1 BAYİ SİPARİŞ VE MUHASEBE SİSTEMİ TREEGRUP BİLİŞİM KULLANIM KLAVUZU
2 İçindekiler 1. Genel Anlatım (Sayfa 3) 1.1 Önsöz 2. Sipariş Yönetimi (Sayfa 4-5) 2.1 Sipariş Yönetimi 3. Ürün Yönetimi (Sayfa 6-9) 3.1 Ürün Ekle 3.2 Ürünler 3.3 Kategori Yönetimi 3.4 Renk Yönetimi 3.5 Beden Yönetimi 3.6 Marka Yönetimi 4. Cari Yönetimi (Sayfa 10-12) 4.1 Firma Ekle 4.2 Firmalar 4.3 Ödeme İşlemleri 4.4 Satış İşlemleri 4.5 Alış / İade İşlemleri 4.6 Evrak Yönetimi 5. Raporlar (Sayfa 13) 5.1 Cari Raporlar 5.2 Ürün ve Sipariş Raporları 5.3 Genel Durum Raporları 6. Genel Ayarlar (Sayfa 13-15) 6.1 Genel Tanımlamalar 6.2 Yönetici Tanımlamaları 6.3 Kargo Tanımlamaları 6.4 Ön Yüz Tanımlamaları
3 ÖNSÖZ Değerli Kullanıcı; Bayi sipariş sisteminde ürün ekleme, sipariş yönetimi, tanımlamalar ve genel ayarlar gibi birçok modül kullanım konusunda zorluk çekilmemesi için en basit yapıda tasarlanmıştır. Ürün tanıtımı ve E-ticaret satışı yapan birçok firmanın başlıca sorun yaşadığı konu olan ürünlerin sisteme eklenmesidir. Ürünlerin sisteme girişini yaparken en pratik şekilde tasarladığımız varyant modülü, birçok varyantı olan ürününüzü 2 dakika gibi kısa bir sürede eklemenize olanak vermektedir. Tamamıyla kullanımı basite indirgenmiş bayi sistemimiz bünyede ek bir personel gücü ihtiyacı doğurmadan ticaretinizi kolaylaştırmaktadır. Bayi sistemini kullanmaya başlayınca birçok işlemde diğer sistemlerden çok daha kolay olduğunu fark edeceksiniz.
4 Sipariş Yönetimi Sipariş Yönetimi Sipariş yönetimi menüsünde gelen siparişlerinizi listeleyebilir, detaylarını görebilir ve sipariş durumunu değiştirebilirsiniz. Açıklamaları aşağıdaki harita üzerinden görebilirsiniz. 1. Alan (Sipariş Durumu) Sipariş durumu alanında karşımıza 4 farklı seçenek çıkmaktadır, bunlar sırasıyla; Onay Bekliyor; Siparişlerinizde sadece onay bekliyor olanları listelemenize yardımcı olur. Onaylandı; Sadece onaylanan siparişlerinizi listelemenize yardımcı olur. Kargoya Verildi; Kargoya verilen tüm siparişlerinizi listelemeye yardımcı olur. İptal Edildi; Listelemelerde sadece iptal edilen siparişlerinizi görüntülemeye yardımcı olur. Sekil 1 2. Alan (Ödeme Tipi) Bu alan, hangi siparişleriniz hangi ödeme tipiyle verilmiş sorusuna cevap bulmak için geliştirilen bir listeleme tipidir. 3. Alan (Fiyat Aralığı) Verilen sipariş tutarlarını belirli bir fiyat aralığında listelemenize yardımcı olur. 4. Alan (Tarih Aralığı) Verilen sipariş tutarlarını belirli bir tarih aralığında listelemenize yardımcı olur.
