Bölüm VIII SAĞLIK İŞLETMELERİNDE MALZEME YÖNETİMİ Prof. Dr. Dilaver TENGİLİMOĞLU Doç. Dr. Mahmut AKBOLAT Yrd. Doç. Dr. Oğuz IŞIK
Sağlık İşletmelerinde Malzeme Yönetimi İşletme için gerekli olan malzemelerin planlanması, satın alınması, işletmeye kabulü, depolanması, stok planlaması ve kontrolü ve atıkların değerlendirilmesi veya çevreye dönüşümünü içeren bir süreçtir.
Sağlık işletmeleri açısından bakıldığında, günümüzde sağlık işletmelerinde hizmet üretimi sırasında tüm süreçlerde yüzlerce kalem mal/malzeme kullanılmaktadır. Sağlık hizmetlerinin kendine has özelliklerinden dolayı çoğu hayati öneme sahip olan bu malzemelerin, istenilen yerde, arzu edilen zamanda ve arzu edilen miktarda hazır olması için yapılan çalışmalar malzeme yönetiminin kapsamına girmektedir.
Hastane yönetiminin önemli işlevlerinden birisi teşhis ve tedavi aşamasında kullanılan malzemelerin ihtiyaç tespitlerinin zamanında yapılması, iyi koşullarda gerçekleştirilmesi, ihtiyaç duyulan birime çıkışının zamanında yapılması ve gerçekleştirilen tüm hizmetlerin faturaya yansımalarının sağlanmasıdır.
Malzeme Yönetiminin Amaç ve Yararları Yönetimin temel amacı, düşük maliyetle en iyi hizmeti sunmaktadır. İyi hizmet doğru malzemenin, doğru miktarda, doğru zamanda ve doğru yerde hizmete sunulmasını içerir. Malzeme Yönetimi işletmenin tümünü ilgilendiren hedeflere ulaşılmasına katkıda bulunur. Eğer bu katkı direkt olarak malzeme yönetim fonksiyonundan kaynaklanıyorsa; "birincil (primary)" amaç olarak adlandırılır. Eğer dolaylı ise ve malzeme yönetim departmanı diğer bir departmanın hedeflerinin başarılmasına yardım ediyorsa, buna da ikincil amaçlar denir.
Malzeme Yönetiminin Birincil Amaçları Satın alınan malzemeler için mümkün olan en düşük fiyatların ödenmesi amacıyla, satıcılar arasında rekabeti sağlayıcı önlemler getirmek, Yüksek stok devri ve stok yatırımlarının minimizasyonu, İşletmenin tüm faaliyetlerini kesintisiz bir malzeme ve hizmet akışıyla desteklemek
Yeterli Kalite Standartlarını Korumak, Düşük personel maliyetleri ve personelin geliştirilmesi, Tecrübeli, kabiliyetli satıcılar bulma ve satıcılarla iyi ilişkiler kurma ve geliştirme, Düzenli kayıtlar tutmak, Kayıpları ve demode olmayı azaltmak.
Malzeme Yönetiminin İkincil Amaçları Malzeme Yönetim fonksiyonlarını profesyonelce, ekonomiklik, etkinlik prensibi ile yürütmek, Tedarikçilerden alınan yeni malzeme, yeni süreç ve yeni metotlar hakkındaki bilgileri ilgili departmanlara aktarmak, Ekonomik koşullar, fiyatlar ve maliyetlerle ilgili tahminleri yönetime bildirmek, Daha iyi veya aynı işi görecek daha ucuz ürünleri kullanıcı birimlere tavsiye ederek, departman hizmetlerinin daha ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak, Malzeme veya ürünlerin işletme içinde üretilmesinin mi yoksa satın alınmasının mı daha ekonomik olacağı konusunda yönetimin alacağı kararlara yardımcı olmak, İş dünyası ve tedarikçiler ile yakın ilişkide olması nedeniyle yöneticilere daha ileride yeni teşebbüsler ve muhtemel alanların neler olabileceği konusunda önerilerde bulunmak, Malzeme Yönetim departmanının diğer departmanlarla ahenk içinde çalışmasını sağlamaktır.
