NETLE E-FATURA NEDİR?

Transkript

1 Netle E-Fatura

2 NETLE E-FATURA NEDİR? E-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirli bir formatta standart hale getirilmiş, değiştirilemez bir şekilde mali mühür ile imzalanmış, satıcı ve alıcı arasında güvenli olan, zaman ve maliyet tasarrufu sağlamak amacıyla oluşturulan uygulamaların genel adıdır. E-Fatura, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. E-Fatura düzenlemeleri, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından, Sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliğleri ile yapılmıştır. E-Fatura uygulamasından, anonim ya da limited olan tüm kurumlar ve gerçek kişiler yararlanabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı portalı, yerel sunucuya kurulum (Entegrasyon) ve Özel Entegratör yöntemleriyle uygulaması kullanılabilir. E-Fatura uygulaması kapsamında; mükellefi olan kullanıcılar, mükellefi olan kullanıcılara gönderir ve aynı şekilde bu kullanıcılardan alır. Gönderilen veya alınan lar, dijital ortamda muhafaza edilir ve gerekli olduğu durumlarda ibraz edilir. E-Fatura uygulaması iki tip senaryo içerir. Birincisi Temel Fatura Senaryosudur. Temel faturalar otomatik olarak kabul edilir. İkinci senaryo olan Ticari Fatura Senaryosunda ise gelen faturayı kabul/ret etme seçenekleri mümkündür. Netle ; Kullanıcılarının bu uygulamayı eksiksiz ve sorunsuz şekilde kullanması için her türlü desteği sunmaktadır. E-Faturaların, Gelir İdaresi Başkanlığına gönderimi ve gelen ların alımı kapsamında kullanılabilecek yöntemlerden; manuel girişi yöntemi, web servis yöntemi, excel dosyası yükleme yöntemi, veritabanı ya da ERP (Enterprise Resource Planning/Kurumsal Kaynak Planlaması) ile doğrudan entegrasyon yöntemi ve iş süreçleri yönetimi aracı sayesinde diğer özel entegrasyon yöntemleri desteklenmektedir. ERP ile doğrudan entegrasyon yönteminde, SAP için dahili kullanım imkanı sunan SAP Kokpit çözümü ile fark yaratmaktadır. İş süreçleri yönetim aracı ile iş süreçlerine entegre olarak, kurumun mevcut denetim ve onay mekanizmalarının sürdürülmesine yardımcı olmaktadır. Ürünün ileri seviye, gelişmiş, esnek süreç tasarım aracı ile gönderim öncesi ve sonrası özel onay mekanizmaları, bilgilendirme süreçleri tasarlanabilir. Kurum içi onay mekanizmaları sayesinde nın, gönderilmeden ya da alınmadan (ticari faturalar için) önce tanımlanan kişi/kişilere onaya gitmesi sağlanarak, olası hataların en aza indirilmesi hedeflenir. Bu mekanizmalar, özellikle Temel Fatura Senaryosunda düzenlenmiş giden lar ve Ticari Fatura Senaryosunda düzenlenmiş gelen lar için kurum politikalarına özel kuralların otomatik işlenmesine de olanak sağlamaktadır. Süreç tasarım aracı sayesinde ayrıca; gönderilecek ların içeriklerinin alıcıların talepleri doğrultusunda özelleştirilmesi, gelen ların ERP sistemine doğrudan entegrasyonu gibi farklı çözümler geliştirilmesi sağlanmaktadır. Reddedilen Faturalar Bekleyen Faturalar Onaylanan Faturalar Gönderilen Faturalar

