5 İnovatif çözümlerin değerlendirilmesi

Transkript

1 5 İnovatif çözümlerin değerlendirilmesi Anahtar kelimeler: Kıyaslama, Tersine Mühendislik, Performans Yönetimi Bu modülde ürünlerinizi, hizmetlerinizi veya süreçlerinizi başka organizasyonların ürünleri, hizmetleri veya süreçleriyle sürekli olarak karşılaştırmayı ve ölçmeyi, daha açık bir ifadeyle kıyaslamayı öğreneceksiniz. Bileşeni okuduktan sonra Kıyaslamanın ne olduğunu Yapacağınız kıyaslamanın kendi firmanıza nasıl yardım edebileceğini Kıyaslamanın türlerini Kıyaslama yapmış firmaların geliştirdiği süreçleri ve Bir vaka çalışmasının ayrıntılarını öğreneceksiniz. Bu modülü tamamlamanız yaklaşık 30 dakika sürecektir. Giriş Kıyaslama yönteminin daha Mısırlılar zamanında bile kullanıldığını söyleyebiliriz. Eski Mısırlılar, inşaat yaparken metal bir çubuğu bir taşın yarığında dengeleyip, o çubuğun seviyesine (referans işaretine) bakarak inşaatın geri kalan kısımlarını ölçerlermiş. Çağlar boyunca düşmanların gücünü ve taktiklerini ölçmek için askeri istihbarattan faydalanılmış. Örneğin Cleopatra casuslarını Roma ya gönderirmiş. Sanayide çalışanlar da sadece kendi işlerini yapmaya ve iyileştirmeye değil diğer firmaların işlerini de incelemeye teşvik edilirler. Rekabetçi bir ortamda firmaların yeni teknolojilerden, süreçlerden ve stratejilerden haberdar olmaları gerekir. Bununla beraber firmaların bu değişiklikleri araştıracak veya uygulayacak kaynakları olmayabilir. Kıyaslama, kendi kaydettiğiniz gelişmeleri rakiplerinize veya piyasanın liderlerine göre ölçmenizi sağlayan bir araçtır Kıyaslama nedir Kıyaslamanın pek çok tanımı vardır. Şimdi bir kaçına bakalım: /10 INNOCASE

2 - Firmamızın performans düzeyini arttıracak felsefeler, politikalar, uygulamalar ve tedbirler hakkında bilgi edinmek için dünyanın herhangi bir yerindeki diğer kuruluşlar ile kendimizi sürekli olarak karşılaştırma ve ölçme sürecidir 1 veya - Genellikle iyi uygulamaları tespit etmek, performanstaki sorunları teşhis etmek ve güçlü yanları belirlemek amacıyla farklı kuruluşların veya programların performansları arasında karşılaştırma yapılmasına imkân verecek şekilde kritik öneme sahip operasyonel verilerin toplanmasını ve raporlanmasını içeren standart bir yöntemdir. 2 Genel olarak bu sürecin - veri toplamayı - performansı karşılaştırmayı - problemleri teşhis etmeyi - iyileşmeye yönelik tedbirleri belirlemeyi içeren bir süreç olduğunu söyleyebiliriz Kıyaslama türleri Dört tür kıyaslama olduğunu söyleyebiliriz. Bu kıyaslama türlerinden birini kullanmanız diğerini kullanamayacağınız anlamına gelmez bu yüzden firmanızın yöneticisi olarak hedeflerinize uygun birini seçebilir veya bir kaçını birlikte uygulayabilirsiniz. Aşağıdaki grafikte (Şekil 1) oklarla gösterildiği gibi diğer tüm kıyaslama çalışmalarında kullanabileceğiniz bağlamı ve mantığı oluşturması için işe önce stratejik kıyaslamadan başlamanızı tavsiye ederiz: Kıyaslama Türleri Stratejik kıyaslama Performans kıyaslaması En iyi uygulamalar Ürün kıyaslama Şekil 1 Kıyaslama türleri A) Stratejik Kıyaslama Uzun vadeli sonuçlar elde etmeye yönelik stratejik kıyaslama üst yönetimle ilgilidir. Bu tür kıyaslamada, kuruluşların başarılı olmak için ne tür stratejiler kullandığına bakılır. 1 APQC tanımı 2 Harvey, L., 2004, Analytic Quality Glossary /10 INNOCASE

