AKINSOFT Çiftçi Koruma Yardım Dokümanı Doküman Versiyon: 01.02.02 Tarih: 07.03.2015 1
1. ÇALIŞMA SİSTEMİ HAKKINDA BİLGİ Belediye ve Koruma Başkanlıklarına hitap eden Çiftçi Koruma programı sayesinde üye kayıt, mal tanımlama, üye hareket girişi, valör hesaplı rapor, hareket raporu, bakiyeler listesi ve kurum bilgilerini kayıt edebilirsiniz. Programın genel özellikleri aşağıdaki gibidir; Üye kayıt ve üye hareket girişi işlemlerini gerçekleştirebilir ve raporunu alabilir, Mal tanımlama işlemleri yaparak koruma başkanlığına ait mal mevcudunu çıkartabilir, Valör hesaplı raporlama yaparak vade işlemlerinizin takibini yapabilir, Kurum bilgilerinin kayıtlarını gerçekleştirebilir, Geciken ödemelere cezai işlem uygulayabilir, Çiftçilerin yapacağı ödemeleri taksitlendirebilir, Birden fazla kullanıcı kaydı oluşturarak detaylı yetkilendirme yapabilir, Toplu SMS ve Mail gönderimi yapabilirsiniz. 2. KULLANIMI 2.1. Kayıt Tüm kayıt girişlerini gerçekleştirerek rapor alabileceğiniz alandır. 2.1.1. Üye Kayıt Programda üye kaydı oluşturarak üyelerinizin tanımlanan mallarla ilişkilendirilmesini sağlayabilir ve mal hisse oranını yazabilirsiniz. 2
Genel Bilgiler Kaydedeceğiniz üyenizle ilgili genel bilgileri girebileceğiniz alandır. Üye Kodu alanına oluşturacağınız üyeye ait bir kod yazabilirsiniz. Üye kodunu programın otomatik vermesini istiyorsanız, Yetkili modülünden Genel Ayarlar alanına geliniz. Sayaç Tanımları alanından genel ayarlamaları yapınız. Üyeye ait isim, soy isim, adres, açıklama gibi bilgileri ilgili kutucuklara yazınız. Üyeye bir özel kod ve grup oluşturup daha sonra kaydedeceğiniz üyelerde bu kodları seçim yapmak istiyorsanız, ilgili alanlara gerekli bilgileri yazınız ve yan taraflarında yer alan Değer Ekle butonuna basarak yazdığınız bilgilerin kayıt olmasını sağlayınız. Üye kayıt işlemini tamamlamak için alt kısımda yer alan Kaydet butonuna basabilirsiniz. Yeni bir üye kaydı eklemek için ise yine alt kısımda yer alan Yeni Kayıt Ekle butonuna basmanız gerekmektedir. Mal Bilgileri Kaydettiğiniz üye ile mal ilişkilendirmesi yaparak üyenin bu maldaki hissesini belirtebileceğiniz alandır. Mal kaydı oluşturmak için Üye Mal Kaydı butonuna basınız. Daha önceden tanımlamış olduğunuz malın üyenizdeki adını, adasını, parsel/mevkisini, üyenizin hissesini, miktar ve birimini yazınız. Alt tarafta yer alan Kaydet butonuna basarak üye mal kaydını tamamlayınız. Üyeye yeni bir mal eklemek için ise yine üst kısımda yer alan Üye Mal Kaydı butonuna basabilirsiniz. 3
Hesap Bilgileri Özel Tanımlar Tahakkuk Et Üyelerinize kaydettiğiniz tüm borç/alacak hareketlerinin listesini alabileceğiniz alandır. Üyenize yeni bir hesap eklemek için Hareket Girişi butonuna basabilirsiniz. Hareket girişi ile alakalı detaylı bilgiye ilgili modül açıklamasından erişebilirsiniz. Bakiyeleri Göster butonuna basarak işlem yaptığınız üyenin toplam bakiyesini görüntüleyebilirsiniz. Senet Bas butonuna basarak üyeniz için senet düzenleyebilir ve düzenlediğiniz senedin çıktısını alabilirsiniz. Düzenleyeceğiniz senetle alakalı senet tutarını, senet sahibini, kefil adı ve soyadını, kefil vergi dairesi numarasını ve açıklamayı yazarak üst kısımda yer alan Yazdır butonuna basınız. Eğer daha önce