YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ YÜKSEK LİSANS DERSİ

Transkript

1 T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ ENFORMATİK ANA BİLİM DALI YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ YÜKSEK LİSANS DERSİ NURAY AKMAN DOÇ.DR. ZUHAL TANRIKULU İSTANBUL,2010

2 İçindekiler İçindekiler... 2 GİRİŞ BİLİŞİM SİSTEMLERİ TANIMI BİLİŞİM SİSTEMLERİ GELİŞİM SÜRECİ BİLİŞİM SİSTEMLERİNİN TEMEL BİLEŞENLERİ ORGANİZASYON YÖNETİM TEKNOLOJİ BİLİŞİM SİSTEMLERİNİN AMAÇLARI BİLİŞİM SİSTEMLERI TÜRLERİ İşlemsel seviye sistemleri Bilgi seviye sistemleri: Yönetim seviye sistemleri: Stratejik seviyedeki sistemler BİLİŞİM SİSTEMLERİNİN GETİRDİĞİ AVANTAJLAR VE DEZAVANTAJLAR TEMEL BİLİŞİM SİSTEMLERİ YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİNİN GELİŞİMİ YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMİ VE ÖZELLİKLERİ YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMİNİN FAYDALARI KAYNAKLAR:

3 GİRİŞ Bilgi çağı olarak adlandırılan günümüzde, bilgi hem bireyler hem de organizasyonlar için hayati önem kazanmıştır. Doğru kararlar ve uygun faaliyetlerle başarıyı yakalayan isletmelerde, yöneticilerin karar alma surecine destek sağlayan bilgi; aynı zamanda doğru planlama yapılmasını mümkün kılarak, artan rekabet ortamında isletmeye büyük bir rekabet üstünlüğü kazandırır.[6] Günümüzde, gelişen teknoloji, küreselleşme ve değişen rekabet koşulları organizasyonları her alanda olduğu gibi organizasyon el ve yönetimsel süreçlerde de bilişim sistemlerini etkin bir şekilde kullanmaya zorlamaktadır. Faaliyetlerinde bilişim sistemleri faktörünü göz ardı eden organizasyonların devamlılıklarını koruyamayacakları herkes tarafından kabul edilen bir gerçektir. [4] Bilişim sistemleriyle genel olarak, sistem verimliliğinin artırılması, müşterilere daha kaliteli mal ve hizmet sunulması, maliyetlerin minimuma indirilmesi, bilgi kaynaklı yeni ürünlerin geliştirilmesi ve rekabet gücünün artırılması gibi avantajların elde edilmesi mümkündür. Ayrıca, işletmelerin rekabet avantajı elde edebilmeleri için, tüm yönetim süreçlerinde bilişim teknolojilerini kullanmaları kaçınılmaz hale gelmiştir. Yönetim fonksiyonlarında etkinliğin sağlanabilmesi, temelde doğru bilginin elde edilmesine ve kullanılmasına bağlıdır. Günümüzde, etkin bir bilgi sağlamayı ve bu bilgileri uygulamayı kolaylaştıran her türlü araç ve yöntemlerin (bilişim sistemlerinin) yönetim faaliyetlerinde kullanılması, gereklilik olmaktan çıkmış zorunluluk haline gelmiştir. Bilişim sistemleri, yönetim sürecinde kullanılmakla etkinliği artırdığı gibi, bütünüyle yönetim faaliyetlerinde köklü değişiklikler getirmektedir. [5] Başka bir deyişle, bilgi sistemleri belirli hedefleri karşılamak üzere, verileri karar vericiler için anlamlı bilgilere çeviren insan gücü, programlar ve yönetsel süreçlerden oluşan bir dizidir [7]. 3

