PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

Transkript

1 PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ Yard. Doç.Dr.Ayselin YILDIZ (AB Merkezi Müdürü) INRL 452 Bu sunumlar Yaşar Üniversitesi AB Merkezi ve İzmir Valiliği AB Koordinasyon Birimi PDY eğitimlerinde de kullanılmaktadır

2

3

4 Proje Nedir? Proje; belirli bir yerde, belirli süre içinde, belirli bir bütçe ile, net olarak tanımlanan amaçların gerçekleştirilmesine yönelik olarak planlanan faaliyetler bütünüdür.

5 Bir proje her zaman... Geniş anlamda politika ve program amaçlarıyla uyumlu olmalı ve bunu desteklemelidir. Fakat, Halihazırda devam etmekte olan faaliyetleri desteklemekten ziyade yeni bir şey oluşturmalı/geliştirmelidir. Ve Belirlenmiş ihtiyaçlara yönelik açıkça tanımlanmış amaçları, Açıkça tanımlanmış hedef grup(lar)ı, Açıkça tanımlanmış yönetim sorumlulukları Başlangıç ve bitiş tarihi Belirlenmiş bir dizi kaynağı ve bütçesi olmalıdır.

6 Proje Döngüsü Yönetimi Nedir? Mantıksal çerçeve yaklaşımı temeline dayanan, proje ve programların hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesinde kullanılan bir yöntem ve sistematik bütünüdür.

7 Proje Döngüsü Proje Fikrini Belirleme Projelerin planlaması ve yürütülmesi, birbirini takip eden 6 aşamalı bir süreçte gerçekleştirilir. Değerlendirme Uygulama Finansman Proje Fikrinin Analizi Ön Değerlendirme

8 Proje Sürecinin Aşamaları Proje Fikrini Belirleme: Projeye ilişkin fikirlerin ortaya konduğu ve tasarlandığı ilk hareket noktasıdır. Proje fikrinin analizi: Projenin teknik ve uygulama açısından detaylı olarak tasarlandığı aşama Ön Değerlendirme: Tasarımı tamamlanmış olan projenin teknik, mali, ekonomik, kadın-erkek eşitliği, sosyal, kurumsal, çevresel faktörler açısından tutarlılığının, bütünselliğinin ve işlevselliğinin değerlendirildiği ve proje önerisinin yazıldığı aşama Finansman: Finansman teklifinin ilgili kuruluşlar tarafından değerlendirildiği ve finansmanın sağlandığı aşama Uygulama: Projede öngörülen faaliyetlerin hayata geçirilmesi, izlenmesi, denetlenmesi ve değerlendirilmesi aşaması Değerlendirme: Proje sonuçlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi aşaması

9 Klasik projelerde en çok görülen eksiklikler Neden Proje Döngüsü Yönetimi? Mevcut durumun yetersiz analizi Projelerin hedef gruplarla ilgili olmaması Proje sahibi kuruluşun konuyla ilgisinin zayıflığı Stratejik çerçevenin belirsizliği Risklerin yeterince dikkate alınmaması Kısa vadeli bakış açısı Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması Faaliyet tabanlı uygulama ve planlama Doğrulanabilir olmayan proje çıktıları Yetersiz proje dokümanları

10 Mevcut Durum Analizi Mevcut durum analizi, uygun bir proje tasarımında bulunmak için projenin kapsamı ve yerel halkın çıkar ve ihtiyaçları hakkında olabildiğince bilgi sahibi olma sürecidir. En iyi bilgilenme/öğrenme, çeşitli paydaş grupları ile yapıldığında olur. Etkileyici ve daha çok öğrenmeye açık bir durum analizi sorunun niteliği ve etkileri açısından önemlidir. 1. İyi bir literatür taraması 2. Proje alanının coğrafi yapısı ve iklim özellikleri 3. Toprak kullanım özellikleri 4. Çevresel sorunlar ve riskler 5. Temel altyapıya ilişkin bilgiler 6. Alana ait istatistikler 7. Hükümet politikaları ve programlar 8. Alanın sosyo-kültürel göstergeleri 9. Alanın ekonomik göstergeleri

