İnovasyon Yönetim Platformu Kullanıcı Kılavuzu

İnovasyon Yönetim Platformu Kullanıcı Kılavuzu Rekabetçi, Öncü ve İnovatif İşletmeler için innocentrum Enterprise

İçindekiler 1. Giriş 3 2. Anasayfa 5 3. Öneriler 7 4. Yarışmalar 12 5. Hesabım 18

1. Giriş innocentrum Enterprise, çalışanların ve dış paydaşların etkin bir şekilde organizasyonun inovasyon ekosistemine dahil olmalarını sağlayan mobil uyumlu bir inovasyon yönetim uygulamasıdır. innocentrum Enterprise ile inovasyon, ArGe, kalite, verimlilik, güvenlik, tasarruf ve kârlılık alanlarında iyileştirmeler sağlandığı gibi paydaş memnuniyetinde de artış sağlanır. innocentrum Enterprise kullanıcıları olarak, aşağıdaki işlevleri (Firmanızda bu işlevler için farklı isimler kullanılıyor olabilir veya bazı işlevler kullanılmıyor olabilir.) gerçekleştirebilirsiniz: "Öneriler" menüsünden, firmanızın belirlediği alanlardaki (ürün, hizmet, süreç, teknoloji, İK, vb.) inovatif önerilerinizi paylaşabilirsiniz. Uzman olarak atandığınız öneriler için değerlendirmelerinizi paylaşabilirsiniz. Ayrıca, diğer kullanıcılardan gelen ve Mentorun Kullanıcı Yorumu almak istediği önerilere de yine bu menüden ulaşabilirsiniz. Yarışmalar menüsünden size şu anda açık olan yarışmalara erişebilirsiniz. Firmanızın, öncelikli ihtiyaçlar ve problemler için düzenlediği yarışmalara yaratıcı fikirleriniz ile katılabilirsiniz ve yarışmalardan ödüller kazanabilirsiniz. Ayrıca, izin verildiği durumlarda, diğer kullanıcıların göndermiş oldukları fikirleri görüp bunlara yorum girebilir ve bu fikirleri oylayabilirsiniz. Profil bilgilerinize, inovasyon sistemine sağladığınız katkıları gösteren Ödül & Puan sayfasına ve sistemden çıkış butonuna Hesabım menüsünden ulaşabilirsiniz. innocentrum Enterprise da aşağıdaki roller (Firmanızda bu roller için farklı isimler kullanılıyor olabilir veya bazı roller kullanılmıyor olabilir. ) desteklenmektedir. 1. Kullanıcılar: Kurum çalışanları, bayiler, tedarikçiler ve müşteriler gibi tüm paydaşlar sistemi kullanabilirler. Kullanıcılar sisteme güncel ve yaygın tarayıcılardan birini kullanarak İnovasyon Yönetimi web sitesi üzerinden ulaşabileceklerdir. Kullanıcılar Personel ve Dış Paydaş olarak iki grubu ayrılır. Dış Paydaşlardan sisteme kayıt yaptırıp kullanıcı adı ve şifre ile sistemi kullananlar Kayıtlı Dış Paydaş, sisteme giriş yapmadan inovasyon portalı üzerinden öneri gönderen veya açık inovasyon yarışmalarına katılanlar ise Kayıtsız Dış Paydaş olarak isimlendirilmektedirler. 2. Mentor: Gönderilen öneriler, inovasyon yöneticisi veya yöneticileri tarafından ilk değerlendirmeden geçirilir ve şekil şartları sağlamıyor ise İlk Red / İptal kararı verilir, sağlıyor ise ön değerlendirme yapılabilmesi için konusunda uzman bir kişi Mentor olarak atanır. Mentorluk sadece atanılan öneri için geçerlidir. 3. İnovasyon Yöneticisi: İnovasyon portalının genel yönetiminden, önerilerin ilk değerlendirmesinden, takibinden ve son kararın verilmesinden, yarışma düzenleme ve fikirlerin onaylanmasından sorumlu olan rol İnovasyon Yöneticisi rolüdür. 4. İnovasyon Kurulu: Kurum üst yöneticisinin veya yetkilendirdiği bir kişinin başkanlık yaptığı, kurumdaki değişik birimlerin yönetici veya temsilcilerinden oluşur. Bu kurul, inovasyon sürecini periyodik olarak değerlendirir, düzenlenecek yarışmaları belirler, sonuçlarını onaylar, birden fazla birimi etkileyecek önerilerin nihai değerlendirmesini yapar.