4 1.BİLİŞİM SİSTEMLERİ TANIMI Bilişim sistemi, teknik olarak organizasyonlardaki karar verme desteğine kadar bilgiyi düzenlemek, saklamak, işlemek, toplamak olan birbiriyle ilgili parçaların kümesi olarak tanımlanabilir. Ayrıca karar verme desteği koordinasyon ve kontrol sağlayan bilişim sistemleri, bununla birlikte yöneticilerin ve çalışanların, problem çözümüne, karmaşık konuları tasavvur etmelerine ve yeni ürünler oluşturmalarına yardım edebilir. Kullanıcılar için anlamlı ve faydalı biçime sokulmuş veri bilişim olarak adlandırılır. Bilişim sistemlerinde üç aktivite bilgiyi üretmek için gereklidir. Bu aktiviteler: girdi, işlem ve çıktıdır. Girdi, organizasyonun içinden veya dış çevresinden, ham bilgileri (veriyi) toplamaktır. İşlem, bu ham veriyi daha anlamlı biçime çevirir. Çıktı, işlenmiş bilgiyi (enformasyon), insanlara veya kullanılacak olan aktivitelere aktarır. Tüm bilgi sistemlerinin işlemleri için insana gereksinim duyulmaktadır. Bu insan kaynakları sistemin son kullanıcıları olduğu gibi bilgi sistemi uzmanları da olmaktadır. Son kullanıcılar, bilişim sistemini ya da ortaya çıkardığı bilgiyi kullanan insanlardır. Bunlara örnek olarak mühendis, müdür ya da muhasebeci verilebilir. Veri kavramı, bilişim sistemlerinin ham malzemesi olmaktan daha fazla anlam taşımaktadır. Veri kavramı örgütle ilgili değerli bilgilerden oluştuğu gibi yöneticiler ve bilgi sistemi uzmanları tarafından daha kapsamlı ele alınmaktadır. Bu nedenle, veri işletme içindeki tüm kullanıcıların yararlanmasını sağlamak amacıyla etkili bir şekilde idare edilmelidir. Bilgi sistemlerinde veri genellikle işlenmiş ve organize edilmiş şekilde veritabanlarında bulunmaktadır. Bilişim sistemleri işletmelere yeni şekiller kazandırmıştır. Müşteri hizmetleri, operasyon, dağıtım, ürün ve pazar stratejileri büyük oranda, zaman zaman tamamıyla bilişim sistemlerine bağlıdır. Enformasyon teknolojileri ve uzantıları işletmelerin günlük hayatlarının bir parçası durumuna gelmiştir. İşletmelerin uygulamalarında enformasyon teknolojilerini kullanmalarının üç Önemli sebebi vardır. İş süreçlerini ve operasyonu desteklemesi bu faktörlerin ilkidir. Yöneticilerin ve diğer çalışanların karar alma sürecini desteklemesi ikinci önemli unsurdur. Enformasyon teknolojilerinin üstlendiği 4

5 üçüncü rol ise rekabet avantajı sağlamak üzere stratejilerin belirlenmesinde destek sağlamasıdır. Bilişim sistemi, bünyesinde işletme ve işletmenin çevresi hakkında enformasyon barındıran yapılardır. Girdi, işlem ve çıktı olmak üzere üç temel aktiviteye sahip olmalıdır. Geri besleme ise, çıktının işletmedeki uygun insan ve faaliyetlere dönerek girdi ayarı ve düzenlemesi yapılmasını sağlar30. Sistemin yapısına göre bazı durumlarda girdi ve işlem birimleri arasında kontrol ve düzeltme ünitesi bulunabilir. Müşteriler, tedarikçiler, rakip firmalar, devlet gibi düzenleyici unsurlar, hissedarlar işletme ve işletmenin bilişim sistemi üzerinde etkilidir. Biçimsel sistemlerde, önceden tanımlanmış kurallar çerçevesinde veri işlemleri belirlenmiştir. Verinin toplanması, depolanması, işlenmesi, dağıtılması ve kullanılması bu kural ve yöntemler dâhilinde gerçekleşir. Bilişim Sistemi Fonksiyonları 5

6 1.1.BİLİŞİM SİSTEMLERİ GELİŞİM SÜRECİ Geçmişi insanlığın doğusuna dayanan bilgi sistemi bu geçmişine rağmen yakın zamana kadar sınırlı ölçüde uygulanmıştır. Bilgi sistemleri ilk zamanlar muhasebe işlemlerinde örgütsel faaliyet olarak uygulanmıştır. İlerleyen zamanlarda raporlama halini alarak, örgütlerin geçmişteki bütün faaliyetlerini belirtme görevini üstlenmiştir. Bu durum bilgi işlem sistemlerindeki değişime ve karar verme tekniklerindeki gelişimine kadar sürmüştür. Bilgi işlem sistemlerindeki değişme ve karar verme tekniklerinin gelişimi bilgi sistemlerinin kullanımında yeni bir dönem açmıştır. Bilgi sistemlerindeki gelişmeler isletmelere, çalışma surelerinin kısalması, çalışanların yaratıcılık yönünü artırması, yerine getirilmesi gereken ancak zaman darlığından dolayı yapılamayan bazı yönetim fonksiyonlarının yerine getirilmesi fırsatlarını sunmuştur. Günümüz koşullarında isletmelerin faaliyet kapasiteleri artmış, büyüme ve gelişme zorunlu hale gelmiştir. Bunların sonucunda yöneticiler yönetim surecinde ihtiyaç duydukları bilgilere ulaşamaz hale gelmişlerdir. İster büyük ister küçük olsun bütün örgütler bilgi olmaksızın varlıklarını sürdüremezler.[9] Bilgisayar kullanımı yöneticilerin bakış acılarını genişletmiş ve bu sistemlerle ilgili beklentilerini artırmıştır. Böylece bilgiye ulaşmak daha kolay hale gelmiştir. Ancak isletmelerin büyümesiyle birlikte, isletme içindeki haberleşme ağının, yetki ve sorumlulukların buna paralel olarak genişlemesi ve karmaşık bir hale gelmesi sorunu ortaya çıkmıştır. Bu sorunun giderilmesi ise büyük oranda artan bilgi ihtiyacının karşılanmasıyla olabilecektir. Geçmişten günümüze hızlı bir gelişme sureci geçiren teknoloji, yönetimin tüm alanlarında etkili olacak bilgi sistemlerinin geliştirilmesine olanak sağlamıştır.[6] 1980 lere kadar bilgi işlem sürecinin hızı ve önemi çok fazla algılanamamıştır lere kadar yöneticilerin bilgilerin toplanması, işlenmesi ve organizasyonlara dağıtılması hakkında fazla bir şey bilmelerine gerek yoktu, teknolojik yapı minimum düzeydeydi. Bilgi kendi başına, firma için önemli bir varlık olarak düşünülmemekteydi. Yönetim süreci yüz yüze ilişkiler olarak kabul ediliyordu, kişisel yetenekler yüksek değildi, global koordinasyon süreci de düşüktü. Fakat bugün ancak birkaç yönetici, bilginin işletmede el altında tutulmasını göz ardı edebilir. 6

