T.C Evrak Tarih ve Sayısı: 12/11/2018-30786 BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU *BELC37SEJ* Oturum Tarihi 12/11/2018 Oturum Saati 09:00 Oturum Sayısı 86 KARAR ÖRNEĞİ Gündem: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun 09.11.2018 tarihli ve 86 sayılı kararı ile oluşturulan formların görüşülmesi. Karar: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunca oluşturulan belgeler incelenmiş olup, Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürünün 5/1 maddesi uyarınca 8 adet iş akış sürecinin ekteki şekliyle kabulüne oy birliğiyle karar verilmiştir. EKLER: İş Akış Süreci (8 adet) e-imzalıdır Prof. Dr. Nurgül ÖZBAY Başkan e-imzalıdır Prof. Dr. Aykut EKİNCİ Üye e-imzalıdır Doç. Dr. Cihan DARCAN Üye e-imzalıdır Alper YILDIRIM Üye e-imzalıdır Üye Mevcut Elektronik İmzalar CİHAN DARCAN (Genel Sekreterlik - Genel Sekreter V.) 12/11/2018 10:05 NURGÜL ÖZBAY (Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü - Rektör Yardımcısı) 12/11/2018 10:36 AYKUT EKİNCİ (Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu Müdürlüğü - Yüksekokul Müdürü) 12/11/2018 11:45 ALPER YILDIRIM (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı - Daire Başkanı) 12/11/2018 12:12 Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü Gülümbe Kampüsü 11030-BİLECİK Ayrıntılı bilgi için irtibat: Hakan GÖGER Tel: 0228 214 11 01 Faks:0228 214 11 02 Elektronik ağ:http://strateji.bilecik.edu.tr Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
AKADEMİK BİRİMLER ABONMAN ÖDEMELERİ Sayfa 2 1. Amaç Bu süreç akışının amacı, Akademik Birimler Abonman Ödemeleri için yürütülen faaliyetlerin her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, Akademik Birimler Abonman Ödemeleri için yürütülen tüm faaliyetlerini kapsar. 3. Süreç Sahibi Harcama Yetkilisi 4. Süreç Riskleri Sehven gerçekleşebilecek maddi hatalar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri İş akışı tamamlanmadan önce hazırlanan belgelerin 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa uygunluğu. 6. İş Akışı SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Elektrik, su, doğalgaz, telefon vb. Abonman Faturalarının ödemelerinin yapılması için Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinden Harcama ve Ödeme Emri Belgesi istenir. Fatura Gerçekleştirme Görevlisi MYS Harcama Yetkilisi MYS Harcama ve Ödeme Emri Belgesi'nin çıktıları alınarak Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi'ne imzalatılmak üzere hazırlanır. Fatura Harcama Ödeme Emri Belgesi 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2
AKADEMİK BİRİMLER ABONMAN ÖDEMELERİ Sayfa 2 2 Gerçekleştirme Görevlisi Fatura Harcama Ödeme Emri Belgesi Harcama Yetkilisi Fatura Harcama Ödeme Emri Belgesi İlgili evraklar Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı' na teslim edilir. Fatura Harcama Ödeme Emri Belgesi (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2
AKADEMİK BİRİMLER STAJYER ÖĞRENCİLERİN SİGORTA İŞLEMLERİ Sayfa 3 1. Amaç 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, Akademik Birimler Stajyer Öğrencilerin Sigorta İşlemleri için yürütülen faaliyetlerin her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, Akademik Birimler Stajyer Öğrencilerin Sigorta İşlemleri için yürütülen tüm faaliyetlerini kapsar. 3. Süreç Sahibi İşveren 4. Süreç Riskleri Sehven gerçekleşebilecek maddi hatalar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akış Süreci İş akışı tamamlanmadan önce hazırlanan belgelerin 5510 Sayılı Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanuna uygunluğu. SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Fakültemiz Bölümlerinden stajın başlama ve bitiş tarihlerini bildiren yazı gelir. Çalışacak öğrencilerin sigorta giriş işlemleri SGK' nın internet sitesi üzerinden yapılarak, işe giriş işlemleri tamamlanır. İmzalatılmak üzere İşveren Yetkilisine gönderilir. SGK Sistemi İşveren Yetkilisi İşe Giriş Bildirgesi Çalışan öğrencilerin aylık olarak çalıştığı süreler ilgili birimlerden istenir ve gelen kayıtlara göre 22-43 bildirge kodları kullanılarak bir sonraki ayın ilk haftasında Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü' ne internet üzerinden bildirimde bulunulur. SGK Tahakkuk Fişi, Hizmet Listesi alınır. SGK Sistemi 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/4
