(HARİTA MÜHENDİSLİĞİ BÖLÜMÜ) DERS NOTLARI Doç. Dr. Volkan YILDIRIM yvolkan@ktu.edu.tr Karadeniz Teknik Üniversitesi, GISLab Trabzon www.gislab.ktu.edu.tr
A. KÜÇÜK İŞLETMELERDE YÖNETİM İŞLEVİ Yönetim işlevi temel olarak Planlama Örgütleme Kadrolama Koordinasyon Yöneltme Denetim (Kontrol) faaliyetlerinden oluşmaktadır.
1. PLANLAMA Planlama yönetimin ilk fonksiyonudur. Her yönetim faaliyetinin başarıya giden yolu etkili planlamadan geçer. En çok bilinen tanımıyla planlama neyin, ne zaman, nerede, kim tarafından ve nasıl yapılacağının önceden belirlenmesi dir. Planlama örgütsel amaçlara ulaşmak için, gerekli olan faaliyetlerin belirlenmesi sürecidir. Bu süreç, aynı zamanda işletmelerin bilgi toplama faaliyetlerini de içerir. Planlama ile işletmenin amaç ve stratejisini belirleyen ve bunlara ilişkin taktik kararların neler olacağını tespit etmeye yarayacak bilgiler toplanır. Planlama fonksiyonu yönetimin en temel fonksiyonudur.
1. PLANLAMA Niteliklerine göre planlar ikiye ayrılmaktadır. Stratejik planlar: Örgütün zaman içindeki büyüme ve gelişimiyle ilgili planlardır. Stratejik planlama, örgütün kontrolü dışında sayılan dış çevreyi göz önünde tutar ve işletmeyi bir bütün olarak ele alır. Örgütün ulaşmayı düşündüğü ana amaçların nasıl başarılacağına ilişkin bilgiler sunar. Taktik planlar: Stratejik planlarda saptanmış olan amaçlara nasıl ulaşılacağını gösteren planlardır. Stratejik planlar, örgütün ne yapması gerektiğine eğilirken, taktik planlar, amaçlara nasıl ulaşılacağını belirler. Taktik planlar genellikle örgütün alt düzey faaliyetleriyle ilgilidir.
1. PLANLAMA Sürelerine göre planlar üçe ayrılmaktadır. Kısa süreli planlar: Çoğu zaman bir yıllık süreyi kapsar. Genellikle günlük idari işlerle ilgilidir. Orta süreli planlar: 1-5 yıllık bir süreyi kapsar. İşletme yatırımları, gelir ve giderler vb. Konular için düzenlenen planlardır. Uzun süreli planlar: Bu tür planlarda süre genellikle 5 yıldan başlamakta ve amaçları gerçekleştirmek için, belirlenmiş politika ve stratejilerin öngördüğü etkenlere bağlı olarak uzamaktadır.
1. PLANLAMA PLANLAMANIN AŞAMALARI; Sorunların veya fırsatların saptanması Amaçların Belirlenmesi Planın dayandığı hareket noktalarının belirlenmesi Seçeneklerin Saptanması Seçeneklerin Değerlendirilmesi En uygun alternatifin seçilmesi Yardımcı planların düzenlenmesi Planların, sayısal değerlerle bütçelenmesi
2. ÖRGÜTLEME Örgüt, belirli amaçlara ulaşmak için bilinçli bir şekilde kurulmuş toplumsal birimlerdir. Bir örgüt, bireylerin amaçlarına ulaşmak için karşılıklı davranışlarda bulundukları yapısal bir süreçtir. Bu süreci yönetici işletir. Örgütleme; amaca ulaşmayı sağlayacak şekilde tüm kaynakların uygun yer ve pozisyonda değerlendirilmesi, sonuca ulaşmayı sağlayacak bir örgüt yapısının oluşturulmasını ifade etmektedir.
2. ÖRGÜTLEME Örgütlemenin Aşamaları; Örgütsel yapının kurulması İlişkilerin saptanması Görev tanımlarının yapılması Görevin gerektirdiği niteliklerin tanımlanması
3. KADROLAMA Kadrolama, istihdam edilecek işgücünün seçimi, geliştirilmesi, yerleştirilmesi, değerlendirilmesi, kariyer planlamasının yapılması, eğitimi gibi insan kaynakları ile ilgili faaliyetlerin tümüdür. Kadrolama, Örgüt yapısının gerektirdiği mevkilere personel seçme ve yerleştirme faaliyetlerini kapsar. Kadrolaşma sürecinin aşamaları; işgücü ihtiyacının belirlenmesi ve buna göre personel seçme, personel bulma ve işgücü planlamasından oluşur. Kadrolama ve organizasyon işlevlerinin her ikisinde de temel unsur, yapılan işlerin ve bu işleri yapacak olanların belirlenmesidir.