3 Stratejiler analiz edilirken özellikle stratejik amaç, temel yetkinlikler, süreç kabiliyeti vs. dikkate alınır. B) Fonksiyonel Kıyaslama/Performans Kıyaslaması Bu tür kıyaslamada, işletmenin temel fonksiyonlarının performansına bakılır. Rakiplerin ürünlerine ve hizmetlerine bakarak rekabet gücü değerlendirilir. Başka firmaların ürünleri hakkında veri toplayarak firmanızı inovasyona götürebilir ve çok kısa sürede değişiklik yapabilirsiniz. C) En İyi Uygulamaların Kıyaslanması Bazı işletme süreçleri her sektörde aynıdır. Bu tür bir kıyaslama yaparken işletme sürecini kıyaslanacak belli alanlara böleriz. Bu yöntemde sadece iş süreçleri değil, bu süreçlerin arkasında yatan yönetim uygulamaları da kıyaslanır. Bugünlerde ( ) önde gelen kurumlar ve firmalar en iyi uygulamaların toplandığı bir veri tabanı oluşturarak üyeleriyle paylaşıyorlar 3. Bir KOBİ nin yöneticisi olarak bu size uymasa da bilmenizde fayda var. D) Ürün Kıyaslama Tersine mühendislik veya Rakip ürün analizi olarak bilinir. Bu tür bir kıyaslama yaparak rakibinizin ürünlerini, konseptlerini ve maliyetlerini değerlendirir, mümkünse alternatif tasarımların güçlü ve zayıf yanlarını belirler ve kendi firmanızda uygun tedbirleri alırsınız. Normalde bu kıyaslama, rakiplerin ürünlerini alarak, parçalarına ayırarak ve analiz edilerek yapılır 4. Lütfen durun ve firmanızın durumunu düşünün - En büyük rakibinizi belirleyin - Güçlü ve zayıf yanlarını tanımlayın - Mevcut üretim yöntemlerini tanımlayın - Alınması gereken tedbirleri belirleyin. 3 Crow K. (DRM Associates): Product Development Best Practices and Assessment software 4 Davies A. ve ark., SM Thacker & Associates /10 INNOCASE

4 Somut performansla ilişkili diğer kıyaslama türleri, Rekabetçi kıyaslama bir firmanın performansı, ürünleri ve hizmetleri doğrudan veya dolaylı rakiplerinin performansı ile karşılaştırılır. Rekabetçi kıyaslamada bir bütün olarak sanayinin üzerinde değil doğrudan rakipleriniz üzerinde odaklanırsınız. İşbirliğine dayalı kıyaslama ve dayanışmaya dayalı kıyaslama Uygulaması nispeten kolay olduğundan bu kıyaslama çeşitleri en çok kullanılan çeşitlerdir. İşbirliğine dayalı kıyaslama yapacaksanız, sınıfındaki en iyi kuruluşları kendi kıyaslama ekibinizle bilgi alışverişinde bulunmaya davet edebilirsiniz. Bu kıyaslama çalışması genelde çok fazla münakaşa olmadan yapılır çünkü bu kuruluşlar firmanın doğrudan rakipleri değildir. 5 Dayanışmaya dayalı kıyaslama yapılıyorsa elde edilen bilgiler başka firmalarla paylaşılabilir. Firma içi kıyaslama ise organizasyondaki en iyi uygulamaları tespit etmek ve bunları firmanın geneline yaymak için yapılır. 6 Firma içi kıyaslama yöneticinin bir bütün olarak firma hakkında daha fazla bilgi edinmesini sağlar Kıyaslama neden ve nerelerde kullanılır? Kıyaslama önemli bir uygulamadır. Özellikle yeni bir üretim hattı kuracağımız veya yeni bir hizmet başlatacağımızda daha fazla önem kazanır. Bu araç lider firmalarla deneyimlerimizi paylaşmamıza, hangi noktada olduğumuzu anlamamıza, yeni (yenilikçi) faaliyetleri düzenlememize, rekabetçi olmamıza, faaliyetimize başladıktan sonra daha iyi hale gelmemize yardım eder. Karar verme süreci açısından çok önemli bir bilgi kaynağıdır. Kıyaslama yöneticiler ve personel için ( finansman, mühendislik, ARGE, satış departmanı gibi departmanların personeli için) uygun bir araçtır. Bu araç ile başka birimlere, doğrudan rakiplere ve benzer fonksiyonel faaliyetlerde bulunan diğer kuruluşlara göre süreç performansı değerlendirilebilir. Kıyaslama sayesinde firmanız Sürecin güçlü ve zayıf yanlarını objektif bir şekilde değerlendirebilir Kendi içindeki grupları düşünmeye sevk edecek yöntemler ve fikirler arayabilir Kendi içinde değişime gösterilen direnci kırabilir Yöntemlerin, faaliyetlerin ve kaynakların doğru yerde kullanılmasını sağlayabilir. 5 Lankford W., Benchmarking: Understanding the basics 6 A.g.y /10 INNOCASE

