazırlanacaksa plaket metni şb.md. Ve daire başkanının onayına sunulur. Sayın Rektörmz adına hazırlanan plaketler Konferans Salonunda birimimiz personelleri tarafından takdim edilir. Kulp broşr ve kitapçıkları için Öğrenci kulpleri birimi ile işbirliği halinde çalışmalar yrtlr. imiz yıllık faaliyet planları tasarım halinde yıl sonunda hazırlanarak baskıya verilir. Tutanak Tutanak Kulplerin Faaliyet Raporları Faaliyet Raporu Zbeyde TURHAL Mdr KADI/ Rektör Kulp ve birim etkinliklerinde; 7 Sayılı Sosyal Kulpler/ ler Yıllık Faaliyet Planları SKS web sayfasında yayımlanır. Yapılan tm tasarım çalışmaları aylık olarak dijital ortamda muhafaza edilir. İstenilen salon için talep formu doldurulması, kulp başkanının (kulpler için ) ve danışman hocasının imzasından oluşan dilekçenin alınması, Etkinliğin yapılabilmesi için salonun uygunluğu için görş alımı, TEKELİOĞLU Yılmaz KAVLAK Mdr Konferans Salonunun Tahsisi Salonun tahsisi ile ilgili yazışmalar; 7 Sayılı Sosyal Yapılacak olan etkinliğin rektörlk olurunun alınması, Mdr

6 Konferans Salonunun Tahsisi Salonun tahsisi ile ilgili yazışmalar; Digital ekranda (web) Kulpler haricindeki salon programlarında 7 Sayılı Sosyal 7 Sayılı Sosyal 7 Sayılı Sosyal Kulp veya birime etkinliğin uygun görldğnn bildirilmesi, Yapılacak etkinliğin etkinlik takvimine işlenmesi, Etkinliğin YÖKSİS bilgi sistemine girilmesi, Üniversitemiz WEB sayfasında duyurusunun yapılması, Konferans salonlarında dzenlenen etkinliklerin sahne dzeni ve oturma dzeni açısından ayarlanması, Yapılacak olan ön sunumun gözden geçirilmesi, Etkinliğin gerçekleştirilmesi srecindeki işlemlerin takibi, Belirli ve haftalarla ilgili iş ve işlemlerin takibi, Mdr Mdr Mdr 7 Eğitim Öğretim yılı başında Trkiye Üniversite ları Federasyonu ile katılacağız ve dzenleyeceğimiz branşlarla ilgili olarak gerekli yazışmaları yapmak Üniversitelerara sı Msabakalarına Katılımı Sağlamak Msabaka aşamasında; 7 Sayılı Sosyal Takımlar Üniversite takımlarımızı çalıştırmak zere Faklte/Yksekokullarımızda görev yapan öğretim Antrenörlk elemanlarımızdan veya dışarıdan branşları uygun Belgesi olanları antröner olarak Rektörlk onayı ile görevlendirmek ve ilgili kişilere bildirmek. Rektörlk Onayı ile görevlendirilen antrenörlerin Puantaj Cetveli puantaj ve iş takiplerini yapmak Katılacak takımlarımızın oluşturulması için gerekli duyuruları yapmak, çalışmaları için gerekli malzeme ve saha desteğini vermek Muharrem GACAR Zbeyde TURHAL Mdr ay Üniversite ları Federasyonunun belirlediği yarışma takvimine göre msabakalara katılım için gerekli olan malzemeleri temin etmek, Rektörlk onayı, araç tahsisi ve izin yazılarını yazmak, konaklamaları için otel rezervasyonları yapmak. Msabaka sonrası antrenörden sonuç raporunu almak.