girilen borç hareketleri için toplu senet yazdırmak istiyorsanız Toplu Senet Borç Kayıtları İçin butonuna basabilirsiniz. Bilgi girişi yapmak istediğiniz ancak veri alanlarını bulamadığınız alanlar için özel alan tanımı oluşturabilirsiniz. Örneğin üyenizin kişisel bilgilerine ihtiyacınız var. Bu durumda üye kaydını tamamladıktan sonra alt kısımda yer alan Ayar butonuna basınız. Kategori Adı alanına kişisel bilgiler yazarak kaydediniz. Alan tanımları kısmına alan adını yazınız ve uygun olan veri tipini yazınız. Örneğin ayak numarası ekleyecekseniz çoktan seçmeli şıkkını işaretleyiniz ve 40, 41, 42, 43 gibi numaraları enter tuşuna basmak koşuluyla alt alta kaydediniz. Özel alan tanımını tamamlamak için alt kısımda yer alan Kaydet butonuna basabilirsiniz. Üyelerinize tahakkuk eklemek için kullanabileceğiniz alandır. Mal Bilgileri alanından eklemiş olduğunuz ürünleri bu alanı kullanarak tahakkuk ettirebilir ve üyenize borç olarak yansımasını sağlayabilirsiniz. Eğer tablodaki verinin tamamını tahakkuk etmek istemiyorsanız, tahakkuk etmek istediğiniz miktarı belirtebilirsiniz. Tahakkuk işlemini tamamlamak için Tahakkuk Et butonuna basmanız gerekmektedir. 4
Yazdır Özel Rapor Üyelerinizin listesinin çıktısını alabileceğiniz alandır. Kaydetmiş olduğunuz üyelere ait bilgiler yer almaktadır. Rapor üzerinde düzenlemeler yaparak üyelere ait farklı bilgilerin çıktıda yer almasını sağlayabilirsiniz. Sadece üzerinde bulunduğunuz üyeye ait hareketlerin çıktısını almak için kullanabileceğiniz alandır. Çıktı üzerinde üyeye ait tüm borç ve alacak bilgileri yer almaktadır. Bu alanı aynı zamanda üyelerinize ekstre olarak ta verebilirsiniz. 2.1.2. Mal Tanımlama Mal tanımları oluşturarak üyelerinize mal kaydı oluşturabilir ve dilediğinizde tahakkuk ettirebilirsiniz. Adı Birimi Harç Miktarı Özel Tanımlar Oluşturacağınız malın ismini gireceğiniz alandır. Oluşturacağınız malın birimini belirtebileceğiniz alandır. Malın en aktif kullanılan birimini yazabilirsiniz. Malın harç tutarını yazabileceğiniz alandır. Malı üyenize tahakkuk ederken belirttiğiniz ödeneğin üyenize borç olarak yansıtacaktır. Mal ile alakalı girmek istediğiniz ancak veri alanını bulamadığınız alanlar için özel alan oluşturabilirsiniz. Örneğin oluşturacağınız ürüne ait bazı detay bilgilere ihtiyacınız var. Bu durumda mal kaydını tamamladıktan sonra alt kısımda yer alan Ayar butonuna basınız. Kategori Adı alanına detay bilgiler yazarak kaydediniz. Alan tanımları kısmına alan adını yazınız ve uygun olan veri tipini yazınız. Özel alan tanımını tamamlamak için alt kısımda yer alan Kaydet butonuna basabilirsiniz. 5
Kaydet / Yeni Mal Ekle Mal kaydını tamamlamak için alt kısımda yer alan Kaydet butonuna basabilir, yeni bir mal eklemek için ise yine alt kısımda yer alan Ekle butonuna basınız. 