Etkin bir malzeme yönetiminin işletmeler ve hastaneler açısından sağlayacağı faydalar Malzeme Yönetim fonksiyonları bir merkezde toplandığı için bu fonksiyonların verimliliği artar, personel tasarrufu ve geliştirme imkânı verir, Etkin stok kontrolleri sayesinde, stoklarda bozulma, demode olma, rapor edilmeyen kullanımları ve kayıpları azaltır, Daha hızlı stok devri ve nakit akışı sağlar, Hizmetlerin ve üretimin kesintisiz sürdürülmesini sağlar, Ürün standardı ve diğer maliyet düşürücü teknikler için fırsat ve isteği artırır, Maliyetlerde tasarruf ve daha fazla kârlılık sağlar, Daha iyi kayıt ve bilgi sağlanması nedeniyle, bölüm harcamalarının ölçülmesinde, hasta giderlerinin faturalanmasında kolaylık sağlar, Malzeme Yönetim performansını değerlendirme metotlarının geliştirilmesini sağlar, Hastane genelinde malzeme yönetim sistemi kurulmadan önceki ve sonraki maliyetlerin karşılaştırılmasına imkân verir, Bölümler arası iletişimin geliştirilmesini kolaylaştırır.
Malzeme Yönetim Sisteminin Fonksiyonları Malzeme yönetim sisteminin fonksiyonları malzemelerin son kullanım bölümün tarafından verilen siparişle başlar, tekrar son kullanım bölümlerinde tükenmesine ve tüketim sonrası atıkların yok edilmesine kadar geniş bir zaman ve işlemler kümesi sürecini kapsar.
Sağlık işletmelerinde malzeme yönetim fonksiyonları şu şekildedir: Malzeme ihtiyaçlarının tahmin edilmesi, Malzeme kaynağının saptanması ve satın alınması, Satın alınan malzemelerin teslim alınması (taşıma), Stok kontrol, Depolama, Dağıtım, Kalite kontrol. Atıkların değerlendirilmesi veya elden çıkarılması
Malzeme Tedarik Akım Döngüsü Paketleme Taşıyıcı Üretici Yan Sanayi Paketleme Taşıyıcı Taşıyıcı Paketleme Lojistik Firması Kabul Hammadde Depolama Kullanıcı Taşıyıcı Sevkiyat
a. İhtiyaçların Tahmin edilmesi Sağlık işletmelerinde malzeme ihtiyaçlarının tespitinde poliklinik sayıları, klinik kapasitesi, ameliyatlar, yatak işgal oranı ve ortalama yatış süreleri gibi kriterler etkili olabilmektedir. İhtiyaç duyulan malzeme miktarları piyasa analizi ve gözlemlerine ve geçen yılların tecrübelerine dayanılarak gelecekteki muhtemel gelişmelere göre hesaplanır. Hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın ihtiyaç planı, gelecekteki malzeme planı ve kontrolündeki değişiklikleri sisteme uyarlayabilecek esneklikte olmalıdır.
b.satın alma Satın alma, üretim için gerekli olan her çeşit malzeme teçhizat ve servislerin temin edilmesiyle ve/veya kiralanmasıyla ilgili faaliyetlerin sorumluluğunu taşıyan ve malzeme yönetiminin pazar ile olan ilişkisini icraata dönüştüren bir fonksiyondur. Satın alma bir çok işletmede malzeme yönetiminin esas fonksiyonu olarak kabul edilmektedir.
Hastaneler üretme veya satın alma kararlarından herhangi birini alırken, kendi üretim etkinliklerini, üretim maliyetleri ile dış tedarikin maliyetlerini karşılaştırıp, değerlendirerek almalıdırlar. Malzemenin üretim, satın alma veya kiralama yollarından hangisi ile temin edileceğine karar vermeden önce detaylı bir araştırma yapılmalı ve işletme kendi durumuna uygun alternatifi seçmelidir.
Satın alma yöneticisi firma seçiminde aşağıda belirtilen değişkenlerin (kriterlerin) bazısını veya hepsini kullanabilir Fiyat, Teslimat süresi, Stok kabiliyeti Hızlı sevk etme kabiliyeti, Geçmişteki performansı, tecrübesi, Haberleşme sistemleri, Üretim olanakları ve kapasitesi, Sektör içindeki payı, sürekliliği, Malzeme veya ürünün güvenilirliği, görünüşü, performansı, Bakım kolaylığı, Kullanım kolaylığı, ortalama ömrü, Mali durumu, Eğitim destekleri, Tamir servisleri, Satıcının şöhreti, imajı, Yönetiminin yeterli olup olmaması.
