İŞİNİZİ İLERLETMEK İÇİN DEĞİŞİMİ YÖNETMEK

Transkript

1 Değişim her başarılı şirket için çok önemli bir unsurdur. Bununla beraber örgütsel değişim çoğunlukla yıkıcı olarak görülür. Bu durumda çalışanlarınızın gerçekleştireceğiniz değişimi istemesini nasıl sağlayabilirsiniz? Bu bilgileri, değişen dünyada şirketinizi ve işlerinizi nasıl ilerletebileceğinize yönelik stratejileri sizinle paylaşmak amacıyla hazırladık.

2

3 İÇİNDEKİLER İŞİNİZİ İLERLETMEK İÇİN Bugün her şey farklı 01 Teknolojiyi doğru değerlendirmek 02 Vizyonunuzu oluşturmak 03 Çeviklik yaratmak ve güven ile büyümek 04

4 1 Bugün her şey farklı Çevreye ilişkin yeni yönetmeliklere baktığımızda değişimle dolu bir gelecek ile karşı karşıya olduğumuzu görüyoruz. İletişim dünyasındaki kapsamlı değişimler, hareket halindeyken daha fazla bilgiye erişim olanağına sahip olduğumuz ve bu bilgilere istediğimiz zaman istediğimiz yerden erişmeyi beklediğimiz anlamına geliyor. Bu değişimlerin hepsi şirketlerin tepede kalmak için yeni çalışma şekilleri bulmasını gerekli kılıyor. Şirketler değişime hazır olmalı ve işlerini durumun gerektirdiği şekilde adapte edebilmelidir. Gelecekte ayakta kalan mutlaka en güçlü olan değil, en esnek olan olacaktır. Her ölçekteki şirketin karşılaşmakta olduğu zorluk, değişime karşı nasıl plan yapılacağı ve kendilerini değişimden yararlanmak için nasıl organize etmeleri gerektiğidir. İlk olarak Yunanlı filozof Herclitus Değişim dışında hiçbir şey sürekli değildir demiştir. Bir başka deyişle, şirketlerin şu ana kadar birçok değişimle başa çıkmak zorunda kaldığını düşünüyorsanız henüz hiçbir şey görmüş sayılmazsınız. Değişim ve işgücü Demografik ve jenerasyon değişiklikleri halihazırda şirketlerin işleyiş şeklini etkilemektedir. İşgücüne katılan yeni sosyal ortam üyeleri, işlerine duygusal açıdan daha az odaklanırlar, yüksek gelir veya iş güvenliğinden çok işin ilgi çekici olmasına önem verirler. Ayrıca nasıl çalışmak istedikleri konusunda yeni fikirleri vardır; işverenlerinden esneklik ve dış dünya ile hızlı bağlantı kurabilme imkânı beklerler.

5 1 UK House of Commons Public Accounts Committee tarafından yapılan bir çalışma, genç insanların aynı işte ne kadar kaldığı ile ilgili bilgilerin eksik olduğunu göstermiştir. Bununla beraber işverenler genç çalışanlardan belli bir sirkülasyon oranı beklerler; çünkü genç çalışanlar kariyerlerine başlamadan önce seyahat etmek ve kişisel hedeflerine ulaşmak isterler. Artık pek çok insan hayatları boyunca yaklaşık beş ile yedi iş değiştirdiğinden kariyer kelimesinin ifade ettiği anlam da değişmektedir. Tüm bu değişimler işveren ve çalışan arasındaki geleneksel ilişkileri temelden etkilemektedir. Bu sebeple şirketler artık işgücünün daha etkin ve verimli olmasını sağlamak için mobil çalışma veya ev bazlı istihdam gibi yeni çalışma uygulamalarını benimsemektedir. Örneğin, insanların sürekli e-posta göndermek yerine ortak çalışma alanları kullanarak daha hızlı iletişim kurmasına ve bilgi paylaşımında bulunmasına yardımcı olan online işbirliği araçları, küçük ve büyük ölçekli şirketlerde yaygınlaşmaya başlamıştır. Şirketler ayrıca sabit mekân dan her yerde çalışma anlayışına geçerek teknoloji kullanış biçimlerini de değiştirmektedir. Bu da çalışanların, nerede olursa olsun işin yapılmasını sağlayacak şekilde mobil teknolojiden faydalanmalarına olanak sağlamaktadır.