2.1.3. Üye Hareket Girişi Üyelerinize borç veya alacak hareketi girmek için kullanabileceğiniz alandır. Yeni bir kayıt eklemek için alt kısımda yer alan Ekle butonuna basınız. Tarih Tutar Vade Cari Özel Kod İşlem Türü Makbuz No Yıl/Taksit Tür Kayıt girişini yaptığınız tarihi belirttiğiniz alandır. Program default olarak bilgisayarın sistem tarihini bu alana yazmaktadır. Dilerseniz manuel olarak tarih değişikliği yapabilirsiniz. Borç yada alacak olarak girişini yapacağınız rakamı belirttiğiniz alandır. Kaydını girdiğiniz işlemin vadesini yazabilirsiniz. Eğer borç hareketi giriyorsanız borcun tahsil edileceği günü vade olarak belirtebilirsiniz. Oluşturacağınız hareketin özel kodunu yazabileceğiniz alandır. Taksit veya tahakkuk gibi bilgiler seçebileceğiniz gibi tercihinize bağlı olarak ta özel kod belirtebilirsiniz. Oluşturduğunuz hareketin işlem türünü seçebileceğiniz alandır. Seçim yaptığınız işlem türü raporlamalarda faydalanmanız için gerekmektedir. Kaydetmiş olduğunuz hareket için makbuz numarası belirterek ileriye dönük raporlamalarda bu makbuz numarasından sorgulamalar yapabilir, çıktı üzerinde makbuz numarasının yazmasını sağlayabilirsiniz. Yapılan ödeme eğer bir taksit ödemesi ise hangi yılın hangi taksitinin ödendiğini bu alandan belirtebilirsiniz. Eğer üyenizin borcuna karşılık ödeme alıyorsanız tür alanından alacak, siz ödeme gerçekleştiriyorsanız tür kısmından borç seçmeniz gerekmektedir. 6
Hareket Türü Açıklama Tahsil Et Kaydet/Yeni Hareket Oluşturduğunuz cari hareketin türünü seçim yapabilir, dilerseniz manuel olarak tür bilgisi belirtebilirsiniz. Oluşturduğunuz cari harekete ait bir açıklama kaydedebilir, belirttiğiniz açıklamanın ileride hareketle ilgili bilgi vermesini sağlayabilirsiniz. Dilerseniz açıklama bilgisini çıktı üzerinde de gösterebilirsiniz. Tahsil et butonu yalnızca borç hareketleri seçildiğinde aktif olmaktadır. Üzerinde bulunduğunuz borç hareketini tahsil edeceğinizde tahsil et butonuna basabilir, toplam borç tutarının yeni bir alacak hareketi olarak yansımasını sağlayabilirsiniz. Bilgi girişlerinden sonra kaydı tamamlamak için alt tarafta yer alan kaydet butonuna basabilir, yeni bir kayıt eklemek için ise yine alt tarafta yer alan yeni kayıt ekle butonundan faydalanabilirsiniz. 2.1.4. Raporlar Üye Arama Valör Hesaplı Rapor Hareket Raporu Bakiyeler Listesi Üye Mal Listesi Kaydettiğiniz üyelerin listesini alabilmek için kullanacağınız alandır. Dilerseniz filtreleme kriterlerine almak istediğiniz raporla alakalı bazı bilgiler girerek sadece yazdığınız bilgilere sahip üyelerin listelenmesini sağlayabilirsiniz. Liste alabilmek için alt tarafta yer alan Filtrele butonuna basınız. Üyelerinizin borç ve alacak hareketleri için vade kontrolü gerçekleştirerek valör hesaplamak amacıyla kullanabileceğiniz alandır. Uygulamak istediğiniz vade oranı program içerisinde default olarak %10 gelmektedir. Değiştirmek için ayar değiştir butonuna basınız. Açılan ekranda aynı zamanda ceza uygulamasını günlük veya aylık olarak ta belirleyebilirsiniz. Program tahsilat yapılmaması durumunda belirlediğiniz oranda ceza uygulamasını borç alanına yansıtacaktır. Kayıtlı olan üyeleriniz için hareket dökümü alabileceğiniz alandır. Üyelerinizin tüm borç, alacak ve toplam bakiye bilgilerini bu alandan görüntüleyebilirsiniz. Dilerseniz üye hareketini açarak üzerinde düzenleme yapabilirsiniz. Bunun için hareketi çift tıklayarak açabilir, üzerinde düzenleme yaparak kaydedebilirsiniz. Raporun üst kısmında yer alan yazıcı şeklindeki butonlardan faydalanarak raporların çıktılarını alabilirsiniz. Kayıtlı olan üyelerinizin detay hareketleri olmadan toplam borç, alacak ve bakiye bilgisini görüntüleyebileceğiniz alandır. Yukarıda yer alan yazıcı şeklinde butonlardan faydalanarak raporun çıktısını alabilirsiniz. Kaydetmiş olduğunuz tüm malları ve mevcut üyelerinize yaptığınız mal tahakkuklarının raporunu alabileceğiniz alandır. Raporun çıktısını alabilmek için üst kısımda yer alan yazdır butonundan faydalanabilirsiniz. 