Satın alma yöntemlerinin satın alma şekline, miktarına göre değişik şekilde sınıflandırıldığı görülmektedir. Satın alma yöntemleri dört grup altında toplanmaktadır; Rekabete dayalı ihale yöntemi (Competitive Bidding), Pazarlığa dayalı sözleşme yöntemi (Negotiating Contract), Grup satın alma yöntemi (Grup Purchasing), Birincil toptancılardan satın alma (Primary Wholesale Purchasing).
Ülkemizde yataklı tedavi kurumlarında satın alma işleri 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununda belirtilmiştir. Kamu hastaneleri bu kanuna uymak durumundadır. İhale yöntemi genellikle bir şartnameyi gerektirmektedir. Şartnameler iki bölümden oluşmaktadır. Birinci bölüme teklifin dayanacağı genel esasları içeren idari şartname, ikinci bölüme malzemenin fiziki özellikleri, tipi v.b. bilgileri içeren teknik şartname denir. Şartnamelerin hazırlanması, ayrıntılı yazılımı deneyim gerektirmesi sebebiyle teknik yeterliliğe ihtiyaç vardır.
Kamu Sağlık İşletmelerinde Satınalma Yöntemleri Kamuya bağlı hastaneler (Sağlık Bakanlığı, Üniversite vb.) ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin satın alımında 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve aşağıda verilen yönetmeliklere uygun hareket etmek zorundadır. Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Çerçeve Sözleşme İhalelerinde Uygulanacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik.
4734 sayılı Kamu İhale Kanununa Göre Satın Alma Yöntemleri 4 grup altında toplanmıştır: 1. Açık ihale usulü 2. Belli istekliler arasında ihale usulü 3. Pazarlık usulü 4. Doğrudan temin
İhale: Bu Kanunda yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemleri içeren süreci ifade etmektedir. 1) Açık ihale usulü: Bütün isteklilerin teklif verebildiği bir yöntemdir.
2) Belli istekliler arasında ihale usulü: Yapılacak ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda idarece davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür. İşin özelliğinin uzmanlık ve/veya yüksek teknoloji gerektirmesi nedeniyle açık ihale usulünün uygulanamadığı mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi bu usule göre yapılır.
3) Pazarlık usulü: Bu Kanunda belirtilen hallerde kullanılabilen, ihale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve idarenin ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü usuldür. 4) Doğrudan Temin: Bu Kanunda belirtilen hallerde ihtiyaçların, idare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usuldür.
5) Çerçeve Anlaşmalar: İdareler ihtiyaç duydukları mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin olarak açık ihale veya belli istekliler arasında ihale usulünü uygulamak kaydıyla çerçeve anlaşmalar yapabilir. 4734 sayılı Kanunda yer alan hükümler çerçevesinde, süresi kırk sekiz ayı geçmemek üzere çerçeve anlaşma imzalanır. Çerçeve anlaşma yapılmış olması, idareye alım yapma yükümlülüğü getirmez. İdare, çerçeve anlaşma kapsamındaki ihtiyaçlarını bu Kanunda yer alan diğer usulleri kullanmak suretiyle de temin edebilir. İsteklilerin tekliflerinden uygun olanları tespit edilerek çerçeve anlaşmalar yapılır ve daha sonra yapılacak alımlar çerçeve anlaşmasında belirtilen koşullar dâhilinde münferit alım şeklinde gerçekleştirilir. Münferit alımlar çerçeve anlaşması yapılan isteklilerden gerçekleştirilir. Katılımcılar çerçeve anlaşmada belirtilen fiyatların üzerinde teklif vermezler. İstekli sayısı üçün altına düşerse çerçeve anlaşması feshedilir.
c. Stok Kontrol Stok, gelecekteki gereksinimleri karşılamak amacıyla depolanan kalem veya üretim ve satış faaliyetlerinin herhangi bir aksaklık ile karşılaşılmadan verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak için, işletmenin elinde bulundurduğu, ekonomik değere sahip kaynaklardır.
d. Nakliye (Taşıma) Taşıma faaliyeti satın alınan malzemenin tedarik kaynağından kullanım noktasına taşınması ve teslimi ile ilgili bütün aktiviteleri içerir. Nakil araçlarının seçilmesinde fiyat, emniyet ve sürat faktörleri dikkate alınır. Nakliyat yapılacak yerler arasında mevcut olan nakil araçları ucuzluk, emniyet ve sürat bakımından karşılaştırılır ve duruma uygun vasıta seçilir.
e. Depolama ve Dağıtım Gelecekteki ihtiyaçları karşılayacak olan malzemeler satın alındıktan sonra ilgili depolarda ihtiyaç anına kadar saklanır ve ihtiyacı olan departmanlara zamanı geldiğinde verilir. Depolama, malzemelerin ve mamullerin kullanılacağı veya satılacağı ana kadar uygun koşullarda bulundurulması ve korunması ile ilgili bir fonksiyondur.