5. Uzman: Mentor önerinin ön değerlendirmesini yaparken, konu ile ilgili alan uzmanlarına danışmak isterse, sistem kullanıcılarından herhangi birini Uzman olarak atayabilir. Uzman, öneri hakkındaki görüşlerini yorum olarak sisteme girebilir. Uzmanın girdiği yorumları öneri sahibi göremez. 6. Jüri: Düzenlenen yarışmalara gönderilen fikirleri değerlendirmek için atanmış kullanıcılardır. innocentrum Enterprise İnovasyon Yönetim Platformu web sitesine girdiğinizde, firmanızdaki Aktif Dizin (Active Directory) ile entegrasyon sağlanmış ise, buradaki kullanıcı adınızı ve şifrenizi kullanarak platforma giriş yapabilirsiniz. Aktif dizinde yer almayan kullanıcılar kendilerine verilen şifreleri kullanarak veya kayıt yaptırdıklarında sağladıkları e-postaya gönderilen doğrulama adımlarını takip ederek sisteme giriş yapabilirler. Doğrulaması Aktif Dizin ile yapılmayan kullanıcılar, şifrelerini unutmaları durumunda Giriş sayfasındaki Şifremi unuttum bağlantısına tıklayarak çıkan formda kullanıcı adını girip geçici şifre talebinde bulunabilir. Şifre değiştirmek için, sisteme giriş yaptıktan sonra, hesabım menüsünden profil sayfasını açarak şifre değiştirilebilir. Şekil 1. Sisteme giriş alanı Platforma giriş yaptıktan sonra ulaşabileceğiniz menüler şunlardır: a. Ana sayfa b. Öneri gönder c. Öneriler d. Yarışmalar e. Hesabım

2. Anasayfa Sisteme giriş yaptığınızda, ana sayfaya yönlendirilirsiniz. Ana sayfada, size açık yarışmalar (en üstte kayan ekran şeklinde), en güncel öneriler (liste halinde) ve en altta da puanlarınızı ve İnovasyon Liderlerini listeleyen tablolar gösterilmektedir. Liderler köşesinde, puan, öneri, fikir ve yorum kategorilerinde son 1 yıl içerisinde ilk beşe giren kişiler listelenmektedir.

Şekil 2. Ana sayfa Ana sayfanın sağ en üst kısmında adınız (hesabım menüsü) gösterilmektedir. Adınıza tıklayarak, Profil, Ödül ve Puan, Katkılarım Kullanıcı Kılavuzu, İnovasyon süreç kılavuzu ve Çıkış menülerine ulaşabilirsiniz.

3. Öneriler Öneriler sayfasında, gönderdiğiniz önerileri görebilir ve takip edebilirsiniz. Mentor olarak atandığınız önerileri yönetebilirsiniz. Uzman olarak atandığınız ya da yorum ve oylamanıza açılan önerilere de bu sayfadan erişebilirsiniz. İnovasyon kurulu üyesi iseniz, ön kabul aşamasında olan önerilere buradan ulaşarak kurul değerlendirmesini yapabilirsiniz. Şekil 3. Öneriler sayfası

Öneri listesinden dilediğiniz öneriye tıklayarak detaylarını görebilirsiniz. Ayrıca, önerileri yetkinize göre rol, durum, kategori, paydaş ve kampanyaya göre filtreleyebilirsiniz. Size ait olan önerilerin detay sayfalarına girdiğinizde, her bir önerinizin değerlendirme sürecini takip edebilir, önerinize verilen ortalama yıldız sayısını görebilir, mentorunuzla olan yazışmaları görebilir ve yeni yazışma yapabilir, önerinize gelen yorumları görebilir ve yeni yorum girebilirsiniz. Şekil 4. Kullanıcının kendi önerisi için detay sayfası