5 5. Alan (Cari Grubu) Önceden oluşturduğunuz Müşteri / Bayi Gruplarınıza göre siparişlerinizi listelemeye yardımcı olur. 6. Alan (Cari Grubu) Bu alan, oluşturduğunuz plasiyer personellerinizin vermiş olduğu siparişlerini ayrı ayrı listelemenize yardımcı olur. 7. Alan (Sipariş Durumu) Seçenekli alanda siparişin en son hangi durumda olduğunu belirten seçenekler bulunmaktadır. Bu alan stok durumu için önem taşır. Örn. Sipariş İptal Edildi ve Onay Bekliyor durumundayken sipariş içeriğindeki ürünler stoklardan düşmemiştir, sipariş durumu Onaylandı ve Kargoya Verildi durumundayken siparişte bulunan ürünler stoklardan düşmüş durumda olacaktır. 8. Alan (Siparişi Görüntüle) Bu alanda siparişte bulunan ürünlerin satış adetini, stok kodlarını, sipariş ödeme ve müşteri teslim bilgilerini görebilir, çıktı veya excel e aktarabilirsiniz. Sekil 2 1. Alan (Kalan Stok) Bu alanda gelen sipariş yapılırken bir yandan mevcut stok adetiyle stok kontrolü yapılabilmektedir.
6 Ürün Yönetimi Ürün Ekle Ürün ekleme 3 aşamada gerçekleşmektedir. Sistem farklılıklarına göre ürün ekleme özellikleri değişiklik göstermektedir. Kategori, Marka ve Bayi tanımlamanızı yaptıktan sonra ürün ekleme sayfasında bulunan veri girişlerini sırasıyla yapabilirsiniz. 1. Aşamada bulunan özellikler Ürün Görünürlüğü; Ekli olan veya yeni ekleyeceğiniz ürünün bayiler tarafından görünürlük durumunun ayarlandığı butondur. Ürün Kategori ve Markası; Bu iki seçenekte ürünün hangi kategori ve markaya ait olduğunu kolaylıkla belirleyebilirsiniz. Bayi Görünürlüğü; Ekleyeceğiniz ürünü hangi bayinin veya bayilerin görüp göremeyeceği yetkisinin tanımlandığı alandır. Desi; Eklenen ürünün ağırlığı veya çapına göre belirleyeceğiniz desinin girildiği alandır. Bu alan kargo ücretlerinin tanımlanması sonrası müşteriye doğru kargo ücretini yansıtmanıza yardımcı olur. İndirim Tipi; Ürüne belirleyeceğiniz bir oranda indirim tanımlamanıza yardımcı olur. Kdv Dahil; Ürüne girilen fiyatlara Katma Değer Vergisinin dahil olup olmadığının belirlendiği seçenektir. Kdv Oranı; Eklenecek ürünün KDV sınıfının tanımlandığı alandır. Varyant Fiyat Yönetimi; Bu alanda eklediğiniz ürünün eğer varyantları var ise ve her varyanta ayrı fiyat uygulamak istiyorsanız Detaylı seçeneğini seçmeniz gerekmektedir. Detaylı varyant seçeneğiniz aktif ise her varyant a ayrı fiyat tanımlayabilir ve bu fiyatları bayi sınıflarına göre farklılaştırabilirsiniz. Sonrasında ürün görsellerini yükleyerek 2. Aşama olan Ürün Varyant bölümüne giriş yapabilirsiniz. Eğer ürününüzde her varyant fiyatı aynı ise Standart seçeneğini seçmeniz gerekmektedir. Standart varyant seçeneğiniz aktif ise eklenecek ürünü 5 ayrı bayi sınıfına ayrı fiyatlardan giriş yapabilirsiniz. Sonrasında ürün görsellerini yükleyerek 1. Aşama olan Ürün Varyant bölümüne giriş yapabilirsiniz. Kdv Oranı; Eklenecek ürünün KDV sınıfının tanımlandığı alandır.
7 2. Aşamada bulunan özellikler Üründe Eğer Detaylı Varyant Yönetimi Seçiliyse; Şekil 3 de bulunan stok kodu alanına varyant stok kodunu girdikten sonra ayrı varyantlara ayrı bayi fiyat tanımlaması yapabilirsiniz. Şekil 3 Şekil3 de bulunan bayi sisteminde Detaylı stok takibi özelliği aktif olduğu için stoklarda problem yaşamamanızı sağlamak amaçlı yalnızca stok adedi 0 olan ürünleri silmeye yetkiniz bulunuyor. Eğer bayi sisteminizi profesyonel paket olarak aldıysanız bir sonraki adımda ürün alımı bölümünden stok girişlerinizi yapabilirsiniz. Eğer bayi sisteminiz standart paket ise bu ekranda stok girişi yapabilirsiniz.