7 Dünya çapındaki üç önemli değişim iş dünyasını etkilemiştir. Birincisi, global ekonominin doğuşu ve diğeri de hızlı endüstriyel ekonomilerin dönüşümüdür. İkincisinde, endüstriyel ekonomi ve hizmet ekonomisine dayalı bilgi toplumlarındaki değişimdir. Bu çok hızlı bir değişim sürecidir, beraberinde üçüncü değişim sürecini getirmiştir. Üçüncüsü, girişimlerdeki değişim sürecidir. [5] 1.2.BİLİŞİM SİSTEMLERİNİN TEMEL BİLEŞENLERİ İşletmeler açısından bilişim sistemleri, herhangi bir girdiyi işlemlere tabi tutup çıktı sağlayan mekanik yapılardan daha fazla anlam ifade etmektedir. Bilişim Sistemleri Bileşenleri Bilişim sistemleri, bilişim teknolojileri altyapısından yararlanan organizasyonel ve yönetsel çözümlerdir. Bilişim sistemleri bilgisayar teknolojisiyle sınırlı olmayıp, doğa bilimleriyle sosyal bilimlerin kesişim kümesinde yer almaktadır. Bilişim sistemlerini etkin bir şekilde kullanmak için organizasyon, yönetim ve teknolojiye hâkim olmak gerekmektedir. 7

8 1.2.1.ORGANİZASYON Bilişim sistemleri organizasyonların bir parçasıdır. Organizasyonda çalışan insanlar, organizasyonun yapısı, kuralları, politikası ve kültürü organizasyonlar için anahtar kavramlardır. Formal organizasyonlar değişik seviyeler ve özelliklerden oluşur. Bu yapılar yetki ve sorumlulukları açıkça ayırır. Uzmanlar değişik fonksiyonlara göre yetiştirilir ve çalıştırılır. Satış, pazarlama, üretim, finans, muhasebe ve insan kaynakları işletme fonksiyonlarını oluşturmaktadır. Standart işlem prosedürleri, görevlerin beklendiği şekilde yerine getirilmeleri için düzenlenmiş resmi kurallardır. Bu kurallar çalışanlara birçok konuda yol gösterir. Örneğin şikâyet eden bir müşterinin faturasını gözden geçirmek ve düzenlemek belirli bir düzen çerçevesinde gerçekleşmektedir. Ya da çalışanların maaşlarının nasıl ödeneceği önceden belirlenmiş kurallara bağlı kalınarak yapılmaktadır. Her organizasyonun kendine özgü bir kültürü vardır. Bunun yanı sıra organizasyonlar, birçok çalışanı tarafından kabul edilmiş kurallar, değerler ve işleri yapma yollarını içeren planlar kümesine sahiptir. Bir organizasyonun kültürünün parçaları onun bilişim sisteminde her zaman bulunur YÖNETİM Yöneticiler çevre koşullarının ortaya çıkardığı tehlikeleri algılarlar. Organizasyon stratejileri doğrultusunda tepkiler belirler ve gösterirler. Yöneticiler yeni ürünlerin üretilmesine öncülük etmeli, servisler oluşturmalı ve belirli sürelerde organizasyonu yenilemelidirler. Bilişim teknolojileri organizasyonun yeniden yönetimi ve yeniden tasarımında güçlü rol oynar. Organizasyonun değişik seviyelerindeki yönetim rolleri ve kararları çeşitlilik gösterir. Tepe yöneticiler üretilecek ürün veya servisler hakkında uzun dönemi kapsayan, stratejik kararlar verirler. Orta kademe yöneticiler, tepe yöneticilerin program ve planlarını yerine getirirler. İşlemsel kademedeki yöneticiler ise firmanın günlük aktivitelerini gerçekleştirirler. Yönetimin tüm seviyelerinin yaratıcı olması ve problemlere hızlı çözümler geliştirmesi beklenir. Yönetimin her seviyesi değişik veri, bilgi ve bilişim sistemlerine ihtiyaç duyar. 8