AKADEMİK BİRİMLER STAJYER ÖĞRENCİLERİN SİGORTA İŞLEMLERİ Sayfa 3 2 İşveren Yetkilisi Aylık Bildirge İşveren Aylık Bildirge SGK Tahakkuk Fişi, Hizmet Listesi her ayın ilk haftası üzerinden Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilir. Öğrencinin staj dönemi sonunda birimler Dekanlığa öğrencilerin çıkış işlemlerinin gerçekleştirilmesi için dilekçelerini gönderir. Çıkışı yapılacak öğrencilerin sigorta çıkış işlemleri SGK' nın internet sitesi üzerinden yapılarak, işe çıkış işlemleri tamamlanır. İmzalatılmak üzere İşveren Yetkilisine gönderilir. SGK Sistemi 2 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/4
AKADEMİK BİRİMLER STAJYER ÖĞRENCİLERİN SİGORTA İŞLEMLERİ Sayfa 3 3 İşveren Yetkilisi Çıkış Bildirgesi Öğrenci dosyası bildirge ekranına girilerek dosyası arşive kaldırılır. Çıkış Bildirgesi (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 3/4
T (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 4/4
AKADEMİK BİRİMLER DÖNER SERMAYE İŞLERİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No Sayfa 4 1. Amaç Bu süreç akışının amacı, Akademik Birimler Döner Sermaye İşleri için yürütülen faaliyetlerin her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, Akademik Birimler Döner Sermaye İşleri için yürütülen tüm faaliyetlerini kapsar. 3. Süreç Sahibi Harcama Yetkilisi *Sehven gerçekleşebilecek maddi hatalar. 4. Süreç Riskleri *Piyasa Fiyat Araştırması kaynaklı eksik gelir. *Fire Tespiti sırasında gerçekleşebilecek dikkatsizlikler. *İşlemin farklı mevzuat hükümlerine tabi olması. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri İş akışı tamamlanmadan önce hazırlanan belgelerin 2886 sayılı Devlet İhale Kanununa uygunluğu. 6. İş Akışı SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Ürün Satışı için Piyasa Araştırması yapılması istenir. Gerçekleştirme Görevlisi Gerçekleştirme Görevlisi 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/4
AKADEMİK BİRİMLER DÖNER SERMAYE İŞLERİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No Sayfa 4 2 Harcama Yetkilisi Piyasa Araştırma Komisyonu tarafından Piyasa Araştırması yapılmak üzere en az üç teklif hazırlanır ve firmalardan yazılı teklif alınır. Alınan tekliflerden en yüksek bedel tespit edilerek, Dekanlığa sunulur. Teklifler Üyelerin imzaladığı piyasa araştırma tutanağı Harcama Yetkilisine sunulur. Piyasa Araştırma Komisyonu Kararı Harcama Yetkilisi Yaklaşık Maliyet Cetveli Piyasa Araştırma Tutanağı Tek Kaynaktan Temin Formu Döner Sermaye İşletme Müdürü Onaylatılan Komisyon Kararı Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü aracılığıyla Rektörlük Oluruna sunulur. Üniversite Döner Sermaye Komisyonu 2 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/4
AKADEMİK BİRİMLER DÖNER SERMAYE İŞLERİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No Sayfa 4 3 Rektör Muhasebe Yetkilisi Mutemedi Ürün satışları Muhasebe Yetkilisi Alındısı karşılığında yapılır. Artan ürünler için Fire Tespit Komisyonu tarafından Fire Tespit Tutanağı düzenlenir. Muhasebe Yetkilsi Alındısı Fire Tespit Tutanağı Fire Tespit Komisyonu Fire Tespit Tutanağı Muhasebe Yetkilisi Mutemedi Elde edilen gelir Üniversitemiz Döner Sermaye Müdürlüğü Hesabına yatırılır. Dekont Muhasebe Yetkilisi Mutemedi İlgili ayın sonunda elde edilen gelirler Kasa Defterine kaydedilerek denetime gönderilir. 3 Kasa Defteri (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 3/4
AKADEMİK BİRİMLER DÖNER SERMAYE İŞLERİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No Sayfa 4 4 Döner Sermaye İşletme Müdürü Kasa Defteri Dekont Kurumlar Saymanlığı Müdürü Kasa Defteri Dekont Muhasebe Yetkilisi Mutemedi İlgili evrak Kurumlar Saymanlığından teslim alınır. Kasa Defteri Dekont (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 4/4
