Doç. Dr. Mahmut AKBOLAT

Transkript

1 Doç. Dr. Mahmut AKBOLAT B

2 Bu bölümde; - Yönetimin Tanımı, Anlamı Ve Yönetim Fonksiyonları - Yönetim Kademeleri Ve Yönetici Becerileri - Planlama - Örgütleme (Organizasyon) - Yöneltme (Yürütme) - Koordinasyon - Denetim (Kontrol) - Yönetim Ve Karar Verme - Toplam Kalite Yönetimi - Yönetimle İlgili Bazı Yeni Kavram ve Teknikler üzerinde durulmaktadır. 2

3 3

4 * Sanatların en eskisi, bilimlerin en yenisi * Başkaları vasıtasıyla iş görme * Önceden belirlenmiş amaç ve hedefleri gerçekleştirmek için elde bulunan kaynakları (insan, para, makine, malzeme, bilgi vb.) anlamlı bir şekilde bir araya getirilerek planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme faaliyetlerinin yürütülmesine yönetim denir. 4

5 *İnsanların gruplar halinde birlikte çalışarak seçilmiş amaçları verimli bir şekilde gerçekleştirecekleri bir ortamın yaratılması ve sürdürülmesi sürecidir. *İnsanların işbirliğini sağlama ve onları bu amaca doğru yürütme iş ve çabalarının toplamı veya başkalarının aracılığı ile amaçlara ulaşma veya başkalarına iş gördürme faaliyetlerinin toplamıdır. *Örgütsel kaynakların planlanması, örgütlenmesi, yöneltilmesi ve denetimi yoluyla örgüt amaçlarına etkili ve verimli bir şekilde ulaşılmasıdır. 5

6 Yönetim, işletme (veya örgüt) amaçlarına etkili ve verimli bir şekilde ulaşmak üzere planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve denetim fonksiyonlarının yerine getirilmesidir. Tanımlarda aşağıdaki unsurlar yer almaktadır: 1. Amaçlar 2. Amaçlara ulaştıracak işler, faaliyetler 3. Amaçlara ulaşmada etkili 6 ve verimli olma

7 1.Planlama, geleceğe yönelik gelişmelerin tahmin edilmesi, işletme amaçlarının ve bu amaçlara nasıl ulaşılacağının belirlenmesidir. 2.Örgütleme, işletme yapısının (örgütsel yapının) oluşturulması, işlerin ve çalışanların belirlenmesi, amaçlara ulaşmayı sağlayacak ortamın oluşturulmasıdır. 3.Yöneltme (yürütme), grup halinde örgütü oluşturan insanları (astları) amaçlara ulaşma yolunda isteklendirme; 7 yönlendirme ve harekete geçirmedir.

8 4. Koordinasyon, çalışmayı kolaylaştırmak ve başarıyı sağlamak için bütün faaliyetlerin ve çalışanların uyumlaştırılmasıdır. 5.Denetim, amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığı veya ne ölçüde ulaşıldığının belirlenip düzeltici tedbirlerin alınmasıdır. 8

9 İŞLETMENİN ÇEVRESİ Nasıl Nerede Ne zaman Ne maliyetlerle yapılacak PLANLAMA Neler KOORDİNASYON İnsanların İşlerin uyumu ÖRGÜTLEME - Kim - Neyi Hangi yetkilerle Hangi çerçevede Yapacak? Örgütsel yapı nasıl olmalı? YÖNELTME İşletme Amaçları DENETİM Amaçlara ne ölçüde ulaşıldığı? İnsanlar Amaçları gerçekleştirmeye Nasıl yöneltilecek? Düzeltici tedbirlerin neler olduğu 9

10 YÖNETİMİN İŞLEVLERİ Planlama Örgütleme Bağlantı Süreçleri Karar Verme İletişim Kontrol Yöneltme Eşgüdümleme 10

11 İşletmenin Diğer Fonksiyonları Yönetim Sürecinin Aşamaları (Yönetim fonksiyonları) Üretim Pazarlama Finans İnsan Kaynakları Diğerleri Planlama Örgütleme (Organizasyon) Yöneltme (Yürütme) Koordinasyon Denetim (Kontrol) 11

12 Üst Yönetim (Top or Senior Management) POLİTİKA DÜZEYİ yaratıcılık, planlama, örgütleme, haberleşme, özendirme, liderlik ve denetim Orta Düzey Yönetim (Middle Management) YÖNETSEL VE KOORDİNASYON DÜZEY Amaçlara ulaşmak için Gerekli Program ve faaliyetlerin yürütülmesi Alt Düzey Yönetim (Supervisory Coordinative Level) UYGULAMA DÜZEYİ 12 Çalışanlara nezaret etme Eşgüdüm sağlama