3 E-Fatura dosyalarının üst bilgilerinden ve içeriğinden (alıcı, tutar, miktar, vb.) arama yapılması kolaylığını sunar. Fatura360 Yönetim Ekranı ile bir nın gönderici birimden alıcı birime ulaşana kadar geçtiği her adım ve bu adımlardaki mesaj trafiğinin kolayca, tek noktadan takip edilmesini sağlar. Fatura360 sayesinde fatura tarihçesinin takibi yanında, fatura önizleme, zarf önizleme, fatura/zarf dışarı alma(export) işlemlerine tek ekrandan ulaşım imkanı sağlar. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından tanımlanmış, nın durumunu bildiren (alıcı tarafından sistem yanıtı gelmedi, başarıyla tamamlandı vb.) zarf durum kodları ve açıklamaları gelen/giden ekranlarından kolaylıkla takip edilebilir. Uygulama hem kurumun yerel sunucusuna kurulum (Entegrasyon) ile hem de Özel Entegratör üzerinden konforlu bir şekilde kullanılabilir. Her iki durumda da Netle arayüzü sayesinde, internet bağlantısı olan bir makineden gönderilebilir, alınabilir, durumu takip edilebilir. Çok az sayıda sağlayıcısı tarafından desteklenebilen Alış Faturası Entegrasyonu ile gelen ların ERP sistemine alış faturası veya dekont olarak otomatik aktarımları sağlanabilir.bu noktada, Netle nın esnek altyapısı ve yılların birikimi ile elde edilen tecrübelerinden ileri gelen profesyonelliği öne çıkmaktadır. NETLE E-FATURA NASIL ÇALIŞIR? E-Fatura gönderimi için; Gönderilecek içerik bilgisi veritabanı ya da ERP ile doğrudan entegrasyon, web servis yöntemi, excel aktarımı, manuel fatura girişi ya da süreç tasarım aracı sayesinde kullanılabilecek farklı entegrasyon yöntemlerinden biri ile alınır ve Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği standartlara (Ubl-Tr) uygun olarak hazırlanır. Hazırlanan mali mühür ile imzalanır, Gelir İdaresi Başkanlığına iletilir ve elektronik olarak saklanır. E-Fatura alımı için; Tedarikçi firmalardan, Gelir İdaresi Başkanlığı vasıtasıyla iletilen lar alınır, gerekli sistem cevapları gönderilir ve elektronik olarak saklanır. Kullanıcı gönderilen/alınan ların görüntüsüne, Gelir İdaresi Başkanlığı zarf durum kodlarına ve Ticari Senaryo ile gönderilen ların cevap durumlarına (kabul/ret) web portal aracılığıyla kolayca ulaşarak kontrol edebilir Mükellef -1 Mükellef-2 Gönderici Birim Posta Kutusu Merkez(GİB)

4 NEDEN NETLE E-FATURA? Netle, konusunda 7 senelik tecrübeye sahip ve Türkiye de ilk projesini uyarlayan uzman ekip tarafından geliştirilmektedir. Ürünün ileri seviye, gelişmiş, esnek süreç tasarım aracı sayesinde, gönderim öncesi ve sonrası özel onay mekanizmaları, bilgilendirme süreçleri tasarlanabilir. Bu süreçler sayesinde nın, alınmadan/gönderilmeden önce tanımlanan kişi/kişilere onaya gitmesi sağlanarak, olası hataların en aza indirilmesine yardımcı olunur. (Katma Değerli Servisler) Firmaya özel iş süreçleri tasarımı ve entegrasyonu sayesinde, gönderilecek lar için otomatik zamanlanmış gönderim mekanizmaları çalıştırılmasına olanak tanır. (Katma Değerli Servisler) E-Fatura içeriği/tasarımı, kurum istekleri doğrultusunda kolayca özelleştirilebilir. (Katma Değerli Servisler) Özel raporlama altyapısı ile ihtiyaca özel, firma içi diğer yazılımlarla bütünleşik çalışabilecek rapor tasarımına olanak sağlar. (Katma Değerli Servisler) E-Fatura konusunda uzman ve gelişmeleri düzenli takip eden bir ekip tarafından servis/destek sağlanır. Uzman ekip tarafından, Gelir İdaresi Başkanlığının yayınladığı yeni düzenlemelerin ve güncellemelerin düzenli takip edilmesi sayesinde gerekli değişiklikler, güncel sürümlerle kullanıma sunulur. Web tabanlı erişim arayüzü ile özgür erişim imkanı yaratır. E-Fatura ön izleme penceresinden baskı üretme seçeneği sunar. Netle büyük verileri kolaylıkla yönetebilir. Özel Sıkıştırma Algoritması sayesinde % 20 ye varan disk (saklama alanı) tasarrufu sağlar. Yerel (Entegrasyon) ya da bulut (Özel Entegratör) kullanımlar için esnek konfigürasyona sahiptir. E-Faturaları, okundu/işlendi/imzaya sunuldu/çıktısı alındı vb. şekillerde işaretleme imkanı sunar. Özel geliştirilmiş modüller sayesinde SAP ve diğer ERP paketleri ile doğal entegrasyon sağlar. Gelen için e-posta yoluyla alış bilgilendirmesi yapılmasını destekler. Gelen ticari lar için firmaya özel otomatik ticari yanıt kuralları belirlenmesi ve bu kuralların firmaya özel iş süreçleri tasarımı ve entegrasyonu sayesinde işletilmesini sağlar. Türkiye de önde gelen 5 Özel Entegratör için çözüm sağlayıcı olma özelliğine sahiptir. Almanya da onaylı ilk çözüm sağlayıcısı olma özelliğine sahiptir. Döviz eşleştirme, birim eşleştirme yeteneklerine sahiptir.