11 Mevcut Durum Analizi-Örnek Tipik bir kenar mahalle Mahalle oldukça yoksul, gelir düzeyi düşük, Mahalle sakinlerinin büyük bir bölümü düzenli gelir getiren bir işten mahrum, Eğitim düzeyi düşük, kız çocuklarında okullaşma oranı çok düşük, Altyapı yetersiz, elektrik ve su dağıtım şebekesi eski, belediyenin öncelikleri farklı, Kanalizasyon mahallenin içinden açıkta akıyor ve içme suyu kaynaklarına karışıyor Mahallenin üst tarafında kurulmuş olan Çimento Fabrikasının arıtma tesisi yok ve atıklar hemen yakındaki dereye karışıyor, Hijyenik içme suyu yok, bu yüzden çocuklarda ishale yakalanma oranı yüksek, Mahallede salgın hastalık var, Mahallede gençler arasında çeteleşme var ve uyuşturucu kullanımı her yıl artıyor, Çocuklar arasında suça karışma/suç işleme oranı yüksek, Anneler, çocukları besleme konusunda bilgisiz (anneler bilinçsiz), Çocuklarda beslenme yetersizliği var, Sağlık ocağı ve klinikler yetersiz, Yeterli sağlık taraması yok, Çocuklara gerekli ve yeterli aşılar yapılamıyor, Kayıtlara göre 0-5 yaş grubundaki bebek ve çocuk ölümleri son bir yıl içinde %10 oranında artmış, Bebek ve çocuklarda görülen enfeksiyon oranları yüksek,

12 MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI

13 Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Farklı seviyelerdeki hedefler arasındaki nedensel ilişkiyi kuran, hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının kontrol edildiği ve proje kontrolü dışında kalan ve başarıyı etkileyecek risklerin dikkate alındığı proje analiz, planlama ve uygulama aracıdır.

14 Alternatifleri Seçme Belirleme ve İşlevselleştirme Sonuç Çıkarma Belirleme Analiz Proje Mantığını Belirleme Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ANALİZ AŞAMASI PLANLAMA AŞAMASI Sorun analizi- paydaşların, onların ana problemlerinin, ve yaratacakları kısıtların ve fırsatların belirlenmesi; problemlerin farklı seviyeleri arasındaki neden-sonuç ilişkilerinin tespit edilmesi Hedeflerin analizi - belirlenen problemlerden hareket ederek hedeflerin belirlenmesi; araç-amaç ilişkilerinin belirlenmesi Strateji analizi - hedeflerin gerçekleştirilmesi için farklı stratejilerin belirlenmesi; ana hedeflerin belirlenmesi (ana amaç ve proje hedefleri) Mantıksal çerçeve matrisinin hazırlanması proje yapısının tanımlanması, onun içsel mantığının test edilmesi, hedeflerin ölçülebilir terimlerle tanımlanması, araçların ve maliyetin (genel) tanımlanması Faaliyet planlaması faaliyetlerin sırasının ve birbirlerine bağlarının tespit edilmesi; faaliyetlerin sürelerinin belirlenmesi, kilometre taşlarının tespit edilmesi ve sorumlulukların tahsis edilmesi Bütçe Faaliyet planından hareketle girdilerin belirlenmesi ve bütçenin hazırlanması

15 Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Adımları 1. Sorun Analizi 2. Hedef Analizi 3. Strateji Analizi 4. Paydaş (İlgili Taraflar) Analizi 5. Mantıksal Çerçeve Matrisinin Hazırlanması 6. Kaynak Planlaması 7. Bütçenin Hazırlanması

16 Sorun Analizi Sorun analizi, sorunların esas nedenlerini bulmak, sorunun köküne inmek anlamını taşır. Bizim sorun olarak gördüğümüz ve birbirinden bağımsız olarak düşündüğümüz bir çok sorun aslında bir tek ana sorunun uzantıları olabilir. Örnek Başınız ağrıyor ve doktora gittiniz...

17 Niçin Yapılır? Sorun Analizi Müdahale edilecek durumların ortaya konulması ve buna neden olan sorunlar ile sebep olduğu sonuçların tarafların üzerinde uzlaşabileceği bir açıklıkta ortaya çıkarılması için yapılır. Nasıl Yapılır? Katılımcıların bakış açılarından sorunlar formüle edilir, Konuyla ilgili tüm sorunların ortaya çıkıp çıkmadığı incelenir, Ortaya çıkanların önemli sorunlar olduğu konusunda görüş birliği oluşturulur, Sorunlar sebep-sonuç ilişkisine göre hazırlanan sorun ağacıyla gösterilir.

18 Sorun Analizi Bu aşamada kendimize sormamız gereken sorular: Değiştirmek istediğimiz, istemediğimiz ya da sorun olarak gördüğümüz şey nedir? Bu sorunun kaynağı nedir? Bu sorun görmezden gelinirse sonucu ne olur? Sorunlar arasında neden-sonuç analizi yapıldı mı?

19 Sorun Analizi Sırasında Neler Yapılmalı? Konu ile ilgili görünen sorunları ve varlığı istenmeyen durumları gelişigüzel sıralayın. Ana sorunu en üst seviyede tutarak, onu doğrudan etkileyen sorunları sıralayın. Şemada yer alan sorunların hepsinin gerçek olmasına ve gelecekte ortaya çıkması beklenen sorunların belirtilmemesine dikkat edin. Sorun ağacı içerisindeki genel sorunları, sorun ağacından ayıklayın. Bu tür genel sorunları, sonraki aşamalarda varsayım ya da önkoşul olarak kullanabilirsiniz.