8 Üründe Eğer Standart Varyant Yönetimi Seçiliyse; Şekil 4 Ürününüzde standart varyant seçiliyse 2. Adım olan Ürün Varyant bölümünde sadece ürün kodu girmeniz yeterli olacaktır. Şekil 3 üzerinde seçili alanlarda görüldüğü gibi 1. Ve 2. Alanlarda ekli ürününüzü düzenlerken varyant silme yetkisi stoklar 0 ise yöneticiye atanmaktadır. 3. Aşamada bulunan özellikler Ürün ön izleme bölümünde sisteminiz standart stok sistemli çalışıyorsa ürününüzün son kontrolünü yaptıktan sonra onaylamanız yeterli olacaktır. Ürün ön izleme bölümünde sisteminiz detaylı stok yönetimi şeklinde çalışıyorsa şekil 5 de bulunan işaretli buton ile girilen ürüne direk alım yapabilir veya sonra Cari Yönetimi ana menüsü altında bulunan Alış / Satış işlemleri menüsünden alış veya iade yapabilirsiniz. Şekil 5
9 Ürünler Bu kategoride sisteme ekli olan tüm ürünlerinizi görüntüleyebilir, süzebilir ve güncelleyebilirsiniz. Kategori Yönetimi Bu menüde kategori ekleyebilir, sisteme ekli olan kategorileri görüntüleyebilir ve kolaylıkla güncelleyebilirsiniz. Renk Yönetimi Renk yönetimi, ürünlerinize ait renk seçeneklerini varyant girişleri için oluşturacağınız modüldür. Özellik Yönetimi Ürünlerinize ait varyant özelliklerini kolaylıkla tanımlayacağınız, tanımlı olan özellikleri düzenleyebilir veya silebilirsiniz. Marka Yönetimi Bu menüde marka ekleyebilir, sisteme ekli olan markaları görüntüleyebilir ve kolaylıkla güncelleyebilirsiniz. Buton Fonksiyonları Yukarıda ki görselde bulunan butonu kaydı silmeye, butonu ise kaydı düzenlemenize yardımcı olur. Şekil 6
10 Cari Yönetimi Firma Ekle Firma ekle sayfasında bulunan veri giriş alanları ve detay anlatımları aşağıdadır. Unvan / Adı Soyadı: Ekleyeceğiniz müşteri veya tedarikçinizin ad - ünvan girişi bu alana yapılmalıdır. Cari Tipi: Eklenecek firmanın Alıcı (Müşteri) veya Satıcı (Tedarikçi) mi olup olmadığının belirlendiği alandır. Risk Limiti: Ekleyeceğiniz müşterilerinizin ticari güvenilirliğine göre belirleyeceğiniz açık hesap sipariş tavan limitidir. Örn. Her hangi bir müşterinizin en fazla 5.000 TL lik bir açık hesap ürün almasını istiyorsanız bu alana belirteceğiniz tutar 5.000 TL olmalıdır. Bu şekilde tanımlı müşteriniz açık hesap siparişlerde en fazla 5.000 TL sipariş geçebilecek, limit aşma durumunda sipariş tutarını cari hesaba aktarmak yerine diğer ödeme yöntemleriyle geçebilecektir. Cari Grubu: Firma eklemeden önce ürünlerinizin fiyat politikasını belirlerken, hangi bayilerin hangi sınıflarda olduğu ve bu sınıflarında hangi fiyat dilimini göreceğinin belirlendiği alandır. Örn. Nakit ürün alımı yapan firmaların tamamını A SINIFI bayi olarak tanımladığınız varsayalım, ekleyeceğiniz firma ise riski yüksek ve vade ile ödeme yapan bir firma olsun. Bu firmayı ayrı tanımlanmış başka bir sınıf altına atmanız için geliştirilen bir seçenektir. Görünürlükler: Bu seçenekte ekleyeceğiniz firmanın aşağıda bulunan KDV, İndirim, Kargo Ücreti gibi seçenekleri görsün mü görmesin mi yetkisini kolaylıkla tanımlayabilirsiniz. Örn. Ekleyeceğiniz firmadan sipariş kargo bedellerini almak istemiyorsanız Kargo Ücreti alanını görünmez yapabilirsiniz. Cari Ödeme Seçenekleri: Eklenecek firmanın ticari riskine göre belirleyeceğiniz firmaya özel ödeme yöntemlerinin atandığı alandır. Örn. Riski yüksek bir firma oluşturuyorsanız, firmaya sadece k.kartı, kapıda ödeme ve havale seçeneğini tanımlayabilir, cari hesap ödeme seçeneğini gizleyebilirsiniz. Eğer ekleyeceğiniz firma riski düşük ve açık hesap çalışabileceğiniz bir firma ise cari hesap ödeme yöntemini tanımlayabilirsiniz.
