Netle İç Denetim Çözümü

Transkript

1 Netle İç Denetim Çözümü

2 NETLE İÇ DENETİM ÇÖZÜMÜ NEDİR? Kurumlar dikey ya da yatay genişleme süreci sonrasında yönetim ekibine ya da kuruluna verilen finansal ve istatistiksel raporlardaki verilerin doğruluğunu ve geçerliliğini denetleme gereksinimi duyar. Bu kapsamda Kurumlar, kendi içinde yer alan etkinliklerin, mikro ya da makro düzeyde oluşan verilerin ve tüm süreçlerin farklı açılardan toplanacak verilerle gerçekleşim/yaklaşım/tahminleme dilimlerine göre geçerliliğini, belirli aralıklar la yapacağı iç denetimlerle doğrular. Kurumların yapacağı iç denetimlerde süreci ve denetim ekibini etkin şekilde yönetmek, bilgi paylaşmak, düzenli planlama aralıklarıyla raporlama gereksinimlerini karşılamak ve denetim sonucu elde edilen verilerin sayısallaştırılması ve saklanması için güçlü bir çözüm gerekmektedir.netle Yazılım ın kurumsal firmalardaki hizmet/proje deneyimleri sonrasında ortaya çıkan, güncel teknoloji bileşenleri ile güçlendirilen Netle İç Denetim Çözümü kullanımı ile Kurumlar kendi iç denetim süreçlerini sayısallaştırarak kolay bir şekilde yürütebilir gerçekleştirilebilir. Netle İç Denetim Çözümü; farklı kişi, pozisyon, süreç ya da departmanların, Kurum tarafından belirlenen denetim kriterlerine göre denetlenebilmesi, denetimin olumlu/olumsuz bulguların tespit edilebilmesi ve olumsuz bulguların iyileştirme süreçlerinin izlenebilmesini otomatik raporlama kolaylığı ile sunabilen İç Denetim Ürünüdür Netle İç Denetim Çözümü paketinde yer alan standart raporlar, listeler, bulgu takibi, mutabakat ekranı, açık iş maddeleri/öncelikleri, e-posta paylaşımları, denetim sonucunda oluşturulan denetim raporunun sistem tarafından otomatik oluşturulması ve ilgili kişilerle paylaşılması ile portal üzerinden haberleşme özellikleri kullanılarak; riskler engellenir, tekrarlı ya da maliyetli alt süreçler eniyilenir, Kurum politikalarıyla tutarsızlık yaratabilecek durumlar tespit edilir ve denetim ekibinin birlikte çalışabilirliği web tabanlı/platform bağımsız bir ortamda, kolayca gerçekleştirilebilir. Sayısal varlık çözümleri ailesinin temel özellikleri esas alınarak geliştirilen Netle İç Denetim Çözümü paketinde, farklı sistemlere entegrasyon tanımlanabilir, denetim süreçleri ve onay noktaları Kuruma özel şekilde kurgulanabilir, denetim ile doküman yönetimi sistemi bütünleştirilerek, tüm sayısal çıktılar (pdf, xls, doc, rtf, html, dat, txt, json, js, script vb.) arşivlenebilir.

