Devir Yolu İle Malzeme Çıkışı M-MYO-SR-150 TOPLAM SÜR İŞ SÜRCİ arcama İhtiyacı olan kurum/birimlerden gelen talepler arcama tarafından değerlendirilir. İstek Kabul dildimi Talebin kabul edilip edilmediği yazı ile ilgili birime bildirilir. Malzemenin çıkışına ait Taşınır İşlem Fişi (Devir Çıkış) malzemeyi talep eden kurum/birime malzeme ile birlikte imza için gönderlir. Malzemeyi teslim alan kurum/birim tarafından imzalanan taşınır İşlem Fişi (Devir Çıkış) düzenlenen Taşınır İşlem Fişi (Devir Giriş) ile birlikte malzemeyi teslim eden kuruma /birime gönderilir. Devir yoluyla teslim edilen taşınırlar kayıtlardan düşülerek TİF lerin birer sureti Strateji Geliştermesi Dairesi Başkanlığı Sorulmularına Gönderlir. Tüm İşlemler sonucu evrakların birer sureti dosyalanır.10 Gün içerisinde taşınır devrine ilişkin işlem fişi muhasebe birimine gönderilir. İŞLM SONU
Devir Yolu İle Malzeme Girişi M-MYO-SR-151 TOPLAM SÜR İŞ SÜRCİ Malzemenin Alınacağı kurum/birimine Taşınır İstek Belgesi Gönderilir. İstek Kabul dildimi Devir Yolu İle Alım İşleminden vazgeçilir. Malzemeyi verecek olan kurum/birim tarafından düzenlenen Taşınır işlem Fişi (Devir Çıkış) malzeme ile birlikte imza için birimimize gönderilir. Malzeme teslim alındıktan sonra,malzeme ile birlikte gönderilen Taşınır İşlem Fişi (Devir Çıkış) imzalanıp düzenlenen Taşınır İşlem Fişi (Devir Giriş)ile birlikte malzemeyi teslim eden kurum /birimine gönderilir. Devir yoluyla teslim alınan taşınır gruplarına göre kayda alınır. Tüm İşlemler sonucu evrakların birer sureti dosyalanır.10 Gün içerisinde taşınır devrine ilişkin işlem fişi muhasebe birimine gönderilir. İŞLM SONU
Doğrudan Temin - 1 M-MYO-SR-152 1/3 TOPLAM SÜR İŞ SÜRCİ 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu Müdürlüğe gelen Satın Alma talepleri degerlendirilir. İhale Usulü Kararı Açık İhale yöntemiyle mal ve hizmet alımı süreci Satın Alınması Düşünülen malzeme ile ilgili birirmler (katalog,resim,teknik,şartname,numune,maliyeti etkileyecek her husus)satın alma birimine gönderilir. Bütce kaleminden yeterli ödenek varmı? Ödenek aktarımı yada ek ödenek istenir. arcama yetkilisi piyasa araştırması yapacak ve alımı gerçekleştirecek görevlileri belirler,bu görevlendirme ilgililere bildirilir Bitiş Onay celgesi hazırlanır.bu belgede tarih ve sayı işin tanımı,niteliği,işin miktarı kullanılabilir ödenek miktarı bütçe tertibi belirlanir.satın alma işlemi ile kısa açıklama yapılır ve piyasa araştırması yapacak görevlinin adı soyadı ünvanı yazılır Onay Belgesi Onay Belgesi incelendikten sonra gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Onay belgesi Onay Belgesi giden evrak defterine kaydedilir. 1
Doğrudan Temin Süreci İş Akış Süreci 2 M-MYO-SR-152 2/3 TOPLAM SÜR İŞ SÜRCİ 2 Alınacak malzeme ile ilgili piyasa araştırması yapmakla görevlendirilen personelin verdiği bilgi ve belgeler doğrultusunda piyasa fiyat araştırma tutanağı düzenlenir,görevliler ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Piyasa Fiyat araştırma tutanağı Muayene ve kabul komisyonu alınacak malzemeyi kontrol eder. Satın Alınacak ürün uygunmu? ksiklerin Tamamlanması istenir ksikler tamamlanmışmı? Satınalma işlemi iptal edilir. ksiklerin Tamamlanması istenir Bitiş Kabul Komisyon tutanağı. Malzeme görevli tarafından sayılarak depoya alınır.taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Taşınır İşlem Fişi 3