13 Başkaları vasıtasıyla işgörmek ve etkili ve verimli bir şekilde amaçlara ulaşmayı sağlayabilmek için, yöneticilerin, nisbi önemleri kademelere göre değişen birtakım becerilere sahip olmaları gerekir. Bunun için yöneticilerin; 1. Teknik beceri 2. Beşeri ilişkiler becerisi 3. Kavramsal beceri sahibi olmaları gerekir. 13

14 *Yönetimin teknik boyutu, "teknik" geniş anlamı çerçevesinde, muhasebe, finans, pazarlama gibi yöneticinin fonksiyonel uzmanlık alanını ifade eder. *Bu çerçevede, bir görevin başarılması için gerekli özel bilgi, ustalık, taktik ve metodların tümü teknik kapsamına girer. *Alt kademe yöneticileri, en alt kademede yer alarak fiilen işleri yapan işgörenlerin ve diğer alanlardaki büro personelinin birinci derecedeki gözetimcisi durumundadır. 14

15 * Yöneticinin kademesi yükseldikçe, sorunları teknik bilgisiyle çözme ve teknik destek verme yerine, başkalarının faaliyetlerini planlama, yöneltme ve koordinasyon vb. ön plana çıkar; dolayısıyla, insan ilişkileri önem kazanır. * Personeli iyi bir şekilde yönlendirme, motive etme ve etkili iletişim her kademede gerekli olmakla beraber, orta kademede nisbeten daha önemlidir. 15

16 * Yönetim faaliyetlerinin kavramsal boyutu, yöneticinin işletme örgütünün tamamını bir bütün olarak görebilmesini ifade eder. * Kavramsal beceri, çeşitli bölümlerin işletme amaçlarına katkılarını değerlendirmeyi; her parçanın bütün ile ve birbirleriyle ilişkilerini en uygun hale getirmeyi sağladığından, buna, birleştirme ve bütünleştirme becerisi de denilir. 16

17 * Bu beceri, analiz etme becerisi ve alternatifler arasından en iyisini seçebilme anlamında, 'karar verme gibi diğer bazı becerilerle birlikte, özellikle üst kademe yönetiminde büyük önem kazanır. * Faaliyetlerin niteliğine bakıldığında, yöneticilik faaliyetleri (H. Fayol'a göre) tepe yönetiminde yaklaşık olarak %10 u teknik, % 90 idari nitelikli * alt kademede %90 teknik, %10 gibi idari niteliklidir. * Orta kademedeki faaliyetlerde ise, teknik ve idari 17 nitelikler yarı yarıya gibidir.

18 * İnsanları tanıma, insan sevgisi ve iletişim kurabilme * Objektiflik; adil olma * mantıklı olma, analiz, sentez ve muhakeme (yargı) gücü * Düşüncelerini konulara ve sorunlara odaklaştırabilme ve açık-seçik ifade edebilme * Teknik bilgi ve tecrübe * Girişken (inisiyatif sahibi), dinamik ve azimli olma * Dış görünüşü ile çevrede kabul görme; tertipli ve düzenli olma * İyi bir "satıcı" olma; fikirlerini ikna yoluyla benimsetebilme * Sorumluluk duygusuna sahip olma * 18 Güçlü irade ve kendine güven duygusuna sahip olma.

19 19

20 *Planlama, yönetimin ilk fonksiyonudur. *Her yönetim faaliyetinin başarıya giden yolu planlamadan geçer. *Amaçların ve bu amaçların elde edilmesi için gerekli olan faaliyetlerin belirlenmesi sürecine planlama adı verilir. *Planlama neyin, ne zaman, nasıl, nerede ve kim tarafından yapılacağının önceden kararlaştırılması sürecidir. *Planlama, bulunduğumuz yer ile varmayı tasarladığımız yer arasında bir köprü kurmaktır.

21 *Planlama, belirli bir gelecekte nereye ulaşılmak istendiğinin ve oraya nasıl ulaşılacağının önceden belirlenmesidir. *Planlama, örgüt faaliyetlerini tanımlanmış ve kararlaştırılmış amaçlara doğru yöneltir. *Planlama ile örgütsel amaçlar ve hedefler saptanır ve bu amaçlara ulaştıracak yaklaşımlar belirlenir. Bu durumun alternatifi, gelişigüzel davranışlardır.