9 1.2.3.TEKNOLOJİ Bilişim sistem teknolojilerindeki değişim ve gelişim yöneticilerin algılamasına yardımcı olmayı hedeflemektedir. Bilişim sistemleri organizasyonu bir arada tutan en önemli bağlardandır. Bilişim teknolojileri donanım, yazılım, depolama ve telekomünikasyon teknolojilerinden faydalanır. Çağdaş sistemlerde bir işletmenin stratejileri, kuralları ve yöntemleri ile o kuruluşun bilişim sistemleri arasında giderek artan bir bağımlılık vardır. Stratejilerdeki, kurallardaki ve işlemlerdeki değişiklikler, donanımlar, yazılımlar, veritabanları ve haberleşme sistemlerinde de değişiklikler gerektirmektedir. Var olan sistemler kuruluşlara engel oluşturabilir. Çoğu zaman işletmelerin amaçları sistemlerin yeterlilikleriyle sınırlıdır. Giriş, işlem ve çıkış birimlerinin oluşturduğu fiziksel ekipmanların bütünü bilgisayar donanımını oluşturur. Bilgisayar yazılımı, bilişim sisteminde bilgisayar donanım bileşenlerini kontrol eden ayrıntılı programlardır. Depolama teknolojisi hem veri saklamak için manyetik veya optik disk ve teyp gibi fiziksel ortamdan, hem de bu fiziksel depolama ortamından veri organizasyonu içeren yazılımdan oluşur. Telekomünikasyon teknolojisi, fiziksel cihazlar, yazılım ve bir fiziksel bölgeden diğerine veri taşıyan hatları içerir. Organizasyon ve Bilişim Sistemleri Arasındaki Bağımlılık 9

10 1.3.BİLİŞİM SİSTEMLERİNİN AMAÇLARI Bilgi sistemlerinin amaçlarını şöyle sıralayabiliriz: Organizasyondaki mevcut ya da potansiyel durumlarla ilgili karışıklığı minimum düzeye indirgemek veya ortadan kaldırmak, Herhangi bir durumda yöneticiye karar almasını gerektirecek bilgiyi sağlamak veya karar surecinde gerekli olan bilgiyi tedarik etmek, Organizasyonun etkili ve verimli bir şekilde çalışmasını, üretilen mal ve hizmetlerin daha kaliteli olmasını sağlayan, organizasyon içi ve dışı önemli bilgileri sunmak, İhtiyaç duyulan bilgiyi; zamanında, uygun bicimde ve yerde sunmaktır.[12] 1.4.BİLİŞİM SİSTEMLERI TÜRLERİ Farklı organizasyonel seviyelerde servis veren dört tip bilişim sistemi vardır: 1. İşlemsel seviye sistemleri: İşlemsel yöneticileri destekler ve bunu organizasyonun satışları, para depozitleri, kredi kararları ve fabrikadaki malzemenin akışı gibi temel aktivitelerin ve işlemlerin kayıtlarını tutarak yaparlar. Bu seviyede sistemlerin temel prensipleri rutin sorulara cevap vermek ve organizasyonların muamelelerinin kayıtlarını tutmaktır. İşlemsel seviye sistemleri olarak bankamatikler veya tüm gün çalışma sürelerini tutan sistemler gösterilebilir. 2. Bilgi seviye sistemleri: Bir organizasyondaki veri işçilerini ve bilgileri destekler. Bilgi seviye sistemleri bir firmanın kırtasiye işlemlerinin kontrolüne ve yeni bilgilerin işe entegre edilmesine yardımcı olur. Bilgi seviye sistemleri özellikle iş istasyonları yapısında ve ofis sistemlerinde bugün için en hızlı gelişen uygulamalardır. 3. Yönetim seviye sistemleri: Orta kademe yöneticilerin olayları izlemesine kontrolüne, karar vermesine yardımcı olmaktadır. Tipik olarak anlık raporlar yerine belli bir periyot için bilgi elde ederler. Anlık bilgiye ihtiyaç fazla değildir fakat periyodik raporlara halen ihtiyaç duyulmaktadır. 4. Stratejik seviyedeki sistemler: Tepe yöneticilerin firma içi ve dış çevredeki stratejilerini belirlemeye yardımcı olurlar. Onların ana prensibi dış çevredeki değişikliklere var olan organizasyon olanaklarıyla uyum sağlamaktır. [5] 10