Doğrudan Temin Süreci İş Akış Süreci 3 M-MYO-SR-152 3/3 TOPLAM SÜR İŞ SÜRCİ 3 Satın Alma i,vergi borcu yoktur kagıdı fatura,onay belgesi,yaklaşık maliyet,taşınır işlem fişi,teknik şartname,muayene ve kabul komisyon tutanagı gibi satın alma ile ilgili tüm belgeleri yönetmeliğe uygun olarak düzenler ve tahakkuk birimine gönderir. Vergi Borcu yoktur yazısı Fatura,onay belgesi,teknik şartname,mayene kabul komisyon tutanağı,taşınır işlem fişi Tahakkuk biriminde gerçekleştirilen bu satın almayla ilgili ödeme emri belgesi düzenlenerek,gerçekleştirme görevlisine gönderilir. Ödeme emri belgesi Gerçekleştirme görevlisi,ödeme emri ve ekindeki belgeleri yetkililerin imzalarının tamam olması,mevzuata uygunluğu,maddi hata olup olmadığı,satış gerçekleştirilen firmaya ait bilğilerin doğruluğu bakımından incelendikten sonra Kontrol edilmiştir ve Uygun Görülmüştür kaşesi basarak imzalar. arcama yetkilisi tarafından da imzalanan ödeme emri belgesi ve ekleri,tahakkuk Birirmi tarafından düzenlendikten sonra Tahakkuk vrakı Teslim Listesi ile ödeme yapmılmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Bitiş
ibe Yoluyla Malzeme Girişi M-MYO-SR-153 TOPLAM SÜR İŞ SÜRCİ Kontrol ibe olarak alınacak malzemelerini listesi harcama yetkilisinin onayına sunulur arcama Kontrol ibe alınacak malzemeyi incelemek üzere arcama tarafından bir komisyon oluşturularak malzemenin yerinde incelenmesi sağlanır. ibe alınacak malzemeyi incelemek üzere arcama tarafından bir komisyon oluşturularak malzemenin yerinde incelenmesi sağlanır. arcama Kontrol tarafından onaylandı mı? ibe alımından vazgeçildiği ilgili birim/kuruma bildirilir. KBS Kontrol Sistemi üzerinden Taşınır İşlem Fişi (Bağış Giriş) düzenlenir. KBS Kontrol Sistemi üzerinden YS sistemine gönderilerek muhasebeleştirilir. Taşınır İşlem Fişinin 2 nüshası ve diğer belgeler SGDB'na, Taşınır İşlem Fişinin 1 nüshası da ibe alınan kuruma/birime gönderilir. Kontrol Ambara alınan taşınır isteğe göre ilgili birimlere zimmetle teslim edilir. İlgili Memur Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.
urda Yoluyla Malzeme Çıkışı M-MYO-SR-154 TOPLAM SÜR İŞ SÜRCİ Kontrol urdaya ayrılacak malzemeleri değerlendirmek üzere arcama tarafından uzmanlık alanına göre en az üç kişiden oluşan bir komisyon kurulur. Kontrol urdaya ayrılacak malzemelerin listesi yapılarak, değerlendirilmek üzere komisyona sunulur. Kontrol Komisyon listede sunulan malzemeleri ilgili mevzuata göre inceleyerek KBS Sistemi üzerinden alınacak Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağını arcama ne sunar Tutanak arcama Kontrol tarafından onaylandı mı? urdaya ayrılması uygun bulunmayan malzemeler kayıtlarda bırakılır. Kontrol Kayıtlı değeri Bakanlıkça belirlenecek tutara kadar olan taşınırlar harcama yetkilisinin, belirlenen tutarı aşanlar ise üst yöneticinin onayı alınarak TİF (urda Çıkış) düzenlenerek kayıtlardan düşülür. TİF'in iki nüshası muhasebe kayıtlarından düşülmesi için SGDB'na gönderilir. Kontrol Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.