22 *Planlama ne yapılacağının, nasıl yapılacağının, kim tarafından yapılacağının önceden kararlaştırılmasıdır. *Gelecek hiçbir zaman bütün yönleriyle tam olarak planlanamaz. *En kapsamlı planlar bile uygulamaya konduğunda, kontrol dışı etmenlerin etkisinde kalır. Ancak planlama olmadığı zaman da, faaliyetler, tümüyle tesadüflere bağlı olarak yürütülmek durumunda kalır.

23 *Amaçların belirlenmesi *Temel varsayımların (dayanak noktalarının) belirlenmesi *Alternatiflerin belirlenmesi ve karşılaştırılması *En uygun alternatifin seçimi ve planın yapılması.

24 *Planlama yöneticinin sistemli olarak geleceği düşünmesine yol açar; dikkatleri amaca ve bunun gerçekleştirilmesine yöneltir. *Yöneticiye uzun dönemli düşünme alışkanlığı kazandırır ve ileriyi görme yeteneğini geliştirir. *Emek, sermaye ve zaman gibi kaynakların daha rasyonel kullanımını ve böylece tasarruf sağlar.

25 *Faaliyetlerin daha iyi koordinasyonuna yol açar. *Etkili bir denetim için gerekli olan standartları (ölçüleri) sağlar. *Ani değişikliklere karşı hazırlıklı olma imkanı verir. *Yetki devrini kolaylaştırır ve planlamaya katılan çeşitli düzeylerdeki yöneticilerin karşılıklı olarak sorumluluklarına canlılık kazandırır.

26 *Her şeyden önce, planlama masraflı bir faaliyettir; önemli zaman ve enerji harcanmasını gerektirir. Ayrıntılı ve kaliteli plan yapılabilmesi; ciddi çalışmaları, yüksek nitelikli uzman personel ve araçların kullanılmasını gerektirir ki, bunlar da yüksek maliyet demektir. *Planlama sonucunda ortaya çıkan plan, yöneticinin dikkatini gereğinden çok geleceğe yönelterek, içinde bulunulan zamanın ihmal edilmesine yol açabilir.

27 *Plan, amacın ve buna ulaştıracak araç, yol ve olanakların genel çizgilerle belirlenmesidir. Planlama süreci sonunda ortaya çıkan planlar çeşitli kriterlere göre farklı şekillerde sınıflandırılabilirler. Temel alınan kriterlerin başlıcaları, *Kapsanan Zamana Göre Planlar (Kısa, orta ve uzun), *Kullanımının Tek veya Sürekli Olması Göre Planlar (Sabit Planlar -Sürekli Planlar), Tek Kullanımlı Planlar -Tek Amaçlı Planlar), *Niteliklerine Göre Planlar (Stratejik Planlar; Taktik (Yönetsel) Planlar)

28 *Plan açık, seçik ve geçerli bir amaca yönelik olmalıdır. *Değişik uzmanlarca hazırlanan planların, bu uzmanlar arasında etkin bir haberleşme ile koordinasyon sağlanmalıdır. *Plan, işletmenin iç ve dış koşullarına uyabilecek şekilde esnek olmalıdır. Ancak, planlamada "esneklik ilkesi", planın yararlarını ortadan kaldırmayacak bir şekilde uygulanmalıdır.

29 *Planlama, işletmenin çeşitli kademelerine yayılmalıdır. *Plan, optimal bir süreyi kapsamalıdır *Planın hazırlanması ve uygulanması rasyonellik ilkesine uygun olmalı; fazla giderleri gerektirmemelidir. *Planın ayrıntı düzeyi ve kapsayacağı zaman önemli olup, süreyi kısaltmak yararını azaltırken; süreyi uzatmak da, isabet derecesini azaltır; zira, ileriyi görme olanakları sınırlıdır.

30 * Yöneticiler örgütlerde çok farklı plan türleri ile karşı karşıya kalabilmektedirler. Bazı durumlarda çevre stabil ve neler olacağı kolayca tahmin edilebilirken, bazı durumlarda ise çevre oldukça dinamiktir ve belirsizlikler söz konusudur. Bu sebeple farklı ihtiyaçları karşılamak için farklı plan türleri kullanılmaktadır. O halde planlama süreci sonucu ortaya çıkan planlar çeşitli açılardan sınıflanabilir. Aşağıda farklı şekillerde sınıflandırılmış plan türleri hakkında bilgi verilmektedir. 30