3 NETLE İÇ DENETİM ÇÖZÜMÜ ÇALIŞIR? Netle İç Denetim Çözümü üzerinden, denetimin oluşturma adımından, denetim sonucu elde edilen bulguların takibine kadar olan tüm denetim süreçlerini sayısallaştırarak yürütebilir ve yönetebilirsiniz. Tüm bu aşamalarda, her hareketin detaylı olarak kaydedilmesi özelliğiyle bütün süreci yakından takip edebilirsiniz. Denetim Oluşturma İç Denetim sürecinin başlangıcı kuşkusuz denetim ihtiyacının oluşumudur. Bu ihtiyaç farklı şekillerde ortaya çıkabilir. İhtiyaçlara göre denetim; onaylı denetim, planda olmayan talep üzerine denetim, planda olmayan risk üzerine denetim ve takip denetimi olarak ana kategorilere ayrılabilir. Netle İç Denetim Çözümü ile onaylı denetim, planda olmayan talep üzerine denetim ve planda olmayan risk üzerine denetim gibi yeni oluşturulan denetimler gerçekleştirilebileceği gibi önceki denetimin verileri kaynak alınarak takip denetimi de yapılabilir. Denetim gerekliliği görülen kişi/ pozisyon /departman / süreç belirlendikten sonra, Netle İç Denetim Çözümü üzerinden denetim bilgileri girilerek, denetim oluşturulur. Denetim bilgilerinin tanımlanması, parametrik veri girişi sayesinde hızlı ve pratiktir.tanımlanmış denetim, yetkili kişi veya kişilere onaya gönderilebilir, verilen onay yanıtına göre istek sonlandırılabilir ya da denetim süreci devam ettirilebilir. Risklerin/Kontrol Maddelerinin Tanımlanması Denetim süresince kullanılacak kontrol maddeleri, tanımlanan denetime tekli ya da çoklu şekilde eklenir. Ekleme işlemi, daha önce sistemde tanımlanmış kontrol maddesi kütüphanelerinden olabileceği gibi, denetim ihtiyacı na göre anlık olarak da kontrol maddeleri tanımlanıp denetime eklenebilir. Madde tanımlarken, genel kontrol/tasarım/operasyonel işlerlik testleri bilgileri ve özellikleri tanımlanabilir, test sonuç belgeleri sayısal ortama kolayca yüklenerek arşivlenebilir ve paylaşılabilir. Kontrol maddeleri denetçilere özel olarak atanabilir ya da tüm denetim ekibinin kontrolüne açık şekilde bırakılabilir. Uygulanan risk/kontrol maddesinin başka bir denetçi (denetim ekibi içerisinden) tarafından kontrol edilmesi sağlanabilir. Bulgu Tespiti ve Girişi Kontrol maddeleri ile ortaya çıkan bulgu ya da bulgular ilgili maddelere tanımlanır, bulgunun taşıdığı riskler ve öneriler eklenir. Bulguya ait skor hesaplaması (risk kategorisi, risk derecesi, risk olasılığı vb. kriterler ile)otomatik olarak yapılabilir, bulguya niceliksel özellikler eklenebilir ve var ise bulguya ait suistimal riski tanımlaması yapılabilir. Netle İç Denetim Çözümü Framework sayesinde ISO, Cobit gibi uluslararası standartlarda kontrol yöntemleri tanımlanıp, ilgili bulgu ile eşlenebilir.

4 Mutabakat Netle İç Denetim Çözümü üzerinden, denetimin oluşturma adımından, denetim sonucu elde edilen bulguların takibine kadar olan tüm denetim süreçlerini sayısallaştırarak yürütebilir ve yönetebilirsiniz. Tüm bu aşamalarda, her hareketin detaylı olarak kaydedilmesi özelliğiyle bütün süreci yakından takip edebilirsiniz. Gözden Geçirme Tanımlanan her bulgu için gözden geçirme evresi işletilebilir. Bu evrede, tanımlanan bulgu denetim ekibi hiyerarşisine göre onaydan geçirilerek, tanımdaki imla yanlışı, bulgunun geçerliliği vb. olası hataların en aza indirilmesi sağlanabilir. Bulgu Takibi Denetim sonunda ortaya çıkan bulgular, sorumlu denetlenenler ile takip sürecine dahil edilir. Verilen aksiyon tarihine göre denetlenene hatırlatma gönderilir. Bulgunun son durumu, denetlenenin cevabına göre kayıt altına alınır. Yorum Paylaşma Özelliği sayesinde denetlenen ve denetçi iletişiminin hızlı ve kayıt altında olması sağlanır. Denetçi gerekli görürse, takip altına alınan bulgular için, sistem üzerinden takip denetimi başlatabilir. Kütüphane Yönetimi Denetimde kullanılan kontrol maddeleri süreç/alt süreç bazında kaydedilerek, portal ortamında kütüphane oluşturulabilir ve yönetilebilir. Süreçlere göre düzenlenmiş kontrol maddeler ile denetim hazırlık süreci kısaltılır, maddelerin ihtiyaca göre düzenlenebilmesi ile Kurum ihtiyacına en uygun maddelerin oluşturulması sağlanır. Kütüphane yönetiminde belirli kişiler yetkilendirilerek,değişiklikler kontrol altında tutulabilir. A Süreci A.1 Alt Süreci A.1. 1 A.2 Alt Süreci A. 3.