2.1.5. Rapor Özelleştirme ve Dışarıya Aktarma İşlemleri Program içerisinde rapor alabildiğiniz tüm alanları özelleştirebilir veya oluşturduğunuz raporları Excel veya HTML formatında kaydedebilirsiniz. Bu işlem için öncelikle işlem yapmak istediğiniz raporu açarak sağ tıklayınız. 7
Tablo üzerinde özelleştirme yaparak görmek istediğiniz alanları ekleyip istemediklerinizi kaldırmak için Özelleştire tıklayınız ve açılan ekranda görmek istediklerinizi işaretleyerek istemediklerinizi kaldırınız. Ayarınızın sabit kalması için Tablo Yerleşimini Kaydet butonuna basınız. Raporu Excel veya HTML e aktarmak için yine bu ekranda yer alan Excel e aktar veya HTML ye aktar butonlarından faydalanabilirsiniz. 2.2. Genel Ayarlar Programı kullanırken bir takım ayarların yapılması ile hız kazanabilirsiniz. Genel Ayarlar Valör hesaplı rapor alırken valör hesaplamaları için kullanılan vade oranını standart vade (Aylık) alanına belirtebilirsiniz. Program belirttiğiniz oran değerince valör hesaplaması yaparak ilgili raporlarda valörlü bakiye bilgisi verecektir. Eğer vade hesaplaması için opsiyon gün belirtmek istiyorsanız ilgili opsiyon gün rakamını yazınız. Ceza uygulamasının günlük mü aylık mı işleyeceğini ilgili seçeneği işaretleyerek belirleyebilirsiniz. Eğer daha önce işlenen cezayı toplama dahil ederek çıkan rakama ceza hesaplanmasını 8
Sayaç Tanımları Parasal Ayarlar Yedekleme istiyorsanız, ceza işlemlerinde aylık birleşik faiz uygula seçeneğini işaretlemeniz gerekmektedir. Üye kayıt veya üye hareket girişi için sayaç tanımları belirleyerek her yeni kayıt eklediğinizde sayacın bir ilerlemesini sağlayabilirsiniz. Sayaç tipi alanından üye kayıt veya üye hareket seçimi yaparak sayacı nerede kullanacağınızı belirleyebilirsiniz. Basıma hazır no, basamak sayısı, başına ekle ve sonuna ekle alanlarından faydalanarak oluşturacağınız sayaçla ilgili ayarlar yapabilirsiniz. Yaptığınız bu ayarlara bağlı olarak program üye kaydederken veya üye hareket girişi yaparken otomatik olarak numara oluşturacaktır. Yeni bir sayaç tanımlamak için alt tarafta yer alan ekle butonuna basabilir, kullanıcı seçimi yaparak oluşturduğunuz sayacı belirlediğiniz kullanıcının kullanmasını sağlayabilirsiniz. Programı kullanmak istediğiniz para birimini tanımlayabileceğiniz alandır. Default olarak TL para birimi gelmektedir ancak dilerseniz bu alandan faydalanarak farklı para birimleri de tanımlayabilirsiniz. Program içerisinde parasal giriş alanlarında kullanmak istediğiniz basamak sayısını ve para birimi için hesaplama oranlarını ilgili alanlardan seçim yapabilirsiniz. Programın otomatik yedekleme ayarlarını yapabileceğiniz alandır. Standart yedekleme dizini alanından yedeklemenin alınacağı dizini seçebilir, otomatik yedekle butonunu işaretleyerek programın belirlediğiniz periyotlarda ve belirlediğiniz dizine yedek almasını sağlayabilirsiniz. 9