4. KOORDİNASYON (EŞGÜDÜMLEME) Koordinasyon, yöneticinin önemli görevlerinden biridir. Koordinasyon, bir işletmenin düzenli ve sürekli çalışabilmesi için amaçlar, faaliyetler, organlar ve bireyler arasında uyum ve işbirliğinin sağlanmasıdır. Koordinasyon, ilgili birimlerin belirli bir amacı gerçekleştirmek için çabalarının uyumlaştırılmasıdır. Koordinasyonun amacı, sadece unsurların bir araya getirilmesi değil, bu unsurların ahenkli biçimde bir araya getirilmesidir.
4. KOORDİNASYON (EŞGÜDÜMLEME) İyi ve basit bir organizasyon yapısı kurulmalıdır. Plan ve programlar uyumlaştırılmalıdır. Gönüllü koordinasyon özendirilmelidir. İyi bir haberleşme sistemi kurulmalıdır.
5. YÖNELTME Yönetimde planlama organizasyon ve kadrolama faaliyetlerinden sonra sıra, oluşturulan yapının işletilmesine, başka bir ifadeyle örgütün harekete geçirilmesine gelir. Bu, yöneltme fonksiyonu ile başarılır. Yöneticiler, çalışanları harekete geçirmek için onlara emir verir ve motive ederler. Yöneltme işlevi, işgörenlerin görevlerini etkin biçimde yapmalarını sağlayan bir yönetim fonksiyonudur. Plânlama, örgütleme, kadrolama koordinasyon ile oluşturulan örgütsel yapının, işletme amaçları doğrultusunda yönlendirilmesi, bir başka ifadeyle işletmenin harekete geçirilmesi gerekir. Bu yöneltme fonksiyonu sayesinde olur.
6. DENETİM Denetim yönetim fonksiyonlarının sonuncusudur. Denetleme örgütte gerçekleşen sonuçlar ile, planlanan hedeflerin karşılaştırılması ve sapma halinde bunların nedenlerini bulup giderme sürecidir. Denetim; sonuç denetimi, süreç denetimi, önleyici denetim, bütçe denetimi, proje denetimi şeklinde olabilir. Yönetim süreci denetim fonksiyonuyla tamamlanır. Denetim sayesinde, faaliyetlerin planlarla karşılaştırılması ve faaliyetler planlardan saptığı takdirde, gerekli düzeltmeler yapılır. Diğer yandan, eğer sonuçlar tatmin edici ise, örgüt üyelerine davranışlarının uygun olduğu bildirilmeli ve üyeler daha fazla motive edilmeli ve ödüllendirilmelidir
6. DENETİM Denetimin Amacı ve Önemi; Tüm birimlerin aksayan yönlerini saptamak, Gerektirdiği takdirde reorganizasyona gitmek, Plan ve programları gözden geçirmek, aksayan uygulamaları plandan çıkarmak, Yeni yöntemleri uygulamak Performans standartları oluşturmak ve performansı ölçmek, Gerekli olan yerlerde düzeltici faaliyetlerde bulunmak
B. YENİ Teknoloji, bilişim ve tüketici isteklerinde meydana gelen son derece hızlı gelişme ve değişmeler sonucunda, değişim çağı olarak da nitelenen günümüzde, işletme yöneticileri, klasik yöntemlerin sorunları çözmede yetersiz kaldığını görmüşler, yeni yaklaşımların arayış içine girmişlerdir. Bugün bu arayışların bütününe Yeni Yönetim Yaklaşımları denilmektedir. Burada, bu yaklaşımlardan ikisi kısaca ele alınacaktır.
1. TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ (TKY) TKY, tüm örgüt süreçlerinin, sürekli geliştirilmesine, iyileştirilmesine ve müşteri memnuniyetinin sağlanmasına yönelik çağdaş katılımcı bir yönetim anlayışıdır. Bir başka ifade ile TKY, örgütlerde sürekli gelişim ilkesine dayanan bir yaşam ve çalışma felsefesidir.
1. TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ (TKY) TKY nin amaçlarını; savurganlıkları önleme, verimliliği artırma, kaliteyi artırma, şikayetleri ortadan kaldırma, maliyetleri azaltarak eldeki kaynakların optimum kullanımını sağlama, işlem zamanını kısaltma, gelişmelerin sürekli izleme, örgütsel faaliyetlere aktarılması gibi sıralamak mümkündür.
1. TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ (TKY) Şirketlerde büyük bir rekabet gücü ve üstünlük sağlayan TKY, ancak tüm ilkeleriyle benimsenip, uygulanırsa başarılı olmaktadır. TKY ilkelerinin bazıları burada ifade edilmiştir. Müşteri odaklılık Sürekli iyileştirme Tam katılım Önce insan anlayışı Üst yönetimin liderliği ve sorumluluğu Süreç üzerinde yoğunlaşma Hata bulma değil hata önleme Kalite kontrolü bütün süreçlere yayma
2. DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ Mevcut şirketlerin kendilerini yeniden yaratma amacıyla kullanacakları tekniklere değişim mühendisliği denir. Değişim Mühendisliği, maliyet, kalite, hizmet ve hız gibi çağımızın en önemli performans ölçülerinde çarpıcı gelişmeler yapma amacıyla iş süreçlerinin temelden yeniden düşünülmesi ve radikal bir şekilde yeniden tasarlanmasıdır.
2. DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ Bireycilik Özgüven Risk alma isteği Değişime eğilimli olma İşgörenler karar alırlar. Gereksiz iş süreçleri ortadan kaldırılır. İş süreçleri, müşteri tatmininin en üst seviyeye çıkarılmasını sağlamak üzere düzenlenir. İşletme içinde denetim ve kontrol minimum seviyeye indirilir.
Değişim Mühendisliğinin Tanımı Değişim mühendisliği; maliyet, kalite, hizmet ve hız gibi günümüzün önemli performans ölçülerinde çarpıcı geliştirmeler yapmak amacıyla iş süreçlerinin temelden yeniden düşünülmesi ve radikal bir şekilde yeniden tasarlanmasıdır (Hammer ve Champy,1993).
Değişim Mühendisliğinin Tanımı (Temel) Değişim mühendisliğinde iş adamları, şirketler ve işleyiş tarzları hakkında en temel soruyu sormak durumundadır. Yaptığımız işleri neden yapıyoruz? Neden bu şekilde yapıyoruz? Bu temel soruları sormak insanları, işlerini yürütüş tarzlarının altında yatan söze dökülmemiş kural ve varsayımları gözden geçirmeye zorlar.
Değişim Mühendisliğinin Tanımı (Radikal) Radikal, yeniden tasarlama ve işlerin köküne inme anlamına gelir. Yani, mevcut olanla oyalanıp yapay değişiklikler yapmak değil, eskiyi tamamen fırlatıp atmak demektir. Değişim mühendisliğinde; radikal yeniden tasarım, var olan tüm yapıları ve prosedürleri göz ardı ederek iş yapmanın yepyeni yollarını aramak anlamına gelir. Değişim mühendisliği işin geliştirilmesi, iyileştirilmesi veya değiştirilmesi değil, yeniden icat edilmesi demektir.
Değişim Mühendisliğinin Tanımı (Çarpıcı) Değişim mühendisliği marjinal veya aşamalı geliştirmeler yapmak yerine, performansta önemli sıçramalar gerçekleştirmek demektir. Kodak ta değişim mühendisliği takımı, %50 den %300 e varan sıçramalı gelişimler için yeniden tasarlama yapmaktadır. Değişim mühendisliği, %5-10 oranında bir değişim elde etmekten ziyade büyük çapta değişimleri içerir ve hedefler.
Değişim Mühendisliğinin Tanımı (Süreç) İş Süreci; bir veya birkaç çeşit girdinin alınıp, bunlardan müşteri için değer oluşturacak bir çıktının yaratıldığı faaliyetlerin toplamıdır. Şirketlerin çoğu; bir iş sürecini, işleri müşteriye değer ileten süreçler çerçevesinde değil; görevler veya uzmanlık alanları etrafında organize etmekte ve yönlendirmeye çalışmaktadır. Bu durum, müşteriye hizmette veya katma değerli ürünün dağıtımında yavaşlamalara ve hataların oluşma şansının artmasına yol açar.
3. STRATEJİK KALİTE PLANLAMASI Stratejik kalite planlaması, uzun süreli amaçların kaliteye bağlı kalarak belirlenmesi ve gerçekleştirilmesi sürecidir. 4. ÖRGÜTSEL KÜÇÜLME Örgütsel küçülme; örgüt performansını iyileştirmek amacıyla, işgücü ve diğer kaynakların azaltılması, ölçeğin küçültülmesi ve böylece örgütün hantal yapıdan kurtarılarak daha yenilikçi ve esnek bir yapıya büründürülmesidir.
5. PERSONEL GÜÇLENDİRME (EMPOWERMENT) Personel güçlendirme, çalışanların, kendilerini motive olmuş hissettikleri, bilgi ve uzmanlıklarına olan güvenlerinin arttığı, inisiyatif kullanarak harekete geçmek arzusu duydukları, olayları kontrol edebileceklerine inandıkları ve organizasyonun amaçları doğrultusunda uygun ve anlamlı buldukları işleri yapmalarını sağlayan uygulamaları ve koşulları ifade eder.
6. DIŞ KAYNAK KULLANIMI Ürünün üretimi için gerekli parçaların veya diğer katma değer oluşturucu faaliyetlerin dışarıdan bir kaynak tarafından sağlanmasıdır. 7. KIYASLAMA (BENCHMARKİNG) Daha iyiyi, ya da en iyiyi bulmayı, öğrenmeyi, öğrendiklerini kendi süreçlerine uyarlayarak gelişmeyi sağlamayı amaçlayan bir süreçtir.
8. ÖĞRENEN ORGANİZASYON Öğrenen organizasyon, bulunduğu zaman ve ortamda ne olup bittiğinin farkında olan, istedikleri sonuçları elde etmek için tüm potansiyelini kullanarak kapasitesini genişletip becerilerini geliştirebilen, işine bağlı, takım arkadaşları ile anlamlı bir hedefi ve vizyonu paylaşan kişilerden oluşan, yeni düşünce ve fikirlerin beslendiği ve geliştiği, ortak beklentilerin serbest bırakıldığı bir anlayışı ifade eder.