31 * Plan, amacın ve buna ulaştıracak araç, yol ve olanakların genel çizgilerle belirlenmesidir. Planlama süreci sonunda ortaya çıkan planlar çeşitli kriterlere göre farklı şekillerde sınıflandırılabilirler. Temel alınan kriterlerin başlıcaları, * Planda kapsanan zaman, * Tek kullanımlı olup olmama, * Planın tüm işletmeyi veya bölümleri ya da bazı birimleri kapsaması ve * Hangi yönetim kademesine ait olduğudur. 31

32 Kısa Dönemli ve Uzun Dönemli Planlar *Planlar, planların gelecekte kapsadıkları zaman süresine göre kısa, orta ve uzun vadeli olarak sınıflandırılmaktadır. Uzun vadeli planlar 5 yıl sonrasını, orta vadeli planlar 1-5 yıl arasını, kısa vadeli planlar ise 1 yıla kadar olan zaman süresini kapsayan planlardır. *Örgütlerde daha alt yönetim kademeleri örgütün uzun dönemli hedeflerini gerçekleştirmeye yardımcı olan kısa dönemli planlara odaklanmasına karşılık; üst yönetimin faaliyetleri çoğunlukla uzun vadeli planlar kapsamındadır ve örgütün tamamını yönlendirmeye yöneliktir. 32

33 Stratejik ve Operasyonel Planlar *Planlar yalnızca zaman uzunluğuna göre değil, odaklandıkları noktaya göre de farklılaşmaktadır. Stratejik planlar geniş kapsamlı ve daha uzun dönemli faaliyetlere yöneliktir. Bu anlamda stratejik planlama, işletmenin misyonu, vizyonu ve uzun vadeli hedeflerini ve bunlara ulaşma yollarını belirleme işidir. Planlama süreci sonucu oluşan plan, hesaba ve rakama dayanan bir öngörüdür. Oysa strateji her zaman yazılı olmayabilir. Ancak yazılı hale getirilerek kesin hüküm kazandırılan stratejiler "stratejik planlama" olarak ele alınabilir. *O halde stratejik planlar, işletmenin nereye ve neden gitmek istediğini belirten planlardır. Taktik planlar ise amaçlara nasıl ulaşılacağını gösteren planlardır 33

34 Politikalar ve Prosedürler *Politikalar çeşitli konularda verilecek kararları kolaylaştıran kılavuz veya ilkeleri gösterir. Politika işletmede koordinasyon sağlar. Eğer politikalar net ise, işletmedeki herkes aynı problem karşısında benzer kararı verir. Örneğin sağlık kuruluşu tedavi ettiği hastalar için refakatçi kabul etmeme yönünde bir politika benimsemiş ise, tüm çalışanlar bunu bilir ve bu yönde davranır. *Prosedürler ise herhangi bir işin nasıl yapılacağını safha safha açıklar. Örneğin hasta taburcu işlemi nasıl yapılacak, hangi aşamalarda kimler hangi işleri yapacak önceden belirlenmiş ise bu hasta taburcu işlemi için bir prosedür olarak kabul edilebilir. 34

35 Bütçeler ve Projeler *Bütçeler, planların finansal boyutunun yapılmasını ifade eder. Diğer planları verimli ve etkili bir şekilde uygulamak için oluşturulur ve diğer planlar için gereken finansal kaynağa odaklanır. Bütçeler; faaliyet önceliklerini açıklar ve güçlendirir, koordinasyonu korur, sonuçların değerlendirilmesini ve kontrolü olanaklı kılar. Bütçeler belirli bir zamanda mevcut olacak gelir miktarını, kaynakları ve bunların nasıl kullanılacağını ortaya koyar. Bütün bunların sonucunda da uygulanan planın mali yönlerini kontrol eden bir mekanizma olarak hizmet eder. Bütçe plan ya da faaliyetlerin kaynaklarını ortaya koyan planlardır. Bu sebeple bütçeler tek kullanımlık planlardır. Herhangi bir bütçe önceden belirlenmiş dönem sona erdiğinde tarihi bir doküman haline gelmektedir. 35 Yeniden uygulanması söz konusu değildir.