Atık Beyanı M-MYO-SR-155 TOPLAM SÜR İŞ SÜRCİ PLANLAMA Atık beyanı yapılacak envanterde bulunan malzemelerin (sarf/demirbaş) tespiti ATIK BYAN FORMU DOLDURULMASI Atık türüne göre ilgili formların doldurulması Atık Beyan formlarının (atıklarla beraber) Rektörlük atık toplama birimine iletilmesi ATIK BYAN SİSTMİN GİRİŞ Kullanıcı adı ve şifre ile sisteme girilmesi Atık beyanı işlemleri Aralık- Şubat ve Mart aylarında online sistem üzerinden yapılmaktadır. Atıklarla ilgili formun sistemde doldurulması Sistemden onay işlemi yapılması ve bildirim işlemi sonunda çıktı alınması ve onaylanması
Atık Yönetimi M-MYO-SR-156 TOPLAM SÜR İŞ SÜRCİ Tüm personel PLANLAMA nvanterde bulunan tüm malzemenin (sarf/ demirbaş) kullanım ömrü tamamlayınca atık olacağının planlanması ve persondeki ömrünü tamamlamış Malzemelerin geri alınması İlgili Malzemenin geçici atık Tolpama Alanlarında muhafaza edilmesi Atıkların kaynağında ayrıştırılması Temizlik personeli Tehlikeli atıklar (toner, floresan, pil ve diğer kimyasal atıklar) Tehlikesiz atıklar (kağıt, plastik, cam ve organik atıklar) Temizlik personeli Atık malzemelerin kategorilerine göre geri dönüşüm kutularına atılması Rektörlük atık toplama merkezine gönderilmesi Atık beyan formunun doldurulması
Satın Alma Yoluyla Taşınır Alımı M-MYO-SR-157 TOPLAM SÜR İŞ SÜRCİ Satınalma birimince alımı yapılan tüketim ve dayanıklı taşınır "Taşınır Geçici Alındı Fişi" ile teslim alınır. tarafından ambara alınan malzeme "malzeme muayene ve uygunluk belgesi" düzenlenerek muayene kabul komisyonunun onayına sunulur. Muayene kabul komisyonu tarafından taşınırın uygunluğu onaylandı mı? Malzeme firmaya iade edilir. Alımı yapılan malzeme dayanıklı taşınır mı? Satın alınan dayanıklı taşınır için taşınır işlem fişi düzenlenir, sicil numarası verilerek depo girişi yapılır, üç nüshası ödeme için ilgili birime verilir. Satın alınan tüketim malzemesi için kod listesindeki hesap kodları itibari ile taşınır işlem fişi düzenlenerek üç nüshası ilgili birime verilir. Ambara alınan taşınır, birimlerin dayanıklı taşınır ihtiyaçlarına göre hazırladıkları taşınır istek belgesi karşılığı, zimmet fişi düzenlenerek teslim edilir. Alımı yapılan malzeme, giriş kayıtları yapıldıktan sonra birimlerin ihtiyaçlarına göre tüketim çıkış fişi düzenlenerek teslim edilir. Tüm işlermler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır. İŞLM SONU
Sayım ve Devir İşlemleri M-MYO-SR-158 TOPLAM SÜR İŞ SÜRCİ Ve Taşınır Kontrol arcama nce kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında ve Taşınır Kontrol nin de bulunduğu en az üç kişiden oluşan sayım komisyonu kurulur. Sayım Komisyonu Sayım komisyonu öncelikle ambarlardaki taşınırları fiilen sayarak bulunan miktarları Sayım Tutanağına kaydeder. Sayım Komisyonu Ambar sayımından sonra ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı Taşınır Listeleri ve bunların verilmesi sırasında düzenlenen Zimmet Fişleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında gösterilir. Sayım Komisyonu Sayımda bulunan miktarlar ile kayıtlı miktarlar arasında fark var mı? Sayım bir kez tekrarlanır. Sayım Komisyonu Noksan olduğunun tespit edilmesi halinde KBS Sistemi Üzerinden "Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı" ve" Taşınır İşlem Fişi"; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise "Taşınır İşlem Fişi" düzenlenerek, kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır. Yine farklı çıkarsa bu miktar "fazla" veya "noksan" sütununa kaydedilir. Ve Taşınır Kontrol Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin iki nüshası, kayıtların yapılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Ve Taşınır Kontrol Kayıtların uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir. Bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile giriş ve çıkış belgeleri, Taşınır Kayıt ilisininvetaşınırkontrolninyılsonuhesabınıoluşturur. Ve Taşınır Kontrol Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.