Son yıllarda hastanelerde hastane içerisinde materyal ve malzeme taşımada tüp sistemi, raylı sistem, raylı sistem üzerine kurulmuş kasalı sistemlerin ve otomatik rehberli araçların (Automated Guided Vehicule) kullanıldığını görmekteyiz.
g. Kalite Kontrol Sağlık hizmetlerinde veya hastanelerde kalite, iki farklı düzeyde incelenmektedir. Bunlardan birincisi, daha genel olarak sağlık sisteminin veya hastanenin sunduğu hizmetin tümünün kalitesidir. İkinci düzeyde ise sınırlandırılmış alanda aktivitelere yönelik kaliteyi tanımlar. Malzeme yönetim hizmetlerinde kalite ikinci düzeye gelmektedir. Bu düzeyde kalite kontrol, dış kaynaklardan malzeme sistemine giren çeşitli malzemelerin uygunluğunun tespitidir. Hastanelerde malzeme yönetim departmanı kalite kontrol çalışmalarını muayene komisyonları yoluyla yürütmektedir. Ancak muayene kalite kontrol faaliyetlerinden sadece biridir.
h. Atıkların Değerlendirilmesi Kullanılabilecek durumda olan malzemeler dışında kalan kullanılmamış malzeme atıkları, artıklar, modası geçmiş malzemeler ve çöplerle ilgili işlemler de malzeme yönetiminin sorumluluğu altındadır. Özellikle enfekte olmuş malzeme atıkları, kan ve kan ürünleri, kimyasal malzemeler ve solüsyonlar ile nükleer atıkların fazla miktarda bulunduğu hastanelerde bu atıkların insan sağlığına ve çevreye zarar vermeden yok edilmesi yöneticilerin karşılaştıkları kompleks problemlerin başında gelmektedir.
Malzeme Yönetiminde Çağdaş Yöntemler Malzeme İhtiyaç Planlaması Sıfır stok yönetimi olarak bilinen Tam zamanında üretim sistemi (Just In Time Production (JIT)) Bar-Kod ve RFID
A- Malzeme İhtiyaç Planlaması (MİP) MİP Üretim süreci içerisinde, herhangi bir anda her bir parça ve malzeme için doğabilecek talebi öngörmeyi amaçlayan bir sistemdir. Bu sistem tüm üretim, pazarlama, tedarik ve finansman bölümlerinin üzerinde anlaşmaya vardıkları ana üretim veya hizmet programına dayalı olarak hazırlanır ve yürütülür. MİP in birçok türleri geliştirilmiş, denenmiş ve çeşitli ülkelerde değişik üretim süreçlerine uygulanmış bulunmaktadır. Ancak, tüm uygulamalarda izlenen tek ve ortak bir prosedür vardır ve bu prosedür, üretim için gereken makine ve işgücü saatlerinin, malzeme ve parça miktarlarının ve gerek duyulacak enerji miktarının bir çizelge üzerinde programlanmasıdır.
B- Tam Zamanında Üretim (Just In Time Production) Başlangıçta Japonya da geliştirilen ve bir envanter yönetimi metodu olarak algılanan tam zamanında üretim artık bir üretim sistemi olarak kabul edilmeye başlanmıştır. JIT sistemi, üretim için gerekli olan malzemenin gerektiği anda ihtiyaç noktasında bulunmasını temin eden, sıfır hata ve sıfır stoku hedef alan bir malzeme yönetim sistemidir.