5 Gelir İdaresi Başkanlığına gönderimi öncesinde, taslak fatura oluşturma, şema ve şematron denetimi yapabilme olanaklarını sunar. Farklı fatura seri numarası desteği sağlar. Tarih aralığı, gönderici birim, alıcı birim vb. filtreler uygulayarak, istenen faturaların, istenen formattaki (XML, PDF, HTML) çıktılarını, istenen dizine ek bir Excel raporu ile birlikte alma imkanı verir. Farklı Kaynaklardan veri alma. Web tabanlı erişim arayüzü ile özgür erişim imkanı yaratır. Web Servisi ERP Web Manuel Fatura Girişi Fatura360 Yönetim Ekranı ile fatura tarihçesi, fatura önizleme,zarf önizleme ve özet bilgilere erişim seçeneği sunar. XRP Fatura XML XLS Veri Tabanı... ERP Görev Tanımı Onay Süreci Özel E-Fatura Tasarımı Veri Tabanı Tedarikçi Kullanıcı 1.Müşteri 2.Müşteri 3.Müşteri 4.Müşteri Günlük Gönderim Raporu İleri seviye, gelişmiş, esnek süreç tasarım aracı ile zamanlanmış E-Fatura görev tanımı yapılmasına olanak sağlar. Müşteri Süreç tasarım aracı sayesinde, firma kuralları doğrultusunda hazırlanan onay süreçlerinin yürütülmesini sağlar

6 SERVİS VE DESTEK Telefon ya da NTTS (Netle Tick Tock System) ile destek merkezine erişim OnPremise / Cloud tabanlı uygulamaların uzaktan izlenmesi (enterprise alerting) Farklı bölgelerde (Türkiye, Avrupa) yer alan uzman kadro ile gerekli durumlarda yerinde destek

7 İZMİR Kültür Mah. Cumhuriyet Blv. No:137 Cumhuriyet Apt. Kat: 5 D: 12 Alsancak / İzmir PK: T: +90 (232) F: +90 (232) ALMANYA Ottostraße Karlsruhe Deutschland T: +49 (0) FRANSA 418 rue du Mas de Verchant, BP Montpellier Cedex 9 Fax: İTALYA Piazza Duca d Aosta, 8 I Milano (MI) İSTANBUL Hera Club Residence Atatürk Mah. Özdemir Sok. No: 7/A K: 7 D: 102 Beylikdüzü Tüyap Fuar Alanı Yanı T: +90 (212) / satis@netle.com.tr / bilgi@netle.com.tr