AKADEMİK BİRİMLER BÜTÇE HAZIRLAMA Sayfa 2 1. Amaç Bu süreç akışının amacı, Akademik Birimler Bütçe Hazırlama için yürütülen faaliyetlerin her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, Akademik Birimler Bütçe Hazırlama için yürütülen tüm faaliyetlerini kapsar. 3. Süreç Sahibi Harcama Yetkilisi 4. Süreç Riskleri Sehven gerçekleşebilecek maddi hatalar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akış Süreci İş akışı tamamlanmadan önce hazırlanan belgelerin 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa uygunluğu. SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Strateji Geliştirme Başkanlığı Bütçe Yılı bitiminden en geç 3 ay önce Bütçe Talep Formu gönderir. Bütçe tertipleri gelecek yılı ve onu izleyen iki yılın tahmini harcamaları baz alınarak doldurulur. Bütçe Formu Eğer yeni bir bütçe tertibi açılması planlanıyor yada bir bütçe tertibi önceki yıl tahmin edilen rakamı aşıyorsa, o bütçe tertibi için gerekçe hazırlanır. Bütçe Formu ile birlikte imzaya sunulur. Gerekçe Gerçekleştirme Görevlisi Gerekçe Bütçe Formu 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2
AKADEMİK BİRİMLER BÜTÇE HAZIRLAMA Sayfa 2 2 Harcama Yetkilisi Gerekçe Bütçe Formu Evraklar üzerinden Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilir. Islak imzalı nüshalar arşivlenir. (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2
AKADEMİK BİRİMLER FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA Sayfa 2 1. Amaç Bu süreç akışının amacı, Akademik Birimler Faaliyet Raporu Hazırlama için yürütülen faaliyetlerin her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, Akademik Birimler Faaliyet Raporu Hazırlama için yürütülen tüm faaliyetlerini kapsar. 3. Süreç Sahibi Harcama Yetkilisi 4. Süreç Riskleri Sehven gerçekleşebilecek maddi hatalar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akış Süreci İş akışı tamamlanmadan önce hazırlanan belgelerin 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa uygunluğu. SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Strateji Geliştirme Başkanlığı Bütçe Yılı bitiminden en geç 1 ay sonra Faaliyet Raporu Taslağı gönderir. Fakültenin tüm hizmet birimleri Faaliyet Raporu Taslağının kendilerini ilgilendiren bölümlerini doldurarak Dekanlığa teslim eder. Faaliyet Raporu Taslağı Faaliyet Raporu birimlerden gelen değerlendirmeler baz alınarak Birimin Mali Hizmetler Birim Sorumlusu tarafından birleştirilir ve önce Fakülte Sekreterine daha sonra da Stratejik Planlama ve İnceleme Komisyonuna sevk edilir. Faaliyet Raporu Taslağı Gerçekleştirme Görevlisi Faaliyet Raporu 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2
AKADEMİK BİRİMLER FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA Sayfa 2 2 Stratejik Planlama ve İnceleme Komisyonu Faaliyet Raporu Harcama Yetkilisi Faaliyet Raporu Faaliyet Raporu üzerinden Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilir. Islak imzalı nüshalar arşivlenir. (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2
AKADEMİK BİRİMLER TARLA, BAĞ VE BAHÇELERİN KULLANILMASI Sayfa 2 1. Amaç 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, Akademik Birimler Tarla, Bağ ve Bahçelerin Kullanılması için yürütülen faaliyetlerin her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, Akademik Birimler Tarla, Bağ ve Bahçelerin Kullanılması için yürütülen tüm faaliyetlerini kapsar. 3. Süreç Sahibi Dekan Üretim sırasında yaşanabilecek iş kazaları. 4. Süreç Riskleri Olumsuz hava koşulları. Ürünlere bulaşabilecek zirai hastalıklar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri İş akışı tamamlanmadan önce Dekanlık Talimatlarına uygunluğu. 6. İş Akışı SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Öğretim Üyesi/Öğretim Elemanı Öğretim Üyesi veya Öğretim Elemanları tarafından, Araştırma ve Uygulama Alanı' nda bulunan arazilerde deneme yapılması için Dekanlık Makamı' na dilekçe yazılır. Dekan/Müdür Ziraat Teknikeri Dekanlık tarafından Öğretim Üyesi/Öğretim Elemanına tahsis edilen arazinin deneme faaliyetleri planlanır. Dekanlık / Müdürlük Gerçekleştirme Görevlisi Dekanlık / Müdürlük 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2
AKADEMİK BİRİMLER TARLA, BAĞ VE BAHÇELERİN KULLANILMASI Sayfa 2 2 Ziraat Teknikeri Arazide sürüm,ekim, dikim, bakım, budama, ilaçlama, sulama, gübreleme işleri Öğretim Üyesi/Öğretim Elemanı nezaretinde makine, teçhizat ve üretim malzemesi koşullarına göre yapılır/yaptırılır/denetlenir. Eksik veya arıza var ise Dekanlık Makamına bildirilir. Dekanlık / Müdürlük Öğretim Üyesi/Öğretim Elemanı Dekanlık / Müdürlük Ziraat Teknikeri Arazide sürüm,ekim, dikim, bakım, budama, ilaçlama, sulama, gübreleme işleri Öğretim Üyesi/Öğretim Elemanı nezaretinde sürdürülür. Dekanlık / Müdürlük Dekan/Müdür Ziraat Teknikeri İş akışı Öğretim Üyesi /Öğretim Elemanı nezaretinde sonlandırılarak, deneme dosyası arşive kaldırılır. Dekanlık / Müdürlük (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2