11 Firmalar Bu menüde ekli olan tüm firmaları listeleyebilir, güncellemeyebilir ve bakiye durumlarını görebilirsiniz. Ödeme İşlemleri Ödeme işlemlerinde müşterilerden alınan nakit veya evraklı tahsilatların yanı sıra tedarikçilere verilen ödemelerinde girişlerini yapabilirsiniz. 1. Alan (Tutarı) Ödeme veya tahsilat tutarını girileceği alandır. Şekil 7 2. Alan (İşlem Tipi) Yapılacak işlemin tahsilat mı yoksa ödeme mi olduğunu belirlediğiniz alandır. 3. Alan (İşlem Detayı) Tahsilatın veya ödemenin Nakit, Çek mi veya Senet mi olduğunu belirlediğiniz alandır. Sonrasında ilgili verilerin girişlerini yaparak işlemi kolaylıkla tamamlayabilirsiniz. Satış İşlemleri Bu menüde listelediğiniz firmanın yanında bulunan login görseline tıklayarak o firma personeliymiş gibi giriş yaparak sipariş verebilmeniz için geliştirilmiştir.
12 Alış / İade İşlemleri Bu menüde detaylı stok takibi yapmanız için gerekli olan ürün/hizmet alış ve iade işlemlerini yönetebilirsiniz. İlk adımda alış veya iade yapacağınız ürünü sistemde bulmak için kodu, kategorisi veya adına göre sorgulatarak ürünü bulabilir, sonrasında işlem yap diyerek alış veya iade işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz. Her ürünün geçmiş alış veya iade işlemlerini ürün detayında kolaylıkla görebilir, mevcut stok durumunu öğrenebilirsiniz. Evrak Yönetimi Bu menüde müşterilerinizden tahsil ettiğiniz evrakları listeleyebilir, dilerseniz tedarikçilerinize ciro edebilirsiniz. 1. Alan (Ciro Edilecek Firma) Bu seçenekte tahsil edilen evrağı hangi firmaya ciro edileceğini seçebiliyoruz. Şekil 8 2. Alan (Ciro ET) Bu alanda ciro edilecek firma bölümünde seçilen firmaya listelenmiş olan çeki veya senedi ciro onayını vererek ciro işlemini tamamlayabilirsiniz. 3. Alan (Verilen Evraklar) Ciro işlemi sonrası tedarikçi firmanın hesabından düşen çek veya senedi görüntüleyebilir, dilerseniz ciro işlemini iptal edebilirsiniz.