20 Sorun Ağacı Sorunlar arasında neden-sonuç ilişkilerinin kurulması SONUÇ NEDEN

21 Sorun Ağacı Nasıl Düzenlenir? Belirlenen sorunlar arasında bir neden-sonuç hiyerarşisi belirlenip bir sorun ağacı oluşturulur: Mevcut durumdaki ana sorunları tanımla (beyin fırtınası) Bir başlangıç sorunu seç Başlangıç sorunu ile bağlantılı diğer sorunları araştır Neden-sonuç ilişkisini kur Başlangıç sorununa doğrudan sebep olan sorunları aşağı yaz Başlangıç sorunundan doğrudan etkilenen sorunları yukarı yaz Benzer şekilde diğer tüm sorunları birbirleriyle karşılaştırarak yerleştir Sorunları sebep-sonuç oklarıyla ilişkilendir Ağacın tamamını gözden geçir ve tamamlılığını ve geçerliliğini kontrol et

22 Otobüs şirketine olan güven azalıyor Sonuçlar Sık sık yaralanma vakaları yaşanıyor Yolcular gidecekleri yere geç kalıyor Odak sorun Sık yaşanan otobüs kazaları Nedenler Şoförler dikkatsiz Otobüsler kötü durumda Yol koşulları kötü Otobüsler çok eski Otobüsler bakımsız

23 Sürdürülebilir Van Gölü İnci Kefalı Balıkçılık Yönetimi Projesi Van Gölü Biyolojik Çeşitliliği Bozuluyor SU YANLIŞ KULLANILIYOR BALIKÇILIK KÖTÜLEŞİYOR SONUÇLAR Balık yanlış ağlarla avlanıyor Balık üreme zamanında avlanıyor Balıkçılar aşırı avcılığın sonuçlarından habersiz Denetimler Yetersiz Mevzuat Yetersiz Balığın üreme döneminde derelere su bırakılmıyor Çiftçi doğru sulama tekniklerini bilmiyor Su debileri her yıl düşüyor Sulama kanalları çok eski SEBEPLER

24 Sorun Ağacı Oluşturma Etkinliği Grup Çalışması Süre: 30 dakika

25 Hedef Analizi Gelecekte olması istenen durumun gerçekleştirilmesi için potansiyel çözümlerin analiz edilmesidir. Nasıl Yapılır? Sorun ağacındaki sorunlar pozitif olarak yeniden ifade edilir Sorun ağacıyla karşılaştırılır ve yapılması gerekenler veya başarılması gerekenler yeniden ifade edilir Gerçekçi bir şekilde revize edilmesi gereken ve/veya ekleme/çıkarma yapılması gereken hususlar tamamlanır Bağlantıların tutarlı olmasına dikkat edilerek Hedef Ağacı oluşturulur

26 Hedef Ağacı Olumsuz durumların gelecekte olması arzu edilen ancak gerçekçi olan durumlara çevrilmesi AMAÇ ARAÇ

27 HEDEF AĞACI Van Gölü Biyolojik Çeşitliliği İyileşiyor SU DOĞRU KULLANILIYOR BALIKÇILIK İYİLEŞİYOR Balık doğru ağlarla avlanıyor Üreme döneminde avcılık önlendi Balıkçılar aşırı avcılık konusunda bilinçlendi Denetimler arttırıldı Mevzuat bilimsel verilere uyduruldu Balığın üreme döneminde derelerde yeterli su var Çiftçi doğru sulama teknikleri konusunda eğitildi Gölet ve barajlar yapılarak su debisi düzenlendi Sulama kanalları rehabilite edildi

28 Hedef Ağacı Oluşturma Etkinliği Süre: 30 dakika

29 STATEJİ ANALİZİ

30 Strateji Analizi Hedef ağacındaki aynı türden hedef kümelerine strateji denir. Bu aşama, kendi kapasitemizi tanıdığımız ve tanımladığımız aşamadır. Yeteneklerimizi, gücümüzü, güçsüz yanlarımızı ortaya koymamız gerekir. Strateji Analizinin Hedefi şudur: Belirlenen (muhtemel) amaçları bir dizi fizibilite (olabilirlik) kriterine göre analiz etmek; Proje uygulaması için uygun stratejiyi seçmek