Öneri listesinde, aktif yoruma açık olan önerilerin sağ üst köşesinde Yorum etiketi bulunmaktadır. Yorum ve oylamanız için paylaşılan önerilere (üstteki 5 yıldız üzerinden oy ver kısmından) oy verebilir ve sayfanın alt kısmında yer alan bölümde ilgili öneriye girilen yorumları görebilir ve kendi yorumunuzu girebilirsiniz. Yeni önerilerinizi, ana menüdeki Öneri gönder butonuna basıp veya Önerler sayfasının sağ üstündeki (+) ikonuna basarak, çıkan formu (Şekil 5) kullanarak sisteme girebilirsiniz. Formda önerinin hangi alanda olduğunu seçebilirsiniz. Önerinizi duyurulan bir kampanya çerçevesinde giriyorsanız, formda bu kampanyayı seçebilirsiniz. Öneriniz herhangi bir kampanyayla ilgili değilse doğrudan Serbest kategorisinde kabul edilecektir. Ayrıca, önerinizle ilgili varsa dosyalarınızı da yükleyebilirsiniz. Mobil cihazlardan formu kullanıyorsanız, Dosya seçin butonuna tıkladığınızda cihazınızın kamerasını açıp, fotoğraf çekip ekleyebilirsiniz. Grup önerileriniz için Öneri sahipleri bölümünde grubunuza dahil olan kullanıcıları seçebilir ve paylarını belirleyebilirsiniz. Önerinizi isterseniz taslak olarak kaydedebilir veya direk yönetime gönderebilirsiniz. Taslak olarak kaydedilen önerileriniz, tekrar görüntülenip zorunlu alanlar doldurulmadan ve Öneriyi gönder butonuna basılmadan yönetime gönderilmez.

Şekil 5. Yeni Öneri giriş formu

1) Mentor İşlevleri: Mentor olarak atandığınız durumda, ilgili öneride şu işlevleri yapabilirsiniz: a. Gerektiğinde, öneri sahibi ile yazışma b. Gerektiğinde, bir veya birden fazla Uzman atama, bu uzmanların yorumlarını görüntüleme c. Gerektiğinde, öneriyi ilgili paydaşların tartışmasına (yorum ve oy) açma d. Fayda Analiz ve Öndeğerlendirme formlarını doldurma e. Öndeğerlendirme sonucuna göre: i. Açıklama girerek Ön red kararı verme ii. Sadece kendi birimini etkiliyorsa ve uygulanabilecek bir öneri ise Kabul kararı verme ve ödül tanımlama iii. Önerinin ön değerlendirmeden başarıyla geçtiği ancak birden fazla birimi ilgilendirdiği için veya önemli bir yenilik önerisi olduğu için İnovasyon Kurulu nun değerlendirmesine sunulduğu durumda Ön kabul kararı verme Ön değerlendirme sonucunda karar verildiğinde, öneri sahibi hem karar hem de açıklama hakkında eposta ile bilgilendirilir. f. Kabul edildikten sonra uygulanmış önerilerin Gerçekleşen fayda formunu doldurma g. Uygulaması tamamlanmış önerileri Tamamlandı durumuna çekme 2) Uzman İşlevleri: a. Kendisine Uzman Değerlendirmesi için atanan önerilere yorum girme. 3) İnovasyon Kurulu İşlevleri: Ön kabul yapılmış öneriler otomatik olarak tüm İnovasyon Kurulu üyelerine yönlendirilir ve üyeler e-posta ile bilgilendirilebilir. a. Atanan öneri için Kurul değerlendirmesi formunu doldurma.

4. Yarışmalar Yarışmalar menüsünden sizin katkılarınıza açılmış veya jüri olarak atandığınız yarışmaların listesini görebilir ve istediğiniz yarışmayı seçerek yarışma detaylarını görebilirsiniz. (Şekil 6) Eğer İnovasyon Yöneticisi tarafından izin verilmişse, diğer kullanıcılar tarafından gönderilen fikirleri, fikirlerin almış olduğu yorumları, oy skorunu görebilir ve siz de diğer kullanıcıların fikirlerine yorum girebilir ve oylayabilirsiniz. Jüri olarak atandığınız yarışmalarda, değerlendirme aşamasında, gönderilen fikirleri değerlendirebilirsiniz. Şekil 6. Yarışmalar Fikir Girişi: a. Yarışmalar menüsünü açınız. b. Fikir girişine açık olan yarışmalardan ilgi duyduğunuza doğrudan yarışma özetinde Fikir gönder butonuna ya da yarışma sayfasına gidip bu sayfadaki aynı butona tıklayarak fikir gönderebilirsiniz. c. Yarışma sayfasında (Şekil 7), Fikir gönder butonunun yanı sıra yarışmanın tanımı, yarışma ayarları, ödüller, yarışmanın takvimi ve yarışma ayarlarına göre bu yarışma için gönderilmiş fikirlerin listesini görebilirsiniz.