6 2 Teknolojiyi doğru değerlendirmek Teknoloji değişimin bir parçası olmakla beraber aynı zamanda bir olanak sağlayıcı görevi de görür; yeni, daha verimli çalışma şekillerinin uygulanmasını teşvik eder ve hayatı genel olarak kolaylaştırır. Müşterilere sunulan hizmetlerini geliştirmek için teknolojilerden faydalanan örgütlerin sayısı gittikçe artmaktadır. Örneğin, California Museum duvarsız müze olma misyonunun bir parçası olarak eğitimcilerin yenilikçi ders planları ve yeni programlar üzerine fikir alışverişinde bulunabileceği bir online öğretmenler salonu uygulaması başlatmıştır. Başarılı değişim süreci açısından kritik önem taşıyan teknolojiler insanların iletişim kurma şeklini etkileyen teknolojilerdir. İşin sırrı çalışanlarınızın kendilerini rahat hissettiği bir teknoloji bulmaktadır; çalışma şeklinize doğal bir şekilde uyum sağlayan bir teknoloji. Bir şirket için bir Wiki sayfası çalışanları olan bitenden haberdar etmek için çok iyi bir yol olabilir. Bir başka şirket için ise yüz yüze görüşmeler en etkin yöntem olabilir. Daha basit bir ifade ile, herhangi bir yeni teknolojiyi uygulamadan önce şirketlerin, girdilerini değil çıktılarını göz önüne alması gerekir. Kendilerine, Müşterilerim ve çalışanlarım bu teknoloji değişikliğinden faydalanacak mı yoksa bunu yeni ve hoş olduğu için mi yapıyoruz? sorusunu sormalıdırlar. Örneğin, mobil e-postayı daha geniş bir grubuna yaymak şirket için bir blog açmaktan daha faydalı olabilir.

7 Vizyonunuzu oluşturmak 3 Herkesi dahil etmek Çalışanlar kendilerine empoze edildiğini hissettikleri takdirde değişime karşı direnç gösterirler. Bu yüzden, çalışanlarınıza gelişmelerle ilgili bilgi sunan, onlardan geri bildirim talep eden ve ihtiyaçlarının karşılanması açısından ne gibi iyileştirmeler yapılacağını içeren bir iletişim planı hazırlayın. Bu yalnızca herkesi yeni teknolojinin tüm avantajlarından faydalanmaya teşvik etmekle kalmayacak, aynı zamanda teknolojinin hiçbir zaman bilmediğiniz olanaklarını öğrenmenizi ve keşfetmenizi sağlayabilecektir. Global istihdam firması Manpower ın bir kolu olan Right Management Global Çözümler Başkan Yardımcısı Deborah Schroeder a göre hızlı değişime rehberlik etme gerekliliğinden örgütlerin tüm işgüçlerinin değişime dahil olmasını ve uyum sağlamasını sağlayacak sistemler kullanmaya başlaması şarttır. Acele yok Değişimi aceleye getirmeyin. Açık bir hedefler dizisi belirleyin ve tek seferde çok fazla şey elde etmeyi beklemeyin. Bazı hedeflere ulaşmak daha uzun zaman gerektirebilir, ancak inisiyatifi ele alan, iyi iletişim ve faydalı geri bildirim becerilerine sahip olan doğru ekip ile hedeflerinize sağlam temeller oluşturarak ulaşabilirsiniz. Bu ekibin bir parçası olarak iyi, güçlü bir lidere, vizyonu açığa çıkaran ve herkese kısa ve net bir şekilde ileten bir ekip üyesine ihtiyacınız olacaktır. Bu şekilde herkes hedefimiz belli, hadi bunu hatırlamaya değer bir yolculuk haline getirelim görüşünü paylaşacaktır.

8 3 Esneklik oluşturmak Birçok şirket değişim vizyonlarının bir parçası olarak işlerinin kritik önem taşımayan kısımları için dış kaynaklı destek alır. Geleneksel olarak büyük örgütlerin silahı, her ölçekten firmanın dış kaynak kullanımını, meydana gelen iş değişimlerine cevap vermek için ihtiyaç duydukları çevikliği yaratma yolu olarak görmesidir. Küçük ölçekli şirketler için IT çözümleri mevcuttur. Bu çözümler bir hizmet sağlayıcısı tarafından yönetilebilir. Bu sayede işiniz için en güncel Telekom çözümlerini tek bir paket içinde elde edersiniz ve tüm IT altyapısı, güncellemeleri ve daha fazlası hizmet sağlayıcısı tarafından sizin adınıza yönetilir. Bu da, pahalı donanım ve yazılımlara yatırım yapmanıza gerek kalmadığı anlamına gelir. Size sağlanan sistemler aracılığıyla yeni kullanıcıları kolaylıkla ekleyebilirsiniz ve sadece ihtiyacınız olan servisler için ödeme yaparsınız; bu sayede değişime kolaylıkla cevap verebilirsiniz. Dış kaynak kullanımı, işle ilgili avantajlarına ek olarak, teknoloji ile iç içe olmanız anlamına gelir. Neticede diğer insanlara ödeme yapmanızın da sebebi budur.