31 Strateji Analizi Nasıl Yapılır? Hedef ağacından o aşamada gerçekleştirilmesi mümkün olmayan hedefler elenir Bir proje oluşturacak olası alternatif stratejiler ortaya konur Bir veya birden fazla strateji seçilir Belirlenen kriterlere (maliyet, aciliyet, politik durum vb.) göre optimum stratejinin hangisi olduğunu konusunda değerlendirme yapılır Projeyi oluşturacak stratejiye karar verilir Proje Ana Amacı ve Proje Hedefleri net olarak ifade edilerek, projenin kapsamı belirlenir

32 Strateji Analizi Strateji Seçiminde Dikkate Alınacak Kriterler Maliyetler Farklı Paydaşların Bakış Açıları Faydaların Zaman Perspektifi Mevcut Kaynaklar Mevcut Potansiyel ve Kapasiteler Politik Yapılabilirlik Verimlilik ve Etkinlik Sosyal Kabul Edilebilirlik Eşitsizliklerin (Kadın-Erkek) Giderilmesine Katkısı Diğer Projeleri Tamamlayıcılık Aciliyet

33

34 STRATEJİ ANALİZİ Proje kaplama alanı Van Gölü Biyolojik Çeşitliliği İyileşiyor SU DOĞRU KULLANILIYOR BALIKÇILIK İYİLEŞİYOR Balık doğru ağlarla avlanıyor Üreme döneminde avcılık önlendi Balıkçılar aşırı avcılık konusunda bilinçlendi Denetimler arttırıldı Mevzuat bilimsel verilere uyduruldu Balığın üreme döneminde derelerde yeterli su var Çiftçi doğru sulama teknikleri konusunda eğitildi Gölet ve barajlar yapılarak su debisi düzenlendi Sulama kanalları rehabilite edildi

35 Strateji Belirleme Etkinliği Grup Çalışması Süre: 15 dakika

36 MANTIKSAL ÇERÇEVE Proje Genel Hedefi Van Gölü Biyolojik Çeşitliliği İyileşiyor Proje Amacı SU DOĞRU KULLANILIYOR BALIKÇILIK İYİLEŞİYOR Dışsal koşullar Sonuçlar veya Ara Hedefler Balık doğru ağlarla avlanıyor Üreme döneminde avcılık önlendi Balıkçılar aşırı avcılık konusunda bilinçlendi Denetimler arttırıldı Mevzuat bilimsel verilere uyduruldu Balığın üreme döneminde derelerde yeterli su var Çiftçi doğru sulama teknikleri konusunda eğitildi Gölet ve barajlar yapılarak su debisi düzenlendi Sulama kanalları rehabilite edildi

37 Paydaş (İlgili Taraflar) Analizi Niçin Yapılır? Şahısları, grupları, kuruluşları ve örgütleri projeyle ilgilerine göre belirlemek Bunların proje için önemli olan beklentilerini, katkılarını, risk unsurlarını tanımlamak

38 Kim? Paydaş Analizi Paydaş, belirlenen problemleri çözmede veya projeye ilişkin olarak arzu edilen sonuçlara ulaşmada çıkar/rolü olan herhangi bir insan grubudur. Örneğin: Devlet kurumları Özel sektör grupları, şirketler Sivil toplum grupları Toplumun üyeleri (çiftçi/tüccar, kadın/erkek, genç/yaşlı, zengin/ yoksul)

39 PAYDAŞLAR Kimlerdir? Paydaşlar: Proje ile ilişkisi olan kişiler, gruplar, kurumlar ya da işletmeler. Paydaşlar, doğrudan ya da dolaylı biçimde proje sürecinden ve sonuçlarından olumlu ya da olumsuz biçimde etkilenecek olanlardır.

40 Paydaş Analizi A-Proje Sahibi Kuruluş Projeyi hazırlayan kuruluş B-Proje Ortakları Proje konusu ile ilgili ve proje sorumluluğunu paylaşan kurum/kuruluşlar C-Hedef Grup(lar) Projenin gerçekleştirilmesinden doğrudan ve olumlu etkilenen grup veya gruplar. Proje bu gruplar için yapılmaktadır. D-Paydaşlar 1. Birincil Paydaşlar Proje konusu ile doğrudan ilişkili ve sonuçlardan olumlu ya da olumsuz etkilenecek olan gruplar 2. İkincil Paydaşlar Proje konusu ile dolaylı olarak ilişkili ve sonuçlardan olumlu ya da olumsuz etkilenecek olan gruplar. Birincil paydaşlara hizmet sağlayan kurum ve kuruluşlar da ikincil paydaş sayılır.

41 Birincil Paydaşlar Projeden doğrudan olumlu ya da olumsuz etkilenecek olanlardır. Projenin temel yararlanıcıları; hedef gruplar ve nihai yararlanıcılar olarak bu grupta yer alır.