JIT Sisteminin Özellikleri Az sayıda tedarikçi Uzun süreli tedarikçi sözleşmeleri Küçük partilerde alım Minimum kalite kontrolü Toplu Ödemeler
Klasik Yönetim ve JIT Karşılaştırması Klasik JIT Tedarikçi Seçim Çok tedarikçi En düşük fiyat Az sayıda güvenilir tedarikçi Kalite, teslim zamanı, fiyat Sözleşme dönemi Kısa vadeli Uzun vadeli Teslimat Bir defada Sık sık Kalite Yeni ürünler Alıcı şartlarını sağlama tedarikçinin sorunudur. Kullanıcının katkısı asgari düzeyde Sürekli gelişme yolunda ortak Kullanıcının fikri alınır
JIT Sisteminin Başarı Koşulları Dağıtım kanallarının tüm üyeleri ittifak (satıcı, dağıtım, müşteri) etmelidir. Hastanenin satıcıya vereceği siparişlerin otomatik olması gerekir. Satıcının veya ikmal merkezinin hastaneye makul uzaklıkta olması gerekir. Kıyıda köşede kalmış hastaneler stoksuz sistemden yararlanamaz. Maliyet üstünlüğü olmasına rağmen, JIT ve stoksuz sistem yaklaşımı hastanenin genel pazarlama stratejisine olumlu katkı verdiği takdirde benimsenmelidir. Satıcıların sayısı büyük ölçüde azaltılmalıdır.
Satıcıların kapasitesinin yeterli olması ve Malzeme Yönetimi konusunda bilgi birikimine sahip olması gerekir. Makro düzeyde ekonomik belirsizliklerin asgari düzeyde olması gerekir. Satın alınan malzemenin istenilen kalitede olması ve sürekliliğinin sağlanması gerekir. Üst yönetiminin kararlılığı ve desteğine ihtiyaç vardır. İnsan gücü kaynaklarının hazır olması ve çalışanların bu sistemi benimsemesi gerekir. Kesin uygulamaya geçmeden önce az sayıda malzeme üzerinde pilot uygulama yapılmalıdır. Son olarak sistemin dinamik bir yapıya sahip olması gerekir.
Hastaneler üretim işletmesi olmadığından, JIT sistemi hastanelerin daha çok satınalma fonksiyonlarını etkiler. JIT sistemine göre malın satın alınması ve teslimi, talep ya da kullanımının hemen öncesinde gerçekleştirilir. Bu nedenle JIT yönetimini uygulayan işletmelerde bir defada satın alınan miktarlarda azalma olurken, satın alma sıklığında artış gözlenir.
C- Bar-Kod Bar-kod, bir birim malın hangi ülkede ve hangi işletmede üretildiğini ya da ambalajlandığını, malın cinsini ve özelliklerini tanımlamak amacıyla önceden belirlenmiş kurallara uygun çeşitli kalınlıklarda bir dizi birbirine paralel dikey çizgiler arasında çeşitli boşluklardan meydana gelen bir işaretleme yöntemidir.
Bar-Kod Sisteminin Yapısı Ve Özellikleri Bar-kod uygulamasında 2 farklı sistem kullanılmaktadır. EAN-8 ve EAN 13. EAN 13 Sisteminde; İlk 3 haneli sayılar Ülke kodu 4 haneli sayılar Firma kodu 5 haneli sayılar Ürün kodu Tek haneli sayı ise Kontrol basamağını ifade etmektedir. EAN 8 bar-kod sisteminde ise ülke kodu üç haneli, ürün kodu 4 haneli, kontrol sayısı da 1 hanelidir. Burada işletme kodu yoktur.
Bar-kod sisteminin yıllardan beri gıda, otomobil, tekstil gibi çeşitli sektörlerde, başarıyla kullanıldıktan sonra, sağlık sektöründe de artarak kullanılmaya başlandığı görülmektedir. Örneğin; eczanelerde, radyoloji ve hasta kabul bölümlerinde, laboratuar örneklerinin izlenmesinde, stok kontrolu, siparişlerinin izlenmesi ve yönetiminde kullanılmaktadır.
D- RFID RFID bir dizi mikroçip verici, alıcılar ve yazılımdan oluşan bir malzeme etiketleme ve takip sistemidir. Her RFID etiketi içerisinde emsalsiz bir elektronik ürün kodu (EPC Electronic Product Code) bulunan bir mikroçip ve antenden oluşur. Etiket bir okuyucunun tarama alanına girdiğinden kod okuyucu tarafında merkezi yazılıma gönderilir.