36 Bütçeler ve Projeler *Örgütlerde genellikle 3 tip bütçe kullanılır. Bunlar; sabit, esnek ve sıfır tabanlı bütçedir. Sabit bütçe, kaynakları maliyetlerin tek bir tahmini temelinde ayırır. Esnek bütçe, çeşitli faaliyet düzeyleri ile oranları değişen kaynak tahsisatına imkân verir. Sıfır tabanlı bütçede, bir proje veya aktivite sıfırdan başlıyormuş gibi değerlendirilerek ödenek tahsisine karar verilir. *Proje planlaması, bir anlamda uygulamalı planlama olarak da ele alınmaktadır Burada esas olan başlangıcı ve bitişi belli ve önceden tarif edilebilen işler topluluğunun (projenin) birbiri ile ilişkilendirilmesi ve her iş ile ilgili olarak zaman ve kaynak tahminlerinin yapılmasıdır. GANNT şemaları. CPM ve PERT şebekeleri bu konudaki temel araçlardır. 36

37

38 *Örgütleme, planda belirlenen amaçlara ulaşmak için uygun bir örgüt yapısı kurmayı ifade eder. *Örgütte belirli bir amacı gerçekleştirmek için önceden belirlenen iş ve mevkilere görevli seçimi, çalışanlar ve çalışanlar arası çalışma düzenlerinin belirlenmesi örgütleme çalışmalarını oluşturmaktadır.

39 *Örgüt kavramı iki değişik anlamda kullanılabilir: birincisi bir yapı, iskelet, önceden planlanmış ilişkiler topluluğu anlamına gelen örgüt. *İkincisi ise bu yapının oluşturulması sürecidir.

40 *Örgüt, belirli amaçlara ulaşmak için bilinçli bir şekilde kurulmuş toplumsal birimlerdir. *Diğer bir deyişle örgüt, ortak çaba sarfıyla bir işi başarmak için bir araya gelen ve her birinin bir faaliyet bütünü içinde belirli görev, sorumluluk ve yetkileri bulunan bireyler veya gruplar arasındaki ilişkileri temsil eden yapıya denir.

41 *Örgütleme sürecinin temel amacı, örgütsel başarı için gerekli ögeleri etkili ve verimli bir biçimde uyum içinde bir araya getirmektir. *İyi bir örgütlemenin bulunmayışı, amaçları başarmak bir yana, karışıklıkların ortaya çıkmasına neden olur.

42 *Örgütleme işlevi etkili bir biçimde yerine getirilirken, çalışanların her biri, görevlerinin örgütün diğer bölümlerinde çalışanların görevleriyle olan ilişkisini anlayacağı gibi, kime rapor ve hesap verip, sorumluluklarının ne olacağını da göreceklerdir. *Yani örgütleme, gerekli sorumluluklar üstlenen ve belirli aktiviteler içerisinde olan ünitelerin gruplandırılması, haberleşme ve otoriter olayların saptanması, koordine edilmesi ve geliştirilmesi esasına dayanmaktadır.

43 *İyi bir plan, performansın değerlendirilmesi ve kontrolü için ne kadar gerekli ise, etkin bir örgütleme işlemiyle ortaya çıkan "iyi bir örgüt" de, yönetimin yöneltme, koordinasyon ve kontrol fonksiyonlarını kolaylaştırmak ve etkinliği arttırmak için gereklidir.

44 *örgütlemede, işletme amaçlarını verimli bir şekilde gerçekleştirmek için unsurlar ortaya çıkar: *Yapılacak işler *İşleri yapacak insanlar ve bu insanlar arasında yetki ve sorumluluk ilişkileri *İşleri yapmaya yarayacak yer, araç ve yöntemler.

45 *Örgütleme süreci ana hatları ile şu aşamaları kapsamaktadır: *Başarılacak amaçların saptanması (hedefler), *Başarılması gerekli işlerin belirlenmesi (hedefler), *İnsan kaynaklarının değerlendirilmesi, *Fiziksel olanakların değerlendirilmesi, İşlevlerin, fiziksel olanakların ve insan kaynaklarının örgütsel bir yapı içinde gruplandırılması (işlevlendirme ve bölümlere ayırma), *Belli bir işi yapma yükümlülüğünün (sorumluluk) ve işi yapmak için gerekli kararları verme ve harekete geçme hakkının (yetki) saptanması, *İşin başarılıp başarılmadığının belirlenmesi (hesap verme).

46 *İş Bölümü ve Uzmanlaşma İlkesi *İstisna İlkesi *Amaç Birliği İlkesi *Kontrol Alanı İlkesi *Hiyerarşik Yapı İlkesi *Emir-Komuta Birliği İlkesi *Yetki ve Sorumluluğun Denkliği İlkesi

47 *Yetki Devri İlkesi *Denge İlkesi *Açıklama İlkesi *Ekonomiklik İlkesi *Basit ve Anlaşılırlık İlkesi *Değişebilirlik ve Reorganizasyon İlkesi (Esneklik ilkesi) *Süreklilik İlkesi

48 *Bölümleme Sebepleri *Örgütler büyüdükçe sahip yöneticinin bütün örgütü bireysel olarak yönetme ve denetleme imkanı kalmaz. Bu nedenle sahip-yöneticinin yanında fazladan yeni yöneticiler atanır. *Sahip-yönetici bazı uzmanlık gerektiren alanlarda bu uzmanlık becerisine sahip yöneticiler atar. Ayrıca herkes her işi etkin yapamayacağından İşbölümünden faydalanılır.