42 Yararlanıcılar Kimlerdir Hedef grup(lar) Projenin doğrudan ve olumlu bir biçimde etkileyeceği grup ya da varlıklardır Nihai yararlanıcılar Proje hedefine ulaşılması ile gerçekleştirilen etkiden uzun dönemde yararlananlar

43 İkincil Paydaşlar Birincil paydaşlara hizmet sağlamada aracılık edecek olanlardır. Bunlar, fon kuruluşları, uygulama, izleme ve destekçi kuruluşlardır.

44 Paydaş Analizi Aşamaları 1. Aşama: İlgili tüm paydaşların belirlenmesi mevcut sorundan etkilenebilecek olan veya projeyi etkileyebilecek olan paydaşların tümünün belirlenmesi: hedef gruplar, ilgili resmi kuruluşlar, bireyler, çıkar grupları, sivil toplum kuruluşları, diğer kişi veya gruplar

45 Paydaş Analizi Aşamaları 2. Aşama: Paydaşların sınıflandırılması Paydaşların projenin kapsamına bağlı olarak aşağıdaki gibi sınıflandırılır. Genel (birincil, ikincil) Yararlanıcılar (Doğrudan, Dolaylı) Etkilenen (Olumlu, Olumsuz)

46 Paydaş Analizi Aşamaları 3. Aşama: Seçilen paydaşların ayrıntılı analizi. Seçilen paydaşların daha ayrıntılı bir analizi için, çeşitli yöntemler kullanılabilir. Bunlardan birisi: Paydaş analiz tablosu: Paydaşları analiz etmenin bir yolu, onların bireysel özelliklerini ve bunların projeye etkilerini (direniş veya destek gibi) belirlemektir.

47 Paydaş Analizi Tablosu Paydaşlar Özellikleri Beklentiler/Çıkarlar/Hedefler Zayıf ve Güçlü Yönleri Paydaşların Sorunun Çözümü için Önerileri Birincil Paydaşlar Proje sonuçlarından doğrudan olumlu veya olumsuz etkilenecek olan grup veya gruplardır. İkincil Paydaşlar Proje sonuçlarından dolaylı olarak olumlu veya olumsuz etkilenecek olan grup veya gruplar ile birincil paydaşlara hizmet sağlayan kurum veya kuruluşlardır.

48 Paydaş Analizi Grup Çalışması Süre: 20 dakika

49 GENEL HEDEF VE PROJENİN AMACI Genel Hedef; projenin çözümlenmesine yardımcı olacağı, katkıda bulunacağı büyük sorunu tanımlar. Proje amacı; Kim yapacak? Kim yararlanacak? Ne tür bir toplumsal dönüşüm yaratacak? sorularına cevap arar.

50 Proje Amacını SMART Hale Getirme S (Specific) Özgül-Belirli-Özel M (Measurable) Ölçülebilir A (Achievable) Ulaşılabilir- Gerçekleştirilebilir R (Realistic) Gerçekçi-Uygun T (Time-bound) Süreli

51 Proje Hedef ve Amacını Yazma Etkinliği Süre: 15 dakika

52 Faaliyet ve Zaman Planlaması Diğer sunumda...

53 MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİNİN HAZIRLANMASI

54 Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı (Logical Framework Approach) Projenin en önemli yönleri, 16 kutulu bir matris içerisinde özetlenir : Projenin neden gerçekleştirildiği (Projenin Kapsamı) Projenin neyi başarmasının beklendiği (Projenin Kapsamı ve Göstergeler) Projenin bunu nasıl başaracağı (Faaliyetler ve Araçlar) Projenin başarısı için hangi faktörlerin önemli olduğu (Varsayımlar) Projenin başarısının değerlendirilmesi için gerekli bilginin nereden bulunacağı (Doğrulama Kaynakları) Projenin maliyetinin ne olacağı (Maliyetler) Projenin başlayabilmesi için hangi unsurların yada şartların gerçekleştirilmesinin gerektiği (Ön koşullar)

55 Mantıksal Çerçeve Matrisinin Hazırlanması Müdahale Mantığı-Projenin Kapsamı Objektif Olarak Doğrulanabilir Göstergeler Doğrulama Kaynakları Varsayımlar Genel Hedef Proje Amacı Sonuçlar Faaliyetler Araçlar Maliyet Ön-koşullar

56 Mantıksal Çerçevenin Hazırlanması için Yaklaşım 1 GENEL HEDEF 13 GÖSTERGELER 14 DOĞRULAMA ARAÇLARI 2 PROJE AMACI 11 GÖSTERGELER 12 DOĞRULAMA ARAÇLARI VARSAYIMLAR 8 3 SONUÇLAR 9 GÖSTERGELER 10 DOĞRULAMA ARAÇLARI VARSAYIMLAR FAALİYETLER ARAÇLAR AYRICA DÜZENLENİR MALİYETLER AYRICA DÜZENLENİR VARSAYIMLAR 5 ÖNKOŞULLAR