AKADEMİK BİRİMLERDE İŞÇİ STATÜSÜNDE ÇALIŞAN PERSONELİN DENETLENMESİ Sayfa 1 1. Amaç 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, Akademik Birimler İşçi Statüsünde Çalışan Personelin Denetlenmesi için yürütülen faaliyetlerin her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, Akademik Birimler İşçi Statüsünde Çalışan Personelin Denetlenmesi için yürütülen tüm faaliyetlerini kapsar. 3. Süreç Sahibi Dekan 4. Süreç Riskleri Üretim sırasında yaşanabilecek iş kazaları. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri İş akışı tamamlanmadan önce Dekanlık Talimatlarına uygunluğu. 6. İş Akışı SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Ziraat Teknikeri Uygulama ve Araştırma Alanı' nda bulunan binaların binaların ve çevrelerinin temizliği, güvenlik kamerası kayıtları, İş kazalarına karşı gerekli önlemlerin alını alınmadığı ve güvenlik personelinin görev yerlerinde olup olmadığı günlük olarak denetlenir. Hijyen, düzensizlik ve güvenlik konusunda bir sorun yaşanmışsa derhal Dekanlığa bilgi verilir. İlgili personelin eksik görülen konuda bilinçllenmesi için gerekli eğitim planlanır. Dekanlık / Müdürlük Ziraat Teknikeri İşçi statüsünde çalışan genel hizmet ve güvenlik personellerinin çalışma süreleri göz önünde bulundurularak her ayın son cuma günü Dekanlık Makamına gönderilir. Puantaj Kaydı Dekanlık Makamında bulunan yetkili personel puantaj kayıtlarını Dekan' ın ıslak imzalı nüshalarıyla İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı' na göndermek üzere ' ye yükler. Dekan 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2
AKADEMİK BİRİMLERDE İŞÇİ STATÜSÜNDE ÇALIŞAN PERSONELİN DENETLENMESİ Sayfa 1 Puantaj kayıtları arşive kaldırılır. 2 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2
BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER KOORDİNATÖRLÜĞÜ SUNUCULUK BŞEÜ-KAYSİS Belge No Revizyon No su 0 Toplam Sayfa 2 1. Amaç Bu süreç akışının amacı, üniversitemiz sunuculuk hizmetlerinin her bir adımın sorumlusunu ve çıktsını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, sunuculuk kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü Sunucusu 4. Süreç Riskleri Sunum esnasında meydana gelebilecek ses ve teknik aksaklıklar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü personeli ve iş talebinde bulunan birim ile düzenli iletişimde bulunmak. SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü Sunucusu Talep edilen iş, Elektronik Belge Yönetim Sistemi'nden resmi yazı veya Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü (BYHİK) İş İstek Formu ile gelir. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü Sunucusu İş, BYHŞK Koordinatörü tarafndan uygun bulundu mu? İşi talep eden birim / personel ile iletişime geçilerek işin uygun olmadığı bildirilir. Talebe göre yeniden planlanır veya iş kapatlır. Mevzuat/ Yönerge, E-posta, Telefon Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü Sunucusu Sunum yapılacak programın içeriği talep eden birim / personel ile iletişime geçilerek hazırlanır. Mevzuat/ Yönerge Tamamlanan iş talep eden birim / personele onaylanması için gönderilir. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü Sunucusu İş onaylandı mı? İşi talep eden birim/personel ile iletişime geçilerek gerekli düzenlemeler yapılır., E-posta, Telefon 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2
BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER KOORDİNATÖRLÜĞÜ SUNUCULUK BŞEÜ-KAYSİS Belge No Revizyon No su 0 Toplam Sayfa 2 2 Tamamlanan iş, onaylanması için birim BYHİK Koordinatörüne gönderilir. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü Sunucusu İş onaylandı mı? İşi talep eden birim/personel ile iletişime geçilerek gerekli düzenlemeler yapılır., E-posta, Telefon Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü Sunucusu İş, yayınlanacağı formatlara uygun hale getirilir. Mevzuat/ Yönerge Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü Sunucusu Tamamlanan sunum metni ile program sunumu gerçekleştirilir. (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2