5 5.3.3 Kıyaslama konusundaki yaklaşımlar Kıyaslamadan elde edilen sonuçlar hemen uygulanamaz. İnovatif bir faaliyetin veya hizmetin başlatılması veya mevcut faaliyetlerin veya hizmetlerin iyileştirilmesi bir sefer yapılan bir şeyden ziyade sürekli bir süreç iyileştirme olarak görülebilir. Firmanızın şu anda bulunduğu yer ile olması gereken yer arasındaki farkın üzerinde odaklanarak önce hangi alanlarda iyileştirme yapılması gerektiği belirlenebilir Süreç aşağıda Şekil 2 de gösterilmiştir: Stratejik yön En iyi uygulama Güçlü yanlar Zayıf yanlar Olmak istediğimiz yer Boşluk analizi İyileştirme planı Mevcut durum Şekil 2 Ürün geliştirme çalışmalarını iyileştirme /10 INNOCASE

6 Şekil 2 de firmamız doğrudan en güçlü rakibi ile karşılaştırılmıştır. Firmanın en iyi rakibine nazaran güçlü ve zayıf yanları aşağıdaki tabloda sistemli bir şekilde gösterilmiştir: Başarı faktörleri Değerlendirme Daha Kötü Daha İyi Üretim kalitesi 2. Çeşitlilik 3. Fiyat 4. Kaynaklar 5. Üretim teknolojisi 6. Ekipman 7. Personel deneyimi 8. Yönetim 9. Reklam etkinlikleri 10. Teslimat şartları Tablo 1 Bir firmanın güçlü ve zayıf yanlarının profili Bu Tabloyu nasıl okumalıyız? - Kalın çizginin sağ tarafında firmamız rakip firmadan daha iyi durumdadır. - Kalın çizginin sol tarafında ise firmamız rakip firmadan daha kötü durumdadır Profilin tam tanımı beyin fırtınası yöntemine benzer bir yöntemle yapılabilir. Daha fazla ayrıntı için Modül 4.2, Beyin Fırtınasını okuyunuz 7 Lütfen aşağıdaki soruları yanıtlamak için birkaç dakikanızı ayırın. Bu soruların olası yanıtları aşağıda verilmiştir: Rakibinizin güçlü yanları nelerdir? Pazar payınızı nasıl koruyacaksınız? Nasıl daha fazla müşteri çekebilirsiniz? 7 Bkz. Bu Rehberin 4.2 sayılı Bölümü (Beyin Fırtınası) /10 INNOCASE