57 Hedeflerin Seviyeleri Projenin katkıda bulunacağı en üst seviyedeki hedef Hedef gruplar için sürdürülebilir yarar sağlama açısından projenin ana amacı Gerçekleştirilecek faaliyetlerin ürünleri Projenin sonuçlarını üretmek için projenin parçası olarak uygulanacak görevler GENEL HEDEF PROJE AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER İdeal durum- uzun dönemde gerçekleşir Projenin sonucunda ulaşılır. Özgün, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi olan ve belli bir zaman ve yere bağlı olarak tanımlanmalıdır. Projenin amacına ulaşılması için yerine getirilmesi gereken alt hedefler - ölçülebilir, gerçekleştirilebilir olarak tanımlanmalıdır. Belirli bir zamana ve bütçeye dayalı olarak kaynakların kullanılması ve proje amacına ulaşmayı sağlayacak sonuçların üretilmesi

58 Projenin Genel Hedefi GENEL HEDEF PROJE AMACI SONUÇLAR HEDEF AĞACININ EN ÜST SEVİYESİNDE YER ALAN VE PROJENİN KATKIDA BULUNACAĞI HEDEF Genel Hedef, aynı zamanda ideal durumu tanımlar. Ulaşılması uzun dönemlidir. Her bir projenin amacına ulaşması, genel hedeflere bir adım daha yaklaşmayı olanaklı kılacaktır. FAALİYETLER

59 Proje Amacı GENEL HEDEF PROJE AMACI Projenin gerçekleşmesi ile ulaşılacak olan ve projenin kendisinden daha uzun ömürlü olması beklenen amaç. SONUÇLAR FAALİYETLER

60 Sonuçlar GENEL HEDEF Proje Amacına Ulaşılmasını Sağlayan Hedefleri İçerir PROJE AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER

61 Proje Faaliyetleri GENEL HEDEF PROJE AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER Faaliyet: Sonuçları Elde Etmek İçin Yapılması Gerekenler Faaliyet planlamasının ana adımları: 1. Ana faaliyetlerin oluşturulması 2. Alt faaliyetlerin oluşturulması 3. Faaliyetlerin sıralanması 4. Faaliyetlerin başlama ve bitiş sürelerinin saptanması 5. Toplam sürenin ve kritik faaliyetlerin belirlenmesi 6. Faaliyet sorumlularının saptanması

62 GENEL HEDEF PROJE AMACI Mantıksal Çerçeve Matrisinde 1. Sütunun Doldurulması Süre: 20 dakika SONUÇLAR FAALİYETLER

63 Risk Analizi ve Varsayımlar Diğer sunumda...

64 Nesnel Başarı Göstergeleri Nedir? Proje amaçlarını her seviyede ölçebilen, performans ölçüm olanağı sağlayan ve projenin her aşamada izlenmesine olanak sağlayan araçlardır. Yapılanları ölçebilmek için her bir gösterge Hedef Grup, Nicelik, Nitelik, Zaman ve Yer konusunda bilgi içermelidir. Not: Genellikle, bir amaç için birden fazla gösterge kullanmak gerekebilir. Böylece, amacın başarılıp başarılmadığı konusunda daha güvenilir bilgi elde edilir.

65 Göstergeler Ne İşe Yarar? Genel hedefin, proje amacının ve sonuçların özelliklerini açıklığa kavuştururlar. Projeyi daha NESNEL (objektif) bir şekilde yönetmeyi sağlarlar. Performans ölçümü, izleme ve değerlendirme için bir temel oluştururlar.

66 Göstergeler Göstergeler aşağıdaki sorulara cevap vermelidir: Ne kadar? Nasıl bir değişim? Kim? Ne zaman? Nerede? Nicelik Nitelik Hedef grup Zaman Yer

67 Göstergeler SMART Olmalı SPECIFIC (Spesifik), ölçmesi gereken şeyi ölçen MEASURABLE (Ölçülebilir) Kabul edilebilir maliyetler içerisinde niteliksel ve/veya niceliksel olarak ölçülebilir olmalı AGREED UPON (Üzerinde uzlaşılan) Bütün taraflar göstergenin özelikleri konusunda uzlaşmış olmalı RELAVANT (İhtiyaca Uygun) Bilgiyi kullananların ihtiyaçlarını karşılayacak TIME BOUND & COST EFFECTIVE (Süreli ve maliyet etkin)