49 Fonksiyonlara Göre Yapı Ürüne Göre Yapı Müşteriye Göre Yapı Coğrafyaya Göre Yapı Üretim Faaliyetlerinin Özelliğine Göre Yapı Süreç veya Makine Temeline Göre Yapı Zaman Temelli Yapı Karma Yapı Matriks Yapı

50 Komiteler Tedarik Üretim Personel Tepe Yönetici Finans ve Muhasebe Pazarlama Ar-Ge * Sakıncaları * Karar verme zorlaşır ve bürokrasi artar. *Çalışanlar sadece kendi uzmanlıklarına odaklaştıklarından işletmenin geneli hakkında yeterince düşünmezler. *Farklı bölümler arasında rekabet *İşin aşırı basitleştirilmesi * Bölüm çıkarlarının işletmenin çıkarlarının önüne geçmesi *Faydaları *Her bölümde aynı fonksiyonu gören uzmanlar yerleştirilir. Böylece uzmanlıktan azamı faydalanılır. *Yönetim sadece dar tanımlanmış uzmanlık bilgisine ihtiyaca duyulduğu için kolaylaşır. Yöneticilerin eğitimi de kolaylaşır. * Her bölüm içinde eşgüdüm kolaylaşır. *Merkezi denetim kolaylaşır.

51 Ahşap Mobilya Üretimi Genel Müdür Plastik Mobilya Üretimi Çelik Mobilya Üretimi *Faydaları *Bir ürüne ilişkin bütün faaliyetler bir bütün ve koordineli olarak ele alınabilir. *Hızlı ve etkili karar almak mümkün olur. *Her bir ürün veya ürün grubunun performansını değerlendirmek mümkün olur. *Sakıncaları *Yöneticiler sadece kendi ürünlerine odaklanıp düğerlerini ihmal etmeleri muhtemeldir. *Her ürün veya ürün grubu için ayrı fonksiyonel bölümleme yapılması durumunda yönetim maliyetler artar.

52 Genel Müdür Kadın Giyim Bölümü Erkek Giyim Bölümü Çocuk Giyim Bölümü *Faydaları *Becerili uzmanlar kendine özgü özellikleri ve beklentileri olan müşterilerle ilgilenebilirler. *Sakıncaları *Değişik departmanların faaliyetlerinin entegre edilebilmesi için çok sayıda bölüme ve görevliye ihtiyaç duyulur.

53 Genel Müdür A Bölgesi B Bölgesi C Bölgesi *Faydaları *Örgütün bir bölgeye has özelliklere ve beklentilere daha hızlı cevap verebilmesini sağlar. *Sakıncaları *Farklı yerlerdeki işlerin yürütülmesi için çok sayıda idari görevliye gerek duyulabilir. *Aynı görevi yapan birden çok görevli istihdam edilebilir.

54 Üretim Genel Müdür Yardımcısı Torna Bölümü Zımpara Bölümü Eğeleme Bölümü Boyama Bölümü *İşletmede üretim ile ilgili faaliyetler, bir sürece göre veya belli makineler çevresinde bölümlendirildiği zaman, bu tür bölümlere ayırma karşımıza çıkar. Bu bölümlendirmede işbölümü ve uzmanlaşmadan en iyi şekilde yararlanılır

55 *Aralıksız çalışan örgütlerde benzer faaliyetler değişik zamanlarda tekrarlanmaktadır. *Buna vardiya usulü çalışmada denilmektedir. İşçileri vardiyalara ayırarak 24 saat içinde 8 er saatlik vardiyalar belirlenir. *Bu işletmede iki ya da daha çok vardiya ile çalıştırıldığında zaman temeline göre bölümlendirme söz konusu olabilir.

56 *Örgütler büyüdükçe, farklı amaçları gerçekleştirmek için farklı örgütlenme yöntemlerine gerek duyarlar. Bunun sonucunda karma yapı oluştururlar. *Karma yapıda fonksiyonlara göre örgütlenmenin yanında ürünlere göre, coğrafyaya göre, müşteriye göre örgütlenme biçimlerinden bir karma yapılabilir. *Bunlara ek olarak çağdaş örgütlenme biçimlerinden matris örgütlenme de bir tür karma örgütlenme biçimidir. Karma yapı örgütün farklı beklentilere cevap vermesini kolaylaştırır ancak emir- komuta ilişkisinin karmaşıklaşmasına sebep olabilir.