11 1.5. BİLİŞİM SİSTEMLERİNİN GETİRDİĞİ AVANTAJLAR VE DEZAVANTAJLAR İşletmeler için birçok fırsatı beraberinde getiren bilişim sistemlerinin kurulumu ve çalışması sırasında bazı zorluklar meydana gelmektedir. Bu zorluklar beş ana başlık altında toplanır. İşletmelerin bilişim sistemlerine yaptıkları yatırımların yeterliliği iyi planlanmalıdır. Yetersiz yapılan bilişim yatırımları, işletmelerin rekabet gücünü azaltır. Ancak bu yatırımların geri dönüşü baştan analiz edilmeli ve karşılığının alınıp alınamayacağı tasarlanmalıdır. İyi ve planlı yapılan teknoloji yatırımları, aynı kalitede organize edilen yönetim stratejileriyle uyum sağladığı sürece başarı getirir. Kurulan sistem karşılığını işletmeye vermelidir. Son teknolojilerin kullanımı her zaman başarıyı beraberinde getirmeyebilir. İşletmenin yapısı, birimleri, yönetimi, süreçleri çok iyi incelenmeli ve bu kısıtlar altında teknoloji yatırımları yapılmalıdır. Küreselleşme ile birlikte, işletmeler farklı ülkelerde üretim, satış ve iş ortaklıkları gibi konularda çalışmalarını hızlandırmış, farklı pazarlara da ulaşma çabasına girmişlerdir. Fiziksel olarak ta geniş alanlara yayılmış işletmelerde haberleşme, eşzamanlı hareket, zamanında tepki verme ön plana çıkmış ve tüm bunlar bilişim sistemlerine olan bağımlılığı arttırmıştır. Çok uluslu şirketler geçmişte problemlerini kendi bünyelerinde çözmeye çalışırlardı. Kültür, dil, siyasi farklılıklar merkezi yönetimlerin yerel birimlerde kontrollerini kısıtlamaktaydı. Bu nedenle işletmelerin kullandıkları bilişim sistemlerinin parçaları olan yazılım, donanım, haberleşme standartları, bütünleşik çok uluslu sistem birimleri olmalıdır. İşletmeler bilgi teknolojisini kullanırken rekabetçi, etkili ve aynı zamanda dijital girişimciliğe olanak tanımalıdır. Birçok işletme için dijital bir işletme dijital bir işletme yaratmak ve avantajlarından yararlanmak uzun ve zor bir yolculuktur. Yoğun bilgi teknolojisi yatırımlarına rağmen birçok işletme ne önemli işletme avantajı elde edebilmekte ne de dijital işletme olabilmeyi başarabilmektedir. İşletmeler, bilgisayar yazılımı ve donanımının hızlı gelişimine teknoloji ve uygulama alanında kendilerini uyarlamakta zorlanmaktadır. Bilgi teknolojilerindeki gelişmelerden faydalanabilmek için işletmelerin birçoğu yeniden tasarlanmalıdır. İşletmeler örgütsel davranışlarda köklü değişiklikler yapmalı, yeni işletme modeller geliştirmeli, modası geçmiş verimsiz örgüt yapılarından kurtulmalıdır. İşletmeler için küresel ekonomik çevrenin işletme ve sistem gereklerini kavramak çok önemlidir. Uluslararası ticaretin hızlı gelişimi ve küresel ekonominin ortaya çıkışı, değişik ülkelerde hem üretim hem de satış olanağı sağlayan bilgi sistemlerine gereksinim doğurdu. Geçmişte, çok uluslu 11

12 şirketlerin yerel ofisleri problemlerini kendileri çözmeye çalışırdı. Ancak dil, kültür ve siyasi farklılıklar merkezi yönetimin yerel ofis üzerindeki denetimini zor hale getirmekteydi. Bu nedenle, bütünleşik çok uluslu bilişim sistemleri geliştirmek için işletmeler küresel yazılım, donanım ve iletişim standartları geliştirmeli ve kültürlerarası bütünleşme sağlayan muhasebe ve rapor yapılarını oluşturmalıdır. [9] 1.6. TEMEL BİLİŞİM SİSTEMLERİ İşletme yönetimlerinin ortaya çıkabilecek bilgi gereksinimlerini karşılayacak çeşitli bilişim sistemleri kullanılmaktadır. Bilişim teknolojilerinin gelişimine bağlı olarak gelişme gösteren ve Temel Bilişim Sistemleri olarak adlandırılan Yönetim Bilişim Sistemlerini 6 grupta toplamak mümkündür. Temel Bilişim Sistemleri: Veri İşleme Sistemleri, Ofis Otomasyon Sistemleri, Yönetim Bilişim Sistemleri, Karar Destek Sistemleri, Üst Yönetim Destek Sistemleri Yapay Zekâ ve Uzman Sistemler [2] 2.YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ Yönetim Bilişim Sistemi (Management Information Systems); bir yöntem, bir işlev, bir yaklaşım, bir işlem, bir örgüt, bir sistem ve bir alt sistem olarak nitelendirilir. İletmelerin bilgi ile ilgili işlemlerini düzenleyen bu sistemle ilgili çeşitli yazarlar tarafından değişik tanımlar yapılmıştır.[10] Etkin bir yönetim; eksiksiz, doğru ve zamanında sağlanan bilgilerle islerlik kazanabilmektedir. Bir isletmede yönetimin bilgi gereksiniminin sürekli bir biçimde karşılanması; bir anlamda yönetim bilişim sisteminin kurulması ile olasıdır. 12