13 Raporlar Cari Raporlar Cari raporlar sayfasında Bayi/Toptancılarınızın yanı sıra tedarikçilerinizin cari işlem hareketlerini görebilir, en çok alım yapan cariler gibi birçok cari raporlarına ulaşabilirsiniz. Ürün / Sipariş Raporları Cari raporlar sayfasında Bayi/Toptancılarınızın yanı sıra tedarikçilerinizin cari işlem hareketlerini görebilir, en çok alım yapan cariler gibi birçok cari raporlara ulaşabilirsiniz. Genel Durum Raporları Genel durum raporlarında firmanızın dönemsel satış istatistiklerini ve kar/zarar durum raporları gibi genel raporlamaları görüntüleyebilirsiniz. Genel Ayarlar Genel Tanımlamalar Bu menüde sistemin işleyişi için gerekli olan ana tanımlamalar yapılmaktadır. Sistem Para Birimi Bu alanda yeni para birimi tanımlayabilir ve mevcut para birimini değiştirebilirsiniz. Dikkat: Sistem sadece tek bir para birimi üzerinden çalışmaktadır. Hesap Numaraları Bu seçenekte tanımladığınız banka hesap bilgileri müşterilerinizin sipariş sonrası görecekleri hesap numaralarıdır.
14 Cari Grubu Tanımlama Bu menü fiyat politikanız için önemlidir. Bu bölümde sınıflandırdığınız bayilerin hangi fiyat alanını göreceğini tanımlayabilirsiniz. Örn. A Sınıfı bayilere sadece Fiyat 3 ü görüntületebilir, sonrasında güncelleyerek Fiyat 1 i gösterebilirsiniz. Fotoğraf Ebatı Eklediğiniz ürünlerde bulunan resimleri müşterilerinizin hangi ebatlarda görmesini belirleyeceğiniz alandır. Büyük resim ve küçük resim ebatlarını ayrı ayrı tanımlayarak listelemeleri değiştirebilirsiniz. Yönetici Tanımlamaları Sisteme giriş yapan yönetici veya plasiyerlerin oluşturulduğu, yetkilerinin tanımlandığı ve listelendiği alandır. Kargo Tanımlamaları Sisteme giriş yapan yönetici veya plasiyerlerin oluşturulduğu, yetkilerinin tanımlandığı ve listelendiği alandır. Kargo Ücreti Ayarları Yurtdışı firmalar kargo ücretini görmesin: Farklılaşan yurtdışı kargo bedellerinden doğacak zararları engellemek için bu alanda tüm yurtdışı müşterilere kargo ücreti alanında Kargo bedelleri hesaplanarak tarafınıza dönüş yapılacaktır. Notunu göstermek için tasarlanmıştır. Yurtiçi Ücretsiz Kargo Limiti: Bu alanda sepet sizin belirleyeceğiniz bir tutara ulaşınca kargo otomatik olarak ücretsiz olmaktadır. Örn. Alana 250 TL girerek 250 TL üzeri alımlarda tüm müşterilere ücretsiz kargo tanımlamasını yapabilirsiniz.
15 Desi Ücret Tanımlama Bu seçenekte desi bilgisi girilen ürünleri hangi ülkelerde hangi kargo ücretleriyle fiyatlandırılacağının tanımlandığı alandır. Örn. Almanya dan sipariş veren bir firmanın sepetinde toplamda 100 desilik bir ürün olduğunu varsayalım, sistem eğer siz tarafından tanımlı desi aralıklarında 100 desiyi bulursa tanımlı fiyatı kullanıcıya gösterecektir. Eğer sorgulamada tanımlı desi ücreti bulamazsa firma karşısına Kargo bedelleri hesaplanarak tarafınıza dönüş yapılacaktır. Notunu gösterecektir. Önyüz Tanımlamaları Web Site Ayarları Ürünler web sitesinde yayınlansın: Bu seçenekte ürünlerin bayi olmayan müşteriler tarafından görünmesine olanak verebilirsiniz. Oturum açmayan kullanıcılar yalnızca giriş ekranını görebilsin: Bu alan bayiniz olmayan kullanıcıların sadece şifreli giriş ekranını görebilmelerini sağlamanız için düzenlenmiştir. İletişim Bilgileri Bayilerinizin göreceği iletişim bilgilerinizin girişlerini bu alandan yapabilirsiniz. Burada dikkat etmeniz gereken tanımlama Varsayılan Ülke dir. Bu tanımlama, kargo tanımlaması yaparken girilmesi zorunlu olan alandır. Diğer Önyüz Ayarları Duyurular, Sayfalar, Slider Yönetimi ve Reklam Yönetimi gibi birçok önyüz düzenlemeleri de bu kategori altında yapabilirsiniz.