Şekil 7. Yarışma detayı d. Yarışma detay sayfasında listelenen fikirlerin üzerine tıklayarak fikrin ayrıntıları görülebilir. Tüm fikirler butonuna tıklayarak bu yarışma için girilmiş tüm fikirleri görebilirsiniz (Şekil 8). Bu sayfada arama yapabilir, fikirlerin durumlarına göre (taslak, beklemede, onaylandı, reddedildi) filtreleme ve farklı kriterlere göre sıralama yapabilirsiniz.

Şekil 8. Tüm fikirlerin listesi e. Yarışma listesinde Fikir gönder butonuna ya da yarışma sayfasına gidip bu sayfadaki aynı butona tıkladığınızda fikir gönderme formu (Şekil 9) açılır. Fikir giriş formunda, fikre ait Başlık, Açıklama, Fotoğraf ve Ek Dosya bilgileri girilir. Talep edilmişse ek sorulara cevaplar verilir. Mobil cihazlardan formu kullanıyorsanız, Dosya seçin butonuna tıkladığınızda cihazınızın kamerasını açıp, fotoğraf çekip ekleyebilirsiniz. f. Kullanım koşulları kabul edilip sayfanın altındaki Taslak Kaydet butonu ile fikrinizi daha sonra gönderilmek üzere kaydedebilir veya Gönder butonuna basarak fikrinizi İnovasyon Yöneticisinin onayına gönderebilirsiniz. g. Fikrinizi gönderdikten sonra fikri gönderdiğiniz yarışma açık olduğu sürece; fikrinize, fikirler listesinden ulaşıp tekrar düzenleyebilir ve gönderebilirsiniz.

Şekil 9. Fikir giriş sayfası Fikirlere Yorum Girişi ve Fikirlerin Değerlendirilmesi: İnovasyon Yöneticisi, yarışmayı tanımlarken girilen fikirlerin tüm kullanıcılara açık olması ve kullanıcıların bu fikirlere yorum girebilmesi ve fikirleri oylayabilmesi yetkilerini verebilir. Bu durumda yarışma için diğer kullanıcıların gönderdikleri ve onaylanan fikirler Fikirler Listesinde (Şekil 8) gösterilir. Ancak, fikri kimin gönderdiği bilgisi diğer kullanıcılara gösterilmez. Böylelikle, yorum ve değerlendirme yapılırken gönderen kişiye değil fikre odaklanılır. Eğer yarışma değerlendirme aşamasında ise fikir listesinde her bir fikir için diğer kullanıcıların girdikleri oy ortalamasını görebilirsiniz. Oylama, kullanıcılar tarafından 5 yıldız üzerinden verilen puanlardır. Değerlendirme ise jüriler tarafından her bir kabul kriterine göre verilen puanların ağırlıklandırılmış ortalamasıdır. a. Fikirler sayfasında fikirlerden detaylarını görmek istediğiniz fikri seçiniz. b. Fikir sayfası açılır. Sayfada, girilen fikrin tüm bilgileri ve varsa fikre girilmiş olan yorumlar görüntülenmektedir.