5 Raporlama Denetim süreçlerinin sayısallaştırılmasının en büyük avantajlarından biri, denetim sonucu elde edilen verilerin işlenip anlamlı hale getirilebilmesidir. Netle İç Denetim Çözümü ün sahip olduğu raporlama araçları ile anlık raporlar elde edilebilir, sistemin esnek yapısı sayesinde ihtiyaç duyulan verilere, özetlere hiç vakit kaybetmeden ulaşılabilir. Kurumun ihtiyacına göre departman bazlı, kişi bazlı bulgu sayıları, bulgu kapanma hızları, risk durumları ve nitelikleri, denetim ekibi performans ölçümlemesi vb. şeklinde detaylandırılabilecek görsel raporlar/grafikler ile Kurumun mevcut durumu çok daha pratik bir şekilde takip edilebilir.otomatik rapor oluşturulması öncesinde, rapora dahil edilecek bulgular ayrıca belirtilebilir. Yönetime İletilen Rapor Tespit Risk Rapor ve Yetkilendirme Bulgu

6 Denetim Ekibi Ekranları Denetimin ekibinin, günlük olarak aktivitelerini girdiği bir takip modülü bulunmaktadır. Ek olarak, gelecek denetimlerin kişi bazlı planlanabildiği yıllık plan ekranları ile yıllık hedefler kayıt altında tutulabilir. NEDEN NETLE İÇ DENETİM ÇÖZÜMÜ? Netle İç Denetim Çözümü nün web platformundan kullanılıyor olmasıyla, çözümlere html 5 uyumlu tüm aygıtlardan güvenli bir şekilde erişim yapılabilir. Farklı noktalarda, farklı aygıtlarda, tanımlanan güvenlik politikalarına göre süreçlerdeki bekleme noktalarında geçen süre azalır ve iş süreçlerinin daha etkin yönetilmesi sağlanır. Netle İç Denetim Çözümüile Kurum içindeki ya da dışındaki süreçler denetim altına alınır. Denetim anında belirlenen KPI (Key Performance Indicator/Anahtar Performans Göstergesi) değerlerine göre izleme ve raporlama araçları ile süreçlerin hatasız ilerlemesi sağlanır. Bütünleştirici (entegrasyon) araçları ile farklı sistemlere (e-dönüşüm uygulamaları, SAP HANA, PDKS sistemleri vb.) ve noktalara bağlantı yapılabilir, bu sistemlerden veri okunabilir, bu sistemlere veri yazılabilir veya mevcut veriler değiştirilebilir. Denetim sürecinin başlangıç ve bitiş tarihlerine göre hatırlatma ya da e-posta yoluyla bilgilendirme yapılabilir.bu tarihlere göre otomatik olarak farklı aksiyonların alınması sağlanabilir. Kuruma özel geliştirilen ya da mevcut denetimlerde kullanılan iç denetim maddelerinin kütüphanelere eklenmesiyle denetim hafızasının güçlendirilmesi sağlanır. Otomatik denetim raporu oluşturma özelliği ile rapor hazırlanması için harcanan efor ve zamandan tasarruf edilir, verimlilik arttırılır. Mutabakat ve bulgu kapatma süreçlerinin etkileşimli şekilde yönetilmesi ile denetlenen ile denetçi arasında etkin bir iletişim sağlanır, bulguya cevap verme ve kapatma süresi kısaltılır ve tüm süreç kayıt altına alınmış olur. Denetim süreci boyunca kişiler tarafından alınan aksiyonların tarih kayıtları tutulabilir. Tarih kayıtları tutulabildiği için risk/kontrol maddesi kontrol süresi, mutabakat cevap süresi, bulgu kapatma süresi vb. süre ölçümleri yapılabilir. Netle İç Denetim Çözümü ile risk/kontrol maddelerinin tanımlanması, bulgu tespiti ve girişi, mutabakat ve gözden geçirme aşamalarında olduğu gibi denetimin diğer aşamalarında da ek/doküman yüklenebilir. Denetim sonucu oluşan tüm verilerin sayısallaştırılması ve raporlanabilmesi ile Kurum röntgeni hızlı bir şekilde çekilebilir ve gerekli çözümler hayata geçirilir. Denetim sonuçlarının arşivlenmesi ve raporlama araçları ile anlamlı hale getirilmesi ile Kurumun zaman içinde gelişimi takip edilebilir, Kurum hafızası güçlendirilir.