Yıl Sonu Sayımı ve Dökümü M-MYO-SR-159 TOPLAM SÜR İŞ SÜRCİ Sayım Kurulu tarafından onaylanan Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline göre üç nüsha arcama i Taşınır Yönetim esabı Cetveli düzenlenir. Bünyesinde kütüphane materyalleri bulunan idareler ilgili cetveli ayrıca düzenlerler. Düzenlenen cetveller arcama nin onayına sunulur arcama arcama tarafından onaylandı mı? Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline uygunluğukontrol edilerek muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe Muhasebe nce Uygunluğu onaylandı mı? Muhasebe nce uygunluğu onaylanan cetveller arcama ne geri gönderilir. Muhasebe Onaylanmış cetvellerin bir nüshası, Sayıştayca belirlenecek sürelerde, yıl sonu sayım tutanağı, sayım ve döküm cetveli ve yıl sonu itibariyle en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak ile birlikte muhasebe birimine, bir nüshası mali yılı takip eden ay sonuna kadar taşınır konsolide görevlisine gönderilir. Cetvellerin birer nüshası harcama biriminde muhafaza edilir. Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti dosyalanır.
Tüketim Çıkışı M-MYO-SR-160 TOPLAM SÜR İŞ SÜRCİ İlgili birim yetkilisince Taşınır İstek Belgesi düzenlenir, ne verilir. Taşınır İstek Belgesi ile istenilen miktarlar depodaki mevcuda göre kontrol edilir ve harcama yetkilisinin onayına sunulur. arcama arcama tarafından onaylandı mı? Talep dilen Malzemelerin çıkışı sistem üzerinden yapılarak, Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Yıl sonu içerisinde yapılan tüketim çıkışları 4 dönem halinde Strateji Geliştirme Başkanlığına Tüketim Çıkış Raporu düzenlenerek gönderilir. Taşınır İşlem Fişindeki malzemeler ilgili birime ya da kişiye TİF imzalatılarak teslim edilir.
Zimmet Verme İşlemleri M-MYO-SR-161 TOPLAM SÜR İŞ SÜRCİ Kontrol lerden gelen Taşınır İstek Belgeleri alınarak incelenir. Kontrol İstenen taşınırlar depo mevcutlarında yeterli miktarda var mı? Talebin karşılanamadığı ilgili birime bildirilir. Kontrol Zimmet Fişi (Verme) düzenlenerek talep karşılanır. Kontrol Zimmetle verilen taşınıra ait barkotlama işlemi yapılarak Demirbaş Listesi hazırlanıp ilgiliye teslim edilir. Kontrol Tüm İşlemler sonucu evrakın birer sureti dosyalanır.
Zimmetten Düşme İşlemleri M-MYO-SR-162 TOPLAM SÜR İŞ SÜRCİ Kontrol lerden gelen iade talepleri incelenerek teslim alınacak malzeme kontrol edilir. Kontrol Malzeme eksik veya arızalı olarak mı teslim edilmek isteniyor? Kontrol Teknik Komisyon kurularak taşınırın eksikliği veya arızasının kişisel kusurdan kaynaklanıp kaynaklanmadığı hususunda rapor istenir. Kontrol Kusur kişisel kaynaklı mı? Zimmet Fişi (Düşürme) düzenlenerek ilgiliye imzalatılıp malzeme ambar kayıtlarına alınır. Kontrol Rayiç bedeli tespit edilmek üzere Değer Tespit Komisyonuna sevk edilir. Kontrol Malzemenin değeri, tespit edilen rayiç bedel üzerinden ilgiliden tahsil edilmek üzere «Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve saslar akkında Yönetmelik» hükümleri uygulanır. Kontrol Rayiç bedeli tespit edilmek üzere Değer Tespit Komisyonuna sevk edilir.