13 Yönetim bilişim sistemlerinin kabul edilmiş evrensel bir tanımı yoktur. Y.B.S. popüler olarak bilgi sistemi, bilgi ve karar sistemi, bilgisayar tabanlı bilgi sistemi olarak bilinir. Y.B.S. kavramının birden fazla tanımı vardır.[3] YBS nin tanımı en yalın haliyle, örgüt içi ve dışı çevreden aldığı ham verileri toplayan, filtreden geçiren ve bunları birer anlamlı bilgi haline getirdikten sonra yöneticilere sunan bir sistemdir şeklinde yapılabilir[13] Bocchino (1972) YBS yi örgütün yaşama ve gelişmesinin sağlanması ile örgütsel faaliyetlerin planlanması, örgütlenmesi, yürütülmesi ve denetimi için yönetimin ihtiyaç duyduğu doğru, zamanlı ve anlamlı bilgiyi sağlayan ve geliştiren sistem olarak tanımlamaktadır. Erkut a (1989) göre YBS, bir örgütün yönetimde kullandığı bilgilerin işlenmesi ve iletilmesini sağlayan sistemdir. Ülgen (1990, 75,76) YBS ile ilgili yapılan tanımları üç ana grupta toplamaktadır: 1.YBS ni bir donanım düzeni olarak gören tanımlarda YBS, yöneticilere çeşitli çevre birimleriyle bağlanmış bir bilgisayar sistemi ya da bir merkezi bilgi işlem birimi ve çevre birimleri ile bunların arasındaki ağ olarak tanımlanmaktadır. 2. YBS ni bir yazılım sistemi olarak gören tanımlarda YBS, bir bilgisayarın bilgileri toplayarak işlemesini, saklamasını ve iletmesini sağlayacak bilgisayar programları ve kullanım yöntemleri topluluğu olarak tanımlamaktadır. 3. YBS ni, yönetsel kararları destekleyen bir sistem olarak gören tanımlarda YBS gerekli bilgileri zamanında vererek yönetim kararlarını destekleyen sistem olarak ele alınmaktadır.[1] Yönetim Bilişim Sisteminin kapsamını ve amacını anlamanın daha iyi bir yolu da, aşağıda verilen YBS nin üç kısmının açıkça tanımlanması ile sağlanabilir. YBS aşağıda verilen üç parçayı içerir: (i) Yönetim (ii) Bilgi (iii) Sistem 13

14 Yönetim Bilişim Sisteminin Temel Anlamı Kaynak: Murdick, R. ve Joel E. Ross, 1977; Introduction to Management Information Systems, Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall. Aktaran: Higgins, James M., 1994: 719,akt.[8] (i) Yönetim: Yönetim karar vermedir. YBS karar gereksinimlerini saptama ve destekleyici bilgi sağlama yoluyla karar verme sürecini desteklemek için vardır. (ii) Bilgi: İyi karar vermenin gerekli malzemesi bilgidir. Bu yüzden, bilgi kaynakları belirlenmelidir. Bilgi kaynakları temelde iç ve dış kaynak olarak sınıflandırılır. YBS ile bu kaynaklardan toplanan veriler islenerek farklı düzeylerdeki karar vermede referans alınan bilgiye dönüştürülür. (iii) Sistem: Bir sistem, belirli amaçları başarmak için entegre olmuş biçimdeki girdiler, süreçler, çıktılar ve geri bildirimi içeren kısımların toplamı olan bir bileşendir. Bir diğer benzer tanıma göre sistem, belirli görevlerin gerçekleştirilmesi için organize edilmiş insanların, makinelerin ve yöntemlerin toplamıdır.[11] Yönetim bilgi sistemi bir bakıma örgütün kalbi gibidir. Nasıl ki canlılarda kalp ritmik atışlarla kan pompalayarak, tüm vücuda yasam için gerekli oksijenin 14

15 ulaşmasını sağlıyorsa, aynı şekilde YBS de, örgütün varlığını sürdürmesi için gerekli bilgileri sürekli olarak üretir ve gerekli yerlere ulaşmasını sağlar. YBS yöneticilere yalnızca karar alma surecine destek olmakla birlikte, sürekli tekrarlanan kimi sorunların çözümüyle ilgili kararlar alınmasına yardımcı olur. YBS, yöneticilere bilgi sunmak suretiyle örgüt yönetiminde bütünlüğün sağlanmasına katkıda bulunur. Böylece örgüt, bütün olarak tüm elemanları birbiriyle bütünleşik olarak ortak amaçlar için çalışır. [6] 2.2.YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİNİN GELİŞİMİ Geliştirilen bilişim sistemleri ve teknolojisinin, toplumsal ve kurumsal örgütleri son derece etkin hale getirdiği; buna karşın bu örgütlerdeki hiyerarşiyi de yok ettiği söylenmektedir. Bunun nedeni kullanılan bu sistem ve teknolojilerin; bir zamanlar hiyerarşiler üzerinden akan enformasyonun (bilginin) doğrudan kişilere ulaşmasını sağlarken, bugün küreselleşmiş ve iç içe geçmiş bir dünyada, planlama, bütçelendirme ve denetleme gibi temel yönetim işlerinin; posta, tele-konferans veya grup yazılımları gibi araçlarla aradaki mesafe farkını kaldırması ve ağlarla silinen şirket sınırlarına aldırış etmeden birlikte çalışma imkân vermesi gibi nedenlerle daha farklı yapılmasını gerektirmektedir. Aşağıda yer alan tabloda yıllar itibariyle bilişim sistemlerinin örgüt içerisindeki gelişimi ve üstlendiği roller anlatılmaktadır. 15