Barkod sistemi genellikle ana ve veya birkaç alt grubu takip eder ve barkod okuyucusunu kullanacak bir personele ihtiyaç duyar. RFID sistemi ise insansız olarak çalışır, aynı anda pek çok etiketin okunmasına olanak tanır ve her ürüne ilişkin özel bilgileri saklayabilir. Örneğin barkod sistemi ile takip edilen bir ayakkabı için barkod okuyucu sadece ayakkabının modelini ve numarasını kayıt altına alırken RFID sisteminde o ayakkabı çiftinin üretimden satış noktasına kadar geçtiği bütün aşamalar da kayıt altına alınabilir.
Hastane Uygulamaları Tıbbi cihaz ve demirbaş takibine olanak veren RFID sistemleri cihazların doğru kullanımını ve/veya kullanım arasında yapılması gereken işlemlerin (örneğin cihazın dezenfekte edilmesi) yapılıp yapılmadığı kontrol edilmesine olanak sağlar. RFID sistemi hastane içerisinde bir cihazın gerçek zamanlı olarak nerede olduğunu, kullanımda olup olmadığı, kullanıma uygun olup olmadığının görülmesini de sağlar.
Cihazların olduğu kadar hastaların takibi açısından, tedavilerinin aşamaları, ilaç saatleri, ilaçları gibi pek çok verinin depolanması ve gerçek zamanlı olarak görülmesi mümkündür.
Birim Doz İlaç Sistemi (PYXIS) Pyxis; kaybolmaya ve çalınmaya en fazla maruz kalan narkotik ilaçlar için geliştirilmiş bir cihaz iken 1996 yılında Amerika merkezli dünyaca ünlü ilaç dağıtım şirketi Cardinal Health tarafından satın alınmış ve tüm ilaçların hastalara dağıtılmalarında kullanılmaya başlanmıştır. Birim doz ilaç yönetiminde ilaçlar birim dozluk paketlerde saklanmaktadır. Herhangi bir hasta için bakım alanında 24 saatlikten daha fazla ilaç bulundurulmamaktadır. Sistem, merkezi, istasyon ve hibrit (birleşik) olmak üzere üç farklı yöntemde uygulanmaktadır.
Sağlık İşletmelerinde Stok Yönetimi Toplumun sağlık seviyesinin yükseltilmesi amacını taşıyan sağlık işletmelerinde stok bulundurmamanın maliyeti, acı, sakat kalma veya ölüm olabilmektedir ve bu maliyetler üretim işletmelerindeki gibi ölçülebilir maliyetler de değildir. Stoksuz kalmanın maliyetlerine karşın aşırı stok bulundurmak, diğer işletmelerde olduğu gibi hastaneler için de önerilecek bir durum değildir. Çünkü işletmeler faaliyetlerine devam edebilmek için en düşük maliyetle, en fazla faydayı elde ederek (kâr elde ederek) faaliyetlerini sürdürmek isterler.
Stokların yönetimi her işletme için önemli olmakla birlikte, rekabetin çok şiddetli olduğu, teknolojinin sık sık değiştiği alanlarda faaliyet gösteren işletmeler için bu önem daha da artmaktadır. Sağlık sektöründe teknolojinin hızla değişmesi ve kamu hastanelerinin özel sağlık kurumları ile rekabet edebilmesi ve en önemlisi sağlık hizmetine ihtiyaç duyanlara en etkili ve verimli hizmetin sunulabilmesi için sağlık işletmelerinde stokların yönetimi ayrı bir önem arz etmektedir.
Stok Değerleme Yöntemleri Maliyet esasına göre değerleme, FIFO (ilk giren ilk çıkar) yöntemi LIFO (son giren ilk çıkar) yöntemi Basit ortalama Hareketli ağırlıklı ortalama Ağırlıklı ortalama Cari fiyatlarla değerleme Standart fiyatlarla değerleme Sabit fiyatlarla değerleme
I. Maliyet esasına göre değerleme Bu yöntemde elde bulundurulan ilk madde ve malzemelerin hangi parti maliyete ait olduğu bilinmektedir. Bu nedenle, üretimde kullanılacak malzemeler hangi partiden alınmış iseler o partinin maliyet bedeli ile üretime yüklenmektedir. Aynı biçimde dönem sonunda elde bulundurulan stoklar da hangi partiden ise o partinin maliyetleri ile değerlenmektedir.