7 Üniversite ları Federasyon ile gerekli yazışmaları yapmak. Üniversite ları Federasyonunu n dzenlediği spor msabakalarınd an Üniversitemizin bulunduğu İle uygun, Federasyonun uygun gördğ branşlarda msabakalar dzenlemek. Evsahipliğimizde yapılan msabakalar için; 7 Sayılı Sosyal Üniversit eler Üniversitelere dzenleyeceğimiz msabaka için davet yazısı yazmak, katılacak niversitelere, beslenme ve konaklamalarına yardımcı olmak amacı ile otel, restoran isimlerini ve iletişim adreslerini önceden bildirmek. Teknik toplantı için fiziki mekan ve ikram için hazırlık yapmak Üniversite ları Federasyon ndan gelecek olan temsilciye fikstr hazırlığı ve diğer ihtiyacı olan konularda yardımcı olmak. Dzenlenecek turnuva için afiş, broşr ve davetiyelerin hazırlanarak ilgili yerlere asmak, duyurusunu yapmak. Gvenlik, sağlık ekibi ve bilgilendirme amacı ile Valilik, Gençlik İl Mdrlğ ve Emniyet Mdrlğ ile gerekli yazışmaları yapmak. Uğur KARAKAŞ Teknisyen Mdr 7 Turnuva sonunda gelen Federasyon na ve katılan Üniversitelere sonuçları bildirmek. Üniversitemiz Şenliklerinde gerçekleştirilen tif faaliyetleri organize etmek. 7 Sayılı Sosyal Şenlikleri sresince Rektörlk onayı ile Beden Eğitimi ve Yksekokulunda görevli bir öğretim elemanını Koordinatör olarak görevlendirmek. Faklte ve Yksekokullar ile katılacakları spor branşlarını ve spor birim temsilcilerini bildirilmesi ile ilgili yazışmalar yapmak., Mdr, Koordinatör ve Temsilcileri ile spor şenliklerinde dzenlenecek msabakalarla ilgili toplantı yapmak Şenlikleri Fikstrn ve afişlerini hazırlamak, web sayfasında gerekli duyuruları yapmak. Msabakalar için Hakem görevlendirilmesi, gvenlik, sağlık ekibi, araç tahsisi ve bilgilendirme amacı ile ilgili kurumlar ve birimlerimiz ile gerekli yazışmaları yapmak. Msabakaların belirlenen tarihlerde yapılmasını sağlamak ve takip etmek. Muharrem GACAR Mdr

8 7 Şenlikleri sonunda dereceye giren takımlara ödllerini vermek ve kupa töreni hazırlamak. Halk Oyunları Eğitim- öğretim yılı başlangıcında; Faaliyet gösterecek ekiplerin toplanması; Malzeme Taleplerinde; Faaliyet alanı tahsisinde; 89 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 7 Sayılı Sosyal 7 Sayılı Sosyal 7 Sayılı Sosyal Eğitmen Öğrenci Ekipler Ekipler Eğitmenler alımında uygunluğu belirlendikten sonra belgeleri temin edilir. Belgelerinin temininden sonra rektörlk onaylarının alınması, Onay alındığı takdirde 89 sayılı Bakanlar Kurulu kararı esas alınarak sözleşme yapılması, Çalıştırılacak eğitmenlerin yıllık çalışma takvimlerinin alınması Antrenör/ usta öğretici belgesi Resim Nfus Czdan fotokopisi Çalışma Takvimi Ücret ödemelerinin yapılabilmesi için puantaj Banka IBAN doldurmalarının sağlanımı, no Afiş ve duyuruların hazırlanması, Afiş Tanışma toplantı tarihinin belirlenmesi ve Salon Talep gerçekleştirilmesi, Formu Kurulan ekiplere göre eğitmenlerin belirlenip eşleştirilmesi Talepte bulunan topluluk ya da eğiticisinden talep edilecek malzemenin teknik özellikleri ile birlikte talep dilekçesi Dilekçe Talebin st yazı ekinde Şb.Md.ve nın Onayına sunulması Alınacak malzeme yada hizmetin teknik özelliklerinin çıkarılması, Uygunluğundan sonra mali işler takibi devamı, Teknik Özellikler Mali işlerde alımı yapıldıktan sonra rnn kontrollerinin yapılarak tutanakla teslim edilmesi Tutanak Faaliyet alanının belirlenerek Şb.Md.ve Başkanına sunulması Ekiplerin Çalışma Saatlerini belirlemek için taleplerinin alınması Ekiplerin imkanlar ölçsnde uygun saatlendirme yapılarak salondan tm ekiplerin eşit şekilde yararlandırılması O tarihte yapılacak etkinlik / çalışma için, gerekli görldğnde personel görevlendirme, Etkinliği ve faaliyeti duyurma / SMS ile bilgilendirme, Mehmet ATICI Zbeyde TURHAL Mdr 0 7