c. Sayfanın üst kısmında bulunan Yıldız Derecelendirme kısmında (Şekil 10) fikri 5 yıldız üzerinden oylayabilirsiniz. Yıldız derecelendirme, yarışma değerlendirme fazı süresince yapılır ve kullanıcı birden çok kere oylama yaparsa en son verilen değer kaydedilir. Şekil 10. Fikir oylama d. Fikir detay sayfasının alt kısmında bulunan Yorum kısmına, fikre ilişkin yorumunuzu girip Gönder tuşuna basarak fikre yorum ekleyebilirsiniz. Kendi fikrinize yorum girdiğinizde kullanıcı adınız yerine Fikir Sahibi ibaresi gösterilecektir. Şekil 11. Fikre yorum girişi e. Personeller, beklemede olan fikirleri için yöneticiyle yazışabililirler. Bu bölümde yöneticiyle olan yazışmaları görebilir ve yeni yazışma yapabilirsiniz.(şekil 12) Şekil 12. Yönetici-Fikir sahibi yazışma f. Yarışmada jüri olarak atanırsanız, yarışma değerlendirme aşamasına girdiğinde fikir sayfasının altında Jüri Değerlendirmesi bölümü görünür (Şekil 13). Bu bölümünde, yarışmada tanımlanan fikir kabul kriterleri, bu kriterlerin göreceli önemleri ve her bir kriter için Yıldız değerleme aracı vardır. Jüri, fikrin her bir kriteri ne kadar karşıladığını değerlendirir, 5 yıldız üzerinden puan verir ve Kaydet tuşuna basarak değerlendirmesini kaydeder. Bu bölümün sağ alt köşesinde değerlendirmenin 100 üzerinde normalize edilmiş değeri anlık olarak gösterilir.

Şekil 13. Jüri değerlendirmesi Değerlendirme dönemi sonuna kadar jüri, değerlendirmesini değiştirebilir. Sistem sadece en son kaydedilen değerlendirmeyi dikkate almaktadır. Ayrıca, jüri olarak atandığınız yarışmanın fikirler listesinde değerlendirdiğiniz fikirler mavi bir çerçeve içinde gösterilir ve değerlendirdiğiniz fikirlerin sol alt köşesinde değerlendirme puanlarınızı görüntüleyebilirsiniz. (Şekil 14) Şekil 14. Jüri değerlendirmesi sonrası fikirler sayfası gösterimi

5. Hesabım Sağ üst tarafta isminiz altında (Şekil 15. Hesabım - Kayıtlı Dış Paydaş) Profil, Ödül ve Puan, Katkılarım ve Kullanıcı kılavuzu na ulaşabilir ve Çıkış butonuyla sitemden çıkış yapabilirsiniz. Personel için firmanın öneri ve fikir yönetim süreçlerini, ödüllendirme politikalarını içeren İnovasyon süreç kılavuzu na da bu alandan ulaşılabilir. (Şekil 16. Hesabım - Personel) Şekil 15. Hesabım - Kayıtlı Dış Paydaş Şekil 16. Hesabım - Personel Profil sayfasında kişisel bilgilerinizi görebilir ve şifrenizi değiştirebilirsiniz. Doğrulaması Aktif Dizin ile yapılan kullanıcılar, şifrelerini bu sayfadan değiştiremezler. Şifre sorunları için Sistem Yöneticisiyle görüşmeleri gerekir. (Şekil 17) Şekil 17. Profil sayfası

Ödül ve Puan sayfasında, inovasyon sistemine katkılarınızı (gönderilen fikirler, öneriler, yorumlar, oylama sayısı, yorumlar vb.), kazandığınız puan ve ödülleri görebilirsiniz. Ayrıca bu kısımda puan kriterlerini ve değerlerini de görebilirsiniz. (Şekil 18) Şekil 18. Ödül ve puan sayfası

Katkılarım sayfasında katkı yaptığınız her alanı altı başlık altında görebilirsiniz. (Önerilerim, Fikirlerim, Yorum yaptığım öneriler, Oy verdiğim öneriler, Yorum yaptığım fikirler ve Oy verdiğim fikirler). Ayrıca bu kısımda her bir katkınızı ayrı ayrı görüntüleyebilirsiniz. (Şekil 19)

Şekil 19. Katkılarım sayfası Kullanıcı Kılavuzu menüsünü seçtiğinizde, platforma ait kullanıcı kılavuzu yeni sekmede açılır. Çıkış işlevini kullandığınızda Çıkış yapmak istediğinizden emin misiniz? paneli açılır. Evet butonuna bastığınızda güvenli bir şekilde oturumunuz sonlandırılır. Hayır seçeneğine bastığınızda portaldaki işlemlerinize devam edebilirsiniz. (Şekil 20) Şekil 20. Çıkış innocentrum Enterprise, hakkında tüm soru ve görüşleriniz için support@innocentrum.com e-posta adresinden bize ulaşabilirsiniz.