16 Bilişim Sistemlerinin Tarih İçerisinde Değişen Rolü Yönetim Bilişim Sistemlerinin türleri farklı şekillerde sınıflandırmaktadır. Örneğin, Yönetim Bilişim Sistemleri üçe ayrılabilir. Birinci olarak işletme faaliyetlerini destekleyen sistemleri operasyonel destek sistemleri adı altında, ikinci olarak yönetsel karar almayı destekleyen sistemleri yönetim destek sistemleri adı altında ve son olarak hem operasyonel hem de yönetsel bazı uygulamaları destekleyen sistemleri ise diğer sistemler başlığı altında sınıflama yapılabilir. Operasyonel destek sistemleri; veri işleme sistemleri, süreç kontrol sistemleri ve kurumsal işbirliği sistemleridir. Yönetim destek sistemleri; yönetim bilgi sistemleri, karar destek sistemleri ve yönetici bilgi sistemleridir. Diğer bilgi sistemleri sınıflandırmasında uzman sistemler, bilgi 16

17 yönetim sistemleri, stratejik bilgi sistemleri ve işlevsel işletme sistemleri yer almaktadır. [11] 2.3.YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMİ VE ÖZELLİKLERİ YBS, bilgisayar temeline dayanan bütünleşik bir insan-makine sistemidir. YBS nde her an ulaşılabilecek bilgiler, tek bir sistem tarafından değil birçok alt sistemin birleşimi tarafından işlenir ve insan ile bilgisayar arasında karşılıklı bir alışveriş ve etkileşim vardır. Kullanıcı, bilgisayarı bilgileri işlemekte kullanacağından sistem analistleri ve tasarımcıların insanların yetenek ve davranışlarını hesaba katmaları gerekir. Diğer yandan bilgiyi işleyecek ve kullanacak olan yöneticinin de bilgisayarlar ve YBS ndeki kullanımına ait temel konuları öğrenmesi gerekmektedir. YBS ler yöneticilere veriyi analiz edip karar almada kolaylık sağlamak üzere planlanmışlardır. Bilişim sisteminin kalitesi, yöneticiler tarafından ihtiyaç duyulan bilginin tam ve zamanında sağlanabilme kapasitesiyle ölçülür. Bilgi kesin ve güncel olmalıdır. Kullanıcılar bilgiye; veri tabloları, grafikler, özel istatistikler veya resimler ve müzik gibi çeşitli formatlarda ulaşabilmelidirler. Kullanıcıların farklı bakış açıları ve farklı gereksinimleri olduğundan iyi bir bilişim sisteminin her kullanıcı için mevcut bilgiyi farklı formlarda sunabilme esnekliği olmalıdır. Laudon ve Laudon a (1996) göre YBS nin temel özellikleri şöyle sıralanabilir Akt.[1]: 1. YBS, kontrol düzeyinde yapılandırılmış ve yarı yapılandırılmış kararları destekler. Ayrıca üst yönetimin planlama amaçlarına da katkıda bulunur. 2. YBS, genellikle raporlaştırmaya dönük ve kontrol odaklıdır. 3. YBS, mevcut şirket verileri ve bu verilerin akışına dayanır. 4. YBS nin analiz yeteneği düşüktür. 5. YBS, karar verme sürecine geçmişteki ve mevcut veriler yardımıyla katkıda bulunur. 6. YBS nin esnekliği düşüktür. 17

18 7. YBS daha çok örgüt odaklıdır. İhtiyaç duyulan bilgi genellikle sabittir ve bilinmektedir. YBS, uzun bir analiz ve tasarım sürecini gerektirmektedir. 8. YBS, veri / kayıt işleme fonksiyonlarını destekler. 9. YBS, bütünleşik bir veritabanı kullanır ve fonksiyonel alanların çeşitliliğini destekler. 10.YBS, operasyonel, taktik ve stratejik seviye yöneticilerin bilgiye kolay ve zamanında erişimini sağlar. 11. YBS, kısmen esnektir ve organizasyonun bilgi ihtiyaçlarındaki değişmeye adapte edilebilir. 12. YBS, sadece yetkili şahısların erişimine imkân veren sistem güvenliği sağlar. 13.YBS, günlük operasyonlarla ilgilenmez. 14.YBS, genellikle yapısal kararların desteklenmesine yöneliktir. 15. YBS, yöneticilere değişik raporlar sunar. 16.YBS, öncelikle çevresel ya da dış olaylara değil, büyük ölçüde firma içi olaylara odaklanır.[1] [2] 2.4.YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMİNİN FAYDALARI Y.B.S. nin isletme için faydalarını su şekilde sıralayabiliriz: 1. İşletmedeki operasyonel verimliliği arttırır. İşlevsel verimlilik; rutin isleri daha hızlı ve daha ucuz yapmaktadır. 2. Müşterilere daha iyi hizmet sunabilme imkânı yaratır. Özellikle bankacılık, turizm gibi hizmet sektöründe yönetim bilişim sistemleri sayesinde işlemlerin süresi çok kısalır ve müşterilere bilgisayarlı sistemler yardımıyla daha iyi hizmetler sunulur. 3. Bilgiye dayalı yeni ürün yaratma ve geliştirmede yardımcı olur. Günümüzde bilgi önemli bir üretim girdisi olduğu gibi, aynı zamanda özellikle hizmet sunan sektörlerde kendisi de baslı basına bir ürün durumuna gelmiştir. Bilgi temelli ürünler üreten ve bilgi pazarlayan isletmelerde Y.B.S. nin önemi daha da artmaktadır. 18