7 a) Daha iyi bir tasarımla b) Daha güvenilir olarak? c) Fiyatları aşağıda tutarak? Vaka çalışması - SMArTMAN KOBİ projesi 8 Bu vaka çalışmasında, birden fazla Avrupa ülkesindeki makine imalat sanayileri birbiriyle kıyaslanmıştır. AB makine imalat sanayinde üretilen makinelerin çoğunluğu seri üretime uygun değildir. Avrupa makine imalat sanayinde faaliyet gösteren KOBİ ler, dünyada rekabet arttığı için işletme süreçlerini ve tedarikçileriyle çalışma şekillerini yeniden tasarlamak zorundadırlar. Projede geliştirilen strateji farklı kademelerde yeni pragmatik yöntemlere ve araçlara ihtiyaç duyulduğunu göstermiştir: 1. Karmaşık parçalar ve bileşenler için stratejik yap veya al kararlarının desteklenmesi 2. Organizasyon ve tedarikçi yönetimine ilişkin yöntemlerin ve araçların desteklenmesi 3. Makine imalat sanayindeki KOBİ ler ve tedarikçileri arasında ürün lojistiği, kalite ve idari işler konusundaki bilgilerin yönetilmesi için operasyonel Bilişim ve İletişim Teknolojisi (ICT) araçlarının adapte ve entegre edilmesi Tedarik zinciri yönetim süreci hakkındaki bilgiyi arttırmak ve endüstriyel ortakların en iyi uygulamalardan ders almak hedeflenmiştir. Bu hedefe şöyle ulaşılmıştır: Avrupa daki (İspanya, Avusturya, Norveç ve İsveç) diğer işletmeler ve süreçler tespit edilmiş ve incelenmiş; Projenin endüstriyel ortaklarında iyileşme sağlayabilecek veriler toplanmış, ayrıca Bu alandaki en iyi uygulamalar öğrenilmiştir. Bulunan en iyi uygulamalar: 1. Veri tabanı geliştirmek (Bilişim ve İletişim Teknolojisi araçları) Satın alma, parçaların alış veya imalat maliyetleri, tercih edilen tedarikçiler, teslimat süreleri vs. gibi farklı bilgilerin bir araya getirilmesi. 2. İmal et ya da satın al prosedürleri oluşturmak (temel ilke bu konuda paralel ve müşterek karar vermek olacak şekilde) 8 Andersen B., Fagerhaug T., Randmæl S., Benchmarking Supply Chain Management: Finding Best Practices /10 INNOCASE

8 Finansman/teknoloji ve üretim departmanlarının temsilcilerinin bir araya gelerek mevcut durumunu incelemesi ve imal etme ya da satın alma alternatifleri hakkında birlikte karar vermesi ve böylece her açıdan uygun kararın verilmesi (bu kararın optimal karar olması şart değildir) 3. Tedarikçi Arama ve Kaydedilen İlerlemeyi Rapor Etme konusunda inovasyon prosedürlerini benimsemek Firmanın mevcut profesyonel ve kişisel bağlantılarının kullanılması, İnternette tedarikçi arayarak sektör kataloglarına bakılması 4. Tedarikçi-müşteri ilişkilerine dair prosedürler oluşturmak: Uzun vadeli sözleşmeler oluşturarak tedarikçiler ile çerçeve anlaşmaları yapmak Gelen parçaların kalite kontrolünü kaldırmak Tedarikçileri, yeni ürünlerin araştırma ve geliştirme süreçlerine sürekli olarak dahil etmek Sonuçta kıyaslama çalışmaları beklenenden uzun sürmüştür ve bazı beklenmedik sıkıntılar doğurmuştur. Bununla beraber, nihayetinde bu sıkıntılar pek çok faydalı bulgu elde edilmesini ve bu alandaki en iyi uygulamaların daha iyi anlaşılmasını sağlamıştır Lütfen tekrar Tablo 1 e bakın ve bu yaklaşımı çalışma ortamınıza adapte etmeye çalışın. Kendiniz için bir yapılacaklar listesi hazırlayın: İşe nereden başlayabilirim? Hangi sektörlere bakmam gerekir? Nereden daha fazla bilgi edinebilirim? Bir ekip oluşturmam gerekir mi? Şimdiye kadar ne yaptım? Yeni ekipman almam gerekir mi? Firmamın bu konuda deneyimi var mı? Özet Kıyaslamanın amacı firmanın stratejisini, performansını, en iyi uygulamalarını veya ürünlerini değerlendirerek mevcut durumunu belirlemektir (Şekil 1: kıyaslama türleri ). Organizasyonel performansı kıyaslayarak firmanızı iyileştirebileceğinizi ve gelecekte inovatif adımlar atabileceğinizi öğrendiniz. Ancak kıyaslamanın da bazı /10 INNOCASE