II. FIFO (İlk Giren İlk Çıkar) Yöntemi FIFO İngilizce First In First Out kelimelerinin, (ilk giren ilk çıkar) baş harflerinden meydana gelmektedir. Bu yöntemin fiili uygulaması için özellikle zaman içerisinde bozulma, çürüme veya verim düşüklüğü gösterebilecek ilk madde ve malzeme kullanan işletmeler için uygun bir yöntemdir. Çünkü yöntem, malzemenin satın alınış (ambara giriş) sırasıyla ambardan çıktığını varsayar. İlk satın alınan malzeme önce çıktığından, ambarda kalan malzeme, daha sonra satın alınmış partiden oluşur.
III. LIFO (Son Giren İlk Çıkar) Yöntemi LIFO İngilizce Last In First Out kelimelerinin, (son giren ilk çıkar) baş harflerinden meydana gelmektedir. Son giren ilk çıkar değerleme yöntemi, ilk giren ilk çıkar yönteminin tamamen tersi olup, üretime verilen ilk madde ve malzemelerin en son satın alınan partiden yapıldığı kabul edilir. Bunun için de değerlemede en son partinin alış maliyetinden başlanarak başa doğru gidilmektedir.
IV. Basit Ortalama Yöntemi Bu yöntemde ortalama maliyet alınan partilerin miktar ve tutarlarına bakılmaksızın tüm partilerin birim maliyetlerinin basit ortalaması alınarak dönem sonunda hesaplanmaktadır. Bu yöntemin en önemli sakıncası, ortalama maliyetlerin dönem sonunda hesap edilmesi ve üretime verilen ilk madde ve malzemelerin değerlerinin üretime veriliş sırasında değil de dönem sonunda hesaplanmış olmasıdır.
V. Hareketli Ağırlıklı Ortalama: Bu yöntem özellikle kamu sağlık kuruluşlarında ayniyat muhasebesi içerisinde kullanılmaktadır. Değerleme genellikle aylık dönemler halinde yapılmaktadır VI. Cari Fiyatlarla Değerleme: Bu yöntemde üretime verilen ilk madde ve malzemelerin değerlendirilmesinde, o anda piyasada cari olan fiyatlar uygulanmaktadır. Çıkışların değerlendirilmesi her çıkış anında o andaki cari piyasa fiyatına göre yapılabileceği gibi ay sonunda da yapılabilir.
VII. Standart Fiyatlarla Değerleme: Bu yöntemde stoklar önceden belirlenen standart fiyatlarla değerlemeye tabi tutulur. Stokların fiili fiyatları standart fiyatlardan farklı olarak gerçekleşirse farklar fiyat sapması olarak rapor edilir. Sağlık kurumlarının çoğunda maliyet muhasebesi sistemi kullanılmadığı için, pek kullanılan bir değerleme yöntemi değildir
Stok Kontrol Yöntemleri Büyüklüğü ve türü ne olursa olsun, her işletmede bulundurulan stokun kontrol edilmesi gerekir. Çünkü stokların büyüklüğü işletmenin sermaye gücünü azaltır ve diğer maliyetleri artırırken, az miktardaki stoklar ise stoksuz kalma maliyetini yükseltir. Stok kontrol sistemlerinin amacı, stok maliyetlerini hesap edecek optimum stok seviyesinin belirlenmesine ilişkin kararların alınmasını sağlamaktır.
I. Gözle Kontrol Yöntemi Stoklar periyodik olarak tecrübeli bir ambar memuru tarafından gözden geçirilir. Belirli bir düzeyin altına düşen stok kalemleri için derhal sipariş verilir. Sipariş verme düzeyi ve miktarı tamamen memurun tecrübesine kalmıştır. Küçük işletmelerde geniş ölçüde kullanılan bu yöntem ucuz ve pratik bir stok yöntemidir. Yöntemin başlıca üç sakıncası vardır: Gözden geçirme periyodu, sipariş düzeyi ve miktarı kişisel yargıya dayandığı için hata olasılığı fazladır. Ambar yerleştirmesi sistematik bir şekilde yapılmamışsa kontrolü yapan memurun sık sık yanılgıya düşmesi muhtemeldir. Tüketim hızı tedarik süresi ve başka bir faktörün değişmesi halinde bunun derhal farkına varılması güçtür. Böylece gerekli tedbirlerin alınmasında da geç kalınacaktır.