7 İçinde gelişimi takip edilebilir, Kurum hafızası güçlendirilir. Denetim ekibi faaliyetlerinin sistem üzerinden yönetimi ve takibi yapılarak denetim sürecinde verimlilik arttırılır. Tüm denetim süreçlerinde kişi/pozisyon/süreç/departman bazlı yetkilerle veri güvenliği sağlanır. Kullanımı kolay ekranlar ile sisteme müdahale çok daha kolay şekilde yapılır. Uygulama içindeki tüm seçilebilir alanların parametrik olması ve denetim ekibi tarafından müdahale edilebilmesi ile verilerin tutarlılığı ve kolay yönetilebilmesi sağlanır. Çoklu dil desteği ile denetim sürecinin yurt dışı lokasyonlarda da sağlıklı bir şekilde yürütülmesi sağlanır, yurtdışında bulunan şube/departman/şirket vb. zahmetsizce denetime dahil edilebilir. Güçlü genişleme noktaları ve entegrasyon altyapısı sayesinde bilgi işlem birimleri tarafından da etkin şekilde özelleştirilebilir ve genişletilebilir. Kurum tarafından kullanılan kullanıcı yönetimi sistemine entegre olunarak kullanıcı bilgileri otomatik olarak çekilebilir. Her hareketin detaylı olarak kaydedilmesi ve yorumların arşivlenmesi ile denetimin her aşaması takip edilebilir. Eksik alan kontrolü ve denetim ekibinin tekrar cevap isteyebilmesi gibi mekanizmalarla hataların önüne geçilir ve veri tutarlılığı sağlanır. Sistem tarafından her aşamada yapılabilen bilgilendirme ve hatırlatma e-postaları ile sürecin takibi kolaylaştırılır. Portalda bulunan zengin yönetim seçeneğine sahip veri girişi sahaları ile rapora dahil edilecek sahaların görünümü belirlenebilir. Veri girişi sahalarında bulunan imla denetimi özelliği ile olası imla hatalarının önüne geçilir. Denetim sonunda oluşturulan raporun yanı sıra denetimin herhangi bir anında anlık olarak rapor oluşturulup indirilerek denetimin durumu izlenebilir. Netle İç Denetim Çözümü in kullanıcı dostu ve kişiselleştirilebilen web portalı ile kolay bir kullanım sunulur. SAP HANA entegrasyonu ile bellek-içi veri işleme özelliği ve farklı boyutlarda analitik raporlama desteği sunulur. Gömülü finansal denetim işlevleri ile e-dönüşüm verileri ya da mali tablolarda risk yaratan noktalar tespit edilebilir. (Örnek : aynı numaralı + aynı tutarlı gider faturaları, aynı hesaba aynı tutarlı kayıtlar, kasa hesabındaki yasal düzey, vb) SAP sistem katalog bilgileri kullanılarak güvenlik, yetki ve erişim kayıtları üzerinden denetim paketine veri desteği sağlanır.

8 İÇ DENETİM SÜRECİ DENETLENEN EKİP DENETİM EKİBİ PARAMETRİK BİLGİLER RİSK KONTROL x XLS Ta s la k Ta s la k x x Denetim Grup Başkanı Denetim Ekibi, Direktör Denetim Ekibi, Denetçi SERVİS VE DESTEK Telefon ya da NTTS (Netle Tick Tock System) ile destek merkezine erişim OnPremise / Cloud tabanlı uygulamaların uzaktan izlenmesi (enterprise alerting) Farklı bölgelerde (Türkiye, Avrupa) yer alan uzman kadro ile gerekli durumlarda yerinde destek Denetlenen

9 İZMİR Kültür Mah. Cumhuriyet Blv. No:137 Cumhuriyet Apt. Kat: 5 D: 12 Alsancak / İzmir PK: T: +90 (232) F: +90 (232) ALMANYA Ottostraße Karlsruhe Deutschland T: +49 (0) FRANSA 418 rue du Mas de Verchant, BP Montpellier Cedex 9 Fax: İSTANBUL Hera Club Residence Atatürk Mah. Özdemir Sok. No: 7/A K: 7 D: 102 Beylikdüzü Tüyap Fuar Alanı Yanı T: +90 (212) / [email protected] / [email protected]