68 Göstergelerin Belirlenme Adımları Hedef : İlköğretim öğretmenlerinin teknolojiye uyumunun sağlanması Gösterge: Öğretmenlerin eğitimde bilgisayar kullanımı İlk Adım : Nicelik 100 İlköğretim öğretmenin eğitimde bilgisayara kullanımının sağlanması İkinci Adım Nitelik 100 İlköğretim öğretmeninin eğitim planlamasında konusunda bilgisayar kullanımının sağlanması Son Adım : Zaman 100 İlköğretim öğretmenin 2 yılın sonunda eğitim planlamasında konusunda bilgisayar kullanımının sağlanması

69

70 Doğrulama Kaynakları Doğrulama Kaynakları, göstergelerin kontrol edilmesi için gerekli bilgiyi sağlayacak dokümanlar, raporlar ve diğer kaynaklardır. Göstergelerin belirlenmesiyle eş zamanlı olarak doğrulama kaynakları da belirtilmelidir. Doğrulama kaynakları şu bilgileri vermelidir: Bilginin sağlanacağı format (örn: İlerleme raporları, proje hesapları, proje kayıtları, resmi istatistikler vs.), Bilgiyi kimin sağlayacağı, Bilginin hangi sıklıkta sağlanacağı (örn: Aylık, üç aylık, yıllık vs.)

71 Örnek Doğrulama Kaynakları Proje öncesinde, sırasında ve sonrasında yapılan anketler, İstatistik Enstitüsü gibi, ilgilendiğiniz alanla ilgili istatistik veri alabileceğiniz kurumların rapor ve araştırmaları, İlgili bakanlıkların ve yerel yönetimlerin rapor, istatistik ve araştırmaları, Toplantı katılım listeleri ve toplantı tutanakları, Kurs-seminer gibi etkinlikleri tamamlayanların sayılarını gösteren belgeler, sertifikalar, Basında faaliyetlerinize verilen yer, gazete haberleri, Proje izleme ve değerlendirme raporları, Dış değerlendirme uzmanı raporları, Derinlemesine görüşmeler ve odak grup toplantıları, Katılımcı değerlendirme toplantıları.

72 Maliyet Doğrulama Kaynakları ve Seçimi Projeden Yararlananlarla Görüşmeler Özel Anketler İdari Kayıtlar Yönetim Raporları Uyarlanmış Rutin İstatistikler Rutin İstatistikler Karmaşıklılık

73 Örnek Genel Hedef Proje Tanımı Yerel halkın yaşam koşulları iyileşti Tarafsız Doğrulanabilir Gösterge Balıkçılıktan elde edilen gelir 2006 yılına kadar % 30 artar Turizm geliri 2006 yılına kadar % 30 artar. Doğrulama Kaynakları DİE nin sosyo ekonomik anket raporu Proje amacı Nehir suyu kalitesi arttı Balık tüketimine bağlı hastalıklar 2006 yılına kadar % 80 oranında azalır. Balık yakalama 2006 yılına kadar % 80 oranında artar. (sabit stokla) Bölgesel hastane ve tıbbi istatistikler Nehir Otoritesi ve Kooperatiflerin Raporları Sonuç 2008 e kadar fabrika Hanelerin ve fabrikaların atıksularının % 70 i doğrudan kirli su atıkların ve evsel atıksuların azaltıldı %80 i arıtılır. Belediyelerin anket raporu

74 Mantıksal Çerçeve Matrisinde 2. ve 3. Sütunun Doldurulması Süre: 20 dakika 13 GÖSTERGELER 14 DOĞRULAMA ARAÇLARI 11 GÖSTERGELER 12 DOĞRULAMA ARAÇLARI 9 GÖSTERGELER 10 DOĞRULAMA ARAÇLARI

75 Kaynak Planlaması

76 Kaynak Planlaması NEDİR? Planlama aşamasında yapılan kaynak planlaması, faaliyetleri gerçekleştirmek için gerekli girdilerin ve bunların miktarlarının listelenmesini kapsar. Kaynaklar insan kaynakları, fiziksel kaynaklar (donanım) ve diğer kaynaklar olarak üç ana başlıkta toplanabilir. Kaynak planlaması, faaliyetler ile bütçe arasındaki köprüdür.

77 Faaliyet Planı ve Bütçe İlişkisi Faaliyet planı ile bütçe birbiri ile doğrudan ilişkilidir. Her faaliyetin bir maliyeti vardır ve bu maliyet bütçede yer almalıdır. Mantıksal Çerçeve Faaliyet Planı ve Bütçe Faaliyet PLanı Faaliyet PLanı Faaliyet Planı Maaşlar Yolluklar Araç Gid. Ofice Tel/Fax Tohum Gübre Bütçe Bütçe Bütçe