II. Çift Kutu Yöntemi Her malzeme biri büyük biri küçük iki kutu içerisinde bulundurulur. Büyük kutu gündelik işlemler için kullanılan aktif stoklara ayrılmıştır. Küçük kutu ise büyük kutudaki malzemeler bittikten sonra tedarik içerisindeki ihtiyaçlar için kullanılır. Birim değeri düşük, küçük hacimli ve çok sayıdaki malzemenin kontrolü için kullanılır.
III. ABC Yöntemi Bu yöntem stokların önem derecesine göre sınıflanmasını ve bu önem derecesine göre kontrol edilmesini esas alan bir yöntemdir. Bu metotta stoklar yıllık toplam kullanım değeri ve stok miktarı içindeki yüzdelere göre üç gruba ayrılarak izlenir. A grubu stoklar toplam stok miktarının % 10 20 sini, toplam stok maliyetlerinin % 70 80 ini oluştururlar. B grubu stoklar toplam stok miktarının % 30 40 ını, toplam stok maliyetlerinin % 10 15 ini oluştururlar. C grubu stoklar ise toplam stok miktarının % 40-50 sini, toplam stok maliyetlerin % 5 10 unu oluştururlar.
Yöntemi M alzemenin % değeri 100 90 80 70 60 C 50 40 B 30 A 20 10 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Malzemenin % payı
IV. Sabit Sipariş Süresi Yöntemi Her stok türü için maksimum stok düzeyi belirlendikten sonra, stokların siparişi için belirli bir sabit süre belirlenir. Sürelerin bitiminde eksilen stok seviyeleri maksimum stok düzeyine kadar verilerek tamamlanır. Yöntemde periyotlar içindeki kullanım miktarı sabit değilse her bir siparişin miktarı diğerinden farklı olarak gerçekleşir. Çok çeşitli stok için uygulanması güç bir yöntemdir. Ayrıca siparişlerin süreye bağımlılık arz etmesi de satıcıların sunacağı kârlı alımlardan yararlanma özelliğini ortadan kaldırır.
Sabit Sipariş Süresi Yöntemi
V. Sabit Sipariş Miktarı Yöntemi Bu yöntem sabit sipariş süresi yönteminin tersi olarak düşünülmüştür. Depodaki malların sürekli sayımı yapılarak önceden belirlenen düzeye inildiğinde maliyeti en alt düzeyde tutacak sabit bir miktar sipariş verilir. Düşük fiyatlı, standart malların bu yolla kontrolü elverişli bir yoldur.
VI. Ekonomik Sipariş Miktarı Yöntemi Üretim işletmelerinde kullanılan hammadde ve malzemelerin temininde sipariş edilecek miktarların bilinmesi işletme yöneticileri için gerekli olmaktadır. Çünkü sipariş miktarı işletme için sipariş maliyetlerinin ve riskinin en az olduğu miktar olmak durumundadır. Bu nedenle söz konusu sipariş miktarına ekonomik sipariş miktarı denmektedir.
Ekonomik Sipariş Miktarı Stok Giderleri Minimum Toplam Maliyet En Uygun Sipariş Miktarı (Q x ) Sipariş Hacmi Q
VII. VED Yöntemi Hastanelerde ilaç ve tıbbi malzemelerin kontrolünde kullanılan bu yöntem, İngilizce Vital, Essential ve Desirable kelimelerin baş harflerinden oluştuğu için VED yöntemi olarak bilinir. VED yöntemi ABC yönteminde olduğu gibi ilaç ve malzemeleri önem derecesine göre 3 gruba ayırmaktadır. Bu yöntem önem derecesi ilaçların ve malzemelerin insan hayatı açısından taşıdığı değere göredir.
Birinci gurup (V gurubu) malzeme ve ilaçlar hayati önem taşıyan, mutlaka bulunması gerekli malzemelerdir. İkinci gurup (E gurubu) malzemeler ve ilaçlar önemli olmasına rağmen alternatifi bulunabilen malzemelerdir. Üçüncü gurup (D gurubu) malzemeler ise bulunması zorunlu olmayan isteğe bağlı malzemelerdir. Bu malzemelerin hastanenin sunduğu hizmetler üzerinde doğrudan etkisi yoktur. V ve E gurubu malzemeler her an mevcut olacak şekilde stokta bulundurulmalı emniyet stoku yüksek tutulmalıdır. İlaç stoklarının kontrolünde ABC ve VED yöntemleri bir arada kullanılabilir.
TEŞEKKÜRLER