57 ÜST YÖNETİCİ FONKSİYONEL YÖNETİMİ MÜHENDİS-LİK BÖLÜMÜ ÜRETİM YÖNETİCİSİ MUHASEBE YÖNETİCİSİ SATINALMA YÖNETİCİSİ X PROJE YÖNETİCİSİ } PROJE EKİBİ Y PROJE YÖNETİCİSİ } PROJE EKİBİ ORTAK ELEMAN YATAY İLİŞKİ DİKEY İLİŞKİ

58 *Formal örgüt yapısı: Örgütleme süreci sonunda ortaya çıkan yapı, formal örgüt yapısını meydana getirir. *İnformal örgüt yapısı: Örgütlerde biçimsel yapıların yanında biçimsel olmayan yapılar da vardır. İnformal örgüt yapısını önceden planlamak mümkün değildir. İnsanların birlikte bulunma isteğine dayanan, kendiliğinden, tabii olarak, çalışanların planlanmamış bir şekilde bir araya gelmesini sağlayan sosyal bir güdü olarak ortaya çıkar.

59

60 *Örgütlenmiş yapıyı harekete geçiren yönetim fonksiyonuna yöneltme denir. *Yöneltme, planlar yapılıp organizasyon yapısı oluşturularak işlerin gereğine göre kişiler görevlendirildikten sonra, bu organizasyonun ortak amaç doğrultusunda harekete geçirilmesi demektir. *Yöneltme sürekli bir işlev olup, karar verme ve kararları talimatlarla somutlaştırarak örgütün lideri tarafından örgütsel hedeflere doğru yönlendirilmesidir.

61 *Yöneltme, yürütme veya emir-komuta terimleriyle de ifade edilir. Yöneltme, planlar yapılıp organizasyon yapısı oluşturarak işlerin gereğine göre kişiler görevlendirildikten sonra, bu organizasyonun ortak amaç doğrultusunda harekete geçirilmesidir. *Bu aşamada artık örgüt amaçlara yöneltilmeli, işletme içindeki kişiler ve gruplar bu amaçları gerçekleştirecek yönde motive edilmelidir.

62 *Yöneltme veya yürütme süreci başlıca şu görevleri kapsar: *Açık-seçik ve tam olarak astların yeteneklerine göre, onlara yapabilecekleri emir ve talimatlar verme. *Astların mevcut durumda belirli görevleri sürdürmelerinde yol gösteren devamlı eğitim faaliyeti yapma. *Yöneticilerin beklentilerini karşılama yolunda, işçilerin motivasyonu ile gerekli şekilde ilgilenme. *Çalışmada disiplin sağlama ve iyi çalışanları ödüllendirme.

63 *Yöneltme işlevi; iletişim, motivasyon, liderlik gibi temel süreçleri kapsamaktadır *Motivasyon: Motivasyon herhangi bir işi yerine getirmeye madden ve manen bireyleri hazırlamaktır. Motivasyon, kişilerin belirli bir amacı gerçekleştirmek üzere kendi arzu ve istekleri ile davranmaları ve çaba göstermeleri şeklinde tanımlanabilir. *Liderlik: Liderlik her şeyden önce bir sanattır. Liderlik, organizasyonun amaçlarını gerçekleştirmek için bireyler ve grupları eşgüdümleme sanatıdır. Zekâ, eğitim ve deneyim liderlik için gerekli niteliklerdir.

64

65 *Bazı yönetim yazarlarının ayrı bir yönetim fonksiyonu olarak ele almadıkları koordinasyon, işletmenin bütünlüğünü ve varlığını sağlayan faktörlerin başında gelir. *Bu, ortak amaca yönelik bir işbirliği sistemi ve mekanizması olup, zaman bakımından ayarlamayı, faaliyetlerin birbiri ardına gelmelerini ve iç içe geçerek kenetlenmelerini ve böylece bütünleşmelerini sağlar.

66 *Koordinasyon, çalışmayı kolaylaştırmak ve başarıyı sağlamak için bir organizasyonun bütün faaliyetlerinin ahenkleştirilmesidir. *Koordinasyon ile yönetici, çeşitli işletme faaliyetlerini ve bu faaliyetleri yerine getiren çeşitli kademelerdeki insanları birbirleriyle uyumlu hale getirmek, grup çabalarını ortak amaç doğrultusunda tutmak zorundadır. Aksi takdirde, çabalar, ne kadar yoğun olursa olsun, istenilen ölçüde etkinlik sağlanamaz.