9 dezavantajları vardır. Kıyaslama yapmak için çok fazla zaman, emek ve paraya ihtiyaç vardır. Ayrıca inovasyon sürecinde dış faktörler değişebilir ve karşılaştırma yapmak daha da zor hale gelebilir. Bununla beraber bir kıyaslamanın pek çok avantajı da vardır. Kıyaslama; - Kurumsal öğrenmeyi sağlayan ve kurumsal performansı arttıran, faydası ispatlanmış bir süreçtir - Bireysel gelişim ve ekip gelişimi için çok faydalı olabilir KAYNAKÇA Watson G.( 2007), Strategic Benchmarking Reloaded with Six Sigma: Improving Your Company's Performance Using Global Best Practice, John Wiley and Sons Andersen B., Fagerhaug T., Randmæl S., (1998) Benchmarking Supply Chain Management: Finding Best Practices Crow K. (DRM Associates): Product Development Best Practices and Assessment software, 19 Temmuz 2008 de görüntülendi, < Davies A. ve ark., SM Thacker & Associates 2000, 19 Temmuz 2008 de görüntülendi, < Lankford W., Benchmarking: Understanding the basics, 14 Temmuz 2008 de görüntülendi, < Andersen B., Fagerhaug T., Randmæl S., Benchmarking Supply Chain Management: Finding Best Practices, 15 Temmuz 2008 de görüntülendi < ment.pdf> APQC - American Productivity & Quality Centre, The Benchmarking Code of Conduct, 16 Temmuz 2008 de görüntülendi, < Harvey, L., 2004, Analytic Quality Glossary, Quality Research International, UNESCO definition of benchmark, < InnoSupport: Supporting Innovations in SME. 4.2 Brainstorming, 2005, v15 Temmuz 2008 de görüntülendi, /10 INNOCASE

10 İlave kaynaklar Crow Kenneth, (1999), Benchmarking best practices to improve product development, DRM Associates Enterprise Implementation Issues & Solutions by Craig Borysowich (Chief Technology Tactician), 15 Temmuz 2008 de görüntülendi DRM Associates: New Product Development Body of Knowledge, 15 Temmuz 2008 de görüntülendi Web Siteleri Bu sitede kıyaslama türlerine ilişkin tanımları bulabilirsiniz, 15 Temmuz 2008 de görüntülendi Terimler sözlüğü, 15 Temmuz 2008 de görüntülendi Tersine mühendislik tanımı, 15 Temmuz 2008 de görüntülendi EFQM Mükemmellik Modeli hakkında bilgi bulabilirsiniz, 15 Temmuz 2008 de görüntülendi TERİMLER SÖZLÜĞÜ En İyi Uygulama belli bir sonuca ulaşmak için başka herhangi bir teknikten, yöntemden, süreçten vs. daha etkili olan bir teknik, yöntem, süreç, aktivite teşvik veya ödül olduğunu gösterir kaynak 15 Temmuz 2008 de görüntülendi Temel yetkinlik bir firmanın iyi yapabildiği ve ilgili üç koşulu karşılayan herhangi bir şey anlamına gelir kaynak 15 Temmuz 2008 de görüntülendi /10 INNOCASE