19 4. Rekabet üstünlüğü sağlar. Günümüzde bilgi en önemli rekabet unsurlarından biri durumuna gelmiştir. Bilgiyi en iyi şekilde isleyen ve üretime dönüştüren isletmeler rakiplerine göre önemli üstünlükler elde etmektedirler. Bu bilgiler üretilen ürünle ilgili olabileceği gibi, müşterilerle, pazarın genel durumuyla veya rakiplerle de ilgili olabilir. 5. Pazardaki yeni fırsatları fark etmeye veya yakalamaya imkân tanır. 6. Y.B.S. nin uygulanmasıyla üst düzeyde stratejik planlama önem kazanacak ve yönetim hiyerarşisi azaldığı için, çalışanlarla üst düzey yönetim koordinasyonu güçlenecektir. Sorunlara çözüm bulmak amacıyla çalışanlarla yüz yüze ilişkiler kurmak, bilgi aktarmak ve yapılan çalışmaları değerlendirmek küçük isletmelerde mümkün olmakla beraber büyük isletmelerde pek mümkün değildir. Bu durumda yöneticilerle çalışanlar arasında kopukluklar olması söz konusudur. Bu ise hem yönetici açısından, hem de çalışanların verimliliği açısından olumsuz bir etki yaratacaktır. Y.B.S. örgüt içindeki bilgi ve haberleşme imkânını arttırdığı için bu kopukluk önemli ölçüde giderilmiş olacaktır. 7. Y.B.S. bir organizasyonda hem zaman hem de emek tasarrufu sağlama yanında kurumsallaşma konusunda da önemli destekler sağlamaktadır. Yönetim karar vermektir olgusundan hareketle, karar vericilerin rasyonel karalar verebilmeleri onların doğru ve güvenilir enformasyona sahip olmasına bağlıdır. Özellikle küresel ölçekte geniş ticaret hacmine ulasan firmaların yöneticileri, rekabette üstün olabilmek için bilgi kaynaklarından en yüksek düzeyde yararlanmak durumunda kalmaktadırlar. Bilgi, is dünyasının en önemli stratejik silahı durumuna gelmiştir. Böylece bu kaynağı üretme ve yönetmede etkili bir araç olan bilişim sistemleri örgütlerin gündeminde yer alan en önemli konularda biridir. [3] 19

20 KAYNAKLAR: 1) Erbakirci, A.Müge, Ankara İli Ortaöğretim Okul Yöneticilerinin Teknolojiye Karşı Tutumları Ve Yönetim Bilişim Sistemlerini Kullanma Durumları, Ankara Üniversitesi, Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Eğitim Yönetimi Ve Politikası Anabilim Dalı, Eğitim Yönetimi Ve Teftişi, Yüksek Lisans Tezi, Ankara, ) Önder, E., Yönetim Bilişim Sistemleri Kapsamında Web Tabanlı İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemleri ve Bir Uygulama, İstanbul Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, İşletme Anabilim Dalı, Sayısal Yöntemler Bilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, ) Yılmaz, Y., Yönetim Bilişim Sistemleri Ve Bir Fabrikada Uygulama Dumlupınar Üniversitesi, Fen Bilimleri Enstitüsü, Endüstri Mühendisliği Anabilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi,AFYON,2009 4) Küçük, N., Yönetim Bilişim Sistemlerinin Kariyer Yönetimi Üzerine Etkileri, Gebze Yüksek Teknoloji Enstitüsü, İşletme Anabilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, Gebze, ) Özcan, B., Yönetim Bilişim Sistemleriyle İşletmelerde Değer Yaratılması, Yıldız Teknik Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı, İşletme Bilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, ) Şahin, A., Yönetim Bilgi Sistemleri, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Kamu Yönetimi Anabilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, ISPARTA, ) Simsek, S., 2002, Yönetim ve organizasyon, Günay Ofset, Konya, 439 s. 8) Emhan, A., Karar Verme Süreci Ve Bu Süreçte Bilişim Sistemlerinin Kullanılması-Decision Making Process And Using Data Processing Systems, Elektronik Sosyal Bilimler Dergisi, Cilt:6, Sayı:21, sf,