67 *Koordinasyonun etkili olabilmesi için de, iyi işleyen bir iletişim sisteminin varlığı gerekir. Çünkü iyi bir iletişim sistemi, grup üyelerini birbirlerinin çalışmalarından haberdar kılmayı sağlar. *İşletmeyi oluşturan çeşitli bölümler, birbirlerinin yaptıklarından haberdar olmazlarsa, kararsız ve kendi kendilerine rakip bir niteliğe bürünürler.

68 *Koordinasyonun bir takım ilkeleri söz konusudur. Bunlar; *İlgili ve sorumlu kişiler arasında direkt görüşme imkânı sağlamak *Koordinasyonu yönetim sürecinin her aşamasında düşünmek (sürekli bir işlem olarak düşünmek), *Planlama yaparken ve politikalar karşılaştırırken daha başlangıçta koordinasyon sağlamak.

69 *Eşgüdümlemenin örgütsel amaçlar açısından etkin bir şekilde yerine getirilmesi için; *İyi ve basit bir organizasyon yapısı oluşturulması, *İşletme plan ve programlarının uyumlaştırılması, *İyi bir iletişim sisteminin kurulması, *Örgüt içinde işbirliği anlayışının geliştirilmesi, *Hiyerarşik yapı içinde her kademenin gönüllü olarak eşgüdümlenmesinin özendirilmesi gerekmektedir.

70

71 *Kontrol, mevcut iş başarısının ölçülmesi ve bu başarının belirlenen hedefleri gerçekleştirme olasılığının saptanmasıdır. *Bir işlev olarak kontrol; yönetimin beş temel işlevi olan planlama, örgütleme, yöneltme, eşgüdüm işlevlerinden sonuncusudur. *Bu işlev ile yönetici, gerçekleştirilmek istenen amaçlara ne ölçüde ulaşıldığını belirlemekte ve planlanan amaçlar ile gerçekleşen hedefler arasında fark varsa, bunun miktarını ve nedenlerini araştırmaktadır.

72 *Kontrol, amaç ve hedeflere ulaşmada elde edilen gelişmeleri ölçme ve istenmeyen sonuçlar doğduğunda sapmaları düzeltme sürecidir. Yöneticiler kontrol işlevinin yerine getirilmesinde teknik becerilerinden yararlanırlar, işletmenin mevcut performansı ile olması gereken performansını karşılaştırırlar. *Performans istenilen düzeyde ise, çalışmaların aynen devamını sağlarlar ve mevcut performansı aşmaya çalışırlar. Performans istenilen düzeyin altında ise sorunların kaynağını bulmaya ve önlemler almaya gayret ederler.

73 *Planlama ile başlayan süreç, ortaya çıkan plandan uygulamaya, uygulamadan denetime ve denetimden tekrar planlamaya doğru bir akış izler. Böylece geri bilgi akışı arzu edilmeyen sonuçların ve kazanılan deneyimlerin yeni planda gözönünde tutulmasına yardımcı olur Planlama Uygulama Denetim Geri Bilgi Akışı

74 *Fiziksel Kaynakların Denetimi stok yönetimi, kalite kontrol, demirbaş denetimi, gibi *İnsan Kaynaklarının Denetimi seçme ve yerleştirme, eğitim geliştirme, performans değerleme, ödemeler. *Bilgi Kaynakları Denetimi satışlar ve pazara ilişkin tahminler, çevre analizleri, halkla ilişkiler. *Finansal Kaynakların Denetimi fon yönetimi ve nakit akışı, tahsilatlar, ödemeler. *Nitel Denetim- Kararların kalitesi, yönetimin vizyonerliği.

75 *Denetim sistemi ekonomik olmalıdır. *Denetim sistemi hedeflerle uyumlu olmalıdır. *Denetim sistemi bilgiyi zamanında sağlamalıdır. *Denetim sistemi işletmenin gidişatı hakkında belli sayısal bilgileri içermelidir. *Denetim sistemi basit olmalıdır.

76 *Denetim fonksiyonu, birbirini izleyen dört temel aşama veya unsurdan oluşmaktadır: *Standartların (hedeflerin) belirlenmesi *Fiili durumun ölçülmesi *Standartlarla fiili durumun karşılaştırılması *Farklılıkları (sapmaları) düzeltici önlemlerin alınması.

77 SORULAR