9 Arşiv Arşivi lerinin elinde bulunan arşiv malzemesi ile ilerde arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, Mayıs herhangi bir 988 tarih ve sebepten dolayı 98 sayılı bunların kayba Resmi uğramamasını, Gazete de gerekli şartlar yayımlanan altında Devlet Arşiv korunmalarının Hizmetleri temini ve milli Hakkındaki menfaatlere n uygun olarak inci Devletin gerçek ve maddesi tzel kişilerin, ilmin hizmetinde değerlendirilmeler ini, muhafazasına lzum görlmeyen malzemenin ayıklama ve imhası işlemleri le ilgili olanlar 0 arşivine alınan evrakın ayrımı 0 Uygunluk kontrol Dosya Muhteviyatı Dökm Formu Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu Saklanmasına Lzum Görlmeyen Belgelere İlişkin İmha Formu 0 Evrakın birim arşivine teslimi İmha Tutanağı a Dosyalama b i c İşlem yılı d Aidiyet içersindeki tarih 0 Saklama sresi 0 arşivinde ayıklama ve imha işi yapılamaz, ancak Taşra Teşkilatında ayıklama ve imha işleri bu yönetmeliğin 0. maddesi çerçevesinde yapılır.(bu işlem birim tarafından oluşturulan komisyon tarafından yapılmaktadır) 0 Komisyon tarafından imha tutanağının tutulması 07 arşivinden kurum arşivine devri Zbeyde TURHAL Mdr ve Üniversite Takımlarının katılacağı msabakalarda ve Kulplerin talepleri doğrultusunda oluşan avans ve yolluk işlemleri ile ilgili ön muhasebe Avans ve Yolluk Bildirimi sayılı Harcirah Kanunu Etkinliğe veya musabakaya katılım oluru doğrultusunda mutemet evrakı hazırlanması Harcama talimatının hazırlanıp imzalatılması Ödeme emrinin kesildikten sonra ödeme birimine gönderilmesi Başkanın İmzası ile Başkanın İmzası ile Muhesebe İşlem Fişi Mdr Hilmi ACAR 0 Gn

10 ve Üniversite Takımlarının katılacağı msabakalarda ve Kulplerin talepleri doğrultusunda oluşan avans ve yolluk işlemleri ile ilgili ön muhasebe Avans ve Yolluk Bildirimi sayılı Harcirah Kanunu Etkinlik ve msabaka dönş yolluk bildirimi yapmak Ödeme Emri Belgesi Mdr Hilmi ACAR 0 Gn ve Kariyer Geliştirme Ofisi 7 Sayılı Sosyal Dzenlenecek Etkinlik ve Çağırılacak Misafirler için olur almak Etkinlik Afişlerinin ve duyuruların takibi Salon tahsisinin yapılması Etkinliğe katılacak misafirlere takdim edilecek hediye ve çiçekleri hazırlamak Etkinliğin sorunsuz bir şekilde tamamlanmasını sağlamak Zbeyde TURHAL Mdr Mal ve Hizmet alımları için taleplerin hazırlanması ve HYS Sistemi İş ve İşlemleri Mal ve Hizmet alımı öncesi talep işlemleri HYS sistemi zerinde isteklerinin yapılması ve arşivlenmesi Alınan hizmet yada malzemenin muayene kabul komisyon tutanaklarının takibi ve arşivlenmesi Mdr