9 Esnek bir teknolojiye sahip olmak size değişimi uygulamaya koymaya çalışırken önemli bir avantaj sağlayabilir, ancak insan faktörü nü dikkate almayan modern teknolojinin kullanımı etkinliğini kısıtlayabilir. Çalışanlarınız kullanamayacak veya kullanmayacak ise en iyi teknoloji bile hiçbir anlam taşımaz. Yeterince çevik olmayan şirketler için harici faktörlerin de herhangi bir tesiri yoktur. Örneğin, mevcut global finansal krize ilişkin yapılan bir çalışma, yönetimlerin bankalar ile olan ilişkilerinin değişmesini istemediği için pek çok kurumun sıkıntı çektiğini göstermiştir. Gerçekten de, kriz pek çok bankanın kredileri iptal ederek veya teminat şartlarını yükselterek daha fırsatçı davranmasına yol açmış ve bu nedenle çok sayıda iflas gerçekleşmiştir. Değişime uyum sağlayan örgütler için ise durum farklıdır. Örneğin, Wal-Mart firmasının çevresel etkisi ile ilgili olarak gelen sert eleştiriler sebebiyle şu anda kurumsal sürdürülebilirlik konusunda lider konumdadır. 3 Her şirket için değişimle başa çıkmanın yolu değişimi iyi karşılamaktan geçmektedir. Değişimi, düşünce yapılarını tazelemek açısından bir fırsat olarak görün, yeni hedefler ve amaçlar belirleyin, ve şirketinizdeki yetenekli insanlara yeni fırsatlar sunun. Fırsatları değerlendirmek Dış faktörler her zaman kontrolünüz dışında kalacaktır. İnsanların istediği çalışma koşullarındaki değişimler, iklim değişimi, ekonomideki belirsiz dönemler gibi değişim süreçleri şirketleri başka surette yapmayacakları değişiklikleri yapmaya iter ve teşvik eder. Benzer şekilde, düzenleyici değişiklikler de şirketlerin işlerini zorlaştırabilir. Örneğin, İngiltere hükümetinin Karbon Azaltma Taahhüdünün Nisan 2010 itibariyle yürürlüğe girdikten sonra kadar örgütü etkileyeceği düşünülmektedir. Bununla birlikte, yakın bir geçmişte yapılan bir araştırma, on şirketten yalnızca dördünün bu düzenleyici şartlardan haberdar olduğunu göstermiştir. Bir başka deyişle bu şirketlerin yüzde altmışı hazırlanmak için hiçbir şey yapmamaktadır. Bu problemlerin hiçbiri iş zorluklarına, ortaya çıktığı anda hızlı bir şekilde cevap verme yeteneğinden kaynaklanan çeviklik ve etkinliğin sağladığı avantajlardan daha önemli değildir.

10 5 Çeviklik yaratmak ve güven ile büyümek Değişimi yönetmenin tek seferlik bir görev değil, devam eden bir proje olduğunu idrak edin: Örgütünüz, aynen üstleneceğiniz herhangi bir başka proje için olduğu gibi değişime ilişkin olarak da kapsamlı bir plana ihtiyaç duyar. Değişimin insan yönünü göz ardı etmeyin: Değişimi taze düşünceler yaratmaya ve büyük işler başarma potansiyeline sahip olan kişileri motive etmeye yönelik büyük bir fırsat olarak görün. Değişim yönetimini her şeyi içeren çok geniş kapsamlı bir strateji haline getirin: Şirketinizin liderlikten yapılar, beceriler ve değişim yönetimi projesinin kendisine kadar tüm unsurlarını bir bütün olarak ele alın. Değişimi yönetmeye kendini adamış bir ekip görevlendirin. İhtiyacınız olan üst düzey bağlılığın yaratıldığından emin olun: Aktif katılımı, yönetimin iştirakini ve tüm personel ile etkin iletişimi sağlayın. İletişimlerinize yönelik f ikirler Güvenlik sağlayın: Çalışma şeklinizi değiştirdiğinizde ve daha mobil çalışmaya başladığınızda, çalışanlarınızın istedikleri yerde serbestçe çalışabilmesini sağlamak için hayati önem taşıyan iş bilgilerini korumaya yönelik güvenliğe sahip olmanız gerekecektir. Esnek olun: Pek çok durumda, yeni çalışma şekillerini yaygınlaştırırken pahalı IT altyapısı yatırımına girmeden çalışan başına anlayışı bazında hesaplama yapabilirsiniz. Bu sayede yalnızca ihtiyacınız olan durumlar için ödeme yaparsınız. İleriye yönelik düşünün: Büyüme kaydettikçe, herkesin hareket halindeyken veya ofisteyken işbirliği sağlaması ve verilere ulaşabilmesi açısından iletişimlerinizi ve IT sistemlerinizi entegre etmeye çalışın.

11