78 Kaynak Planlama Etkinliği Süre: 20 dakika

79 Bütçe Bütçe, bir projenin mali kaynaklarının nasıl kullanılacağını ve faaliyetler arasında nasıl dağıtılacağını gösteren tablodur. Planlanmış kaynakların harekete geçirilmesine dayanak oluşturur Proje maliyetinin ve finansman kaynaklarının belirlenmesine kolaylık sağlar

80 Bütçe Genel Esaslar Bütçe proje teklifi hazırlanan kurumun belirlediği para birimi ile hazırlanmalıdır. Alt ve üst bütçe sınırı ve talep edilebilecek max. bütçe yüzdesi göz önünde bulundurulmalıdır. Bütçe süresi proje süresi ile sınırlıdır. Bütçeye aktarılan her türlü gider yapılacak faaliyetlerle ilgili olmalıdır. Bütçeye aktarılan giderler sadece istenilen hibe tutarını değil, projeyle ilgili tüm giderleri kapsamalıdır. Bütçenin yıllar itibarıyla dağılımının faaliyet planına uygun olması gerektiği unutulmamalıdır.

81 Bütçe Bütçe aktarılan her tutar gerçekçi olmalı, hibe tutarını arttırabilmek için bu tutarlar şişirilmemelidir. Bütçeye aktarılan giderler hibe rehberinde açıklanan uygun giderler tanımına uymalıdır. Bütçeye aktarılan her giderin uygulama aşamasında belgelendirileceği unutulmamalıdır.

82 Ana Kalemler İnsan kaynakları/personel giderleri Yolculuk giderleri Harcırah Giderleri Ekipman/Teknik donanım giderleri Proje/Ofis giderleri Diğer giderler İdari giderler

83 Bütçe Hazırlama Etkinliği Süre: 20 dakika

84 Sürdürülebilirlik Nedir? - Proje aracılığı ile yaratılan etkinin ve yararın proje bittikten sonra da devam etmesidir. Faydalananların sahiplenmesi Projenin hedef kitlesi ve faydalananların (kadın ve erkekler de dahil olmak üzere) tasarım ve sonraki çalışmalara katılımlarının ölçüsüdür. Böylece, AB finansmanı sona erdikten sonra da desteklerini devam ettirecekler ve projenin sürdürülebilir olması mümkün olabilecektir. Sosyo-kültürel konular Projenin, yerel sosyo-kültürel norm ve davranışları nasıl dikkate alacağı ve projeden faydalanan tüm grupların uygulama süreci ve sonrasında, projenin hizmet ve faydalarına yeterli erişimlerini hangi önlemlerle sağlayacağıdır.

85 Sürdürülebilirlik Kurumsal sürdürülebilirlik Uygulayıcı kurumların projeyi sürdürmeleri konusundaki beceri ve taahhütleri ile hizmet sağlamaya hibe desteğinden sonra da devam etmeleridir. Ekonomik ve finansal sürdürülebilirlik Projenin artan bir şekilde ortaya çıkan faydalarının maliyetine ağır basması ve projenin uzun ömürlü uygulanabilir bir yatırım olarak kabul edilmesidir. Siyasal sürdürülebilirlik Yerel veya merkezi yönetimin, projenin etkilerinin sürdürülmesini sağlamaya devam etmesidir.

86 Değerlendirme-İzleme-Denetim Değerlendirme Nedir? Uygunluk, hedeflere ulaşma etkililiği, verimlilik, etki ve ve sürdürülebilirlik tespiti ve analizi Nasıl Yapılır? Detaylı sistematik analizlerle Kimler Yapar? Ne zaman? Değerlendirme konusunda uzman, bağımsız ve tarafsız dış uzmanlarca Bir ya da iki kez; temel olarak proje sonunda ve proje sonrasında

87 Değerlendirme-İzleme-Denetim İzleme Nedir? Hedeflere ulaşma etkililiği ve verimlilik tespitine ve analizi yönetimsel bir faaliyettir (planlanan ve gerçekleşen) Nasıl Yapılır? Hızlı ve devamlı olarak, devam eden faaliyetlerin iyileştirilmesi, performansı arttırmak için önemli faktörlerin tespit edilmesi Kimler Yapar? İç ve dış uzmanlar tarafından Ne zaman? Düzenli olarak, aylık, 3-6 aylık ve yıllık olarak

88 Değerlendirme-İzleme-Denetim Denetim Nedir? Finansal işlemlerin ve raporların yasa ve sözleşme hükümlerine uygunluğunun tespiti ve analizi Nasıl Yapılır? Finansal kayıtların yasal prosedürlere ve sözleşme hükümlerine uygunluk doğrulanması ile yapılır Kimler Yapar? Bağımsız dış denetim uzmanları Ne zaman? Proje süresince ve bitiminde

89 İzmir Kalkınma Ajansı Proje Başvuru Formu

90 Teşekkürler... Yaşar Üniversitesi AB Merkezi